KOMPONEN A
KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
A1) Dasar / Polisi EKSA
1
Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja
memahaminya.
Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi.
a) Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya
atau fizikal) dan mengandungi perkara-perkara berikut:
i. Dasar EKSA agensi
ii. Carta organisasi
iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS
iv. Pelan lantai
v. Carta Perbatuan semasa
vi. Informasi/hebahan
vii. Tarikh kemaskini sudut EKSA
Sebahagian dokumentasi
teratur dan dikemaskini
Semua dokumentasi
teratur dan dikemaskini
Tiada keseragaman
Keseragaman pada
sebahagian agensi
Keseragaman pada
keseluruhan agensi
Page 1
Sudut EKSA
mengandungi semua
perkara seperti
dicadangkan
Sudut EKSA
mengandungi semua
perkara seperti dicadang
serta dipaparkan secara
kreatif dan inovatif
MARKAH
a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang terdiri sekurangkurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut:
i. Jawatankuasa Latihan
ii. Jawatankuasa Promosi
iii. Jawatankuasa Audit
Jawatankuasa Pelaksana
tidak dibentuk dan tidak
dilantik
Jawatankuasa Pelaksana
dibentuk dan dilantik
tetapi hanya mempunyai
satu hingga dua
jawatankuasa yang
disyorkan
Jawatankuasa Pelaksana
dibentuk dan dilantik
serta mempunyai semua
jawatankuasa yang
disyorkan
Program/aktiviti EKSA
tidak dirancang dan
dilaksanakan
Program/aktiviti EKSA
dirancang tetapi tidak
dilaksanakan
Program/aktiviti EKSA
dirancang dan
dilaksanakan
10
11
Pengurusan atasan
sebagai
penaung/penasihat EKSA
Mempunyai program
kesedaran/
pendedahan yang kurang
aktif
Program tidak
dilaksanakan
Page 2
Mempunyai program
kesedaran/
pendedahan yang aktif
tanpa penglibatan
pengurusan atasan
Mempunyai program
kesedaran/
pendedahan yang aktif
dengan sebahagiannya
melibatkan pengurusan
atasan
Mempunyai program
kesedaran/
pendedahan yang aktif
dengan penglibatan
pengurusan atasan
sepenuhnya
12
13
Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga Hasil/laporan Audit Dalam
tidak disebarkan
agensi.
14
Audit Dalam
dilaksanakan sekali dalam
satu tahun
Audit Dalam
dilaksanakan mengikut
jadual
A5) Pengiktirafan
15
Program pengiktirafan
tidak dilaksanakan
Empat program
pengiktirafan
dilaksanakan
16
Tiada pengiktirafan
diterima/tidak ditanda
aras oleh agensi lain
Menerima pengiktirafan
tetapi tidak ditanda aras
oleh agensi lain
Menerima pengiktirafan
dan ditanda aras oleh
agensi lain
17
Program pengiktirafan
tidak disebarkan
Program pengiktirafan
disebar dan dipamerkan
kepada sebahagian warga
Program pengiktirafan
disebar dan dipamerkan
kepada semua warga
Page 3
19
Tidak melaksanakan
program penjimatan
tenaga
20
b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi.
Program/usaha kitar
semula dilaksanakan
TB
Analisis penjimatan
disediakan
TB
0.00
Page 4
KOMPONEN B
RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
FIZIKAL
Tidak bersih
B1) Lantai
Menyediakan program
pemantauan tetapi tidak
dipatuhi
Menyediakan program
pemantauan dan dipatuhi
Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik.
Page 5
MARKAH
KEPERLUAN UMUM
B4) Susun Atur Peralatan
Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas:
i. Komputer
ii. In/Out Tray
iii. Folder/fail
iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci
Sebahagian peralatan
teratur dan kemas
Sebahagian peralatan
dalam keadaan baik dan
boleh digunakan
Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray/dalam laci.
10
11
Page 6
Sebahagian peralatan
berdebu, tidak bersih dan
tidak kemas
13
Mempamerkan tatacara
penggunaan pada
sebahagian peralatan
gunasama
Mempamerkan tatacara
penggunaan dengan jelas
dan mudah difahami pada
semua peralatan
gunasama
14
Tiada arahan/notis
dipamerkan
Arahan/notis dipamerkan
di sebahagian tempat
(yang bersesuaian)
Arahan/notis dipamerkan
di semua tempat (yang
bersesuaian)
12
15
Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
16
Tidak berlabel
17
Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai, jelas dan mudah
dibaca.
18
Page 7
B7) Perhiasan
19
20
Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.
Sebahagian perhiasan
dalam keadaan baik dan
tidak berdebu
21
Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat. Pelan lantai tidak disediakan
Sebahagian bilik/ruang
menyediakan pelan lantai
yang jelas difahami
Semua bilik/ruang
menyediakan pelan lantai
yang jelas difahami
22
Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat
(sekiranya melebihi dua suis).
Sebahagian bilik/ruang
menyediakan pelan lampu
yang jelas difahami
Semua bilik/ruang
menyediakan pelan lampu
yang jelas difahami
23
24
Sebahagian ruang/bilik
Sebahagian ruang/bilik
PIC tidak dilantik bagi setiap mempunyai PIC tetapi
mempunyai PIC dan
ruang/bilik
tidak mempunyai nombor mempunyai nombor untuk
untuk dihubungi
dihubungi
25
26
Semua bilik/ruang
menyediakan
KEW.PA-7 tetapi tidak
dikemaskini
Sebahagian bilik/ruang
menyediakan
KEW.PA-7 tetapi tidak
dikemaskini
Etika/tatacara bilik
disediakan tetapi tidak
jelas
Sebahagian bilik/ruang
menyediakan
KEW.PA-7 dan
dikemaskini
Semua bilik/ruang
menyediakan
KEW.PA-7 dan
dikemaskini
Semua ruang/bilik
mempunyai PIC tetapi
tiada nombor untuk
dihubungi
Semua ruang/bilik
mempunyai PIC dan
nombor untuk dihubungi
Etika/tatacara bilik
disediakan dengan jelas
Merencanakan
inisiatif/tindakan
pembaikan proaktif
Tiada inisiatif
Page 8
RUANG KERJA
B9) Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja
27
28
Sebahagian perabot
disusun kemas
Memenuhi kesemua
kriteria
29
30
31
32
33
Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian
Tidak menyediakan sistem
barangan dengan cepat dan pantas.
34
Tiada label
Page 9
35
Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk
dipatuhi warga kerja.
Etika penggunaan
disediakan tetapi tidak
dipaparkan kepada warga
kerja
36
Sebahagian barang
Sebahagian barang
sahaja memaparkan kad
memaparkan kad
inventori dan tidak
inventori dan dikemaskini
dikemaskini
37
Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.
38
Etika penggunaan
disediakan dan
dipaparkan kepada warga
kerja
Semua barang
memaparkan kad
inventori tetapi tidak
dikemaskini
Semua barang
memaparkan kad
inventori dan sentiasa
dikemaskini
Memenuhi sebahagian
kriteria
Memenuhi kesemua
kriteria
Sebahagian peralatan,
kabinet dan rak dalam
keadaan teratur, baik dan
kemas
39
40
Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan
kemas
Page 10
41
42
43
44
Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi
memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat.
Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/fail
tidak aktif/fail tutup.
Tiada label
Sebahagian sahaja
berlabel
45
46
Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan
kemas
Page 11
Sebahagian peralatan,
kabinet dan rak dalam
keadaan teratur, baik dan
kemas
Memenuhi kesemua
kriteria
47
48
Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.
49
Memenuhi kesemua
kriteria
0.00
Page 12
KOMPONEN C
TEMPAT UMUM
Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contohcontoh berikut:
i. Visi;
ii. Misi;
iii. Maklumat Pengurusan Atasan;
iv. Moto dan
iv. Piagam Pelanggan
Tiada maklumat
dipaparkan
Tidak menyediakan
semua perkara yang
disyorkan
Page 13
Page 14
Kaunter menyediakan
satu kriteria yang
disyorkan
Usaha-usaha delighting
the customer tidak
dilaksanakan
Perkhidmatan yang tidak
mesra pelanggan
Tidak disediakan
Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan
baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.
10
Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.
11
Page 15
12
Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan
teratur.
13
Page 16
Terdapat halangan di
semua laluan dan pintu
kecemasan
14
Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor
berada dalam keadaan baik.
15
16
17
18
Page 17
Ruang perpustakaan
kotor, tidak kemas dan
tidak teratur
19
20
Page 18
21
22
23
24
Al-Quran/bahan bacaan
tidak kemas dan tidak
dalam keadaan baik
C8) Lif
25
26
27
Page 19
Tidak disediakan
28
Tidak dipaparkan
29
Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.
30
Page 20
C10) Tandas
Persekitaran tandas kotor
dan basah
31
32
33
34
35
36
37
Tiada pemakluman
disediakan
Menyediakan satu
peralatan yang disyorkan
Page 21
Jumlah Markah : /185 X 100% = % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan
Page 22
KOMPONEN C
2
Sebahagian maklumat
yang dipaparkan dan
terkini
Menyediakan semua
perkara yang disyorkan
Page 23
MARKAH
Kaunter menyediakan
semua kriteria yang
disyorkan
Page 24
Usaha-usaha delighting
the customer
dilaksanakan
Perkhidmatan yang mesra
pelanggan
Sofa/tempat duduk
disediakan tetapi tiada
bahan bacaan
Sebahagian peralatan
bersih, kemas dan teratur
Page 25
Sebahagian susunan
peralatan atau hiasan
kemas, bersih dan teratur
Terdapat halangan di
sebahagian laluan dan
pintu kecemasan
Page 26
Sebahagian peralatan
berfungsi dengan baik
Semua peralatan
berfungsi dengan baik
Ruang perpustakaan
bersih tetapi tidak kemas
dan tidak teratur
Ruang perpustakaan
bersih, kemas dan teratur
Sistem susunan/
capaian/label
memudahkan pelanggan
Page 27
Sebahagian peralatan
dalam keadaan baik dan
memenuhi kriteria yang
disyorkan
Dua kemudahan
disediakan
Semua kemudahan
disediakan
Page 28
Page 29
TB
TB
TB
Dipaparkan
Sebahagian peralatan
dalam keadaan baik dan
boleh digunakan
Page 30
TB
Persekitaran tandas
bersih dan kering
Tidak berbau/ bau
menyenangkan
Sebahagian peralatan
berfungsi dengan baik
Semua peralatan
berfungsi dengan baik
Pengudaraan baik
Pemakluman disediakan
Sebahagian maklumat
dipaparkan
Menyediakan dua
Menyediakan tiga
Menyediakan empat
Menyediakan semua
peralatan yang disyorkan peralatan yang disyorkan peralatan yang disyorkan peralatan yang disyorkan
Page 31
KOMPONEN C)
0.00
Page 32
KOMPONEN D
KESELAMATAN PERSEKITARAN
D1) Pelan Tindakan Kecemasan
Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada
Tiada lampu kecemasan
halangan.
D2) Pendawaian/Kabel
Pendawaian dalam
keadaan tidak kemas,
tidak teratur dan tidak
selamat
Page 33
Terdapat halangan
10
Tidak ditutup
Tiada tanda arah
KELUAR yang jelas
Page 34
Terdapat halangan di
laluan/tangga kecemasan
D5) Kunci
11
12
13
14
Page 35
KOMPONEN D
2
Pelan Tindakan
Pelan Tindakan
Pelan Tindakan
Pelan Tindakan
Kecemasan mengandungi
Kecemasan mengandungi
Kecemasan mengandungi Kecemasan mengandungi
tiga kriteria yang
dua kriteria yang
empatkriteria yang
kesemua kriteria yang
disyorkan
disyorkan
disyorkan
disyorkan
Sebahagian pendawaian
dalam keadaan kemas,
teratur dan selamat
Semua pendawaian
dalam keadaan kemas,
teratur dan selamat
Plag dilabel
Page 36
MARKAH
Tiada halangan
Ditutup
Sebahagian tanda arah
KELUAR dipaparkan
dengan jelas
Tiada halangan di
laluan/tangga kecemasan
Page 37
KOMPONEN D)
0.00
100%)
K.EKOSISTEM (A-E)_v11
Page 38
Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan
OKU.
Menyediakan tanda/garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang
disediakan.
Page 39
Semua kawasan
persekitaran tidak berada
dalam keadaan baik dan
bersih
Page 40
Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak /mati di sekitar
kawasan.
10
11
12
Kawasan/ tong
pengumpulan sampah
tidak bersih, berbau dan
tidak diuruskan dengan
baik
13
Tanaman/pokok tidak
dijaga dengan rapi
Page 41
MARKAH
Tempat meletak
kenderaan sesuai untuk
pekerja, pelawat dan OKU
TB
Sebahagian garisan
antara lot-lot disediakan
dengan jelas
TB
TB
Sebahagian kawasan
persekitaran berada
dalam keadaan baik dan
bersih
Semua kawasan
persekitaran berada
dalam keadaan baik dan
bersih
TB
TB
Tempat meletak
kenderaan disediakan,
tetapi tidak sesuai untuk
pekerja, pelawat dan OKU
Page 42
Page 43
TB
TB
TB
Sebahagian tanaman
pokok dijaga dengan rapi
TB
Sebahagian kawasan
padang bersih dan
rumput tidak dibiarkan
panjang
TB
Tong/bakul sampah
sesuai dan mencukupi
TB
Kawasan/tong
pengumpulan sampah
bersih, tidak berbau dan
diuruskan dengan baik
TB
TB
OMPONEN E1)
100%)
K.EKOSISTEM (A-E)_v11
Page 44
Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja, pelawat dan
OKU.
Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yang
disediakan.
Semua kawasan
persekitaran tidak berada
dalam keadaan baik dan
bersih
Kawasan/tong
pengumpulan sampah
tidak bersih, berbau dan
tidak diuruskan dengan
baik
MARKAH
Tempat meletak
kenderaan sesuai untuk
pekerja, pelawat dan OKU
TB
Sebahagian garisan
antara lot-lot disediakan
dengan jelas
TB
TB
Sebahagian kawasan
persekitaran berada
dalam keadaan baik dan
bersih
Semua kawasan
persekitaran berada
dalam keadaan baik dan
bersih
TB
Kawasan/tong
pengumpulan sampah
bersih, tidak berbau dan
diuruskan dengan baik
TB
Tempat meletak
kenderaan disediakan,
tetapi tidak sesuai untuk
pekerja, pelawat dan OKU
TB
TB
TB
OMPONEN E2)
100%)
K.EKOSISTEM (A-E)_v11
KOMPONEN
MARKAH
A.
0.00
B.
0.00
C.
TEMPAT UMUM
0.00
D.
KESELAMATAN PERSEKITARAN
0.00
E.
TB
F.
TB
0.00
Ulasan Keseluruhan:
(CONTOH)
Secara keseluruhannya, Zon Istiqamah/Bahagian Perolehan telah melaksanakan dan memenuhi kriteria
EKSA yang ditetapkan. Bagaimanapun, bagi sesi pengauditan Stage 1 yang telah dijalankan terdapat
beberapa perkara boleh ditambah baik pada masa akan datang seperti berikut:
1. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA
dalam mesyuarat pengurusan (bahagian). Pihak Audit mengesyorkan supaya semua aktiviti EKSA
dinyatakan di dalam minit mesyuarat dengan lebih baik bagi menunjukkan pelaksanaan EKSA yang
lebih jelas.
2. Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam (bahagian) secara berterusan. Pihak Audit mengesyorkan
supaya Jawatankuasa Audit (bahagian) yang telah dilantik menjalankan peranannya dan menyimpan
hasil kerja di dalam fail bagi membolehkan rujukan & pemantauan dilakukan dari semasa ke semasa.
Secara keseluruhannya, Zon Istiqamah/Bahagian Perolehan telah melaksanakan dan memenuhi kriteria
EKSA yang ditetapkan. Bagaimanapun, bagi sesi pengauditan Stage 1 yang telah dijalankan terdapat
beberapa perkara boleh ditambah baik pada masa akan datang seperti berikut:
1. Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA
dalam mesyuarat pengurusan (bahagian). Pihak Audit mengesyorkan supaya semua aktiviti EKSA
dinyatakan di dalam minit mesyuarat dengan lebih baik bagi menunjukkan pelaksanaan EKSA yang
lebih jelas.
2. Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam (bahagian) secara berterusan. Pihak Audit mengesyorkan
supaya Jawatankuasa Audit (bahagian) yang telah dilantik menjalankan peranannya dan menyimpan
hasil kerja di dalam fail bagi membolehkan rujukan & pemantauan dilakukan dari semasa ke semasa.