MEMO INTERN

Kepada : TKS
Dari : WC
No. Ref. : 05/MI-SOP/HR/III/2016
Tanggal : 03 Maret 2016
Perihal : Hasil Analisa Angket Distributor Performance Triwulan I
Tahun 2016 (Januari s/d Maret 2016)
Cc. : ET, Arsip
Type : Information Urgent Private & Confidential

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan hasil analisa Angket Distributor Performance (periode
Tahun 2016, Triwulan I Januari s/d Maret 2016) berdasarkan angket yang
disebarluaskan dan dikumpulkan secara online kepada dan dari pejabat Marketing dan
Departemen Marketing Data Processing kami menerima respon final hasil Angket
Distributor Performance untuk 5 (lima) distributor dengan hasil dan analisa terlampir.

Kami sangat berharap hasil Analisa Angket Distributor Performance Tahun 2016
Triwulan I ini dapat menjadi bahan masukan berharga untuk masing-masing Divisi
(QA, Marketing) guna memperbaiki dan meningkatkan mutu produk dan pelayanan
terhadap para pelanggan secara konsisten dan berkelanjutan.

Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya yang baik diucapkan terima
kasih.
 ANALISA DISTRIBUTOR PERFORMANCE PT. BERNOFARM
TRIWULAN I (JANUARI - MARET) TAHUN 2016

I. WAKTU PELAKSANAAN

Proses Angket Distributor Performance ini dilakukan pada rentang waktu sbb :
1. Mengirimkan Angket Distributor Performance kepada pejabat marketing
tanggal 15 Februari 2016.
2. Penutupan pengumpulan Angket Distributor Performance berdasarkan
survey dari pejabat marketing secara on line pada tanggal 27 Februari
2016.
3. Pengolahan data Angket Distributor Performance pada tanggal 29 Februari
s/d 02 Maret 2016.
4. Melaporkan hasil Angket Distributor Performance Triwulan I Tahun 2016
kepada Direksi pada tanggal 03 Maret 2016.

Proses Angket Distributor Performance ini dilakukan oleh marketing dalam

interval 3 (tiga) bulan sekali dalam rangka melakukan evaluasi performansi
distributor dalam kerjasamanya dengan perusahaan dalam interval waktu tersebut.

II. RESPONDEN ANGKET

Hasil Analisa Distributor Performance Triwulan I (Januari s/d Maret 2016),

berdasarkan angket yang direspon total dari 67 (enam puluh tujuh) responden
terdiri dari pejabat Marketing (sebanyak 61 responden) dan Departemen
Marketing Data Processing (sebanyak 6 responden).

Responden yang turut berpartisipasi dalam pengisian angket ini, adalah sebagai
berikut:

Total Responden yang memberikan jawaban angket masing-masing Distributor

Distributor Marketing MDP

Dos Ni Roha 51 5
Kallista Prima 15 2
Metro Drug Indonesia 34 3
Tri Sapta Jaya 7 2
United Dico Citas 22 4
III. HASIL ANALISIS JAWABAN ANGKET

Berikut adalah hasil rangkuman yang didapat dari masing-masing jawaban:

DISTRIBUTOR
Number
of Metro United
Dos Ni Kallista Tri Sapta Grand
Question Drug Dico
Roha Prima Jaya Total
Indonesia Citas
1 95.19 99.33 95.71 97.14 98.70 96.52
2 90.77 98.00 95.71 95.71 99.13 94.62
3 97.88 99.33 98.00 92.86 99.57 98.11
4 93.85 98.00 96.57 94.29 97.83 95.76
5 98.27 100.00 100.00 100.00 100.00 99.32
6 97.50 100.00 98.86 98.57 100.00 98.64
7 92.00 95.00 93.33 95.00 92.50 93.13
8 92.00 95.00 93.33 95.00 92.50 93.13
9 92.00 95.00 93.33 95.00 92.50 93.13
10 92.00 95.00 93.33 95.00 92.50 93.13
11 96.00 100.00 100.00 100.00 100.00 98.75
Grand
95.37 98.80 97.29 96.35 98.54 96.89
Total

Butir pertanyaan pada angket adalah sebagai berikut :

Pertanyaan untuk diisi oleh Pejabat Marketing :

1. Bagaimana pendapat Anda mengenai raelisasi pelaksanaan hasil meeting

marketing dan distributor yang dilakukan secara rutin oleh Distributor dan
Perusahaan?
2. Dalam pelaksanaan operasional sehari-hari, prinsipal menginginkan
availability stock di cabang-cabangnya. Bagaimana komitmen Distributor
terhadap penyediaan barang di cabangnya?
3. Bagaimana pendapat Anda mengenai ukuran ruang penyimpanan stock barang
yang disediakan oleh Distributor?
4. Bagaimana pendapat Anda mengenai kebersihan dan pengaturan letak obat-
obatan di tempat penyimpanan Distributor?
5. Bagaimana pendapat Anda mengenai kondisi ruangan gudang Distributor,
suhu, kelembaban, pencahayaan dan penataan barang-barang yang dilakukan
oleh Distributor?
6. Bagaimana pendapat Anda mengenai alur penyusunan dan pengeluaran stock
dari gudang penyimpanan Distributor?
 Pertanyaan untuk petugas MDP (SPV dan Implementator) :

1. Bagaimana pendapat Anda mengenai kecepatan dan keteraturan Distributor

dalam membuat perencanaan permintaan barang ke Perusahaan?
2. Bagaimana pendapat Anda mengenai ketepatan data sales dan stock Distributor
cabang dengan data sales dan stock Distributor pusat yang dikirimkan ke
Perusahaan?
3. Bagaimana media pengiriman data yang disediakan oleh Distributor untuk
melihat data sales/stock Perusahaan yang ada di mereka?
4. Bagaimana tindaklanjut dari Distributor untuk perbaikan data apabila terjadi
selisih?
5. Bagaimana proses pengiriman pelaporan Data Sales secara rutin per hari dari
Distributor ke prinsipal?

IV. KESIMPULAN

Dari hasil analisa Angket Distributor Performance Triwulan I Tahun 2016 di atas,
dapat disimpulkan bahwa performa/kinerja yang diberikan oleh distributor-
distributor kepada PT. BERNOFARM, menunjukan rata-rata skor yang
MEMUASKAN dengan tingkat performa distributor 96,89 meningkat 0,42 poin
dibandingkan hasil angket Triwulan IV Tahun 2016 sebesar 96,47 dan sudah
memenuhi standart yang di tetapkan Perusahaan sebesar 90.

Trend pencapaian tingkat Distributor Performance untuk 3 (tiga) periode angket

terakhir dapat dilihat pada diagram berikut :
Hasil Standar

1.00
90 2.00
90 3.00
90

96.54 96.47 96.89

Keterangan Gambar:
Triwulan III tahun 2015 : 96,54
Triwulan IV tahun 2015 : 96,47
Triwulan I tahun 2016 : 96,89
Beberapa hal yang masih perlu diperhatikan untuk menjaga kestabilan tingkat
performa distributor diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Respon pelaksanaan distributor terhadap hasil meeting marketing yang

dilakukan secara rutin oleh distributor dan PT.BERNOFARM, masih
terdapat penilaian yang kurang responsif sebesar 1,92% atau 1 responden
untuk penilaian PT. Dos Ni Roha dan 2,85% atau 1 responden untuk
penilaian PT. Metro Drug Indonesia.

2. Komitmen distributor terhadap penyediaan barang/produk PT.

BERNOFARM, masih terdapat penilaian mengenai komitmen yang kurang
bagus terhadap penyediaan barang, sebesar 17,31% atau 9 responden untuk
penilaian PT. Dos Ni Roha dan 5,71 atau 2 responden untuk penilaian PT.
Metro Drug Indonesia.

3. Ruang penyimpanan stok/produk PT.BERNOFARM yang disediakan oleh

distributor, masih terdapat penilaian mengenai kurang luasnya ruang
penyimpanan stok, sebesar 3,85% atau 2 responden untuk penilaian PT. Dos
Ni Roha dan 14,28% atau 1 responden untuk penilaian PT. Tri Sapta Jaya.

4. Alur penyusunan dan pengeluaran stok dari gudang penyimpanan

distributor, masih terdapat penilaian yang kurang bagus sehingga masih ada
beberapa stok kadaluwarsa yang terlewatkan, sebesar 3,85% atau 2
responden untuk penilaian PT. Dos Ni Roha.

Keterangan dari masing-masing jawaban dapat dilihat secara rinci pada lembar
terpisah (terlampir).

Disusun Oleh, Disetujui Oleh,

Broto Kristanto Edwin Tjahjadi

Sales Manager Marketing Assistant Director