72

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI

3.1

Gambaran Umum Perusahaan PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir atau JNE berdiri pada tahun 1990 memulai

kegiatan usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan impor kiriman barang / dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia. Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasionalnya dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (ACCA) yang berpusat di Hongkong yang kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah sampai ke seluruh dunia. Saat ini, JNE yang didukung oleh lebih dari 1000 karyawan dan lebih dari 531 gerai yang tersebar luas di Indonesia, melayani pengiriman cepat, penanganan distribusi di Indonesia. Lewat situs yang efektif dan efisien, JNE juga memberi kemudahan akses atas informasi seputar layanan JNE. Kehandalan JNE juga telah dibuktikan dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan serta sertifikasi ISO 9001:2000 atas jasa layanan yang telah diberikan.

73

3.1.1

Riwayat Perusahaan Perkembangan negara Indonesia ke arah yang positif membawa dampak

pertumbuhan ekonomi yang positif pula. Pertumbuhan yang kian merata membuat jasa pengiriman dibutuhkan hingga sampai ke pelosok pelosok tanah air. Permintaan yang besar akan jasa pengiriman terbukti dengan semakin bertambahnya jumlah perusahaan jasa pengiriman di Indonesia yang melayani pengiriman barang baik lokal maupun internasional. PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir atau JNE merupakan perusahaan express yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman paket atau dokumen domestik dan internasional yang telah berpengalaman selama lebih dari 15 tahun yang didukung oleh 1000 karyawan dan lebih dari 531 gerai yang tersebar luas di Indonesia, melayani pengiriman cepat, serta distribusi di Indonesia. JNE juga merupakan salah satu perusahaan express pertama yang online pada 72 titik yang tersebar di seluruh Indonesia. Untuk memperkuat layanannya. JNE sedang melakukan pengembangan dalam hal teknologi. Online Connection merupakan salah satu dari pengembangan yang akan didapat oleh customer JNE di seluruh Indonesia. Diharapkan pada tahun 2009 proyek pengembangan ini sudah dapat dirasakan oleh seluruh customer JNE. Dalam memperluas usahanya, JNE memberikan kesempatan bagi setiap orang untuk bekerjasama dengan cara membuka waralaba JNE.

74

3.1.2

Visi Perusahaan M enjadi perusahaan dengan standar internasional di bidang jasa distribusi yang

mampu melayani kebutuhan segenap lapisan masyarakat dan dapat diterima menjadi tuan rumah di negeri sendiri. 3.1.3 Misi Perusahaan M emadukan jasa pengiriman, kepabeanan, pergudangan, pendistribusian dalam satu sistem yang terintegrasi secara efektif dan fleksibel. M endayagunakan jaringan dan infrastruktur yang dimiliki sebagai kontribusi pada proses perputaran roda ekonomi dengan didukung SDM yang professional dan memiliki integritas moral yang tinggi. M emanfaatkan perkembangan teknologi informasi secara tepat guna. M endorong pertumbuhan usaha dalam rangka mencapai kesejahteraan karyawan dan senantiasa meningkatkan tanggung jawab sosial.

75

3.1.4

S truktur Organisasi

Gambar 3.1 S truktur Organisasi Tiki JNE 3.1.5 Tugas dan Wewenang

1. Presiden Komisaris dan Komisaris Komisaris mewakili pemegang saham dalam mengawasi dan memberi arahan kepada Direksi sejalan dengan strategi yang ditetapkan perseroan. Tugas dan wewenang : M engawasi kebijakan dalam pelaksanaan operasional perseroan, laporan audit, dan tindak lanjut temuan audit.

76

M eyakini bahwa pengelolaan perusahaan telah dijalankan sebagaimana mestinya sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

M enyelenggarakan rapat sekurang-kurangnya satu bulan sekali.

2. Preside Direktur Tugas dan Wewenang : M emimpin perusahaan secara keseluruhan menyangkut fungsi-fungsi

perusahaan, dan membina serta mengarahkan jajaran dibawahnya untuk mencapai tujuan perusahaan. Bertanggung jawab langsung kepada Presiden Komisaris yang ditunjuk oleh Rapat Umum Pemegang Saham dalam penyelenggaraan perusahaan dan membawahi serta mengkoordinir kegiatan perusahaan bersama para Direktur dan jajaran dibawahnya. 3. Direktur Keuangan Tugas : Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan yang meliputi seluruh kegiatan keuangan berupa analisis arus masuk dan keluarnya uang. Wewenang : M engkoordinasi pengeluaran dan pendapatan perusahaan.

77

M engontrol dan mengelola semua kegiatan akutansi yang ada. M enetapkan dan melaksanakan kebijaksanaan dalam sistem prosedur akutansi.

4. Direktur Eksekutif Tugas dan wewenang : Direktur Eksekutif bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana strategi dan kebijakan-kebijakan organisasi mengatas-namakan Rapat Umum Anggota. Direktur Eksekutif bersama-sama dengan kelengkapan Direktur dari Divisi lainnya bertugas melaksanakan tata laksana organisasi. Bekerja sama dengan Direktur pada divisi lainnya membuat visi strategis yang sejalan dengan tujuan organisasi, dan mengarahkan sumber daya organisasi untuk mencapai visi tersebut. M embuat sebuah agenda kerja yang efektif dan memastikan pemenuhan kinerja dievaluasi secara berkesinambungan. Penanggung jawab tertinggi prosedur dan proses administrasi organisasi untuk melaksanakan secara bertanggung jawab sumber daya perusahaan baik dalam bentuk sumber daya manusia maupun finansial, secara efektif dan efisien.

78

5. Direktur M arketing Tugas : Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur dan mengkoordinir General Manajer Operasional (Marketing and Administration Division). M elaksanakan tugas, tanggung jawab serta kewajiban dan kewenangan sebagaimana dalam tugas, kewajiban dan wewenang Direktur. Berkewajiban membina manajer dalam melaksanakan kepemimpinan

perusahaan, menjunjung tinggi rasa saling menghormati dan menghargai serta memupuk semangat kerja yang tangguh. M engawasi segala usaha pencapaian sasaran usaha yang telah ditentukan dalam Rapat Umum Pemegang Saham termasuk di dalamnya koordinasi untuk mencapai sasaran bagian-bagian penting perusahaan. M erencanakan penggarisan arah kebijaksanaan perusahaan sebagai implementasi rencana pengembangan perusahaan yang telah ditetapkan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. M emberikan pengarahan tentang pengendalian kegiatan perusahaan sehingga tercapai hasil usaha yang optimal. M engadakan penilikan dan tindakan preventif-represif yang diperlukan untuk kepentingan pengamanan perusahaan. M emberikan pengarahan dan mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja anggaran belanja dan pendapatan tahunan.

79

Berhak dan berwenang untuk mewakili perusahaan secara langsung di dalam/luar pengadilan.

Direktur M arketing memimpin rapat pimpinan dan staff yang diadakan secara berkala maupun yang diadakan pada waktu-waktu tertentu.

M endelegasikan wewenang kepada M anajer, apabila berhalangan hadir ataupun dalam perjalanan dinas luar kota/negeri.

6. Direktur Operasional Direktur Operasional bertanggung jawab dalam penerapan sistem operasional yang efektif dan pemeliharaannya agar sesuai dengan persyaratan yang diatur dalam prosedur operasional. Berhubungan dengan aktivitas penilaian, pengawasan uji kompetensi dan Auditor, Penguji, Perumus dan Tenaga Ahli serta kegiatan administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia Direktur Operasional juga mengawasi kinerja dari divisi operasional antara lain : a. IT Senior Manager Tugas : Bertanggung jawab terhadap Departemen IT (Manager) dibawahnya dan memastikan fungsi dan tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya.

80

M enyeimbangkan pola hubungan yang terjadi antar Departemen IT dibawahnya sehingga dapat tercipta iklim kompetisi yang sehat dan mendukung tumbuh kembangnya inovasi.

M elaporkan program kerja secara berkala kepada Direktur Operasional Wewenang :

M engembangkan menyusun strategi dan rencana IT untuk jangka pendek, menengah, dan panjang yang berdasarkan strategi dan rencana perusahaan dalam mencapai sasaran usaha.

M enganalisa

dan

mengkaji

perkembangan

teknologi

informasi

serta

pengaruhnya ke industri dan bidang usaha berkecimpung, untuk menjadi landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi pengembangan IT untuk perusahaan. M enyajikan informasi yang akurat kepada Top Management tentang kondisi perusahaan. M engamankan informasi sebagai aset perusahaan dari serangan yang tidak bertanggung jawab. M emahami teknologi informasi terkini berikut perkembangannya ke depan guna antisipasi dalam penetapan strategi perusahaan dari perspektif Learning and Growth. M engkoordinir Departemen IT (Manager) dalam penyusunan anggaran Departemen IT.

81

M engontrol penggunaan dan realisasi anggaran dari Departemen IT, untuk memastikan efektifitas dan efisiensinya.

M engkordinir perencanaan, pelaksanaan proyek IT dan pencapaian target penyelesaian dengan tepat waktu.

b. IT Planning and Development Manager Tugas : Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembangan Database & Sistem Aplikasi IT yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Bertanggung jawab terhadap kinerja Supervisor dibawahnya, dan memastikan fungsi dan tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya. M enyeimbangkan pola hubungan yang terjadi antar Supervisor dibawahnya sehingga dapat tercipta iklim kompetisi yang sehat dan mendukung tumbuh kembangnya inovasi. M elaporkan program kerja secara berkala kepada Senior Manager IT dan Direktur Operasional. Wewenang : M emantau aktivitas pekerjaan yang berkenaan pengembangan dan pemeliharaan Database dan Sistem Aplikasi IT yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan. M enjaga kerahasiaan sistem informasi perusahaan.

82

M enyusun rencana dan anggaran untuk pengembangan Database dan Sistem Aplikasi IT yang sesuai dengan pedoman dan program kerja perusahaan.

M embina dan memotivasi staff di departemennya agar dapat mempertahankan dan meningkatkan akurasi dan produktifitas kerja.

M emastikan tugas dan fungsi dari supervisor sampai staff di departemen-nya berjalan sebagaimana mestinya.

M embuat dan mengusulkan pelaksanaan program kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

M enyusun konsep kerjasama dengan para vendor IT secara win-win solution sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

M elakukan kerjasama dengan pihak purchasing dalam rangka pengadaan perangkat lunak (software) untuk keperluan pembangunan Sistem Aplikasi IT yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan.

M engawasi administrasi di departemennya secara tertib termasuk pengeluaran biaya berdasarkan anggaran yang telah ditetapkan.

M enyeleksi, merekomendasikan dan memberikan pelatihan yang tepat kepada staff IT di departemen-nya.

M engikuti perkembangan Teknologi Informasi terkini, sebagai langkah penerapan secara tepat guna

83

c. IT Strategy and Planning Supervisor Tugas : M embantu atau memberikan masukan kepada Senior Manager IT dalam mengembangkan dan menyusun strategi dan rencana IT untuk jangka pendek, menengah, dan panjang yang berdasarkan strategi dan rencana perusahaan dalam mencapai sasaran usaha. M embantu atau memberikan masukan kepada Senior Manager IT dalam menganalisa dan mengkaji perkembangan dan trend teknologi informasi serta pengaruhnya ke industri dan bidang usaha berkecimpung, untuk menjadi landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi pengembangan IT untuk perusahaan. Wewenang : M elakukan survey secara berkala terhadap manfaat yang diperoleh oleh user setelah pelaksanaan implementasi sistem aplikasi. M elakukan survey secara berkala terhadap penerapan sistem aplikasi di perusahaan-perusahaan sejenis bidang usahanya. M engukur dan menganalisa key performance indicator dari dampak penerapan sistem aplikasi terhadap perusahaan. Berkoordinasi dengan bagian-bagian IT yang lainnya, dalam penyusunan strategi dan perencanaan IT yang sesuai dengan kondisi terkini..

84

M embantu atau memberikan masukan kepada Senior Manager IT dalam menyusun strategi implementasi sistem IT dengan memperhatikan dan mempertimbangkan waktu dan biaya yang efektif dan efesien.

M embantu atau memberikan masukan kepada Senior Manager IT dalam menyusun master plan pengembangan IT ke depan.

M emastikan pengembangan IT sesuai dengan Master Plan yang telah disetujui oleh Top Management.

M embuat laporan bulanan kepada Senior Manager IT terkait tentang progress kerja yang dilaksanakan.

M engikuti berbagai acara seminar trend perkembangan ICT (Information Communication Technology), sebagai bahan untuk penyusunan rencana pengembangan dan penerapan IT yang tepat guna.

d. IT Application and Development Supervisor Tugas : Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pemeliharaan dan pengembangan sistem aplikasi yang digunakan untuk mendukung bisnis perusahaan. M engembangkan keahlian anggotanya di bidang pengembangan aplikasi, mulai dari desain aplikasi, administrasi aplikasi, change management, dan lain-lain. M emastikan tugas dan fungsi coordinator dan staff kerja di dibawah tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya

85

M enyusun sistem operasi dan prosedur sesuai dengan proses kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Wewenang :

M engkoordinasi

para

programmer

(Application

Developer)

dalam

membuat/mengembangkan sistem aplikasi sesuai dengan rancangan yang telah disusun oleh system analyst. M emelihara sistem aplikasi yang sudah digunakan dengan baik. M emastikan sistem aplikasi yang telah dibangun, berjalan dengan stabil. Bekerjasama dengan System Analyst dan Database administrator dalam membangun sistem aplikasi. Bekerjasama dengan System Analyst dan Database Adminsitrator, melakukan uji coba kelayakan sistem aplikasi. Bekerjasama dengan Departemen IT Infrastructure & Operational, melakukan uji coba dan pilot project sistem aplikasi. Berkoordinasi dengan Departemen IT Infrastructure & Operational, menyusun agenda dan jadwal pelaksanaan implementasi sistem aplikasi. M embuat laporan bulanan kepada IT Planning and Development Manager terkait, tentang kondisi sistem aplikasi dan progress kerja yang dilaksanakan. M engikuti trend perkembangan IT terkini

86

e. IT System Analyst and Database Administrator Supervisor Tugas : M emastikan fungsi System Analyst dan Database Administrator dibawahnya berjalan sebagaimana mestinya. Tugas Utama System Analyst adalah merencanakan dan merancang

pembangunan sistem aplikasi yang akan digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Tugas Utama Database Administrator adalah bertanggung Jawab terhadap perencanaan, pemeliharaan dan pengembangan Database dengan

memperhatikan syarat dan ketentuan antara lain : Konsistensi data di dalam database Data yang terdefinisi dengan jelas Data yang diakses sesuai dengan kebutuhan user Keamanan data dan kontrol recovery (dapat diselamatkan dalam kondisi darurat) M engembangkan keahlian anggotanya di bidang database, mulai dari desain database, administrasi database, data warehousing, data mining, dan lain-lain. M emastikan tugas dan fungsi koordinator dan staff kerja di dibawah tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya. M enyusun sistem operasi dan prosedur sesuai dengan proses kerja yang menjadi tanggung jawabnya.

87

Wewenang :

System Analyst : Bisnis perusahaan (Business Core) M erancang sistem aplikasi yang sesuai dengan kegiatan administrasi perusahaan (Office Automation) M embuat Sistem Operasi dan Prosedur yang akan dipakai implementor dan diterapkan oleh user. Bekerja sama dengan application developer dalam penyusunan dokumen teknik dan buku panduan penggunaan oleh user. M enguji dan menganalisa kelayakan sistem aplikasi sebelum implementasi.

Database Administrator : M erancang struktur database sesuai dengan rancangan yang telah disusun oleh system analyst. M emelihara database yang sudah berjalan dengan baik. M erencanakan alur data yang baru atau merevisi database yang sudah digunakan oleh sistem aplikasi. Bekerjasama dengan application developer untuk melakukan uji coba sistem aplikasi yang telah dibangun. M engelola akses user ke database server (permissions & privileges). M enyusun dokumen database mencakup standar, prosedur dan definisi data.

88

M emastikan Data storage berfungsi sebagaimana mestinya. M emastikan prosedur backup & recovery berfungsi sebagaimana mestinya. Bekerjasama dengan bagian Hardware System dalam melakukan instalasi atau upgrade Server database.

Bekerjasama dengan Departemen IT Infrastructure & Operational bagian Hardware System dalam melakukan instalasi atau upgrade Network Attach Storage (NAS).

Bekerjasama dengan Application Developer (programmer), Departemen IT Infrastructure & Operational bagian Hardware System, baik pada waktu implementasi maupun perubahan system.

M embuat laporan bulanan kepada IT Planning and Development Manager terkait tentang kondisi Database dan progress kerja yang dilaksanakan.

f.

M engikuti perkembangan IT terkini. IT Infrastructure and Operational Manager Tugas :

Bertanggung jawab atas pengembangan Infrastruktur IT dan kelancaran operasional IT untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan.

Bertanggung jawab terhadap

kinerja Sub Departemen IT (Supervisor)

dibawahnya, dan memastikan fungsi dan tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya.

89

M enyeimbangkan pola hubungan yang terjadi antar Sub Departemen IT (Supervisor) dibawahnya sehingga dapat tercipta iklim kompetisi yang sehat dan mendukung tumbuh kembangnya inovasi.

M elaporkan progress program kerja secara berkala kepada Senior Manager IT dan Direktur Operasional Wewenang :

M emantau aktivitas pekerjaan yang berkenaan pengembangan dan pemeliharaan Infrastruktur dan Operasional IT perusahaan baik di kantor pusat maupun kantor cabang / perwakilan.

M enjaga kerahasiaan sistem informasi perusahaan. M embina dan memotivasi staff di departemen-nya agar dapat mempertahankan dan meningkatkan akurasi dan produktifitas kerja.

M emastikan tugas dan fungsi dari supervisor sampai staff di departemen-nya berjalan sebagaimana mestinya.

M embuat dan mengusulkan pelaksanaan program kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

M engusulkan dan mempersiapkan sarana dan pra-sarana IT yang akan digunakan oleh perusahaan.

M enyusun konsep kerjasama dengan para vendor IT secara win-win solution sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

90

M elakukan kerjasama dengan pihak purchasing dalam rangka pengadaan perangkat keras (hardware) dan lunak (software) untuk keperluan sarana dan pra-sarana IT yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan.

M engawasi administrasi di departemennya secara tertib termasuk pengeluaran biaya berdasarkan anggaran yang telah ditetapkan.

M enyeleksi, merekomendasikan dan memberikan pelatihan yang tepat kepada staff IT di departemen-nya.

M engarahkan dan mengkordinir penciptaan manajemen pelayanan IT yang efektif kepada seluruh end-user.

M engikuti perkembangan Teknologi Informasi terkini, sebagai langkah penerapan secara tepat guna

g. IT Network and Security Supervisor Tugas : Bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan Jaringan Komunikasi (LAN/Local Area Network, WAN/Wide Area Network, Voip, Network Security, dan NM S /Network Management System). M engembangkan keahlian anggotanya di bidang jaringan, mulai dari desain jaringan, administrasi jaringan, network security, dan lain-lain. M emastikan tugas dan fungsi koordinator dan staff kerja di dibawah tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya.

91

M enyusun sistem operasi dan prosedur sesuai dengan proses kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Wewenang :

Lingkup perangkat jaringan dan area yang menjadi tanggung jawabnya adalah : Switch, Router, Voip, Proxy Server, Firewall, NMS, Bandwith Management, Jaringan Kabel LAN, NM S/Network Management System dan hardware pendukung lainnya di datacenter (S.Parman), Kantor Pusat, Kantor Operasional, Cabang, Agen Utama dan Perwakilan.

M elakukan inventarisasi seluruh perangkat jaringan secara berkala. M ensupervisi pelaksanaan instalasi dan implementasi perangkat jaringan sampai berjalan dengan baik.

M enerapkan topologi jaringan baru untuk meningkatkan perfomance jaringan. M enyusun policy atau aturan end-user akses di dalam pembangunan Network Secuirty System.

M engawasi dan melakukan permintaan suku cadang perangkat jaringan. Berkoordinasi dengan perusahaan penyedia layanan link vpn-ip dalam persiapan aktivasi di lokasi JNE yang akan online.

Berkoordinasi dengan Departemen IT Development and Planning dalam rangka implementasi system.

M engkoordinasi IT Staff Cabang dalam kegiatan pemeliharaan jaringan komunikasi di seluruh Cabang JNE.

92

M embuat laporan bulanan kepada IT Operational and Infrastructure Manager terkait tentang kondisi performance link dan perangkat jaringan dan progress kerja yang dilaksanakan.

M engikuti perkembangan IT terkini.

h. IT Hardware System Supervisor Tugas : Bertanggung jawab atas pengembangan Hardware dan Operating System yang digunakan untuk Database, Sistem Aplikasi dan aplikasi lainnya yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan (Server, NAS/DataStorage, SMS/Server Management System dan hardware pendukung lainnya). M engembangkan keahlian anggotanya di bidang hardware dan OS/Operating system, mulai dari pemilihan sistem komputer, server, administrasi server, konfigurasi sistem hardware, pemilihan sistem operasi, administrasi sistem operasi, konfigurasi sistem operasi, dan lain-lain. M emastikan tugas dan fungsi koordinator dan staff kerja di dibawah tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya. M enyusun sistem operasi dan prosedur sesuai dengan proses kerja yang menjadi tanggung jawabnya.

93

Wewenang : Lingkup perangkat server dan area yang menjadi tanggung jawabnya adalah : Server Operasional MyOrion, Email Server, Web Server, FTP Server, NAS/storage dan Server pendukung yang lainnya di ruang Server Data Center (S.Parman). M elakukan inventarisasi seluruh perangkat hardware Server beserta

OS/Operating System dan konten yang terpasang secara berkala. M enyusun jadwal kerja bersama koordinator dan men-supevisi pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan perangkat server dan data storage. M enyusun policy atau aturan end-user akses ke server. Sebagai System Administrator untuk user-user email, jne chat. M ensupervisi kegiatan Instalasi dan konfigurasi Operating System di Server. M ensupervisi kegiatan upgrade server untuk meningkatkan performance. M engawasi dan melakukan permintaan suku cadang perangkat server. Berkoordinasi dengan Depatermen IT Planning and Development dalam rangka implementasi system. M embuat laporan bulanan kepada IT Infrastructure and Operational Manager terkait tentang kondisi hardware system dan progress kerja yang dilaksanakan. M engikuti perkembangan IT terkini.

94

i. IT Helpdesk Supervisor Tugas : Bertanggung jawab atas IT Services (pelayanan IT kepada end-user) dalam menggunakan sistem aplikasi tetap efektif dan memuaskan. M enangani permasalahan di tingkat pertama atau berfungsi sebagai Single Point of Contact untuk permintaan layanan dan permintaan bantuan dari end-user (pengguna). M emastikan tugas dan fungsi koordinator dan staff kerja di dibawah tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya. M enyusun sistem operasi dan prosedur sesuai dengan proses kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Wewenang : Lingkup pengelolaan end-user dan area yang menjadi tanggung jawabnya adalah seluruh end-user / pengguna program aplikasi MyOrion, email , JNE Chat dan program aplikasi pendukung lainnya di area Kantor pusat, operasional, cabang, agen utama dan perwakilan Bertanggung jawab untuk administrasi user, password, penambahan user, penghapusan user, administrasi software, hak akses, email account dan internet account. M ensupervisi kegiatan user support antara lain:

95

M enjawab telepon bantuan dan menggunakan teknis penemuan permasalahan tingkat pertama untuk memecahkan masalah.

Bila tidak dapat memecahkan masalah di tingkat pertama, helpdesk ini harus dapat mengklasifikasi permasalahan dan meneruskannya ke tim teknis yang terkait dengan masalah dibawah kendali supervisor teknis (Networking, Hardware System, Database Administrator Application System).

M embantu user apabila mendapatkan masalah penggunaan program sistem aplikasi MyOrion.

M embantu user melaksanakan rencana kontingensi apabila terjadi gangguan komunikasi Online.

M emberikan edukasi kepada end-user dalam menggunakan program aplikasi MyOrion dengan baik dan mudah.

M enyediakan dukungan email. M emberikan arahan tentang perubahan yang berkaitan dengan perubahan aplikasi atau konfigurasi system.

M ensupervisi kegiatan update tariff ke master data di datacenter. M ensupervisi kegiatan backup data secara berkala (2x dalam sehari). M ensupervisi kegiatan sosialisasi implementasi program aplikasi baru ke seluruh end-user.

M emastikan keberadaan layanan untuk menjamin SLA (7 x 24 Jam).

96

M enjaga hubungan dengan semua user sampai masalah tersebut dapat diselesaikan dan selalu menginformasikan statusnya..

M embuat laporan bulanan kepada IT Infrastructure and Operational Manager terkait tentang kegiatan user support/helpdesk dan progress kerja yang dilaksanakan.

M engikuti perkembangan IT terkini.

j. IT Technical Support Supervisor Tugas : Bertanggung jawab atas pemeliharaan seluruh perangkat PC desktop berserta kelengkapannya, baik yang digunakan oleh end-user maupun yang terpasang. M enangani permasalahan yang terjadi pada PC desktop yang digunakan oleh end-user sehingga kegiatan end-user tetap terjaga dengan baik. M emastikan tugas dan fungsi koordinator dan staff kerja di dibawah tanggung jawabnya berjalan sebagaimana mestinya. M enyusun sistem operasi dan prosedur sesuai dengan proses kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Lingkup perangkat PC dekstop end-user dan area yang menjadi tanggung jawabnya adalah : PC Computer, Printer, Scanner dan perlengkapannya di area Kantor Pusat , Kantor Operasional (S.Parman, Intracity, Biak, Tomang 3) & Kantor Perwakilan DKI. M ensupervisi kegiatan technical support seperti :

97

M erespon pengaduan user melalui tim helpdesk. M emastikan standby server (personal oracle) di area tanggung jawabnya sebagai rencana kontingensi dalam kondisi bekerja dengan baik.

M emberikan edukasi kepada end-user dalam menggunakan deskstop (PC) dengan baik dan mudah

M elakukan inventarisasi seluruh perangkat dekstop end-user secara berkala. M enyusun jadwal kerja bersama koordinator dan mensupervisi pelaksanaan pemeliharaan.

M embersihkan software-software yang tidak perlu diinstall di PC end-user secara berkala (1X dalam seminggu).

M embersihkan virus apabila ditemukan di PC end-user atau dilakukan secara berkala (1X dalam seminggu).

M elakukan kegiatan fisik /pembersihan perangkat PC dekstop end-user secara berkala (1X dalam sebulan).

M embantu koordinator dan staff dalam penyelesaian permasalahan, jika diperlukan.

M engawasi dan melakukan permintaan suku cadang PC dan perlengkapannya. M embuat laporan bulanan kepada IT Infrastructure and Operational Manager terkait tentang laporan masalah pada PC & perlengkapanya dan progress kerja yang dilaksanakan.

M engikuti perkembangan IT terkini.

98

3.2

Prosedur yang Sedang Berjalan Berikut ini adalah prosedur Helpdesk dan Jaringan yang sedang berjalan pada PT

Tiki JNE 3.2.1 Prosedur Helpdesk Tiki JNE Saat ini belum terdapat aplikasi yang dapat membantu kantor cabang perwakilan atau agen-agen dalam menggunakan sistem aplikasi yang sudah berjalan. Seperti JNE Chat Room, Aplikasi MyOrion, dan lain-lain.

Gambar 3.2 Flowchart Helpdesk yang sedang berjalan

99

3.2.2

Prosedur Jaringan yang Sedang Berjalan pada Tiki JNE PT Tiki JNE memiliki empat jaringan yang terletak pada kantor pusat dan kantor

cabang. Pada gambar 3.3 di bawah ini menggambarkan koneksi jaringan PT Tiki JNE.

100

Gambar 3.3 Topologi Jaringan yang sedang berjalan pada Tiki JNE

101

Kantor pusat yang terletak di Jalan S.Parman berhubungan secara langsung dengan Kantor Cabang Tomang 3, Kantor Cabang Biak, Kantor Cabang Intracity, dan Kantor Cabang Perwakilan di seluruh Indonesia sebagai berikut : Kantor Pusat S.Parman - Kantor Cabang Tomang

Jaringan kantor ini saling terhubung dengan menggunakan dua buah router pada masing-masing kantor melalui koneksi Fiber Optic 10 M bps. Alasan utama menggunakan Fiber Optic dinilai dari jarak Kantor Pusat S.Parman dengan Kantor Cabang Tomang yang dekat, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak terlalu mahal dengan kualitas transfer data yang lebih cepat. Kantor Pusat S.Parman - Kantor Cabang Biak

Jaringan kantor ini saling terhubung dengan menggunakan dua buah router pada masing-masing kantor melalui koneksi VPN-M PLS yang disediakan oleh Lintas Arta. Alasan utama menggunakan VPN-M PLS adalah Pusat S.Parman dengan Kantor Cabang Biak yang cukup jauh, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak terlalu mahal dengan kualitas transfer data yang cepat dan penggunaan VoIP dengan lancar. Kantor Pusat S.Parman - Kantor Cabang Intracity

102

Jaringan kantor ini saling terhubung dengan menggunakan dua buah router pada masing-masing kantor melalui koneksi VPN-M PLS yang disediakan oleh PT Telkom Indonesia Alasan utama menggunakan VPN-M PLS adalah Pusat S.Parman dengan Kantor Cabang Intracity yang cukup jauh, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak terlalu mahal dengan kualitas transfer data yang cepat dan penggunaan VOIP dengan lancar. Kantor Pusat S.Parman - Kantor Perwakilan yang tersebar di seluruh Indonesia

Jaringan kantor ini saling terhubung dengan menggunakan koneksi VPN Instant Telkom melalui VPN concentrator (router Juniper) yang diletakkan pada kantor Telkom.Router Juniper tersebut melakukan authentication melalui aplikasi Radl Radius Server yang ada pada kantor pusat S.Parman. Aplikasi Radl Radius Server ini dijalankan pada Windows Server 2003 Service Pack 2. Aplikasi yang berjalan pada sisi server : Radl Radius Server JNE Chat Room server

Setelah pengguna VPN Instant terhubung maka pengguna VPN dapat mengakses resource yang ada pada jaringan lokal PT.Tiki JNE seperti : Aplikasi JNE Chat Room yang terletak pada IP 192.168.0.12

103

Aplikasi MyOrion yang terletak pada IP : o 192.168.0.22 o 192.168.0.23 o 192.168.0.24

3.3

Web Server yang terletak pada IP 192.168.0.19 Mail Server yang terletak pada IP 192.168.0.20

Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan hasil analisis dari wawancara secara langsung dengan narasumber,

survei lapangan dan pengujian jaringan yang berhubungan dengan proses bisnis yang berjalan pada perusahaan, maka dapat dijabarkan bahwa terdapat masalah utama yaitu : a. M asalah pada jaringan dalam penggunaan VPN Instant pada PT. Telkom memiliki banyak kekurangan, yakni : Biaya penggunaan untuk user mahal, yakni Rp 200.000 per user. Sedangkan user akan terus bertambah seiring berjalannya program online connection. Jika ingin menambah, mengubah, dan menghapus user VPN instant, harus mengkonfirmasi pihak PT.Telkom. Hal ini memakan waktu yang lama, karena perubahan user hanya dapat dilakukan pada awal bulan.

104

Tidak ada pencatatan log yang tersimpan, sehingga mempersulit supervisor bagian Network & Security untuk melakukan pengontrolan pada user tersebut.

b. M asalah pada bagian Helpdesk Proses yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan rumit, karena bagian helpdesk harus menyampaikannya ke bagian yang terkait (Network Support, Technical Support, Application Support) dengan menyambungkan line telephone. Tidak ada pencatatan dari kumpulan pertanyaan yang sudah terjawab Karena setiap pertanyaan dijawab secara lisan tanpa bukti tertulis. Sulit mendeskripsikan masalah yang ada, karena tidak bisa mengirim file atau screenshot masalah yang dimaksud. 3.4 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan masalah-masalah tersebut, PT. Tiki JNE meminta bantuan untuk merancang sebuah sistem jaringan komputer dan aplikasi yang dapat memecahkan masalah tersebut. 3.4.1 Usulan Pemecahan Masalah Jaringan Untuk mendapatkan teknologi yang cocok diimplementasikan pada PT. Tiki JNE, telah dibandingkan beberapa teknologi WAN berdasarkan kebutuhan perusahaan.

105

Tabel 3.1 Tabel Perbandingan antar teknologi WAN berdasarkan kebutuhan user Teknologi Leased Line Frame Relay X.25 ATM VPN ISDN DSL Cable Konektivitas Permanen Permanen Permanen Permanen Tidak Permanen Tidak Permanen Permanen Permanen Tinggi Tinggi M enengah Tinggi M enengah M enengah Tinggi-M enengah Tinggi-M enengah Biaya

Keterangan : dimana warna merah menunjukkan ketidaksesuaian dengan kebutuhan user Dari tabel di atas, terlihat bahwa kandidat teknologi WAN yang cocok untuk diimplementasikan pada PT. Tiki JNE adalah Teknologi ISDN dan VPN karena kantor perwakilan cabang tidak selalu terkoneksi ke kantor pusat selama 24 jam melainkan hanya dibutuhkan pada saat ingin melakukan pengiriman data ke kantor pusat melalui aplikasi My Orion yang terdapat pada kantor pusat. Berikut ini adalah tabel perbandingan antar kandidat teknologi WAN yang cocok diimplementasikan pada PT Tiki JNE dilihat dari segi biaya.

106

Tabel 3.2 Tabel perbandingan Harga antara VPN dan IS DN tiap user Teknologi ISDN VPN Keterangan: * : Belum termasuk biaya berlangganan internet ** : Perkiraan berlangganan internet per bulan Berdasarkan tabel 3.2, maka teknologi VPN dinilai paling tepat Biaya Pasang Rp 2.000.000,Biaya Bulanan Rp 3.800.000,- * Rp 200.000,- **

diimplementasikan pada jaringan komputer PT Tiki JNE karena penggunaan teknologi ISDN membutuhkan biaya pemasangan oleh pihak ISP dan biaya langganan perbulannya relative mahal. Alasan lain menggunakan teknologi VPN adalah pada jaringan PT Tiki JNE masih terdapat IP Public yang tidak terpakai sehingga dapat dimanfaatkan untuk membangun jaringan VPN selain itu biaya bulanan yang dikeluarkan tidak sebesar penggunaan teknologi ISDN yaitu user hanya membayar biaya untuk berlangganan internet perbulannya. Berdasarkan hasil analisis, akan dibandingkan VPN yang sudah berjalan pada jaringan PT Tiki JNE dengan VPN yang akan diimplementasikan.

107

Tabel 3.3 Tabel Perbandingan VPN Instant yang akan dibuat dengan VPN Instant PT.Telkom berdasarkan VPN concentrator dan Radius Server yang dipakai VPN Instant yang akan dibuat ( Cisco 3640 + IAS ) VPN Instant PT. Telkom ( Juniper + Radl ) Pencatatan Log Managing user Penentuan IP statis Batasan waktu dalam penggunaan VPN : - M emberikan batas waktu maksimal login tiap user -

- Day & Time Restriction SSL VPN Instalasi aplikasi -

client dari web Biaya Rp. 200.000,-/user

108

Berdasarkan tabel 3.3, maka untuk mengatasi kelemahan pada VPN Instant pada PT Telkom (Juniper sebagai VPN concentrator) dirancanglah penggabungan kedua radius tersebut menjadi 1 radius yaitu dengan menggunakan IA S (Internert Authentication Service). Beberapa alasan melakukan penggabungan radius dengan menggunakan IAS adalah : IAS dapat melakukan pencacatan log VPN dan fitur lain nya yang tidak dimiliki oleh Radius Server Radl Dengan menggunakan IA S sebagai radius server tidak membutuhkan biaya tambahan untuk Operating System lagi karena sudah terdapat dalam M icrosoft Windows Server 2003 Service Pack 2 Dengan menggunakan 1 radius server pada 2 vpn concentrator maka dapat melakukan backup yakni jika salah satu VPN concentrator sedang bermasalah maka user dapat melakukan login menggunakan VPN concentrator lainnya menggunakan username dan password yang sama. Hal ini tidak menutup kemungkinan apabila kedepannya PT Tiki JNE ingin menggunakan 1 VPN concentrator saja yaitu Cisco 3640 mengingat biaya yang dikeluarkan untuk berlangganan VPN dari PT Telkom tidak sedikit. 3.4.2 Usulan Pemecahan Masalah Helpdesk Untuk memecahkan masalah pada Divisi Helpdesk dibuatlah perancangan Aplikasi Helpdesk yang berbasis Web Database. Aplikasi ini nantinya hanya dapat

109

diakes oleh pengguna VPN (staff yang sudah terdaftar menjadi member VPN). Aplikasi yang akan dirancang memiliki cara kerja sebagai berikut :

Gambar 3.4 Flowchart Helpdesk

110

3.4.2.1 Kamus Data Kamus data merupakan komponen-komponen yang terdapat pada DBM S. Dalam penulisan ini yaitu : 3.4.2.1.1 Identifikasi Tipe Entity Tabel 3.4 Kamus Data Identifikasi Tipe Entiti

Entity Name msmember

Description merupakan berisikan entity data user

Aliases yang M ember yang

Occurance Setiap msmember memiliki satu msstaff. Setiap msmember dapat menulis 1 atau banyak msticket. Setiap msmember memiliki satu sampai banyak msvpn

menggunakan vpn

Msvpn

merupakan entity yang berisikan data dan log pengguna vpn

VPN

Setiap msvpn dimiliki oleh msmember yang melakukan login pada msvpn

111

Entity Name msmessage

Description merupakan entity yang berisikan data mengenai pesan yang ditulis oleh member

Aliases M essage

Occurance Setiap msmessage dimiliki oleh satu msticket

Msoffice

merupakan entity yang berisikan data mengenai kantor yang ada pada JNE bai kantor pusat ataupun cabang

Office

Setiap msoffice memiliki satu msregion. Setiap office memiliki banyak satu sampai banyak staff

msregion

merupakan entity yang berisikan daerah / wilayah dari office

Region

Setiap region memiliki satu hingga banyak msoffice

112

3.4.2.1.2

Identifikasi Tipe Relasi Tabel 3.5 Kamus Data : Idenifikasi Tipe Relasi

Entity Name msstaff msstaff msoffice msmember Msvpn msmessage msticket

Multiplicity 1..* 1..* 1..* 0..* 0..* 0..* 0..*

Relationship bekerja pada bekerja pada terletak terdaftar menjadi memiliki dimiliki oleh dimiliki oleh

Entity Name Msdepartment Msoffice Msregion Msstaff Msmember Msticket Msmember

Multiplicity 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..1 1..*

3.4.2.1.3

Identifikasi dan mengasosiasi atribut dengan tipe entity atau relasi

Tabel 3.6 Kamus Data : Identifikasi Atribut dengan Tipe Entiti atau Relasi Entity Name Attributes Description Data Type Length Int(255) Varchar(50) Null No Multi value No No

msdepartment DepartmentId Id dari Department DepartmentName Nama dari Department

113

Entity Name msoffice

Attributes OfficeId OfficeName OfficeAddress City PostalCode RegionId

Description Id dari Office Nama dari Office Alamat dari Office Kota dari Alamat Office Kodepos dari Alamat Office Id dari Region Id dari Region Nama dari Region Username Pengguna Password Pengguna Id dari Staff Id dari VPN Tanggal Pertama Login Waktu Pertama Login IP dari User IP dari Server Nama dari Serer Username Pengguna

Data Type Length Int(255) Varchar(50) Varchar(100) Varchar(50) Varchar(8) Int(255) Int(255) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Int(255) Int(255) TimeDate TimeDate Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50)

Multi Null value No No Yes Yes Yes No No No No No

msregion

RegionId RegionName Username Password StaffId

No No No No No No No No Yes Yes Yes Yes No

No No No No No No No No No No No No No

msmember

Msvpn

ID StartDate StartTime CallingStationId UserIp ServerIp ServerName Username

114

Entity Name msstaff

Attributes StaffId FirstName LastName Gender BirthDate HireDate Address City PostalCode IdCard Email Phone DepartmentId OfficeId

Description Id dari Staff Nama Awal dari Staff Nama Belakang dari Staff Jenis Kelamin dari Staff Tanggal Lahir dari Staff Tanggal menjadi Staff Alamat dari Staff Kota dari Alamat Staff Kodepos dari Alamat Staff Nomor KTP dari Staff Alamat Email dari Staff Nomor telepon dari Staff Id dari Department Id dari Office Id dari Pesan Isi dari Pesan Tanggal mula dari Ticket Lampiran dari Pesan Id dari Ticket Username Pengguna

Data Type Length Int(255) Varchar(50) Varchar(50) Int(2) Date Date

Null No Yes No

Multi value No No No

Yes Yes

No No No No No No

Yes Varchar(100) Yes Varchar(50) Yes Varchar(8) Yes Varchar(50) Yes Varchar(50) Varchar(50) Int(255) Int(255) Int(255) Text Datetime Varchar(50) Int(10) Varchar(50) Yes Yes Yes Yes No No No Yes No Yes

No No No No No No No No No No No

msmessage

M essageId M essage InsertedDate Attachment TicketId Username

115

Entity Name msticket

Attributes TicketId TicketSubject InsertedDate ClosedDate Status Priority Reserved Username LastUpdate LastReply

Description Id dari Ticket Subjek dari Ticket Tanggal mula dari Ticket Tanggal berakhir nya Ticket Status dari Ticket Prioritas dari Ticket Username Pengguna Tanggal Terakhir M elakukan Perubahan Nama Staff yang Terakhir M embalas Ticket

Data Type Null Multi value Length Int(255) No No Varchar(50) No No Datetime No No Datetime Varchar(50) Int(2) Varchar(50) Datetime Varchar(50) Yes Yes Yes Yes No Yes Yes No No No No No No No

LastDepartment Nama Department yang Terakhir M embalas

Varchar(50)

Yes

No

3.4.2.1.4

Determinasi Domain Atribut Tabel 3.7 Kamus Data : Determinasi Domain Atribut

Entity Name Msoffice

Attributes OfficeId OfficeName City PostalCode

Domain Value Integer Karakter AZ, Karakter az Karakter AZ, Karakter az Integer

msdepartment

DepartmentId Integer DepartmentName Karakter AZ, az, Angka 0-9

116

Entity Name Msstaff

Attributes StaffId FirstName LastName Gender BirthDate HireDate Address City PostalCode IdCard Email Phone

Domain Value Integer Karakter AZ, az Karakter AZ, az Integer Tanggal YYYY-MM -DD hh : mm : ss Tanggal YYYY-MM -DD hh : mm : ss Karakter AZ, az, Angka 0-9, Karakter (,/,.) Karakter AZ, az Integer Angka 0-9, Karakter (.) Karakter az, Angka 0-9, Karakter (@,.,_,-) Angka 0-9 Integer Karakter AZ, Karakter az Karakter AZ, Karakter az, Angka 0-9 Karakter AZ, Karakter az, Angka 0-9 Integer Tanggal YYYY-MM -DD hh : mm : ss Tanggal YYYY-MM -DD hh : mm : ss Karakter Karakter Angka 0-9, Karakter (".") Karakter AZ, Karakter az, Angka 0-9 Karakter AZ, Karakter az, Angka 0-9

Msregion

RegionId RegionName Username Password ID StartDate StartTime CallingStationId UserIp ServerIp ServerName

msmember

Msvpn

117

Entity Name Msticket

Attributes TicketId TicketSubject InsertedDate ClosedDate Status Priority Reserved LastUpdate LastReply LastDepartment

Domain Value Integer Karakter AZ, Karakter az, Angka 0-9 Tanggal Tanggal Karakter AZ, Karakter az Integer Karakter AZ, Karakter az Tanggal YYYY-MM -DD hh : mm : ss Karakter AZ, Karakter az Karakter AZ, Karakter az

msmessage

M essageId M essage InsertedDate Attachment

Integer Karakter AZ, Karakter az, Angka 0-9, Karakter (@,.,_,-) Tanggal Karakter AZ, Karakter az, Angka 0-9, Karakter (@,.,_,-)

3.4.2.1.5

Determinasi Candidate dan Primary Key Attributes Tabel 3.8 Kamus Data : Candidate dan Primay Key

Entity Name msdepartment

Candidate Key DepartmentId DepartmentName OfficeId OfficeName OfficeAddress City PostalCode

Primary Key DepartmentId

msoffice

OfficeId

118

Entity Name msstaff

Candidate Key StaffId FirstName LastName Gender BirthDate HireDate Address City PostalCode IdCard Photo Email Phone RegionId RegionName Username Password ID StartDate StartTime M essageId M essage Attachment

Primary Key StaffId

msregion

RegionId

msmember

Username

msvpn

ID

msmessage

M essageId

119

Entity Name msticket

Candidate Key TicketId TicketSubject InsertedDate ClosedDate Status Priority Reserved LastUpdate LastReply LastDepartment

Primary Key TicketId

3.4.2.2 State Transition Diagram

Gambar 3.5 State Transition Diagram Halaman Login

120

Gambar 3.6 State Transition Diagram M enu Halaman Helpdesk

Gambar 3.7 State Transition Diagram M enu Submit Ticket pada Bagian Helpdesk

121

Gambar 3.8 State Transition Diagram M enu Open Ticket pada Bagian Helpdesk

122

Gambar 3.9 State Transition Diagram M enu Progress Ticket pada Bagian Helpdesk

123

Gambar 3.10 State Transition Diagram M enu Close Ticket pada Bagian Helpdesk

Gambar 3.11 State Transition Diagram M enu Change Password pada Bagian Helpdesk

124

Gambar 3.12 State Transition Diagram M enu Halaman Support (Application Support, Network Support, Technical Support)

Gambar 3.13 State Transition Diagram M enu Open Ticket Support

125

Gambar 3.14 State Transition Diagram M enu View Progress Ticket Support

126

View Close Ticket

Klik username yang ingin diproses Muncul detail ticket dari user tersebut T icket Detail

Klik Booking Validasi Status berhasil di booking Booking

Klik Booking Validasi Status gagal booking Booking (Pesan Error) Klik Submit untuk Kirim Pesan Validasi Submit

Klik Post Reply Muncul hlmn Post Reply Post R eply

Klik Reset Pesan Terhapus

Submit

Reset

Submit Berhasil Validasi Pesan

Gagal Submit Validasi Pesan

Pesan T ersimpan

Pesan Tidak T ersimpan (Pesan Error)

Gambar 3.15 State Transition Diagram M enu View Close Ticket Support

Gambar 3.16 State Transition Diagram M enu Change Password Support

127

Gambar 3.17 State Transition Diagram M enu Halaman Admin

Gambar 3.18 State Transition Diagram M enu Halaman Region

128

Gambar 3.19 State Transition Diagram M enu Halaman Office

Gambar 3.20 State Transition Diagram M enu Halaman Staff

129

Gambar 3.21 State Transition Diagram M enu Halaman VPN

3.4.2.3 Perancangan Layar Perancangan layar dimulai dari output merupakan komponen pengendalian rancangan sistem. Komponen lain dikembangkan dan dirancang untuk menghasilkan output yang berguna. Tujuan dari rancangan layar untuk mengubah data menjadi informasi yang berkualitas dan dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat.

130

3.4.2.3.1

Halaman Utama IT Helpdesk

Copyright@2008JNEReserved

Username Password

Submit

Indonesia|English

Gambar 3.22 Rancangan Layar Halaman Utama (Login) Aplikasi Helpdesk Ini adalah perancangan layar untuk halaman utama dari Aplikasi Helpdesk. Halaman yang muncul berupa halaman login dimana aplikasi ini hanya dapat diakses oleh karyawan PT TIKI JNE, baik menggunakan jaringan internal kantor pusat maupun dari kantor-kantor cabang yang terhubung melalui koneksi VPN Karyawan PT TIKI JNE harus memasukan username dan password yang sesuai untuk dapat masuk ke halaman selanjutnya. Halaman yang dimaksud terbagi menjadi tiga bagian yaitu : 1. Halaman IT Helpdesk 2. Halaman Support (yang terdiri dari Application Support, Network Support, Technical Support) 3. Halaman Administrator. Ketiga bagian tersebut akan dibahas pada sub bab selanjutnya.

131

3.4.2.3.2

Halaman Home Helpdesk

Submit OpenTicket ID LastReplier Status ProgressTicket CloseTicket Priority Department

Logout

Indonesia|English
ChangePass LastUpdate

Copyright2008JNEReserved

Gambar 3.23 Rancangan Layar Halaman Home Helpdesk Ini adalah rancangan layar Halaman Home untuk IT Helpdesk yang hanya dapat diakses oleh karyawan dari divisi IT Helpdesk. Karyawan akan berhasil masuk ke halaman ini setelah memasukan username dan password dengan benar pada halaman login utama. Dalam percangan layar halaman ini, karyawan akan dapat melihat Open Ticket, Progress Ticket, dan Close Ticket dalam satu halaman. Pada halaman ini karyawan juga mendapati menu Submit, Open Ticket, Progress Ticket, Closed Ticket yang akan dibahas pada sub bab selanjutnya.

132

3.4.2.3.3

Halaman S ubmit Ticket Helpdesk

Back
FullName

Indonesia|English

Logout

Subject Priority Attachment

|v

Browse

Copyright2008JNEReserved

Gambar 3.24 Rancangan Layar Halaman Submit Ticket Helpdesk Ini adalah rancangan layar halaman Submit Ticket dimana karyawan IT Helpdesk akan membuat tiket yang berisikan keluhan dari user baik keluhan melalui telepon maupun dari email, kemudian menyimpannya kedalam database Helpdesk. Selain mengisi pesan yang ditulis langsung oleh karyawan IT Helpdesk, karyawan juga dapat menentukan priority dari masalah yang diterima sesuai prioritasnya. Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Submit pada halaman Home IT Helpdesk.

133

3.4.2.3.4

Halaman Open Ticket

Home Submit ID LastReplier Status
ProgressTicket

CloseTicket Priority Department Logout

Indonesia|English
ChangePass LastUpdate

Copyright2008JNEReserved

Gambar 3.25 Rancangan Layar Halaman Open Ticket pada IT Helpdesk Pada halaman ini karyawan divisi IT Helpdesk dapat melihat ticket dengan status Open Ticket yaitu ticket yang belum terjawab oleh karyawan IT Helpdesk. Belum terjawab terbagi menjadi dua status yaitu : a. b. Open (Ticket baru) Forwarded (Ticket yang diforward oleh Divisi lain)

Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Open Ticket pada halaman Home IT Helpdesk.

134

3.4.2.3.5

Halaman Progress Ticket

Home Submit ID LastReplier Status OpenTicket CloseTicket Priority Department

Logout

Indonesia|English
ChangePass LastUpdate

Copyright2008JNEReserved

Gambar 3.26 Rancangan Layar Halaman Progress Ticket Ini adalah rancangan halaman Progress Ticket pada IT Helpdesk. Progress ticket yang dimaksud adalah ticket dengan status sedang dalam pengerjaan. Berikut beberapa status yang terdapat dalam Progress Ticket : a. b. c. On Progress Helpdesk Reply Support Reply

Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Progress Ticket pada halaman Home IT Helpdesk.

135

3.4.2.3.6

Halaman Close Ticket

Home Submit ID LastReplier Status OpenTicket
ProgressT icket

Logout Priority Department

Indonesia|English
ChangePass LastUpdate

Copyright2008JNEReserved

Gambar 3.27 Rancangan Layar Halaman Close Ticket Ini adalah rancangan halaman Close Ticket pada IT Helpdesk. Close Ticket yang dimaksud disini adalah ticket dengan status sudah terjawab (closed). Status close didapat bila karyawan IT Helpdesk sudah memperbarui status dengan menggantinya menjadi Closed. Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Close Ticket pada halaman Home IT Helpdesk.

136

3.4.2.3.7

Halaman Ticket Detail

Details
ID Status Priority Createdon

Department LastReply LastUpdate Reserve

Indonesia|English
PostReply

Status

Forward
Department

|v |v

Conversation

Gambar 3.28 Rancangan Layar Halaman Ticket Detail Ini adalah rancangan halaman Ticket Detail pada IT Helpdesk. Pada halaman ini akan menampilkan detail dari Ticket Id yang dipilih oleh karyawan. Halaman ini akan menampilkan pesan yang sudah ada sebelumnya, baik pesan dari IT Helpdesk atau Support. Pada halaman ini juga karyawan IT Helpdesk dapan melakukan update status atau forward ke department tujuan sesuai dengan masalah yang diterima. Selain itu IT Helpdesk juga dapat membalas ticket dengan mengklik Post Reply Halaman ini dapat diakses. dengan meng klik Ticket Id pada halaman Home IT Helpdesk, Open Ticket, Progress Ticket, maupun Close Ticket.

137

3.4.2.3.8

Halaman Home Support

Status Priority

CloseTicket

Indonesia|English

OpenTicket

ID LastReply

ProgressTicket

Logout|ChangePass

Department

LastUpdate

Gambar 3.29 Rancangan Layar Halaman Home Support Ini adalah rancangan halaman Home untuk Support. Support sendiri terbagi menjadi tiga bagian yaitu : 1. 2. 3. Application Support Network Support Technical Support

Halaman ini hanya dapat diakses oleh karyawan Department IT Support. Pada halaman ini juga terdapat menu Open Ticket, Progress Ticket dan Close Ticket. Karyawan pada bagian Support akan berhasil masuk ke halaman ini setelah memasukan username dan password dengan benar pada halaman login utama. Dalam percangan layar halaman ini, karyawan dapat melihat Open Ticket, Progress Ticket dan Close Ticket dalam satu halaman, namun halaman ini hanya akan menampilkan status ticket yang belum terjawab (open dan forwarded) yang berada pada Department itu saja yang akan ditampilkan. Pada halaman ini karyawan juga mendapati

138

menu Submit, Open Ticket, Progress Ticket, Closed Ticket yang akan dibahas pada sub bab selanjutnya. 3.4.2.3.9 Halaman Open Ticket Support

Home

Status Priority

CloseTicket

Indonesia|English

ID LastReply

ProgressTicket

Logout|ChangePass

Department

LastUpdate

Gambar 3.30 Rancangan Layar Halaman Open Ticket pada Support Ini adalah rancangan layar halaman Open Ticket pada Support, dimana halaman ini akan menampilkan status ticket yang belum terjawab (open dan forwarded) dimana hanya ticket yang berada pada Department itu saja yang akan ditampilkan (misalnya Ticket Department Network Support saja untuk IT Support pada Department Network Support). Halaman ini akan ditampilkan berdasarkan prioritas yang lebih tinggi dan tanggal kapan pesan dikirim terlebih dahulu.

139

3.4.2.3.10 Halaman Progress Ticket Support

Home

Status Priority

CloseTicket

Indonesia|English

ID LastReply

OpenTicket

Logout|ChangePass

Department

LastUpdate

Gambar 3.31 Rancangan Layar Halaman Progress Ticket pada Support Pada halaman ini karyawan Department Support dapat melihat ticket dengan status Open Ticket yaitu ticket yang belum terjawab oleh karyawan IT Helpdesk. Ticket yang ditampilkan adalah ticket dengan status dalam pengerjaan (On Progress, HelpdeskReply dan Support-Reply). Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Open Ticket pada halaman Home Support.

140

3.4.2.3.11 Halaman Close Ticket Support

Home

Status Priority

ProgressTicket

Indonesia|English

ID LastReply

OpenTicket

Logout|ChangePass

Department

LastUpdate

Gambar 3.32 Rancangan Layar Halaman Close Ticket pada Support Ini adalah rancangan halaman Close Ticket pada Support. Close Ticket yang dimaksud disini adalah ticket dengan status sudah terjawab (closed). Status close didapat bila karyawan IT Helpdesk sudah memperbarui status dengan menggantinya menjadi Closed. Halaman ini dapat diakses dengan meng klik menu Close Ticket pada halaman Home Support.

141

3.4.2.3.12 Halaman Ticket Detail Support

OpenTicket

ProgressTicket

Department LastReply LastUpdate Reserve

CloseTicket

Details
ID Status Priority

Indonesia|English Logout|ChangePass
booking

Createdon

PostReply

Conversation

Gambar 3.33 Rancangan Layar Halaman Ticket Detail pada Support Ini adalah rancangan halaman Ticket Detail pada Department Support. Pada halaman ini akan menampilkan detail dari Ticket Id yang dipilih oleh karyawan. Halaman ini akan menampilkan pesan yang sudah ada sebelumnya, baik pesan dari IT Helpdesk atau Support. Pada halaman ini dapat membalas ticket dengan mengklik Post Reply Halaman ini dapat diakses. dengan meng klik Ticket Id pada halaman Home Support, Open Ticket, Progress Ticket, maupun Close Ticket.

142

3.4.2.3.13 Halaman Home Admin

Office

Staff

VPN

Logout|ChangePass

Indonesia|English

Region

ID

Sender

LastReply

Priority

LastDepartment

Duration

Gambar 3.34 Rancangan Layar Halaman Home Admin Ini adalah rancangan halaman Home untuk Admin. Halaman ini hanya dapat diakses oleh Admin. Pada Halaman ini berguna untuk melihat durasi berapa lama suatu ticket berhasil diselesaikan oleh karyawan yang bersangkutan. Dalam peracangan layar ini Halaman Admin memiliki beberapa menu sebagai berikut : a. b. c. d. Region (untuk melihat dan mengubah region) Office (untuk melihat dan mengubah office) Staff (untuk melihat dan mengubah staff) VPN (merupakan aplikasi log)

M enu-menu tersebut aka dibahas pada sub bab selanjutnya.

143

3.4.2.3.14 Halaman Region Admin

Region
RegionName Edit

InsertRegion
Delete

Indonesia|English

Home

Logout

Gambar 3.35 Rancangan Layar Halaman Region Admin Ini adalah rancangan layar Region pada Admin. Halaman ini menampilkan wilayah mana saja yang sudah terdaftar dalam database. Pada halaman ini juga terdapat menu untuk melakukan perubahan dan penghapusan wilayah cabang-cabang PT Tiki JNE. Selain itujuga terdapat menu Insert Region untuk melakukan penambahan region akan dibahas pada sub bab berikutnya. 3.4.2.3.15 Halaman Insert Region Admin

Indonesia|English Logout Reset

Home

InsertRegion

EditRegion

Submit

RegionName

Gambar 3.36 Rancangan Layar Halaman Insert Region Admin

144

Ini adalah rancangan layar untuk Halaman Insert Region. Halaman ini digunakan untuk melakukan penambahan daftar wilayah (region) baru. Region akan berhasil ditambahkan ke dalam database setelah Admin memasukan Region Name dan menekan tombol Submit 3.4.2.3.16 Halaman Office Admin

Office

Logout

Home

Indonesia|English
Postal Code Region

InsertOffice

Address

edit

delete

Name

City

Gambar 3.37 Rancangan Layar Halaman Office Admin Ini adalah rancangan halaman Office pada Admin. Halaman ini berguna untuk menampilkan kantor mana saja yang sudah terdaftar dalam database, pada halaman ini juga terdapat menu untuk melakukan edit dan delete Office. Selain itu dalam halaman ini juga terdapat menu Insert Office yang akan dibahas pada sub bab selanjutnya. Halaman ini dapat diakses dengan mengklik menu Office pada halaman Home Admin.

145

3.4.2.3.17 Halaman Insert Office Admin

Home InsertOffice OfficeName Address City PostalCode Region

I ndonesia|English Office Logout |v Submit Reset

Gambar 3.38 Rancangan Layar Halaman Insert Office Admin Ini adalah rancangan halaman Insert Office pada Admin. Halaman ini digunakan untuk melakukan penambahan daftar kantor baru untuk dimasukkan kedalam database. Admin harus memasukan keterangan mengenai Office lalu menekan tombol submit untuk menambah kantor baru. Halaman ini dapat diakses dengan mengklik menu Insert Office pada halaman Home Admin

146

3.4.2.3.18 Halaman S taff Admin

City

Department

InsertStaff
Office

Logout

Name

Home

Indonesia|English

Username

edit

delete

Email

Gambar 3.39 Rancangan Layar Halaman Staff Admin Ini adalah rancangan halaman Staff pada Admin. Halaman ini berguna untuk menampilkan daftar karyawan yang sudah masuk dalam database, pada halaman ini juga terdapat menu untuk melakukan edit dan delete Staff. Selain itu juga terdapat menu Insert Staff yang akan dibahas pada sub bab selanjutnya. Halaman ini dapat diakses dengan mengklik menu Staff yang terdapat pada halaman Home Admin

147

3.4.2.3.19 Halaman Insert S taff Admin

Home InsertStaff FirstName LastName Gender Staff

Logout

Indonesia|English

Laki-laki Perempuan

Reset

Birthdate Hiredate Address City PostalCode IDCard Email Phone Department Office Username Password

Submit

Gambar 3.40 Rancangan Layar Halaman Insert Staff Admin Ini adalah rancangan halaman Insert Staff pada Admin. Halaman ini digunakan untuk melakukan penambahan karyawan untuk dimasukkan kedalam database. Admin memasukan keterangan dari staff dan menekan tombol submit untuk proses penambahan karyawan, jika berhasil ditambahan maka akan muncul pesan Staff baru berhasil ditambahkan.

148

Halaman ini dapat diakses dengan mengklik menu Staff yang terdapat pada halaman Home Admin 3.4.2.3.20 Halaman Log VPN
Home
LastStart Time

RealtimeView

Logout

|Go
Server Name

UpdateDatabase Username
LastStartDate

SearchbyUsername
LastCallingStation Id

Server IP

Gambar 3.41 Rancangan Layar Halaman VPN Admin Ini adalah rancangan halaman VPN pada admin. Halaman ini berguna untuk melakukan pengecekan log VPN yang ada pada PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir. Pada halaman ini terdapat beberapa tampilan yaitu View User yang sekaligus menjadi halaman utama pada Halaman VPN Admin ini, Realtime View, dan View Detail User.