IPG KAMPUS TUANKU BAINUN

14000 BUKIT MERTAJAM, PULAU PINANG

LAPORAN MINIT MESYUARAT KALI KEEMPAT
AHLI JAWATANKUASA PROGRAM MALAM DEEPAVALI 2016

TARIKH

: 12/5/2016

MASA

: 11.30am-1.00 pm

TEMPAT

: Pusat Sumber ZABA IPGKTB (Bilik A)

KEHADIRAN
Hadir: Semua ahli-ahli kelas 6 Pengajian Tamil .
AGENDA

1.

2.

PERKARA
Ucapan Pengarah
Mesyuarat dimulakan dengan
ucapan alu-aluan daripada
pengarah En.Kathiravan
Pembentangan minit mesyuarat yang lalu
Minit mesyuarat yang lalu telah
dibentang oleh penolong
setiausaha Cik.Gunesvari

3.

Sediakan jemputan bagi setiap

mesyuarat.
E-Mail atau Whatsapp jemputan
kepada semua AJK dan Pensyarah
Penasihat sebelum seminggu
mesyuarat.
En Segaran memberi cadangan
bahawa banner hendaklah
dilengkapi dengan gambar VIP dan
Pengarah serta menunjukkan tema
Pesta Deepavali.

TINDAKAN

Pengarah

Naib setiausaha

En.Segaran
Pensyarah Penasihat

4.

5.

6.

7.

8.

Ajk Gimik hendaklah membuat satu

surat rasmi kepada IPGKTB dan
Sekolah jika ingin meminjam murid
daripada sekolah.
Setuju dengan cadangan gimik
yang kedua.
Ajk penerbitan perlulah merujuk
kepada En Segaran berkaitan
gambar VIP.
Memberi cadangan untuk mencari
penaja untuk banner.
Bendahari telah memberi taklimat
ringkas berkaitan belanjawaan
Pesta Deepavali.
Memberi cadangan bahawa setiap
orang hendaklah bayar RM20
setipa bulan bagi memenuhi pelan
B.
membentangkan belanjawaan
persiapan tempat
(rujuk lampiran 1)
Memberi cadangan untuk
membuat banner.
Memberi cadangan bahawa
banner digantung ditengah-tengah
pentas dan hiasan dibuat
mengelilingi banner.

En.Maniyaran
Pensyarah Penasihat

Bendahari
Cik.Tamil selvi

Pn.Ancana
AJK Persiapan pentas

Cik.Gunesvari.

membentangkan belanjawaan
(rujuk lampiran 2)
Tiga jenis gimik telah dibentangkan di
mesyuarat.

Cadangan Pertama : 5 orang murid sekolah rendah dihiasi

mengikut tema dan akan berdiri dalam
gelung diatas pentas.
Kanak-kanak tersebut akan berdiri
disebalik kain putih dengan

Pn. Gavithra
Ajk gimik dan perasmian

pengawasan beberapa AJK.

Penari bharatham akan membri Magic
stick kepada Pengarah.
Pengarah akan tekan butang di Magic
stick.
Kanak-kanak keluar dari tirai putih
dan VIP akan menyalakan pelita yang
dipegang oleh mereka.

Cadangan kedua: 5 orang Kanak-kanak berpakaian

mengikut tema dan mengiringi VIP
dengan memegang lampu pelita.
Pelajar akan bersedia di atas pentas
dengan memegang agal.
Setiap pelajar akan berdiri di hadapan
kuttu vilakku
Semasa VIP melancarkan, beliau akan
naik ke pentas dan menyalakan agal
vilakku tersebut.
Apabila agal sudah dinyalakan, lampu
kelip-kelip yang ada di backdrop akan
menyala terus.

Tamil Selvi memberi cadangan

bahawa murid tidak perlu mengiringi
VIP
Tirai tengah ditutup dan tirai akan
dibuka semasa gimik berlangsung.
En.Segaran memberi pendedahan
kepada Ajk Gimik bahawa, dia
hendaklah membuat satu surat rasmi
kepada IPGKTB dan Sekolah jika ingin
meminjam murid daripada sekolah.
En. Maniyarasan memberi cadangan
bahawa memilih anak saudara Ajk
Pesta Deepavali untuk membuat
gimik.
Cadangan ini dipersetujui oleh
En.Segaran.

Cadangan ketiga:-

9.

10.

Sama seperti poonthalir.

Dalam sebuah bunga teratai,
mempunyai kuttu vilakku.
Apabila VIP menekan butang,
bunga teratai akan buka dan kuttu
vilakku akan naik atas..
Semasa itu mercun akan letup.

membentangkan belanjawaan
(rujuk lampiran 3)
En.segaran meminta AJK
Dokumentasi untuk memurnikan lagi
belanjwaan yang telah dibentang.
En.segaran memberitahu bahawa jika
orang luar ditempah untuk membuat
perakaman dan penangkapan gambar,
maka perlu dibayar.
Cik Kalaivani memberitahu bahawa
kamera dan alat perakam video akan
dipinjam dari IPGKTB.
membentangkan belanjawaan
(rujuk lampiran 4)
Semua pensyarah beragama India
dijemput untuk Pesta Deepavali.
Pensyarah kaum lain juga akan
dijemput.
Jemput VIP 30 minit awal untuk
menjamu selera.
Rosette dipakaikan kepada semua VIP.
Makanan diberi kepada VIP sebelum
Pesta Deepavali bermula.
Makan malam diberi kepada :6PISMP
- 20 orang
VIP
- 15 orang
Pensyarah -15 orang

LO license officers perlu mengiringi

VIP.
Ajk makanan bertanggungjawab untuk
mencari LO
Door gift akan diberi serti berikut :-

Cik Kalaivani
AJK Dokumentasi

Pn. Shoba
AJK Makanan

Air mineral small cup

Mixture
Kesemua 250 bungkusan

11.

12.

13.

Mixture akan dibelikan oleh Pn. Sree

Muthu Mariammal dari Ipoh.
Makanan malam disediakan untuk
6PISMP PT sahaja.
Makanan akan diberi dalam bentuk
bungkusan kepada 6PISMP PT sahaja
Makanan petang akan disediakan
kepada semua ajk termasuk ajk kelas
lain.

membentangkan belanjawaan
(rujuk lampiran 5)
beras dan pokok pisang akan dibeli.
En. Maniyarasan dan En. Segaran
memberi cadangan untuk menggunkan
bahan recycle untuk buat hisan.
Ikat thoranam dalam dan luar dewan.
Ikat thoranam dikanan dan kiri pintu
dewan.
membentangkan belanjawaan
(rujuk lampiran 6)
AJK Hadiah perlu meminta penajaan
dalam bentuk hamper daripada
pensyarah beragama India.
Harga Hamper RM 30
15
4
5 (each RM 35)
Letak Greeting Card dalam Hamper

membentangkan belanjawaan
(rujuk lampiran 7)
buat 2 banner
banner kecil - rm 20- rm30
banner besar - harga akan
ditentukan pada mesyuarat

En.Sugumaran
Persiapan Dewan

Pn. Florence
AJK Hadiah dan
Cenderamata

Pn. Thilaga
Ajk penerbitan

seterusnya.

14.

15.

16.

Ajk penerbitan perlulah merujuk

kepada En Segaran berkaitan gambar
VIP.

membentangkan belanjawaan
(rujuk lampiran 8)
Perlu sediakan 10 buku program
Satu buku berharga RM 1.50
En. Maniyarasan memberi cadangan
bahawa membeli A4 RIM yang
berwarna.
En.Segaran
memberitahu
bahawa
beliau akan memberi kertas warna.
Pn.Uma
akan
tanggung
belanja
cetakan buku program.
membentangkan belanjawaan
(rujuk lampiran 9)
En.Segaran mmberi cadangan bahawa
bunga ros atau bunga orkid yang
segar akan digunakan sebagai rosette
untuk VIP danPengarah.
AJK 6PISMP PT akan diberi rosette
Tarian burung merak untuk jemputan.
Pakaian untuk tarian burung merak
akan dicari oleh Thevanthiren.
Murid dari kelas lain akan dipilih untuk
menari tarian merak.
Tajuk bagi Pesta Deepavali mestilah
sama dalam buku Program dan kad
Jemputan.
Pn. Sree Muthu Mariamal akan
menanggung belanja cetakan kad
jemputan.
Muzik Melathalam akan diiringi VIP
sampai ke pentas.
membentangkan belanjawaan
(rujuk lampiran 10)
Setiap kumpulan akan diberi RM50
sebagai duit persiapan untuk
persembahan.

Pn. Uma Devi

AJK Buku Program

Pn. Sree Muthu Mariamal

AJK Jemputan & sambutan

Pn. Bathma Devi

Shashikala A/P Kersinan

Cik. Shashikala

AJK Persembahan
Hal- hal Lain

10.

En. Maniyarasan dan En. Segaran

memberi cadangan untuk membuat
satu senerai alatan penuh.
En. Segaran membuat keputusan
bahawa semua AJK mestilah
membentangkan hasil kerja
dengan terang dan teliti pada
mesyuarat seterusnya.
Bajet keseluruhan Pesta
Deepavali ialah RM3500.
En. Segaran menyatakan bahawa
beliau mempunyai dua opsyen.
Opsyen A- akan dibuat oleh
beliau.
Opsyen B- ialah jika
menghadapi krisis wang,
maka semua AJK 6PISMP
PT dan guru penasihat
akan menanggung
perbelanjaaan.

11.

Penutup
Semua AJK diminta menjalankan
tugas dan bekerjasama dengan
baik dengan kumpulan yang
diagihkan.
Mesyuarat seterusnya akan

Disediakan Oleh:

Setiap orang beri RM 100

Jika dapat penajaan dari pihak lain
wang akan dipulangkan.

dimaklumkan kemudian.
Sebarang perubahan yang dipinda
akan dimaklumkan dari semasa ke
semasa.

.
GUNESVARI A/P BALAKRISHNAN
Setiausaha
Pesta Malam Deepavali 2016,
Ipg Kampus Tuanku Bainun.

Pengarah

LAMPIRAN

ANGGARAN PERBELANJAAN KESELURUHAN

MALAM DEEPAVALI 2016

BIL

BUTIRAN

Persiapan Tempat

2
3
4
5
6
7
8
9
10

(Lampiran 1)
Gimik Perasmian (Lampiran 2)
Dokumentasi (Lampiran 3)
Makanan (Lampiran 4)
Persiapan dewan (Lampiran 5)
Hadiah dan Cenderamata (Lampiran 6)
Penerbitan Banner (Lampiran 7)
Buku Program (Lampiran 8)
Jemputan & Sambutan (Lampiran 9)
Persembahan (Lampiran 10)
JUMLAH KESELURUHAN

JUMLAH (RM)
372.50
240.50
40
992
465
1,055
200
105.50
215
250
RM 3935.50

Disediakan Oleh :
Tamilselvi Nadarajah
Bendahari
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

LAMPIRAN 1
AHLI JAWATANKUASA PERHIASAN PENTAS
ANGGARAN PERBELANJAAN

Harga/Seun
Bil

Alatan

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

Lampu Kelip-Kelip
Tali Rafia
Polistrin Tebal
Polistrin Nipis
Striking Paper ( Mix Colour)
Polistrin Gum
Double Tape
Gun Stepler
Ubat Stepler
Tumtack
Gliter Silver
Gliter Gold
Warna Pelaka

13

Hitam Kuning Biru Merah

14

Hijau Putih)
Kertas majong

Kuantiti

it

4 Gelung
1 Gelung
5
10
1
1
10
1
10
5
2
2

(RM)
20
18
5
2.90
25
8
4
17
0.80
0.50
8
8

1 gelung

Ancana Nathan
AJK Persiapan Pentas
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

(RM)
80
18
25
29
25
8
40
17
8
2.50
16
16

13

78

10

Rm 10

Jumlah keseluruhan
Disediakan Oleh :

Jumlah

Rm372.50

LAMPIRAN 2
AJK GIMIK & PERASMIAN
ANGGARAN PERBELANJAAN
BIL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

PERALATAN
Polisterin
Kertas warna
Warna pelaka
Gum polisterin
Cello tape
Stepler
Stepler pin
Polisterin cutter
Lamp
Lighter
Marker pen
Glitter
Kain ela
Tali raffia

HARGA SEUNIT(RM)
KUANTITI
3.00
10
1.50
10
12.90
5
8.00
1
2.50
5
7.00
2
1.50
7
11.00
2
3.00
7
1.00
1
2.50
3
3.00
4
3.00
5
1.50
5
JUMLAH KESELURUHAN

Disediakan Oleh :
Gavithra Maniam
AJK Gimik & Perasmian
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

LAMPIRAN 3
AJK DOKUMENTASI

JUMLAH
30.00
15.00
64.50
8.00
12.50
14.00
10.50
22.00
21.00
1.00
7.50
12.00
15.00
7.50
RM 240.50

ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL

PERKARA

HARGA

BUKU (DOKUMENTASI) PRINT + BINDING

RM 10.00 X 4

1.
4 SET
JUMLAH KESELURUHAN

Disediakan Oleh :
Kalaivani Rajasparan
AJK Dokumentasi
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

LAMPIRAN 4
AJK MAKANAN

RM 40.00

ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL

BUTIRAN

KUANTITI (ORANG)

PELAJAR

84

SEORANG
(RM)
8

PENSYARAH

30

RM 240.00

VIP

10

RM 80.00

124

RM 992.00

JUMLAH KESELURUHAN

Tisu Diperlukan
Air Mineral Kepada Pelajar Dan Juga Vip

Disediakan Oleh :
Shoba Rajenthiran
AJK Makanan
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

LAMPIRAN 5
AJK PERSIAPAN DEWAN
ANGGARAN PERBELANJAAN

JUMLAH
RM 672.00

BIL

BUTIRAN

KUANTITI

SEUNIT(RM

JUMLAH (RM)

)
1
2
3
4

Red karpet + Pillar

Pokok Pisang
Thoranam
Beras untuk kolam

50

JUMLAH KESELERUHAN

300
100
50
15
RM 465

Barang yang perlu diambil dari stor

1. Polistrin
2. Warna Plaka
3. Warna Bancho
4. Brush
5. Gam
6. Double tape
7. Sellotape
8. Masking Tape
9. Tali
10. Kertas Mahjong
11. Balloon
12. Pvc paip
13. Gliter paper
14. Glitter
15. Polistrin cutter
16. Gunting

Disediakan Oleh :
Sugumaran Rengasamy
AJK Persiapan Dewan
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=

20 keping
1 warna 1 botol
2 Box besar
10
1 Botol besar
5
3
3
1 Gulung Besar
2 roll
2 warna (paket besar)
1 batang
20 keping
Gold dan Silver ( Paket besar)
5
5

LAMPIRAN 6
AJK HADIAH
ANGGARAN PERBELANJAAN
BIL
1.

BUTIRAN

KUANTITI

SEUNIT
(RM)

JUMLAH
(RM)

Hamper (4 kategori - 3 untuk setiap

4 x 3 = 12

50

600

kategori)

Guru Pelatih
Bekas Guru Pelatih
Pensyarah
Ibu bapa

2.

Bunga Maalai (Fresh Flower) VIP

50

50

3.

Ponnadai

15

75

4.

Sandana Maalai

15

60

5.

Fruit Basket + Mixture

35

175

6.

Wrapping Plastic

1 Roll

30

30

7.

Cellophane Tape

10

3.50

35

8.

Ribbon

10

30

Jumlah Keseluruhan

Disediakan Oleh :
Florence Gnaprakasam
AJK Hadiah
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

RM 1, 055

LAMPIRAN 7
AJK PENERBITAN
ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL

BAHAN

KUANTITI

SEUNIT
(RM)

JUMLAH
(RM)

BANNER

100

200

JUMLAH KESELURUHAN

RM 200

Disediakan Oleh :
Thilaga Ganesan
AJK Penerbitan
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

LAMPIRAN 8
AJK BUKU PROGRAM
ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL

BAHAN / KUANTITI

KUANTITI

HARGA

JUMLAH

SEUNIT

(RM)

( RM )
1

Kertas A4 ( Hard Cover )

10

3.50

13.50

Kertas A4 berwarna

20

0.50

10

Kertas A4

1 RIM

12.00

12

Reben

10

2.00

20

Kos Pencetakan Berwarna

1.50

15

Kos Pencetakan Hitam dan

0.50

35

Putih
JUMLAH KESELURUHAN

RM 105.50

Disediakan Oleh :
Uma devi Sanmugam
AJK Buku Program
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

LAMPIRAN 9
AJK JEMPUTAN DAN SAMBUTAN
ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL
1

BUTIRAN

KUANTITI

SEUNIT
(RM)

JUMLAH
(RM)

VIP/Pensyarah
Penganjur

10

10

30

20

20

Rozet
-

Mela thalam / Urumi

3
4

Kad A4 tebal
Kos Percetakan (hitam putih

150
20
50

0.50
0.50

10
25

&warna)
JUMLAH KESELURUHAN

RM 215

Disediakan Oleh :
Sree Muthu Mariammal Krishnasamy
AJK Jemputan & Sambutan
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

LAMPIRAN 10
AJK PERSEMBAHAN
ANGGARAN PERBELANJAAN

KELAS

PERBELANJAAN
(EACH CLASS)

6 PISMP PT

RM 50.00

6 PISMP MZ/BM

RM 50.00

5 PISMP PSV

RM 50.00

 5 PISMP TESL

RM 50.00

4 PISMP SJ
3 PISMP SJ

RM 50.00

JUMLAH KESELURUHAN

Disediakan Oleh :
Bathmadevi Nageswaran
AJK Persembahan
Malam Deepavali 2016
IPG Kampus Tuanku Bainun

RM 250