BAGIAN l PENDAHULUAN

A.

Perumusan Masalah Setiap perusahaan jelas memiliki bagian-bagian atau departemendepartemen yang menjalankan tugasnya sesuai dengan job diskripsi masingmasing bagian. Ada bagian pemasaran, produksi, administrasi, pembelian dan lain sebagainya. Disetiap bagian atau departemen memiliki banyak prosedur dalam menjalankan job diskripsinya. Salah satu bagian yang akan kami ambil sebagai tema makalah ini, yaitu bagian pembelian. Karena bagian pembelian ini memiliki fungsi di bagian terdepan sebelum proses produksi atau pelaksana. Selain itu pada bagian ini bisa terdapat kerawanan penayalahgunaan prosedur karena berbagai faktor, baik internal maupun eksternal perusahaan. Jika kebanyakan orang pada sebuah perusahaan menyebutnya sebagai bagian basah .

B. Tujuan !enyusunan makalah ini bertujuan untuk dapat mengetahui prosedur pembelian perlengkapan dan peralatan kerja di !". Adi !utra #ila$ap.

C. Manfaat Dengan disusunnya makalah ini diharapkan memberi pengetahuan kepada pemba$a untuk mengetahui apa itu prosedur atau sistem, bagaimana prosesnya,

bagaimana kelebihan dan kekurangannya. Kami mengambil sebagai $ontoh salah satu prosedur atau sistem yang dituangkan dalam sebuah flow $hart, yaitu !rosedur !embelian !erlengkapan dan !eralatan Kerja di !". Adi !utra #ila$ap.

D. Ruang Ling u! Dalam %akalah ini akan dibahas alur kegiatan yang harus dilakukan dari awal sampai akhir prosedur pembelian perlengkapan dan peralatan kerja, serta keterlibatan pihak-pihak yang terkait dalam proses pembelian tersebut sampai selesai. !ihak-pihak tersebut adalah bagian-bagian dari !". Adi !utra #ila$ap

BAGIAN II PR"#EDUR PEMBELIAN PERLENG$APAN DAN PERALATAN $ER%A DI PT. ADI PUTRA CILACAP

A. LATAR BELA$ANG !erlengkapan dan peralatan kerja selalu dibutuhkan jika perusahaan ini mendapatkan proyek atau pekerjaan sebagai kontraktor di sebuah perusahaan besar di #ila$ap. &aik perusahaan milik pemerintah maupun perusahaan swasta. !erusahaan ini bergerak dalam bidang lingkungan, yaitu pembuatan taman, perawatan lingkungan sekitar perusahaan yang memberikan pekerjaan, penanaman pohon, penangganan limbah rumah tangga dan industri dan lain sebagainya. Setiap pekerjaan yang diterima membutuhkan banyak pekerja dan tentunya banyak perlengkapan dan peralatan kerja, untuk perlengkapan seperti tanaman, pupuk, tanah subur, segala jenis $at, dan lain sebagainya. Sedangkan untuk peralatan seperti $angkul, sapu lidi, kaos tangan, peralatan safety, sepatu boat, mobil pengangkut sampah, air, dan lain sebagainya. "erkadang perlengkapan dan peralatan tersebut tersedia di gudang, akan tetapi jika sedang terdapat banyak pekerjaan, maka perlengkapan dan peralatan tersebut harus dibeli. 'ntinya selalu terjadi kehabisan untuk stok gudang. (leh sebab itu dibutuhkan pembelian untuk setiap perlengkapan dan peralatan yang habis terpakai dan rusak karena terpakai tersebut

&. Pengertian Pr'se(ur !rosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan atau kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering menjadi atau kegiatan rutinitas )%ulyadi, *++,-. ). Pengertian Pem*elian !embelian bagi suatu perusahaan merupakan kegiatan yang sangat penting, karena hal ini terjadi sebelum memulai menjalankan kegiatan usahanya. !embelian adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan barang atau jasa. Jadi jika dihubungkan dengan prosedur, !rosedur !embelian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengadakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dari mulai diminta sampai barang tersebut diterima ).aki &aridwan, *+/*+. Pengertian Perleng a!an (an Peralatan $erja !erlengkapan adalah segala sesuatu baik yang berwujud benda padat, $air maupun gas, yang digunakan untuk pelaksanaan suatu kegiatan yang berhubungan dengan suatu kegiatan tertentu, jika tidak ada perlengkapan maka sebuah pekerjaan bisa tertunda. Sedangkan !eralatan adalah alat yang digunakan untuk pelaksanaan suatu kegiatan, baik digunakan se$ara langsung maupun se$ara tidak langsung, baik sebagai fungsi utama maupun sebagai fungsi $adangan.

B. PIHA$

,ANG

TER$AIT

DALAM

PELA$#ANAAN DAN

PR"#EDUR $ER%A

PEMBELIAN

PERLENG$APAN

PERALATAN

DI PT. ADI PUTRA CILACAP Sebuah sistem dibangun tentunya untuk dilaksanakan atau dilakukan, para pelaku atau bagaian-bagian yang terlibat didalam sistem ini adalah 0 &. Bagian Penerima "r(er %erupakan bagian dari !". Adi !utra #ila$ap, yang bertugas menerima order pekerjaan dari pihak lain. ). Bagian Pem*elian %erupakan bagian dari !". Adi !utra #ila$ap, yang bertugas membeli segala keperluan perusahaan yang sedang dibutuhkan atau hanya sebagai stok saja. &agian ini bertugas sebagai penawar barang dan pemesan barang. +. Bagian Pen-atatan Pem*elian %erupakan bagian dari !" Adi !utra #ila$ap, yang berfungsi sebagai pen$atat pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian, bagian ini bertugas, mengumpulkan kwitansi atau nota pembelian dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan barang atau jasa yang dibeli. .. Bagian Gu(ang /Penerima *arang (an !en-atat0 %erupakan bagian dari !" Adi !utra #ila$ap, bagian ini terdiri dari dua fungsi yaitu penerima barang masuk dan pen$atat barang yang ada di gudang. "ugas bagian gudang adalah menerima barang yang akan dijadikan stok dan melaporkan stok yang sudah men$apai reorder point.

1. $e!ala Pe erjaan /Man('r0 %erupakan bagian dari !". Adi !utra #ila$ap, yang berfungsi sebagai pemesan barang yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan. Kepala !ekerjaan bertugas menentukan apa-apa yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan pekerjaan dan mengawasi jalannya pekerjaan.

C. NARA#I

PR"#EDUR

PEMBELIAN

PERLENG$APAN

DAN

PERALATAN $ER%A DI PT ADI PUTRA CILACAP Dengan melihat proses pembelian yang dilakukan oleh

!" Adi !utra #ila$ap, kami memberikan penggambaran bagaimana proses tersebut dalam melaksanakan prosedur yang berlaku *. &agian !enerima (rder mendapatkan order pekerjaan dari sebuah perusahaan, order pekerjaan tersebut diteliti dan disanggupi oleh bagian penerima order bersama pimpinan perusahan. Setelah order pekerjaan benarbenar didapat, order tersebut yang berupa !( )!ur$hase (rder-, !( di $opy dan $opyan diberikan kepada Kepala !ekerjaan. 1. Kepala !ekerjaan menerima $opy !(, dan meren$anakan kebutuhan tenaga kerja dan kebutuhan perlengkapan dan peralatan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Kebutuhan tersebut di buat sebuah dokumen dengan nama Daftar Kebutuhan )DK-. DK di serahkan ke bagian gudang. ,. &agian gudang meneliti apakah perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan masih tersedia di gudang atau tidak, jika membutuhkan sebagian atau seluruh

barang yang ada di dalam DK, maka bagian gudang membuat S!! )Surat !emesanan !embelian-. S!! diserahkan ke bagian pembelian. Jika barang tersedia digudang maka bagian gudang menyerahkan barang tersebut kepada Kepala !ekerjaan. Kepala pekerjaan harus menandatangani Surat

!engambilan &arang )S!&-, setelah ditanda tangani S!& beserta data pendukung lainnya di arsipkan. 2. &agian pembelian menerima S!! dan #opy DK serta #opy !(, bagian pembelian kemudian membeli kepada pemasok atau toko-toko disekitar. !roses pembelian barang ini menghasilkan kwitansi atau nota pembelian. Kwitansi atau nota di $opy, kwitansi atau nota asli, $opy !(, #opy DK dan $opy S!! diserahkan ke bagian pen$atatan pembelian. Setelah itu barang yang sudah dibeli diserahkan ke gudang. Dan bagian gudang menandatangani 3aporan !enyerahan &arang )3!&- yang nantinya akan di arsip oleh &agian !embelian dan !en$atatan gudang 4. Kepala !ekerjaan melaksanakan pekerjaannya.

D. D"$UMEN2D"$UMEN &eberapa dokumen yang mendukung dalam pembelian barang ini 0 *. P" /Pur-hase "r(er0 0 (rder pekerjaan dari perusahaan lain ,ang Mengarsi! P" 3 &agian !en$ari (rder, !en$atat )5udang-, !en$atatan !embelian, Kepala !ekerjaan

1. D$ /Daftar $e*utuhan0 0 Daftar kebutuhan perlengkapan dan peralatan yang dibuat oleh Kepala !ekerjaan ,ang Mengarsi! D$ 3 Kepala !ekerjaan, !en$atatan )5udang-, !en$atatan !embelian ,. #PP /#urat Pemesanan Pem*elian0 0 berisi barang-barang yang dibutuhkan yang tidak tersedia di gudang. ,ang Mengarsi! #PP !en$atatan )5udang- dan !en$atatan !embelian 2. #PB /#urat Pengam*ilan Barang0 0 berisi daftar pengambilan barang seseorang ke gudang. ,ang Mengarsi! #PB !en$atatan )5udang- dan Kepala !ekerjaan 4. LPB /La!'ran Pen4erahan Barang0 0 berisi daftar barang masuk ke gudang ,ang Mengarsi! LPB &agian !en$atatan !embelian dan !en$atatan )5udang6. D' umen Pen(u ung 0 7ota atau Kwitansi !embelian &arang 8ang %engarsip Dokumen !endukung &agian !en$atatan !embelian

BAGIAN III $ELEBIHAN DAN $ELEMAHAN PR"#EDUR PEMBELIAN PERLENG$APAN DAN PERALATAN $ER%A DI PT. ADI PUTRA CILACAP

A. $ELEBIHAN Kelebihan prosedur ini menurut pandangan kami, melihat flow $hart yang ada dan pelaksanaan di lapangan adalah 0 *. !rosedur ini kurang lebih sesuai dengan jaringan prosedur pembelian. 1. &agian gudang dan bagian pembelian terdapat bagian pen$atatan se$ara terpisah, hal ini bisa menghindari penggelapan asset. ,. Setiap bagian melakukan tugas sesuai dengan job diskripsinya. 2. Arsip tersimpan dengan baik dan tidak ada kehilangan arsip. 4. Setiap pemesanan barang harus ada dokumen-dokumen yang mendukung sesuai dengan prosedur. 6. Kepala !ekerjaan dilarang membeli barang sendiri. 9. "anpa Surat !embelian &arang dari gudang, tidak bisa membeli barang. /. Adanya pemeriksaan stok terlebih dahulu sebelum membeli barang.

B. $ELEMAHAN Setiap kelebihan pasti ada kekurangan, menurut pandangan kami masih ada kekurangan dalam !rosedur !embelian ini 0 *. !impinan perusahaan hanya ikut menge$ek !( saja, tidak menandatangani persetujuan pembelian barang, hal ini menyebabkan bagian pembelian dengan bebas membeli barang. 1. !ada &agian !embelian, &agian !en$atatan !embelian juga bertugas sebagai pengeluar kas. :al ini bisa terjadi mark up dan penggelapan keuangan pada bagian pen$atatan pembelian. ,. "erkadang Kepala !ekerjaan tidak mengikuti prosedur jika mendapat pekerjaan yang jauh dari gudang, Kepala !ekerjaan bisa langsung membeli perlengkapan atau peralatan yang kurang, hal ini bisa mengakibatkan penggelapan asset oleh Kepala !ekerjaan 2. "erkadang prosedur tidak dilakukan, dikarenakan salah satu petugas #uti, sakit atau ijin kerja, karena perusahaan ke$il jadi terbatas tenaga kerjanya. :al ini mengakibatkan petugas lain merangkap jabatan, penggelapan asset bisa terjadi. 4. "erkadang Kwitansi bisa dimanipulasi oleh bagian pembelian yang telah bekerjasama dengan pemasok. Sehingga terkadang mendapatkan barang yang lebih mahal dari harga pasar. %engakibatkan berkurangnya keuntungan perusahaan. 6. ;low #hart terlalu sederhana tidak menunjukkan pengarsipan dan salah bentuk-bentuk symbolnya.

BAGIAN I5 PERBAI$AN ,ANG DILA$U$AN PENULI#

PERBAI$AN

PENULI#

TERHADAP

PR"#EDUR

PEMBELIAN

PERLENG$APAN DAN PERALATAN $ER%A Dengan melihat beberapa kelemahan yang ditemukan diatas, maka penulis men$oba membuat suatu perbaikan terhadap flow $hart yang ada 0 *. Sebaiknya pimpinan perusahaan ikut menandatangani S!! )Surat !emesanan &arang-, agar tidak terjadi penggelembungan dana pembelian barang 1. %enambah pekerja untuk bagian pengeluaran kas, agar bagian pen$atatan tidak menjadi satu dengan bagian pengeluaran kas, sehingga bisa menghindari penggelapan asset. ,. <ntuk pekerjaan yang jauh sebaiknya dibuat DK dengan $ara hanya menelpon ke bagian gudang, sehingga bagian gudang akan segera mengirim kebutuhan yang sedang dibutuhkan segera. Sehingga Kepala !ekerjaan tidak merangkan sebagai bagian pembelian barang. :al ini untuk menghindari penggelapan asset dan penggelembungan dana pelaksanaan pekerjaan 2. Adakan petugas khusus yang bertugas menggantikan setiap bagian yang tidak masuk kerja. 4. Seharusnya dilibatkan pemasok, sehingga bagian pembelian tidak terkesan membeli sendiri, dengan adanya pemasok maka perusahaan akan mengetahui

harga barang dan kwalitasnya, selain itu untuk menjaga agar bagian pembelian tidak memanipulasi kwitansi pembelian. Dengan men$oba memperbaiki setiap kelemahan dari !rosedur !embelian !erlengkapan dan !eralatan Kerja di !". Adi !utra #ila$ap, yang sesuai dengan ilmu yang kami dapat di tempat kuliah dari mata kuliah Sistem Akuntansi, semoga bisa menjadikan perusahaan lebih termanajemen dan lebih bisa meningkatkan produktifitas kerja tanpa adanya penyelewengan-penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan-karyawannya.

PERBAI$AN 6L"7 CHART PR"#EDUR PEMBELIAN PERLENG$APAN DAN PERALATAN DI PT. ADI PUTRA CILACAP

Bag. Penerima "r(er Mulai &

)

$e!ala Pe erjaan 1
)

&& &arang :asil !embelian

P"

P"

#PB

#ek !( = %enyetujui > #opy !(

.

%enyusun Daftar Kebutuhan

) +

Di #ek &arang 8g diterima Sesuai DK

) &

D$
+ )

&

P"

#PB

P"

%elaksanakan !ekerjaan

#elesai

&

Bagian Gu(ang Pen-atatan Penerimaan Barang

& +

LPB

D$
++

&arang :asil !embelian

P" Di #ek sesuai S!! = %embuat S!& #ek !( = DK = #ek &rg Di 5udang LPB Di 'dentifikasi = membuat 3!&

) &

&arang Ada ?

"idak

Ada
)

%embuat Surat !emesanan !embelian

#PB D$
++ )

&

P" #PP

D$
) &+

&;

&&

Bagian Pem*elian Pem*elian 8 Pen-atatan Pem*elian =

#PP

$<itansi #PP
)

&

%eminta !ersetujuan !impinan %elakukan !embelian Sesuai S!!

Di$ek Sah Keabsahan-nya

$<itansi #PP
)

&

$<itansi #PP
)

&

&arang :asil !embelian

BAGIAN 5 PENUTUP

A. $E#IMPULAN Dari semua yang telah penulis sampaikan di atas, maka penulis men$oba menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut 0 *. !rosedur merupakan alat yang digunakan untuk menentukan bagaimana sebuah perusahaan untuk menjadi lebih termanajemen, menghidarkan dari praktek-praktek kejahatan yang dilakukan oleh internal maupun eksternal dan juga berfungsi sebagai pengawasan intern kegiatan perusahaan 1. !elaksanaan prosedur membutuhkan kesadaran dari para pelaku pelaksanaan prosedur. Kesadaran para pelaku prosedur dapat terbentuk jika ada kebijakan perusahaan yang benar-benar mengikat tanpa bisa diganggu gugat. ,. !rosedur dibutuhkan untuk segala jenis kegiatan perusahaan, baik kegiaan yang berhubungan dengan lingkungan eksternal maupun lingkungan internal perusahaan. 2. Keterbatasan pegawai mengakibatkan menyelewengan terhadap prosedur yang telah berlaku dan juga faktor lemahnya sebuah manajemen perusahaan akan kebijakannya.

B. #ARAN *. !rosedur yang sudah ada sebaiknya dilaksanakan oleh setiap bagian yang terdapat didalamnya dengan sesuai tidak menyepelekan salah satu alur prosedur. 1. Dalam melaksanakan pembelian sebaiknya dipilih pemasok yang benar-benar kompeten didalamnya, sehingga tidak mendapatkan barang yang kurang berkualitas. Atau bagian pembelian selalu menge$ek merk, harga, kualitas dan lain sebagainya suatu barang melalui berbagai media, baik se$ara langsung maupun melalui internet, sehingga tidak tertipu oleh pemasok. ,. Sebaiknya perusahaan tidak irit tenaga kerja, karena dengan perangkapan jabatan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. 2. <ntuk S"'@ %uhammadiyah #ila$ap, sering terjadi dosen yang jarang masuk, sehingga dosen sering merapel mata kuliah, yang seharusnya minggu tenang malah masih kuliah dan masih membuat tugas sehingga bisa mengakibatkan kurang konsen terhadap ujian.

BAGIAN 5I DA6TAR PU#TA$A

;low #hart !embelian !erlengkapan dan !eralatan Kerja, !". Adi !utra #ila$ap %ulyadi, *++,, Sistem Akuntansi, @disi 1, &agian !enerbitan S"'@ 8K!7 8ogyakarta .aki &aridwan, *+/*, Sistem Akuntansi !enyusunan !rosedur %etode, @disi 1, &agian !enerbitan Akademi Akuntansi 8K!7 8ogyakarta

PR"#EDUR PEMBELIAN PERLENG$APAN DAN PERALATAN $ER%A PT. ADI PUTRA CILACAP

Bagian "r(er Pe erjaan B! Agus #.

Pe erjaan

$e!ala Pe erjaan B! Hart'n'

Meminta Perleng a!an > Peralatan

Men4erah an #urat Pengam*ilan Barang

Men4erah an Barang

Bagian Gu(ang

Pen-atatan B! ,anuar 7.
Men4erah an Daftar Penerimaan Barang Men4erah an $<itansi Pem*elian Barang

Penerimaan Barang B! Heru R.

Memesan Barang sesuai Daftar $e*utuhan > #PP

Men4erah an Barang

Bagian Pem*elian

Pen-atatan I*u Nila G. A.

Pem*elian B! . Ha(i #.

"r(er Pem*elian #esuai D$ (an #PP

Disah an "leh 3 PT. ADI PUTRA

DU5A RIMBARDI Pim!inan