Proposal Kegiatan "Seminar Dan Diskusi Lembaga"

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA

PANITIA SEMINAR DAN DISKUSI KELEMBAGAAN
Sekretariat : Kompleks Kantor Lembaga kemahasiswaan FTI UII, Jl. Kaliurang KM 14,5 Sleman, DIY
kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966
PROPOSAL KEGIATAN
SEMINAR DAN DISKUSI KELEMBAGAAN
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
I. NAMA KEGIATAN
Seminar Dan Diskusi Kelembagaan
II. TEMA KEGIATAN
Meninjau esensi dan peran fungsi lembaga kemahasiswaan
III. LANDASAN NILAI
1. Silaturahmi
dan orang-orang yang menghubungkan apa-apa yang Allah perintahkan supaya

dihubungkan, dan mereka takut kepada Tuhannya dan takut kepada hisab yang
buruk(Q.S : Ar-Radu; 21)
2. Menuntut Ilmu
...Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman di antaramu dan orangorang yang diberi ilmu pengetahuan beberapa derajat. Dan Allah Maha
Mengetahui apa yang kamu kerjakan(Q.S : Al-Mujadalah; 11)

IV. DASAR PEMIKIRAN

Kelembagaan Mahsiswa adalah organisasi mahasiswa yang berada di dalam
kampus dimana keberadaan dan peran fungsinya sangatlah penting bagi sebuah
kampus. Selain itu lembaga kemahasiswaan juga merupakan unsur penting dalam
sebuah kampus. Yang mana fungsi utama lembaga kemahasiswaan adalah sebagai
fasilitator penampung aspirasi bagi mahasiswa, maka dari itu perlu adanya peninjauan
eksistensi dan peran fungsi lembaga agar eksistensi dan peran fungsinya dapat
ditingkatkan. Dapat dikatakan bahwa Kampus besar karna Mahasiswanya dan
Mahasiswa besar Karna lembaga Kemahasiswaannya. Melihat hal tersebut Lembaga
Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknologi Industri (LEM FTI) UII ingin mengadakan
acara Seminar dan Diskusi Lembaga. Melalui kegiatan Seminar dan Diskusi
Lembaga diharapkan dapat menambah semangat dan juga menghasilkan solusi solusi
yang membangun, yang nantinya dapat meningkatkan eksistensi dan peran fungsi
lembaga kemahasiswaan di lingkup universitas islam indonesia.
V. TUJUAN
1. Terjalinnya hubungan silaturahmi yang baik antar fungsionaris LEM Fakultas.
2. Terjalinya korelasi tiap LEM Fakultas yang ada di Universitas Islam Indonesia.
3. Terjalinnya pertukaran informasi dan pengalaman mengenai LEM Fakultas
masing-masing.
VI. TARGET
1. Menjalin silaturahim antar fungsionaris LEM Fakultas.
2. Menjalin korelasi dengan LEM Fakultas yang ada di Universitas Islam Indonesia.
3. Saling bertukar informasi dan pengalaman karakter LEM Fakultas masingmasing.
VII.
BENTUK ACARA
1. Seminar kelembagaan
2. Forum grup discussion (FGD)
VIII. PESERTA
Fungsionaris LEM
IX. WAKTU DAN PELAKSANAAN

Tanggal
: 04 April 2015
Waktu
: 8.30 14.00
Tempat: Auditorium FTI UII

X. PENYELENGGARA
Bidang Kajian Strategis LEM FTI UII
XI.
SEKRETARIAT DAN CONTACT PERSON

Sekretariat
Kantor kelembagaan FTI UII

Lembaga Eksekutif Mahasiswa
Fakultas Teknologi Industri
Universitas Islam Indonesia
Jl. Kaliurang Km. 14,5 Sleman Yogyakarta 55501
Contact Person
DINAR HASIM.N.K (085724553135)

FIKA RIFAI
XII.
(085656222227)
MATERI DAN RUNDOWN ACARA
(Terlampir)
XIII. STRUKTUR DAN SUSUNAN KEPANITIAAN
(Terlampir)
XIV. DESKRIPSI TUGAS, WEWENANG DAN TATA HUBUNGAN PANITIA
XV.
(Terlampir)
SUSUNAN PANITIA
(Terlampir)
XVI. MEKANISME ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
(Terlampir)
XVII. ANGGARAN DANA KEGIATAN
1. Kesekretariatan
SEKRETARIS
N
O
NAMA
BARANG
JUMLA
H
SATUAN
HARGA SATUAN
HARGA TOTAL

1 Print Proposal
buah
Rp
10,000.00
Rp
40,000.00
2 Stempel
buah
Rp
30,000.00
Rp
30,000.00
3 Jilid proposal
buah
Rp
3,000.00
Rp
12,000.00
4 Sertifikat
35
buah
Rp
1,200.00
Rp
42,000.00
5 Print LPJ
buah
Rp
20,000.00
Rp
60,000.00
6 Jilid LPJ
buah
Rp
3,000.00
Rp
9,000.00
Rp
193,000.00
TOTAL
BENDAHARA
NO
NAMA BARANG
1 Fotokopi Surat
JUMLAH
SATUAN
50 lembar
HARGA SATUAN
Rp
250.00
TOTAL
HARGA TOTAL
Rp
12,500.00
Rp
12,500.00
2. Bendahara
3. Publikasi Dekorasi dan Dokumentasi

PUBDEKDOK
NO
NAMA
BARANG
JUMLAH
Ukuran
SATUAN
1 COCARD
TALI
2 COCARD
100
40
sentimeterperssegi
3 BANNER
4 POSTER
10
5 XBANNER
HARGA SATUAN
Buah
Rp
Rp
500.00
meterpersegi
Rp
25,000.00
Rp
100,000.00
a3
buah
Rp
4,000.00
Rp
40,000.00
Rp
90,000.00
Rp
90,000.00
Rp
780,000.00
100
1.6 x 0.6 meterpersegi

TOTAL
5,000.00
HARGA TOTAL
Rp
500,000.00
Rp
50,000.00

4. Pelengkapan dan Keamanan

PERKAPMAN
NAMA
BARANG
Perlengkapan
1 akustik
NO
JUMLAH
2 Lakban
HARGA
SATUAN
SATUAN
HARGA TOTAL
1 Paket
Rp
310,000.00
Rp
310,000.00
2 Buah
Rp
10,000.00
Rp
20,000.00
Rp
330,000.00
TOTAL
5. Konsumsi
KONSUMSI
NO
NAMA BARANG
JUMLA
H
SATUAN
HARGA SATUAN
1 Snack peserta
62 Buah
Rp
6,000.00
2 Snack panitia
35 Buah
Rp
3,000.00
3 Snack Undangan
3 Buah
Rp
6,000.00
4 Snack pemateri
1 Buah
Rp
7,000.00
5 Snack Moderator
2 Buah
Rp
7,000.00
6 Snack satpam
3 Buah
Rp
6,000.00
7 Air mineral 600 ml
2 Buah
Rp
2,000.00
8 Makan Siang peserta
62 Buah
Rp
8,500.00
9 Makan Siang panitia

Makan siang pengisi
10 acara
Makan siang
11 moderator
Makan siang
12 pemateri
35 Buah
Rp
6,000.00
5 Buah
Rp
8,500.00
1 Buah
Rp
10,000.00
1 Buah
Rp
10,000.00
HARGA TOTAL
Rp
372,000.00
Rp
105,000.00
Rp
18,000.00
Rp
7,000.00
Rp
14,000.00
Rp
18,000.00
Rp
4,000.00
Rp
527,000.00
Rp
210,000.00
Rp
42,500.00
Rp
10,000.00
Rp
10,000.00

13 Makan siang satpam
3 Buah
Rp
8,500.00
14 Air mineral gelas
4 Kotak
Rp
19,000.00
15 Trash bag
5 Buah
Rp
3,000.00
Rp
25,500.00
Rp
76,000.00
Rp
15,000.00
Rp
1,454,000.00
TOTAL
6. Acara
ACARA
NO
NAMA
BARANG
JUMLA
H
1 Plakat
SATUA
N
HARGA
SATUAN
Rp
30,000.00
Rp
1,200.00
Rp
250,000.00
2 Buah
2 Sertifikat peserta
3 Band hiburan
65 Buah
1 Tim
TOTAL
HARGA TOTAL
Rp
60,000.00
Rp
78,000.00
Rp
Rp
250,000.00
388,000.00
7. Humas Transportasi dan Dana Usaha

HUMSTRANUS
N
O
NAMA
BARANG
1 bensin
JUMLAH
Rp
13.60
SATUA
N
Liter
HARGA SATUAN
Rp
7,600.00
TOTAL
Total Pengeluaran
TOTAL RAB
NO
DEPARTEMEN
PENGELUARAN
HARGA TOTAL
Rp
100,000.00
Rp
100,000.00

1 SEKRETARIS
Rp
193,000.00
2 BENDAHARA
Rp
12,500.00
3 PDD
Rp
780,000.00
4 PERKAPMAN
Rp
330,000.00
5 ACARA
Rp
388,000.00
6 KONSUMSI
Rp
1,454,000.00
7 HUMSTRANUS
Rp
100,000.00
Rp
3,583,250.00
TOTAL
XVIII. PENUTUP
Demikian proposal kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan ini kami
buat dan kami ajukan untuk menjadi pertimbangan dan diketahui semua pihak
yang berkepentingan. Semoga kegiatan ini dapat diridhoi Allah SWT dan dapat
terlaksana dengan baik dan lancar. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami
mengucapkan terima kasih.

LEMBAR PENGESAHAN
Yogyakarta,
Februari 2015
PANITIA SEMINAR DAN DISKUSI

KELEMBAGAAN
DINAR HASIM N.K

KETUA
FIKA RIFAI
SEKRETARIS
Menyetujui,

AKHMAD MASUM SUSILO

KETUA UMUM LEM FTI UII
Mengesahkan,
MUHAMMAD IRFAN JANUAR

KETUA DPM FTI UII
Mengetahui,
Ir. SUKIRMAN
KADIV KEMAHASISWAAN DAN ALUMNI

(Lampiran 1)
MATERI DAN MANUAL ACARA
Tempat
: Auditorium FTI UII
Hari, tanggal
: Sabtu 04 April 2015
Waktu
: 08.30-14.00
Manual acara
No
1
Waktu
08.30 09.00
09.00 09.45
3
4
5
6
7
09.45 11.15
11.15 11.45
11.45 12.40
12.40 13.00
13.40 14.00
(Lampiran 2)
Kegiatan
Registrasi Peserta
Pembukaan : - Sambutan sambutan :
- Ketua Panitia
- Ketua LEM
- Ketua DPM
- Dekan
Seminar oleh Wakil Rektor 3
Hiburan dan Makan siang
Istirahat dan Sholat
Forum Grup Discussion
Penyerahan Plakat, Foto bersama dan Penutupan

KETUA
Sekretaris
Wakil Sekretaris
Bendahara
Wakil Bendahara
DEPARTEM
EN ACARA
DEPARTEME
N
KONSUMSI
Keterangan :
Garis Instruksi
=
Garis Koordinasi =
DEPARTEME
N
PERLENGKAP
AN DAN
KEAMANAN
DEPARTEME
N
HUBUNGAN
MASYARAKAT
DAN DANA
USAHA
DEPARTEME
N PUBLIKASI
DEKORASI
DAN
DOKUMENTA

(Lampiran 3)
DESKRIPSI TUGAS, WEWENANG DAN TATA HUBUNGAN PANITIA

KETUA
A Tugas
1 Bertanggung jawab sebagai Ketua kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
2 Bertanggung jawab atas pembuatan, penyusunan dan pengarahan pelaksanaan
konsep Seminar dan Diskusi Kelembagaan
3 Bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
4 Memimpin rapat kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
5 Bertanggung jawab atas pembuatan LPJ sebagai Ketua dan menyerahkan selambatlambatnya 20 hari setelah pelaksanaan kegiatan kepada Sekretaris.
6 Bertanggung jawab atas laporan pertanggung jawaban Seminar dan Diskusi
Kelembagaan kepada LEM FTI UII.
B Wewenang
1 Membuat dan menetapkan kebijakan operasional umum atas Seminar dan Diskusi
2
Kelembagaan
Mengangkat, menetapkan dan memberhentikan anggota kepanitiaan Seminar dan
Diskusi Kelembagaan
3 Menyetujui rancangan anggaran pelaksanaan Seminar dan Diskusi Kelembagaan
yang telah disusun oleh tiap departemen dengan pertimbangan Bendahara
4
Menyetujui dan menetapkan agenda rapat yang telah ditentukan Sekretaris
C Tata Hubungan
Berkoordinasi dengan seluruh jajaran Panitia Seminar dan Diskusi Kelembagaan
SEKRETARIS
A Tugas
1 Bertanggung jawab kepada Ketua panitia dalam hal kesekretariatan.

bertanggung jawab atas administrasi dan kesekretariatan dalam pelaksanaan kegiatan

Seminar dan Diskusi Kelembagaan
3
4
5
6
Bersama Ketua menetukan agenda rapat panitia Seminar dan Diskusi Kelembagaan
Menerima pelimpahan tugas dan wewenang ketika ketua berhalangan hadir.
Membuat rancangan anggaran belanja Sekretaris dan diserahkan kepada Bendahara.
Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap pendaftaran peserta Seminar dan
Diskusi Kelembagaan bersama Departemen Hubungan Masyrakat dan Dana Usaha.

7 Membuat LPJ kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan selambat-lambatnya 20
hari setalah pelaksanaan kegiatan.
8 Menyerahkan seluruh LPJ selambat-lambatnya 27 hari setelah pelaksanaan
kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
B Wewenang
1 Mengagendakan rapat kepanitiaan Seminar dan Diskusi Kelembagaan
2 Menentukan bentuk dan macam mekanisme administrasi dan kesekretariatan
C Tata Hubungan
Melakukan koordinasi dengan jajaran Panitia Seminar dan Diskusi Kelembagaan
WAKIL SEKRETARIS
A. Tugas
1. Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia sebagai wakil sekretaris.
2. Membantu Sekretaris dalam pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dan
administrasi kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan
3. Menerima pelimpahan tugas dan wewenang dari Sekretaris apabila yang
bersangkutan berhalangan hadir.
4. Bersama Sekretaris menyusun LPJ Seminar dan Diskusi
Kelembagaan
B. Tata Hubungan
1. Melakukan koordinasi dengan Sekretaris
mengenai
administrasi
dan
kesekretariatan kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan

BENDAHARA
A Tugas :
1 Bertanggungjawab kepada Ketua dalam rancangan anggaran keuangan
2
3
kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan

Menyusun rancangan anggaran keuangan tiap departement.
Mengatur sirkulasi keuangan dengan persetujuan Ketua.

Membuat
Laporan Pertanggungjawaban
sebagai
Bendahara

Menyusun Laporan Pertanggungjawaban keuangan kegiatan
kegiatan
Seminar dan
Diskusi Kelembagaan selambat-lambatnya 14 hari setelah kegiatan.

B Wewenang :
1 Bersama Ketua mengontrol dan mengawasi pengelolaan keuangan.
2 Mengelolah keuangan
3 Menentukan bentuk dan mekanisme adminstrasi keuangan
4 Menyusun LPJ keuangan secara keseluruhan dengan bantuan departemen5
departemen yang terkait melalui kabid.

Membuat LPJ kegiatan dan keuangan bendahara menyerahkan selambatlambatnya 20 hari setelah pelaksanaan kegiatan Seminar dan Diskusi
Kelembagaan.
C Tata Hubungan :
Melakukan koordinasi dengan Ketua dan Sekretaris
WAKIL BENDAHARA
A.
1.
2.
3.
Tugas
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia sebagai wakil Bendahara
Membantu Bendahara dalam rancangan anggaran keuangan tiap departemen
Menerima pelimpahan tugas dan wewenang dari Bendahara apabila yang
bersangkutan berhalangan hadir.
4. Bersama Bendahara menyusun LPJ Seminar dan Diskusi
Kelembagaan
B. Tata Hubungan
1. Melakukan koordinasi dengan Bendahara mengenai masalah keuangan pada kegiatan
DEPARTEMEN ACARA
A Tugas
1Bertanggung jawab kepada Ketua sebagai Departemen Acara.
2 Merancang, membuat dan menyusun konsep materi dan rundwon acara Seminar dan
3
Diskusi Kelembagaan
Bertanggung jawab dalam pelaksanaan konsep, materi, dan manual acara yang telah
disusun.

4Membuat rancangan anggaran sesuai kebutuhan departemen acara untuk diajukan ke

Ketua melalui Bendahara.
5Bertanggungjawab atas pembuatan LPJ kegiatan dan keuangan Departemen Acara dan
menyerahkan selambat-lambatnya 14 hari setelah pelaksanaan kegiatan Seminar dan
Diskusi Kelembagaan kepada Sekretaris.
B Wewenang
1 Menentukan bentuk konsep materi dan acara Seminar dan Diskusi
Kelembagaan serta perubahan rencana atas kebijakan konsep dan
materi acara persetujuan Ketua sesuai kendalanya.
C Tata Hubungan
Berkoordinasi dengan seluruh Panitia Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
DEPARTEMEN HUMAS DAN DANA USAHA
A Tugas
1 Bertanggung jawab kepada Ketua sebagai Departemen Humas dan Dana Usaha.
2 Menghubungi, melakukan negoisasi dan konfirmasi dengan pihak-pihak terkait dalam
3
bidang Humas dan Dana Usaha.

Membantu Sekretaris dalam pendistribusian surat.
Melakukan usaha pencarian dana untuk pelaksanaan kegiatan Seminar dan Diskusi
Kelembagaan
5
Membuat rancangan anggaran sesuai kebutuhan Departemen Humas dan Dana

Usaha untuk diajukan ke Ketua melalui Bendahara.
Bertanggungjawab atas pembuatan LPJ kegiatan dan keuangan Departemen Humas dan
Transportasi dan menyerahkan selambat-lambatnya 14 hari setelah pelaksanaan
kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan kepada Sekretaris.

B Wewenang
1 Menentukan bentuk kerjasama dengan pihak terkait dalam
kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan
2
Menentukan sistem dan bentuk pencarian dana dalam kegiatan Seminar dan Diskusi
Kelembagaan
C Tata Hubungan

DEPARTEMEN KONSUMSI
A Tugas
1 Bertanggung jawab kepada Ketua sebagai Departemen Konsumsi.
2 Bertanggung jawab dalam penyediaan serta pendistribusian jenis makanan dan
3
minuman bagi peserta, panitia, pembicara maupun tamu undangan yang halal.
Membuat rancangan anggaran sesuai kebutuhan Departemen Konsumsi untuk
diajukan ke Ketua melalui Bendahara.

Bekerja sama dengan pihak-pihak terkait dalam dalam penyediaan serta
pendistribusian jenis makanan ringan, makanan dan minuman bagi peserta,
panitia, pembicara maupun tamu undangan untuk pelaksanaan kegiatan
Seminar dan Diskusi Kelembagaan .

Bertanggungjawab atas pembuatan LPJ kegiatan dan keuangan Departemen
Konsumsi dan menyerahkan selambat-lambatnya 14 hari setelah pelaksanaan
kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan kepada Sekretaris .

B Wewenang
1 Menentukan menu makanan ringan, makanan dan minuman dalam kegiatan
Seminar dan Diskusi Kelembagaan Mekanisme pendistribusian yang halal
C Tata Hubungan
Berkoordinasi dengan seluruh Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
DEPARTEMEN PUBLIKASI, DEKORASI, DAN DOKUMENTASI
A Tugas
1Bertanggung jawab kepada
Ketua sebagai Departemen Publikasi, Dekorasi dan
Dokumentasi.
2Bertanggung jawab dalam kegiatan yang berhubungan dengan Publikasi, Dekorasi dan
Dokumentasi Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
3Bertanggung jawab dalam pengadaan atribut Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
4Mendesain dan mendistribusikan atribut Seminar Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
5Bekerjasama dengan pihak-pihak yang terkait dalam pembuatan atribut Seminar dan
Diskusi Kelembagaan.
6Membuat rancangan anggaran sesuai kebutuhan Departemen Publikasi, Dekorasi,dan
Dokumentasi untuk diajukan ke Ketua melalui Bendahara Umum. .
7Bertanggung jawab atas pembuatan LPJ kegiatan dan keuangan Departemen Publikasi,
Dekorasi dan Dokumentasi dan menyerahkan selambat-lambatnya 14 hari setelah
pelaksanaan kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan kepada Sekretaris .

B Wewenang
1 Menentukan bentuk, macam desain Publikasi dan Dekorasi serta Dokumentasi.
2 Menentukan bentuk kerjasama dengan departemen terkait.
C Tata Hubungan
DEPARTEMEN PERLENGKAPAN DAN KEAMANAN
A Tugas
1Bertanggungjawab kepada Ketua sebagai Departemen Perlengkapan dan Keamanan.
2Mempersiapkan segala sarana dan prasarana yang dibutuhkan selama kegiatan Seminar
dan Diskusi Kelembagaan.
3Menjaga keamanan peserta, panitia dan tamu undangan selama kegiatan Seminar dan
Diskusi Kelembagaan berlangsung.
4Mengamankan lokasi kegiatan selama berlangsungnya
Seminar dan Diskusi
Kelembagaan.
5Melakukan antisipasi bila ada pihak-pihak yang ingin mengganggu ketertiban, keamanan
dan kelancaran serta segala bentuk pelaksanaan peraturan yang ada.
6Membuat rancangan anggaran sesuai kebutuhan departemen
Perlengkapan dan
Keamanan untuk diajukan ke Ketua melalui Bendahara Umum.
7Bertanggungjawab atas pembuatan LPJ kegiatan dan keuangan Departemen Perlengkapan
dan Keamanan dan menyerahkan selambat-lambatnya 14 hari setelah pelaksanaan
kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan kepada Sekretaris.
A Wewenang
1Memberi pertimbangan mengenai bentuk dan macam perlengkapan sesuai dengan
kebutuhan kegiatan Seminar Seminar dan Diskusi Kelembagaan kepada Ketua.
2Menentukan bentuk dan sistem keamanan yang digunakan dalam kegiatan Seminar dan
Diskusi Kelembagaan.
B Tata Hubungan
Berkoordinasi aktif dengan seluruh Panitia Seminar Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
(Lampiran 4)
SUSUNAN PANITIA


SUSUNAN PANITIA
Ketua
: DINAR HASIM N.K
(13524112)
Sekretaris Umum
: FIKA RIFAI
(13522248)
Wakil Sekretaris
: ANISA ARUM MELATI
(14522389)
Bendahara
: AESTHESIA NURASIH
(13522257)
Wakil Bendahara
: RACHMAWATI AULIA
(14522459)
Departemen Acara
Koordinator
: DADIKA ABDURROHMAN
Staff
: RANI PUSPITA DEWI
TRI WAHYUNINGSIH
RANI SRI YULIANTI
MOHD TRIA SAPUTRA
WIRDUNA RABBANI
(13521195)
(14523148)
(13521230)
(13522173)
(13522289)
(13524114)
Departemen Humas dan Dana Usaha

Koordinator
: IBNU KHAIRUNA
Staff
: NURMA FAJRIANI
ANDRIKA GUMMENIA
AYI FITRIANI
MUHAMMAD HAMZAH FANSURI
ADRIAN KARTANI
(13522065)
(13522243)
(13522240)
(13522242)
(14525101)
(14522132)
Departemen Konsumsi
Koordinator
: NURUL ASRI HIDAYAH
Staff
: DESY ANGGRAENI
ELVANDRI P GUMILANG
FARIS SUNGKAR
FAISHAL HAMIDI
PURBO YUDISTIRO
(13522237)
(14523138)
(13522116)
(14522421)
(14522431)
(13522205)
Departemen Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi

Koordinator
: HEAVY ZERRY N
Staff
: NOVIA PURWITASARI
DZIKRI ARIJ FIRDAUS
(13522023)
(13521185)
(13522222)

KUKUH PRIHANDOKO PRATAMA

AMIRA SHAFA HUSNA
RIZA SAID I.R
5
Departemen Perlengkapan dan Keamanan

Koordinator
: MUHAMMAD FARHAN A
Staff
: KUKUH FAEDLUR RAHMAN
WINDA KURNIA
MUHAMMAD AMIRUL MUSLIM
WARIH KUSUMA
ENGGANG ADITYA PUTRA
(14523161)
(14522429)
(14522416)
(13522051)
(14522125)
(14522125)
(13522251)
(13522064)
(13522068)
(Lampiran 5)
MEKANISME ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
ADMINISTRASI
1 Format SPMD (Surat Permohonan Menurunkan Dana) dan SBMU (Surat Berita
Mengeluarkan Uang) dibuat oleh Bendahara yang telah disahkan oleh DPM FTI
UII setelah melalui proses verifikasi.
2 Format pembukuan pemasukan dan pengeluaran ditentukan oleh bendahara.
3 Format LPJ disesuaikan dengan ketentuan DPM FTI UII.
4 Format surat pernyataan kehilangan nota dan surat tanda bukti pemasukan ditentukan
oleh Bendahara dengan sepengetahuan Ketua Panitia.
II
PENDANAAN
Pendanaan kegiatan bersumber dari :

a Dana Kelembagaan
b Dana Jurusan
c Dana kewirausahaan
III. RANCANGAN ANGGARAN BIAYA
a
Rancangan anggaran
Seminar dan Diskusi Kelembagaan dibuat oleh masing
-masing departemen sesuai dengan kebutuhan dan selanjutnya diajukan kepada

b
ketua panitia melalui bendahara untuk dikonsultasikan dan disetujui.

Koordinator masing masing departemen mengajukan rancangan anggaran
Seminar dan Diskusi Kelembagaan ke Ketua bersama Bendahara untuk
dikonsultasikan dan disetujui.

Setelah disetujui Ketua bersama Bendahara, keseluruhan anggaran
Diskusi Kelembagaan diajukan ke LEM FTI UII untuk dikonsultasikan.

Setelah dikonsultasikan ke LEM FTI UII keseluruhan rancangan anggaran
Seminar dan
Seminar dan Diskusi Kelembagaan diajukan ke DPM FTI UII untuk

diverifikasikan.
IV. PROSEDUR PENGAJUAN DANA
1
Draft anggaran yang telah disepakati oleh Bendahara diketahui Ketua Panitia
dikonsultasikan kepada LEM FTI UII kemudian diajukan kepada DPM FTI UII
untuk diverifikasikan.
Setelah dikonsultasikan kepada LEM FTI UII dan diverifikasikan kepada DPM FTI
UII, Ketua Panitia bersama Bendahara mengajukan permohonan dana kepada LEM
FTI UII.
V.
PROSEDUR PENURUNAN DANA

a
Dana yang di terima oleh Bendahara untuk kemudian didistribusikan secara

langsung berdasarkan skala prioritas kebutuhan atas sepengetahuan Ketua Panitia.
Penurunan dana dilakukan oleh Bendahara ke tiap departemen sepengetahuan

Ketua Panitia berdasarkan skala prioritas kebutuhan.
Tahapan penurunan dana adalah sebagai berikut :

Pencairan dana dibagi tahap dengan berdasarkan skala prioritas.:

i Dana tahapan pertama diturunkan maksimal 40% dari total pengeluaran.
ii
Dana tahapan kedua diturunkan maksimal 60% dari total pengeluaran.
VI MEKANISME DANA KEGIATAN

1. Mekanisme Penurunan Dana
a
Semua aliran dana Seminar Dan Diskusi Kelembagaan akan didistribusikan oleh
Bendahara kepada koordinator departemen sepengetahuan ketua Panitia.

Setiap Koordinator Departemen mengajukan anggaran dana yang dibutuhkan
melalui SPMD kepada Ketua Panitia melalui Bendahara.

Bendahara atas sepengetahuan Ketua Panitia mencairkan dana ke departemen
melalui SBMU untuk diarsipkan dan dicatat bahwa ada pengeluaran uang
sebagai bukti pengeluaran.

Jika koordinator sudah membelanjakan uang yang diterima maka bukti
pengeluaran kwitansi atau nota yang disertai dengan tanda tangan atau stempel
atau surat pernyataan yang sah diserahkan kepada Bendahara sebagai dasar
permohonan dana berikutnya.
Mekanisme Penurunan Dana :
Bendahara
SPMD
SBMU
Departement
Keterangan :
SPMD = Surat Permohonan Menurunkan Dana
SBMU = Surat Berita Mengeluarkan Uang

e. Administrasi keuangan Seminar Dan Diskusi Kelembagaan

1
2
SPMD :
SBMU :
a. (Surat No)/I-1/SNDK
a. (Surat No)/II-1/SNDK
I-1; I menunjukkan SBMU sedang angka 1 menunjukkan bahwa dikeluarkan

oleh Bendahara ke departemen
II-1; II menunjukkan SPMD sedang angka 1 menunjukkan bahwa diajukan oleh
departemen ke bendahara.
f. Masing-masing departemen bertanggung jawab atas penggunaan dana sesuai
dengan rancangan anggaran kegiatan yang disetujui oleh Bendahara dan ketua
panitia dan telah diverifikasi DPM.
g. Setiap pengeluaran wajib disertai tanda bukti otentik, akurat dan wajar serta
dapat dipertanggungjawabkan untuk pengambilan dana berikutnya.
VII. KETENTUAN UMUM KEUANGAN PANITIA SEMINAR DAN DISKUSI

KELEMBAGAAN
Ketentuan umum keuangan Seminar Dan Diskusi Kelembagaan.
a
Ketua bersama Bendahara menentukan kebijakan pengelolaan seluruh mekanisme
keuangan Seminar Dan Diskusi Kelembagaan.

Koordinator departemen dan sekretaris harus bertanggung jawab ke Ketua Panitia
dan melaporkan kepada Bendahara atas pengeluaran dana yang digunakan.

Bendahara bertanggung jawab atas pemasukkan dana melalui departemen
Humtranus.
Bendahara bertanggung jawab atas pengalokasian dan pelaporan dana kepanitian
serta keseluruhan keuangan Seminar Dan Diskusi Kelembagaan.

Pengambilan dana dilakukan secara bertahap sesuai skala prioritas yang di
butuhkan dengan sepengetahuan Ketua Panitia dan pengambilan dana berikutnya

dapat dilakukan bila ada bukti penyerahan penggunaan dana tahap sebelumnya
f
yang diserahkan pada Bendahara dengan sepengetahuan Ketua Panitia.

Setiap penggunaan dana berikutnya harus disertai bukti otentik yang sah berupa
kwitansi atau nota atau cek registrasi dengan keterangan nama toko, tanggal, jenis
dan harga barang.

Apabila terjadi kehilangan nota maka pihak yang bersangkutan membuat surat
pernyataan kehilangan nota yang disertai dengan stempel atau tanda tangan dari
tempat pembeliaan. Atau apabila pelaksana tidak dapat menunjukkan bukti dan
atau disangka bahwa bukti yang ditunjukan tidak sah, maka pihak pelaksana harus
membuat nota kehilangan disaksikan oleh Ketua Panitia dan Bendahara yang
menyatakan bahwa pelaksana
akan bertanggung jawab terhadap bukti-bukti
pelaksanaan bila dikemudian hari terjadi suatu masalah terhadap keabsahan buktih
bukti tersebut
Masing-masing departemen dan sekretaris bertanggung jawab atas penggunaan
dana sesuai dengan rancangan anggaran kegiatan yang disetujui oleh Bendahara
yang telah dikonsultasikan kepada ketua umum LEM FTI UII dan diverifikasi
oleh DPM FTI UII.

Setiap pemasukan terkhusus danus, Bendahara membuat Surat Tanda Bukti
Pemasukan (STBP) sebagai bukti otentik pemasukan dana.
Contoh Surat STBP

(STBP)
(Surat Tanda Bukti Pemasukan)
No
....................................................................
Telah diterima dari
....................................................................
Jumlah uang
....................................................................
Terbilang
....................................................................
Yogyakarta,
..................2015
Mengetahui,
Penerima,
Berasal
Ketua Panitia
Bendahara
Humstranus

VIII. MEKANISME PENCATATAN KEUANGAN

Tanggal
Nomor Bukti
Transaksi Barang
Debit
Kredit
Saldo
Bendahara harus mencatat semua pengeluaran panitia SEMINAR DAN DISKUSI

KELEMBAGAAN dan pemasukkan dana dari departemen humstran dan dana
usaha dalam bentuk pembukuan yang telah ditentukannya.
FORMAT PEMBUKUAN
Pemasukan dan pengeluaran SEMINAR DAN DISKUSI KELEMBAGAAN
IX.
PERTANGGUNGJAWABAN
a
Setiap koordinator departemen dan sekretaris mempertanggung jawabkan kepada

bendahara atas penggunaan dana dengan disertai tanda bukti berupa kwitansi atau
nota berstempel atau yang bertandatangan dari lawan transaksi yang disertai tanggal
yang akurat.
b Apabila uang, tanda bukti berupa kwitansi atau nota berstempel hilang, maka
department dan sekretaris yang bersangkutan wajib memberikan pertanggung
jawaban kepada Bendahara dengan mengisi nota kehilangan.
c
Untuk penggunaan dana bagi setiap panitia seminar dan diskusi kelembagaan akan
dilampirkan
surat
pernyataan
bahwa
sesungguhnya
panitia
mempertanggungjawabkan amanah yang telah diberikan dengan sebaik-baiknya.
siap

d Laporan pertanggungjawaban penggunaan dana diajukan kepada Bendahara dan

disahkan oleh Ketua Panitia. Selambat-lambatnya 20 hari setelah kegiatan Seminar
dan Diskusi Kelembagaan.
e
Ketua Panitia mengajukan surat rekomendasi kepada Lembaga Eksekutif Mahasiswa

agar dapat diberikan sanksi terhadap panitia yang menyalah gunakan keuangan dari
dana Seminar dan Diskusi Kelembagaan.
NOTA KEHILANGAN
NAMA
DEPARTEMEN
TANGGAL PEMBELIAN
JUMLAH PEMBELIAN
ALAMAT TOKO
___________
___________
___________
Pemilik Toko
Ketua Panitia
Bendahara
NOTA KEHILANGAN
___________
Koor Departemen

(Lampiran 6)
ANGGARAN DANA KEGIATAN
A SUMBER DANA
N
O
SUMBER
1 Donatur
Dekanat FTI
Rektorat
Kelembagaa
2 n
LEM F
DPM U
3 Dana Usaha
JUMLAH
TOTAL
TOTAL
B KEBUTUHAN DANA
N
O
1
2
3
4
5
6
7
DEPARTEMEN
Sekretaris
Bendahara
Konsumsi
Acara
PDD
Perkap
Humstranus
TOTAL
PENGELUARA
N


Proposal Kegiatan "Seminar Dan Diskusi Lembaga"

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Proposal Kegiatan "Seminar Dan Diskusi Lembaga"

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

LEMBAGA EKSEKUTIF MAHASISWA

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

dan orang-orang yang menghubungkan apa-apa yang Allah perintahkan supaya

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

IV. DASAR PEMIKIRAN

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

Tempat: Auditorium FTI UII

SEKRETARIAT DAN CONTACT PERSON

Kantor kelembagaan FTI UII

DINAR HASIM.N.K (085724553135)

MATERI DAN RUNDOWN ACARA

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

3. Publikasi Dekorasi dan Dokumentasi

1.6 x 0.6 meterpersegi

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

4. Pelengkapan dan Keamanan

7 Air mineral 600 ml

8 Makan Siang peserta

9 Makan Siang panitia

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

13 Makan siang satpam

14 Air mineral gelas

7. Humas Transportasi dan Dana Usaha

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

PANITIA SEMINAR DAN DISKUSI

DINAR HASIM N.K

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

AKHMAD MASUM SUSILO

MUHAMMAD IRFAN JANUAR

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

: Auditorium FTI UII

: Sabtu 04 April 2015

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

SEMINAR DAN DISKUSI KELEMBAGAAN

Menyetujui dan menetapkan agenda rapat yang telah ditentukan Sekretaris

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

bertanggung jawab atas administrasi dan kesekretariatan dalam pelaksanaan kegiatan

Diskusi Kelembagaan bersama Departemen Hubungan Masyrakat dan Dana Usaha.

kesekretariatan kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan

kegiatan Seminar dan Diskusi Kelembagaan

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

Seminar dan Diskusi Kelembagaan

Diskusi Kelembagaan selambat-lambatnya 14 hari setelah kegiatan.

departemen yang terkait melalui kabid.

FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI

kotak pos 75 Yogyakarta 55501cp: 085227505966

4Membuat rancangan anggaran sesuai kebutuhan departemen acara untuk diajukan ke