PENDAHULUAN

A. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)

Instalasi

farmasi

rumah

sakit

adalah

unit

pelaksana

fungsional

yang

menyelenggarakan seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di rumah sakit meliputi,

pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai, serta pelayanan
farmasi klinik (Permenkes, 2014).
Penyelenggaraan pelayanan kefarmasian di rumah sakit harus menjamin ketersediaan
sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang aman, bermutu,
bermanfaat, dan terjangkau.Tujuannya untuk meningkatkan mutu pelayanan kefarmasian
dalam rangka keselamatan pasien (patient safety).
B. Pengelolaan Perbekalan Farmasi
Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi
merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai perencanaan sampai evaluasi yang saling
terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan,
penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan,
penghapusan, monitoring dan evaluasi (Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan Depkes RI, 2008).
Persediaan menurut Quick (1997) dalam Maimun (2008) adalah stok barang untuk
keperluan produksi, pelayanan, atau memenuhi permintaan pasien/masyarakat.Untuk
menjaga ketersediaan obat kebutuhan pasien perlu dilakukan manajemen persediaan obat
secara cermat dan penuh tanggung jawab.Selain itu persediaan obat menjadi sangat penting
karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan dalam persediaan.Pengendalian persediaan
yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung terhadap perolehan kembali investasi.
Seleksi Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau
masalah kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan
dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat esensial, standarisasi
sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran
aktif apoteker dalam PFT untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna
transaksi
Kriteria seleksi obat menurut DOEN:
a. Menguntungkan dalam hal kepatuhan dan penerimaan pasien
b. Memiliki rasio resiko manfaat yang paling menguntungkan
c. Praktis dalam penyimpanan dan pengangkutan

pembelian.

d. Obat mudah diperoleh

Perencanaan

kebutuhan

obat

merupakan

proses

kegiatan

dalam

pemilihan

jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan
anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat
dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain
konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia.
Tujuan perencanaan pengadaan obat adalah untuk mendapatkan:
1. Prakiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang mendekati
2. kebutuhan.Menghindari terjadinya kekosongan obat.
3. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.
4. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
5. Meminimalkan obat kadaluwarsa
Adapun

yang

menjadi

pedoman

dalam

perencanaan

pengadaan

obat

yaitu

DOEN, formularium rumah sakit, standar terapi rumah sakit, ketentuan setempat yang
berlaku; data catatan medik; anggaran yang tersedia; penetapan prioritas; siklus penyakit; sisa
persediaan; data pemakaian periode yang lalu; serta rencana pengembangan.
Pembelian adalah rangkaian proses pengadaan untuk mendapatrkan perbekalan farmasi.
Hal in sesuai denga perpres RI No 94 tahun 2007 tentang pengendalian dan pengawasan atas
pengadaan dan penyaluran bahan obat, obat spesifik dan alkes yang berfungsi sebagai obat da
perpres RI No 95 tahun 2007 tentang perubahan ketujuh atas kepres No 80 tahun 2003
tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintahan.
Ada 4 metoda pada proses pembelian:
1. Tender terbuka
Berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan kriteria yang telah
ditentukan.Pada penentuan harga metoda ini lebih menguntungkan, untuk pelaksanaanya
staf yang kuat, waktu yang lam serta perhatian penuh.
2. Tender terbatas
Sering disebut lelang tertutup.Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar
dan memiliki riwayat yang baru.Harga masih dapat dikendalikian, tenaga dan beban kerja
lebih ringan bila dibandingkan dengan lelang terbuka.
3. Pembelian dengan tawar-menawar
Dilakukan bila item tidak penting, tidak banyak dan biasanya dilakukan pendekatan
langsung untuk item tertentu.

4. Pembelian langsung
Pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu dan relatif agak mahal.
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai

dengan

aturan

kefarmasian,

melalui

pembelian

langsung,

tender,

atau

sumbangan.Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung

jawab, harus terlatih baik, serta harus mengerti sifat penting perbekalan farmasi.
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai
kontrak baik spesifikasi utu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi
yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian
rumah sakit. Semua pembekalan farmasi harus ditempatkan dalam tempat persediaan, segera
setelah diterima, perbekalan farmasi harus segera disimpan di dalam lemari atau tempat lain
yang aman.
Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah
ditetapkan. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah :
a. Harus mempunyai MSDS (Material Safety Data Sheet) untuk bahan yang berbahaya
b. Harus mempunyai sertifkat asli untuk alat kesehatan
c. Sertifikat analisis produk
Penyimpanan adalah suatu kegiatan penyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari
pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak obat.
a. Tujuan penyimpanan:
b. Memelihara mutu sediaan farmasi
c. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab
d. Menjaga ketersediaan
e. Memudahkan pencarian dan pengawasan
Metoda penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan
dan alfabet dengan menerapkan prinsip FIFO dan FEFO dan serta sistem informasi yang
selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Pengaturan tata ruang
untuk memberikan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan
perbekalan farmasi diperlukan pengaturan tata ruang gudang yang baik.
Pendistribusian merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah
sakit untuk pelyanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta
untuk menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan
farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu jenis dan jumlah.

Jenis Sistem Distribusi:

a.

Resep Perorangan

b.

Sistem distribusi persediaan lengkap di ruang

c.

Sistem distribusi dosis unit

Pencatatan bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar dan

masuk.Pencatatan memudahkan untuk penelusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub
standar dan harus ditarik dari peredaran.Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan
bentuk digital maupun manual.Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan
adalah kartu stok. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan perbekalan farmasi
bersangkutan, pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi mutasi
perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang atau rusak/kadaluwarsa) langsung
dicatat dalam kartu stok, penerimaan dan pengeluaran barang dijumlahkan pada setiap akhir
bulan.
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan
farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang
berkepentingan.Tujuan pelaporan adalah tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi,
tersedianya informasi yang akurat, tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran sureat
dan laporan, mendapat data yang lengkap untuk membuat perencanaan.
C. Analis SWOT
Analisis SWOT adalah analisis kondisi internal maupun eksternal suatu organisasi
yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk merancang strategi dan program kerja.
Analisis internal meliputi peniaian terhadap faktor kekuatan (Strength) dan kelemahan
(Weakness). Sementara, analisis eksternal mencakup faktor peluang (Opportunity) dan
tantangan (ThreathS). Ada dua macam pendekatan dalam analisis SWOT, yaitu:
1. Pendekatan Kualitatif Matriks SWOT
Pendekatan kualitatif matriks SWOT sebagaimana dikembangkan oleh Kearns
menampilkan delapan kotak, yaitu dua paling atas adalah kotak faktor eksternal (Peluang dan
Tantangan) sedangkan dua kotak sebelah kiri

adalah faktor internal (Kekuatan dan

Kelamahan). Empat kotak lainnya merupakan kotak isu-isu strategis yang timbul sebagai
hasil titik pertemua antara faktor-faktor internal dan eksternal.

Keterangan:
Sel A: Comparative Advantages
Sel ini merupakan pertemuan dua elemen kekuatan dan peluang sehingga memberikan
kemungkinan bagi suatu organisasi untuk bisa berkembang lebih cepat.
Sel B: Mobilization
Sel ini merupakan interaksi antara ancaman dan kekuatan. Di sini harus dilakukan
upaya mobilisasi sumber daya yang merupakan kekuatan organisasi untuk memperlunak
ancaman dari luar tersebut, bahkan kemudian merubah ancaman itu menjadi sebuah peluang.
Sel C: Divestment/Investment
Sel ini merupakan interaksi antara kelemahan organisasi dan peluang dari luar. Situasi
seperti ini memberikan suatu pilihan pada situasi yang kabur. Peluang yang tersedia sangat
meyakinkan namun tidak dapat dimanfaatkan karena kekuatan yang ada tidak cukup untuk
menggarapnya. Pilihan keputusan yang diambil adalah (melepas peluang yang ada untuk
dimanfaatkan organisasi lain) atau memaksakan menggarap peluang itu (investasi).
Sel D: Damage Control
Sel ini merupaka kondisi yang paling

lemahdari semua sel karena merupakan

pertemuan antara kelemahan organisasi dengan ancaman dari luar, dan karenanya keputusan
yang salah akan membawa bencana yang besar bagi organisasi. Strategi yang harus diambil
adalah Damage Control (mengendalikan kerugian) sehingga tidak menjadi lebih parah dari
yang diperkirakan.
2. Pendekatan Kuantitatif Analisis SWOT
Data SWOT kualitatif di atas dapat dikembangkan secara kuantitaif melalui
perhitungan Analisis SWOT yang dikembangkan oleh Pearce dan Robinson (1998) agar
diketahui secara pasti posisi organisasi yang sesungguhnya. Perhitungan yang dilakukan
melalui tiga tahap, yaitu:

1) Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) point faktor setta jumlah total perkalian
skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktor S-W-O-T ;

Menghitung skor (a) masing-masing point

faktor dilakukan secara saling bebas

(penilaian terhadap sebuah point faktor tidak boleh dipengaruhi atau mempengeruhi
penilaian terhadap point faktor lainnya. Pilihan rentang besaran skor sangat
menentukan akurasi penilaian namun yang lazim digunakan adalah dari 1 sampai 10,
dengan asumsi nilai 1 berarti skor yang paling rendah dan 10 berarti skor yang peling
tinggi.

Perhitungan bobot (b) masing-masing point faktor dilaksanakan secara saling

ketergantungan. Artinya, penilaian terhadap satu point faktor adalah dengan
membandingkan tingkat kepentingannya dengan point faktor lainnya. Sehingga
formulasi perhitungannya adalah nilai yang telah didapat (rentang nilainya sama
dengan banyaknya point faktor) dibagi dengan banyaknya jumlah point faktor).

2) Melakukan pengurangan antara jumlah total faktor S dengan W (d) dan faktor O dengan T
(e); Perolehan angka (d = x) selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu X, sementara
perolehan angka (e = y) selanjutnya menjadi nilai atau titik pada sumbu Y;
3) Mencari posisi organisasi yang ditunjukkan oleh titik (x,y) pada kuadran SWOT.

Keterangan :
Kuadran I (positif, positif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat dan berpeluang, Rekomendasi
strategi yang diberikan adalah Progresif, artinya organisasi dalam kondisi prima dan mantap
sehingga sangat dimungkinkan untuk terus melakukan ekspansi, memperbesar pertumbuhan
dan meraih kemajuan secara maksimal.
Kuadran II (positif, negatif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat namun menghadapi tantangan
yang besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Diversifikasi Strategi, artinya
organisasi dalam kondisi mantap namun menghadapi sejumlah tantangan berat sehingga
diperkirakan roda organisasi akan mengalami kesulitan untuk terus berputar bila hanya
bertumpu pada strategi sebelumnya. Oleh karenya, organisasi disarankan untuk segera
memperbanyak ragam strategi taktisnya.
Kuadran III (negatif, positif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah namun sangat berpeluang.
Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Ubah Strategi, artinya organisasi disarankan
untuk mengubah strategi sebelumnya. Sebab, strategi yang lama dikhawatirkan sulit untuk
dapat menangkap peluang yang ada sekaligus memperbaiki kinerja organisasi.
Kuadran IV (negatif, negatif)
Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah dan menghadapi tantangan
besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Strategi Bertahan, artinya kondisi internal
organisasi berada

pada pilihan dilematis. Oleh karenanya organisasi disarankan untuk

meenggunakan strategi bertahan, mengendalikan kinerja internal agar tidak semakin

terperosok. Strategi ini dipertahankan sambil terus berupaya membenahi diri.