Manajemen Integrasi Proyek

1
 Tujuan pembelajaran

• Menjelaskan kerangka kerja manajemen integrasi proyek dlm

hub-nya dgn area manajemen proyek yg lain dan siklus hdp
proyek
• Menjelaskan proses renc. Strategis & menerapkan metode
seleksi proyek yg berbeda
• Menjelaskan pentingnya membuat project charter utk
mengawali proyek scr formal
• Menjelaskan proses membuat pernyataan awal lingkup
proyek

2
 Tujuan pembelajaran

• Menjelaskan pengembangan renc. Manajemen proyek,

termasuk isi, menggunakan guidelines dan templates utk
mengembangkan renc., dan melakukan analisis stakeholder
utk membantu dlm hubungan kerja
• Menjelaskan eksekusi proyek, hub-nya dgn renc. Proyek,
faktor-faktor utk kesuksesan hasil, tools dan teknik utk
menunjang eksekusi proyek
• Menjelaskan proses monitoring dan pengendalian kerja
proyek

3
 Tujuan pembelajaran

• Menjelaskan proses kendali perubahan terintegrasi,

perencanaan utk manajemen perubahan pd proyek TI, dan
membangun serta menggunakan sistem kendali perubahan
• Menjelaskan pentingnya membangun dan mengikuti
prosedur yg baik utk menutup proyek
• Menjelaskan bgmn software dapat membantu dlm
manajemen integrasi proyek

4
9 Knowlegde Areas

5
 Kunci sukses proyek:
Manajemen Integrasi Proyek yang Baik

• Manajer proyek hrs mengkoordinasi semua knowledge areas

selama siklus hidup proyek
• Bbrp manajer proyek yg “baru” mpy masalah dlm melihat “big
picture” dan ingin fokus ke banyak detail
• Manajemen integrasi proyek tdk sama dgn integrasi software

6
 Proses Manajemen Integrasi Proyek

• Membuat project charter: bekerja sama dgn stakeholder utk membuat

dokumen yg scr formal memberikan kewenangan utk menjalankan
proyek
• Membuat pernyataan awal ttg lingkup proyek: bekerja sama dgn
stakeholder, terutama user dari produk (jasa) hasil proyek utk
mengembangkan lingkup proyek yg berkualitas tinggi dan membuat
pernyataan awal ttg lingkup proyek
• Membuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir semua usaha
perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren dan konsisten,
yaitu rencana manajemen proyek

7
 Proses Manajemen Integrasi Proyek (lanj.)

• Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: menjalankan renc

manajemen proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di
dalamnya
• Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan
proyek utk menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek
• Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir
perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses
organisasional
• Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal
menutup proyek

8
 Rencana Strategis dan Seleksi Proyek

• Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang,

memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan
kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa baru
• Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT
Strength – Weaknesses – Opportunities – Threats
• Sbg bagian dr rencana strategis, organisasi hrs:
- Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial
- Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg akan
dikerjakan (proses seleksi)
- Memformalkan proyek dgn membuat project charter

9
 Mengidentifikasi Proyek-proyek Potensial

• Bbrp organisasi mengikuti proses perencanaan utk memilih

atau menyeleksi proyek-proyek IT
• Adl sangat penting utk menyelaraskan proyek IT dgn strategi
bisnis
• Penelitian menunjukkan bahwa:
– Dukungan thdp tujuan bisnis yg nyata mrpk alasan utama yg dipakai
utk investasi dlm proyek IT
– Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mpy biaya operasional per
user end 24% lebih rendah
– Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya pengembangan
aplikasi (41% per user)

10
 Proses Perencanaan IT
Tingkatan
Perencanaan
IT

Strategi IT menuju misi

Rencana dan visi organisasi.
Strategis Identifikasi area bisnis
IT pokok

Dokumentasi proses
Analisis area
bisnis pokok yg dpt
bisnis
diperoleh dr IT
Mendefinisikan proyek-
proyek potensial.
Rencana
Mendefinisikan lingkup
proyek
proyek, kelebihan dan
kendalanya
Memilih proyek IT.
Alokasi Mengalokasikan
sumber daya sumber daya

11
 Metode Seleksi Proyek

• Biasanya tdk tersedia cukup banyak waktu dan sumberdaya

utk mengimplementasikan semua proyek
• Metode utk seleksi proyek mencakup:
– Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluas
– Membuat kategori proyek-proyek IT
– Melakukan net present value atau analisis finansial yg lain
– Menggunakan model penilaian dengan pembobotan
– Menggunakan penilaian berimbang

12
 Fokus pd kebutuhan organisasi
• Seringkali sangat sulit utk menilai bbrp proyek IT, namun
biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek tsb mpy
nilai yg tinggi
• Tiga kriteria penting utk sebuah proyek:
– Bahwa proyek tsb mmg dibutuhkan
– Bahwa ada dana tersedia utk proyek tsb
– Bahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek tsb sukses

13
 Kategorisasi Proyek IT

• Salah satu kategorisasi adl bgmn proyek memberikan respon

pd:
– Problem atau masalah
– Peluang
– Pengarahan (directive)
• Kategorisasi yg lain berdasar pd waktu yg dibutuhkan utk
menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian proyek
• Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek scr
keseluruhan

14
 Analisis Finansial Proyek

• Pertimbangan finansial biasanya mrpk aspek penting dlm

proses seleksi proyek
• Tiga metode utk menentukan nilai finansial proyek:
– Analisis NPV (Net Present Value)
– ROI (Return on Investment)
– Analisis payback

15
 Analisis Net Present Value
• Analisis Net Present Value (NPV) adl metode utk menghitung
laba atau rugi scr moneter dr sebuah proyek dgn tanpa
memperhitungkan cash inflows and outflows di masa
mendatang
• Proyek dgn NPV positif dpt dipertimbangkan jika nilai finansial
mrpk kriteria utama
• Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik

16
Contoh analisis NPV

17
 ROI
• ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari keuntungan
kmd dibagi dgn biaya
ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya proyek
• Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik
• Byk organisasi menentukan ROI minimum bagi proyek-proyek
yg akan didanainya
• IRR (Internal Rate of Return) dpt dihitung dgn membuat NPV
= nol

18
 Analisis Payback
• Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk pengembalian
modal (investasi) dlm sebuah proyek
• Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba dan biaya
adl lebih besar daripad nol
• Byk organisasi menginginkan supaya proyek-proyek IT mpy
periode payback yg cukup pendek

19
Contoh Grafik Periode Payback

20
 Model Weighted Scoring
• Model weighted scoring adl tools yg menyediakan proses sistematis utk
memilih proyek berdasar bbrp kriteria
• Langkah-langkah dalam identifikasi:
– Identifikasi kriteris penting utk proses seleksi
– Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria shg totalnya 100%
– Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk setiap proyek
– Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-skor total
• Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin baik

21
Contoh Model Weighted Scoring

22
 Implementasi Balanced Scorecard
• Dibangun utk membantu memilih dan memanajemen proyek
yg selaras dgn strategi bisnis
• Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah penggerak
(drivers) organisasi spt layanan konsumen, inovasi, efisiensi
operasional, dan kinerja finansial menjadi besaran-besaran
yang terukur (defined metrics)
• Akses www.balancedscorecard.org

23