Sistem Enterprise Resoucre Planing (ERP) adalah suatu sistem yang

mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan,

pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan, ke dalam
suatu sistem. Sistep ERP termodulasi, perusahaan dapat membeli setiap modul
yang memenuhi kebutuhan khusus ,mereka. ERP memfasilitasi arus informasi
antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan mengelola komunikasi dengan para
pemangku kepentingan diluar.
ERP merupakan sistem terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum
bisnis proses yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif
dan sistem tersebut di dukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan
informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif. Konsep ERP dapat
dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur
komputer baik software dan hardware sehingga pengolahan data dan informasi
dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Oleh karena itu, hampir tidak
mungkin mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis
komputer.
Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan clientserver baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan
data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi
dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:
a) Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
b) Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung
berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia,
hingga perbankan).
c) Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code
program.
Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP

ERR application modules. (Source: Prepared by D. Amoroso.)

a. Financial
FI Financial Accounting
Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap
keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan
perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal.
Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak
(mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan
hingga ke data transaksi awalnya.
CO-Controlling
Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional,
seperti:
o Pengendalian capital investment
o Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan
merencanakan pembayaran
o Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan
penggunaan dana di setiap area
o Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas
perusahaan
IM Investment Managemen
Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan
oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis
kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan
membantu manajemen dalam membuat keputusan.
EC Enterprise Controlling
Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise
Controller mengenai hal-hal berikut :
o Kondisi keuangan perusahaan
o Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan
o Investasi
o Maintenance dari aset perusahaan
o Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan
o Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti
ukuran pasar, market share,competitor performance
o Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi,
struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba
TR Treasury
Modul
TR
berfungsi
untuk
mengintegrasikan
antara cash
management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi
keuangan.
b. Distribution dan Manufacturing
LE Logistics Execution
Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang
lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini
fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi.
Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery
SD Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan

yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari
penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu
merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan
kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam
periode akuntansi yang akan datang.
MM Materials Management
Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam
aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi
material, termasuk energi dan servis.
PP Production Planning
Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya
material sampai kepada proses pengiriman produk.
PM Plant Maintenanc
Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan
peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan
mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional
yang sedang berjalan.
QM Quality Management
Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari
modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan
berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
PS Project System
Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:
o Perencanaan terhadap waktu dan nilai
o Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost
element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian
aktivitas dan penjadwalan
o Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material,
manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia
o Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek
berjalan
o Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c. Human Resources
Berfungsi untuk:
1. Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu
terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM
perusahaan
2. Melindungi data personalia dari pihak luar
3. Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien
melalui manajemen karir
Keuntungan dan Kerugian ERP
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat,
maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat
mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana

semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan
demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan
efektif.
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada
ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh
dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat
diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur
tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:
Pengurangan lead-time
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan sale
Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
Peningkatan market share perusahaan
Pengiriman tepat waktu
Dll
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan

pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang
baru
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat

dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan
tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa
implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa
memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal,
implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir
untuk membantunya.
Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis
strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan.
Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan
mengikuti standar ERP atau sebaliknya.
Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak
lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada
membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.
Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.

Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal

perusahaan.
Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak
mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak
dipekerjakan lagi).
Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan
tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua
karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.
Kurangnya komunikasi antar personel.
Cacatnya project design dan management.
Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.
Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi
file, dan lain sebagainya.

Tantangan
1. Memilih ERP yang salah
Alasan umum suatu kegagalan sistem adalah ketika sistem ERP tidak
mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting. Tidak ada satu pun
sistem ERP yang dapat mengatasi semua masalah di semua perusahaan
Menemukan kesesuaian fungsionalitas yang baik akan membutuhkan proses
pemilihan peranti lunak yang menyerupai sebuah corong yang dimulai
dengan bagian yang umum kemudian secara sistematis semakin terfokus.
Jika proses bisnis benar-benar unik, sistem ERP harus dimodifikasi untuk
mengakomodasi peranti lunak jadi yang dapat ditambahkan yang khusus
untuk industri tersebut atau agar dapat bekerja dengan sistem lama yang
dikembangkan secara khusus
2. Memilih Konsultan yang Salah
Hampir semua implementasi ERP melibatkan konsultan luar, yang
mengkoordinasikan proyek tersebut, membantu perusahaan mengidentifikasi
berbagai kebutuhannya, mengembangkan berbagai spesifikasi kebutuhan
untuk ERP, memiliki paket ERP, meiliki paket ERP, dan mengelola
perpindahannya.
Keluhan yang sering timbul adalah perusahaan konsultan menjanjikan praktisi
yang berpengalaman, akan tetapi ternyata mengirim pekerja magang yang
tidak berkompetensi
3. Biaya Tinggi dan Pembengkakan Biaya
Biaya total kepemilikan untuk sistem ERP berbeda-beda dari satu
perusahaan ke perusahaan lainnya.
Karena ERP sangat mahal untuk diimplementasikan, banyak manajer yang
sering merasa terganggu dengan sedikitnya penghematan biaya nyata yang
dapat mereka wujudkan dalam jangka pendek. Bahkan banyak sekali kritik
mengenai keberhasilan ERP dikaitkan dengan apakah sistem tersebut
memberikan manfaat yang melebihi biayanya
IMPLEMENTASI ERP

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari
perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi,
kustomisasi dan jasa pendukung Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting
dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP Sayangnya, Migrasi data
merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi
Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi
ERP:

Mengidentifikasi data yang akan di migrasi

Menentukan waktu dari migrasi data
Membuat template data
Menentukan alat untuk migrasi data
Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
Menentukan pengarsipan data