Manajemen RS

Perkembangan Rumah sakit saat ini mengalami transformasi besar.

Pada masa sekarang rumah sakit sedang berada dalam suasana global dan
bersaing dengan pelayanan kesehatan alternatif seperti dukun dan tabib.
Pada keadaan demikian pelayanan rumah sakit sebaiknya dikelola dengan
dasar

konsep

manajemen

yang

mempunyai

etika.

Tanpa

konsep

manajemen yang jelas, perkembangan rumah sakit di Indonesia akan

berjalan lambat. Hal ini dapat diihat pada perkembangan aspek keuangan
rumah sakit. Infrastruktur keuangan rumah sakit pemerintah sangat buruk
karena belum ada pemahaman bahwa sistem keuangan harus berdasarkan
sistem akuntansi yang benar. Sebagai ilustrasi, pada suatu pertemuan
pembahasan sistem keuagan di rumah sakit pemerintah milik pusat tahun
1995 teridentifikasi bahwa penyusun sistem keuangan rumah sakit ternyata
para dokter yang sehari-hari masih melakukan praktek klinis. Akibatnya,
waktu itu sistem akuntansi rumah sakit pemerintah pusat praktis tidak
mengacu pada kaidah-kaidah akuntansi yang disusun oleh akuntan.
Maka

dalam

kegiatan

organisasi

rumah

sakit

yang

kompleks

pengalaman saja tidak cukup, penanganannya tak bisa lagi atas dasar kirakira atau selera, hal ini disebabkan : 1. Sumber daya yang makin sulit dan
mahal. 2.

Era kompetisi yang menuntut pelayanan prima. 3.

masyarakat yang makin berkebang.

Tuntutan

Manajemen profesional berarti melaksanakan manajemen dengan

tatacara

yang

dapat

dipertanggungjawabkan

secara

ilmiah,

maka

memerlukan orang yang terlatih pula secara benar dan tepat. Dalam rangka
melaksanakan pelayanan yang berorientasi pada pasien, dan menjaga mutu
pelayanan perlu dengan manajemen profesional yang handal, dengan
demikian segala hal yang diperlukan akan tersedia dalam bentuk : 1. Tepat
jumlah. 2.

Tepat waktu. 3.

Tepat sasaran. Walaupun dulu manajemen

banyak sebagai seni dari pada pengetahuan, tapi sekarang ini telah berubah
ke

aspek

manajemen

yang

cangih,

dan

membutukan

pembinaan,

pendidikan dan profesionalisme.

Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno mnagement, yang memiliki arti
seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen
sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang
manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Ricky

W.

Griffin

mendefinisikan

manajemen

sebagai

sebuah

proses

perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran

(goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar,
terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Sedangkan menurut etimologi Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561)
maneggiare yang berarti "mengendalikan," terutamanya "mengendalikan kuda" yang berasal
dari bahasa latin manus yang berati "tangan". Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis
mange yang berarti "kepemilikan kuda" (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni
mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis
lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi mnagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur.
Manajemen Rumah Sakit adalah koordinasi antara berbagai sumber daya melalui proses
perencanaan, pengorganisasian, ada kemampuan pengendalian untuk mencapai tujuan.
Tujuan Manajemen Rumah Sakit seperti berikut ini :

1. Menyiapkan sumber daya.

2. Mengevaluasi efektifitas.
3. Mengatur pemekaian pelayanan.
4. Efisiensi.
5. Kualitas.
Pencapaian tujuan tersebut di atas dari penelitian ternyata diperlukan Manajemen Rumah
Sakit, tanpa upaya manajemen tak akan mencapai tujuan.
Jadi Manajemen Rumah Sakit adalah manajemen ilmu yang ada, dan masing-masing
akan menunjukkan penekanan tertentu, yang penting diambil pada pokok fungsi manajemen
dan unsur dari manajemen.

Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di
dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang
industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan
lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan
mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga yaitu:
1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang
dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan
cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif
sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan
dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak
dapat berjalan.
2.

Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar

menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam
melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugastugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara

menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana
tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada
tingkatan mana keputusan harus diambil.
3.

Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota
kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha
Beberapa ahli lain mengajukan berbagai fungsi manajemen diantarannya :

1. PLANNING : PERENCANAAN yaitu merencanakan kegiatan yang akan datang.

Perencanaan adalah proses untuk menyusun kerangka dan cara-cara mencapai tujuan di
masa datang.
Dari pengertian yang penting diperhatikan adalah adanya :
a) Proses
b) Penyusunan kerangka dan cara pakai
c) Tujuan di masa datang
Ternyata untuk pelaksanaannya diperlukan beberapa hal, yang makin besar organisasinnya
akan membutuhkan staf yang khusus dan kemampuan khusus.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan membutuhkan :
1) Waktu
2) Keterlibatan beragai pihak
3) Kemampuan dan keterampilan tertentu
4) Data dan informasi yang obyektif
Kadang-kadang kesulitan diatas dijadikan alasan untuk tidak membuat perencanaan,
sehingga sebuah organisasi tanpa perencanaan laksana mobil menguragi jalanan tanpa rambu
lalu lintas, arah dan tujuan.
Pelaksanaan perencanaan sering menghadapi berbagai hambatan dan tentu saja hambatan
itu perlu dihilangkan. Kadang-kadang hambatan pokok yang sering dirasakan adanya
kemalasan dan anggapan yang salah antara lain:

1) Buat apa direncanakan bila tak terapai.

2) Membuat perencanaan berarti akan memagari kreativitas.
3) Perencanaan menambah pekerja baru.
Memang tidak mudah, tetapi yang penting harus dicoba dilaksanakan, lalu dievaluasi dan
direncankan ulang sehingga akan menjadi lebih lancar dan menyenangkan. Bila harapan dan
pemikiran dibuktikan, harus bisa menjadi salah satu kesenangan seorang perencana.
a) Komponen Perencanaan
1. Strategi, misi atau tujuan
2. Penentuan program
3. Alokasi sumber daya
4. Data, Informasi dan aturan
b) Analysis Trend
Dalam rangka pengolahan data menjadi informasi yang berguna bagi perencanaan, dapat
dipergunakan cara-cara intuitif dan cara perhitungan. Cara perhitungan yang bisa digunakan
diantarannya adalah analisis trend. Analisis ini merupakan bagian dari forecasting, yaitu
perhitungan yang merupakan bagian dari forcasting, yaitu perhitungan perkiraan masa datang.
Analisis trend adalah : analisis kcenderungan masa datang atau dasar persamaan. Jenisjenisnya antara lain seperti dibawah ini :
1. Trend linier
-

Semi average

Mathemathics

Least square

2. Trend non linier

-

Quadratic

Exponetial

Analisis trend yang terjadi di rumah sakit biasanya berbentuk linier, hal ini karena
perkembangan yang secara umum profesional, kecuali bila ada wabah. Artinya jumlah yang
sakit secara umum bertambah sesuai dengan pertambahan penduduk dengan presentasi
tertentu.
Analisis trend linier terdiri dari 3 jenis di bawah ini
1. Analisis trend linier semi everage
2. Analisis trend linier matematik
3. Analisis trend least squere
c) Plan Of Action
Plan of action adalah rencana yang sifatnya arahan yang bisa dilaksanakan. Jadi berupa
suatu rencana yang telah diatur agar bisa direncanakan.
Biasanya POA berlaku untuk program-program yang tertentu atau kegiatan tertentu. Hal
ini dipergunkan agar :
1) Tahap pelaksanaan bisa berjalan runtut.
2) Tidak ada tahapan penting terlewati.
3) Memudahkan yang terkait agar jelas posisinya dan kewajibannya.
Bagi yang bisa bekerja di lapangan sering hal ini dianggap menyita waktu, karena
menganggap telah biasa melaksanakan. Keadaan seperti ini akan menghambat proses bekerja
dari pengalaman.
Karena POA akan jelas :
1) apa yang dilakukan
2) bagaimana melakukan
3) bagaimana cara mengukur hasil
Dengan POA yang tercatat, akan bisa dievaluasi untuk dapat meningkatkan mutu pelayanan
d) Komponen Plan of action
Bagaimana komponen atau tahap-tahap penting bagi POA yang harus ada. Dan harus
menjamin :

1) Kelengkapan rencana
2) Urutan tahapan yang urut
3) Jelas apa yag harus dikerjakan
2.

ORGANIZING: PENGORGANISASIAN yaitu mengatur agar setiap kegiatan dan sumber daya
agar terorganisasi dengan baik.
Dalam rangka mengembangkan secara lebih konsepsional organisasi rumah sakit maka
perlu adanya kejelasan-kejelasan yang memungkinkan pihak yayasan dan direksi bisa
berpartisipasi aktif dalam melaksanakannya dengan bantuan yang jelas, untuk itu diperlukan
sebagai berikut :

1. Pengertian yang sama tentang tugas dan batasannya

2. Adanya itikad untuk melaksanakan secara kosepsional dan konsisten
3. Perlu secara bersama-sama memperbaiki dan mengembangkan lebih lanjut
Melaksanakannya secara runtut dan diharapkan mempunyai hasil yang baik, diperlukan
pelatihan bagi pelaksana-pelaksana yang menjalankan, dan hal ini harus diprogramkan dan
diperioritaskan untuk menjamin kesinambungan di masa datang.
Dalam perjalanan rumah sakit tentunya banyak tantangan, hambatan dan kekurangan yang
ditemui dan tentunya banyak hal pula telah bisa diselesaikan, selanjutnya masih banyak pula
yang harus diselesaikan lebih lanjut.
Di samping itu rumah sakit mempunyai beberapa kekuatan dan peluang yang telah
dimanfaatkan dan masih harus terus diusahakan lebih lanjut, untuk bisa lebih jelas perlu
adanya upaya sistematis kearah peran yayasan dan direksi yang secara bertahap dimanfaatkan,
sebab kemajuan yang akan dicapai sekaligus pula merupakan beban yang harus ditanggulangi.
Kejalasan hal-hal tentang fungsi yayasan dan direksi perlu dibuat dalam bentuk operational
sehingga memudahkan pelaksanaan dan menghindari salah tafsir, selanjutnya selain kejelasan
diperlukan pula adanya pengrtian yang seragam.
Kerjasama yang harmonis antara yayasan dan direksi harus diniatkan dan dekembangkan
menjadi upaya yang konsekuen dn konsisten tidak ada sstu konsepsi/pedoman operasional yang
benar-benar memenuhi harapan semua pihak tetapi hendaklah menjadi harapan beberapa hal
tertentu untuk disepakati dan yang lainnya dikembangkan sambil jalan. Sebab bila menunggu

konsep/pedoman selesai secara lengkap maka tidak akan selesai dan situasi sudah berubah
pula. Dalam hal ini kebesaran jiwa masing-masing pihak dalam menerima kekurangan yang ada
akan bermanfaat.
Perkembangan organisasi rumah sakit bertujuan seperti berikut ini
1.

Adanya kejelasan tentang wewenang yayasan dan direksi dan gambaran struktur organissasi
secara umum.

2. Danya perbaikan dan penyesuaian sesuai dengan harapan masing-masing pihak yang terlibat di
RS.
3. Adanya kesempatan tentang pengembangan RS dari 2 hal di atas.
4. Adanya kesepakatan untuk melekukan evaluasi secara berkala minimal 1 tahun sekali.
a) Wewenang yayasan dan Direksi
Yayasan dan Direksi punya fungsi masing-masing yang sifatnya seperti berikut:
1. Memahami spesialisasi masing-masing.
2. Fungsi yang dilakukan secara bersama.
Kejelasan masing-masing fungsi ini harus bisa diwujudkan secara operasional dalam
bentuk wewenang masing-masing.
b) Struktur organisasi
Banyak struktur organisasi yang bisa dipilih, tentunya yang baik adalah sesuai dengan
kebutuhan. Secara umum pemenuhan kebutuhan sangat tergantung dari :
1) Tujuan organisasi
2) Pelaksanaan
3) Keadaan Rumah sakit
4) Lingkungan rumah sakit
Untuk bisa memenuhi semua segi kembali harus berpedoman kepada perlunya kebesaran hati
dalam menentukan dan secara bertahap dikembangkan.

Rumah sakit merupakan institusi yang kompleks memerlukan keterlibatan berbagai pihak
dan perlu dikembangkan secara terus menerus. Dalam hal ini ada tiga hal penting yang perlu
mendapat kejelasan seperti gambaran berikut ini.
1. Keterkaitan yayasan dan direksi melalui pelaksanaan harian yayasan dan audit.
2. Struktur organisasi direksi dan jajarannya
3. Uraian tugas pemegang jabatan.
3.

ACTUATING

: PELAKSANAAN yaitu melaksanakan dengan penuh tanggung jawab, dan

menyesuaikan dengan situasi.

4.

CONTROLLING : PENGENDALIAN yaitu mengendalikan agar pelaksanaan selalu sesuai

dengan rencana dan mengarah pada pencapaian tujuan.

5. EVALUATION

: EVALUASI yaitu menilai apakah rencana bisa didiskusikan dengan baik dan

tujuan dapat dicapai, biaya penyimpangan, apa sebabnya dan bagaimana agar tidak terulang.
a) Pola evaluasi
Dalam rangka mengantisipasi suasana kompetitif dan nilai uang dari waktu, maka
diperlukan adanya upaya yang relevan, upaya itu diantarannya :
1)

Sistem infomasi

2)

Pola pengendalian

3)

Pola evaluasi
Ketiganya harus merupakan suatu yang terkait, agar bermanfaat bagi manjemen.
Sistem informasi yang relevan dan akurat akan merupakan bhan yang bermanfaat dalam
rangka pengendalian dan keduannya akan merupakan hal yang berguna bagi evaluasi.
Sistem informasi keuangan berarti :

1) Data keuangan
2) Proses
3) Informasi keuangan
Pola pengendalian adalah pola yang memantau perkembangan secara terus menerus dari
perkembangan keuangan.

Pola evaluasi adalah pola yang dicapai atau tidaknya tujuan yang telah ditentukan pada
waktu tertentu.
Berbagai hal dalam kegiatan keuangan bisa diarahkan pada ketiga kelompok, sesuai dengan
kebutuhan menajemen. Dalam hal ini yang akan diambil contoh adalah penerimaan,
pengeluaran dan hubungannya dengan anggaran.
b) Sistem informasi
Anggaran, ada bermacam-macam, sesuai dengan kepentingannya, maka untuk membuat
sistem informasi tentu akan banyak pula jenisnya, untuk memudahkan maka perlu dipilih salah
satu saja, sehingga penjelasan akan menjadi sederhana.
Anggaran akan penting artinya bagi tujuan dibawah ini.
1) Persiapan petugas dalam melaksanakan dan menjadwalkan sumber daya yang diperlukan.
2) Pengendlian kegiatan apakah sesuai atau tidak dengan pedoman.
3) Evaluasi, sejauh mana pencapaian yang telah diperoleh.
Untuk mencapai tujuan, pengendalian dan evaluasi diperlukan informasi yang mendukung,
informasi yang diperlukan dalam rangka pengendalian dan evaluasi, setidaknya harus
menggambarkan hal berikut :
1. Adanya gambaran perkembangan
Berarti kemajuan, kemunduran, kegagalan, dan jesalahan yang terjadi.
2. Adanya gambaran pencapaian
Berarti sejauh mana pencapaian yang telah dicapai, sesuai atau nilai pada perkembangan waktu
tertentu.
Jadi informasi menggambarkan hasil berupa angka-angka atau nilai pada perkembangan
waktu tertentu.
Sistem informasi yang dibuat jangan terpaku pada perlunya komputer dan program
komputer yang rumit, dengan bantuan kertas grafik dan spidol berwarna telah cukup
memberikan gambaran. Selain itu informasi hanya merupakan salah satu unsur penunjang
dalam pengambilan keputusan, jadi informasi yang canggih masih perlu diperhatikan 2 hal
penting berikut.

1. Interpretasi, berarti pemahaman akan wawasan informasi itu.

2. Pemanfaatan, digunakan sebagai apa informasi itu, sebagai dasar atau pendukung.
Informasi yang canggih dengan cetakan komputer akan berkurang berarti bila kedua hal di
atas lemah. Memang disadari interpretasi dan pemanfaatan tidak mudah tetapi harus terus
dilatih agar berkembang.
c) Anggaran penerimaan
Anggaran penerimaan akan menggambarkan target yang harus diterima dari berbagai
sumber penerimaan. Pada dasarnya penerimaan akan merupakan sumber kelangsungan RS,
maka pengendalian dan evaluasi diperlukan. Pengendalian penerimaan harus menggambarkan
pencapaian yang telah diperoleh dibandingkan yang telah ditentukan.
Pembuatan sistem informasi bisa dalam bentuk dibawah ini
1. Tahunan, yaitu dalam beberapa tahun.
2. Bulanan, yaitu dalam beberapa bulan dalam 1 tahun.
3. Harian, yaitu beberapa hari dalam sebulan atau setahun.
Untuk tidak menjadi rumit, maka yang akan dibuat bulanan dalam satu tahun, juga mata
anggaran hanya akan ditampilkan secara global, dan beberapa saja, sehingga akan
memudahkan.
Selain itu sistem informasi juga akan terkait erat dengan tingkatan manajeme, yang jelas
makin tinggi tingkatan manajemen informasi menjadi lebih menyeluruh an tidak rinci lagi. Atas
dasar pengertian ini sistem informasi yang dibuat untuk najemen tingkat atas, yaitu direktur
atau wakil direktur.
d) Pola pengendalian
Dengan informasi keuangan yang diperoleh bisa digunkan untuk melaksanakan
pengenalian, informasi akan merupakan bahan bagi pengendalian.
Podoman dalam pengendalian adalah sebagai berikut.
1. Pemantauan yang terus menerus.
2. Melihat perkembangan, yaitu kecenderungan atau trend
e) Pola evaluasi

Dalam artian ini, evaluasi merupakan penilaian pada saat, maka perlu dilihat hal-hal
dibawah ini.
1. Patokan pencapaian tujuan, seperti anggaran, unit cost, dll
2. Penciptaan tujuan.
3. Berpikirlah apa sebabnya?
Jadi analisis ketidak pastian harus ditindak lanjuti dengan melakukan upaya lebih lanjut
dalam rangka mencari penyebab.

Unsur Manajemen
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools
merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal
dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.
1.

Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen,
faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia
pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja,
sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena
adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.

2.

Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan
alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang
yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting
untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini
akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga
kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu
organisasi.

3.

Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha
untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus
dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia
tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.

4.

Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan
yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

5.

Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah
metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan
memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang
tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode
baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai
pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam
manajemen tetap manusianya sendiri.

6.

Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan)

produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang
diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak
akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi
merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan
harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.
Dalam kondisi sekarang ini hampir tidak mungkin semua sumber daya itu ada, yang
penting adalah berusaha untuk memenfaatkan yang ada dan mengusahakan sebesar yang
didapat.

Prinsip Manajemen
Prinsip-prinsip

dalam

manajemen

bersifat

lentur

dalam

arti

bahwa

perlu

dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah.

Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsipprinsip umum manajemen ini terdiri dari:
1. Pembagian kerja (Division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)
9. Hirarki (tingkatan)
10. Ketertiban (Order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (Inisiative)
14. Semangat kesatuan, semangat korps

Manajer
Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan
kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

Tingkatan manajer
Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer
puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan
bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).
Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen
operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan
mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering
disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer
departemen, atau mandor (foreman).
Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang
berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai
penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala
bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer,
bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan
jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief
Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan

menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel
dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah,
berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

Peran Manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh
peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan
kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok. yang pertama adalah peran antar pribadi, yaitu
melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi
peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. Yang kedua adalah peran
informasional, meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran
sebagai juru bicara. Yang ketiga adalah peran pengambilan keputusan, meliputi peran sebagai
seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan
oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

Keterampilan Manajer
Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan
minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep,
ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian
haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau
konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya
disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional
juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan
berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga
keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer
terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan
kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap

terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan

manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih
rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi,
akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan
dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
1. Keterampilan Manajemen Waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk
menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew
Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per
tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2
minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam-sekitar $13 per menit. Dari
sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan.
Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun
demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya
berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan Membuat Keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik
dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi
seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga
langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah
dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer
harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap
paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih
serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Etika Manajerial

Etika manajerial adalah standar prilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka.
Ada tiga kategori klasifikasi menurut Ricky W. Griffin:

Perilaku terhadap karyawan

Perilaku terhadap organisasi

Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya

Kesimpulan

Tujuan Manajemen Rumah Sakit seperti berikut ini :

1. Menyiapkan sumber daya.

2. Mengevaluasi efektifitas.
3. Mengatur pemekaian pelayanan.
4. Efisiensi.
5. Kualitas.

Fungsi Manajemen

1. Planning
2. Organizing
3. Actuating
4. Controlling
5. Evaluation

Saran
Dalam dunia kesehatan ilmu manajemen sangat dibutuhkan untuk mengatur segala
operasional yang berkaitan dengan rumah sakit, agar berjalan selaras dengan tujuan yang
ditetapkan oleh rumah sakit. Keterlibatan para dokter yang selama ini kita tahu yaitu berperan

dalam kegiatan operasional dan kegitan medis dirasa sangat tidak maksimal karena dokter tidak
tahu menahu tentang ilmu manajemen bagaimana untuk mengatur rumah sakit. Maka dari itu
didalam rumah sakit perlu adanya Sarjana Kesehatan Masyarakat (Manajemen Rumah Sakit)
yang diharapkan mampu secara baik mengatur semua kegiatan yang ada di dalam Rumah Sakit.

DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen
Trisnantoro, Laksosno.2005.Memahami Penggunaan Ilmu Ekonomi Dalam Manajemen Rumah
Sakit.Yogyakarta : Gajah Mada University Press.
Dr. Dr. H. Sabarguna, Boy S, MRS, Drg. Listiani, Henny, M.Kes.2004.Organisasi Manajemen Rumah
Sakit.Yogyakarta : Konsorsium

Sudah sewajarnya apabila membicarakan tentang menejemen di rumah sakit maka terlebih
dahulu harus dipahami dan dimengerti arti menejemen. Pada dasarnya, menejemen dibutuhkan
untuk semua tipe kegiatan organisasi dimana orang-orang bekerja sama dalam organisasi untuk
mencapai tujuan bersama.
Beberapa ahli mencoba menjelaskan arti kata menejemen. Sama seperti bidang studi
lainnya yang menyangkut manusia, menejemen sebenarnya juga sulit didefenisikan. Ada ahli
yang menyebut menejemen sebagai seni, sedang ahli lainnya menyebut menejemen sebagai suatu
proses. Mengartikan menejemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan
atau keterampilan pribadi. MARY PARKER FOLLET mendefinisikan menejemen sebagai suatu
seni dalam menyelesaikan pekerjaan dengan melalui orang lain. Definisi ini diartikan bahwa para
menejer dalam mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan
berbagai tugas yang mungkin diperlukan, yang berarti tidak dilakukan sendiri, atau dapat
dikiaskan sebagai berikut "menejer adalah satu orang tetapi mempunyai seribu tangan dan kaki".
Bagaimana menejer mengatur orang lain atau bagaimana menejer memakai seribu tangan
adalah dengan proses menejemen. Teori sederhana untuk manajemen pelayanan kesehatan yang
telah banyak dipakai adalah bangunan rumah sakit, fasilitasnya, alat-alat kesehatan, sumber daya
manusia, dana yang tersedia dan sebagainya melalui proses menejemen yang baik yang

melingkupi planning, organizing dan staffing, actuating, controlling dan evaluating diharapkan
menghasilkan produk jasa pelayanan kesehatan yang baik dan diharapkan menjadikan rumah
sakit yang dapat mencapai tujuan survival dan growth.
Pada dasarnya apabila dibuat suatu batasan atau definisi tentang manajemen, maka dapat
dikemukakan

sebagai

berikut

"Bekerja

dengan

orang-orang

untuk

menentukan,

menginterprestasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi

perencanaan

(planning),

pengorganisasian

(organizing),

penyusunan

personalia

atau

kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controlling)"

Menurut FAYOL H, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan
pengontrolan merupakan unsur-unsur menejemen. Sedangkan alat menejemen untuk mencapai
tujuan adalah yang disebut sebagai enam M yaitu man, money, materials,machine, methode dan
markets yang diterjernahkan bebas sebagai manusia, uang, bahan, mesin, metode, dan pemasaran
(Koontz, 1988).

MAKALAH: SISTEM KEARSIPAN-MM

Senin, 27 Juli 2015

KEARSIPAN, SISTEM KEARSIPAN, PEMELIHARAAN ARSIP DAN PENYUSUTAN

ARSIP , KORESPONDENSI BESERTA CONTOHNYA
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I
A.
1

PENDAHULUAN
Latar Belakang ................................................................................................

B.

Rumusan Masalah............................................................................................

2
C.

Tujuan .............................................................................................................

2
BAB II
A.

PEMBAHASAN
Teori kearsipan................................................................................................

5
B.

Sistem Kearsipan............................................................................................

6
C.

Pemeliharaan Arsip......................................................................................... 9

D.

Penyusutan Arsip............................................................................................ 10

E.

Pengelolaan kearsipan....................................................................................

F.

Korespondensi Kearsipan..............................................................................

BAB III PENUTUP

A.
Kesimpulan....................................................................................................... 15
B.
Saran................................................................................................................. 15
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Surat Surat masuk/keluar (5 sistem kearsipan) 1 surat saja
2. Daftar Klasifikasi
3. Buku Agenda

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang
berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu
dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari
pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan
ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik
dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah
satunya

komunikasi

melalui

tulisan

yang

terwujud

melalui

surat-menyurat

(korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran

karena korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang
berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan,
penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang
dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau
memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespodensi
harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi
tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.
Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun
sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu
sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses
kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin
menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat
berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya
ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan
cepat, tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya

adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan
memelihara dari segi infomasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Arsip ?
2. Apa itu sistem kearsipan ?
3. Bagaimana cara pemeliharaan Arsip ?
4. Bagaimana penyusutan Arsip ?
5. Bagaimana cara pengelolaan kearsipan ?
6. Apa itu korespondensi dan bagaimana korespondensi kearsipan ?
C. Tujuan
Tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu untuk mengetahui dan memahami
tentang kearsipan,sistem kearsipan,cara pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip

BAB II
PEMBAHASAN

A. Teori Kearsipan
1. Pengertian arsip dan kearsipan
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan

tempat

atau

gedung

tempat

penyimpanan

arsipnya,

tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai

warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan
warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga
kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali
atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang
digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah
digunakan.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan

kembali.

Jadi

sebagai

intinya

arsip

adalah

himpunan

lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai

3 (tiga)

syarat

yaitu

disimpan

secara

berencana

dan

teratur,

sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa

mempunyai

Inggrisnya

file

sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah
kegiatannya.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :
a.
Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam
suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara
yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan
dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari
b.

penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang
teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana

diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Jenis Jenis arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
1)
Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran,
2.

surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

2)
Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar
gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar
3)
Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran,

surat

pesanan,

surat

perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

4)
Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, raport dan transkip mahasiswa.
b. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk
dan wujudnya, khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip
1)

dapat dibedakan menjadi:

Surat, contohnya: naskah

2)
3)
4)
5)
6)
c.

surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

Pita rekaman
Mikrofilm
. Disket
Compact disk
. Flast disk
Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan

1)

kegunaannya ada 7 macam, yaitu:

Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

perjanjian/kontrak,

akta

pendirian

perusahaan,

2)

Arsip

bernilai

administrasi,

contohnya:

ketentuanketentuan

organisasi,

3)

surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran,

4)

akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan

5)
6)
7)

gambar foto dan peristiwa

Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum,

d.

satuan pelajaran dan program pelajaran

Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.

1)
2)

kepentingannya atau urgensinya ada beberapa macam, yaitu:

Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan

Penggolongan

arsip

menurut

surat pesanan barang

3)
Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai,
laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
4)
Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan dan ijazah
e.
Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip
dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
1)
Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan

secara

langsung

dalam kegiatan kantor sehari-hari

2)
Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
F.
Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan
tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab,
1)

dapat dibedakan menjadi:

Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat
organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di

Jakarta.
2)
Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang
berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota
g.

propinsi.
Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat

1)

keaslian dapat dibedakan menjadi:

Arsip asli, yaitu dokumen yang

langsung

terkena

hentakan

mesin

tik,

cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen
utama.

2)

Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses
pembuatannya

bersama

dokumen

asli,

tetapi

ditujukan

pada

pihak

3)

selain penerimaan dokumen asli.

Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama

h.

dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan

1)

hukum atau legalitas dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:
Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
(bukan

fotokopi

atau

film)

sebagai

tanda

keabsahan

dari

isi

arsip

bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.
2)
Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli
dengan

tinta,

arsip

ini

dapat

berupa

fotokopi,

film,

mikrofilm

dan

hasil

print komputer.
B.
1.

Sistem Kearsipan
Pengertian sistem kearsipan
system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan
pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat
ditemukan cepat dan tepat.
kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan
arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan
arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan
kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

2.

Macam macam sistem kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig.Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa pada

1.
a.
b.
2.

pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai berikut:
Sistem pengatur tertiban atau arangement system
Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
Sistem klifikasi alfabetis (menurut abjad)
Sistem perawat simpanan atau safe keeping system
Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip seperti

1.
a.
b.
2.
a.
b.
3.
4.

yang di kutip oleh Sutarto(1992:173)adalah sebagai berikut:

Alphabetical arrangement (susunan abjad)
Subjet (pokok soal)
Phonetic (suara)
Numerical arrangement (susunan nomor)
Serial (seri)
Coded (kode)
Geographical arrangement (susunan wilayah)
Choronlogical arrangement (susunan tangal)
Menurut zulkifli amsyah (1992 : 71) menyatakan bahwa:

Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip atau sistem kearsipan ada dua(2) jenis
urutan abdjad dan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abdjad
adalah sistem nama (seing di sebut sistem abdjad), sistem gaografis, dan sistem
subjek. Sedangkan nama yang berdasrkan urutan angka adalah sistem numeric
(sistem subjek dengan kode no.).
Sedangkan menurut Geoffery Mills dan Oliver Standingford, dalam sutarto (1992:
171) mengemukakan sistem penyimpanan warkat di golongkan menjadi enam (6)
a.
b.
c.
d.
e.

macam sistem utama,yaitu:

alphabetical sistem abjad
Subyek-sistem subjek
geographical- sistem wilayah
numerical- sistem nomor
choronological of them- sistem tanggal
Dari beberapa pendapat para ahli tersebut di atas mengenai macam-macam
kearsipan dapat peneliti simpulkan, pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima)

1.

macam yaitu sebagai berikut:

Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di
terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama
orang,nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan
menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di
pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di
indeks menurut aturan atau ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama.
Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah di susun menurut susunan abjad.
Peraturan atau filling tersebut merupakan standart peraturan-peraturan yang di
tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti

prosedur yang telah di tentukan.

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:
a.
Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilahistilah atau namanama yang
1.
2.
b.

terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :
Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata,
nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing

1.
2.

masing kata berdiri sendiri. Misal :

Jakarta Utara
Banjar Negara

2.

Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah yang berhubungan dengan
instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip
ini, seorang arsiparis harus dapat menentukan lebih dahulu masalah masalah apa
yang menjadi fokus atau yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya.
Masalah masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah
masalah yang berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah
pokok ( subjek ) dibawah keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah masalah
itu dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ) misalnya Keuangan :Bonus,

3.

Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya

Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau
daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas satuan daerah
tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan daerah
kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya kembali.
Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh, Bandung, Banjarmasin,
Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya
Sehingga pada tiap tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat - warkat
yang bersangkutan dengan nama orang, nama poikosoal yang telah di urutkan
menurut urutan abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah dan

4.

cepat.
Sistem Nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai pedoman
mengatur arsip arsip adalah urutan angka. Sistem nomor merupakan sistem
penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan urutan angka sebagai
pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis harus lebih dahulu menbuat daftar
kelompok masalah-masalah seperti sistem subjek, baru kemudian di berikan nomor
di belakangnya.misalnya:
Kepegawaian
14
Cuti
14,1
Kenaikan pangkat
14,2
Lamaran
14,3
Seorang arsiparis dapat mengembangkan nomor-nomor ini menjadi pembagian
yang

lebih

ke

dalam

desimal,

seperti

14.1,14.2,14.3,

dan

seterusnya.dan

menunjukkan nomor dari masing-masing masalah, daftar ini di sebut dengan kartu
indeks, selanjutnya juru arsip memproses menurut nomor-nomor yang telah di
tentukan dalam kartu indeks ini.

5.

Sistem Tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut urutan
tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau bahan yang
datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang paling depan, tanpa
melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnay arsiparis akan mengelompokan
surat-surat atau bahan-bahan yang di file dalam bulan-bulan setiap tahunya. Dalam
penyimpanan sistem tersebut menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat di
katakan bahwa sistem yang satu lebih baik dari sistem yang lain.

C. Pemeliharaan Arsip
1. Pemeliharaan
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut dari
segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di
a.

sebabkan oleh factor sebagai berikut:

Factor dari dalam
seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau tidaknya
tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik dan kuat, tinta
pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di sesuaikan dengan kebutuhan
dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem pengunaan perekat harus di carikan
yang baik jangan mengunakan perekat yang di buat dari getah arab ataupun

b.

selulosa tape dan sejenisnya.

Factor dari luar
Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur sehingga
kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering yang akan merusak
kertas, sinar matahari sangat menbahayakan kertas-kertas arsip untuk itu tidak
boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung pada karats, debu, jamur dan
sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya terdapat pada dinding-dinding yang
basah. Bukan hanya kertas tersebut yang menjadi lembab, tetapi juga di rusak oleh
gegat dan juga serangga lain.

D. Penyusutan Arsip
1. Penyusutan
Untuk meningkatkan effisiensi dan effektifnya pengelolaan kearsipan setiap
a.

Satuan kerja wajib melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut :

Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip.

b.

Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA
dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat,

bangsa dan negara.

c.
Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan
pemerintah.
Menurut Basir Barthos (1997 : 101) manyatakan bahwasanya penyusutan
adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara sebagai berikut:
1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan
lembaga-lembaga nagara atau badan-badan pemerintah masing-masing.
2)
Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3)
Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Tahap tahap penyusutan arsip :
1. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis
arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan berapa
lama arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip
tersebut akan dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.
Ada 4 golongan arsip, yaitu:
a. Arsip vital
Arsip vital ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis
sehingga

tidak

dapat

dipindahkan

atau

dimusnahkan

dan

disimpan

abadi

selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah,

b.

Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.

Arsip penting
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif
tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif

c.

selama 25 tahun. Misalnya, bukti bukti keuangan.

Arsip berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini
disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25

d.

tahun. Misalnya, surat pesanan, neraca dan laporan tahunan.

Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini
disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat

2.

dan pengumuman.
Pemindahan arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain
Seperti telah diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip inaktif dapat
dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu arsip sudah tidak

atau jarang digunakan tetapi masih harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat
dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti:
3.

micro film, CDROM atau CD- WROM

Pemusnahan arsip
Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagaiarsip inaktif
untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka
waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip

statis karena alasan historis.

4. Pencatatan pemindahan atau pemusnahan
Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan
dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif.
Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke
media lain. Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat
dari kertas dialihkan ke dalam micro film atau media yang lain atau dibuat secara
langsung dalam media elektronik.
Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penanggungjawab perlu
dilengkapi dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang akan
dipindahkan, indeks arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat
pemindahan yang baru serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh orang
yang

menyerahkan

arsip

dan

orang

yang

menerima

arsip

sebagai

penanggungjawab arsip. Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat

dilakukan berdasarkan :
a. Pemindahan secara terus menerus
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut selesai digunakan.
Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan arsip umumnya dilakukan

pada

perusahaan seperti kantor pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan

dan sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek
atau kegiatan selesai.
b. Pemindahan secara periodik
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode atau jangka waktu tertentu.
Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti bukti keuangan
dipindahkan menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutp buku pada akhir
E.

periode akutansi.
Pengelolaan Kearsipan
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat)
dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian ditetapkan
untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan. Oleh

karena itu, didalam kearsipan terkandung unsur unsur kegiatan penerimaan,

penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai
nilai atau kegunaan tertentu.
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga
mudah ditemu balikkan atau ditemukan kembali sewaktu waktu diperlukan,
serta langkah langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan
arsip tersebut. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet,
efisien dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dan kondisi masing masing kantor/instansi yang bersangkutan.
F. Korespondensi kearsipan (surat menyurat)
1. Pengertian Surat-Menyurat
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan informasi atau pernyataan
secara tertulis yang dibuat oleh seseorang atau penjabat kepada pihak lain baik
atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi. Isi surat dapat berupa berita
yang berwujud pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan,
catatan aktiitas pribadi atau organisasi seperti perjanjian, keputusan, tanda bukti
dan sebagainya.
Menurut pendapat Drs. I.G Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran
a.

menyatakan bahwa surat dapat diartikan dengan berbagai cara, antara lain:
Surat merupakan helai kertas dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang
berisi keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang

b.

membutuhkannya.
Surat adalah media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak
lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antara kedua belah

c.

pihak.
Surat ialah suatu pernyataan bahasa secara tertulis, untuk menyampaikan suatu
informasi atau keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.
Dari pengertian tersebut terdapat dua pihak yang terlibat dengan surat, yaitu
pengirim

dan

penerima.

Apabila

terjadi

hubungan

terus-menerus

dan

berkesinambungan antara dua pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling
berkiriman surat, maka terjadilah surat-menyurat atau koresponden. Secara
sederhana surat menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian
arus berita tertulis yang timbul dari adanya sutau pencatatan, laporan atau
keputusan
2.

yang

memungkinkan

terjadinya

sebagainya.
Tujuan Dan Fungsi Surat-Menyurat

permintaan,

pemberitahuan,

dan

a.

Tujuan Surat Menyurat

Setiap orang atau lembaga yang melakukan kegiatan penulisan surat tentu
mempunyai suatu tujuan, di mana tujuan yang satu dengan yang lainnya mungkin
berbeda. Apakah untuk mencari informasi, memberi informasi, memesan barang,
memberi perintah, atau hanya memberikan jasa-jasa yang menarik. Namun, pada

intinya terdapat tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut :

1. Memberitahu atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain
2.
Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah pengertian.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, maka penulis surat harus
menguasai pengetahuan dan keterampilan surat-menyturat. Penulisan surat yang
kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah
pengertian dan tujuan penulisan surat pun tidak akan tercapai.
Syarat-syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis surat agar dapat menulis
a.
b.
c.
d.
e.

3.

a.

surat dengan baik adalah :

Memahami prosedur surat-menyurat
Memahami segala permasalahan yang akan ditulis
Memahami teknik penulisan surat yang baik
Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat-menyurat
Memahami posisi penulis dan penerima surat

Fungsi Surat Menyurat

Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat berfungsi sebagai
berikut :
Tanda bukti tertulis otentik
surat dapat digunakan untuk pembuktian apabila terjadi perselisihan antar
kantor-kantor atau pejabat-pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

b.

Contoh: surat perjanjian, surat kuasa, dan sebagainya.

Pedoman
Surat digunakan sebagai pedoman untuk melakukan sesuatu atau bertindak.

c.

Misalnya surat perintah, surat instruksi, surat keputusan, dan sebagainya.

Alat pengingat atau berfikir
Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau

d.

telah lama. Misalnya surat-surat yang diarsipkan.

Duta atau wakil dari penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat.
Surat sebagai wakil organisasi dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi
intern dari organisasi yang bersangkutan.

4.

Penggolongan Surat
Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya
sasaran yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu

a.
1.

penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan :

Menurut wujud surat
Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya

2.

dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.

Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi.
Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta

3.

petunjuk antar pejabat kantor.

Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 1015 cm atau 1520 cm

4.

yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas
surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya
hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat
surat.

5.

Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok

6.

singkat permasalahan.
Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda
bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima,

kartu identitas, dan sebagainya.

b.
Menurut sifat isinya
1.
Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
2.

kepentingan pribadi.
Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik
pemerintah

maupun

swasta

dan

di

tandatangani

oleh

pejabat atau

yang

mewakilinya.
c. Menurut keamanan isinya
1.
Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau
merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang
lain.
2. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain karena
akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.

3.

Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan
hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak
menyelesaikan atau mengambil keputusan.

d.

Menurut proses penyelesaiannya

Pengiriman surat menghendaki agar surat yang dikirimnya segera memperoleh
tanggapan sesuai dengan kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya,

1.

surat digolongkan menjadi tiga macam, yaitu :

Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian

2.

secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.

Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian

3.

dengan segera lebih cepat dari surat biasa.

Surat sangat segera adalah surat yang

isinya

memerlukan

tanggapan

penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan

pertama atau prioritas utama.
e. Menurut kegiatan
1. Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau
instansi sendiri

2.

Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau

f.
1.

instansi.
Menurut sasaran yang dituju
Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi

2.

tertentu.
Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang
jumlahnya tidak terbatas.

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Korespondensi sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena
korespondensi atau surat-meyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan
dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan
sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
Proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi
informasi

tertulis

kepada

atasan

atau

pihak

lain,

baik

sebagai

laporan,

pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan.

Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting
untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan
sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara
sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan
lengkap disajikan.
B.
1.

Saran
Untuk memperlancar kegiatan korespondensi perlu adanya pembagian tugas

antara petugas pembuat dan petugas pengagendaan.

2.
Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga
penyimpanan arsip dapat berjalan lebih baik

pengelolaan

dan

3.

Perlunya meningkatkan pemeliharaan di gudang arsip in-aktif

DAFTAR PUSTAKA
http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download
http://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/
download.portalgaruda.org/article.php?article=24668&val=1516
www.slideshare.net/.../modul-12-dan-13-peny-arsip-dan-pemeliharaan
https://dwilestariyuniawati.wordpress.com/...5/manajemen-perkantoran
library.unej.ac.id/.../en.../detailnonmodal;...KORESPONDENSI
yuliansah,S.Pd.,M.Pd//manajemen kearsipan

Lampiran
A. Surat Masuk/Surat Keluar, 5 Sistem Kearsipan (1 Surat Saja)
Dibawah ini merupakan contoh satu surat keluar, dimana surat keluar ini sudah
mencakup 5 sistem kearsipan yaitu : sistem abjad, sistem kronologis, sistem nomor,
sistem subjek, dan sistem geografis.

PT MELIN SEJAHTERA
Alamat : Gambiran Sawit Yogyakarta, 55246 Tlp. (0267) 586168 Fax. (0267) 548202
E-mail: melin_melin@gmail.com

Nomor : 001/CVMS/V/2015
Hal

: Permohonan kerja sama

Lam

: -

28 Mei 2015

Kepada
PT Mulia Abadi
Jalan Gatot Subroto
Dempasar- Bali

Dengan hormat,
Kami dari PT Melin Sejahtera,Tbk. Dalam hal ini bermaksud untuk mengajukan
permohonan kerja sama dengan PT Mulia Abadi untuk menjadi distributor produk
produk kami berupa:
1.
2.

Produk elektronik (Handphone, Laptop, TV, Lampu Hias, dan segala macam produk
elektronik lainnya)
Furniture (Sofa, Almari, Meja, Bad dan lainnya)
Kami akan memberikan kompensasi yang sebanding kepada PT Mulia Abadi jika
bersedia untuk menjadi distributor resmi produk dari perusahaan kami.
Meknisme bentuk kerja sama dapat kami jelaskan lebih lanjut apabila PT Mulia
Abadi tertarik dengan pengajuan kerja sama yang kami sampaikan
Demikian surat permohonan kerja sama ini kami buat, atas perhatian dan kerja
samanya kami sampaikan terimakasih.
Nb : kami akan menunggu tembusan dari bapak/ibu selaku pimpinan PT Mulia Abadi
paling lambat 10 hari setelah surat ini bapak/ibu terima.

Homat saya
Devisi keuangan

Dr, Melinnia,SE,MM..
B.
1.

DAFTAR KLASIFIKASI
Klasifikasi Sistem Abjad
A, B, C,.........................Z

Aa, Ab, Ac,...................Az

Aba, Abb, Abc,.............Abz
Aca, Acb, Acc,..............Acz
Contoh :
NAMA ORANG

INDEKS
UNIT 1

2.

UNIT 2

UNIT 3

KODE
ABJAD

Pasha

Pasha

Pa

Dr. Dika
Nasution

Nasutio

Dika

Dr.

Na

I Gusti Made
Tirta

Tirta

Made

I Gusti

Ti

Sistem angka/nomor (numerik)

Masalah utama
Sub Masalah

Sub-sub Masalah

000 Pendidikan dan pelatihan

100 Keuangan
200 Personalia
300 Pembangunan
400 Koperasi
500 Produksi
600 Pemasaran
700 Penelitian dan Laboratorium
800 Perlengkapan
900 Pengangkutan dan Perbekalan
Contoh :
Daftar Klsifikasi Sistem Nomor
Pusat Studi Pengembangan Administrasi AMAYO
Jalan Pramuka No. 70 Yogyakarta
Masalah Utama
000 Organisasi
(or)

Sub masalah

000 Masyarakat
010 Kampus

100 Kepegawaian
(KP)

Sub-sub
masalah

100 Upah
110 Cuti

010 BEM
011 UKM
012 HIMA

110 Cuti
Melahirkan

Kode
klasifikasi
Or.000.000.01
0
Or.000.000.01
1
Or.000.000.01
2
KP.100.110.11

111 Cuti Sakit

3.

0
KP.100.110.11
1

Daftar Klasifikasi Sistem Wilayah (Geografis)

DAFTAR KLASIFIKASI SISTEM GEOGRAFIS

JAWA
JAWA BALI

JAWA

JAKARTA
A.
B.
C.
D.
E.

JAKARTA PUSAT
JAKARTA BARAT
JAKARTA SELATAN
JAKARTA TIMUR
JAKARTA UTARA
JAWA BARAT

A.
B.
C.
D.
3

BANDUNG
BOGOR
CIREBON
MERAK
JAWA TENGAH

A.
B.
C.
D.
E.
4

PEKALONGAN
REMBANG
SEMARANG
SOLO
TEGAL
YOGYAKARTA

A.
B.
5

BANTUL
SLEMAN
JAWA TIMUR

A.
B.
C.
D.
6

BANYUWANGI
JEMBER
MALANG
SURABAYA
BALI

A.
B.
C.

AMPLAPURA
DENSPASAR
KLUNGKUNG

D.

4.

SINGARAJA

Daftar Klasifikasi Sistem Urutan Waktu (Kronologis)

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari :
Tahun
(tanggal utama) sebagai kode laci
Bulan
(sub tanggal)
sebagai kode guide
Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret
2015. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2015.
Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub
tanggal. Contoh: Surat tanggal 1 Maret 2015 terdiri dari tanggal utama
(2015), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1)
Contoh: arsip tertanggal 1Maret 2015 disimpan pada laci berkode 2015,
dibelakang guide Maret, didalam hanging folder berkode 1. Kode
klasifikasi : 01 atau 1 (sesuai tanggal)
5.

Daftar Kalsifikasi Sistem Subyek

Contoh :
Maslah Utama
Kp : Kepegawaian

Masalah

Sub Masalah

Cuti

a.
b.
c.

Cuti melahirkan
Cuti sakit
Cuti tahunan

Mutasi

a.
b.
c.
d.
e.

Kenaikan golongan
Masa kerja
Tunjangan keluarga
Alih tugas
jabatan

Daftar Klasifikasi Sistem Subyek

Pusat Studi dan Pengembangan Administrasi AMAYO
Jalan Pramuka No. 70 Yogyakarta

C.

Masalah Utama

Sub Masalah

Organisasi (Or)

Masyarakat
Kampus

Sub Sub
Masalah

Kode Klasifikasi

BEM
UKM
HIMA

Buku Agenda
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
Sistem Abjad
Keluar

Surat

No

Tanggal

(K)

Nomor

Tangga
l

Kepada

Isi
Ringkasan

Keterangan

Kode
Klasifikasi

1.

28 Mei
2015

001/pi/a
ma/rs/v/
2015

28 Mei
2015

Dinas
perizinan

Permohonan
izin penelitian

Indra
Gunawan

G.U

2.

10 Juni
2015

002/pi/a
ma/rs/v
1/2015

10 Juni
2015

Dinas
perizinan

Permohonan
izin MOPK III

Marcelin Un

M.A

Sistem Kronologis
Keluar

Surat

No

Tanggal

(K)

Nomor

Tangga
l

Kepada

Isi
Ringkasan

1.

28 Mei
2015

001/pi/a
ma/rs/v/
2015

28 Mei
2015

Dinas
perizinan

Permohonan
izin penelitian

2015/05/28

2.

10 Juni
2015

002/pi/a
ma/rs/v
1/2015

10 Juni
2015

Dinas
perizinan

Permohonan
izin MOPK III

2015/06/10

Keterangan

Kode
Klasifikasi

Sistem Geografis
Keluar

Surat

No

Tanggal

(K)

Nomor

Tangga
l

Kepada

Isi
Ringkasan

1.

28 Mei
2015

001/
PTMS

28 Mei

PT Mulia

Permohonan

Keterangan

Kode
Klasifikasi

Jawa

2.

10 Juni
2015

/V1/
2015

2015

Abadi

kerja sama

003/
PTMA
/V1/
2015

10 Juni
2015

PT Melin
Sejahtera

Pengiriman
barang

Luar Jawa

Sistem Subjek
Keluar

Surat

No

Tanggal

(K)

Nomor

Tangga
l

Kepada

Isi
Ringkasan

1.

28 Mei
2015

001/
PTMS
/V1/
2015

28 Mei
2015

PT Mulia
Abadi

Permohonan
kerja sama

PT Mulia
Abadi

2.

10 Juni
2015

003/
PTMA
/V1/
2015

10 Juni
2015

PT Melin
Sejahtera

Pengiriman
barang

PT Melin
Sejahtera

Keterangan

Kode
Klasifikasi

Sistem Nomor
Keluar

Surat

No

Tanggal

(K)

Nomor

Tangga
l

Kepada

Isi
Ringkasan

1.

28 Mei
2015

001/
PTMS
/V1/
2015

28 Mei
2015

PT Mulia
Abadi

Permohonan
kerja sama

001/
PTMS /V1/
2015

2.

10 Juni
2015

003/
PTMA
/V1/
2015

10 Juni
2015

PT Melin
Sejahtera

Pengiriman
barang

003/
PTMA /V1/
2015

Keterangan

Kode
Klasifikasi

BUKU AGENDA SURAT MASUK

Sistem Abjad
Masuk

Surat

No

Tanggal

(M)

Nomor

Tangga
l

Dari

Isi
Ringkasan

Keterangan

1.

02 Juni
2015

224 /
SI /
PMYDI/
V / 2015

30 Mei
2015

Dinas
perizinan

Persetujuan
izin penelitian

Indra
Gunawan

Kode
Klasifikasi

G.U

2.

10 Juni
2015

229/SI /
PMYDI/V
1/2015

13 Juni
2015

Dinas
perizinan

Persetujuan
izin MOPK III

Marcelin Un

M.A

Keterangan

Kode
Klasifikasi

Sistem Kronologis
Masuk

Surat

No

Tanggal

(M)

Nomor

Tangga
l

Dari

Isi
Ringkasan

1.

02 Juni
2015

224 /
SI /
PMYDI/
V / 2015

30 Mei
2015

Dinas
perizinan

Permohonan
izin penelitian

2015/05/30

2.

15 Juni
2015

229/SI /
PMYDI/V
1/2015

10 Juni
2015

Dinas
perizinan

Permohonan
izin MOPK III

2015/06/13

Sistem Geografis
Masuk

Surat

No

Tanggal

(M)

Nomor

Tangga
l

Dari

Isi
Ringkasan

1.

01 Juni
2015

001/
PTMS
/V1/
2015

28 Mei
2015

PT Melin
Sejahtera

Permohonan
kerja sama

Jawa

2.

13 Juni
2015

003/
PTMA
/V1/
2015

10 Juni
2015

PT Mulia
Abadi

Pengiriman
barang

Luar Jawa

Keterangan

Kode
Klasifikasi

Sistem Subjek
Masuk

Surat

No

Tanggal

(M)

Nomor

Tangga
l

Kepada

Isi
Ringkasan

1.

01 Juni
2015

001/
PTMS
/V1/
2015

28 Mei
2015

PT Melin
Sejahtera

Permohonan
kerja sama

PT Mulia
Abadi

2.

13 Juni
2015

003/
PTMA
/V1/
2015

10 Juni
2015

PT Mulia
Abadi

Pengiriman
barang

PT Melin
Sejahtera

Dari

Isi

Keterangan

Kode
Klasifikasi

Sistem Nomor
No

Tanggal

Masuk

Surat

Keterangan

Kode

(M)

Nomor

Tangga
l

Ringkasan

Klasifikasi

1.

04 Junii
2015

004/
PTMS
/V/ 2015

28 Mei
2015

PT Melin
Sejahtera

Permohonan
kerja sama

004/
PTMS /V/
2015

2.

15 Juni
2015

008/
PTMA
/V1/
2015

10 Juni
2015

PT Mulia
Abadi

Pengiriman
barang

008/
PTMA /V1/
2015

Aq Clalu Caynx Mama

Jumat, 29 April 2011

SISTEM KEARSIPAN DALAM SUATU PENYIMPANAN

TUGAS AKHIR

SISTEM KEARSIPAN DALAM SUATU

PENYIMPANAN
Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan pendidikan
Dan pelatihan program Satu Tahun.

Di susun oleh :
RIRIN CANDRAWATI
1032.13.0017

JURUSAN KOMPUTER ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

TAHUN 2010/2011

LEMBAR PENGESAHAAN

Tugas Akhir ini telah dibimbing, diuji dan dinyatakan layak untuk
memenuhi salah satu persyaratan kelulusan serta disahkan.

Semarang,

Januari 2011

Penguji/pembimbing

Irawati,AMK

Kabak Diklat

Dwi Hapsari.A.U.SE

Kepala Program,

Manager MU

Irawati,AMK

Untari,S.Pd

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO

Awali setiap pekerjaan dengan membaca Basmalah dan niat ikhlas

menjalankan pekerjaan.

Lakukan apa yang kamu bisa dengan segala yang kamu punya dan dengan
segala kemampuanmu.
Jadikanlah hari ini sebagai hari yang luar biasa untuk mengawali segala
tindakan.
Jangan melihat kebelakang, melihatlah kedepan untuk mencapai segala
tujuan dan meraih sukses.
Doa orang tua adalah Doa yang paling utama, maka selalu mintalah doa
yang tebaik dari kedua orang tua kita.

PERSEMBAHAN
Kepada ALLAH SWT yang slalu ada di setiap langkah kami menuju
kesuksesan.
Kedua Orang Tua yang setiap saat memberi dukungan secara material dan
spiritual.
Ibu Untari, S.Pd selaku Manager Magistra Utama Semarang
Para instruktur Magistra Utama Semarang.
Teman-teman dan semua pihak yang bersedia membantu terselesainya
tugas akhir ini.

KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas berkat dan rahmatNya yang dilimpahkan sehingga tersusunlah Tugas Akhir ini dengan baik.
Tugas Akhir ini disusun dalam rangka menyelesaikan Studi Program Satu
Tahun Magistra Utama Semarang.
Dalam kesempatan yang baik ini, penulis menyampaikan terima kasih
secara tulus kepada semua pihak yang telah membantu, antara lain:
1.

Ibu Untari, S.Pd selaku Manager Magistra Utama Semarang.

2.

Ibu Irawati,AMK Selaku Kepala Program Komputer Administrasi Rumah

Sakit.

3.

Para pembimbing yang telah memberi masukkan dan pengarahan tanpa

henti-hentinya.

4.

Bapak dan Ibu yang selalu memberikan doa restu.

5.

Segenap pihak yang turut membantu serta mendukung.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan tugas akhir ini masih jauh dari
sempurna. Maka dengan kerendahan dan ketulusan hati penulis mohon
kritik dan saran yang membangun dari pembaca.

Semarang,
2011
penulis

Ririn Candrawati

Januari

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........... i
LEMBAR PENGESAHAN............ ii
MOTTO DAN PERSEMBAHAN.. ... .... ..iii
KATA PENGANTAR.... ...... iv
DAFTAR ISI............ ..v

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah...........1

1.2 Rumusan Masalah........1
1.3 Tujuan..........1
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Definisi..... 2
2.2 Tujuan Kearsipan.. ... 3
2.3 Asas-Asas Kearsipan.... 3
2.4 Permasalahan Dalam Kearsipan dan cara penanggulangannya..4
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Perbedaan Pengarsipan Tradisional DanModern .............................. 6
3.2 Sistem
Pengarsipan ............................................................................9
3.3 Tata Cara Penyusunan Arsip ............................................................16
BAB IV PENUTUP

4.1
Kesimpulan .......................................................................................19
4.2
Saran .................................................................................................19
DAFTAR
PUSTAKA............................................................................................20

BAB 1
PENDAHULUAN
1.

1. Latar Belakang Masalah

Zaman yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan
teknologi yang lebih canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam
kemajuan

bisnis

disektor

pemerintah

dan

swasta

Untuk

dapat

mengolah

manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dalam perkantoran /
Rumah Sakit arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi.
Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka
keberadaan arsip di kantor / rumah sakit benar-benar dapat mendukung dalam
penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam

organisasi. Tujuan

kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan
setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut
diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami
masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem penyimpanan arsip dikatakan
baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat
dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena

sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan
kembali.

1.

2. Rumusan Masalah
Definisi Kearsipan
Masalah-masalah pokok dibidang kearsipan
Cara untuk mengatasi masalah-masalah dibidang kearsipan

1.

3. Tujuan
Mengetahuai pengertian Kearsipan
Mengetahui system kearsipan

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Definisi
2.1.1 Arsip
Secara terminologis, arsip , warkat atau records merupakan informasi
yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara
oleh suatu organisasi/ lembaga/ badan/ perorangan dalam rangka pelaksanaan
kegiatan (Walne, 1988: 128).
a.

Dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah:
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b)
naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan

b.

Fuad Gani mengatakan, arsip adalah sumber informasi penting yang dapat
memberikan sumber bukti yang terpercaya dan sahih mengenai suatu keputusan
dan tindakan.
2.1.2 Manajemen Kearsipan
Manajemen Kearsipan

adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan

ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi
untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi
dan

memberikan

pelayanan-pelayanan

yang

diperlukan.

Dengan

kata

lain

Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari Penciptaan,

atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian,
penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip. Informasi yang sudah
tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku, makalah, foto, peta, atau barang
dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional
dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha.

2.1.3 Kearsipan
Kearsipan

adalah

suatu

proses

mulai

dari

penciptaan,

penerimaan,

pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta

penyimpanan warkat menurut system tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan
cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka
harus dimusnahkan.

2.2 Tujuan Kearsipan

a.
b.
c.
d.
e.

Menjaga keselamatan bahan(dokumen/warkat) pertanggung jawaban.

Menyimpan warkat secara sistematis.
Mempermudah menemukan warkat pada saat diperlukan.
Menjaga atau memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip.
Meningkatkan efesiensi dan efektifitas.
2.3 Asas-Asas Kearsipan

1.
2.
3.

Ada 3 asas dalam kearsipan:

Asas Sentralisasi
Asas Desentralisasi
Asas Gabungan
Asas kearsipan adalah pedoman dalam penyelenggarakan kegiatan pengurusan
surat yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor atau
organisasi.

1.

Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian
organisasi atau unit kerja tersendiri ,yakni semua warkat atau dokumen disimpan
dalam suatu tempat atau ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri / terpusat
pada bagian kearsipan.

2.

Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu

unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan surat/warkat dilakukan pada bagian
secara sendiri-sendiri / per unit ada.

3.

Asas Gabungan
Asas gabungan ialah penyelenggarakan, pengelolaan arsip dengan memadukan
kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas
dapat diminimalisir.
pada pelaksanaannya, selama arsip/dokumen masih digunakan (Aktif) disimpan oeh
masing-masing bagian per unit, setelah arsip/dokumen In Aktif baru diserahkan
kebagian pusat kearsipan atau pusat unit.

2.4 Permasalahan Dalam Kearsipan dan Cara Penanggulangan

-

a) Masalah Dalam Pengarsipan

Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip.
Kualifikasi persyaratan pegawai tidak terpenuhi.
Bertambahnya volume arsip secara terus-menerus mengakibatkan tempat atau

peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.

Tidak adanya pedoman tata kerja kearsipan secara baku.
Belum dibakukannya / dibudayakannya pedoman peminjaman arsip.
Arsip yang dipinjam sering tidak dikembalikan.
Sulit ditemukannya arsip kembali.
Tidak ada pedoman penyusutan arsip di unit operasional.
Lepasnya pengawasan.

b) Cara Penanggulangan / pemecahan Masalah Arsip

Adanya perhatian dan dukungan dari pimpinan terhadap pegawai dalam rangka

pengelolaan arsip.
Adanya pembinaan dan pendidikan dalam meningkatkan kemampuan pegawai.
Adanya tambahan penyediaan fasilitas dalam pengelolaan arsip.
Perlu dibakukannya dan dibudayakannya pedoman tata peminjaman arsip di
kantor.

Adanya koordinasi oleh unit kearsipan dalam pengelolaan arsip.

Menggunakan system penyimpanan arsip yang mudah sehingga arsip mudah
ditemukan kembali.
Adanya pengadaan penyusutan baik di unit operasional maupun di pusat.
Adanya pengawasan oleh unit.

BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Perbedaan Pengarsipan Tradisional DanModern

Dalam penataan arsip di suatu organisasi pasti banyak mengalami perubahan

dalam penyimpanannya.

Dalam perubahan tersebut pasti membawa perbedaan

antara pengarsipan tradisional dan modern, selain itu juga membawa kelebihan dan
keuntungannya bagi organisasi tersebut.

3.1.1

Pengarsipan Tradisional

Dalam pengarsipan Tradisional memakai 2 cara, yaitu :

1. SENTRALISASI
Sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat di satu tempat.
Keuntungan Sentralisasi:
Memberikan prosedur yang konsisten.
Jelas penanggungjawabnya.
Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama.
Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja/departemen.
Meminimalkan duplikasi arsip aktif.
Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara lebih baik.
Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif.
Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan.
Kelemahan Sentralisasi :
Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada masalah
keterlambatan penanganan arsip aktif, yang justru berakibat pada tidak efisiensi
dan tidak efektifitas.

2.

DESENTRALISASI
Sistem penyimpanan arsip aktif di masing-masing unit kerja atau departemen.

Adapun keuntungannya :
a. Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan
b. Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian
c. Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.
Adapun kelemahannya :
a. Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
b. Pemborosan biaya dan perlengkapan
c. Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut

d. Kemungkinan terdapat kesamaan arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip
sendiri-sendiri.
3.1.2 PENGARSIPAN MODERN
Pada dasarnya system kearsipan tradisional dan modern itu sama, tetapi dalam
pengarsipan modern ditambah 1 sistem lagi yaitu Gabungan, jadi dalam
pengarsipan modern ada 3 cara, yaitu :
1.
2.
3.

1)

Sentralisasi
Desentralisasi
Gabungan

SENTRALISASI
Sistem penyimpanan arsip aktif secara terpusat di satu tempat.
Keuntungan Sentralisasi:
Memberikan prosedur yang konsisten.
Jelas penanggungjawabnya.
Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama.
Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja atau departemen.
Meminimalkan duplikasi arsip aktif.
Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara lebih baik.
Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif.
Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan

Kelemahan Sentralisasi :
Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada masalah
keterlambatan penanganan arsip aktif, yang justru berakibat pada in efisiensi dan in
efektifitas.
2)
a.
b.
c.
a.
b.
c.
d.

DESENTRALISASI
Sistem penyimpanan arsip aktif di masing-masing unit kerja atau departemen.
Adapun keuntungannya :
Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan
Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian
Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.
Adapun kelemahannya :
Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
Pemborosan biaya dan perlengkapan
Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut
Kemungkinan terdapat kesamaan arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip
tersendiri.

3)

GABUNGAN (Gabungan Antara Sentralisasi Dan Desentralisasi)

Sistem penyimpanan arsip aktif yang memperbolehkan unit-unit kerja mengelola
arsip aktifnya di bawah kontrol sistem sentralisasi per unit.

Keuntungan Sistem Gabunggan :

Keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali.
Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.
Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan efektif.
Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan penyusutan arsip.
Memberikan perasaan aman bagi manajemen atau pengelola arsip.
Kelemahan :
a. Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada sistem
a.
b.
c.
d.
e.

kombinasi.
b. Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan.

3.2 SISTEM PENGARSIPAN

Ada 5 macam sistem pengarsipan.
a.

Sistem Abjad (Aabetical Filling System)

b.

Sistem Subjec (Pokok Isi Surat)

c.

Sistem Nomor

d.

Sistem Geografis atau Wilayah

e.

Sistem Tanggal (Chronologis)

Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada
suatu organisasi atau perusahaan.Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau
penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik /
nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang
terkait.

a.

Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai
metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar

penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,

nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang
dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen
yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan
mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :

Nama orang

Nama perusahaan / organisasi

Nama tempat / daerah

Nama benda / barang

Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

Menentukan ciri atau tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau
bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi
surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan
surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan
tanda pengenal surat.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada
lembaran

arsip

yang

dapat

dipakai

untuk

tanda

penyimpanan

arsip.

Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip.
Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung
didalam arsip yang bersangkutan.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat :

Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

Menetapkan caption atau judul surat

Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan

Membuat petunjuk silang

Memberi kode surat

Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu

kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

Menyusun menurut susunan abjad.

Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat
penyimpanan.
Perlengkapan

yang

diperlukan

untuk

mengarsip

sistem

abjad

adalah

Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu
untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa
laci.
Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,
berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk
dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari
karton tebal.

b.

Sistem Subjec (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman
pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

1.

Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal
yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah
tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah pokok tersebut dalam pembagian utama,

sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian

masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian
pembantu.
2.

Perlengkapan menyimpan surat

Filling Cabinet

Guide

Folder

Kartu kendali

3.

Pemberian kode surat.

Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakanantara beberapa
masalahyangterdapatdalamPolaKlasifikasiArsip.

4.

Penyimpanan surat, dengan cara

- Membaca surat untuk mengetahui isi surat.
- Memberi kode surat.
- Mencatat surat dalam kartu kendali.

5.

c.

Menyimpan kartu kendali.

Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam:

1.

System nomor menurut Dewey (Sistem Desimal/Larifikasi)

2.

Sistem nomor menurut Terminal Digit

3.

Sistem Nomor Middle Digit

4.

Sistem nomor Soundex (phonetic system)

1.

Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi).

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat
yang bersangkutan.
Guna daftar klasifikasi adalah
-

Sebagai pedoman pemberian kode surat.

Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan

surat.
Cara penyimpanan surat :

Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya.

Memberi kode surat.

Mencatat surat kedalam kartu kendali.

Mencatat surat pada kartu indeks.

Menyimpan surat.

Penyusunan surat dalam folder setiap s.urat yang baru selalu itempatkan di urutan
paling depan.

Menyimpan kartu kendali.

2.

Sistem Nomor menurut Terminal Digit.

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai
sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan
pada nomor urut dalam buku arsip.

Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut :

a.

Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor
guide.

b.

Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder.

c.

Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang
kesekian dalam folder.

Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut
disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang
ke 55.

3.

Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan
Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka
yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya
menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya
menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua
angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka
kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai
berjumlah enam angka. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor
Terminal Digit.

4.

Sistem Nomor Soundex (phonetic system)

Sistem
pengelompokan

Soundex
nama

adalah
dan

sistem

tulisannya

penyimpanan
atau

bunyi

warkat

berdasarkan

pengucapannya

hampir

bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri
dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

d.

Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu
surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat
penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan
surat dikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam
folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem
ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet,
guide, folder, dan kartu kendali.

Penyimpanan surat melalui prosedur :

a.

Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat
tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b.

Membaca surat.

c.

Memberi kode surat.

d.

Mencatat surat pada kartu kendali.

e.

Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing.

f.

Menyimpan surat.

g.

Menyimpan kartu kendali.

e.

Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada
tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim
(untuk surat keluar).
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul

tahun, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan
kartu kendali.

Pembagian sistem tanggal :

a.

Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci).

b.

Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide).

c.

Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder).

Susunan guide dan folder dalam filling cabinet :

a.

Laci menggambarkan tahun.

b.

Guide menggambarkan bulan.

c.

Folder menggambarkan tanggal.

Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat :

a.

Menetapkan kode surat sebelum disimpan.

b.

Mencatat surat pada kartu kendali.

c.

Menyimpan surat.

3.3 TATA CARA PENYUSUTAN ARSIP

1. Arsip Teratur
Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan suatu sistem tertentu dan
masih utuh penataannya, ditangani dengan cara sebagai berikut;

Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang digunakan, misalnya

system agenda, sistem kartu, dan sebagainya;

Ditertibkan pengaturan fisiknya sehingga penemuan kembalinya dapat lancar;
Arsip yang tidak dipergunakan baik oleh Lembaga Negara atau Badan
Pemerintahan

maupun

sebagai

bahan

bukti

pertanggungjawaban

nasional,

dipilihkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk kemudian dimusnahkan sesuai

ketentuan yang berlaku;

Arsip yang tidak dipergunakan baik oleh Lembaga Negara/Badan Pemerintah yang
bersangkutan,

tetapi

diperlukan

dan

penting

sebagai

badan

bukti

pertanggungjawaban nasional, dibuatkan pertelaannya untuk kemudian diserahkan

kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku;

Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara /Badan
Pemerintahan yang bersangkutan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara/Badan
Pemerintahan yang bersangkutan, ditetapkan jangka waktu penyimpanannya dalam

Daftar penyimpanan Arsip;

Apabila waktu penyimpanannya berakhir, dibuat Daftar pertelaan Arsip baik untuk

keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional

Apabila Jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara /Badan

Pemerintahan

yang

bersangkutan,

maka

Daftar

Waktu

Penyimpanan

Arsip

disesuaikan dengan ketentuan yang tersebut dalam Jurnal retensi Arsip. Untuk arsip
yang pengendaliannya menggunakan yang sudah dilaksanakan dengan benar,
maka proses pemindahan arsip dari unit Pengolah ke Unit Kearsipan menggunakan
sarana yang sesuai ketentuan yang berlaku dalam sistem kartu kendali.
Adapun proses penyusutannya adalah sebagai berikut:
a. Tata Usaha pengolah
Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan nilai arsip berdasarkan
JRA;
Memisah-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akan dikirim ke
Penyimpanan;
Menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpanan dalam file tersendiri;
Pada waktu yang telah ditetapkan, mengirim arsip inaktif tersebut kepada
Penyimpan.
Membuat daftar arsip yang dipindahkan.
b. Unit Kearsipan
Secara teratur melakukan penelitian terhadap arsip yang sudah melampaui JRA,
Setelah

dilaksanakan

penilaian

dan

penyusutan

pada

masing-masing

unit,

kemudian dilaksanakan pemindahan secara berkala dari unit Pengolahan ke Unit

Kearsipan. Selain pemindahan, pengertian dari penyusutan arsip juga meliputi
pemusnahanarsip

dan

penyerahan

arsip

kepada

ANRI.

Untuk

arsip

yang

pengendaliannya menurut sistem KK maka proses pemusnahannya adalah sebagai

berikut:
a. Penyimpanan berkewajiban secara berkala untuk
Melipuati dan memisahkan arsip telah melebihi JRA
Membuat Daftar Arsip yang dapat dimusnahkan berdasarkan JRA;
Mengajukan arsip tersebut kepada Tim Penilai

 Memberitahu Unit Pengolah beserta Daftar Arsip bahwa arsip telah memenuhi
jangka waktu yang telah ditetapkan dalam JRA dan telah disetujui oleh Tim Penilai
untuk dimusnahkan.

b. Proses pemusnahan
Tim Penilai mengajukan persetujuan tentang pemusnahan arsip kepada lembaga
yang berwenang.
Disusun berita acara pemusnahan
Pelaksanaan Pemusnahan dengan berpedoman pada ketentuan yang berlaku

Adapun tata cara penyerahan arsip statis ke ANRI adalah sebagai berikut:

Menentukan arsip yang akan diserahkan ke ANRI (Arsip : Statis):

Mengumpulkan KK
Dibuat daftar arsipnya
Kartu Kendali beserta daftar tersebut disampaikan kepada Tim Penilai;
Tim penilai menentukan arsip statis yang akan dikirim.
Arsip yang telah dinilai beserta KK dan daftarnya dikirim ke ANRI;
Pelaksanaan penyerahan ke ANRI dilengkapi berita Acara Penyerahan yang
ditandatangani Pejabat dari pemerintah.

BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Sebagai akhir laporan yang membahas tentang pengarsipan dokumen dalam
Perusahaan atau Rumah Sakit, penulis dapat menarik kesimpulan:

Bahwa dalam penyimpanan arsip atau pengarsipan dokumen,

menggunakan

beberapa system, yaitu system abjad, nomor, subjek, kronologis, dan geografis.
Dalam penyimpanan arsip perlu mempersiapkan filling cabinet, map, guide, KK,dll
Penyimpanan arsip yang baik akan memperlancar kegiatan dalam Perkantoran
atau Rumah Sakit.
Pengertian Pemasaran

Ada beberapa definisi mengenai pemasaran diantaranya adalah :

a. Philip Kotler (Marketing) pemasaran adalah kegiatan manusia yang diarahkan
untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan melalui proses pertukaran.
b. Menurut Philip Kotler dan Amstrong pemasaran adalah sebagai suatu proses
sosial dan managerial yang membuat individu dan kelompok memperoleh apa yang
mereka butuhkan dan inginkan lewat penciptaan dan pertukaran timbal balik
produk dan nilai dengan orang lain.
c. Pemasaran adalah suatu sistem total dari kegiatan bisnis yang dirancang untuk
merencanakan, menentukan harga, promosi dan mendistribusikan barang- barang
yang dapat memuaskan keinginan dan mencapai pasar sasaran serta tujuan
perusahaan.
d. Menurut W Stanton pemasaran adalah sistem keseluruhan dari kegiatan usaha
yang ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga, mempromosikan dan
mendistribusikan barang dan jasa yang dapat memuaskan kebutuhan pembeli
maupun pembeli potensial.

B. Konsep Pemasaran
Konsep-konsep inti pemasaran meluputi: kebutuhan, keinginan, permintaan,
produksi, utilitas, nilai dan kepuasan; pertukaran, transaksi dan hubungan pasar,
pemasaran dan pasar. Kita dapat membedakan antara kebutuhan, keinginan dan
permintaan. Kebutuhan adalah suatu keadaan dirasakannya ketiadaan kepuasan
dasar tertentu. Keinginan adalah kehendak yang kuat akan pemuas yang spesifik
terhadap kebutuhan-kebutuhan yang lebih mendalam. Sedangkan Permintaan
adalah keinginan akan produk yang spesifik yang didukung dengan kemampuan
dan kesediaan untuk membelinya.

C. Manajemen Pemasaran
Manajemen pemasaran berasal dari dua kata yaitu manajemen dan pemasaran.
Menurut Kotler dan Armstrong pemasaran adalah analisis, perencanaan,
implementasi, dan pengendalian dari program-program yang dirancang untuk
menciptakan, membangun, dan memelihara pertukaran yang menguntungkan

dengan pembeli sasaran untuk mencapai tujuan perusahaan.Sedangakan

manajemen adalah proses perencanaan (Planning), pengorganisasian (organizing)
penggerakan (Actuating) dan pengawasan.

Jadi dapat diartikan bahwa Manajemen Pemasaran adalah sebagai analisis,

perencanaan, penerapan, dan pengendalian program yang dirancang untuk
menciptakan, membangun, dan mempertahankan pertukaran yang menguntungkan
dengan pasar sasaran dengan maksud untuk mencapai tujuan tujuan organisasi.

PROMOTIF,PREVENTIF,KURATIF,REHABILITATIF
A.

PROMOSI KESEHATAN DALAM TEORI

Promosi kesehatan berasal dari kata dalam bahasa inggris yaitu health
promotion. Penerjemahan kata health promotion atau tepatnya promotion of health
kedalam bahasa Indonesia pertama kali dilakukan ketika para ahli kesehatan
masyarakat di Indonesia menerjemahkan lima tingkatan pencegahan (five levels of
prepention) dari H.R.Leavell dan E. G. Clark dalam buku preventive medicine for the
doctor in his community.
Promosi

kesehatan

adalah

upaya

meningkatkan

kemampuan

kesehatan

masyarakat melalui pembelajaran dari, oleh, untuk dan bersama masyarakat agar
mereka dapat menolong dirinya sendiri, serta mampu berperan secara aktif dalam
masyarakat sesuai sosial budaya setempat yang didukung oleh kebijakan public
yang berwawasan. (Depkes RI)
Promosi

kesehatan

adalah

kombinasi

berbagai

dukungan

menyangkut

pendidikan, organisasi, kebijakan dan peraturan perundangan untuk perubahan

lingkungan

dan

perilaku

yang

menguntungkan

kesehatan

(Green

dan

Ottoson,1998).
Promosi Kesehatan adalah proses untuk meningkatkan kemampuan masyarakat
dalam memelihara dan meningkatkan kesehatannya. Selain itu untuk mencapai
derajat kesehatan yang sempurna, baik fisik, mental, dan sosial, maka masyarakat
harus mampu mengenal serta mewujudkan aspirasinya, kebutuhannya, dan mampu
mengubah atau mengatasi lingkungannya (lingkungan fisik, sosial budaya dan
sebagainya). Dalam konferensi ini ,health promotion di maknai sebagai perluasan
dari healt education atau pendidikan kesehatan.

Menurut Leavell dan Clark (1965), dari sudut pandang kesehatan masyarakat,
terdapat 5 tingkat pencegahan terhadap penyakit, yaitu :
1.
2.
3.
4.
5.

Promotion of healt
Specifik protection
Early diagnosis and prompt treatment
Limitation of disability dan
Rehablitation.
Organisasi kesehatan dunia WHO telah merumuskan suatu bentuk definisi
mengenai promosi kesehatan :
Health promotion is the process of enabling people to increase control over,
and improve, their health. To reach a state of complete physical, mental, and social,
well-being, an individual or group must be able to identify and realize aspirations, to
satisfy needs, and to change or cope with the environment .
(Ottawa Charter,1986).

B.

USAHA KESEHATAN MENURUT GARIS BESAR

Dalam garis besar usaha kesehatan, dapat dibagi dalam 3 golongan, yaitu :

1.

Usaha pencegahan (usaha preventif)

Upaya preventif adalah sebuah usaha yang dilakukan individu dalam mencegah
terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan. Prevensi secara etimologi berasal dari
bahasa latin, pravenire yang artinya datang sebelum atau antisipasi atau mencegah
untuk tidak terjadi sesuatu. Dalam pengertian yang sangat luas, prevensi diartikan
sebagai upaya secara sengaja dilakukan untuk mencegah terjadinya gangguan,
kerusakan, atau kerugian bagi seseorang atau masyarakat
Upaya preventif bertujuan untuk mencegah terjadinya penyakit dan gangguan
kesehatan individu, keluarga, kelompok dan masyarakat.
Usaha-usaha yang dilakukan, yaitu :

a. Pemeriksaan kesehatan secara berkala (balita, bumil, remaja, usila,dll) melalui

posyandu, puskesmas, maupun kunjungan rumah
b. Pemberian Vitamin A, Yodium melalui posyandu, puskesmas, maupun dirumah

c. Pemeriksaan dan pemeliharaan kehamilan, nifas dan menyusui

d. Deteksi dini kasus dan factor resiko (maternal, balita, penyakit).
e. Imunisasi terhadap bayi dan anak balita serta ibu hamil

2.

Usaha pengobatan (usaha kuratif)

Upaya kuratif bertujuan untuk merawat dan mengobati anggota keluarga,
kelompok yang menderita penyakit atau masalah kesehatan.
Usaha-usaha yang dilakukan, yaitu :

a. Dukungan penyembuhan, perawatan, contohnya : dukungan psikis penderita TB

b. Perawatan orang sakit sebagai tindak lanjut perawatan dari puskesmas dan rumah
sakit
c. Perawatan ibu hamil dengan kondisi patologis dirumah, ibu bersalin dan nifas
d. Perawatan payudara
e. Perawatan tali pusat bayi baru lahir
f. Pemberian obat : Fe, Vitamin A, oralit.
3.

Usaha rehabilitasi
Merupakan upaya pemulihan kesehatan bagi penderita-penderita yang dirawat
dirumah, maupun terhadap kelompok-kelompok tertentu yang menderita penyakit
yang sama.
Usaha yang dilakukan, yaitu:

a. Latihan fisik bagi yang mengalami gangguan fisik seperti, patah tulang, kelainan
bawaan

b. Latihan fisik tertentu bagi penderita penyakit tertentu misalnya, TBC (latihan nafas
dan batuk), Stroke (fisioterapi).
Dari ketiga jenis usaha ini, usaha pencegahan penyakit mendapat tempat yang
utama, karena dengan usaha pencegahan akan diperoleh hasil yang lebih baik,
serta memerlukan biaya yang lebih murah dibandingkan dengan usaha pengobatan
maupun rehabilitasi.

C.

TINGKAT-TINGKAT USAHA PENCEGAHAN

Leavell dan Clark dalam bukunya Preventive Medicine for the Doctor in his
Community , membagi usaha pencegahan penyakit dalam 5 tingkatan yang dapat
dilakukan pada masa sebelum sakit dan pada masa sakit.
Usaha-usaha pencegahan itu adalah :

a) Masa sebelum sakit

1. Mempertinggi Nilai Kesehatan (Health Promotion)
Promotif adalah usaha mempromosikan kesehatan kepada masyarakat. Upaya
promotif dilakukan untuk meningkatkan kesehatan individu,keluarga, kelompok dan
masyarakat. Setiap individu berhak untuk menentukan nasib sendiri, mendapat
informasi

yang

cukup

dan

untuk

berperan

di

segala aspek

pemeliharaan

kesehatannya.
Usaha ini merupakan pelayanan terhadap pemeliharaan kesehatan pada umumnya.
Beberapa usaha diantaranya :
a.

Penyediaan makanan sehat cukup kualitas maupun kuantitasnya.

b.

Perbaikan hygiene dan sanitasi lingkungan, seperti : penyediaan air rumah tangga
yang baik, perbaikan cara pembuangan sampah, kotoran dan air limbah dan

sebagainya.
c. Pendidikan kesehatan kepada masyarakat sesuai kebutuhannya.
d. Usaha kesehatan jiwa agar tercapai perkembangan kepribadian yang baik.
2. Memberikan Perlindungan Khusus Terhadap Suatu Penyakit (Specific
Protection)
Usaha ini merupakan tindakan pencegahan terhadap penyakit-penyakit tertentu
yang

gangguan

kesehatan

individu,

keluarga,

kelompok

dan

masyarakat.

Beberapa usaha diantaranya adalah :

a.

Memberikan imunisasi pada golongan yang rentan untuk mencegah terhadap

penyakit-penyakit tertentu. Contohnya : imunisasi hepatitis diberikan kepada

mahasiswi kebidanan yang akan praktek di rumah sakit.

b. Isolasi terhadap penderita penyakit menular. Contohnya : isolasi terhadap pasien
penyakit flu burung.
c. Perlindungan terhadap kemungkinan kecelakaan di tempat-tempat umum dan di
tempat kerja. Contohnya : di tempat umum, misalnya adanya rambu-rambu zebra
cross agar pejalan kaki yang akan menyebrang tidak tertabrak oleh kendaraan yang
sedang melintas. Sedangkan di tempat kerja : para pekerja yang memakai alat
perlindungan diri.
d. Peningkatan keterampilan remaja untuk mencegah ajakan menggunakan narkotik.
Contohnya : kursus-kursus peningkatan keterampilan, seperti kursus menjahit,
e.

kursus otomotif.
Penanggulangan stress. Contohnya : membiasakan pola hidup yang sehat , dan

seringnya melakukan relaksasi.

b) Pada masa sakit
1.
Mengenal dan Mengetahui Jenis Penyakit pada Tingkat Awal Serta
Mengadakan Pengobatan yang Tepat dan Segera (Early Diagnosis And
Prompt Treatment)
Early

diagnosis

pencegahan

pada

mengandung
seseorang

pengertian

atau

kelompok

diagnosa
yang

dini

atau

memiliki

resiko

tindakan
terkena

penyakit.Tindakan yang berupaya untuk menghentikan proses penyakit pada

tingkat permulaan sehingga tidak akan menjadi parah. Prinsipnya diterapkan dalam
program pencegahan, pemberantasan dan pembasmian macam penyakit baik
menular ataupun tidak dan memperhatikan tingkat kerawanan penyakit terhadap

masyarakat yang tinggi. Misalnya : TBC paru-paru, kusta, kanker, diabetes, jantung
dll. Sedangkan Prompt treatment memiliki pengertian pengobatan yang dilakukan
dengan tepat dan segera untuk menangani berbagai masalah yang terjadi. Prompt
treatment merupakan tindakan lanjutan dari early diagnosis. Pengobatan segera
dilakukan sebagai penghalang agar gejala tidak menimbulkan komplikasi yang lebih
parah.
Tujuan utama dari usaha ini adalah :
a.

Pengobatan yang setepat-tepatnya dan secepatnya dari seytiap jenis penyakit

sehingga tercapai penyembuhan yang sempurna dan segera

b. Pencegahan menular kepada orang lain, bila penyakitnya menular
c. Mencegah terjadinya kecacatan yang diakibatkan suatu penyakit

Beberapa usaha diantaranya :

a.

Mencari penderita di dalam masyarakat dengan jalan pemeriksaan misalnya

pemeriksaan darah, rontgen, paru-paru dsb, serta memberikan pengobatan

b. Mencari semua orang yang telah berhubungan dengan penderita penyakit menular
(contact person) untuk diawasi agar bila penyakitnya timbul dapat diberikan segera
c.

pengobatan dan tindakan-tindakan yang lain misalnya isolasi, desinfeksi, dsb.

Pendidikan kesehatan kepada masyarakat agar mereka dapat mengenal gejala
penyakit pada tingkat awal dan segera mencari pengobatan. Masyarakat perlu
menyadari

bahwa

berhasil

atau

tidaknya

usaha

pengobatan,

tidak

hanya

tergantung pada baiknya jenis obat serta keahlian tenaga kesehatnnya, melainkan
juga tergantung pada kapan pengobatan itu diberikan. Pengobatan yang terlambat
akan menyebabkan usaha penyembuhan menjadi lebih sulit, bahkan mungkin tidak
dapat sembuh lagi misalnya pengobatan kanker (neoplasma) yang terlambat.
Kemungkinan kecacatan terjadi lebih besar penderitaan si sakit menjadi lebih lama,
biaya untuk pengobatan dan perawatan menjadi lebih besar.

2.

Pembatasan Kecacatan dan Berusaha Untuk Menghilangkan Gangguan

Kemampuan

Bekerja

yang

Diakibatkan

Suatu

Penyakit

(Disibility

Limitation)
Usaha ini merupakan lanjutan dari usaha pengobatan dan perawatan yang
sempurna agar penderita sembuh kembali dan tidak cacat. Bila sudah terjadi
kecacatan, maka dicegah agar kecacatan tersebut tidak bertamabah berat
(dibatasi), fungsi dari alat tubuh yang menjadi cacat ini dipertahankan semaksimal
mungkin.peran bidan dalam hal tersebut yaitu memberikan pelayanan kesehatan
secara professional, melakukan pendampingan pada pasien untuk mendapatkan
kesehatan secara sempurna, serta memberikan pendidikan kesehatan untuk
masyarakat sejak dini

3.

Rehabilitasi (Rehabilitation)
Rehabilitasi adalah usaha untuk mengembalikan bekas penderita ke dalam
masyarakat, sehingga dapat berfungsi lagi sebagai anggota masyarakat yang
berguna

untuk

dirinya

dan

masyarakat,

semaksimalnya

sesuai

dengan

kemampuannya.
Rehabilitasi ini terdiri atas :
a. Rehabilitasi fisik
Yaitu agar bekas penderita memperoleh perbaikan fisik semaksimalnya. Misalnya,
seorang yang karena kecelakaan, patah kakinya, perlu mendapatkan rehabilitasi
dari kaki yang patah yaitu denganmempergunakan kaki buatan yang fungsinya
sama dengan kaki yang sesungguhnya.
b. Rehabilitasi mental
Yaitu agar bekas penderita dapat menyusuaikan diri dalam hubungan perorangan
dan social secara memuaskan. Seringkali bersamaan dengan terjadinya cacat
badania muncul pula kelainan-kelaianan atau gangguan mental.untuk hal ini bekas
penderita perlu mendapatkan bimbingan kejiwaan sebelum kembali kedalam
masyarakat
c. Rehabilitasi social vokasional

Yaitu agar bekas penderita menempati suatu pekerjaan/jabatan dalam masyarakat

dengan kapasitas kerja yang semaksimalnya sesuai dengan kemampuan dan
ketidak mampuannya.
d. Rehabilitasi aesthetis
Usaha rehabilitasi aesthetis perlu dilakukan untuk mengembalikan rasa keindahan,
walaupun kadang-kadang fungsi dari alat tubuhnya itu sendiri tidak dapat
dikembalikan misalnya: misalnya penggunaan mata palsu.
Usaha pengembalian bekas penderita ini kedalam masyarakat, memerlukan
bantuan dan pengertian dari segenap anggota masyarakat untuk dapat mengerti
dan memahami keandaan mereka (fisik mental dan kemampuannya) sehingga
memudahkan mereka dalam proses penyesuian dirinya dalam masyarakat dalam
keadan yang sekarang ini.

Sikap yang diharapkan dari warga masyarakat adalah sesuai dengan falsafah
pancasila yang berdasarkan unsur kemanusian dan keadailan social. Mereka yang
direhabilitasi ini memerlukan bantuan dari setiap warga masyarakat, bukan hanya
berdasarkan belas kasian semata-mata, melainkan juga berdasarkan hak asasinya
sebagai manusia.
Sedangkan peran bidan dalam rehabilitasi (pemulihan) yaitu:
1. Mengembangkan lembaga-lembaga rehabilitasi dengan melibatkan masyarakat
2. Menyadarkan masyarakat untuk menerima mereka kembali
3. Mengusahakan perkampungan rehabilitasi sosial sehingga setiap penderita yang
telah cacat mampu mempertahankan diri.
4. Penyuluhan dan usaha-usaha kelanjutan yang harus tetap dilakukan seseorang
setelah ia sembuh dari suatu penyakit
5. Memberikan konseling pada penderita kecacatan
6. Memberikan keyakinan dalam kesembuhan, menumbuhkan kepercayaan diri untuk
bersosialisasi dgn masyarakat
7. Memberikan pendidikan kesehatan