Whistle Blower System

Matahari Departemen Store

Pada tahun 2011, menyadari adanya kebutuhan untuk memastikan bahwa standar etika
harus dijunjung tinggi secara konsisten dan dipantau pada setiap tingkatan organisasi,
Perseroan membentuk whistleblower hotline. Perseroan sangat yakin bahwa
kesinambungan usaha dan integritas usaha tergantung tidak hanya pada pengamanan
seluruh aset, termasuk karyawan, aset fisik dan hak cipta/ hak paten milik Perseroan,
tetapi juga menjaga keamanan dan kesehatan karyawan, pemasok serta menjamin
bahwa mereka diperlakukan secara jujur dan adil setiap saat.

Media whistleblower Perseroan, yang dikenal sebagai Suara Matahari, dikelola oleh
administrator independen, Deloitte, untuk menjamin perlindungan penuh untuk para
informan. Melalui Suara Matahari, Manajemen, karyawan dan pemasok dapat
melaporkan tindakan yang dicurigai ilegal atau tidak
layak secara rahasia dan anomim. Suara Matahari dipublikasikan kepada manajer dan
staf di seluruh Perseroan, serta kepada para pemasok. Pusat kontak ditangani oleh
operator berpengalaman dalam menangani laporan yang masuk. Ahli investigasi
forensik menyelidiki laporan yang diterima dan melaporkannya kepada manajemen.

Suara Matahari memiliki berbagai fitur sebagai berikut:

1. Sejumlah media hotline - telepon bebas pulsa, faksimili, situs, email dan kotak
pos surat;

2. Sosialisasi kesadaran anti penipuan dan program whistleblower kepada

seluruh manajemen,karyawan dan pemasok;

3. Operator berpengalaman;

4. Ahli investigasi forensik untuk menindaklanjuti laporan yang diterima dan

melaporkannya ke manajemen;

5. Rekomendasi untuk perbaikan

Laporan yang diserahkan dapat melalui beberapa jalur:

Hotline

Informan dapat menghubungi Suara Matahari di nomor telepon 500-070. Jasa ini
anonim; informan tidak perlu memberikan nama jika mereka tidak mau
melakukannya.

Faks

Laporan dikirimkan melalui fax ke nomor +62 21 2350-7055.

Email

Laporan dapat dikirimkan melalui email ke alamat suaramatahari@tipoffs.com.

Alamat email informan tidak akan diubngkapkan tanpa ijin.

Website

Informan dapat melapor melalui website Suara Matahari

di http://suaramatahari.tipoffs.com.sg, dengan memberikan informasi sebanyak
mungkin di tempat yang disediakan.

Surat

Laporan dapat dikirim melalui surat biasa ke Suara Matahari PO Box 6670, Jakarta
Pusat.

Untuk semua laporan tertulis, informan harus melampirkan formulir pengungkapan yang
dapat diunduh dari website tersebut. Untuk memastikan bahwa tindak lanjut yang
sesuai dapat dilakukan, informan harus melaporkan setidaknya informasi menyangkut:

1. Nama orang yang terlibat.

2. Nama saksi (jika ada).
3. Informasi mengenai kejadian seperti tanggal, waktu dan lokasi.
4. Bukti.
5. Nominal atau aset terkait.
6. Frekuensi kejadian.
Setelah menerima laporan, operator memberikan nomor referensi unik dan anonim
kepada informan (untuk laporan yang diserahkan melalui telepon, email ataupun
website) dimana informan dapat menggunakannya untuk meminta informasi terkini
mengenai perkembangan kasus yang dilaporkan. Laporan tersebut kemudian
dievaluasi oleh analis Deloitte, dan hasilnya dikembalikan kepada perwakilan Perseroan
dalam waktu satu hari kerja. Dengan demikian, tindak lanjutnya dapat ditentukan.

Informan dapat memilih sejumlah opsi untuk mengungkapkan identitas mereka:

1. Full disclosure: informan bersedia mengungkapkan identitasnya kepada Deloitte dan

kepada Perseroan.

2. Partial anonymity: informan bersedia mengungkapkan identitasnya kepada Deloitte

saja. Dalam kasus, Deloitte akan menyimpan secara rahasia identitas informan dari
Perseroan

3. Full anonymity: informan tidak bersedia mengungkapkan identitasnya baik kepada

Deloitte ataupun kepada Perseroan.

Pada tahun 2015, Suara Matahari menangani 37 kasus, termasuk pelanggaran

Pedoman Perilaku dan etika kerja, benturan kepentingan dan permintaan atau
penerimaan uang dan/atau hadiah dari vendor. Kasus-kasus tersebut melibatkan baik
pihak internal maupun eksternal. Di antara 37 kasus, 35 kasus telah diinvestigasi,
dengan hasil 22 kasus terbukti dan 13 kasus tidak terbukti. Sementara dua kasus
lainnya masih dalam proses pada waktu publikasi Laporan Tahunan ini dibuat.

Perseroan menerima sembilan kasus melalui jalur selain Suara Matahari. Tuduhan-
tuduhan tersebut termasuk pelanggaran Pedoman Perilaku dan etika kerja, permintaan
atau penerimaan uang dan/atau hadiah dari vendor, benturan kepentingan serta
menggunakan uang dan/atau aset Perseroan untuk kepentingan pribadi. Total sembilan
kasus sudah diinvestigasi dan tujuh terbukti dan dua kasus lainnya masih dalam
proses.