PENGENDALIAN DOKUMEN

29/A1/SOP/PKM-
No. Dokumen :
TRR/II/2016
No. Revisi : -
SOP Tgl. Terbit : 09 Februari 2016
Tgl. Mulai
: 09 Februari 2016
Berlaku
Halaman : 1/4
Dr.H.Anjasmoro.
PUSKESMAS TERARA NIP. 19810218 201001
1 007
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
2. Master dokumen
Adalah dokumen yang sudah ditanda tangani oleh kepala Puskesmas
tapi belum diberikan stempel. Dokumen ini yang akan digandakan
untuk dokumen yang lain
3. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
4. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja .
5. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Nomor 30/A1/SK/PKM-
TRR/II/2016 tentang pengendalian dokumen
4. Refrensi Pedoman Penilaian Kinerja Puskesmas
5. Alat dan bahan ATK,

PENGENDALIAN DOKUMEN
 29/A1/SOP/PKM-
No. Dokumen :
TRR/II/2016
No. Revisi : -
SOP Tgl. Terbit : 09 Februari 2016
Tgl. Mulai
: 09 Februari 2016
Berlaku
Halaman : 2/4
Dr.H.Anjasmoro.
PUSKESMAS TERARA NIP. 19810218 201001
1 007
6. Prosedur 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Puskesmas / Kepala TU / Pemegang Program / Koordinator /
Kepala Ruangan menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali,
meliputi : Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala TU menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai
berikut :
Prosedur Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Referensi,
Alat dan bahan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait,
Dokumen terkait.
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Revisi ( dua digit/- ), Tanggal terbit, Tanggal mulai berlaku,
Halaman, Tanda tangan kepala Puskesmas
5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat akreditasi memberi nomor dokumen
(seperti lampiran SK)
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN
REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat
akreditasi kepada semua pihak yang berkepentingan
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi
cap TERKENDALI
7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui kepala Puskesmas
PENGENDALIAN DOKUMEN
 29/A1/SOP/PKM-
No. Dokumen :
TRR/II/2016
No. Revisi : -
SOP Tgl. Terbit : 09 Februari 2016
Tgl. Mulai
: 09 Februari 2016
Berlaku
Halaman : 3/4
Dr.H.Anjasmoro.
PUSKESMAS TERARA NIP. 19810218 201001
1 007
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN
DAN REKAMAN
a. Sekretariat akreditasi menarik salinan dokumen dan rekaman
yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan
formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik
diberi cap KADALUARSA , dan disimpan sekretariat sebagai
arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh
sekretariat.
10.MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir
daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah
tidak digunakan, sekretariat menarik dokumen eksternal tersebut
dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal
7. Unit Terkait Semua unit pelayanan

PENGENDALIAN DOKUMEN
 29/A1/SOP/PKM-
No. Dokumen :
TRR/II/2016
No. Revisi : -
SOP Tgl. Terbit : 09 Februari 2016
Tgl. Mulai
: 09 Februari 2016
Berlaku
Halaman : 4/4
Dr.H.Anjasmoro.
PUSKESMAS TERARA NIP. 19810218 201001
1 007
8. Dokumen terkait -