1. Memantau kemajuan. Langkah ini sering disebut progress measurement, atau updating
schedule. Ini terutama merupakan proses mengumpulkan data terperinci mengenai
pekerjaan, kemudian memprosesnya di komputer atau sistem manual untuk sampai pada
representasi status pekerjaan yang akurat. Pemantauan kemajuan sesuai dengan Langkah
3 dan 4 Siklus Pengendalian Proyek
3. Mengambil tindakan korektif. Pada tahap akhir ini, manajer proyek memperbaiki
masalah jadwal berdasarkan semua informasi yang ada. Personil dan peralatan dimobilisasi
untuk melaksanakan rencana baru untuk menyelesaikan pekerjaan.
Pertama fungsi pengendalian bergantung pada komunikasi yang baik di lokasi konstruksi.
Seorang manajer proyek yang secara menyeluruh memantau dan membandingkan, dan
kemudian memutuskan suatu tindakan untuk memperbaiki kekurangan, namun melakukan
hal ini tanpa partisipasi subkontraktor, pengawas, dan anggota tim proyek lainnya, dapat
menemukan bahwa tindakannya telah ditakdirkan Untuk kegagalan Pertama, hampir tidak
mungkin untuk menentukan status proyek tanpa berbicara dengan orang-orang yang benar-
benar melaksanakan pekerjaan itu. Sebaik apa adanya, sistem CPM memiliki keterbatasan
yang nyata, dan mereka tidak akan memberikan semua rincian yang dibutuhkan untuk
mendapatkan gambaran akurat tentang di mana pekerjaan itu berada. BPJ mungkin
menyediakan sistem peringatan yang menunjukkan adanya masalah, namun tidak
mendiagnosis masalah.
Kedua, manajer proyek bergantung pada tim proyek (subkontraktor, pengawas, dan pihak
lain) untuk melakukan tindakan perbaikan apa pun yang diperlukan. Anggota tim proyek
mungkin tidak terlalu termotivasi untuk memecahkan masalah kecuali jika mereka terlibat
dalam proses pengambilan keputusan. Bagaimanapun, jika anggota tim tidak kompeten
untuk berpartisipasi dalam proses pemecahan masalah, mereka mungkin tidak boleh berada
di tim terlebih dahulu.
1. Konsultasikan personil selama proses pemantauan, karena mereka adalah sumber data
terbaik mengenai masing-masing bagian pekerjaan. Bab ini mencakup prosedur khusus
untuk memperbarui jadwal, namun harus diakui bahwa sumber input dasar adalah tim
proyek.
2. Menampilkan informasi yang diperoleh dengan cara yang paling jelas. Ini berarti
menggunakan tampilan grafis sederhana dan mudah dimengerti yang bisa dimengerti
semua orang. Sebagai aturan umum, sarana komunikasi terbaik adalah tabel grafik skala
waktu yang dikembangkan dari jadwal BPS. Sebaiknya hanya memberikan informasi yang
berkaitan dengan tugas atau aktivitas yang ditangani pada saat itu, sehingga menghindari
informasi yang berlebihan.
3. Berkomunikasi secara teratur dengan semua pihak untuk mengetahui tindakan perbaikan
apa yang perlu dilakukan. Seorang manajer proyek harus mengadakan pertemuan rutin
yang dijadwalkan yang mencakup semua pihak yang bekerja pada suatu pekerjaan pada
saat itu. Elemen berikut harus disertakan dalam pertemuan semacam itu.
Tujuan pembaharuan adalah menentukan status pekerjaan sekarang. Dalam istilah yang
paling sederhana, apakah pekerjaan di belakang, tepat waktu, atau lebih cepat dari jadwal?
Juga perlu diketahui aspek spesifik pekerjaan mana yang tertinggal. Dengan demikian,
rincian aktivitas individu juga penting. Untuk melakukan pemutakhiran, perlu menetapkan
waktu mulai dan selesai, dan jika mungkin, tingkat produksi mereka.
1. Ukur kemajuan setiap aktivitas secara individu. Pembaruan tidak perlu dilakukan agar
aktivitasnya terjadi, terutama sejak pemutakhiran sering dilakukan beberapa saat setelah
pekerjaan sebenarnya dilakukan. Penting untuk memperbarui semua aktivitas sebelum
mencoba memperbarui pekerjaan secara keseluruhan.
2. Mengukur dampak kemajuan kegiatan pada pekerjaan secara keseluruhan. Hal ini
dilakukan dengan menggunakan informasi yang berasal dari aktivitas individu untuk
menghitung ulang pass forward dan backward pass dan kemudian menentukan durasi kerja
keseluruhan yang baru.
Agar lebih spesifik, sebulan sekali sebaiknya periode maksimum antara jadwal update dan
jadwal. Banyak pekerjaan konstruksi dapat dijalankan dengan pertemuan yang diadakan
pada interval bulanan, namun dalam banyak kasus, pertemuan mingguan dan pembaruan
sangat dianjurkan. Bagaimanapun, manfaat pembaruan dengan melakukan siklus kontrol
harus diukur terhadap biaya. Manfaatnya sulit diukur secara tepat, namun mengingat biaya
keterlambatan jadwal, biasanya lebih baik berbuat salah pada terlalu banyak pembaruan
jadwal daripada terlalu sedikit.
Status aktivitas individu dapat dibagi ke dalam beberapa kategori yang berbeda, tergantung
pada seberapa banyak kemajuan yang telah dicapai pada saat pembaruan terjadi. Setiap
siklus pelaporan mencakup periode waktu yang telah ditentukan; Status setiap aktivitas
dilaporkan dari perspektif tanggal "waktu sekarang", biasanya disebut tanggal data. Status
aktivitas individual yang berkaitan dengan tanggal data, atau titik "sekarang", termasuk
dalam salah satu dari kasus berikut atau variasinya.
1. Persen lengkap (PC): Metode ini melibatkan penentuan berapa banyak total pekerjaan
yang diselesaikan, menghitung tingkat kemajuan per hari, dan kemudian memperluas nilai
ini untuk menentukan hasil akhir yang diharapkan. Untuk menetapkan satu persen lengkap,
anggota tim proyek harus menghitung - di lapangan - persentase pekerjaan yang telah
dicapai pada tanggal data. Tanggal akhir yang sebenarnya dikurangkan dari tanggal data
untuk menentukan jumlah hari kerja. Persentase yang lengkap kemudian dibagi dengan
jumlah hari agar bisa sampai pada tingkat kemajuan per hari. Sisa pekerjaan dapat dibagi
dengan tarif per hari untuk menentukan berapa hari kerja yang tersisa untuk kegiatan ini.
Angka ini kemudian ditambahkan ke tanggal data untuk menentukan hasil akhir yang
diharapkan. Prosedur ini diilustrasikan dalam rumus berikut.
% Per Hari =% Selesai / Hari Bekerja, atau% per Hari =% Selesai / DD (Tanggal Data) - AS
(Awal Aktual), maka DD + (% Sisa /% per Hari) = ExF (Diharapkan Selesai)
2. Sisa durasi (RD): Dengan menggunakan prosedur ini, jumlah sisa hari kerja diperkirakan,
dan nilai ini ditambahkan ke tanggal data untuk menentukan hasil akhir yang diharapkan.
Rumus berikut digunakan: DD + RD = ExF
Perkiraan durasi yang tersisa dapat berupa apa pun dari dugaan terdidik dengan nilai yang
dihitung dengan cermat berdasarkan data lapangan.
3. Expected finish (ExF): Untuk prosedur ini, tanggal penyelesaian yang diharapkan
dimasukkan sebagai nilai. Ini adalah metode yang tepat dimana manajer proyek memiliki
alasan bagus untuk percaya bahwa sebuah aktivitas akan selesai pada waktu tertentu dan
ingin menampilkan fakta tersebut di laporan update.
Ketiga metode ini memiliki keterbatasan dan oleh karena itu, sebaiknya digunakan dengan
bijaksana untuk memastikan pembaruan yang akurat. Masalah dengan penggunaan awal
dan akhir yang sebenarnya adalah bahwa informasi ini biasanya dikumpulkan lama setelah
fakta. Idealnya, semua aktivitas pekerjaan harus dicatat di log pekerjaan sehari-hari.
Sayangnya, entri kadang bersifat sporadis atau tidak lengkap.
Yang terbaik dari semua metode yang mungkin dilakukan adalah menghitung atau
menghitung kerja secara fisik, lalu terjemahkan jumlah itu menjadi satu persen yang lengkap
atau nilai durasi yang tersisa. Menghitung pekerjaan aktual yang dicapai umumnya lebih
mudah diucapkan daripada dilakukan. Konstruksi tidak seperti manufaktur, di mana jumlah
unit yang keluar dari jalur perakitan dapat dengan mudah dan akurat ditentukan.
Cukup sering, pengawas diminta oleh kebijakan perusahaan untuk menyimpan log aktivitas
sehari-hari mereka dan pekerjaan yang dilakukan pada pekerjaan. Catatan-catatan ini sering
didikte oleh pertimbangan hukum, namun juga bisa menjadi alat yang berguna bagi
penjadwal untuk mencari tahu di mana aktivitas tertentu berada dalam kemajuannya.
Kualitas rekaman ini bisa menjadi campuran tas. Beberapa pengawas menyimpan catatan
yang cukup rinci, di mana mereka mencatat dengan tepat di mana pekerjaan terjadi, berapa
banyak pekerja yang bekerja, dan penundaan apa yang dialami. Yang lain memberi lebih
banyak.
Cukup sering, scheduler dikurangi untuk hanya meminta seorang inspektur atau manajer
proyek pekerjaan apa yang dilakukan atau diselesaikan pada periode pelaporan terakhir.
Sementara ini bisa diandalkan, lebih sering daripada tidak, tidak. Masalah mencakup
batasan dan ketidakakuratan memori manusia yang biasa, keengganan orang lapangan
yang berorientasi aksi untuk duduk diam untuk pertanyaan terperinci, dan gangguan telepon
konstan yang selalu terjadi selama pertemuan semacam itu. Namun, ada kalanya
wawancara adalah satu-satunya cara untuk mengumpulkan data. Dalam kasus seperti itu,
lebih baik memperbarui lebih sering sehingga ingatan lebih segar dan mungkin lebih akurat.
Catatan pekerjaan
Banyak jenis catatan pekerjaan dapat berguna untuk mengumpulkan informasi tentang
kemajuan pekerjaan. Contoh tipikal termasuk kartu waktu, pesanan pembelian, dan catatan
akuntansi lainnya, atau dalam banyak kasus, hasil tes dan catatan tindakan kerja lainnya.
Lebih baik lagi, bagaimanapun, adalah risalah rapat kerja yang kebanyakan arsitek,
pengawas, dan manajer proyek gunakan untuk mengenang diskusi dan aspek lain dari
pertemuan di tempat kerja. Pertemuan ini sering terjadi setiap minggu dan dimulai dengan
ulasan kemajuan untuk periode terakhir. Jika dicatat dalam detail yang cukup, notulennya
bisa memberikan sumber data yang sangat akurat dan berguna.
Selain aktivitas lapangan yang sebenarnya, ada pengaruh lain yang mempengaruhi jadwal.
Ini juga harus diperiksa. Berikut adalah contohnya:
2. Perubahan urutan kerja oleh petugas lapangan. Hal ini tidak biasa bagi pengawas
lapangan untuk melakukan pekerjaan secara berurutan tanpa memberi tahu manajer proyek
atau penjadwal perubahan tersebut. Pekerjaan yang dilakukan di luar urutan mungkin tidak
mempengaruhi jadwal, tapi jika perubahannya besar, maka harus tercermin dalam update
berupa perubahan logika. Hal ini terutama berlaku jika lebih banyak pekerjaan dari tipe yang
sama masih harus dilakukan.
3. Perubahan dalam tanggal pengiriman material. Ini adalah area yang bisa berdampak luar
biasa pada proyek, namun informasi ini sulit dilacak. Idealnya, perusahaan harus memiliki
semacam sistem untuk mencatat perubahan ini.
Karena memperbarui seluruh pekerjaan bisa menjadi tugas yang tidak praktis, penggunaan
sistem CPM komputer menawarkan keuntungan yang besar. Namun, sistem komputer tidak
mudah dilakukan, dan perawatan harus dilakukan untuk menghindari kesalahan masukan.
Juga, mungkin perlu beberapa komputer berjalan untuk memastikan informasi tersebut
akurat sebelum melanjutkan ke langkah berikutnya.
Setelah status masing-masing aktivitas telah ditetapkan dan dampak terhadap keseluruhan
proyek telah ditentukan dengan melakukan umpan maju dan mundur baru, manajer proyek
kemudian dapat menentukan apakah tindakan perbaikan diperlukan atau tidak. Untuk
melakukan ini, manajer proyek perlu membandingkan kemajuan jadwal sampai saat ini
dengan jadwal yang direncanakan dan menentukan apakah ada variasi yang signifikan,
misalnya jika proyek tertinggal.
Langkah pertama dalam proses ini adalah penetapan standar terhadap kemajuan yang
dapat diukur. Standar ini dikenal sebagai jadwal awal, atau dalam beberapa kasus, jadwal
target. Ini mencerminkan rencana serangan awal untuk menyelesaikan pekerjaan dan
berfungsi sebagai acuan untuk menentukan apakah rencana tersebut telah dilaksanakan
secara memadai atau tidak.
Jadwal awal berisi waktu awal dan akhir. Biasanya paling baik untuk menetapkan
jadwal dasar berdasarkan pada awal dan bukan akhir-akhir ini, karena pendekatan
ini memupuk perspektif "paling awal", dan ini tidak memungkinkan menunda aktivitas
sampai waktu permulaan yang mungkin dimulai.
Beberapa aktivitas akan menjadi kritis, sementara yang lain akan mengambang dan
karena itu dapat dimulai pada berbagai waktu. Cara terbaik adalah tidak
menampilkan atau menganggap pelampung sebagai bagian dari jadwal awal, karena
pendekatan ini mengalahkan rasa urgensi yang diciptakan oleh penggunaan tanggal
mulai awal pada jadwal awal.
Penting untuk dicatat bahwa terkadang ada alasan yang sah untuk mengubah jadwal
awal. Misalnya, cuaca atau keterlambatan pengiriman bahan yang dilengkapi dengan
pemilik bisa jadi alasan perpanjangan waktu untuk proyek tersebut. Jika
perpanjangan diperlukan, jadwal baseline baru harus dikerjakan dan digunakan
Manajer proyek juga dapat memutuskan untuk menunda dimulainya kegiatan
tertentu agar dapat menggunakan tenaga kerja atau peralatan secara lebih efisien.
Jadwal dasar harus diubah untuk mencerminkan jenis modifikasi ini. Sekali lagi,
perubahan dan alasan di baliknya harus dijelaskan secara jelas kepada personil
proyek.
Menampilkan Hasil
Biasanya, perbandingan antara awal dan kemajuan aktual dilakukan dengan menggunakan
diagram batang atau tampilan lainnya yang menempatkan aktivitas yang direncanakan di
samping hasil sebenarnya sehingga ada perbedaan yang mudah terlihat. Khas dari jenis
laporan ini adalah diagram batang baseline atau laporan varians, beberapa contoh yang
ditunjukkan dalam contoh update di akhir bab ini.
2. Peristiwa apa yang telah terjadi sejauh ini cenderung berlanjut ke hilir saat pekerjaan
berlangsung?
Status kegiatan kritis: Menurut definisi, jalur kritis adalah daftar kegiatan yang
harus dimulai dan selesai tepat waktu agar pekerjaan selesai tepat waktu. Kelompok
kegiatan ini harus segera diperiksa untuk menentukan status mereka, karena
kegagalan untuk menjaga jadwal tetap akan menunda proyek secara keseluruhan.
Aktivitas tidak kritis yang terlambat dimulai: Masalah dengan aktivitas yang
dimulai terlambat adalah mereka cenderung menyelesaikan telat. Hal ini berlaku
untuk alasan selain yang sudah jelas. Masalahnya adalah bahwa aktivitas mulai
terlambat juga cenderung maju lebih lambat dari seharusnya.
Kegiatan dengan tingkat produksi rendah: Masalah yang terkait adalah aktivitas
yang dimulai tepat waktu namun berjalan lebih lambat dari yang direncanakan. Sejak
awal, kemajuan mereka mungkin tampak baik-baik saja, namun durasi mereka dapat
diperpanjang, tidak terdeteksi, sampai akhir yang terlalu akhir.
Keterlambatan pengiriman sumber daya: Elemen ini adalah salah satu hal yang
paling sulit dihadapi dalam konstruksi. Seperti yang diketahui oleh seorang manajer
konstruksi yang berpengalaman, pemasok material sering kali memindahkan tanggal
pengiriman kembali. Banyak usaha dihabiskan untuk mencoba mengimbangi
penundaan tersebut.
Kegiatan dengan lebih hilir: Aktivitas apa pun yang dimulai terlambat atau
menunjukkan tingkat kemajuan yang rendah harus diawasi dengan saksama. Hal ini
terutama berlaku jika ada lebih banyak aktivitas dari jenis yang sama yang terjadi
kemudian dalam proyek.
Perubahan faktor luar: Seringkali, penjadwal berkonsentrasi pada pekerjaan
lapangan, sekaligus mengabaikan faktor luar yang juga mempengaruhi jadwal.
Misalnya, jika perpanjangan waktu telah diberikan, dan tanggal penyelesaian akhir
dari tanggal tidak berubah, maka pengapangan yang dihitung akan tidak akurat.
Bagaimana mencari tahu mengapa pekerjaan itu di belakang
Lingkaran umpan balik tidak lengkap sampai tindakan korektif telah dilakukan untuk
mengembalikan proyek sesuai dengan rencana semula. Ada beberapa hal yang perlu
dipertimbangkan dalam bagian terakhir dari proses ini.
Tindak lanjut sering tidak terjadi. Terlalu umum bagi perusahaan konstruksi atau manajer
proyek untuk membuat rencana umum yang baik untuk menyelesaikan pekerjaan, lalu gagal
memonitor dan mengendalikannya dengan benar. Tindak lanjut yang efektif memerlukan
pendekatan metodis dan terorganisir. Jika tidak, terlalu mudah untuk mengatasi masalah
dalam derai kekhawatiran sehari-hari. Tindak lanjut dapat menjadi tantangan karena
memerlukan pertemuan rutin, dan banyak orang dalam konstruksi cenderung menganggap
pertemuan sebagai pemborosan waktu yang tidak produktif.
Tidak mungkin untuk menutupi semua kemungkinan tindakan yang dapat dilakukan manajer
proyek untuk membawa jadwal kembali sesuai. Namun demikian, ada beberapa ukuran
dasar dan masuk akal yang dapat dikelompokkan ke dalam kategori umum, sebagai berikut.