Menulis surat terkadang menjadi susah-susah gampang, sulit karena kita tidak terbiasa menulis

surat yang baik sesuai kaedah, dan akan menjadi mudah jika kita sudah sering menulis surat dan
paham tata cara menulis surat yang baik. Silahkan melihat kumpulan aneka surat jika
membutuhkan referensi tentang berbagai jenis surat.
Berikut ini akan sedikit diulas beberapa syarat penulisan surat yang baik, diantaranya sebagai
berikut:

Gaya Bahasa yang Tepat

Gaya bahasa akan berpengaruh terhadap makna isi surat. Sudah pasti antara satu surat dengan
surat lainnya akan berbeda pula gaya bahasanya sesuai dengan inti surat. Surat permintaan pasti
berbeda gaya bahasanya dengan surat penagihan, surat penawaran juga akan sangat berbeda
dengan surat penjualan. Hendaknya dalam penulisan kalimat didalam surat tidak meninggalkan
sopan santun dalam berbahasa agar memperoleh tanggapan positif dari pembaca surat.
Sebaiknya dalam menulis surat sebisa mungkin menghindari hal-hal berikut:

Hindari kata-kata atau kalimat yang majemuk

Perhatikan aturan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar

Selalu menggunakan bahasa yang sopan dalam penulisan surat

Gunakan Kalimat yang Sederhana

Kalimat merupakan gabungan kata yang tersusun secara teratur, membentuk suatu pengertian
sendiri. Menyusun kalimat surat tidaklah mudah. Susunan dan bentuk yang rapi, teratur, masih
harus dilengkapi dengan tutur bahasa yang sepadan. Kalimat paling sesuai adalah kalimat
singkat, padat, jelas, dan sesuai dengan tata bahasa yang benar.

Perhatikan Isi Surat

Isi surat hendaknya disusun berkaitan dengan keseluruhan isi surat. Pokok masalah yang akan
dituangkan diatas secarik kertas hendaknya direncanakan terlebih dahulu sebelum memulai
menulis surat. Lalu rangkailah dalam susunan kalimat yang berisi kata-kata yang tepat.

Kejelasan Makna

Kejelasan makna mutlak diperlukan agar tidak terjadi multi tafsir bagi pembaca surat, untuk itu
dapat dipertimbangkan hal berikut:

1. Hindari pemakaian kata yang tidak lazim, berbelit-belit, dan kalimat yang panjang.
2. Pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, alinea yang
teratur, ketiklah surat dengan rapi, jelas dan benar.
3. Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat dan penggunaan singkatan hanya yang
bersifat umum saja.

Pengaturan Alinea

Alinea merupakan kumpulan kalimat yang mengemukakan suatu kesatuan pikiran untuk
membentuk gagasan yang jelas. Kesempurnaan alinea terbentuk dari himpunan kalimat yang
mengemukakan sesuatu yang lebih jelas, lebih terang, terutama berkaitan dengan tema yang akan
disampaikan dalam surat. Oleh karena itu, dalam satu alinea hanya ada satu pokok persoalan,
jangan lebih. Kalimat satu dengan lainnya harus saling berkaitan dalam membentuk gagasan
tertentu. Kalimat yang lain merupakan kalimat penjelas, karena fungsinya sebagai pengembang
alinea tersebu.