1.

Supporting Management
a. Organisasi
Apotek memiliki struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Struktur organisasi yang baik yaitu adanya garis wewenang dan
tanggung jawab yang jelas dan saling mengisi, serta pembagian kerja yang jelas
untuk mendukung jalannya pengelolaan. Struktur organisasi dalam sebuah apotek
mirip dengan organisasi lainnya. Struktur organisasi bertujuan untuk memperjelas
alur kerja setiap karyawan sehingga tidak terjadi kerancuan dalam pekerjaan
(Hartono, 2003). Berikut merupakan gambaran dari struktur organisasi sebuah
apotek (Hartini dan Sulasmono, 2007):
Apoteker Pengelola Apotek (APA) Pemilik Sarana Apotek (PSA)

Apoteker Pendamping

Tata Usaha Asisten Apoteker (AA) Petugas Gudang Bendahara

Pelayanan dan Peracikan Resep

Karyawan Pembantu Kasir

Juru resep

Gambar 1. Struktur Organisasi Apotek

b. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem informasi manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang
dikembangkan dalam suatu organisasi dan disatukan bila dipandang perlu dengan
maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu yang diperlukan, baik
data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan
keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Data tersebut oleh manajemen
diolah lebih dahulu menjadi informasi (Hartono, 2003). Sistem informasi
manajemen yang biasa diterapkan di apotek meliputi :
1. Administrasi umum: Surat menyurat (surat masuk dan surat keluar). Laporan-
laporan: narkotika, psikotropika, generik, OWA, statistika resep, tenaga kerja
farmasi, tenaga kerja keseluruhan, monitoring efek samping, monitoring
kerusakan obat, pemusnahan resep/obat, kontrasepsi.
 2. Administrasi pembelian, dicatat pembelian harian secara tunai atau kredit dan
dicatat darimana, nota-notanya dikumpulkan secara teratur. Selain itu dicatat
kepada siapa berhutang dan masing-masing dihitung berapa hutang apotek.
3. Administrasi penjualan: resep, bebas, langganan, dan pembayaran secara tunai
atau kredit. Administrasi piutang, dicatat penjualan kredit pada siapa, pelunasan
piutang, dan penagihan sisa piutang.
4. Administrasi kepegawaian, dilakukan dengan mengadakan absensi karyawan,
mencatat kepangkatan, gaji, dan pendapatan lainnya dari karyawan
5. Pembukuan: keluar dan masuknya uang disertai bukti-bukti pengeluaran dan
pemasukan.
6. Administrasi pergudangan, dicatat penerimaan barang untuk apa dan siapa.
Masing-masing barang diberi kartu stok, dan membuat defekta.

c. Sumber Daya Manusia (SDM)

Pengelolaan SDM ditetapkan sesuai hak dan kewajiban setiap karyawan secara
proporsional dan setiap karyawan yang terlibat harus memahami tanggung jawab
dan wewenangnya di apotek yang tertuang dalam job description.
Pelayanan Kefarmasian di Apotek diselenggarakan oleh apoteker, dapat
dibantu oleh apoteker pendamping dan/atau Tenaga Teknis Kefarmasian yang
memiliki Surat Tanda Registrasi, Surat Izin Praktik atau Surat Izin Kerja. Adapun
ketentuan sebagai berikut:
1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Menurut Permenkes No. 889 tahun 2011 Pasal 18 Surat Ijin Pengelola Apotek
(SIPA) bagi apoteker penanggung jawab di fasilitas pelayanan kefarmasian atau
SIK hanya diberikan untuk 1 (satu) tempat fasilitas kefarmasian.
2. Apoteker pendamping (Aping)
Menurut PP No. 51 tahun 2009 Pasal 20 Dalam menjalankan pekerjaan
kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian, apoteker dapat dibantu oleh
Aping dan/atau TTK.
3. Apoteker pengganti
Menurut Kepmenkes No. 1332/MenKes/SK/X/2002, Aping adalah apoteker yang
menggantikan APA selama APA tersebut tidak berada di tempat lebih dari 3 bulan
secara terus-menerus, telah memiliki SIK dan tidak bertindak sebagai APA di
apotek lain.
 Sumber Daya Manusia lainnya di apotek adalah :
1. Tenaga teknis kefarmasian
Tercantum dalam PP No. 51 tahun 2009 pasal 20 bahwa dalam menjalankan
pekerjaan kefarmasian pada fasilitas pelayanan kerfarmasian, apoteker dapat
dibantu Aping dan/atau TTK. TTK yang disebutkan pada PP No. 51 tahun 2009
pasal 33 ayat (2) terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analis farmasi,
dan tenaga menengah farmasi atau AA.
2. Pemilik modal apotek
Tercantum dalam PP No. 51 tahun 2009 pasal 25 ayat (1) yaitu Apoteker
dapat mendirikan apotek dengan modal sendiri dan/atau modal dari pemilik
modal baik perorangan maupun perusahaan.
3. Juru resep, kasir, akuntan, petugas kebersihan, dan karyawan lain
Juru resep (reseptir), kasir, akuntan, petugas kebersihan, dan karyawan lain
tidak diatur secara khusus dalam peraturan perundang-undangan. Pengangkatan
disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan dari masing-masing apotek.

Dalam melakukan Pelayanan Kefarmasian Apoteker harus memenuhi kriteria

(Mashuda, 2011):
1) Persyaratan administrasi
a) Memiliki ijazah dari institusi pendidikan farmasi yang terakreditasi
b) Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)
c) Memiliki sertifikat kompetensi yang masih berlaku
d) Memiliki Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA)
2) Menggunakan atribut praktik antara lain baju praktik, tanda pengenal.
3) Wajib mengikuti pendidikan berkelanjutan/Continuing Professional
Development (CPD) dan mampu memberikan pelatihan yang
berkesinambungan.
4) Apoteker harus mampu mengidentifikasi kebutuhan akan pengembangan diri,
baik melalui pelatihan, seminar, workshop, pendidikan berkelanjutan atau
mandiri.
5) Harus memahami dan melaksanakan serta patuh terhadap peraturan
perundang undangan, sumpah Apoteker, standar profesi (standar pendidikan,
standar pelayanan, standar kompetensi dan kode etik) yang berlaku.

Berdasarkan Permenkes No. 35 tahun 2014 tentang standar pelayanan

kefarmasian di apotek, apotek merupakan sarana pelayanan kefarmasian tempat
 dilakukannya praktik kefarmasian oleh apoteker. Peran seorang apoteker dalam
pelayanan kesehatan senantiasa dapat memberikan sikap yang profesional yang
tercakup dalam Nine Stars of Pharmacist yang mencakup:
1. Care-giver yaitu memberikan pelayanan (klinis, analitis dan teknis).
2. Decision-maker yaitu pengambil keputusan
3. Communicator yaitu memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dengan
pasien dan tenaga kesehatan lain.
4. Leader yaitu memiliki kemampuan untuk menjadi pemimpin.
5. Manager yaitu mengelola sumber daya dan informasi, juga harus dapat
memimpin dan dipimpin orang lain dalam tim kesehatan.
6. Life-long learner yaitu menjaga semangat belajar selalu tinggi dengan
bertambahnya umur.
7. Teacher yaitu bersedia mendidik dan melatih farmasis generasi mendatang.
8. Researcher yaitu mampu memanfaatkan teknologi dalam bidang penelitian dan
pengembangan profesionalitas.
9. Entrepreneur yaitu mampu terjun menjadi wirausaha dalam mengembangkan
kemandirian.

d. Keuangan
Supporting management yang terakhir adalah keuangan, dimana keuangan
merupakan faktor penentu yang dikendalikan oleh adanya bendahara. Bendahara
mengontrol dan menerima setoran dari kasir di bagian muka apotek mengenai hasil
penjualan tunai dan dari administrasi piutang hasil tagihan piutang (Anief, 2005).
Laporan keuangan adalah suatu proses pencatatan, pengukuran, dan
pengkomunikasian informasi keuangan yang dibuat dalam berbagai bentuk antara
lain berupa laporan laba rugi, neraca akhir tahun, hutang piutang, perubahan modal
dan analisa pengelolaan uang.
Hal yang harus dilaporkan oleh bagian keuangan yaitu (Sugiri, 1992):
1) Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi (loss and profit statement) adalah laporan akutansi
keuangan yang menggambarkan tentang jumlah penjualan, biaya variabel,
biaya tetap dan laba atau rugi yang diperoleh selama periode tertentu.
Laporan laba rugi biasanya berisi hasil penjualan, pembelian, HPP, biaya
operasional, laba kotor, laba bersih usaha, laba bersih sebelum pajak, laba
bersih setelah pajak, pendapatan non usaha, dan pajak.
2) Laporan neraca Akhir Tahun
Neraca adalah laporan kondisi keuangan perusahaan yang disusun
secara sistematis.Komponen neraca terdiri dari aktiva dan pasiva.Nilai aktiva
 dan pasiva selalu dalam keadaan seimbang. Pada kolom aktiva terdiri dari
semua barang dan kekayaan yang dimiliki perusahaan yaitu aktiva lancar
(kas dan bank, surat berharga, piutang dagang, persediaan dan biaya dibayar
dimuka), investasi (penanaman modal dalam jangka waktu panjang), aktiva
tetap (gedung, tanah, mobil, mesin, peralatan kantor), aktiva yang tidak
terwujud (hak paten yang dimiliki oleh suatu perusahaan, merk dagang dan
hak cipta). Pada kolom pasiva terdiri dari kewajiban lancar (hutang, pajak
penghasilan yang belum dibayar dan lain-lain), kewajiban jangka panjang,
modal sendiri dan kewajiban lain-lain.
3) Laporan Utang Piutang
Buku yang berisi laporan utang yang dimiliki apotek selamasatu tahun
dan berisikan laporan piutang yang ditimbulkan karena transaksi yang belum
lunas dari pihak lain kepada apotek selama 1 tahun. Laporan hutang adalah
laporan yang berisi tentang kewajiban kita terhadap pihak lain (misalnya
terhadap PBF).Laporan piutang adalah suatu laporan yang berisi tentang
kewajiban langganan atau konsumen kepada kita.Barang sudah dibawa oleh
pelanggan atau konsumen tetapi pembayarannya secara kredit.
4) Laporan Perubahan Modal
Laporan perubahan modal adalah laporan keuangan yang menyajikan
informasi mengenai perubahan modal perusahaan akibat operasi perubahan
pada satu periode akutansi tertentu. Laporan perubahan modal merupakan
pelengkap dari laporan laba rugi.
5) Analisa Pengelolaan Uang
Laporan kas adalah laporan semua transaksi dengan uang tunai,
penerimaan dan pengeluaran. Pembukuan kas dibuat dalam 3macam yaitu
harian, bulanan dan tahunan. Penerimaan meliputi : penjualan obat dengan
resep dan tanpa resep, diskon pembelian barang dari PBF, retur obat, pajang
iklan, tagihan piutang. Pengeluaran meliputi :
a) Administrasi : pembelian buku-buku, blanko-blanko, tinta print dan alat-
alat tulis.
b) Rumah tangga
c) Pemeliharaan inventaris : misalnya servis AC, komputer, motor.
d) Pembelian barang dagangan : pembelian obat dan alkes ke PBF ataupun
pembelian ke apotek lain.
e) Kesejahteraan dan upah : gaji karyawan, tunjangan-tunjangan dan lain-
lain.
f) Penerangan : pembayaran listrik dan telepon.
 g) Embalage: berupa barang-barang untuk keperluan membungkus, etiket,
salinan resep dan kwitansi.

2. Studi Kelayakan
Berdasarkan definisinya, studi kelayakan merupakan suatu kajian bagian dari
perencanaan yang dilakukan menyeluruh mengenai suatu usaha dalam proses pengambilan
keputusan investasi yang mengawali resiko yang belum jelas. Melalui studi kelayakan ini
berbagai hal yang diperkirakan dapat menyebabkan kegagalan akan dapat diantisipasi lebih
awal.
Adapun tujuan dilakukannya studi kelayakan adalah untuk menghindari
keterlanjuran penanaman modal yang terlalu besar untuk kegiatan yang ternyata tidak
menguntungkan. Secara umum studi kelayakan dari suatu usaha mencakup beberapa
aspek, antara lain:
a. Aspek kelayakan usaha baru
Aspek ini menilai dan mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul yang
dapat menyebabkan kegagalan usaha baru, serta mengantisipasi cara untuk
mengendalikannya.
b. Aspek Teknis
Aspek teknis yang dimaksud yaitu menentukan lokasi, layout, bangunan, interior
dan peralatan teknis.
c. Aspek pasar dan pemasaran
Aspek ini merupakan inti dari penyusunan studi kelayakan. Aspek ini melingkupi
peluang pasar, perkembangan pasar, serta kendala-kendala yang dihadapi dalam
pemasaran seperti pesaing, kekuatan dan kelemahan serta keunggulan dari usaha
yang direncanakan. Aspek ini diantaranya menyangkut jumlah praktek dokter
yang ada di sekitar apotek dan pesaing di lokasi tersebut.
d. Aspek organisasi dan Manajemen
Tingkat kemampuan profesional, latar belakang pendidikan, dan kualifikasi
diperlukan dalam organisasi dan manajemen. Aspek ini memerlukan tugas-tugas
pokok untuk mengorganisir dan mengatur kegiatan di apotek, agar apotek dapat
berajalan dengan baik. Tugas-tugas tersebut dijabarkan dalam jabatan-jabatan
tertentu dan disusun dalam satu organisasi, dengan tersusunnya struktur
organisasi lebih mudah untuk menentukan apa yang harus dipenuhi oleh pegawai
apotek.
e. Aspek Keuangan
Analisa kelayakan finansial adalah landasan untuk menentukan sumber daya
finansial yang diperlukan untuk tingkat kegiatan tertentu dan laba yang bisa
diharapkan. Penilaian analisis keuangan tersebut dapat menggunakan analisis
 PBP (Pay Back Period), ROI (Return On Invesment), dan BEP (Break Event
Point) (Moerdiyanto, 2008).

Daftar Pustaka
Hartono, 2003, Manajemen Apotek, Cetakan III, Depot Informasi Obat, Jakarta.

Hartini, S., Y., Sulasmono., 2007, APOTEK: Ulasan Beserta Naskah Peraturan Perundang-
undangan Terkait Apotek, Penerbit Universitas SanataDharma, Yogyakarta.

Mashuda, A., 2011, Pedoman Cara Pelayanan Kefarmasian yang Baik (CPFB), kerjasama
Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementrian Kesehatan
Republik Indonesia dengan Pengurus Pusat Ikatan Apoteker Indonesia.
Sugiri, S., 1992, Pengantar Akuntansi, AMP YKPN, Yogyakarta.

Anief, M., 2005, Manajemen Farmasi, Cetakan IV, UGM Press, Yogyakarta

Anonim, 2009, Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian,
Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.

Anonim, 2014, Peraturan Menteri Kesehatan No. 35 tahun 2014 Tentang Standard
Pelayanan Kefarmasian di Apotek, Mentri KesehatanRepublik Indonesia, Jakarta.

Depkes RI, 2011, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 889 tentang
Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian, Departemen Kesehatan
Republik Indonesia, Jakarta

Anonim, 2002, Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332 tentang Perubahan atas
Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin
Apotek, Departemen Kesehatan RI, Jakarta.

Moerdiyanto, 2008, Studi Kelayakan Bisnis, Universitas Negeri Yogyakarta,

Yogyakarta.