Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama

untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila
penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain
itu:

Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.

Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita
ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.

Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang
lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka
akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke
dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data
Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama
Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut:
menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

4. Selanjutnya kita akan memilih data source.

5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select
Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan
kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write
& Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti
contoh di bawah ini.

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Tips:
o Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama
dan sebagainya.
o Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar
seperti contoh di bawah ini.
o Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source
dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan
perubahan yang diinginkan.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
o Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang
dipilih saja.

o Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen

baru.

Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa
menyimpan dokumen baru tersebut.

Hari pernikahan sudah tinggal menghitung hari. Undangan yang dipesan di

percetakan sudah jadi. Tetapi kadang-kadang masih ada beberapa orang yang
masih bingung bagaimana cara untuk membuat label undangan yang nantinya akan
ditempel di amplop undangan. Dulu sih saya pernah lihat temen saya ngeprint label
semacam itu dengan sebelumnya membuat templatenya dengan Ms word secara
manual (dengan membuat beberapa text box kemudian disesuaikan dengan ukuran
kertasnya). Saya pikir, masa tidak ada cara lain sih.
Akhirnya setelah saya coba-coba sendiri, dengan memakai software pengolah kata
MS Word saya bisa membuat Label undangan sendiri.
Label yang saya gunakan adalah merk Tom&Jerry.
Dibawah ini saya sertakan ukuran Label pada Tom&Jerry.

Berikut ini, saya tuliskan petunjuk step by step cara membuatnya:

1. Buka program MS Word.
2. Klik menu bar di: File>New
3. Klik Tools>Letters and Mailings>Envelopes and Labels
4.Beri tanda di Radio Button yang judulnya Full page of the same label

5. Klik Option
6. Abis itu akan muncul dialog box alias kotak dialog yang judulnya Label options,

7. Pilih di Label Products pilihan yang namanya Other/Custom

8. Lalu pilih AE (35) Address di kolom Product Number
9. Terus turun ke bawah lagi, lihat sebuah tombol yang bernama New Label, klik
tombol itu.
10. Akan muncul lagi kotak dialog seperti ini:

11. Nah kasih nama labelnya terserah kalian, di tutorial ini kasih nama aja Label
di kolom Label Name
12. Sekarang kita ambil contoh label yang akan kita gunakan adalah label Tom &
Jerry nomer 103. Sekarang ambil selembar label dan sebuah mistar/penggaris.
Ukurlah Side margin, horisontal pitch dan lain-lain sehingga hasilnya sama seperti
gambar di bawah ini.

13. Setelah itu klik OK

14. Lalu Klik OK lagi di dialog box Label Options.
15. Kemudian di dialog box Envelop and Labels (seperti di nomer 4) klik New
Documents
16. Hasilnya akan seperti ini:

17. Itu belum selesai, karena ukuran kertasnya belum sesuai dengan ukuran kertas
kuningnya Tom & Jerry. Karena itu kita samakan ukurannya dengan, Klik menu
File>Page setup. Kemudian ukur lagi dengan mistar ukuran lebar dan tinggi kertas
kuningnya. Ukurannya adalah lebar 20,5cm, tinggi 16,5cm. Masukkan data tersebut
ke ukuran kertasnya. Perhatikan baik2 ya, paper sizenya adalah Custom setelah
itu baru masukkan angkanya. Setelah itu Klik OK

18. Hasilnya, kita akan mempunyai ukuran yang pas dengan label Tom & Jerry no.
103. Tapi jangan lupa untuk menyimpan format ini ke dalam bentuk MS Word
Template. Klik File>Save As>Document Template. Simpan.

19. Selesai deh pekerjaan kita.

Lain kali saat kita membutuhkannya kita tinggal membuat dokumen baru dengan
Template Label yang sudah kita buat. Mencari templatenya ada di gambar berikut
ini.

Nah, sudah berhasil dengan nomor 103, ingin membuat dengan seri lain? Ulangi
saja langkah tadi, dan di langkah nomor 11 silahkan ukur sesuai dengan seri kertas
Tom & Jerry yang kamu pakai. Di langkah terakhir, save sebagai Document Template
dengan nama yang berbeda, misalnya Label103, Label121 dan sebagainya. Oh iya,
file Documen Template MS Word, memiliki file extension *.dot.
Sebagai tambahan, template yang sudah kita buat bisa dicopy ke flashdisk atau ke
CDROM atau diupload ke website pribadi kamu buat backup yang bisa dibawa atau

diakses dimana2. Jadi kamu nggak perlu lagi mengulangi langkah2 ini setiap saat.
Cukup buka file template itu aja. Yang biasanya dipakai untuk label stiker
ukurannya: 103 dan 121.
Untuk download label template yang lain bisa langsung ke Tom & Jerry, klik aja: