Oleh : Ari Muzakir

Customer Relationship Management

1. Pengertian

CRM merupakan sebuah pendekatan baru dalam mengelola hubungan korporasi dan
pelanggan pada level bisnis sehingga dapat memaksimumkan komunikasi, pemasaran melalui
pengelolaan berbagai kontak yang berbeda dengan pelanggan. Pendekatan ini memungkinkan
untuk mempertahankan pelanggan dan memberikan nilai tambah terus menerus pada
pelanggan, selain juga memperoleh keuntungan yang berkelanjutan. CRM juga dapat
diartikan sebagai suatu jenis manajemen yang secara khusus membahas teori mengenai
penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan
nilai perusahaan di mata para pelanggannya. Atau, CRM adalah suatu filosofi manajemen
yang menggambarkan suatu strategi yang fokus terhadap pelanggan.

Hal yang perlu dipahami adalah bahwa dari luar, pelanggan yang berinterkasi dengan
perusahaan hanya memahami bisnis yang dilakukan oleh perusahaan sebagai satu entitas,
tidak lebih; meskipun pelanggan juga berinteraksi dengan sejumlah pekerja yang berbeda
peran dan departemennya. Semua itu tetap dianggap sebagai satu kesatuan. Dengan CRM,
dukungan pada proses bisnis, informasi tentang pelanggan dan interaksinya dapat
dimasukkan, disimpan, diakses oleh semua staf pada berbagai unit kerja dengan tujuan untuk
meningkatkan layanan yang diberikan pada pelanggan, dan menggunakan informasi kontak
pelanggan untuk target pemasaran.

CRM (customer relationship management) mengkombinasikan kebijakan, proses, dan

strategi yang diterapkan organisasi menjadi satu kesatuan yang digunakan untuk melakukan
interaksi dengan pelanggan dan juga untuk menelusuri informasi pelanggan. Pada era saat ini,
implementasi CRM selalu akan menggunakan teknologi informasi untuk menarik pelanggan
baru yang mengguntungkan, hingga mereka memiliki keterikatan pada perusahaan.

Konsep ini juga banyak digunakan sebagai sebuah terminologi pada industri informasi
sebagai sebuah metodologi, piranti lunak, dan bahkan sebagai kapabilitas internet yang
membantu korporasi mengelola hubungan pelanggan. Piranti ini memungkinkan korporasi
untuk menjelaskan hubungan secara cukup rinci sehingga manajemen, staf penjualan, staf
pelayanan, dan bahkan pelanggan dapat secara langsung mengakses informasi, menyesuaikan
1
kebutuhan antara kebutuhan dan produk, pengingatan pelanggan pada layanan tertentu, dan
sebagainya. Dalam pengembangan piranti lunak CRM harus dilakukan pendekatan yang
holistik. Terkadang inisiatif implementasi piranti lunak CRM gagal dilakukan karena hanya
terbatas pada instalasi piranti saja, tanpa memperhatikan konteks, dukukangan dan
pemahaman staf, dan pemenfaatan sepenuhnya sistem informasi.

Mengapa fokus pada pelanggan?

Karena pelanggan adalah urat nadi operasi perusahaan. Kecakapan memahami dan memenuhi
harapan-harapan pelanggan harus menjadi filsafat bisnis setiap perusahaan dan manajemen

Bagaimana cara mengimplementasikan CRM dalam organisasi?

Pertama-tama kita nilai terlebih dahulu pelanggan yang kita miliki, lalu cari tahu apa yang
memotivasi pelanggan dalam membeli dan tentukan segmen pelanggan yang kita miliki.
Berbagai model matematis telah disusun untuk memprediksi perilaku pelanggan, yaitu:

1. Pelanggan pasif, mudah dipengaruhi oleh promosi penjualan seperti diskon atau
penawaran hadiah tertentu. Pelanggan semacam ini biasanya tidak loyal terhadap
suatu merek tertentu.
2. Pelanggan emosional, bergantung pada suasana hati (mood) atau emosi dalam
membeli.
3. Pelanggan ekonomis, sering terlalu lama dalam menganalisa semua informasi tentang
suatu produk, sebelum berpisah dengan uang mereka.
4. Pelanggan kognitif, tidak mau beresiko, akan membuat keputusan yang sulit dan cepat
berdasarkan alasan-alasan waktu yang telah digunakan, ekonomi, kebutuhan fisiologis
dan psikologis.

Langkah kedua yang dapat kita lakukan dalam implementasi CRM adalah dengan
mencoba memanfaatkan IT (misal: E-mail dan ATM) sebagai saluran interface dengan
pelanggan. Melalui saluran interface semacam ini, maka organisasi dapat meningkatkan dan
memperkuat kesetiaan pelanggan secara signifikan. Dengan memastikan kepuasan dan rasa
senang pelanggan, perusahaan-perusahaan akan dapat membawa proses, mitra dan saluran
bisnis secara bersama-sama untuk mendapatkan pelanggan baru dan memperkuat ikatan
dengan pelanggan lama.

2
 Selanjutnya kita dapat pula mendirikan pusat informasi hubungan pelanggan.
Masukan yang didapat dari pusat informasi sangat berharga dalam memperbaiki produk dan
jasa di masa mendatang yang berorientasi pada pelanggan, dalam mengidentifikasi
permasalahan mengenai penawaran yang ada dan dalam menyesuaikan hubungan perusahaan
dengan pelanggan yang efisien dan erat dengan user guna memberikan kepuasan bagi
pelanggan. Contoh nyata pusat informasi adalah toll free yang disediakan oleh KAO, di mana
pelanggan dapat menghubungi customer service via telepon untuk memberikan kritik dan
masukan terhadap produk KAO.

Selanjutnya, kembangkan pula budaya dan sikap dalam perusahaan di segala

tingkatan, karna pelayanan pelanggan bukan hanya berhubungan dengan front office saja,
tapi mencakup seluruh tingkatan dalam organisasi, sehingga harus dibina. Organisasi harus
bisa mendorong komitmen setiap karyawan untuk memperlakukan semua orang (baik
pelanggan dari luar maupun kolega dalam kantor) dengan tiga prinsip emas: keterlibatan, rasa
hormat dan kasih sayang. Tak lupa, kita juga perlu untuk membangun staf CRM. Staf CRM
dapat dibangun melalui pelatihan, karna pada dasarnya pelatihan akan membuat perubahan
pola pikir dan perubahan Sikap dan mendorong hubungan pelanggan yang lebih baik

2. Sasaran dan Tujuan

Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang
dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan
(behavior) pelanggan. CRM bertujuan untuk menyediakan umpan balik yang lebih efektif dan
integrasi yang lebih baik dengan pengendalian return on investment (ROI) di area ini.

Otomasi Tenaga Penjualan (Sales force automation/SFA), yang mulai tersedia pada
pertengahan tahun 80-an adalah komponen pertama dari CRM. SFA membantu para sales
representative untuk mengatur account dan track opportunities mereka, mengatur daftar
kontak yang mereka miliki, mengatur jadwal kerja mereka, memberikan layanan training
online yang dapat menjadi solusi untuk training jarak jauh, serta membangun dan mengawasi
alur penjualan mereka, dan juga membantu mengoptimalkan penyampaian informasi dengan
news sharing.SFA, pusat panggilan (bahasa inggris:call center) dan operasi lapangan
otomatis ada dalam jalur yang sama dan masuk pasaran pada akhir tahun 90-an mulai
bergabung dengan pasar menjadi CRM. Sama seperti ERP (bahasa Inggris:Enterprise

3
Resource Planning), CRM adalah sistem yang sangat komprehensif dengan banyak sekali
paket dan pilihan.

Merujuk kepada Glen Petersen, penulis buku "ROI: Building the CRM Business
Case," sistem CRM yang paling sukses ditemukan dalam organisasi yang menyesuaikan
model bisnisnya untuk profitabilitas, bukan hanya merancang ulang sistem informasinya.

CRM mencakup metoda dan teknologi yang digunakan perusahaan untuk mengelola
hubungan mereka dengan pelanggan. Informasi yang disimpan untuk setiap pelanggan dan
calon pelanggan dianalisa dan digunakan untuk tujuan ini. Proses otomasi dalam CRM
digunakan untuk menghasilkan personalisasi pemasaran otomatis berdasarkan informasi
pelanggan yang tersimpan di dalam sistem.

3. Fungsi-fungsi dalam CRM

Sebuah sistem CRM harus bisa menjalankan fungsi:

• Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.

• Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric)
• Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan
• Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan
• Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna
• Menangani keluhan/komplain pelanggan
• Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
• Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan

Banyak aspek yang tercakup dalam CRM. Aspek tersebut pada umumnya akan
berhubungan langsung dengan salah satu aspek berikut:

a) Operasi Front office yang langsung berinteraksi dengan pelanggan seperti ketemu
langsung, panggilan telepon, e-mail, layanan online, dll.
b) Operasi Back office yang sangat berpengaruh pada aktivitas pada layanan di front
office seperti bagian pembayaran, perawatan, perencanaan, pemasaran, dll.
c) Hubungan bisnis, yaitu interaksi dengan perusahaan dan rekanan lain seperti
suppliers/ vendors, outlet pengecer dan distribusi, jaringan industri. Jaringan eksternal
ini akan mendukung aktivitas di front dan back office.
4
 d) Data kunci dalam CRM dapat dianalisis dengan tujuan melakukan perencanaan
kampanye pada target pemasaran, memahami strategi bisnis, dan memutuskan
keberhasilan aktivitas CRM seperti pangsa pasar, karakteristik pelanggan, pendapatan
dan keuntungan.

4. Mengimplementasikan CRM

Customer relationship management adalah strategi tingkat korporasi, yang berfokus

pada pembangunan dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan. Beberapa paket
perangkat lunak telah tersedia dengan pendekatan yang berbeda-beda terhadap CRM.
Bagaimanapun, CRM bukanlah teknologi itu sendiri, tapi ia adalah pendekatan holistik
terhadap falsafah organisasi, yang menekankan hubungan yang erat dengan pelanggan. CRM
mengurus filosofi organisasi pada semua tingkatan, termasuk kebijakan dan proses, customer
service, pelatihan pegawai, pemasaran, dana manajemen sistem dan informasi. Sistem CRM
mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service dari ujung ke ujung.

Implementasi CRM akan memberikan dampak manfaat bagi korporasi seperti akan
memungkinkan untuk memperoleh keseimbangan dalam bagaimana menggunakan sumber
daya untuk pemasaran agar mendapat nilai lebih pada segmen tertentu, meningkatkan
interaksi pelanggan yang akan mendukung pengalaman branding pada pelanggan,
mendongkrak produktivitas penualan melalui pemetaan proses menggunakan teknologi baru,
menetapkan tujuan penjualan dan menentukan reward untuk pencapaiannya, fokus pada gab
antara harapan pelanggan dan pengalaman layanan saat ini, dengan menggunakan alat
analisis akan dapat ditingkatkan pemahaman organisasi tentang pelanggan.

a. Variasi CRM

Ada beberapa perbedaan pendekatan CRM dengan paket piranti lunak dalam
memfokuskan aspek yang berbeda. Beberapa diantara piranti lunak CRM yang dikenal adalah
seperti berikut:

1. Operasional.

5
 Operational CRM memberikan dukungan untuk proses bisnis di front office, seperti
untuk penjualan, pemasaran, dan staf pelayanan. Interaksi dengan pelanggan biasanya
disimban dalam sejarak kontak pelanggan, dan staf dapat melihat kembali informasi
pelanggan ketika dibutuhkan. Dengan sejarah kontak pelanggan ini, staf dapat dengan cepat
memperoleh informasi penting. Dapat meraih pelanggan dalam waktu dan tempat yang tepat
merupakan sesuatu yang sangat diinginkan.

2. Penjualan.

Untuk penjualan biasa digunakan Sales Force Automation (SFA). SFA membantu
untuk otomatisasi aktivitas yang terkait dengan staf penjualan, seperti untuk penjadwalan
menghubungi pelanggan, pengiriman surat kertas maupun elektronik ke pelanggarn,
menelusuri respon pelanggan, membuat laporan, menilai tingkat penjualan, proses order
penjualan otomatis.

3. Analitik.

Analytical CRM menganalisis data pelanggan untuk berbagai tujuan seperti

merancang dan menjalankan kampanye target pemasaran, termasuk melakukan cross-selling,
up-selling, aiatem informasi manajemen untuk forecasting keuangan dan analisis
profitabilitas pelanggan.

4. Intelijen Penjualan.

Intelijen Penjualan atau Sales Intelligence dalam CRM adalah sejenis dengan is
similar to Analytical CRM, tetapi ditekankan lebih jauh untuk piranti penjualan langsung
dengan fitur untuk mencari peluang Cross-selling/ Up-selling/ Switch-selling, kinerja
penjualan, kecenderungan pelanggan, margin pelanggan.

5. Manajemen Kampanye.

Campaign management mengkombinasikan elemen antara CRM operasional dan

analitik agar dapat menjalankan fungsi pembentukan kelompok target dengan kriteria tertentu
menggungakan data pelanggan, mengirimkan materi yang terkait dengan kampanye produk
untuk calon tertentu menggunakan berbagai saluran seperti e-mail, telephone, SMS, dan
surat, menelusuri, menyimpan dan menganalisis statistik kampanye.

6
 6. Kolaboratif.

Collaborative CRM mencakup aspek-aspek yang ditangani korporasi yang terkait

dengan pelanggan pada berbagai departemen seperti pada bagian penjualan, dukungan teknis,
dan pemasaran. Staf dari berbagai departemen pada korporasi yang sama dapat saling
bertukar dan berbagi informasi yang dikumpulkan ketika berinteraksi dengan pelanggan.
CRM jenis ini bertujuan untuk menggunakan informasi yang dikumpulkan secara bersama di
semua departemen untuk peningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan.

b. Strategi dan Implementasi

Sasaran untuk menjalankan strategi CRM harus mempertimbangkan situasi spesifik

yang dihadapi perusahaan dan juga kebutuhan dan harapan pelanggan. Informasi yang
didapat melalu inisiasi CRM dapat mendukung pengembangan strategi pemasaran dengan
mengembangkan pengetahuan pada area-area tertentu seperti identifikasi segmen pelanggan,
peningkatan retensi pelangggan, perbaikan produk yang disampaikan, juga identifikasi
pelanggan blue chip (yang paling menguntungkan). Sasaran ini dilakukan dengan melakukan
manipulasi informasi yang terkait yang selanjutnya dimanfaatkan bersama untuk
ditransformasikan menjadi pengetahuan. Pengetahuan ini merupakan pengetahuan yang
memungkinkan perusahaan dapat lebih memahami pelanggan, dan digunakan untuk
menyesuaikan kapabilitas organisasi agar dapat memberikan nilai yang lebih baik bagi
pelanggan. Strategi CRM bervaria dalam besaran, komplesitas, cakupanya. Hal ini akan
berpengaruh pada tipe apa CRM dikembangkan. Strategi CRM yang efektif akan fokus pada
berbagai saluran. Perusahaan harus secara efektif mengelola saluran ini untuk perbaikan
pelayanan.

Kegagalan berbagai projek CRM terutama terkait dengan kualitas dan availabilitas
data pelanggan. Data yang baik merupakan isu penting. Ketika perusahaan yang
menggunakan CRM untuk menelusuri siklus hidup pendapatan, pembiayaan, margin
keuntungan, dan interkasi dengan pelanggan secara individual, maka semua ini harus
tergambarkan dengan jelas dalam suatu bisnis proses. Data yang digunakan harus dapat
diambil dari berbagai sumber data yang ada di tiap departemen atau bidang yang ada di
perusahaan. Sistem yang komprehensif dengan struktur yang telah didefinisikan dengan baik
akan meningkatkan kualitas data yang dipakai dalam pengambilan keputusan. Meski saat ini
banyak piranti lunak yang tersedia tentang CRM, namun perlu diingat bahwa CRM bukan
7
sekedar teknologi namun lebih pada pendekatan komprehensif yang berpusat pada pelanggan.
Implikasinya adalah kebijakan, proses, pelatihan staf, manajemen pemasaran, dan manajemen
informasi. Dengan cara pandang ini, CRM merupakan hal yang dapat memberikan peran
penting dalam usaha merekayasa proses penjualan untuk memberikan nilai tambah pada
pelanggan.

References

1. Bligh, Philip; Douglas Turk (2004). CRM unplugged – releasing CRM’s strategic value.
Hoboken: John Wiley & Sons. ISBN 0-471-48304-4.
2. Malthouse, Edward C; Bobby J Calder (2005). “Relationship Branding and CRM”. in
Alice Tybout and Tim Calkins. Kellogg on Branding. Wiley. pp. 150–168.
3. Paul H. Selden (April/May 1996). “SFA Myths Abound“. Sales and Marketing
Strategies & News 6 (3): 51 and 53.
4. Paul H. Selden (November 2000). “The Power of Quality Thinking In Sales and
Management“. Quality Progress: 58-64.
5. Paul H. Selden (1997). Sales Process Engineering: A Personal Workshop. Milwaukee,
WI: ASQ Quality Press. p. 23.
6. Rigby, Darrell K.; Frederick F. Reichheld, Phil Schefter (2002). “Avoid the four perils
of CRM”. Harvard Business Review 80 (2): 101–109.