KATA PENGANTAR

Puji syukur Kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat, hidayah serta inayah-Nya kepada kami, sehingga kami

dapat menyelesaikan laporan observasi mengenai arsip vital yang berada di kantor Lembaga pemasyarakatan Klaten. Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Program Arsip vital. Dalam penyusunan laporan ini, kami tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, oleh karena itu tidak berlebihan kiranya apabila kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu penyusunan laporan ini. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat kami harapkan dan perlukan demi perbaikan laporan yang telah kami susun. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita pembacanya. Amin

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. Lembaga Pemasyarakatan Klas ll B Klaten Lembaga Pemasyarakatan klas II B Klaten merupakan sebuah instansi pemerintah yang berada dibawah naungan Kantor wilayah Departemen Hukum dan HAM Jawa Tengah. Lapas Klaten sendiri berlokasi di tengah-tengah kota, tepatnya di Jl. Pemuda no.206 Klaten. Dasar pendirian Lapas Klaten dulunya merupakan penjara yang digunakan untuk penjara bagi pribumi dan lokasinya berada di alun-alun Klaten. Lapas didirikan sekitar tahun 1923 oleh Pemerintah Belanda. Seiring dengan perkembangan zaman dan berubahnya sistem kepenjaraan menjadi pemasyarakatan. Kemudian berubah nama menjadi Rumah Tahanan Klas ll B Klaten sejak bulan april tahun 1985 sesuai dengan SK Menteri Kehakiman RI No. W9.PR.07.03.0322 dan sejak tanggal 16 april 2003 sesuai dengan Mentri Kehakiman dan HAM RI No. M.05.PR.07.03, sejak itu namanya berubah menjadi Lembaga Pemasyrakatan Klas ll B Klaten. Visi Lapas Klaten yaitu terwujudnya Sistem dan Politik Hukum Nasional yang mantab dalam rangka tegaknya supremasi Hukum dan HAM untuk menunjang tercapainya kehidupan masyarakat yang aman, bersatu, rukun, damai, adil, dan sejahtera di Klaten.

Sedangkan misi dari Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klaten sendiri antara lain :  Pengkoordinasian perencanaan pengendalian program dan pengawasan   Pembinaan dibidang hukum dan HAM Penegakan hokum dibidang pemasyarakatan, keimigrasian, atministrsi hukum umum,dan hak kekayaan intelektual  Perlindungan pemajuan, pemenuhan, penegakan, dan penghormatan HAM   Pelayanan hukum Pengembangan budaya hokum dan pemberian informasi hukum, penyuluhan hukum, diseminasi HAM  Pelaksanaan kebijakan dan pembinaan teknis dibidang administrasi dilingkungan kantor wilayah Fungsi dari Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Klaten yaitu merupakan unit pelaksana teknis di bawah Direktorat Jendral Pemasyarakatan Departemen Hukum dan HAM. Sedangkan tugas dari Kantor Lapas yaitu tempat untuk melaksanakan pembinaan bagi Wargabinaan Pemasyarakatan yaitu Narapidana dan Anak Didik Pemasyarakatan.

Struktur organisasi Lapas klas ll B Klaten

KALAPAS

SUB BAGIAN TATA USAHA

KEPALA URUSAN UMUM

KEPALA URUSAN KEPEG DAN KEU

KA KPLP

KASI BIMBINGAN NAPI

KASI ADMINISTRASI

KASUBSI REGISTRASI KASUBSI

KASUB KEAMANAN KASUB PELAPORAN

KEGIATAN KASUBSI PERAWATAN

A. Pelaksanaan Identifikasi Identifikasi arsip dilakukan di sub bagian Ketatausahaan khususnya bagian kepala urusan umum. Kepala urusan umum berada dibawah naungan kepala sub bagian tata usaha. Kepala urusan umum memiliki staf urusan umum yang terdiri dari 5 anggota. Kapala urusan umum memiliki tugas yaitu melaksanakan urusan tata persuratan, perlengkapan, dan kerumahtanggaan Lembaga Pemasyarakatan seuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. Dalam menyelenggarakan tugas, bagian kepala urusan umum menyelenggarakan fungsi : a. Menyususn rencana kerja urusan umum b. Mengkoordinasikan pengetikan surat surat keluar di lingkungan umum. c. Penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas d. Mengatur penggunaan kendaran dinas e. Menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas f. Penyusunan Daftar Usulan Proyek g. Pengelolaan usulan daftar sebagai dasar penerbitan DIP h. Melakukan bawahan i. j. Menyusun laporan berkala urusan umum Menyusun daftar dan laporan inventaris LAPAS penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai

BAB II IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Dalam pengelolaan arsip dinamis yang perlu diperhatikan adalah mengklasifikasikan arsip dinamis kedalam 4 (empat kelas) yaitu yang pertama adalah arsip vital, kedua adalah arsip penting, ketiga adalah arsip berguna, dan keempat adalah arsip tidak berguna. Langkah awal dalam program arsip vital adalah menyusun rencana program. Rencana program yaitu kegiatan mengidentifikasi arsip vital dengan cara menganalisa arsip dinamis yang tergolong arsip vital. Dalam kegiatan analisis identifikasi harus memahami fungsi organisasi, proses administrasi dan bukti transaksi. Analisis arsip vital adalah analisa fungsi organisasi dan analisa resiko. A. Analisa Fungsi Organisasi Analisa fungsi organisasi adalah kegiatan menganalisa tugas dan fungsi organisasi terhadap arsip yang dihasilkan atau bukti transakai. Analisa fungsi organisasi dapat dilakukan dengan menganalisa tugas dan fungsi instansi, kemudian kegiatan, selanjutnya mempelajari proses administrasi dan mempelajari bukti transkip arsip. Berikut format analisa fungsi organisasi di Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Klaten :

LEMBAGAPElMASYARAKATAN BAGIAN : KEPALA URUSAN UMUM SUB BAGIAN TUGAS FUNGSI KEGIATAN BUKTI JUDUL ARSIP 2 Menyelenggaraka n urusan tata persuratan, perlengkapan, dan kerumahtanggaan Lapas l. Mengkoordinasikan pengetikan surat surat keluar di lingkungan umum.    Menerima surat yang telah di paraf oleh pimpinan Menugaskan bawahan memberi nomor surat dan mencatat dalam buku agenda. Menugaskan bawahan untuk menyampaikan surat kepada pimpinan untuk di tandatangani. Menerima dan meneliti permintaan perbaikan. Memerintahkan bawahan untuk memeriksa permintaan perbaikan.    Menyusun jurnal perbaikan. Menyusun laporan hasil pekerjaan. Membuat konsep dan menyampaikan biaya pemeliharaan kendaraan dinas kepada kepala bagian tata usaha. n. Mengatur
8

1 Sub Bagian Tata Usaha ( Urusan Umum )

3 k. Menyususn rencana kerja urusan umum   

4 Menghimpun data yang berkenaan dengan tugas umum Menyusun rencana kerja Mengajukan rencana kerja kepada atasan

m. Penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas

 

LHP (laporan hasil

pekerjaan)

Menerima permintaan

Dokumen

penggunaan kendaran dinas 

pemakaian kendaraan dinas dari unit-unit Menugaskan bawahan untuk menyiapkan kendaraan dins yang diperlukan

Pinjam Pakai

Kendaraan Dinas

o. Menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas

Menerima tugas untuk membuat Dokumen SPPD berdasarkan surat perintah Surat atau disposisi pimpinan Menugaskan bawahan utuk membuat SPPD Menugaskan bawahan untuk mengirim SPPD tersebut kepada atasan guna mendapatkan persetujuan dan tanda tangan

 

Pengantar Perjalanan Dinas ( SPPD )

p. Penyusunan Daftar Usulan Proyek

 

Menerima usulan kegitan pembangunan Member pengarahan dalam rangka penyusunan Daftar Usulan Proyek Melaksanakan penyusunan Menyampaikan konsep Daftar usulan Proyek pada atasan. Meneliti plafon DIP Menugaskan bawahan untuk menyusun usulan DIP sesuai dengan peraturan yang berlaku

Dokumen Daftar Usulan Proyek ( DUK )

   q. Pengelolaan usulan daftar sebagai dasar penerbitan DIP   

Dokumen Daftar Inventaris Proyek ( DIP )

Menyampaikan usulan DIP kepada atasan Menyampaikan usulan DIP yang sudah ditanda tangani atasan kepada instansi yang berwenang.

r. Melakukan
9

Membuat dan memelihara buku

Dokumen

penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai bawahan

catatan penilaian bawahan Mengisi secara teratur buku catatan mengenai tingkah laku, disiplin, prestasi yang menonjol

DP.3

 

maupun perbuatan tercela. Menuangkan penilaian dalam DP. 3 dan menandatangani Menyampaikan DP.3 kepada atasan untuk mendapatkan pengesahan

s. Menyusun laporan berkala urusan umum

Menugaskan pegawai bawahan membuat laporan pelaksanaan pekerjaan

Laporan

bulanan (LAPBUL LAPIRIN

 

Meneliti laporan yang di ajukan oleh bawahan Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja urusan umum dan bahan LAPBUL, LAPTRIN, kepada atasan

t. Menyusun daftar dan laporan inventaris LAPAS

Menyuruh bawahan membuat daftar dan Laporan inventaris

Dokumen KIB,DIB, DIR

Menyampaikan daftar dan laporan inventaris kepada atasan.

10

B. ANALISA RESIKO Analisa resiko adalah kegiatan analisa arsip bukti transaksi terhadap dampak yang dialami instansi apabila arsip tersebut hilang. Analisa dilakukan dengan melihat keterkaitan antara bukti transaksi dengan fungsi organisasi serta dampak yang dialami organisasi dikemudian hari. Berikut beberapa arsip yang dihasilkan dibagian kepala urusan umum di Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB beserta analisa resiko nya : 1. LHP ( laporan hasil pekerjaan ) RESIKO FUNGSI Hilangnya laporan akan berakibat menghambat pelaksanaan untuk kepegawaian tetapi hanya bersifat sementara, karena ini menyangkut masalah tanggung jawab pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. RESIKO HUKUM Hilangnya laporan bisa di dapat kembali, dengan meminta back up dari para pegaawai. RESIKO KEUANGAN / WAKTU Karena berkaitan dengan pekerjaan yang harus dipertanggung jawabkan maka akan mengakibatkan tambahan waktu untuk membuat kembali laporan tersebut.

11

2.

Dokumen Pinjam Pakai Kendaraan Dinas RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen hanya akan menghambat sementara dinas. RESIKO HUKUM Hilangnya dokumen tersebut dapat digantikan kembali, dengan syarat ada saksi dengan hal terkait, namun dokumen tersebut merupakan dokumen duplikat. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Hilangnya dokumen akan menambah pekerjaan yang akan menambah waktu pekerjaan. pelaksaana peminjaman kendaraan

3.

Dokumen Surat Pengantar Perjalanan Dinas ( SPPD ) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tersebut tidak akan

menghambat pelaksanaan kegiatan karena, hanya berkaitan dengan surat keterangan pengantar bagi pihak yang bersangkutan. RESIKO HUKUM Hilangnya dokumen dapat digantikan lagi, dengan cara menerbitkan kembali. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Tidak memiliki resiko keuangan dan hanya menimbulkan resiko waktu yang tidak berarti.
12

4.

Dokumen Daftar Usulan Proyek (DUP) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tidak akan menghambat

pelaksanaan kegiatan, dikarenakan dokumen ini hanya sebatas usulan. RESIKO HUKUM Hilangya dokumen dapat digantikan kembali dengan meminta back up dokumen dari bagian urusan umum. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Dari segi resiko waktu akan menghambat

pengambilan keputusan mengenai usulan proyek yang di ajukan. 5. Dokumen Daftar Isian Proyek (DIP) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan menghambat dalam pelaksanaan kegiatan, karena dokumen ini

merupakan pedoman untuk menentukan anggaran proyek dan acuan dalam pembangunan proyek. RESIKO HUKUM Dokumen tidak dapat digantikan, hilangnya

dokumen sulit didapatkan kembali (dalam bentuk duplikat) RESIKO KEUANGAN/WAKTU Jika hilang harus melalui beberapa tahapan maupun
13

proses

yang

panjang

dan

rumit,

sehingga

menghambat pelaksanaan proyek. 6. Dokumen DP.3 (daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tersebut hanya akan sedikit menimbulkan kekacauan yang tidak begitu berarti, dokumen tersebut hanya berkaitan dengan tingkat mutu pekerjaan pegawai RESIKO HUKUM Dokumen tersebut dapat digantikan, hilangnya dokumen didapatkan kembali dengan cara meminta kembali data back up tersebut kepada pegawai yang bersangkutan. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Tidak begitu berpengaruh terhadap kegiatan

operasional Lapas, hanya menghambat dalam kenaikan pangkat. 7. Laporan bulanan (LAPBUL), dan LAPIRIN RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan menghambat kinerja oprasional kerja karena laporan tersebut merupakan bukti pertanggungjawaban pegawai. RESIKO HUKUM Arsip ini dapat digantikan kembali, hilangnya dokumen tersebut dapat didapatkan dari back up
14

masing- masing pegawai RESIKO KEUANGAN/WAKTU Resiko keuangan berarti, karena berkaitan dengan pertanggung jawaban operasional organisasi. Jika terjadi kehilangan, akan membutuhkan waktu yang lama lagi untuk membuat laporan tersebut. 8. Dokumen KIB, DIB, DIR RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan memberhentikan

penggunaan barang inventaris, karena tanpa adanya daftar inventaris barang tersebut tidak dapat digunakan. RESIKO HUKUM Dapat digantikan, hilangnya dokumen dapat

digantikan dengan mengajukan pembuatan kartu yang baru melalui prosedur yang panjang. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Dalam segi waktu membutuhkan waktu yang lama untuk membuat kartu yang baru (dalam bentuk duplikat)

15

BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN Dalam kegiatan analisis identifikasi harus memahami fungsi organisasi, proses administrasi dan bukti transaksi. Analisa identifikasi arsip vital adalah analisa fungsi organisasi dan analisa resiko. Untuk menentukan jenis arsip vital dapat dilakukan dengan analisa tersebut. Setelah dilakukan analisa fungsi organisasi dan analisa resiko terhadap arsip yang dihasilkan atau bukti transaksi dalam operasional Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klass IIB Klaten terdapat salah satu arsip yang

diklasifikasikan kedalam arsip kelas satu atau arsip vital yaitu Dokumen DIP (Daftar Isian Proyek) dan terdapat arsip kelas dua atau arsip penting yaitu Dokumen LHP, Dokumen Pinjam Pakai Kendaraan, Dokumen DP.3, Dokumen LABUL LAPIRIN, dan Dokumen KIB, DIP. Selanjutnya juga terdapat arsip kelas tiga atau arsip berguna yaitu Dokumen SPPD dan Dokumen DUP. B. SARAN  Sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran pengolahan dan pemeliharaan arsip di Kantor LAPAS kurang memadai perlu ditingkatkan dan diperbaiki.  Penyimpanan Arsip Kantor LAPAS masih belum sesuai dengan ilmu kerasipan yang benar, jadi perlu adanya sosialiasi tentang kearsipan.  Perlu adanya tenaga profesional arsip, sehingga dalam pelaksanaan pengolahan arsip dapat berjalan dengan semestinya.
16