CONTOH SURAT PERKENALAN USAHA

CV AGUNG JAYA
DISTRIBUTOR BUKU DAN ALAT ALAT TULIS
JL. Panorama no. 34, Kota Makasar telp. 53574065
____________________________________________________________
10 Februari 2012
No. : 23/A.1/II/2012
Lamp. :
Hal : Perkenalan Usaha
Kepada Yth.
Kepala SMK Widya Bakti
J l. Suryo Pranoto no. 54
Bangka
Dengan hormat,
Dalam rangka menunjang kelancaran penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis
kantor di lingkungan lembaga pendidikan formal maupun non formal.
Dengan ini kami memperkenalkan diri bahwa kami adalah perusahaan yang bergerak
dibidang penyaluran buku buku pelajaran dari berbagai penerbit serta alat tulis kebutuhan
sekolah. Hingga saat ini telah melayani 200 sekolah di berbagai kota di P. Jawa baik sekolah
negeri maupun sekolah swasta. Dalam kesempatan ini kami mencoba kemungkinan di masa yang
akan datang dapat membantu menyediakan pasokan buku buku pelajaran, buku tulis, dan alat
alat tulis kebutuhan sekolah yang Bapak pimpin. Adapun untuk harga dan layanan penjualan dan
purna jual akan tetap kami jamin dengan memuaskan.
Demikian perkenalan kami dan untuk di masa yang akan datang kami berharap dapat
membantu penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis. Atas perhatian Bapak kami
ucapka terima kasih.
Hormat kami,
Direktur
https://noorshabirah.wordpress.com/surat-menyurat/contoh-surat-perkenalan-usaha/

ABIL CATHERING

Jalan Adil Sejahtera No.05 - 11 Bandung

Telp. (022) 5414258 / Fax (022) 5414216
Bandung, 07 April 2014
Nomor
: 01/ABL/IV/2014
Lampiran : Hal
: Perkenalan
Kepada Yth.
Pimpinan PT. Raudha
di Tempat

Dengan hormat,
Dengan ini kami memperkenalkan Abil Cathering yang bergerak dibidang cathering.
Kami adalah produsen sekaligus supplier Cathering yang berkualitas. Makanan yang kami
produksi ini adalah yang pertama ada di Indonesia dan kami telah mendapatkan kepercayaan dari
berbagai Negara untuk membuat produk tersebut
Berikut adalah uraian mengenai menu kami :
1. Paket Cathering
2. Paket Coffee Break
3. Nasi Dus
4. Indonesian Food
5. Japanese Food
Untuk keterangan yang lebih rinci, silakan menghubungi kami. Kami akan memberikan
pelayanan sebaik mungkin apa saja yang Saudara perlukan. Kami menunggu kabar baik dari
perusahaan Bapak/Ibu, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan terima kasih.
Hormat Kami,
Nabila Yasmin
Direktur Utama
http://www.badils.com/2015/03/contoh-surat-perkenalan-usaha.html

PT. MAJU SELALU

Jl. Gubeng kertajaya Vc/5 surabaya,((031) 312160xx

Surabaya, 15 Oktober 2012
No
: 012/MS/X/12
Perihal
: Perkenalan Usaha Produk
Kepada
Yth. Bp. Farmuz Aruruniero
Dirut. PT. Harapan Umat
Perum pondok jati blok cp 12,
Sidoarjo
Dengan hormat,
Dengan senang hati, kami akan memperkenalkan perusahaan kami, PT.Maju Selalu yang
bergerak dalam bidang material pembangunan beserta alat-alat pembangunan seperti : semen,
pasir, batu bata, paku,besi, cangkul, palu dll.
Sejak berdirinya pada tahun 1992, PT. Maju Selalu memiliki komitment selalu mengedepankan
pelayanan dan kepuasan pelanggan kami, serta dapat menjadi supplier yang bisa diandalkan oleh
setiap pelanggan kami, dan menjadikan perusahaan ini selalu terdepan dalam berinovasi.
Tujuan utama dari perusahaan kami adalah mengedepankan pelayanan terhadap pelanggan kami
sehingga beberapa perusahaan-perusahaan menjadi klien tetap kami, seperti : PT. Mentari
harapan, PT.subur makmur, PT. Bahtera sejahterah, dan masih banyak lagi yang lainnya.
Apabila anda tertarik dengan produk-produk kami, maka jangan ragu untuk menghubungi kami
di nomor 085648XXX192/08193824XXX (fikrus s.) dan semoga perkenalan ini bisa membuat
hubungan yang saling menguntungkan di kemudian hari.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimah kasih.
Hormat kami,
Fikrus s.
Marketing Officer
http://anamsuper.blogspot.co.id/2013/09/contoh-surat-perkenalan-usaha.html

PT KIVANI KOMPUTINDO
Jln. Mangga Dua Raya Kav. 10 Jakarta Barat
Telp.(021)333444 Faks.(021)333555

Nomor : 101/KK/V/13
Yth. Bapak/Ibu pimpinan
PT Mega Informatika
Jln. Gajah Mada No. 14
Jakarta
Hal

03 Mei 2013

: Perkenalan Perusahaan

Dengan hormat,
Kami dari PT Kivani Komputindo, perusahaan yang bergerak di bidang usaha penyediaan
peralatan computer berbagai merk ternama, bermakud untuk memperkenalkan diri kepada
perusahaan Bapak/Ibu untuk menjadi rekanan.
Perusahaan kami telah berdiri sejak tahun 2005, dan telah memiliki pengalaman yang
luas dalam menyediakan peralatan dan perlengkapan computer berbagai merk ternama. Beberapa
rekanan kami di antaranya PT Mulia Pratama dan PT Cahaya Sentosa.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu, kami lampirkan profil perusahaan beserta brosur
dan catalog yang berisi berbagai produk kami. Jika perusahaan Bapak/Ibu membutuhkan jasa
kami,silahkan sampaikan permintaan melalui telepon atau email. Dengan senang hati kami akan
memberikan penawaran kerjasama yang menguntungkan bagi perusahaan Bapak/Ibu.
Besar harapan kami untuk dapat berpartisipasi di lingkungan perusahaan Bapak/Ibu
untuk seluruh proyek yang sedang dan akan berjalan.
Demikian surat perkenalan dan kerjasama ini kami kirimkan.
Hormat kami,
Dewi wahyuningsih
Manajer Pemasaran
Lampiran

: 3 berkas profil perusahaan,brosur, dan catalog

http://dewiwahyu.mywapblog.com/surat-perkenalan-perusahaan.xhtml

Menurut pusat pembinaan dan pengembangan Bahasa departemen Pendidikan Nasional, surat
didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Pengertian surat tersebut bersifat umum dan berlaku
untuk berbagai kepentingan atau keperluan tergantung maksud dan tujuan masing-masing
pengirim surat, dimana surat itu bisa berupa surat undangan rapat, penawaran barang, pengaduan
pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan kerja, surat keputusan dan lain-lain.

Apa juga yang dimaksud dengan (SURAT BISNIS)?

Secara umum, definisi dan pengertian surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh
seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara
tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman surat
via pos, faksmilie, telepon ataupun lewat jalur internet.
Contoh-contoh surat bisnis sangat beragam jumlahnya, bisa meliputi surat perintah kerja,
surat perkenalan bisnis, surat pemesanan produk, surat pindah alamat kantor, surat penagihan,
surat kontrak kerjasama, surat perjanjian ataupun surat pengaduan.
Format penulisan business letter (SURAT BISNIS)
Terdapat tiga format penulisan business letter yang penulis tampilkan.
1. Format Block (Block Format) : Business Letter
Format block pada business letter merupakan format surat bisnis yang paling sederhana atau
simpel diantara ketiga format surat bisnis yang lain karena semuanya diletakkan pada bagian kiri
surat.
______________________________________________________
Return Address Line 1 1

Return Address Line 2

Date (Month Day, Year) 2
Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3
Title/Position of Recipient.
Company Name
Address Line 1
Address Line 2
Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4
Subject: Title of Subject 5
Body Paragraph
1.............................................................................
...........................................................................
Body Paragraph
2.............................................................................
...........................................................................
Body Paragraph
3.............................................................................
...........................................................................6
Closing (Sincerely...), 7
Signature 8
Your Name (Printed) 9
Your Title
Enclosures (2) 10
Typist Initials. 11
______________________________________________________
2. Modified Block Format: Business Letter
Pada Modified block format businses letter, letak penulisan alamat (address), tanggal (date),
closing (penutup), tanda tangan (signature) dan nama (printed name) berada di bagian kanan
surat.
______________________________________________________
Return Address Line 1 1
Return Address Line 2
Date (Month Day, Year) 2

Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3

Title/Position of Recipient.
Company Name
Address Line 1
Address Line 2
Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4
Subject: Title of Subject 5
Body Paragraph
1.............................................................................
...........................................................................
Body Paragraph
2.............................................................................
...........................................................................
Body Paragraph
3.............................................................................
...........................................................................6
Closing (Sincerely...), 7
Signature 8
Your Name (Printed) 9
Your Title

Enclosures (2) 10
Typist Initials. 11
______________________________________________________
3. Semi-Block (Indented) Format: Business Letter
Pada semi-block (indented) format business letter, format penulisannya hampir sama dengan
Modified Block Format, tetapi pada bagian isi, paragraphnya dibuat menjorok ke dalam,
sedangkan pada Modified Bock Format tidak.
______________________________________________________
Return Address Line 1 1
Return Address Line 2
Date (Month Day, Year) 2

Mr./Mrs./Ms./Dr. Full name of recipient. 3

Title/Position of Recipient.
Company Name
Address Line 1
Address Line 2
Dear Ms./Mrs./Mr. Last Name: 4
Subject: Title of Subject 5
Body Paragraph
1.............................................................................
...........................................................................
Body Paragrah
2.............................................................................
...........................................................................
Body Paragraph
3.............................................................................
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Closing (Sincerely...), 7
Signature 8
Your Name (Printed) 9
Your Title

Enclosures (2) 10
Typist Initials. 11
______________________________________________________

Di bawah ini adalah keterangan dari nomor-nomor yang ada di setiap format business letter di
atas:
1. Your Address (Alamat Penulis)
Ini adalah bagian alamat penulis. Penerima dapat lebih muda untuk menemukan alamt penulis
jika mengirim surat balasan.
2. Date (Tanggal)
Ini adalah bagian tanggal pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah
bulan/hari/tahun, misalkan August 30, 2012
3. Inside Address (Alamat Tujuan)
Ini berisi nama peneriam surat, jabayanya, dan nama perusahaannya disertai alamatnya. Jika
kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujuakn, jangan kosongkan, tetapi coba

untuk menguanakan jabatannya, seperti Director of Human Resources. Beri jarak antara
tanggal dengan penerima.
4. Salutation (Salam Pembuka)
Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah Dear Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir peneriam),
misalkan Dear Mr. Fathoni. Tetapi jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama
departementnya, misalkan Dear Director of Department of Human Resource. Beri jarak antara
salam pembuka dengan isi.
5. Subject Line (Perihal)
Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan maksud dari surat tersebut, misalnya
Invitation, Apology, dan lain sebagainya. Ini merupakan bagian optional dari business letter,
artinya kita bisa mencantumkannya atau tidak.
6. Body (Isi Surat)
Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Paragraph di
isi surat harus menggunakan spasi tunggal (single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara
masing-masing paragrap. Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.
7. Closing (Penutup)
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan
Sincerely, Sincerely yours, Thank you, dan lain sebaginya. Catat, Terdapat sebuah koma
di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris
antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.
8. Signature (Tanda Tangan)
Bagian ini adalah tanda tangan penulis, biasanya mengunakan tinta warna hitam atu biru.
9. Printed Name (Nama Pengirim)
Bagian ini adalah nama penulis surat tersebut, dan jika anda menginginkan, anda bisa
memberikan jabatan atau posisi dibagian bahwah setelah penulisan nama. Beri jarak antara
penulisan nama dengan lampiran.
10. Enclosure (Lampiran)
Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain selain surat tersebut, penulis haru
menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu dengan menggunakan Enclosure (jumah
lampiran), misalkan Enclosure (6).
11. Typist Initials (Inisial Penulis)
Jika seseorang selain kamu menulis surat yang kamu tulis, cantumkan inisial anda diikuti oleh
inisial penulis tersebut dibagian bawah format, misalkan AG/gs.

Referensi : Buku Komunikasi Bisnis Oleh Djoko Purwanto, M.B.A,Penerbit Erlangga, 2006
http://laras-dewantari.blogspot.co.id/2014/10/penjelasan-tentang-surat-bisnis.html
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis atau surat niaga memiliki fungsi sebagai berikut.
1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya
dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari
pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat berfungsi sebagai wakil dari
pengirim surat, maka pengirim surat biasanya perlu memperhatikan berbagai kaidah
penting dalam penulisan surat, misalnya objektif, sistematis, sederhana, dan mudah
dipahami serta jelas.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran
atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya surat permintaan
informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat
penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pengaduan (klaim).
3. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat kerja
sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai
sebagai alat bukti tertulis, seseorang dapat melakukan pengecekan atas berbagai kegiatan
bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga dapat dipakai sebagai bahan untuk
memprediksi kegiatan bisnis masa depan.
4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika dibutuhkan
dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan
dimasa lalu atau sebelumnya.
5. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat kepailitan usaha,
surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut menjadi catatan yang
sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja). Surat-surat
bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu
kegiatan bisnis.
7. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat
digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk produkproduk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perorangan maupun instansi/perusahaan.
Misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran produk, dan surat pemberitahuan.
Surat memiliki beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain dapat
menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena perngirim pesan dapat
mempersiapkannnya dengan sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya.
Disamping itu, penyampaian pesan-pesan bisnis memungkinkan pembaca dapat membacanya
berulang-ulang, sehingga apa yang disampaikan dala surat tersebut dapat dipahami sebaikbaiknya.

Kelebihan lain yang tidak kalah pentingnnya adalah penyampaian pesan-pesan bisnis dengan
surat lebih ekonomis bila dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon
atau telegraf.
http://www.anugerahdino.com/2014/12/fungsi-surat-bisnisniaga.html
Surat perkenalan paling umum digunakan dalam komunikasi bisnis, untuk menjalin kontak,
meminta informasi, atau membuat gambaran tentang sebuah produk atau layanan baru.

http://id.wikihow.com/Menulis-Surat-Perkenalan
Surat perkenalan usaha ditujukan untuk memperkenalkan usaha perusahaan beserta produk
barang atau jasa yang disediakan perusahaan tersebut untuk memenuhi kebutuhan calon
konsumen
http://www.academia.edu/6352242/Surat_perkenalan_usaha_ditujukan_untuk_memperkenalkan_
usaha_perusahaan_beserta_produk_barang_atau_jasa_yang_disediakan_perusahaan_tersebut_un
tuk_memenuhi_kebutuhan_calon_konsumen
Surat perkenalan, merupakan surat dibuat oleh penjual / perusahaan untuk mengenalkan usaha
yang telah dijalankan dari suatu periode dalam kurun waktu tertentu dengan tujuan untuk
mengenalkan usaha kepada calon relasi, calon kolega dalam bisnis dalam rangka untuk
mengembangkan pasar/ untuk mendapatkan pesanan untuk melakukan aktivitas pemasaran.
Susunan surat terdiri dari :
1. Tanggal surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Alamat surat
6. Salam pembuka
7. Isi surat, yang terbagi menjadi 3 bagian
a. Pengantar isi surat ( Pargraf pertama )
b. Pemaparan isi surat ( paragraf kedua )
c. Penutup isi surat ( paragraf ketiga )
8. Salam penutup
9. Penanggung jawab surat/ penandatangan surat d
10. initial

C. Materi Informasi Yang dimuat

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Pendirian usaha
Kegiatan usaha
Bentuk layanan
Perkembangan relasi dalam kurun waktu yang telah dijalani
Kondisi perusahaan / usaha yang sedang berjalan
Memberikan peluang untuk kerja sama / layanan

http://sulistyoeko.blogspot.co.id/2010/03/surat-perkenalan.html
Surat Perkenalan (Introduction Letter)
Surat perkenalan adalah surat niaga yang berasal dari penjual kepada calon pembeli yang
berisi informasi tentang suatu produk. Tujuan surat ini adalah menyampaikan informasi agar
pembaca tertarik dengan produk yang dihasilkan dan berlanjut dengan memesan produk tersebut.
Kedudukan surat perkenalan cukup lemah, maka perlu disusun selengkap dan sebaik mungkin.
Hal-hal yang perlu diinformasikan dalam surat perkenalan antara lain:
Nama perusahaan dan bidang usaha yang dijalankan.
Gambaran produk yang dihasilkan, ciri-ciri, kelebihan dan sebagainya.

1)
2)
3)

4)

Cara Menyusun
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu disampaikan/diinformasikan dalam surat
perkenalan.
Hal: Perkenalan.
Alinea Pembuka
Memperkenalkan nama perusahaan dan kegiatannya.
Alinea Isi (Tubuh)
Mengenalkan produk atau jasa yang dihasilkan; cantumkan nama, jenis, ukuran barang, serta
kelebihannya.
Alinea Penutup
Menyampaikan ucapan terima kassih, harapan agar segera memesan dan niat untuk memberikan
pelayanan yang baik.

Contoh Surat Perkenalan

PT SURYA ABADI
Jalan Kemanggisan Nomor 21
JAKARTA BARAT 11530
_________________________________________________________________________
No. : 021/SA-B/IV/14
1 April 2014

Yang Terhormat
Pimpinan PT Mandiri Jati
JL. Pahlawan Revolusi No. 88
Jakarta Timur
Hal

: Perkenalan Jasa Perjalanan

Dengan hormat,
Perusahaan kami PT Surya Abadi, bergerak dalam jasa bidang perjalanan, khusus
melayani berbagai perjalanan rohani atau ziarah.
Perjalanan yang biasa kami lakukan adalah perjalanan tour ke Loudres, Yerusalem,
Roma, dan tempat-tempat suci lainnya. Petugas-petugas kami sangat berpenganlaman dalam
memilih rute yang bisa menghemat biaya. Selain itu mereka dibekali pengetahuan yang memadai
tentang tempat ziarah tersebut.
Telah disediakan Tour Leader dalam beberapa bahasa sekaligus siap memadu berbagai
acara ibadat yang berkaitan dalam tur tersebut.
Bersama ini kami lampirkan brosur agar bisa lebih menjelaskan keterangan kami.
Kepercayaan Bapak kami tunggu dan terima kasih.

Hormat kami,
Adi Setiawan, S.H.
Manager Penjualan
Lampiran: Brosur Perjalanan
http://aniatih.blogspot.co.id/2014/08/surat-niaga.html

5 Tips for Making Your Business Introduction Letters

Stand Out
Whether youre drumming up new business or plan on using a letter of introduction for job
searches, there are some basic best practices that can help your letter truly shine. Make
sure your letter is formatted correctly; weve included a letter of introduction template on this
page to help you with your letter writing. Here are 5 more tips to make your introduction
letter stand apart from the crowd:
1. Do your research. Research is absolutely essential to your letter, and tells your
prospective employer, customer, or partners that you know what youre talking about.

Explain what special skills or unique selling proposition you can offer your recipients.
Explain how your services or skills will enhance the incredible job theyre doing and
blow their competition out of the water.
2. Understand their company culture and brand. If the business you are
approaching doesnt use formal language, then youll want to write the letter using
terms and words that they associate with their company. You can get a feel for how a
business views itself from the carefully chosen language they use on their website, in
advertisements, and even press releases.
3. Keep it short and sweet. You want the business to contact you for more information
on how you can enhance what they do. Aim for powerful, impactful language, but
keep a business introduction letter under 400 words.
4. State your purpose before anything else. Let the reader know you are writing to
introduce yourself and your skills/talent/product to their company, and why your
skills/talent/products are a natural fit.
5. Always close with a call to action. Let your readers know exactly what youre
hoping theyll do, such as give you a phone call, schedule an appointment, or join
your mailing list. Let them know youll also be following up on a specific date. When
waiting for a follow up call or email, be patient give them at least three business
days, preferably at least five, to get back to you. You dont want to appear impatient
when youre the one who will benefit most when they choose to get in touch with you.

Is Your Letter of Introduction Ready to Send? Use this

Checklist
Never sit down and write a single draft for your business introduction letters. Youll soon
regret it if thats the way you approach letter writing. The first draft is simply never the best
draft! Although the task may seem tedious, youll find your letters generate a lot more
interest when you take the time to write them well. With this in mind, heres a handy
checklist full of guidelines and tips to help your final letter truly shine.

Do you open strongly? Piquing your readers interest is essential. If the first line
sounds flat and boring, theres a good chance your reader wont get past the first
lines or paragraph. Applying for a coveted job opening? Start your letter with your job

title, if its impressive and relevant, and the major skills you bring to the table.
Looking to sell to a b2b customer? Start your letter with a question and tailor the
letter to specify that youre writing to help solve a problem. The point of your letter
should be obvious within the first lines of the letter.

Do you sound excited? Enthusiasm is infectious, and your enthusiasm should

shine through. Try using an active, friendly voice in your writing. Active words are
usually present tense and tend to make the reader feel more involved in what theyre
reading.

Does the language flow smoothly? Dont use big words from the thesaurus to
show off your intelligence. It generally annoys HR people when applicants do that.
An introduction letter should be short, sweet, and to the point. Now is not the time to
use buzzwords or language that makes your letter difficult to read. Read your letter
out loud. Or, better yet, have a friend or family member read it and give you their
feedback.

Check your grammar and spelling. This is another important reason to read your
letter out loud. We all know how unreliable selling and grammar check programs can
be. They often miss small, but obvious, mistakes. You dont want to send a mistakefilled letter to a potential client or employer.

Pay attention to the keywords youre using. This is especially true if youre
enclosing a resume or statement of services. Many companies use software that
scans for specific keywords and automates many resumes out of the running for a
job. If youre replying to a specific job ad, youll find that your letter will benefit from
using the same language that he ad uses to describe your skills. If an ad says they
need somebody tech savvy, youll want to find a way to fit that description into your
letter, and let them know the specifics are included in your attached resume.

Follow up with a thank you if the recipient responds. Regardless of the outcome
of your letter, youll find a little politeness goes a long way. Send a formal thank you
note in the mail (not email!) if you score a phone call or an interview.
http://templatelab.com/letter-of-introduction/