UNDERSTANDING WORK TEAMS A. Why Have Teams Become So Popular?

Seiring dengan ketatnya persaingan, beberapa organisasi mulai menyusun kembali strutur organisasinya dengan membaginya ke dalam tim-tim untuk memudahkan dalam pemanfataan keahlian karyawan secara efektif dan efisien. Tim cenderung lebih fleksibel dan responsive terhadap perubahan yang terjadi di lingkungan bisnis. Tim dapat dengan mudah dibentuk, dikembangkan, dan dibubarkan. Alasan lainnya mengapa tim menjadi sangat popular adaah karena sebagai salah satu cara untuk memotivasi karyawan, karena dengan membentuk tim maka karyawan berkesempatan untuk ikut berkontribusi dalam pembuatan keputusan yang akan meningkatkan motivasinya. B. Differences Between Groups and Teams Work group merupakan sebuah kelompok yang saling berinteraksi dengan tujuan utama untuk berbagi informasi dan membuat keputusan untuk membantu setiap anggota dalam melakukan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Work team merupakan sebuah kelompok yang didalamnya menghasilkan sinergi positif sehingga keseluruhan usaha dari masing-masing individu akan lebih besar dari hasil penjumlahan ketika masing-masing individu berdiri sendiri. Work Groups berbagi informasi netral (bahkan negatif) individu acak dan bervariasi Indikator Goal Synergy Accountability Skills Work Teams collective performance positif individu dan bersama saling melengkapi

C. Type of Teams Ada 4 jenis tim yang sering muncul dalam sebuah organisasi, antara lain: a. Problem-Solving Teams Problem-Solving Teams merupakan kelompok yang terdiri antara 5 sampai 12 karyawan yang bersama dari departemen yang sama yang bertemu untuk beberapa jam tiap minggu untuk mendiskusikan bagaimana cara untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, dan lingkungan kerja. Dan anggota kelompok tidak memiliki hak sepihak untuk memutuskan implementasi dari hasil diskusi tersebut, dan hanya sebatas untuk saling berbagi ide dan saran. b. Self-Managed Work Teams Self-Managed Work Teams merupakan kelompok yang terdiri dari 10 sampai 15 karyawan yang tidak hanya berdiskusi untuk mencari solusi yang terbaik atas suatu masalah, melainkan dapat mengimplementasikan solusi tersebut dan bertanggung jawab

atas hasil yang akan terjadi. Masalah utama jenis tim ini adalah munculnya konflik antar anggota, karena jika terjadi masalah maka para anggota akan berhenti untuk bekerja sama yang akan menurunkan performa dari kelompok tersebut. c. Cross-Functional Teams Cross-Functional Teams merupakan kelompok yang terdiri dari beberapa karyawan dari departemen yang berbeda, tetapi masih berada dalam suatu tingkat hirarki yang sama, yang berkumpul bersama untuk menyelesaikan sebuah tugas. Tim ini merupkan salah satu sarana yang paling efektif karena mengumpulkan karyawan dari berbagai departemen sehingga dapat terjadi pertukaran informasi yang kemudian akan mewujudkan suatu ide baru untuk menyelesaikan masalah yang kompleks. Namun tentu saja tim ini memiliki kelemahan di mana dibutuhkan waktu yan lama untuk berkembang terutama dalam hal mengembangkan rasa saling percaya antar anggota. d. Virtual Teams Virtual Teams merupakan tim yang menggunakan teknologi komputer untuk berkumpul dan bertemu, walaupun secara fisik tidak bertemu untuk mencapai sebuah tujuan. Kelemahan dari tim ini adalah akan berkurangnya interkasi sosial secara langsung antar anggota. Agar tim semacam ini dapat efektif, manager seharusnya memastikan: (1) terlebih dahulu bahwa rasa saling percaya telah muncul dalam tim, (2) proses berjalannya tim diawasi, (3) usaha dan produk yang dihasilkan oleh tim dipublikasikan dalam organisasi. D. Creating Effective Teams Sebelum melihat lebih dalam faktor-faktor yang berpengaruh dalam pembentukan tim yang efektif, kita perlu melihat 2 asumsi yang mendasari konsep ini, yaitu (1) model ini mengeneralisasi berbagai jenis tim dan (2) model ini mengasumsikan bahwa teamwork lebih baik daripada kerja secara individu. Dalam model ini faktor-faktor tersebut akan dikelompokkan ke dalam 3 kategori, yaitu: a. Context: What Factors Determine Whether Teams Are Successful Adequate Resources. Tim merupakan bagian dari sistem organisasi yang lebih besar sehingga setiap tim bergantung pada ketersediaan sumber daya yang berasal daru luar tim. Semakin sulit sumber daya diperoleh maka akan mengurangi kemampuan tim untuk bekerja lebih efektif Leadership and Structure. Tim tidak akan berjalan jika tidak ada orang yang bisa mengkoordinir dan memastikan bahwa semua anggota berbagi beban kerja yang sama. Kepemimpinan ini sangat dibutuhkan apalagi dalam multi-team systems, yaitu sistem di mana kelompok yang berbeda saling berkoordinasi untuk menghasilkan

hasil yang diinginkan, dengan menjadi fasiitator dan memastikan bahwa tim bekerja sama. Climate of Trust. Anggota dari tim yang efektif memiliki rasa saling mempercayai satu dengan yang lainnya. Rasa saling percaya memfasilitasi kerja sama, mengurangi keinginan untuk mengawasi anggota lainnya, dan percaya bahwa anggota lainnya tidak akan mencoba mengambil keuntungn pribadi dari anggota tim lainnya. Performance Evaluation and Reward System. Untuk membentuk tim yang lebih efektif, manager seharusnya memodifikasi cara tradisional dalam melakukan evaluasi dan pemberian reward agar lebih mencerminkan performa tim secara keseluruhan. b. Team Composition Abilities of Members. Kinerja dari sebuah tim tidak terbatas hanya penjumlahan dari usaha dari masing-masing individu, tetapi seharunya melebihi karena dalam tim individu tidak lagi bekerja sendiri tetapi bekerja bersama untuk kinerja yang lebih baik. Ada 3 macam keahlian yang dibutuhkan, antara lain: (1) technical expertise, (2) problem-solving and decision-making skills, (3) interpersonal skill. Namun beberapa penelitian menunjukkan adanya pandangan lain tentang komposisi tim dan kinerja, pertama saat menyelesaikan masalah yang kompleks, maka tim yang berisikan individu berintelektual tinggi akan berkinerja lebih dari pada tim yang dengan kemampuan teknis yang rendah. Kedua, saat tugas itu sederhana, maka tim yang dengan kemampuan lebih rendah akan berkinerja lebih baik karena tim yang berkemampuan tinggi merasa bosan dan tidak termotivasi. Ketiga, kemampuan pemimpin di mana jika pemimpinan cerdas maka ia dapat mendorong tim yang berkemampuan rendah untuk berjuang lebih baik. Personality of Members. Kepribadian seseorang akan ikut berpengaruh pada ekeftivitas dari kelompoknya. Orang yang teliti dan berhati-hati akan sangat berharga karena dapat mendukung anggota timnya dan mereka sangat pandai dalam melihat situasi di mana ia benar-benar dibutuhkan. Kepribadian buruk seseorang dalam tim, bisa saja ditirukan oleh anggota lainnya dan akan menurunkan dari kinerja tim tersebut. Allocation of Roles. Tim memiliki kebutuhan yang berbeda dan anggota seharusnya dipilih untuk memastikan bahwa berbagai macam peran terisi. Tim yang sukses adalah tim yang dapat memilih anggotanya yang dapat memainkan peran dalam kelompok berdasarkan kemampuan dan minatnya

Diversity of Members. Kunci keberhasilan dalam tim yang memiliki diversitas yang besar adalah masing-masing anggota mengkomunikasikan apa yang menjadi kekurangan dan kelebihannya dan peran pemimpin sangat penting untuk mengelola tim ini agar hasilnya optimal. Tingat dimana anggota berbagi kesamaan atribut demografis disebut organizational demography.

Size of Teams. Tim yang efektif biasanya terdiri dari 5 sampai 9 anggota saja. Terkadang manager membuat tim terlalu besar, sehingga timbul berbagai masalah, seperti koordinasi yang sulit, berkurangnya akuntabilitas tim, meningkatnya social loafing, dan ada semakin banyak anggota yang tidak bersuara.

Member

Preferences.

Dalam

memilih

anggota

tim,

manager

seharusnya

mempertimbangkan preferences bersama dengan kemampuan, kepribadina, dan keahlian. Tim yang berkinerja tinggi akan cenderung terdiri dari anggota yang memang lebih suka bekerja dalam kelompok. c. Team Process Common Plan and Purpose. Tim yang efektif memulai kerjanya dengan menganalisis misi tim, mengembangkan tujuan untuk mencapai misi, dan membuat strategi untuk mecapai tujuan. Tim yang efektif juga mencerminkan reflexivity, di mana dimungkinkan adanya penyesuaian dalam rencana utama jika diperlukan. Specific Goals. Tim yang suskes adalah tim yang mampu menerjemahkan tujuan umumnya menjadi tujuan yang spesifik, terukur, dan realistis untuk dicapai. Tujuan yang spesifik akan membantu mempertahankan fokus tim untuk mencapai tujuannya. Team Efficacy. Tim yang efektif memiliki rasa percaya diri bahwa mereka dapat menyelesaikan tugasnya. Ada 2 cara yang dapat dilakukan managemen untuk meningkatkan rasa percaya diri tm, yaitu denga membantu tim untuk meraih kesuksesan yang relatife kecil atau memberikan pelatihan kepada anggota untuk mengambangkan technical dan interpersonal skills. Mental Models. Tim yang efektif saling berbagi mental models, yaitu pengetahuan dan kepercayaan para anggota mengenai bagaimana suatu pekerjaan itu dapat diselesaikan oleh tim. Jika di antara anggota tim memiliki pandangan yang berbeda, maka cenderung akan timbul perselisihan dan akan menurunkan kinerja tim. Conflict Levels. Konflik dalam tim tidak selalu memiliki efek yang buruk, tetpi untuk konflik personal tentang hubungan interpersonal antar anggota cenderung akan membawa efek negatif. Tim yang efektif menyelesaikan masalahnya dengan mendiskusikan permasalahan tersebut untuk mencari solusi yang terbaik.

Social Loafing. Perilaku negatif seseorang dapat mempengaruhi kinerja anggota lainnya karena pembagian kontribusi yang tidak jelas dan tidak dapat diidentifikasikan. Tim yang efektif harus jelas dalam penentuan tanggung jawab apakah itu secara individu atau secara kelompok.

E. Turning Individuals into Team Players Selecting: Hiring Team Players. Kandidat sebagai anggota tim harus dapat memenuhi perannnya dalam tim dengan juga menimbang kemampuan teknisnya. Untuk kandidat yang kekurangan kemampuan untuk bekerja dalam tim, manager bisa saja memberikan pelatihan atau dipindahkan pada unit yang tidak memerlukan pembentuka tim. Training: Creating Team Players. Pelatihan ditujukan agar karyawan dapat merasakan dan mengalami kepuasan yang dirasakab dalam kerja tim. Rewarding: Providing Incentives to Be a Good Team Player. Sistem pemberian reward sebuah organisasi harus diatur ulang agar menjadi sistem yang dapat mendorong usaha untuk bekerja sama dibanding dengan rasa kompetitif antar anggota tim. F. Beware! Teams Arent Always the Answer Kerja dalam tim membutuhkan waktu dan terkadang sumber daya yang lebih besar daripada bekerja secara individual. Kerja dalam tim akan meningkatkan kebutuhan akan komunikasi, pengelolaan konflik, dan pertemuan yang harus diadakan. Keuntungan bekerja dalam tim harus melebihi biaya yang timbul, sehingga sebelum kita menetapkan untuk bekerja dalam tim nilailah cost and benefit dari keputusan yang akan diambil. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa bekerja dalam kelompok akan lebih baik daripada bekerja secara individual, antara lain: a. Can work be done better by more than one person? Indikator yang baik untuk digunakan adalah tingkat kesulitan dari pekerjaan dan kebutuhan akan pandangan yang berbeda. Tugas sederhana yang memerlukan input sederhana mungkin akan lebih baik dikerjakan sendiri. b. Does the work create a common purpose or set of goals for the people in the group that is more than the aggregate of individual goals? Indikatornya apakah dengan bekerja dalam tim hasil akhir yang muncul dapat melebihi penjumlah total hasil masing-masing individu ketika bekerja sendiri. Jika dengan bekerja tim hasil akan lebih baik dengan input yang sama, maka perkerjaa tersebut lebih baik dilakukan dalam tim agar hasil yang muncul optimal karena antara satu dengan yang lain saling berhubungan dan tidak bisa dipisahkan. c. Determine whether the members of the group are interdependent. Akan lebih baik bekerja dalam tim jika terdapat hubungan ketergantungan antara kesuksesan secara

keseluruhan dengan kesuksesan masing-masing anggota dan adanya hubungan antara kesuksesan anggota yang satu mempengaruhi kesuksesan anggota lainnya.