Anda di halaman 1dari 29

PENERAPAN APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN EPROCUREMENT DI PT.

PLN (PERSERO)

Oleh :
Dyah Prawitasari (114263230)

PROGRAM STUDI DIII ADMINISTRASI NEGARA


JURUSAN PMP-KN
FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
2013

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sebagai BUMN yang wajib menerapkan prinsip Good Corporate Governance
(GCG) atau dikenal dengan tata kelola Perusahaan yang baik dalam aspek bisnis dan
pengelolaan perusahaan pada semua jajaran perusahaan, PT. PLN menyusun
tatakelola Teknologi Informasi dalam lingkup bisnis dan pelaksanaan pengelolaan
perusahaan. Dukungan Teknologi Informasi dapat meningkatkan kapabilitas
perusahaan dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta
mencapai efektifitas dan efisiensi. Aspek kunci dari prinsip GCG meliputi adil,
responsibilitas, transparansi, independensi, akuntabilitas, keselarasan dan kewajaran
serta tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan Panduan Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi BUMN (IT
Governanve), seluruh BUMN diminta untuk melaksanakan GCG pada setiap aspek
bisnis dan juga pengelolaan perusahaan pada semua jajarannya.
Hal ini dapat mencerminkan dengan sangat baik suatu proses pengambilan
keputusan juga leadership dalam penyelenggaran tata kelola Teknologi Informasi.
E-Procurement PT. PLN (e-Proc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan
implementasi dari IT Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya aplikasi
tersebut merupakan hasil kebijakan Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000 terkait
dengan Informasi Stok Material PT. PLN, Penyusunan HPS, dan Monitoring
Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun 2003 menetapkan agar
PT. PLN mengoptimalkan e-Procurement berbasis Sitem Informasi Manajemen (SIM)
yang sudah dikembangkan untuk tercapainya harga pembelian yang optimal dan
tercapainya inventoru PT. PLN yang efisien. Proses pengadaan secara manual dapat
mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal PT. PLN,
perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan
lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan
resiko di kemudian hari.

Terkait tidak adanya informasi stok barang di gudang, mengakibatkan sulitnya


mencapai sasaran stok optimal. Aplikasi e-Procurement mampu membawa manfaat
bagi Perusahaan yakni adanya standardisasi proses pengadaan, terwujudnya
transparansi dan efisiensi pengadaan yang lebih baik, tersedianya informasi harga
satuan khusus di internal PT. PLN, serta mendukung pertanggung-jawaban proses
pengadaan. Beberapa kendala dalam implementasi e-Procurement dapat teratasi
dengan adanya komitmen pada seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan
untuk menggunakan e-Procurement sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di
PT. PLN, dan melakukan sosialisasi secara bertahap serta melakukan penyederhanaan
proses pengadaan, memanfaatkan teknologi dan pengembangan aplikasi yang bersifat
fleksibel.

B. Masalah
1. Bagaimana penerapan e-procurement di PT. PLN?
2. Apa hasil yang dicapai oleh PT. PLN dengan menerapkan e-procurement?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan aplikasi e-procurement di PT. PLN
2. Untuk mendeskripsikan bagaimana penerapan aplikasi e-procurement di PT. PLN
3. Untuk mengetahui pencapaian yang diraih oleh PT. PLN dalam menerapkan
aplikasi e-procurement

BAB II
PEMBAHASAN

A. Deskripsi E-Procurement

e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya


dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan
informasi yang meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi dan sourcing secara
elektronik dengan menggunakan modul berbasis website. Dukungan Teknologi
Informasi ini dapat meningkatkan kapabilitas Governmet dalam memberikan
kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi.
Proses Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan eprocurement secara signifikan akan meningkatkan kinerja, efektifitas, efisiensi,
transparansi, akuntabilitas transaksi yang dilakukan, selain itu biaya operasional dapat
dikurangi secara signifikan karena tidak diperlukan lagi penyerahan dokumen fisik
dan proses administrasi yang memakan waktu dan biaya.
Ruang lingkup e-Procurement PT. PLN dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan
utama, antara lain : Cataloging Information System, Supply Chain Management
(SCM) System, Portal e-Procurement PT. PLN. Pada kebutuhan Cataloging
Information merupakan pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya database katalog
material (MDU, sparepart, SCADA, Pembangkit, Bahan Bakar, dll); sharing
informasi dari persediaan, bursa, harga satuan, HPS, daftar pemasok; menyusun daftar
rencana pengadaan material. Pada kebutuhan SCM System merupakan perwujudan
dari pengadaan material melalui bursa antar Unit PT. PLN, pengadaan barang/jasa
melalui e-bidding dan e-auction. Sedangkan sarana portal e-Procurement merupakan
usaha untuk memberikan hosting portal kepada pihak lain yang inign menggunakan
jasa layanan pengadaan barang/jasa, memberikan layanan promosi/iklan melalui
portal e-Procurement, dan menjadi pusat penyedia informasi.
Dalam Pengelolaan sistem e-procurement di Instansi Pemerintah berdasarkan
pada :
1. Instruksi Presiden Nomor. 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional
Pengembangan e-Government di Indonesia
2. Keppres No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah jo. Keppres No 61 Tahun 2004, Perpres No 32 Tahun
2005, Perpres No 70 Tahun 2005, Perpres No 8 Tahun 2006, Perpres No 79 Tahun
2006, Perpres No 85 Tahun 2006, Perpres No 95 Tahun 2007 tentang Perubahan
Ketujuh Atas Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

3. Undang Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi


Elektronik
4. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah
Kebutuhan Sistem E-Procurement
Dalam hal pengguna, sistem ini memerlukan adanya 4 jenis pengguna, yaitu :
1.
2.
3.
4.

Administrator Sistem
Panitia Lelang
Peserta Lelang
User

Dengan peran dan fungsi masing-masing jenis pengguna sebagai berikut:


1. Administrator Sistem
Adminsitrator Sistem adalah peran yang tertinggi dalam struktur user di website
e-procurement. Administrator juga bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas
e-procurement. Baik aktivitas perangkat utama seperti input pengumuman,
penentuan panitia lelang, status anggota/member website, maupun aktivitas
pendukung seperti input berita/informasi, status perusahaan hitam dan
sebagainya. Administrator juga mempunyai hak dalam meng-input, meng-edit,
menghapus, serta melihat detail dari seluruh aktivitas di web site e-procurement.
2. Panitia Lelang
Panitia lelang adalah peran yang mempunyai fungsi tertinggi dalam
pelaksanaan kegitan e-procurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan yang
sedang diikuti. Panitia lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam pelaksanaan eprocurement seperti input dan edit pengumuman lelang, upload dokumen,
download dokumen penawaran, evaluasi dokumen, penentuan pemenang dan
sebagainya. Panitia lelang juga dapat mengakses data-data peserta lelang, selama
data-data tersebut berkaitan dengan kegiatan pelelangan yang sedang diikuti.
Tetapi fungsi ini hanya sebatas pada melihat saja, tanpa melakukan fungsi input,
edit, dan delete, serta aktivitas lain yang dapat berpengaruh terhadap perubahan
data-data perusahaan.
3. Peserta Lelang
Peserta lelang adalah peran yang mempunyai fungsi dalam mengikuti kegitan eprocurement. Fungsi ini terbatas pada pelelangan yang sedang diikuti. Peserta
lelang dapat melakukan aktivitas utama dalam pelaksanaan e-procurement melihat

detail pengumuman, pengambilan dokumen lelang dokumen, pengiriman pesan


sanggahan dan sebagainya. Peserta lelang juga dapat mengakses area publik
sebagai fasilitas tambahan untuk mendukung informasi pelaksanaan eprocurement.
4. User
User adalah peran yang memiliki tingkatan paling rendah dalam
mengakses e-procurement, user hanya dapat mengakses informasi publik dan
aktivitas pendukung dari kegiatan e-procurement seperti pengumuman lelang, dan
pengumuman pemenang lelang, dan informasi-informasi yang dapat dikonsumsi
oleh publik tanpa melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Secara sederhana hak akses pengguna sistem e-procurement dapat
digambarkan dalam gambar berikut ini.

Gambar 2.1 Ilustrasi Wilayah Akses Sistem E-Procurement

Perangkat Sistem E-Procurement


a. Perangkat Utama Sistem E-Procurement
Perangkat utama sistem e-procurement adalah perangkat sistem yang
menggambarkan aktivitas utama dalam kegiatan pelelangan. Aktivitas ini diadopsi
dari kegiatan pelelangan secara manual sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Seperti pendaftaran peserta lelang, pengambilan dokumen lelang, pemasukan


dokumen penawaran, dan sebagainya. Berikut ini adalah aktivitas yang menjadi
perangkat utama dalam sistem e-procurement.
1.

Pengumuman Lelang atau Pengumuman Pra Kualifikasi


Proses pencarian informasi pengumuman pelelangan suatu proyek
pekerjaan dilakukan tanpa harus login terlebih dahulu. Karena pengumuman
pelelangan merupakan informasi yang dapat diakses oleh publik tanpa ada
batasan status. Secara jelas dapat dijelaskan dalam flowchart berikut ini :

Gambar 2.2 Aktifitas Pengumuman Lelang

2. Pendaftaran Peserta Lelang atau Pendaftaran Pra Kualifikasi

Penyedia jasa dapat melakukan pendaftaran untuk melakukan proses


lelang. Namun sebelum melakukan proses lelang, perusahaan penyedia jasa
harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan dalam sistem atau sudah
terdaftar menjadi member dari sistem e-procurement. Hal ini dilakukan agar
perusahaan yang hendak mendaftar merupakan perusahaan yang sah secara
hukum, serta untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan selama
proses pelelangan.

Gambar 2.3 Aktifitas Pendaftaran Lelang

3. Pengambilan Dokumen Pra Kualifikasi


Secara manual pengambilan dokumen lelang dilakukan ketika perusahaan
melakukan proses pendaftaran lelang, namun karena proses validasi dari datadata perusahaan yang mendaftar tidak bisa dilakukan dalam satu waktu seperti
yang terjadi jika pelelangan dilakukan secara manual. Maka pengambilan
dokumen baru dapat dilakukan setelah panitia sah terdaftar sebagai peserta pra

kualifikasi. Berikut ini merupakan ilustrasi proses pengambilan dokumen


prakualifikasi.

Gambar 2.4 Aktifitas Pengambilan Dokumen Prakualifikasi


4. Pemasukan Dokumen Pra Kualifikasi
Peserta lelang yang telah terdaftar dan telah melakukan proses
pengambilan dokumen prakulifikasi kemudian melakukan pengisian datadata sesuai dengan petunjuk yang tercantum dalam dokumen prakualifikasi.
Proses ini dilakukan secara manual artinya diluar si stem e-procurement.
Dokumen prakualifikasi yang telah lengkap diisi oleh perusahaan peserta
lelang kemudian dikirimkan ke panitia lelang dengan melakukan upload
dokumen prakulifikasi pada halaman yang telah tersedia pada sistem eprocurement. Secara jelas dapat dijelaskan sebagai berikut :

Gambar 2.5 Aktifitas Pemasukan Dokumen Prakualifikasi


5. Evaluasi Pra Kualifikasi
Dokumen prakualifikasi yang telah masuk kemudian di-download oleh
panitia lelang untuk kemudian dilakukan proses evaluasi dokumen
prakualifikasi

secara

manual

dengan

melakukan

pengecekan

kelengkapan dokumen prakualifikasi diluar sistem e-procurement. Hasil


evaluasi

kemudian

di-input

kedalam

formulir

evaluasi

dokumen

prakualifikasi yang telah tesedia pada sistem e-procurement untuk kemudian


ditentukan lolos tidaknya perusahaan peserta lelang dalam mengikuti
tahapan lelang selanjutnya.

Gambar 2.6 Aktifitas Evaluasi Prakualifikasi


6. Pengumuman Hasil Evaluasi Pra Kualifikasi
Peserta lelang dapat melihat pengumuman hasil evaluasi dokumen
prakualifikasi yang terdapat pada sistem e-procurement. Secara jelas dapat
diilustrasikan dalam flowchart Gambar 2.6 di atas.
7. Masa Sanggah Hasil Evauasi Prakualifikasi
Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi
prakualifikasi yang tercantum dalam pengumuman dapat mengirimkan
sanggahan dengan mengisi formulir isi pesan sanggahan yang ditujukan kepada
panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan sanggahan yang telah
dikirim oleh seluruh peserta pada halaman pengumuman sanggahan
evaluasi prakulifikasi. Pesan sanggahan yang telah terkirim kemudian dapat
dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form pesan jawabana atas
sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat melihat
sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan. Jika ada
perubahan terhadap sanggahan peserta lelang, maka panitia dapat melakukan

evaluasi ulang terhadap dokumen prakualifikasi untuk kemudian ditentukan


peserta lelang yang lolos tahap pra kualifikasi.

Gambar 2.7 Aktifitas Masa Sanggah Prakualifikasi


8. Penetapan Peserta Lolos Tahap PraKualifikasi dan Undangan Peserta
Lelang
Peserta yang lolos tahap prakualifikasi akan memperoleh undangan berupa
pengumuman dari panitia maupun surat yang dikirimkan melalui media
internet (e-mail).

Gambar 2.8 Aktifitas Pembuatan Undangan Peserta Lelang


9. Pengambilan Dokumen Lelang
Perusahaan peserta lelang (perusahaan yang mendapat undangan dari
panitia) dapat mengambil dokumen lelang dengan men-download dokumen
lelang
10. Aanwizing
Proses aanwizing untuk proyek pengadaan jasa konstruksi masih
dilakukan secara manual dengan mengadakan tatap muka secara langsung.
Proses ini belum bisa dilakukan secara on-line karena banyak hal-hal yang
belum bisa dilakukan secara on-line seperti peninjauan lokasi proyek,
penjelasan detail tentang spesifikasi/ metode kerja, maupun hal-hal lain
yang belum dilakukan secara on-line. Namun, sistem e-procurement ini
dapat menampilkan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan Aanwizing
seperti berita acara dan rekaman seluruh pelaksanaan kegiatan aanwiziang.

11. Pemasukan Dokumen Penawaran


Dokumen lelang yang telah dilengkapi oleh perusahaan peserta lelang
kemudian dikirim ke panitia lelang dengan melakukan upload dokumen
lelang pada halaman yang telah tersedia pada sistem e-procurement. Secara
jelas dapat dijelaskan sebagai berikut :

Gambar 2.9 Aktifitas Download dan Upload Dokumen Lelang

12. Pembukaan Dokumen Penawaran


Tahap selanjutnya adalah panitia melakukan pembukaan penawaran baik
berupa dokumen kelengkapan administrasi dan teknis maupun dokumen lain

yang sesuai dengan ketentuan dokumen lelang. Pembukaan ini dilakukan sesuai
dengan jadwal yang telah disepakati oleh panitia lelang. Dan waktu
pembukaan sudah secara tersistem dapat secara otomatis pada sistem eprocurement.

Gambar 2.10 Aktifitas Download dan Upload Dokumen Penawaran

13. Evaluasi Dokumen Penawaran / Peringkat Teknis


Dokumen yang telah masuk kemudian dievaluasi baik dari kelengkapan
administrasi, evaluasi nilai teknis, maupun evaluasi penawaran. Hasil evaluasi
ini kemudia di-input kedalam halaman evaluasi yang telah tersedia pada
sistem e- procurement. Sehingga peserta lelang dapat melihat pengumuman
hasil evaluasi dokumen penawaran pada halaman yang telah disediakan.

Gambar 2.11 Aktifitas Evaluasi Nilai Teknis


14. Masa Sanggah Hasil Evauasi Peringkat Teknis
Perusahaan peserta lelang yang tidak puas terhadap hasil evaluasi
peringkat

teknis

yang

tercantum

dalam

pengumuman

dapat

mengirimkan sanggahan dengan mengisi form isi pesan sanggahan yang


ditujukan kepada panitia lelang. Peserta lelang pun dapat melihat pesan
sanggahan yang telah dikirim oleh seluruh peserta pada halaman
pengumuman sanggahan evaluasi peringkat teknis. Pesan sanggahan yang
telah terkirim kemudian dijawab oleh panitia lelang dengan mengisi form
jawaban sanggahan dari peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang dapat
melihat sanggahan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan. Jika
ada perubahan terhadap sanggahan peserta lelang, maka panitia dapat
melakukan evaluasi ulang terhadap dokumen teknis.

Gambar 2.12 Aktifitas Masa Sanggah Pasca Evaluasi Peringkat Teknis


15. Evaluasi Nilai Penawaran

Panitia lelang kemudian melakukan evaluasi terhadap nilai penawaran yang


diajukan oleh peserta lelang. Panitia dan peserta dapat melihat hasil evaluasi
Nilai Penawaran.

Gambar 2.13 Aktifitas Evaluasi Nilai Penawaran


16. Evaluasi Peringkat Pemenang Lelang
Dari hasil evaluasi teknis dan harga penawaran, panitia dapat memutuskan
peringkat pemenang. Penentuan pemenang diputuskan secara manual
melalui rapat panitia lelang untuk kemudian dapat ditentukan peringkat
pemenag. Hasil penetapan pemenang kemudain diiput pada halaman evaluasi
penetapn pemenang lelang. Peringkat pertama akan ditetapkan sebagai
pemenang,

sedangkan

peringkat kedua akan menjadi pemenang

cadangan. Panitia juga kemudian menentukan jadwal masa sanggah


penetapan pemenang pada form yang telah ditentukan.

Gambar 2.14 Aktifitas Evaluasi Peringkat Pemenang


17. Sanggahan Penetapan Pemenang Lelang
Dari hasil pengumuman hasil penetapan pemenang, peserta dapat
mengajukan

sanggahan

atas

hasil

penetapan

pemenang

dengan

mengirimkan pesan sanggahan kepada pantita lelang. Panitia kemudian


memberikan jawaban atas sanggahan dari peserta lelang dengan
mengirimkan pesan kepada peserta lelang. Panitia maupun peserta lelang
dapat melihat daftar pesan dan jawaban sanggahan pada halaman sanggahan
penetapan pemenang.

Gambar 2.15 Aktifitas Masa Sangga hPenetapan Pemenang Lelang

18. Pengumuman Pemenang Lelang

Jika ada perubahan penetapan pemenang lelang pada masa sanggah, maka
panitia dapat melakukan evaluasi ulang terhadap penetapan pemenang.
Namun, jika tidak ada maka peserta yang medapatkan peringkat pertama
secara otomatis akan menjadi pemenang lelang.

Gambar 2.16 Aktifitas Pengumuman Pemenang Lelang

19.

Penunjukkan Pemenang Lelang


Pemenang lelang akan mendapatkan surat penunjukkan pemenang lelang
yang akan diumumkan kepada publik, maupun surat yang dikirim melalui email. Surat penunjukkan ini sebagai bukti bahwa perusahaan pemenang
lelang dapat melakukan kontrak kerjasama dengan pemilik / owner proyek.

Gambar 2.17 Aktifitas Penunjukan Pemenang Lelang

b. Perangkat Pendukung Sistem E-procurement


Untuk mendukung sistem e-procurement disediakan fasilitas-fasilitas yang
dapat mendukung pelaksanaan sistem e-procurement. Fasilitas ini tidak diatur
dalam peraturan pelelangan, namun dengan fasilitas ini pengguna sistem baik
peserta maupun panitia lelang dapat memperoleh informasi tambahan yang dapat
menjadikan pelaksanaan e-procurement dapat berjalan dengan baik.
1. Berita / Informasi
Berita digunakan sebagai fasilitas bagi pengguna website baik oleh
administrator, panitia lelang, peserta lelang, ataupun user publik. Berita
sangat penting untuk mensosialisasikan informasi baik berupa peraturan-

peraturan, maupun permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan


pelaksanaan sistem e- procurement.
2. Pencarian Pengumuman Lelang
Pencarian pengumuman merupakan fasilitas bagi pengguna sitem eprocurement untuk mempermudah dalam pencarian proyek pelelangan.
Fasilitas ini akan sangat membantu ketika pelelangan yang dilakukan pada
sistem e- procurement cukup banyak sehingga pengguna website dapat
mudah mencari pengumuman sesuai dengan kriteria atau kategori yang
diinginkan.
3. Registrasi Perusahaan
Perusahaan yang hendak mengikuti proses pelelangan melalui sistem eprocurement harus melakukan registrasi/pendaftaran perusahaan terlebih
dahulu. Hal ini dilakukan karena proses pelelangan e-procurement dilakukan
pada area perusahaan, bukan area publik. Fasilitas ini juga digunakan untuk
mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan dan mengganggu proses
pelelangan e-procurement.

Gambar 2.18 Aktifitas Registrasi Perusahaan

4. E-mail
E-mail digunakan sebagai sarana komunikasi antar pengguna sistem eprocurement. Dengan adanya e-mail ini, proses komunikasi dan transfer
informasi tidak harus dilakukan dengan proses tatap muka.
5. Bantuan
Bantuan dipergunakan bagi pengguna sistem e-procurement terutama user
publik dan peserta lelang, apabila ingin mendapatkan petunjuk /
mekanisme dalam melakukan pelelangan secara on-line melalui eprocurement. Bantuan berupa flowchart yang menggambarkan tentang
proses pelelangan pada sistem e- procurement.
6. Lupa dan Ganti Password
Fasilitas lupa dan ganti password digunakan apabila pengguna sistem eprocurement lupa atau ingin mengganti password. Password merupakan
variabel yang sangat penting terutama dalam mengakses setiap kegiatan eprocurement. Password juga merupakan alat keamanan yang harus dijaga
secara hati-hati oleh pengguna sistem e-procurement baik oleh peserta lelang,
panitia lelang, terutama administrator sistem yang merupakan pengguna sistem
e-procurement yang paling tinggi dan memegang kendali terhadap seluruh
data website.
7. Profil Perusahaan
Profil perusahaan adalah fasilitas yang digunakan sebagai identitas
terhadap data-data perusahaan. Profil perusahaan juga sangat berguna
bagi pelaksanaan pelelangan terutama bagi panitia yang hendak mengetahui
data-data tentang perusahaan, baik itu track record, sertifikasi, klasifikasi,
kualifikasi, serta data-data perusahaan lainnya. Perusahaan peserta lelang
dapat melakukan proses editing terhadap data-data perusahaan jika terjadi
kesalahan input data maupun perubahan pada data identitas perusahaan.

8. Profil Panitia
Profil panitia ditujukan agar pengguna sistem e-procurement dapat
mengetahui profil sturktur panitia lelang. Perusahaan peserta lelang
dapat melakukan proses editing terhadap data-data panitia jika terjadi
kesalahan input data maupun perubahan pada data identitas panitia lelang.
8. Blacklist Perusahaan
Blacklist perusahaan disediakan sebagai sarana untuk mensosialisasikan
perusahaan hitam kepada pengguna sistem e-procurement. Sehingga
perusahaan hitam tidak dapat mengikuti proses pelelangan selama jangka
waktu blacklist masih berlangsung.

B. Peran SIM dalam E-Procurement


Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam ruang lingkup Sistem Informasi
Manajemen Lelang dalam aplikasi e-Procurement berperan sebagai alat dan dasar dari
sistem pengolahan data (database) yang menjadikannya sebuah informasi Pengadaan
Barang/Jasa.
Tujuan dari e-Procurement antara lain:
5. untuk memperbaiki tingkat layanan kepada para pembeli, pemasok, dan pengguna
6.

untuk mengembangkan sebuah pendekatan pengadaan yang lebih terintegrasi


melalui rantai suplai perusahaan tersebut

7. untuk

meminimalkan

biaya-biaya

transaksi

terkait

pengadaan

melalui

standarisasi, pengecilan, dan otomatisasi proses pengadaan di dalam dan di mana


yang sesuai dengan agensi-agensi dan sektor-sektor
8. untuk mendorong kompetisi antar pemasok sekaligus memelihara sumber
pasokan yang dapat diandalkan
9. untuk mengoptimalkan tingkatan-tingkatan inventori melalui penerapan praktek
pengadaan yang efisien
10. untuk mengefektifkan penggunaan sumber daya manusia dalam proses pengadaan

11. untuk mengurangi pengeluaran putus kontrak dengan menggunakan teknologi


untuk meningkatkan kewaspadaan pengguna terhadap fasilitas-fasilitas kontrak
yang ada dan membuatnya lebih mudah untuk menentangnya
12. untuk meningkatkan kemampuan membeli dengan menggunakan teknologi untuk
mendukung identifikasi peluang untuk penyatuan dan dengan memfasilitasi
penyatuan persyaratan pengguna di dalam dan melalui garis-garis bisnis
13. mengurangi biaya-biaya transaksi dengan menggunakan teknologi untuk
mengotomatisasikan proses-proses, yang mana masih tercetak (paper-based), dan
untuk mengecilkan, dan menstandarisasi proses-proses dan dokumentasi.
Manfaat dari e-Procurement antara lain:
1. mendapatkan harga pembelian barang yang terkontrol
2. mempercepat waktu proses pengadaan
3. proses pengadaan akan lebih transparan
4. mereduksi biaya pengadaan barang/jasa
5. menghemat sampai dengan 50% anggaran
6. memperlancar komunikasi buyer supplier
7. pelayanan yang baik kepada supplier.
Keunggulan e-Procurement antara lain:
1. tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis
internet
2. proses pengadaan barang dapat diikuti oleh pemasok secara terbuka;
3. proses dalam setiap tahapan pengadaan akan dengan mudah diikuti / diawasi oleh
seluruh stakeholder. Proses akan berlangsung secara :
a. efisien;

b. efektif;
c. terbuka dan bersaing;
d. transparan;
e. adil/tidak diskriminatif;
f. akuntabel
4. akan lebih mendorong terjadinya persaingan antar pemasok yang lebih sehat
5. mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan
pengadaan barang/jasa.
Selama tahun 2005-2008, e-Procurement mencatat saving sebesar 4,56% terhadap
realisasi Harga Perkiraan Sendiri (HPS), yakni Rp.249,40 Milyar dan pengehematan
sebesar Rp.1,6 Trilyun dari Realisasi Rencana Anggaran Biaya (RAB) terhadap Total
RAB. Sedangkan total pengadaan yang telah direalisasikan melalui e-Proc selama 4
tahun tersebut adalah sebanyak 3352 pengadaan dari total rencana sebanyak 5071
pengadaan atau 66,1%. Jumlah realisasi pengadaan yang dilakukan melalui e-Proc
terhadap rencana pengadaan cenderung meningkat dari tahun 2005 hingga tahun 2008
dengan rata-rata pertumbuhan realisasi pengadaan sebesar 63.91% setiap tahunnya.
Sedangkan pada tahun 2007 sampai dengan tahun 2008 terjadi penpenurunan
pertumbuhan sebesar 5,89%. Sedangkan pada tahun 2008, e-Proc berhasil mencatat
saving sebesar Rp.90,80 Milyar atau sebesar 4.91% berdasarkan Perolehan HPS
terhadap Realisasi HPS dan sebesar Rp.457,9 Milyar atau sebesar 8,06% terhadap
Realisasi RAB.
Penekanan terhadap HPS tersebut dapat diraih dengan pelaksanaan e-Auction
pada pengadaan melalui pelelangan umum, seleksi umum, dan lainnya. e-Auction
adalah teknik penyampaian penawaran harga melalui e-Procurement PT. PLN dimana
harga yang sudah disampaikan tersebut dikompetisikan di antara CPBJ selama selang
waktu tawar menawar yang ditentukan. Aplikasi e-Procurement PT. PLN merupakan
representasi dari Kepres 080 tahun 2003 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah, sehingga implementasi e-Procurement nanti dapat dijadikan acuan
(benchmark) bagi Instansi Pemerintah atau BUMN lainnya.

"e-PROCUREMEN PT.PT. PLN (PERSERO) adalah salah satu program yang sangat
membantu PT. PLN, untuk mendukung implementasi GCG dalam mewujudkan
transparansi, control, keadilan (fairness), penghematan biaya dan mempercepat
proses pengadaan, juga mencegah korupsi dan pada gilirannya meningkatkan Citra
Perusahaan"
Fahmi Mochtar
DIRUT PT. PLN (Persero
BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
1. e-Procurement adalah proses pengadaan barang/jasa yang pelaksanaannya
dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan Sistem Informasi
Manajemen (SIM) dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan
informasi yang meliputi pelelangan umum, pra-kualifikasi dan sourcing secara
elektronik dengan menggunakan modul berbasis website. Dukungan Teknologi
Informasi ini dapat meningkatkan kapabilitas Governmet dalam memberikan
kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi.
2. Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam ruang lingkup Sistem Informasi
Manajemen Lelang dalam aplikasi e-Procurement berperan sebagai alat dan dasar
dari sistem pengolahan data (database) yang menjadikannya sebuah informasi
Pengadaan Barang/Jasa.
B. Rekomendasi untuk aplikasi e-Procurement
1. Aplikasi e-Procurement sebagai aplikasi sitem informasi manajemen lelang yaitu
aplikasi e-Goverment yaitu pengadaan secara elektonik, dapat meningkatkan
kapabilitas Governmet dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai
tambah, serta mencapai efektifitas dan efisiensi. Aplikasi sangat diperlukan dalam
kegiatan pengadaan barang/jasa agar proses tersebut lebih transparan, dan adil
untuk semua pihak. Aplikasi ini juga dapat menghemat biaya operasional
pengadaan. Untuk itu aplikasi e-Procurement sangat disarankan kepada lembaga-

lembaga pemerintah yang melaksanakan kegiatan pengadaan barag/jasa, agar


proses Pengadaan Barang/Jasa dapat lebih transparan, adil, efektif, efisien.
2. Disarankan kepada lembaga-lembaga pemerintah utuk menggunakan aplikasi
Pengadaan Barang/Jasa secara elekronik (e-Procurement).