KLIPING KOMPUTER

MERINGKAS BAB IV
(PENGGUNAAN MENU DAN IKON DALAM PEMBUATAN DOKUMEN PENGOLAH ANGKA)
D I S U S U N

O L E H

Yenawati VIII-1

SMP YOS SUDARSO BATAM 2011

a. penggunaan menu dan ikon dalam tombol office (office button) dan ribbon
1. Office Button

1. New, untuk membuka dokumen kosong yang baru. 2. Open, untuk membuka dokumen yang telah dibuat. 3. Save, untuk menyimpan dokumen. 4. Save As, untuk menyimpan dokumen. 5. Print, untuk mencetak dokumen ke printer. 6. Prepare, untuk mempersiapkan dokumen dalam tahap pemodifikasikan lebih lanjut. 7. Send, untuk mengirim dokumen lewat email maupun mesin fax. 8. Publish, untuk mempublikasikan dokumen pada web maupun log. 9. Close, untuk menutup dokumen yang sedang dibuka. 2. Ribbon

b. pembuatan dokumen baru pada microsoft excel 2007

1. Prosedur Membuat Dokumen Baru a. Klik Office Button > New.

b. Pada Kotak Dialog yang muncul pilih Blank Document > klik tombol Create.

2. Mengenal Elemen-Elemen pada Workbook

Title Name

Heading Row

Sel

Column

Range

Worksheet Area

Tabulasi Sheet

Navigasi Sheet

a. Worksheet (lembar kerja), terdiri dari 256 kolom yang diwakili oleh huruf dan 65536 baris yang diwakili oleh angka. b. Tab Sheet, terdiri dari sheet 1, sheet 2, , sheet 255, namanya dapat diganti. Dengan tab sheet dapat berpindah ke kertas kerja lain dengan mudah. c. Column, Setiap kolom memiliki nama berdasarkan Abjad, dari kolom A hingga Z, dilanjut AA hingga XFD. Lebar kolom dapat diatur sesuai kebtuhan (max: 225). d. Row, untuk setiap baris memiliki nama berdasarkan Angka, dari 1 hingga 1048576. Tinggi kolom dapat diatur sesuai kebutuhan (max: 409). e. Sel, merupakan pertemuan antara kolom dan baris. Sel berfungsi sebagai tempat menuliskan atau mengedit data dan dikelilingi oleh garis batas yang lebih tebal. Penyebutan alamat selberdasarkan kolom diikuti dengan baris. Contoh: B1, artinya di kolom B pada baris 1. f. Range, merupakan gabungan dari beberapa sel. g. Title Name, berisi nama file dan program aplikasi yang sedang aktif. 3. Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer) Selain dengan mouse, pengaturan letak pointer atau pemindahan pointer pada sel dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard.
Arrow Key Right: satu sel atau satu huruf ke kanan Arrow Key Left: satu sel atau satu huruf ke kiri Arrow Key Up: satu baris ke atas Arrow Key Down: satu baris ke bawah Tab: satu sel ke kanan Enter: satu sel ke bawah Shift + Tab: satu sel ke kiri Shift + Enter: satu sel ke atas Page Up: satu layar ke atas

 Page Down: satu layar ke bawah Alt + Page Up: pindah satu layar ke kiri Alt + Page Down: pindah satu layar ke kanan Ctrl + Page Up: pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya Ctrl + Page Down: pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya Ctrl + End: ke kolom atau baris akhir sel yang berisi data. Ctrl + Home: ke sel awal lembar kerja (A1) Home: ke kolom awal pada baris yang aktif

4. Mengisi Sel dengan Data pada Worksheet a. Pilih / klik sel tempat data yang akan dimasukkan b. Ketikan data yang akan dimasukkan c. Tekan enter untuk mengakhirinya Formula Bar

Sel Aktif

e. Untuk menghapus data dalam sel, tekan tombol Delete/BackSpace di keyboard

5. Mengubah Lebar Kolom a. Letakkan pointer di pembatas kolom yang ingin dirubah ukurannya, lalu geser sesuai dengan ukuran yang di inginkan

Klik dan geser sesuai ukuran yang diinginkan

b.

Selain itu, kita dapat juga merubah lebar kolom dengan cara klik tab Home dan klik icon Format > Column Width > Isi lebar kolom dan klik ok

6. Merubah Tinggi Baris a. Letakkan pointer di pembatas baris yang ingin dirubah ukurannya, lalu geser sesuai dengan ukuran yang di inginkan

b. Selain itu, kita dapat juga merubah tinggi baris dengan cara klik tab Home dan klik icon Format > RowHeight > Isi lebar Baris dan klik Ok

7. Menyimpan Data Dokumen a. b. Setelah teks selesai diketik, klik Office Button Pilih Save atau Save As (untuk menyimpan file dengan nama yang beda dengan nama sebelumnya), dapat juga dengan menekan tombol Ctrl + S dan klik Excel Workbook c.

d. Pada windows yang muncul, pilih folder dimana dokumen ingin disimpan pada kotak daftar Save In, ketikkan nama yang diinginkan pada File name. Pilih format penyimpanannya pada kotak Save as type dan klik Save

8. Menutup Dokumen pada Workbok a. Klik Office Button > Close (Ctrl + W) b. Kemudian muncul kotak dialog baru yang menanyakan kembali apakah dokumen akan disimpan kembali atau tidak.

C. Membuka File Workbook Microsoft Excel 2007

1. Klik Office Button > Open (Ctrl + O)

2. Pada windows yang muncul, pilih dan klik drive dan folder pada daftar pilihan Look in, klik nama file yang dicari dan klik open

pilih dan klik drive dan folder

Cari nama file

D. Woorksheet (Editing Data)

1. Menghapus Isi Sel

klik open

Mengedit

Penghapusan isi sel ini dilakukan ketika ada kesalahan pada pengetikan dan menggantinya dengan yang benar. Langkah-langkah yang dilakukan: a. Sorot sel/range yang dipilih dengan mouse, kemudian klik delete pada keyboard b. Selain itu, menghapus data dalam sel juga dapat dilakukan dengan mengklik tombol clear. pada tombol clear ini terdapat beberapa pilihan, yaitu:
Clear all: menghapus isi sel seluruhnya Clear Formats: menghapus formatnya saja Contents: menghapus isi selnya saja Clear Comments: menghapus komentar

2. Mengganti dan Memperbaiki Data dalam Sel Penggantian dan perbaikan data dalam sel dilakukan karena data yang diketik kekurangan/kelebihan huruf/kesalahan kata. Langkah-langkah yang dilakukan: a. Mengganti isi sel: Sorot sel tersebut dan ketiklah data yang baru dan tekanlah enter b. Memperbaiki isi sel: Klik dua kali sel yang akan diedit, kemudian tekan tombol F2. 3. Memindahkan Data a. Drag dan Drop

 Blok sel/range yang akan dipindah

Tunjuk di garis frame-nya hingga mouse pointer berbentuk

Tekan mouse dan geser ke tempat yang diinginkan (jangan dilepas) dan lepaskan tombol klik

b. Cut dan Paste

Blok sel/range yang akan dipindah klik tombol Cut (Ctrl + x) klik sel tujuan dan klik tombol Paste (Ctrl + V)

4. Mengkopi Data a. Drag dan Drop:

Blok sel yang akan disalin dan tekan Ctrl

Arahkan pointer mouse pada posisi garis batas sel dan klik mouse sampai pointer berbentuk

, tekan mouse (jangan

dilepas) dan geser ke tempat yang diinginkan

Lepaskan tombol klik pada mouse

b. Copy dan Paste:

Blok sel yang akan dipindah dan klik tombol Copy (Ctrl + B) Klik sel tujuan yang diinginkan untuk menempatkan data dan klik tombol Paste (Ctrl + V)

5. Mengganti dan Mencari Teks/Angka dalam Sel a. Klik tombol Find & Replace kemudian klik Replace, sehingga muncul kotak Find and Replace b. Ketik kata yang dicari pada kotak Find what dan ketik kata yang penggantinya di kotak Replace what c. Klik Find Next untuk memulai pencarian kata dan klik Replace untuk mengganti kata 6. Mengatur Perataan Data dalam Sel a. Top Align, untuk meratakan data pada bagian atas b. Middle Align, untuk meratakan data pada bagian tengah vertikal c. Bottom Align, untuk meratakan data pada bagian bawah d. Left Text Align, untuk meratakan data pada bagian kiri e. Center, untuk meratakan data pada bagian tengah horizontal

f.

Right Text Align, untuk meratakan data pada bagian kanan

7. Menghapus Sel, Baris, Kolom, dan Sheet a. Klik tombol Delete pada group Cell dalam tab Home b. Klik Delete Cells . . ., untuk menghapus sel yang aktif c. Klik Delete Sheet Rows, untuk menghapus sheet baris pada posisi sel aktif

d. Klik Delete Sheet Columns, untuk menghapus sheet kolom pada posisi sel aktif e. Klik Delete Sheet, , untuk menghapus sheet yang aktif 8. Menyisipkan Sel a. Pilihlah sel yang menunjukkan tempat sel baru akan disisipkan b. Klik tombol Insert pada group Cells dalam tab Home dan kliklah perintah Insert Cells sehingga muncul kotak Insert

Shift cells right, untuk menyisipkan sel dan menggeser sel yang terpilih ke bawah Shift cells down, menyisipkan sel dan menggeser sel yang terpilih ke bawah Entire row, untuk menyisipkan baris pada posisi sel aktif Entire column, untuk menyisipkan kolom pada posisi sel aktif

9. Menggabungkan Beberapa Sel dan Baris a. Blok sel yang hendak digabung b. Klik tombol Merge pada group Alignment dalam tab Home c. Klik Merge & Centre, untuk menggabung sel-sel dan meratakan data sel pada bagian tengah horizontal d. Klik Merge Across, untuk menggabung sel-sel baris menjadi sel tunggal e. Klik Merge Cells, untuk menggabung beberapa sel tanpa memerhatikan proses perataan data sel f. Klik Unmerge Cells, untuk mengurai sel-sel yang telah tergabung 10. Mengubah Bentuk dan Ukuran Font a. Blok sel atau huruf, kata, kalimat, paragraf maupun satu naskah dalam suatu range yang akan diformat b. Pilih jenis font, ukuran, efek font, warna huruf, dan latar warna huruf pada group Font dalam tab Home 11. Menberi Garis Bingkai/Border pada Tabel a. Blok sel yang akan dibingkai

b. Klik tanda panah bawah pada tombol Borders sehingga menampilkan pilihan garis bingkai

c. Klik salah satu format bingkai yang diinginkan

F. Mengubah Ukuran Kertas, Mrgin, dan Orientasi Halaman

1. Mengubah Ukuran Kertas dan Mengatur Orientasi Halaman a. Klik tombol tanda panah yang terdapat pada sebelah kanan bawah group Page Setup

b. Pada tab Page pilihlah Paper size untuk menentukan ukuran kertas yang diingnkan c. Pada Print quality tentukan kualitas hasil cetakan yang diinginkan d. Pada bagian Orientation pilih posisi hasil cetakan e. Pada bagian Scaling tentukan jumlah halaman yang diinginkan dengan mengklik tombol Fit to f. Pada tombol Adjust to tentukan besar ukuran hasil cetakan

g. Klik OK 2. Mengubah Ukuran Margin a. Pilih dan klik tombol Margins sehingga akan tampil pilihan bentuk margins seperti pada gambar

b. Selain itu, dapat juga mengklik tombol tanda panah yang terdapat pada sebelah kanan bawah group Page Setup

c. Pada tab Margins kita dapat menentukan batas margin baru yand diinginkan, seperti:
Margin Top: untuk menetukan batas margin atas Margin Bottom: untuk menetukan batas margin bawah Margin Left: untuk menetukan batas margin kiri Margin Right: untuk menetukan batas margin kanan

 Header/Footer: untuk menetukan ukuran batas tepi kertas atas/bawah terhadap header/footer

d. Pada Center on page terdapat kotak cek Horizontaly (data dicetak di tengah lebar kertas) dan Vertically (data dicetak di tengah tinggi kertas) e. Klik OK 3. Tab Header/Footer pada Kotak Dialog Page Setup

a. Kotak Header: untuk memilih format Header b. Custom Header: untuk menentukan isi dan format Header c. Custom Footer: untuk menentukan isi dan format Footer d. Kotak Footer: untuk memilih format Footer

4. Tab Sheet pada Kotak Dialog Page Setup a. Print area: mencetak range yang diblok saja b. Rows to repeat at top: range sebagai judul kolom yang akan dicetak berulang pada setiap halaman c. Columns to repeat at left: range sebagai judul baris yang akan dicetak berulang pada setiap halaman d. Gridlines: garis-garis grid ikut dicetak e. Black and white: cetakan hitam putih f. Draft quality: kualitas cetakan

g. Row and column headings : judul kolom dan judul baris ikut dicetak h. Down, then over: dari nomor bawah ke atas i. Over, then down: dari nomor atas ke bawah

G. Menggunakan Format Number (Bilangan)

Untuk membuat format angka dapat dilakukan melalui group Number pada tab Home.
1. Tombol General, untuk membuka daftar pilihan Number Format 2. Tombol Dialog, untuk membuka dialog Format Cells 3. Tombol More Number Formats, untuk membuka kotak dialog Format Cells

H. Menggabungkan Beberapa Sel

Penggabungan beberapa sel dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Blok sel yang hendak digabung 2. Klik tombol Merge pada group Alignment dalam tab Home 3. Klik Merge & Centre, untuk menggabung sel-sel dan meratakan data sel pada bagian tengah horizontal 4. Klik Merge Across, untuk menggabung sel-sel baris menjadi sel tunggal 5. Klik Merge Cells, untuk menggabung beberapa sel tanpa memerhatikan proses perataan data sel 6. Klik Unmerge Cells, untuk mengurai sel-sel yang telah tergabung

I. Menyisipkan atau Menempatkan Objek dalam Dokumen

1. Menyisip atau Menempatkan Gambar dalam Dokumen Pengolah Angka

Untuk menyisip gambar dalam sebuah dokumen dapat dilakukan dengan prosedur berikut :

a. Tempatkan penunjuk sel pada range yang diinginkan

b. Pada tab Insert, pilih dan klik tombol Picture

c. Pilih gambar yang diinginkan

d. Klik tombol Insert 2. Menyisip atau Menempatkan Objek Berupa Variasi Teks (WordArt)

Untuk menyisip objek berupa variasi dapat dilakukan dengan prosedur berikut :
a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan b. Pada tab Insert, klik tombol WordArt

c. Klik variasi teks yang diinginkan

j.

Menggunakan Rumus dalam Sel

OPERATOR MATEMATIK Simbol Kegunaan ^ Pemangkatan Perkalian * / Pembagian + Penambahan Pengurangan

1. Penulisan Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap Langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Posisikan penunjuk sel pada tempat yang diinginkan, contohnya sel G7 b. Klik sel G7 kemudian ketikkan rumus =7*2500, tekanlah Enter setelah selesai 2. Penulisan Rumus dengan Menggunakan Referensi sel Langkah-langkahnya sebaai berikut : a. Posisikan penunjuk sel pada tempat yang diinginkan, contohnya sel G7 b. Klik sel G7 kemudian ketikkan rumus =G4*G5, tekanlah Enter setelah selesai 3. Penulisan Rumus dengan Menunjuk Sel Langkah-langkahnya sebagai berikut : a. Posisikan penunjuk sel pada tempat yang dinginkan, contohnya sel F7 b. Klik sel F7kemudian ketik =, dan klik sel F7 c. Ketik * ,dan klik sel F7 d. Tekanlah Enter setelah selesai

K. PENGGUNAAN FUNGSI PADA MICROSOFT EXCEL 2007

Suatu fungsi dalam Microsoft Excel harus diawali dengan tanda =. Fungsi-fungsi yang terdapat dalam Microsoft Excel antara lain sebagai berikut :
1. Fungsi Matematik Digunakan untuk melakukan operasi matematika. Fungsi matematik antara lain sebagai berikut:

Fungsi Matematik ABS ROUND

Bentuk Penulisan Fungsi =ABS(angka) =ROUND(angka;angka_digit)

Kegunaan Untuk menentukan harga absolut dari suatu bilangan/nilai/angka dari suatu sel. Untuk menentukan pembulatan suatu bilangan sesuai dengan angka decimal yang ditentukan / membulatkan angka hingga ke jumlah digit yang diinginkan.

INT

=INT(angka)

Untuk menentukan nilai pembulatan, sedang bilangan di belakang titik decimal tidak dihiraukan.

MOD SQRT
2. Fungsi Statistik

=MOD(angka;pembagi) =SQRT(angka)

Untuk menentukan nilai sisa hasil pembagian. Untuk menentukan akar kuadrat suatu bilangan.

Fungsi statistik memerlukan argument berupa range. Fungsi statistik antara lain sebagai berikut :

Fungsi Statistik SUM COUNT

Bentuk Penulisan Fungsi =SUM(list atau range) =COUNT(list atau range)

Kegunaan Untuk menjumlahkan data dalam suatu list atau range Untuk menetukan jumlah sel yang berisi data atau menghitung banyaknya

data dalam list atau range

AVERAGE MAX MIN

3. Fungsi Logika IF

=AVERAGE(list atau range) =MAX(list atau range) =MIN(list atau range)

Untuk merata-ratakan data dalam list atau range. Untuk menentukan nilai maksimum data dalam suatu list atau range. Untuk menentukan nilai minimum data dalam suatu list atau range.

Digunakan jika kita memerlukan suatu pernyataan logika. Fungsi logika IF adalah fungsi untuk mengambil keputusan berdasarkan alternatif yang ada. Untuk menggunakan pernyataan logika ini diperlukan salah satu operator pembanding (=, <, >, <=, >=, <>, #AND#, #OR#, #NOT#, d.l.l). Pada umumnya penulisan fungsi logika IF berbentuk: =IF(logical_test;[value_if_true];[value_if_false]) 4. Fungsi Khusus Terdiri dari fungsi VLOOKUP dan fungsi HLOOKUP. Fungsi ini digunakan untuk membaca suatu tabel. Fungsi VLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara vertikal. Fungsi HLOOKUP digunakan untuk membaca tabel secara horizontal. Penulisan fungsi-gungsi tersebut berbentuk: =VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num) =HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num)
l. Mencetak dokumen

1. Fasilitas Print Preview a. Klik tombol Office Button dan pilih tombol Print sehingga muncul kotak pilihan print b. Klik tombol Print Preview sehingga muncul jendela Print Preview beserta hasil pencetakannya c. Klik tombol Print untuk mencetak hasil pencetakan di Print Preview tersebut d. Untuk menutup jendela Print Preview dapat dilakukan dengan mengklik tombol Close Print Preview 2. Mencetak Lembar Kerja ke Printer a. Klik tombol Office Button dan pilih tombol Print sehingga muncul kotak pilihan print b. Klik tombol Print sehingga muncul kotak dialog Print

c. Pilih dan kliklah printer driver yang diinginkan pada tombol daftar pilihan Name

d. Beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan yang terdapat di kotak Print what
Selection: untuk mencetak range tertentu pada lembar kerja Active sheet(s): untuk mencetak seluruh isi lembar kerja yang sedang aktif Ignore print areas: untuk mengabaikan area cetak Entire workbooks: untuk mencetak seluruh lembar kerja yanf ada pada buku kerja yang digunakan

e. Kita dapat menentukan halaman yang ingin dicetak pada kotak Print range
All: untuk mencetak seluruh halaman lembar kerja Page(s): untuk mencetak halaman tertentu saja. Kotak isian From dan To untuk menentukan awal dan akhir halaman yang

akan dicetak f. Pada Number of copies dapat ditentukan pencetakan lembar kerja lebih dari satu kali

g. Klik OK untuk mencetak lembar kerja ke printer