1.

JOB ANALISYS

Pengertian dan manfaat Job Analysis - Analisa Jabatan

JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan merupakan sebuah proses yang sistematis dari penghimpunan informasi dari
tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan Jabatan
merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. JOB
ANALYSIS / Analisis Jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan
mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam
perencanaan SDM kerena menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Contoh hasil
informasi yang didapat dari kegiatan Job Analysis / analisis jabatan antara lain uraian jabatan, syarat jabatan, berat
ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung
jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan JOB ANALYSIS / Analisis
Jabatan pertimbangan-pertimbangan lain.

Metode Penghimpunan informasi dan data pada JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan yang paling sesuai
adalah tergantung pada tujuan dari pada JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan, jenis-jenis informasi yang akan
dikumpulkan, sumber informasi, cara pengumpulan informasi dan cara dimana data tersebut akan dianalisis dan
dilaporkan. namun metode yang paling umum dan banyak digunakan dalam melakukan JOB ANALYSIS / Analisis
Jabatan adalah dengan beberapa metode sebagai berikut :

1. Metode Observasi
Dengan menganalisa pekerjaan funsional yaitu mengobservasi orang yang melaksanakan pekerjaan, tujuannya untuk
menganalisis persyaratan dari pekerjaan bukan menilai. Dalam melakukan analisa pekerjaan fungsional diperlukan
banyak informasi, dimana informasi ini terbagi menjadi 3 kategori yaitu Data, Orang dan Barang. Informasi data
meliputi Koordinasi, analisis, pengumpulanm komputasi, penyalinan dan pembandingan. Informasi kategori Orang
meliputi Negosiasi, Instruksi, Penyeliaan/ Supervisi, peragaman, pembujukan, pembicaraan dan pelayanan.
Sedangkan kategori barang meliputi pengendalian, dorongan, manipulasi, pemeliharaan, pemberian dan
penanganan.

2. Metode Wawancara,
Dalam melakukan JOB ANALYSIS / Analisis Jabatan data dapat diperoleh dengan metode wawancara yaitu
mewawancarai pemegang pekerjaan dan atasan mereka. Dalam metode wawancara ini bisa dibagi menjadi 3 jenis
yaitu individu, wawancara kelompok karyawan dan kelompok supervisor, dalam metode wawancara ini mengenai
validitasnya tergantung pada pengunaan metode sistematik dan sampel yang diambil. Namun metode ini ada
kelemahan yaitu bisa terjadi distorsi informasi sehingga diperlukan informasi tambahan. Dalam Job analysis dengan
mengunakan metode wawancara ini biasanya pertanyaan-pertanyaan yang umum digunakan adalah seperti :
1. Apa saja yang dilakukan oleh jabatan?
2. Apa yang merupakan tugas utama dari posisi anda? Apa persisnya yang anda lakukan?
3. Dalam lokasi fisik apakah anda bekerja?
4. Pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (bila perlu) sertifikat dan surat ijin apakah yang merupakan
persyaratan?
5. Dalam kegiatan apakah anda berperan serta?

6 Apakah yang merupakan tanggungjawab dan kewajiban bekerja?

7. Apa yang merupakan tanggunggugat dasar atau standar kinerja yang menjadi ciri khas kerja anda?
8. Apa yang merupakan tanggungjawab anda? Lingkungan dan kondisi kerja apakah yang tercakup?
9. Apa yang merupakan tuntutan fisik jabatan? Tuntutan emosional dan mental?
10. Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan?
11. Apakah anda terekspose ke kondisi kerja yanfg berbahaya atau tidak biasa?

3. Metode Kuesioner
Yaitu dengan memberikan kuesioner kepada karyawan dan meminta kryawan untuk mengisi kuesioner tersebut
dengan menjelaskan tugas dan tanggung jawab mereka sesuai jabatan yang di embannya. Jenis kuesioner ini terbagi
menjadi 3 jenis yaitu Kuesioner Informasi JOB ANALYSIS Kuesioner lengkap, Kuesioner analisis posisi.
Kelebihan dari metode kuesioner dalam JOB ANALYSIS ni adalah informasi pada sejumlah pekerjaan dapat
dikumpulkan dalam waktu yang cepat serta memungkinkan analis pekerjaan untuk mengajukan pertanyaan standar
untuk semua peserta. Namun kendalanya biasanya bisa saja karyawan tidak dapat menyelesaikan kuesioner sesuai
yang ditargetkan hal ini mungkin karyawan salah menafsirkan atau mungkin mengambil waktu terlalu lama untuk
mengembalikannya.

4. Metode catatan harian karyawan

Informasi pekerjaan dalam melakukan JOB ANALYSIS dapat diperoleh dari catatan yang dibuat oleh karyawan
yang isinya apasaja yang dilakukan dalam menjalankan pekerjaannya. Buku catatan ini akan sangat berguna dan
berharga dalam mencari sumber informasi ketika dibuat secara akurat dan update serta catatan harian ini pula dapat
mengidentifikasi tugas-tugas karyawan yang tidak teratur jika dikemudian hari di butuhkan data kegiatan karyawan
tersebut. Namun terkadang karna kurangnya kedisiplinan karyawan dengan berbagai alasan mereka kurang
konsisten dalam menuliskan aktifitas pekerjaan kesehariannya sehingga data kurang lengkap

Selanjutnya Hasil dari JOB ANALYSIS / analisis jabatan tersebut dapat digunakan dalam penyusunan program
perencanaan tenaga kerja antara lain untuk :
a.

Perekrutan dan seleksi karyawan.

b.

Pemberian kompensasi

c.

Standar penilaian kinerja atau prestasi kerja

d.

Penentuan kebutuhan

e.

Program promosi dan mutasi karyawan

f.

Penyempurnaan organisasi dan jenjang jabatan

g.

Pemerkayaan pekerjaan.

2. Job Description
Menurut Para Ahli - Job description merupakan panduan dari perusahaan kepada karyawannya dalam menjalankan
tugas. Semakin jelas job description yang diberikan, maka semakin mudah bagi karyawan untuk melaksanakan tugas
sesuai dengan tujuan perusahaan.

Pengertian Job Description

Deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya
dengan bagian lain dalam organisasi.

Job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang
menentukan arah, kemana harus berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya.

Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi adalah pernyataan tertulis yang
menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka
melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk
menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana
deskripsi pekerjaan akan digunakan.

Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung
jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan
menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.

Job description adalah suatu indicator penting dalam proses performance appraisal. Beberapa pengertian job
description yang dikemukakan para ahli adalah sebagai berikut:

Pernyataan tertulis tentang tugas, kondisi kerja dan berbagai aspek yang berhubungan dengan suatu jabatan dalam
pekerjaan tertentu (Werther and Davis; 1989)

Penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya (Nitisemito;
1992)
Bagian-bagian dari job description:

job identification,
job summary,

job duties
job duties responsibilities
job environment,
job spesifications.
Job description
3. Job Spesification
Job Spesification (Jobspek) atau spesifikasi jabatan adalah suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang
pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang
harus dimiliki sebelum mengisi pemegang jabatan/job tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif sehingga Job
specification ini biasanya disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk
memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan. Job specification / hiring specification / spesifikasi jabatan
sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan
dan pengembangan yang dibutuhkan.

Contoh job spesifikasi pada bagian Marketing

I. Identitas Jabatan
Nama jabatan : Sales Jasa
Atasan langsung : Supervisor Jasa
Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang.
Departemen / bidang : Marketing

II. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan :

1. Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3
2. Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun
3. Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)
III. Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi) :
1. Inisiatif
2. Percaya diri
3. Kemampuan komunikasi
4. Pengambilan keputusan

4. REKRUTMEN DAN SELEKSI

Pengertian Rekrutmen

Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan
oleh perusahaan.

Rekrutmen dapat dikatakan sebagai proses untuk

mendapatkan sejumlah SDM (karyawan) yang berkualitas untuk menduduki suatu jabatan/pekerjaan dalam suatu
perusahaan.

Proses rekrutmen berlangsung mulai mulai dari saat mencari pelamar hingga pengajuan lamaran oleh pelamar.

Alasan Dasar Rekrutmen

Berdirinya organisasi baru

Adanya perluasan kegiatan organisasi

Terciptanya pekerjaan dan kegiatan baru

Adanya pekerja yang pindah ke organisasi lain

Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hrmat maupun tidak hormat sebagai tindakan punitif

Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pensiun

Adanya pekerja yang meninggal dunia

Beberapa alternatif diluar rekrutmen

Rekrutmen merupakan suatu kegiatan dalam MSDM yang memerlukan biaya tinggi, antara lain untuk preproses
riset interview, pembayaran fee agen rekrutmen,seleksi,pemprosesan karyawan baru, dll.Oleh karena itu diperlukan
pertimbangan yang kuat sebelum melakukan rekrutmen. Terdapat beberapa alternatif untuk tidak melakukan
rekrutmen, yaitu:
Overtime (Kerja Lembur),
Subcontracting
Temporary Employees
Employee Leasing

Tujuan Rekrutmen

Menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber,
sehingga memungkinkan terjaring calon karyawan dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik

Prinsip-prinsip Rekrutmen

Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan/sesuai dengan analisis pekerjaan, deskripsi
dan spesifikasi pekerjaan.

Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia

Biaya yang diperlukan diminimalkan

Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang perekrutan

Fleksibility

Pertimbangan-pertimbangan hukum

Sumber-sumber Rekrutmen

Sumber Internal Perusahaan, yaitu SDM yang ditarik (ditrima) adalah berasal dari perusahaan/organisasi itu
sendiri.

Keuntungannya:Tidak terlalu mahal, dapat memelihara loyalitas, sudah terbiasa dengan suasana perusahaan

Kelemahannya:Membatasi terhadap bakat-bakat, mengurangi peluang,dapat meningkatkan perasaan puas diri

Sumber Internal,dapat dilakukan dengan cara:

Penawaran terbuka untuk suatu jabatan (job posting programs), yaitu dengan memberikan kesempatan kepada
semua karyawan yang berminat untuk mengikuti seleksi intern

Perbantuan Pekerja (departing emplyee), yaitu perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja
lain.Apabila pekerja tersebut ternyata tepat, maka dapat diangkat untuk mengisi jabatan kosong tersebut

Sumber Eksternal, melalui:

Rekomendasi dari karyawan (teman,anggota keluarga karyawan perusahaan sendiri, atau karyawan
perusahaan lain)

Pengiklanan (surat kabar, majalah, televisi, radio, dan media lainnya)

Agan-agen keamanan tenaga kerja negara

Agen-agen penempatan tenaga kerja

Lembaga-lembaga pendidikan dan pelatihan

Departemen tenaga kerja

Tenaga-tenaga profesional

Organisasi-organisasi profesi/keahlian

Lanjutan

Asosiasi-asosiasi pekerja, misalnya serikat buruh.

Perasi-operasi militer

Pekerja-pekerja sewaan

OPen house

Kendala-kendala dalam Rekrutmen

Faktor-faktor organisasional, misalnya:kebijakan promosi dari dalam, kebijakan tentang imbalan (gaji dan
tunjangan), kebijakan tentang status kepegawaian dan rencana SDM.

Kebiasaan pencari tenaga kerja yang harus mampu bertindak dan berfikir


Kondisi Eksternal (lingkungan yang harus diperhitungkan), yang meliputi: Tingkat pengangguran, langka
tidaknya keahlian atau ketrampilan tertentu, proyeksi angkatan kerja, peraturan perundang-undangan tentang tenaga
kerja, tuntutan terhadap para pekerja baru.

Formulir Lamaran, berisi:

Data pribadi

Status Pelamar

Keahlian dan Ketrampilan

Riwayat Pengalaman

Latar belakang kemiliteran

Piagam penghargaan

Kegemaran atau hobi

Referensi

SELEKSI

Seleksi adalah kegiatan dalam manajemen SDM yang dilakukan setelah proses rekrutmen selesai dilaksanakan,
yang berarti telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih mana yang dapat
ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu perusahaan

Proses dan Tahapan Seleksi

Proses seleksi adalah langkah-langkah yang harus dilalui oleh para pelamar sampai akhirnya memperleh
keputusan ia diterima atau ditolak sebagai karyawan baru.

Proses seleksi tersebut biasanya meliputi: Evaluasi persyaratan, testing, wawancara, dan ujian fisik

Beberapa Instrumen Seleksi

Surat-surat Rekomendasi

Format Lamaran

Tes Kemampuan

Tes Kepribadian

Tes Psikologi

Wawancara

Assessment center

Drug tes

Honesty tes

Handwriting analysis

Langkah-langkah dalam Proses Seleksi

 Penerimaan surat lamaran/

Penyelenggaraan ujuian
Wawancara Seleksi
Pengecekan latar belakang pelamar dan surat-surat referensi
Evaluasi Kesehatan
Wawancara oleh manajer yang akan menjadi atasan langsung
Pengenalan pekerjaan
Keputusan atas Lamaran

atau

Surat Rekomendasi

Format Lamaran

Tes Kemampuan

Tes Potensi Akademik

Tes Kepribadian

Tes Psikologi

Wawancara Seleksi

Wawancara

Wawancara dengan Supervisor

Evaluasi medis Kesehatan

Peninjauan Pekerjaan yang realistis

Assessment center

Drug tes

Keputusan Penerimaan

Jenis-jenis Seleksi

Seleksi Administrasi

Seleksi secara Tertulis

Seleksi tidak tertulis

Seleksi Administrasi,

yaitu seleksi berupa surat-surat yang dimiliki pelamar, sesuai persyaratan atau tidak

Ijazah

Daftar riwayat Hidup

Domisili/keberadaan status yang bersangkutan

Surat lamaran

Sertifikat keahlian

Pas foto

Copy identitas

Pengalaman Kerja

Umur

Jenis Kelamin

Status perkawinan

Surat keterangan sehat

Akte kelahiran

Seleksi Tertulis

Tes kecerdasan

Tes kepribadian

Tes Bakat

Tes minat

Tes Prestasi

Seleksi tidak tertulis

Wawancara

Praktek

Kesehatan/Medis