SOALAN 3 Fail Meja berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap pekerja dalam sesebuah organisasi.

Bincangkan dengan terperinci: a) Perkara-perkara utama yang mendasari Fail Meja di organisasi anda Fail meja merupakan dokumen rujukan di peringkat individu. Ia berasaskan tugas dan tanggungjawab seseoraang individu. Satu fail meja untuk satu jawatan. Ia mengandungi maklumat dan panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan. Ia berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap individu dalam jabatan/pejabat. Perkara-perkara utama yang mendasari Fail Meja di organisasi saya adalah seperti berikut: i. Objektif jabatan / pejabat Ia merupakan kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan/pejabat Ia iaitu selaras dengan tepat matlamat hala tuju

penubuhannya.

juga menjelaskan

dengan

jabatan/pejabat dan adalah asas bagi proses pengurusan strategik. Pihak pengurusan atas akan membentuk objektif masing-masing supaya ahli dapat memastikan objektif ini tercapai ii. Objektif bahagian / unit Ia bertujuan untuk memberi tuju arah yang jelas kepada setiap bahagian. Ia adalah asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti. Ia juga asas bagi penilaian keberkesanan sesebuah bahagian/unit untuk meningkatkan lagi prestasi bahagian. iii. Senarai tugas harian

Ia merupakan format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Ia memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan penting lebih awal. Ia menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap. iv. Norma kerja Ia adalah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Ia menjadi panduan kepada pekerja dalam melaksanakan tugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Ia menjadi asas pengukuran pencapaian produktiviti sesuatu kerja. v. Senarai borang-borang yang digunakan Borang-borang yang membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya. Ia menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik vi. Senarai jawatankuasa yang dianggotai Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam fail meja adah semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan. Tujuannya adalah untuk mengetahui jawatankuasa yang dianggotai dan

membolehkan membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa tersebut. vii. Senarai undang-undang / Peraturan Petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu merujuk oleh seorang pegawai. Senarai undang-undang perlu kerana ia menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan

dengan sah dan boleh menjimatkan masa mengesan semula arahan yang diperlukan. viii.Senarai semak / check list Ia adalah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan yang perlu di ambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Ia boleh berbentuk rangkai kata, soalan dan jawapan. Ia perlu disediakan untuk memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu di ambil dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. ix. Carta aliran kerja Di ambil dari Manual Prosedur Kerja bagi aktiviti yang berkaitan dengan pegawai berkenaan. Langkah aktiviti setiap pegawai ditanda. x. Proses kerja Rangkaian tindakan yang diambil secara berterusan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Ia dapat mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas xi. Peraturan-peraturan pentadbiran Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang diketahui oleh pegawai sesebuah jabatan / pejabat xii. Senarai tugas / kuasa dan hubungan Senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk

menjalankan tugas. Setiap senarai tugas perlu mengandungi nama jabatan, jawatan yang disandang serta tugas dan tanggungjawab.

xiii.Carta organisasi kedudukan pegawai Struktur menunjukkan kedudukan pegawai dalam organisasi tersebut. xiv.Carta organisasi Jabatan / Pejabat Struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hiraki dalam sesebuah jabatan/pejabat bagi mencapai objektif

b) Kelebihan dan kebaikan mempunyai Fail Meja yang sistematik Fail meja adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai. Antara kelebihan dan kebaikan ialah: i. Merekod semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan. ii. Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja iii. Menentukan peraturan jabatan / pejabat dipatuhi iv. Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas harian. v. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru vi. Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan yang lain. vii. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem di buat. viii. Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja

ix. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain.

c) Kaedah penambahbaikan Fail Meja Apabila semua aktiviti telah disemak semula, penambahbaikan ke atas prosedur dan proses kerja boleh dikenal pasti sama ada dengan membuat penandaarasan seperti yang dicadangkan dalam PKPA Bil. 1 Tahun 1999 bertajuk Garis Panduan Pelaksanaan Penandaarasan Awam atau dengan cadangan penambahbaikan melalui salah satu atau lebih daripada enam tindakan berikut : (a) Aktiviti digugurkan

Aktiviti boleh digugurkan sekiranya ia tidak memberi tambah nilai kepada pelanggan atau aktiviti tersebut memang tidak diperlukan lagi. Sebagai contoh, dokumen tidak perlu disemak semula kerana ia sepatutnya dilakukan pada peringkat awal sewaktu memasukkan maklumat pada kali pertama dengan betul.

(b)

Aktiviti digabungkan Penggabungan tugas boleh dilakukan sekiranya kakitangan berkenaan diberi latihan, kemahiran dan pengetahuan yang sesuai dengan tugas barunya.

(c)

Aktiviti diselarikan Tindakan menyelarikan berbagai aktiviti boleh dilakukan sekiranya aktiviti berkenaan tiada kaitan antara satu dengan yang lain dan boleh dilakukan secara serentak.

(d)

Aktiviti diserah urus

Kaedah menyerah urus atau mengkontrakkan boleh dicadangkan apabila aktiviti yang hendak dijalankan tidak dapat dilakukan kerana kekurangan pegawai, pegawai kurang cekap atau tidak mempunyai kemahiran yang sesuai.

(e)

Aktiviti diturunkan kuasa

Menurunkan kuasa boleh dipertimbangkan bagi membolehkan agensi membenarkan tugas seseorang pegawai dilaksanakan oleh pegawai lain yang lebih rendah pangkatnya bagi mempercepatkan urusan. Walau bagaimanapun pegawai tersebut perlu diberi latihan yang sesuai dengan tugas barunya.

(f)

Aktiviti diautomasikan atau menggunakan ICT

Pengautomasian boleh digunakan bagi menggantikan proses kerja yang selama ini dilaksanakan secara manual. Sementara penggunaan ICT pula adalah bertujuan untuk membangunkan sistem-sistem baru yang lebih rumit yang melibatkan pembangunan perkakasan, perisian dan pengkalan data serta rangkaian-

rangkaiannya yang telah mengubah sama sekali kaedah dan sistem bekerja agar menjadi lebih cepat, cekap dan berkualiti. Sebagai contoh pelaksanaan sistemsistem yang dibangunkan di bawah Kerajaan Elektronik seperti e-Perolehan, Human Resource Management Information System (HRMIS) dan sebagainya.