Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

1.0

PENGENALAN
Sebelum Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) diperkenalkan,

pekerja-pekerja dalam jabatan/organisasi menjalankan tugas berasaskan pengetahuan, pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja yang lama. Hal ini menyebabkan, terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara bekerja yang betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Keadaaan ini melambatkan penyelesaian dalam pelaksanaan sesuatu tugas. Oleh yang demikian, Sebelum Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) diperkenalkan, pekerja-pekerja dalam jabatan/organisasi mejalankan tugas berasaskan pengetahuan, pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja yang lama dan keadaaan ini melambatkan penyelesaian dalam pelaksanaan sesuatu tugas. Oleh yang demikian, MPK dan FM telah diperkenalkan. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) merupakan dua dokumen utama yang menjadi rujukan/panduan rasmi kepada pekerja-pekerja untuk

menghasilkan satu sistem kerja yang lebih berkesan dan berkualiti. Kedua-duanya adalah saling berkait. MPK mengandungi maklumat-maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan/organisasi Adalah dijangka jika MPK dan FM disediakan dengan sempurna dan dijadikan sebagai rujukan utama dalam menjalankan tugas dan tangungjawab jabatan/pejabat, Adalah dijangka jika MPK dan FM disediakan dengan sempurna dan dijadikan sebagai rujukan utama dalam menjalankan tugas dan tangungjawab jabatan/pejabat, kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat dapat dipertingkatkan.

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

Kenyataan harapan Jabatan/ pejabat

Tuju arah yang jelas Penentuan fungsi yang jelas Jabatan/ pejabat MPK Pembahagian aktiviti/ tugas antara Bahagian/ Unit yang jelas Rangkaian prosedur dan pegawai / staf bertanggungjawab yang jelas bagi setiap aktiviti Peningkatan Produktiviti jabatan/ Pejabat Peningkatan Kecekapan dan Keberkesanan Jabatan/ Pejabat

Tuju arah yang jelas Tugas dan tanggungjawab yang jelas Individu/ Jawatan Kedudukan yang jelas dalam jabatan/ pejabat Dasar- dasar/ peraturan yang jelas Prosedur/ aliran kerja yang jelas Peningkatan Kecekapan dan Keberkesanan Individu

FM

Rajah 1: Konsep Modul Prosedur Kerja dan Fail Meja

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

2.0

KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan

atau pejabat. Ia mengandungi prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas. Tujuan utama MPK adalah untuk membantu ketua-ketua jabatan melaksanakan tugas dengan bersistem. Fail Meja (FM) pula merupakan dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Ia mengandungi perincian mengenai peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) juga boleh didefinisikan sebagai satu rangkaian prosedur dan pegawai/staf bertanggungjawab yang jelas bagi setiap aktiviti. Proses kerja dalam telah memperincikan apa, siapa dan bagaimana sesuatu sistem dalam organisasi berfungsi. Melaluinya, tindakan kerja dapat dibuat dengan kemas, teratur dan bersistem.

2.1

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

MPK merupakan satu proses pendokumentasian yang sistematik dari segi susunan cara bekerja. Setiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang tidak dijalankan mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh mendatangkan kelewatan dan pembaziran masa. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat, satu cara yang sistematk perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai
3

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

dapat dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ianya dapat dijadikan sebagai bahan panduan. Dengan ini. cara bekerja yang jelas dan teratur akan dapat meningkatkan produktiviti jabatan/organisasi. 2.1.1 Kandungan Modul Prosedur Kerja 2.1.1.1 Latar Belakang Jabatan/Pejabat Latar belakang jabatan/pejabat mencatatkan sejarah seperti penubuhan tujuan dan

sesebuah

jabatan/pejabat.

Maklumat-maklumat

mtlamat jabatan/pejabat ditubuhkan serta akta atau perundangan yang berkaitan akan dikandungkan di dalam latar belakang ini. Maklumat-

maklumat di dalam latar belakang boleh dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak jabatan/pejabat. Ia juga menjadi sumber rujukan utama ke arah membentuk dan menyusun struktur, fungsi dan objektif jabatan/pejabat. Selain daripada itu maklumat-maklumat tersebut juga dapat membantu para penyelidik dan mereka yang berminat untuk mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan mengenai sesebuah jabatan/ pejabat.

2.1.1.2 Objektif Jabatan/ Pejabat Objektif jabatan/pejabat adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan/pejabat iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. Objektif jabatan/pejabat amat penting kerana ia

menjelaskan dengan tepat tujuarah jabatan/pejabat dan adalah asas bagi proses pengurusan strategik.
4

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

2.1.1.3 Tugas-tugas Utama Fungsi utama pejabat/organisasi yang menunjukkan tugas-tugas utama yang dijalankan. Fungsi utama adalah bergantung kepada jenis-jenis kegiatan sesebuah jabatan/ organisasi

2.1.1.4 Carta Organisasi Menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki.Ia sebagai rangka kerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti bagi membantu pejabat/organisasi/fakulti mencapai objektifnya.

2.1.1.5 Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti

2.1.1.6 Carta Aliran Kerja Carta aliran kerja ialah gambaran secara gambarajah ke atas tindakantindakan yang terlibat dalam satu-satu aktiviti. Ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul iaitu menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat selesai.

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

Rajah 2: Kandungan Manual Prosedur Kerja

2.2

FAIL MEJA (FM) Fail Meja berperanan untuk meningkat kecekapan dan keberkesanan tiaptiap seorang individu dalam jabatan/pejabat. Untuk tujuan ini FM dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam

jabatan/pejabat. Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap.
6

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

Tuju arah yang jelas Tugas & tanggungjawab yang jelas

INDIVIDU/ PASUKAN

FAIL MEJA
Kedudukan yang jelas dalam pejabat/jabatan Dasar/ peraturan yang jelas Prosedur/ aliran kerja yang jelas

Peningkatan kecekapan & keberkesanan individu

Rajah 3 : Konsep Fail Meja

2.2.1 Kandungan Fail Meja 2.2.1.1 Carta Organizasi Jabatan/ Unit Di dalam FM, hanya carta bahagian yang berkaitan dengan individu/pekerja sahaja yang perlu disediakan. Misalnya, jika individu itu bertugas sebagai Kerani Perkhidmatan, hanya carta Bahagian Perkhidmatan sahaja yang perlu dimasukkan dalam FMnya. Kedudukan individu ini perlu ditandakan dalam carta organisasi bahagian/unit berkenaan.

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

2.2.1.2 Senarai tugas/ kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai lain Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan tugas-tugasnya. Setiap pegawai perlu mempunyai senarai tugas bagi memaklumkan kepada pemegang jawatan mengenai tugas dan tanggungjawab, pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan.

2.2.1.3 Objektif Jabatan/ bahagian Objektif jabatan/pejabat adalah kenyataan mengenai apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan/pejabat iaitu selaras dengan matlamat penubuhannya. Objektif jabatan/pejabat amat penting kerana ia

menjelaskan dengan tepat tujuarah jabatan/ pejabat dan adalah asas bagi proses pengurusan strategik. Oleh yang demikian pengurusan atasan hendaklah membentuk objektif jabatan/pejabat masing-masing dengan baik, menjelaskannya kepada ahli-ahli dalam jabatan/ pejabat dan mempastikan objektif ini dicapai. Objektif jabatan/pejabat juga menjadi asas bagi pembentukan objektif bahagian/unit.

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

OBJEKTIF JABATAN 1.1. Memberi panduan untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai Guru Kanan Mata Pelajaran. 1.2. Membolehkan Guru Kanan Mata Pelajaran mengamalkan pengurusan yang sistematik. 1.3. Menyediakan proses-proses yang boleh diikuti dan dinilai mengikut prosedur yang jelas. 1.4. Menggerakkan pengurusan kurikulum ke arah peningkatan kecemerlangan.

OBJEKTIF BAHAGIAN / UNIT 1.5. Memberi panduan untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai Guru Kanan Mata Pelajaran. 1.6. Membolehkan Guru Kanan Mata Pelajaran mengamalkan pengurusan yang sistematik. 1.7. Menyediakan proses-proses yang boleh diikuti dan dinilai mengikut prosedur yang jelas. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. Menggerakkan pengurusan kurikulum ke arah peningkatan kecemerlangan. Menggerakkan pengurusan kegiatan kokurikulum akademik. Membantu pengurusan dan pentadbiran di sekolah. Membantu penyelarasan ICT dalam pengajaran dan pembelajaran.

Rajah 4: Contoh Objektif Jabatan dan Bahagian

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

2.2.1.4 Senarai undang-undang dan peraturan Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh pegawai-pegawai sesebuah jabatan/ pejabat. Ia merupakan peraturan-peraturan jabatan/ pejabat yang mesti dipatuhi dalam

menjalankan sesuatu aktiviti.

2.2.1.5 Carta Aliran Kerja Carta aliran kerja bagi FM seseorang pegawai hendaklah diambil daripada carta aliran yang terdapat dalam MPK bagi aktiviti yang berkaitan dengan guru berkenaan. Langkah-langkah dalam aktiviti yang melibatkan guru berkenaan perlu ditandakan. Dengan menandakan langkah langkah ini guru berkenaan akan dapat dimaklumkan mengenai tanggungjawab dan peranannya dalam menyelesaikan sesuatu aktiviti

2.2.1.6 Norma Kerja Tiap-tiap aktiviti mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh pegawai-pegawai sesebuah jabatan/ pejabat. Ia merupakan peraturanperaturan jabatan/ pejabat yang mesti dipatuhi dalam

menjalankan sesuatu aktiviti.

10

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

Bil

Jenis Kerja

Masa yang diambil

Jumlah unit yang boleh dijalankan dalam seminggu

Menghubungi PPK untuk 1. mendapatkan maklumat sukatan pelajaran 2 3. Fotostat Sukatan Pelajaran Mengagihkan sukatan pelajaran Memastikan setiap guru 4 memasukkan sukatan pelajaran dalam buku rekod mengajar 15 6 60 10 6 6 30 minit 1

Rajah 5: Contoh Norma Kerja 2.2.1.7 Senarai Tugas Harian Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktivitiaktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk. Senarai tugas harian memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan-tindakan penting lebih awal. Dengan itu dapat menggalakkan amalan pengurusan masa yang cekap dan berkesan.

11

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

2.2.1.8 Senarai semak/checklist Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu aktiviti. Kepentingannya amat ketara sekali terutama bagi aktivitiaktiviti seperti memproses permohonan, semakan keselamatan, semakan kualiti, perancangan dan kawalan pelaksanaan projek-projek

pembangunan,atau post mortem peperiksaan persediaan sebelum mengadakan mesyuarat, persidangan dan seminar, pemilihan serta pengambilan pekerja, latihan dan perancangan kemajuan kerjaya. Checklist perlu disediakan kerana ia: a. Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan sesuatu aktiviti harian; b. Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja; c. Menjadi alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam usaha menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan dan memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah; d. Menjadi semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan seperti penyediaan kertas cadangan atau yang berkaitan dengan pemprosesan.

12

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

Senarai Semak Aktiviti Kokurikulum Senarai Semak Pengurusan Persatuan Akademik (Tandakan / untuk Ya dan X untuk Tidak)

BIL. 1

TINDAKAN Menentukan tarikh masa, tempat dan agenda mesyuarat

TANDA

CATATAN

Memanggil mesyuarat

Menyediakan rancangan aktiviti

Melaksanakan aktiviti

KEBAIKKAN.. 5 Penilaian dan pemantauan

Membuat laporan

Rajah 6: Contoh Senarai Semak

2.2.1.9 Senarai Borang Konsep borang adalah seperti penerangan konsep borang dalam bahagian Kandungan MPK. Senarai borang-borang dalam FM adalah bertujuan membantu guru mengetahui borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya.

13

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

BORANG ANALISIS KEPUTUSAN UJIAN/ PEPERIKSAAN

Kumpulan : Cemerlang/Sederhana/lemah

Bil

Nama

Tingkatan

Markah

Catatan

Rajah 7: Contoh borang yang digunakan

14

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

Rajah 8: Kandungan Fail Meja

3.0

PERBEZAAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Perbezaan di antara Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.Manual Prosedur Kerja dan Fail

meja mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Oleh yang demikian jabatan/pejabat perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Prosedur Kerja adalah untuk rujukan semua pegawai atau staf. Hanya satu Manual Prosedur Kerja akan disediakan bagi satu jabatan/pejabat. Fokus utama dokumen ini adalah jabatan/pejabat dan tujuan penyediaan dan penggunaanya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan/pejabat keseluruhannya. Sementara fokus utama Fail Meja adalah individu dan tujuan penyediaan dan penggunaanya adalah untuk
15

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. Fail Meja perlu disediakan untuk semua individu atau jawatan dalam jabatan/pejabat.Manual Prosedur Kerja mengandungi 8 perkara utama iaitu Latar Belakang Jabatan/pejabat,Objektif Jabatan/pejabat, Carta Jabatan/pejabat, Fungsi-fungsi Utama Jabatan/pejabat, aktiviti-aktiviti bagi Fungsi-Fungsi Utama, Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama, Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti utama dan Senarai borang-borang yang digunakan.

Rajah 6: Perbezaan MPK dan FM

16

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

4.0

KEBAIKKAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA KEPADA ORGANISASI

Manual prosedur kerja (MPK) dan Fail Meja ( FM) adalah rangkaian prosedur

dan tanggungjawab yang jelas bagi setiap aktiviti dan tugas yang dijalankan. Kandungan yang terdapat didalamnya telah memperincikan apa, siapa dan bagaimana sesuatu sistem dalam organisasi itu berfungsi. Melaluinya tindakan kerja dapat dibuat dengan kemas, teratur dan bersistem. Terdapat pelbagai kebaikkan yang boleh diperolehi dengan mempraktikan atau mengadakan Fail Meja dan Modul Prosedur Kerja ini antaranya ialah: 4.1 Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan menjalankan tugas. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM), semua arah tuju dan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab seorang pegawai sangat jelas dari segi peranan, posisi dan kuasanya dalam melaksanakan tugas. Ini bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam landasan yang betul kerana terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Justeru itu, kes-kes kesilapan operasi dan perundangan dapat dielakkan.

4.2

Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. Terdapat carta organisasi bahagian atau unit bagi menunjukkan aktiviti yang dijalankan oleh jabatan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bertindak sebagai alat latihan bagi pegawai yang baru
17

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

bertugas

atau

pegawai

yang

mengganti

tugas,

ini

akan

memudahkan mereka dengan hanya merujuk kepada Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM). Dengan ini, pegawai berkenaan tidak perlu mengambil masa untuk dilatih atau dibimbing.

4.3

Dapat menunjukkan tindakan tepat dalam aliran kerja. Dengan aliran kerja yang teratur dan mantap, seorang pegawai dapat membuat sesuatu keputusan tindakan dengan mudah. Dengan ini, sesuatu masalah dapat diatasi dengan kadar yang segera, lengkap dan tepat.

4.4

Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan. Dengan proses Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM), standard kerja telah ditetapkan. Oleh itu, sebarang permasalahan dari segi pertindihan maklumat, pembaziran masa dan tenaga serta masalah dapat dielakkan. Hal ini disebabkan setiap kerja yang dilakukan adalah merujuk kepada aliran pemprosesan atau kerja yang disimpan dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM). Selain itu, dapat mewujudkan keseragaman kerja dalam sesuatu jabatan.

18

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

4.5

Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain. Penetapan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian tugas yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan atau pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan atau pejabat berkenaan jelas dengan tanggungjawab masing-masing dengan tepat dan mengetahui tugas di setiap unit atau bahagian atau individu yang telah diberikan.

4.6

Mewujudkan keseragaman dalam menjalankan kerja. Melalui Manual Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), setiap pekerja dapat menjalankan kerja disebabkan wujudnya senarai tugas bagi bagi jabatan atau pejabat. Dengan adanya Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), pekerja-pekerja dapat menjalankan tugas dengan mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan jelas dalam bidang kuasa masing-masing.

4.7

Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara-cara menjalankan kerja. Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), dapat mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang kerana

mempunyai senarai tugas dan tanggungjawab individu dalam jabatan atau pejabat.

19

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

4.8

Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan. Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), akan membantu kerja penyeliaan supaya dapat mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seorang pegawai. Secara langsung

memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat.

5.0

RUMUSAN Kesimpulannya, Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM) adalah dua dokumen

yang amat penting yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau pejabat yang boleh digunakan sebagai rujukan rasmi serta alat pengurusan yang dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti sesebuah jabatan atau pejabat. Melalui proses kerja yang ditunjukkan secara terperinci dan menyeluruh dapat membantu bukan sahaja kepada individu malah dapat membantu organisasi mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

20

Kebaikkan Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja

RUJUKAN

Hjh Halijah Hj Sawal. (2009). Fail Meja & Manual Prosedur Kerja. Universiti Teknologi Malaysia

Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) (2005). Manual Prosedur Kerja/ Fail Meja. Diperolehi pada April 15 2012 daripada www.Scribd.com

Kerajaan Malaysia (1991). Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja & Fail Meja. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8

21