PANDUAN MANAJEMEN

BIRO PERJALANAN WISATA

Travel Agency Management Handbook

Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA

2012
Global Travel Bussiness & Education Center
Jakarta Indonesia

PANDUAN MANAJEMEN
BIRO PERJALANAN WISATA
Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA
STRUKTUR ORGANISASI
BIRO PERJALANAN WISATA
DEWAN KOMISARIS
PRESIDEN DIREKTUR
1.

DIREKTUR PEMASARAN

2.

DIREKTUR TOUR , TRAVEL & KONVENSI

3.

DIREKTUR ADMINISTRASI & KEUANGAN

1. DIVISI PEMASARAN
1.1. MANAJER PENELITIAN & PENGEMBANGAN
1.2. MANAJER PEMASARAN
2. DIVISI TOUR, TAVEL DAN KONVENSI
2.1. MANAJER SALES
2.2. MANAJER RESERVATION
2.3. MANAJER OPERATIONS
2.4. MANAJER KANTOR CABANG
3. DIVISI ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
3.1 MANAJER RUMAH TANGGA
3.2 MANAJER ACCOUNTS
1.1. BAGIAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
1.1.1. SUPERVISOR PENELITIAN

3
1.1.2. SUPERVISOR PENGEMBANGAN

1.2. BAGIAN PEMASARAN

1.2.1. SUPERVISOR HUMAS
1.2.2. SUPERVISOR PROMOSI
2.1. BAGIAN SALES
2.1.1. SUPERVISOR TOUR
2.1.2. SUPERVISOR TRAVEL
2.1.3. SUPERVISOR SPECIAL PROJECTS
2.2. BAGIAN RESERVATIAON
2.2.1. SUPERVISOR ANGKUTAN
2.2.2. SUPERVISOR AKOMODASI
2.2.3. SUPERVISOR DOKUMEN
2.3. BAGIAN OPERATIONS
2.3.1. SUPERVISOR TOUR OPERATION
2.3.2. SUPERVISOR CRUISE OPERATION
2.3.3. SUPERVISOR CONVENTION OPERATIONS
2.4. KANTOR CABANG
2.4.1. SUPERVISOR PLANNING
2.4.2. SUPERVISOR OPERATIONS
2.4.3. SUPERVISOR KEUANGAN
3.1. BAGIAN RUMAH TANGGA
3.1.1. SUPERVISOR ADMINISTRASI UMUM & PERSONALIA
3.1.2. SUPERVISOR SEKRETARIAT
3.1.3. SUPERVISOR MAINTENANCE
3.2. BAGIAN ACCOUNTS
3.2.1. SUPERVISOR GENERAL ACCOUNTS
3.2.2. SUPERVISOR TOURIST ACCOUNTS
3.2.3. SUPERVISOR KASIR

Designed by Drs. Noersal Samad. MA

URAIAN FUNGSI DAN TUGAS PADA BIRO

PERJALANAN WISATA
Designed by Drs. Noersal Samad. MA

PRESIDEN DIREKTUR
Fungsi :
Mempertanggung jawabkan segala kegiatan dan kebijaksanaan perusahaan kepada
dewan komisaris.

Tugas :
1. Melaksanakan pimpinan harian dan koordinasi antara direktur dan bawah-annya.
2. Menanda tangani perjanjian dan kontrak usaha.
3. Menentukan kebijaksanaan perusahaan mengenai keuangan, tata usaha, dan
kepegawaian serta rencana induk perusahaan.
4. Menentukan anggara belanja dan pendapatan perusahaan.
5. Mewakili perusahaan dalam keanggotaan asosiasi kepariwisataan atau usaha
asosiasi lainnya.
6. Ikut aktif mempromosikan produk perusahaan dalam setiap kesempatan.
7. Melaksanakan tuga tugas lain yang berkaitan dengan fungsinya.

DIVISI PEMASARAN
Fungsi :
1. Merencanakan, melaksanakan dan menilai segala kegiatan research, development
dan marketing.
2. Mengadakan kordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal.

5
3. Mempertanggung jawabkan semua kegiatan termasuk pendanaannya kepada
Presiden Direktur.

Tugas Divisi :
1. Menentukan sasaran ( objektives ), tata cara ( systems & procedures )
dan strategi serta taktik, jangka panjang, yg akan diambil dalam mengadakan
kegiatan research, development dan pemasaran produk usaha.
2. Menyusun research, development, and marketing manual.
3. Mengarahkan bahwasanya secara bertangga atau paripurna, dalam bentuk lisan
dan tertullis, semua langkah yang harus diambil guna mencapai sasaran secara
efisien dan efektip.
4. Menyusun anggaran yang diperlukan, lengkap dengan jadwal penyediaan,
penggunaan dan pertanggung jawabannya.
5. Meneliti dan menyetujui semua produk, setelah melalui consumer surey, Market
test dan product modification, yang dipasarkan dan di jual.
6. Meneliti dan menyetujui laporan research, product development dan modification,
ricing, advertising, dan promotion, termsuk penggunaan dananya, yang telah
dilaksanakan.
7. Meningkatkan pengetahuan dan penerapan salesmanship dan Pro-fesionalism
bawahannya.
8. Menilai, memberi peringatan atau penghargaan atas dedikasi dan prestasi
bawahannya.
9. Memantau dan memecahkan semua masalah yang ada kaitannya dengan penurunan
atau peningkatan citra perusahaan ( company image)
10. Merintis memelihara dan meningkatkan hubungan dan kerjasama yang baik,dengan
segala pihak guna mengangkat citra dan menambah keuntungan ( profit )
perusahaan.

BAGIAN PEMASARAN
Fungsi :
1. Melaksanakan kegiatan penelitian, perencanaan, pengembangan dan pemasaran
produk usaha.
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada Direktur Pemasaran.

Tugas Bagian :
1. Mengumpulkan informasi, tarif dan data lengkap mengenai semua jasa/produk
yang diperlukan langganan dan daerah/Negara konsumen.
2. Memilah milah dan menyusun kumpulan informasi dan data sesuai dengan
komponen komponen yang akan dijadikan produk.
3. Merencanakan, menyusun dan mengembangkan bermacam macam produk beserta
persyaratan-persyaratan mereka untuk ditawarkan dan dijual oleh Bidang
Konvensi, Tour dan Travel kepada calon langganan atau tamu.
4. Menjalin hubungan baik dan mengadakan perjanjian kerjasama (contractual
agreement) dengan berbagai principal untuk penjualan produk/jasa yang
disediakan/diselenggarakan oleh principal dengan syarat dan kondisi (term and
conditions) yang saling menguntungkan.
5. Menentukan harga jual dan persyaratan persyaratan setiap produk yang
dijual oleh bidang konvensi,tour travel dan cruise.
6. Membuat dan mencetak tarif (confidential agent tariff) produk/jasa yang
ditawarkan beserta alat alat /bahan promosi yang diperlukan.

7. Memasarkan produk yang dihasilkan secara berencana, terarah, teruji dan teratur
dengan menyebar luaskan pamplet, folder, brosur, dan alat promosi lainnya
melalui mass media (cetak atau elektronik) atau langsung kepada tamu atau
konsumen.

7
8. Merekam dan melaporkan kepada Direktur Pemasaran segala keluhan (complaints)
dan pujian /penghargaan sebagian bahan penelitian untuk pengembangan usaha
dan peningkatan citra perusahaan (company image).
9. Menjalin dan menjaga hubungan dan kerjsama yang baik dengan principal, instansi
pemerintah, mass-media dan sesama rekan/mitra usaha.
10. Menyusun rencana kegiatan, anggaran biaya tahunan, jadual penggunaan dan
pertanggungjawaban penggunaan biaya pada Bagian Pemasaran secara teratur.
11. Merencanakan, membuat, memakai dan menyempurnakan semua formulir, system
dan prosedur yang berlaku pada Bagian Pemasaran.
12. Mengadakan market research, market test, consumer survey, product planning dan
modification secara teratur dan berencana yang disesuaikan dengan Manual Bagian
Pemasaran dan Rencana Induk Perusahaan.
13. Melaporkan hasil penilaian prestasi bawahannya, termasuk usul pemberian
peringatan (reprimand), penghargaan, kenaikan gaji dan promosi.
14. Meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan bawahannya, baik secara langsung
maupun melalui lembaga pendidikan yang ada di luar perusahaan, seperti in-house
training, seminar atau kursus-kursus, sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan
perusahaan.
15. Membuat laporan pelaksanaan rencana kegiatan secara berkala

Tugas seksi :
1. Mengumpulkan informasi dan data mengenai produk wisata dan
daerah/negara pasaran wisata.
2. Merekam semua keluhan, kritik, dan pujian yang diterima dari tamu atau
3. langganan untuk bahan analisa dan penelitian dalam usaha meningkatkan mutu
pelayanan, effisiensi dan efektifitas kerja.
4. Meneliti dan mengevaluasi produk wisata (mice) dan daerah/Negara tujuan wisata
yang baru untuk dikembangkan.
5. Menganalisa dan mengevaluasi alat dan bahan promosi serta daerah/Negara
pasaran wisata yang sudah dikembangkan untuk ditingkatkan.

8
6. Memberikan data dan usulan pengembangan dan penyempurnaan produk wisata
yang ada, serta untuk perencanaan penambahan produk wisata baru.
7. Memberikan data dan usulan perluasan pasar di daerah/negara pasar wisata serta
kemungkinan untuk membuka pasar di daerah/negara pasar wisata yang baru.
8. Menyusun

rencana

kegiatan

penelitian,

penciptaan,

pengembangan

dan

penyempurnaan produk wisata yang akan dipasarkan, dan anggaran biaya Seksi
Pemasaran.
9. Memasarkan produk wisata melalui mass-media di dalam dan luar negeri.
10. Berpartisipasi aktif dalam peristiwa-peristiwa (events) yang dapat meningkatkan
penjualan produk wisata dan citra perusahaan.
11. Memanfaatkan keanggotaan perusahaan dalam asosiasi kepariwisataan nasional
dan internasional untuk memasarkan produk wisata yang dijual oleh perusahaan.

DIVISI TOUR, TRAVEL & KONVENSI

Fungsi:
1. menyusun rencana kegiatan penjualan dan penyelenggaraan tour, travel dan
konvensi.
2. Mengadakan kegiatan koordinasi secara vertical maupun horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan rencana kegiatan dan pendanaannya
kepada Presiden Direktur.

Tugas Divisi :
1. Menyetujui pembelian/pengadaan buku-buku acuan (travel reference books)
seperti, ABC Guide Books, Hotel Index, Air Passenger Tariffs, Tour Planners, Maps,
Nautical Charts, dst.
2. Menyusun sales forecast, anggaran pendapatan dan pengeluaran divisi lengkap
dengan jadualnya.
3. Menyusun Sales manual perusahaan.

9
4. Mengarahkan pelaksanaan langkah-langkah yang harus diambil bawahannya guna
mencapai sales objectives/targets secara terencana, effisien dan effektif.
5. Meneliti dan menyetujui rencana penjualan dan pelaksanaan tour, travel dan
konvensi.
6. Meneliti dan menyetujui laporan penjualan, pelaksanaan dan penyelesaian
pembayaran tour, travel dan konvensi, termasuk laporan pembiayaan masingmasing kegiatan.
7. Meningkatkan pengetahuan bawahannya tentang produk usaha yang dijual,
salesmanship dan professionalism mereka secara berkesinambungan.
8. Menyetujui usul penambahan/pengangkatan staff, menilai, memberi peringatan
termask pemberhentian dan penghargaan atas dedikasi dan prestasi bawahannya
serta melanjutkan persetujuan tersebut kepada Divisi Administrasi dan Keuangan
untuk diproses.
9. Memantau dan memecahkan masalah yang ada kaitannya dengan penurunan hasil
penjualan tour, travel dan konvensi.
10. Menjalin kerja sama yang baik dengan semua instansi, principal dan asosiasi yang
terkait, yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan sales dan keuntungan
perusahaan.

BAGIAN PENJUALAN
Fungsi :
1. Menjual produk usaha di bidang tour, travel dan konvensi
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan

penerimaan

dan

pengeluaran

Bagiannya

kepada

Direktur Tour, Travel dan Konvensi.

Tugas Bagian :
1.

Menjual semua produk tour di dalam negeri untuk orang asing yang datang ke
Indonesia (Inbond/Incoming Tourist).

2.

Menjual bermacam-macam tour ke luar negeri dari Indonesia (Outbond/

Outgoing Tourist)

10
3.

Menjual bermacam-macam tour di dalam negeri untuk orang Indonesia atau

orang asing yang berdiam di Indonesia (Domestic Tourists).

4.

Menjual tour (shore-excursion/tour-ashore) untuk kapal pesiar (cruise ship).

5.

Menjual jasa penyelenggaraan rapat, seminar, konferensi dan pameran.

6.

Menawarkan jasa pengurusan dokumen perjalanan, paspor, visa dst.

7.

Menjual tiket angkutan udara, laut, darat dan tiket lainnya.

8.

Menjual produk akomodasi, hotel, restoran dan tempat-tempat hiburan.

9.

Menjual aneka ragam paket wisata rakitan sendiri dan produk perusahaan
perjalanan lainnya.

10. Membuat perkiraan penjualan produk tersebut di atas selama satu tahun.
11. Membuat laporan kegiatan penjualan harian, bulanan dan tahunan.
12. Menjalin hubungan baik dengan para principals dan langganan.
13. Menjalin hubungan baik dengan semua instansi yang terkait.

Tugas Seksi :
1.

Menyusun route perjalanan dan acara (itinerary), menghitung harga (quote the
tour fare) dan menentukan persyaratannya (tour features/conditions) untuk
diajukan kepada calon langganan (prospective customers).

2.

Melayani semua permintaan informasi (inquiries) mengenai pengurusan travel

document, domestic tours, overseas tours, shore excursions, meeting, incentive
travel, conference dan exhibition.

3.

Menjual bermacam-macam produk usaha.

4.

Mengadakan penyesuaian harga dan persyaratan-persyaratan tour, meeting,

conference, exhibition sesuai dengan ketentuan-ketentuan setempat.

5.

Membuat dan memeriksa semua file pengurusan tour, meeting, conference dan
exhibition serta melaporkan perkembangannya, termasuk perubahan-perubahan
(revision) atau pembatalan (cancellation) kepada principals dan/atau tamu
(client) atau organizing committee.

6.

Menentukan harga (fares) dan menerima biaya (payment/settlement)

tour,meeting, exhibition dan travel document.

11
7.

Menyiapkan (issue) tiket, travel vouchers dan dokumen perjalanan lainnya yang
sangat diperlukan oleh calon tamu/langganan untuk diserahkan kepada yang
bersangkutan tepat pada waktunya.

8.

Melaksanakan administrasi seksi dengan baik dan cermat.

9.

Melayani, menanggapi dan menyelesaikan setiap keluhan dan tuntutan

pengembalian uang (complaints and refund) tamu/langganan sebaik-baiknya
serta melaporkan secara lengkap sejak dari kejadian sampai penyelesaiannya
kepada atasannya.

10.

Memberikan informasi mengenai bermacam-macam harga tiket yang bisa

dipilih, jadual, jenis pelayanan dan alat angkutan, jadwal pertunjukan, fasilitas
meeting, conference dan exhibition beserta persyaratan-persyaratannya.

11.

Memberikan saran, cara terbaik dan merencanakan route perjalanan serta

pengaturan meeting, conference dan exhibition kepada calon langganan atau
panitia yang meminta jasa perusahaan.

12.

Membuat invoice, memungut harga, mengeluarkan tanda terima pembayaran

dan membuat laporan penjualan harian, mingguan, bulanan dan / atau
tahunan.

BAGIAN PEMESANAN
Fungsi :
1. Melaksanakan pemesanan (booking/reservation), perubahan (revision) dan/atau
pembatalan (cancellation) tempat (seat) pada angkutan udara, darat, laut,
akomodasi, restoran, meeting & conference hall dan tempat pameran beserta
fasilitasnya.
2. Mengadakan koordinasi yang erat baik secara vertical maupun secara horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan pendanaan Bagian Pemesanan
kepada Direktur Tour, Travel dan Konfensi.

12

Tugas Bagian :
1. Menghimpun buku-buku acuan, jadwal dan tariff (reference books) yang akan
dipakai sewaktu mengadakan pemesanan (service order), perubahan dan
pembatalan sesuai dengan permintaan agen (Instructing Agent) atau penitia
pelaksana konferensi atau/dan pameran.
2. Menyelesaikan semua formulir yang diperlukan sewaktu mengadakan pemesanan,
perubahan dan/atau pembatalan pesanan.
3. Melaksanakan dan melaporkan (progress report) kepada Bagian Penjualan
mengenai permintaan pemesanan, perubahan dan pembatalan yang sudah
confirmed atau yang masih berstatus requested atau waitlisted atau full booked
(UC).
4. Mengatur file dan administrasi Bagian secara baik, benar dan cermat.
5. Mengatur cara-cara penggunaan alat-alat telekomunikasi dan penyusunan berita
(message) secara baik, hemat, effisien tetapi tetap efektif.
6. Membuat anggaran biaya dan laporan kegiatan Bagian termasuk penggunaan alatalat telekomunikasi.
7. Menjalin kerja sama yang erat dengan semua mitra usaha, principals dan instansi
yang terkait.

Tugas Seksi :
1. Memesan sarana wisata, konvensi dan pameran serta kebutuhan lainnya
yang

diperlukan

meneruskan

oleh

konfirmasi

langganan/tamu
semua

pesanan

dan/atau
kepada

panitia
Bagian

pelaksanan
Penjualan

dan
untuk

disampaikan kepada pemesan.

2. Menyampaikan konfirmasi yang tidak sesuai dengan permintaan kepada Bagian
Penjualan untuk diteruskan kepada peminta (client/instructing agent/committee).
3. Mengadakan revisi pesanan dan menyampaikan konfirmasinya kepada Bagian
Penjualan.
4. Mengadakan pembatalan pesanan dan menyampaikan konfirmasinya beserta
pemberitahuan uang pembatalan (cancellation charge), kalau ada, kepada Bagian
Penjualan

13
5. Menyampaikan

persyaratan-persyaratan

(terms

&

condition/remarks)

yang

diberikan oleh contractors/carrier kepada Bagian Penjualan agar konfirmasi uang

telah didapat tidak batal.
6. Menysusun booking status dan progress report semua pesanan, perubahan dan
pembatalan pesanan.
7. Menyusun, menanggapi dan membalas berita telex, fax dan telegram yang
meminta booking, revision dan cancellation sesuai dengan booking status sesegera
mungkin, hemat, cermat, tetapi jelas dan lengkap.
Membuat statistic dan analisa permintaan tamu/langganan, termasuk komentar dan
keluhan serta pujian tamu atas sarana akomodasi, angkutan, tempat bersidang dan
pameran untuk dijadikan pedoman pembuatan produk, pemasaran dan penjualannya

BAGIAN OPERASI
Fungsi :
1. Menyusun rencana dan mengatur pelaksanaan/penyelenggaraan bermcam-macam
kegiatan

tour,

konferensi

dan

pameran

serta

menguruskan

semua

dokumen/perizinan yang diperlukan.

2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan rencana kegiatan dan pembia-yaannya
secara teratur kepada Direktur Tour, Travel & Konvensi.

Tugas Bagian :
1. Menyusun

rencana,

jadual,

pengadaan

dan

penggunaan

dana

beserta

perlengkapan/logistic yang diperlukan oleh Bagian Operasi.

2. Menyelenggarakan bermacam-macam tour di dalam negeri untuk wisatawan
nusantara dan manca negara.
3. Menyelenggarakan bermacam-macam tour ke luar negeri.
4. Menyelenggarakan tour untuk penumpang kapal pesiar (cruise ship).
5. Menyelenggarakan pengurusan peserta konvensi dan pameran.

14
6. Menguruskan semua dokumen perjalanan, perizinan konvensi dan pameran yang
dibutuhkan oleh langganan.
7. Membuat laporan semua kegiatan dan masalah operasi termasuk keluhan-keluhan,
tuntutan (claim) dan pujian para tamu/panitia atau peserta serta biaya operasi
secara teratur sesuai dengan jadual dan operations Manual.
8. Membuat statistic dan analisa laporan karyawan pelaksanan operasi dalam rangka
efisiensi, peningkatan mutu produk dan pelayanan, keuntungan dan citra
perusahaan.
9. Menjalin kerja sama yang erat dengan semua instansi dan perusahaan yang terkait.

Tugas Seksi :
1. Menyusun kalender kegiatan operasi (clients movement calendar) harian,
mingguan dan bulanan.
2. Menerbitkan (issue) voucher dan mengirimkan tindasannya (carbon copies) kepada
penyedia jasa (contractors) tepat pada waktunya.
3. Membuat daftar nama peserta (name list, passenger manifest dan rooming list)
serta meneruskan kepada pihak yang bersangkutan.
4. Mengumpulkan original voucher dari client untuk penagihan.
5. Membantu memberikan invoice kepada tamu yang mau membayar sewaktu tiba
atau sewaktu akan meninggalkan (upon arrival or upon departure) Indonesia.
6. Mambantu mendapatkan travel document (passport, exit permit, visa, health
certificate, etc) atau memperpanjang masa berlakunya sesuai dengan keperluan
tamu/langganan.
7. Menajukan

permintaan

dana

operasi

dan

membuat

pertanggungjawaban

penggunaannya.
8. Menugaskan pelaksana operasi (operating staff/guide) dan menyediakan uang
muka (advance fund) operasi tepat pada waktunya.
9. Mengecek dan menyediakan semua fasilitas dan perlengkapan dan angkutan
operasi sesuai dengan jadual penggunaannya.
10. Melaksanakan administrasi seksi operasi dengan baik dan cermat (Efficient,
accurate dan effective).

15
11. Membuat laporan pelaksanaan termasuk kendala-kendala (constraints) /hambatanhambatan atau masalah operasi yang perlu mendapat perhatian, perbaikan atau
penyempurnaan pada masa yang akan datang.
12. Menyampaikan keluhan-keluhan dan tuntutan-tuntutan tamu sesegera mungkin
agar bisa diselesaikan tepat pada waktu yang diharapkan tamu, tanpa merusak
mutu pelayanan dan citra perusahaan.
13. Membuat analisa biaya (cost analysis) untuk mengetahui untung ruginya suatu
transaksi yang dilaksanakan perusahaan, berdasarkan penerimaan Bagian Sales dan
pertanggungjawaban pengeluaran biaya bagian operasi.

DIVISI ADMINISTRASI & KEUANGAN

Designed by Drs. Noersal Samad. MA

Fungsi :
1. Menyusun rencana, mengatur, melaksanakan, mengevaluasi dan menyempurnakan
tata kerja dan peraturan kepegawaian, tata administrasi, pengelolaan modal dan
akunting perusahaan.
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan semua kegiatannya, termasuk pelaksanaan rencana
pendanaan kegiatannya kepada Presiden Direktur.

Tugas Divisi :
1.

Bersama-sama dengan divisi lalin, menganalisa neraca tahun yang akan datang dan
menyusun anggaran pendapatan dan pengeluaran tahunan perusahaan yang akan
datang.

2.

Menghimpun semua rencana tahunan divisi untuk dibicarakan dan disetujui dalam
rapat Dewan Direksi menjadi sebuah Rencana Induk Tahunan Perusahaan.

3.

Meneliti dan menyetujui permintaan pembelian barang sesuai dengan anggaran

masing-masing divisi.

16
4.

Meneliti dan melakukan perintah pencetakan sesuai dengan rencana kebutuhan

masing-masing divisi.

5.

Menerima lamaran dan memenuhi permintaan penambahan dan/atau pengganti

karyawan sesuai dengan Rencana Induk Perusahaan.

6.

Meneliti, memperbaiki, dan menyetujui permintaan penambahan formulir-formulir

yang diperlukan oleh Divisi.

7.

Menghimpun dan menyusun semua manual yang diperlukan seperti Sales Manual,
Marketing Manual, Accounting Manual, Office Manual dst.

8.

Merencanakan, mengatur dan melaksanakan latihan kerja dan pendidikan yang

diperlukan untuk peningkatan pengetahuan dan ketrampilan karyawan perusahaan.

9.

Menghimpun, mempelajari dan melaporkan hasil kajian semua peraturanperaturan dan undang-undang yang ada kaitannya dengan pengelolaan perusahaan.

10. Menjalin hubungan baik dengan instansi Pemerintah, bank, principal dan
11. sesama rekan usaha.
12. Membuat laporan kegiatan harian, mingguan, bulanan, kwartalan dan tahunan
13. secara teratur.

BAGIAN PERSONALIA DAN RUMAH TANGGA

Designed by Drs. Noersal Samad. MA

Fungsi :
1. Melaksanakan pengaturan tata kerja dan administrasi kepegawaian dan harta
benda milik perusahaan.
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan kegiatan beserta pendanaan Bagian Personalia dan
Rumah Tangga.

17

Tugas Bagian :
1. Menghimpun semua formulir, cara pengisiannya, system dan prosedur pada
Divisinya sehingga menjadi sebuah Office Manual.
2. Menerima lamaran pekerjaan, menguji dan menempatkan calon pegawai baru.
3. Menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi tata kerja dan peraturan kepegawaian
perusahaan.
4. Menyediakan, menyimpan, memelihara dan mengatur penggunaan semua alat,
perlengkapan dan inventaris perusahaan.
5. Menyusun rencana kerja dan anggaran pembiayaan kegiatan bagian.
6. Menjalin hubungan baik dengan instansi Pemerintah sesuai denga kebutuhan
bidangnya.

Tugas Seksi :
1. Menyelesaikan pembayaran gaji, upah dan pajak.
2. Menyelenggarakan administrasi umum perusahaan.
3. Mengelola urusan kepegawaian perusahaan sesuai dengan peraturan perburuhan.
4. Mengadakan pembinaan dan peningkatan kesejahteraan perusahaan.
5. Mengadakan dan memelihara alat, perlengkapan kerja, alat-alat tulis dan kantor
serta kendaraaan perusahaan.
6. Mengadakan dan memelihara alat komunikasi perusahaan.
7. Mengadakan dan memelihara kondisi gedung, ruang/tempat kerja dan tempat
penuimpanan alat, perlengkapan kantor dan kendaraan perusahaan.
8. Mengurus dan membayar sewa, tagihan alat-alat kantor dan pajak kendaraan
perusahaan.
9. Melakukan pemesanan, pencetakan formulir-formulir, kartu-kartu, amplop dan
kertas surat.

18

BAGIAN KEUANGAN
Designed by Drs. Noersal Samad. MA

Fungsi :
1. Menyusun, melaksanakan dan mengelola keuangan perusahaan.
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertikal maupun secara horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan

pelaksanaan

rencana

kegiatan

dan

pendanaan

Bagiannya kepada Direktur Administrasi dan Keuangan perusahaan.

Tugas Bagian :
1. Menyusun anggaran pendapatan dan biaya tahunan perusahaan.
2. Merumuskan dan menyelenggarakan tata administrasi keuangan dan akunting
perusahaan sesuai dengan Manual Keuangan dan akunting.
3. Melaksanakan pengelolaan keuangan perusahaan.
4. Menganalisa neraca sekarang dan membandingkannya dengan neraca-neraca
sebelumnya.
5. Membuat analisa sumber-sumber dan penggunaan dana perusahaan.
6. Mengontrol persediaan dan pengeluaran tiket dan dokumen berharga lainnya.

Tugas seksi :
1. Mengatur keluar masuk keuangan perusahaan.
2. Memeriksa penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan.
3. Mengoreksi laporan penjualan, tagihan, nota kredit dan debit.
4. Membuat dan mengontrol laporan bank.
5. Membuat jurnal, buku harian, buku kas, kas kecil, buku hutang dan piutang.
6. Menyusun dan membuat laporan neraca perusahaan.
7. Mengoreksi tagihan dan menyiapkan cek.
8. Menyusun anggaran rutin perusahaan.
9. Menyusun anggran operasi bagian-bagian tour, travel, cruise dan konvensi.
10. Meneliti dan memverifikasi penggunaan anggaran rutin dan anggaran operasi.

19
11. Membuat analisa tentang laporan pengelolaan modal kerja.
12. Membuat surat peringatan outstanding account agar utang yang bersangkutan
bisa diselesaikan menurut semestinya (dunning letter).
Designed by Drs. Noersal Samad. MA

KANTOR CABANG
Designed by Drs. Noersal Samad. MA

Bertanggung

jawab

kepada

Direktur

Divisi

Tour,

Travel

&

Konvensi

atas

pengembangan usaha yang efisien dan menguntungkan (the overall profitability and
efficiency of the Branch Office).

Tugas :
1.

Melaporkan segala rencana dan pelaksanaan kegiatan usaha, baik yang berasal
dari Kantor Pusat maupun yang langsung dari langganan setempat.

2.

Menyampaikan usul pengadaan dana (floating fund) operasi lengkap dengan

rencana pelaksanaan permintaan (service order) dari tamu/langganan.

3.

Menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan secara teratur, berupa

laporan harian (daily report) penerimaan dan pengeluaran yang didukung oleh
Summary of Petty Cash,Summary of Cash Disbursement, Summary of Cash
Receipt, Summary of Receivable dan Payable, dan Bank Reconciliation Report
sekali dua minggu dan sekali sebulan untuk neraca dan Bank Reconciliation
Report.

4.

Mengawasi secara cermat dan cepat setiap permintaan harga (quotation) acara
dan persyaratannya.

5.

Berusaha secara terus-menerus mengumpulkan informasi dan data (up to date,

reliable dan complete) yang dibutuhkan oleh semua Divisi dan mengajukan
usul-usul perubahan, penyempurnaan dan pengembangan produs atau dasar
pantauan, penelitian dan perkembangan mutakhir yang terjadi di Bali dan
sekitarnya.

20
6.

Mengawasi secara ketat agar pelaksanaan semua kegiatan usaha sesuai dengan
Garis-garis Besar Usaha, Rencana Induk dan Manual yang ditentukan oleh Kantor
Pusat.

7.

Melakukan tagihan (invoice) dan pembayaran utang sesuai dengan perjanjian

dan kebijakan-kebijakan yang digariskan oleh Kantor Pusat.

8.

Memecahkan segala masalah, termasuk keluhan/tuntutan secara cermat, cepat

dan efektif, yang ada kaitannya dengan usaha penekanan biaya, tanpa
mengurangi mutu produk dan pelayanan, seta meningkatkan laba perusahaan
dan citra perusahaan serta membuat laporannya sekali sebulan.

9.

Menjalin kerja sama yang erat dengan principals, semua instansi yang terkait
dan asosiasi usaha.

10.

Mewakili pimpinan sesuai dengan wewenang atau surat kuasa/ perintah yang
diterbitkan oleh Kantor Pusat, pada rapat-rapat atau/dan undangan yang
ditujukan kepada Pimpinan Perusahaan.

11.

Mengawasi, menilai, mengajukan usul pengangkatan, peringatan (reprimand),

penghargaan, pemecatan, pemberhentian dan kesejahteraan karyawan yang
dibawahinya.

12.

Memenuhi permintaan Pemerintah untuk menyampaikan Laporan Kegiatan

Usaha secara berkala dan teratur.

13.

Berusaha meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan bawahannya sesuai

dengan rencana pengembangan (career development programmes) yang telah
disetujui oleh Kantor Pusat.

14.

Berusaha memelihara dan menggunakan perlengkapan kantor dan kendaraan

(dinas dan usaha) secara efisien dan efektif.

Tugas Seksi di Kantor Cabang :

1.

Semua surat-menyurat (correspondence) harus melalui Manajer Cabang dan semua

kontrak harus diketahui dan disetujui oleh Pimpinan.

2.

Semua pesanan, baik yang langsung atau melalui Kantor Pusat harus diproses
sesegera mungkin dan konfirmasinya harus diteruskan kepada yang bersangkutan
dalam waktu sependek mungkin (accurate and prompt confirmation).

21
3.

Menyusun

dan

menyampaikan

acara

(itineraries,

meeting

&

exhibition

programmes) kepada yang meminta secepat mungkin setelah diteliti oleh Kepala
Seksi dan mendapat persetujuan dari Manajer Cabang.
4.

Mengisi semua formulir yang diperlukan dengan teliti dan lengkap, sesuai dengan
petunjuk Kepala Seksi dan/atau Kepala Cabang dan Manual/Buku Acuan (Travel
reference book/guide books).

5.

Mengatur file/arsip secermat mungkin.

6.

Menyelesaikan laporan harian, mingguan, dua mingguan, bulanan dan tahunan

sesuai dengan waktu (lama penyelesaian) yang telah ditentukan (in due time
without delay).

7.

Mencatat/menghimpun tarif dan persyaratannya, jadual angkutan (darat, laut,

udara), hotel dan restoran beserta fasilitasnya, informasi obyek wisata dan semua
data

yang

diperlukan

oleh

Kantor

Cabang

dan/atau

Kantor

Pusat

dan

meneruskannya kepada yang bersangkutan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.

8.

Menunjuk petugas pelaksana (guide/operating staff) dan melaporkan segala

kegiatan pelaksanaannya kepada Kepala Seksi dan/atau Manajer secara terperinci
dan cermat.

9.

Mempertanggungjawabkan penerimaan (payment), uang muka operasi (petty

cash/disbursement) sesuai dengan petunjuk/waktu pelaksanaan yang digariskan
oleh Pimpinan.

10. Menjaga kerapian dan kebersihan kantor dan lingkungannya termasuk keamanan
(safety and security).
Designed by Drs. Noersal Samad. MA

SEKRETARIAT:
1.

Mengetik surat, isian/formulir, kontrak dan laporan serta menyelesai-kan

korespondensi yang menjadi tanggung jawabnya.

2.

Mengagendakan surat masuk dan keluar.

3.

Mengurus arsip Divisi, Bagian dan Seksi yang dipercayakan kepada Sekretariat.

4.

Mengurus pengiriman surat dan dokumen Divisi, Bagian dan Seksi.

5.

Membagi-bagikan surat dan dokumen yang ditujukan kepada Divisi, Bagian dan
Seksi.

22
6.

Membuat anggaran rutin.

7.

Mempertanggungjawabkan dana yang dipergunakan oleh Sekretariat.

8.

Membuat notulen rapat.

9.

Menerima, meneruskan pesan dan/atau jawaban pesan (phone, telex, fax

messages and their replies/responses, if needed) kepada yang bersangkutan.

10. Mengatur jadual harian (agenda) pimpinan.

11. Menerima/menyaring tamu pimpinan.

KASIR:
1.

Menerima dan menyimpan uang tunai, cheque dan alat pembayaran lainnya.

2.

Memasukkan uang (pembayaran) yang diterimanya secara utuh ke bank, dan

menyelesaikan Buku Bank dan Buku Kas.

3.

Membukukan semua penerimaan dan pengeluaran uang tunai, cek, giro bilyet dan
alat pembayaran lainnya.

4.

Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran, yang melalui kasir, secara harian,
mingguan dan bulanan.

5.

Mengeluarkan tanda terima (receipt) yang diperlukan.

6.

Mengatur

administrasi

dan

arsip

penunjang/bukti-bukti

yang

aka

penerimaan

dan

pengeluaran uang melalui kasir.

7.

Meneliti

alat

pembayaran

diterimanya

agar

tidak

terjadi

penerimaan/penyimpanan uang/alat pembayaran palsu.

8.

Mengamankan

semua

alat/perlengkapan

penerimaan,

pengeluaran

dan

penyimpanan alat pembayaran yang ada di kasir.

Designed by Drs. Noersal Samad. MA