SISTEM FAIL DAN SURAT MENYURAT

Amirul Faiz Mohamad Khairul Amilein Rahim Mohd Ikhwan Abd Talib
1

Skop
Sistem fail Jenis-jenis fail Prosedur penulisan surat rasmi Komunikasi rasmi melalui media eletronik

Apakah Sistem Fail?

Satu proses klasifikasi, penyususan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan segera apabila dikehendaki Seorang pegawai / pengurus perlu mengetahui teknik penyimpanan, rekod-rekod pentadbiran dan penyelenggaraan fail

Definisi fail
Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktiviti yang bermula dan berkahir pada titik yang sama

CiriCiri-Ciri Umum Sistem Fail

Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan Sistem fail itu tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan Sistem fail perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi
5

CiriCiri-Ciri Umum Sistem Fail

Sistem fail boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Sistem fail perlu melibatkan kos yang paling minimum Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi
6

JenisJenis-jenis Fail
JENIS RAHSIA BESAR FUNGSI Keselamatan Negara Tender Kewangan Laporan sulit Soalan Fail peribadi Dokumen Terbuka Harian WARNA Kuning berpalang merah (depan & belakang) Merah Jambu berpalang Depan / Belakang Hijau Putih Putih
7

RAHSIA

SULIT TERHAD BIASA

Sampul Kecil
Satu fail sementara dibuka kerana fail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk sahala Apabila sudah digunakan. Ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif

Kertas Minit
Satu fail satu kertas minit. Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkod Menggunakan Borang Am 6 Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail Kandungan masuk = dakwat merah Kandungan keluar = dakwat hitam
9

Penutupan Fail
Fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan(1 inci) Setelah fail penuh, catatkan jilid 1 dan menggunakan fail jilid 2 ; MPKTR/02/03/Jld. 2/ ( ) Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan Segera(Am 99B) @ Tindakan Serta Merta(Am 99)
10

Prosedur Penulisan Surat Rasmi

Kategori Surat Rasmi :
Surat - menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan Memohn ceramah. Memohon lawatan.
11

Format Umum
Logo, nama dan alamat persatuan Nama jawatankuasa tertinggi (jika perlu) Nombor fail ( Ruj. Tuan & Ruj. Kami) Tarikh Alamat Penerima Melalui (jika berkenaan) Menghadap / pembukaan surat
12

.format umum
Tajuk surat Pembukaan dan kandungan surat Cogan kata Tandatangan, nama dan gelaran jawatan Surat-surat salinan Kependekan(initial) nama penulis dan jurutaip

13

Komunikasi rasmi
Media eletronik
Radio Televisyen E-mail Faks

Media cetak
Akhbar Majalah

Lain-lain
Poster Banner Brosur
14

Sekian, Sekian, Terima Kasih

15