LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

DEPARTEMEN HUBUNGAN LUAR

FURQON EDY MUHAMMAD / 15013013
NURAFNI NUGROHO PUTRI / 15013114

BAB I
PENDAHULUAN

A. UMUM
Organisasi adalah kesatuan (susunan dan sebagainya) yang terdiri atas bagian-bagian (orang
dan sebagainya) dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu. Kemahasiswaan
adalah seluk-beluk mahasiswa; yang bersangkutan dengan mahasiswa. Organisasi
kemahasiswaan adalah suatu kumpulan orang yang memiliki latar belakang dan tujuan
tertentu yang berkaitan dengan mahasiswa. HMS ITB sebagai organisasi kemahasiswaan
tentu memiliki tujuan. Salah satu tujuan HMS ITB menurut AD/ART adalah membina
kekeluargaan antar anggota pada khususnya dan antar mahasiswa pada umumnya. Dalam
keberjalanannya, HMS ITB memerlukan relasi dengan pihak eksternal. Oleh karena itu,
diperlukan suatu badan yang dapat menjalin hubungan baik dengan pihak eksternal HMS ITB,
yaitu Departemen Hubungan Luar.

Departemen Hubungan Luar menjadi suatu badan untuk menjalin hubungan baik antara
pihak internal HMS ITB dengan pihak eksternal HMS ITB. Dengan adanya badan ini
diharapkan dapat terus menjalin komunikasi dua arah dengan pihak eksternal HMS ITB serta
dapat memberi informasi seputar eksternal kepada pihak internal HMS ITB

B. ARAHAN
1. Membina hubungan baik dengan pihak eksternal HMS ITB
2. Menginternalisasi isu dari pihak eksternal dan menyampaikan hasil kajian internal terkait
isu ke pihak eksternal

C. VISI
Membina dan menjaga hubungan baik yang komunikatif dan kooperatif dengan pihak
eksternal HMS ITB serta menjadi sarana yang informatif kepada internal HMS ITB

1. Komunikatif = Komunikasi yang terjadi secara dua arah

Dalam keberjalanannya, Departemen Hubungan Luar mencapai hubungan baik yang terjaga

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

dan terbina diperlukan komunikasi yang terjadi secara dua arah antara eksternal dan internal
dari HMS ITB. Sehingga, apabila komunikasi dapat terjadi secara dua arah maka hubungan
baik dapat tercapai dengan baik.

2. Kooperatif = Bersifat bekerja sama dan bersedia membantu.

Departemen Hubungan Luar selain perlu komunikatif, pada keberlanjutannya Hubungan Luar
sangat perlu untuk bekerja sama dan bersedia membantu dengan pihak eksternal bila
diperlukan.

3. Informatif = Bersifat memberi informasi; bersifat menerangkan.

Departemen Hubungan Luar dalam melaksanakan tujuannya maka dalam keberjalanannya

memberi informasi untuk pihak internal dan bila dibutuhkan akan memberikan informasi juga
untuk pihak eksternal.

4. Pihak Eksternal HMS ITB = HMJ ITB, Kabinet KM ITB, ALSI, Prodi, Fakultas, LK, FKMTSI dan
HMJ Sipil Universitas lain.

5. Pihak internal HMS ITB = Anggota HMS ITB

D. MISI
1. Menjaminnya komunikasi dua arah dengan pihak Eksternal HMS ITB. [1]
2. Mengusahakan ketersampaian segala bentuk informasi dan isu dari pihak eksternal HMS-
ITB ke internal dan sebaliknya. [2]

E. STRUKTUR

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

Ketua Departemen
Furqon Edy M. -
15013013

Wakil Ketua
Departemen
Sekretaris dan Nurafni Nugroho P. -
Bendahara 15013114
Medina Winandyani -
15013098

Ketua Biro Ketua Biro Ketua Biro Alsi dan

Intrakampus Ekstrakampus Instansi ITB
Betarokhmah Nuriva - Evi Faridlatunnisa-
M. Hadiyudin - 15013151
15013025 15013043

1. Ketua Departemen

Melaksanakan arahan kerja yang telah diberikan pada departemennya

Membuat timeline dan RAB atas kegiatan yang akan dilakukan oleh departemennya

Mendesain kelengkapan departemen yaitu visi, misi, struktur, alur pencapaian, hingga
program kerja
Mengawasi Kinerja Staf pada setiap program kerja
Mengevaluasi keberjalanan departemen secara berkala

2. Wakil Ketua Departemen

Membantu Kepala Departemen dalam mendesain kelengkapan departemen

Membantu kepala Departemen selama keberjalanan Departemen Hubungan Luar
Mengawasi Kinerja Staf pada setiap program kerja
Mengevaluasi keberjalanan departemen secara berkala bersama Kepala Departemen

3. Sekretaris dan Bendahara

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

Berkoordinasi dengan Sekretaris dan Bendahara Umum

Menjamin adanya notulensi saat rapat departemen

Merekap serta mengarsipkan notulensi dan dokumentasi hasil kegiatan HMS ITB
dengan pihak eksternal

Melakukan pengarsipan file surat dan mengelola cashflow departemen

Melakukan rekapitulasi pemberdayaan staff

4. Kepala Biro Intrakampus

Mengusahakan kehadiran dan partisipasi HMS ITB dalam kegiatan di lingkup

Intrakampus

Menjamin adanya notulensi dan dokumentasi dari kegiatan di lingkup Intrakampus

Menyalurkan informasi dari intrakampus ke internal HMS ITB dan sebaliknya

5. Kepala Biro Ekstrakampus

Mengusahakan kehadiran dan partisipasi HMS ITB dalam kegiatan di lingkup

ekstrakampus
Menjamin adanya notulensi dan dokumentasi dari kegiatan di lingkup ekstrakampus
Menyalurkan informasi dari ekstrakampus ke internal HMS ITB dan sebaliknya

6. Kepala Biro ALSI dan Instansi ITB

Mengusahakan kehadiran dan partisipasi HMS ITB dalam kegiatan di lingkup ALSI dan
Instansi ITB
Menjamin adanya notulensi dan dokumentasi dari kegiatan di lingkup ALSI dan
Instansi ITB
Menyalurkan informasi dari ALSI dan Instansi ITB ke internal HMS serta sebaliknya

F. ALUR PENCAPAIAN

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

Menjaga hubungan Hubungan baik terbina

Inisiasi
Inisiasi dalam
dalam membina
membina
hubungan
Menyalurkan informasi
Mendapatkan
Mendapatkan dan isu dari
dan isu dari eksternal
eksternal Informasi
Informasi dan
dan isu
isu
informasi
informasi dan
dan isu
isu dari
dari ke internal serta tersalurkan
eksternal dan internal
Sebaliknya
Sebaliknya

Dari bagan di atas, dapat diketahui alur pencapaian dari Departemen Hubungan Luar HMS ITB
2016. Untuk mencapai step akhir alur, yaitu menjalin kerja sama dan informasi serta isu
tersalurkan, dibutuhkan beberapa step sebelumnya. Sehingga poin kedua pada visi yaitu,
kooperatif yg diusahakan bila dibutuhkan dapat dicapai melalui poin pertama, yakni
komunikatif yg dijawab oleh misi pertama yaitu Menjamin komunikasi dua arah dengan
pihak eksternal HMS ITB dan dalam keberjalanannya selalu mengusahakan misi ke dua yaitu,
Mengusahakan tersampaikannya segala bentuk informasi dan isu dari pihak eksternal HMS-
ITB ke internal dan sebaliknya. Namun untuk realisasinya tergantung kebutuhan dan
kesepakatan antara HMS ITB dengan pihak eksternal nantinya yang membutuhkan adanya
kerjasama ataupun tidak.

BAB II
PELAKSANAAN
A. EVALUASI DEPARTEMEN

Departemen Hubungan Luar HMS ITB bertanggung jawab terhadap pembinaan hubungan
baik antara pihak internal HMS ITB dan pihak Eksternal HMS ITB. Pihak Eksternal yang
bersangkutan adalah Lembaga Himpunan didalam kampus ITB, Himpunan Sipil di luar kampus
ITB, FKMTSI, Alumni Sipil, Instansi-instansi di ITB

Pada pelaksanaanya departemen hubungan luar pada badan pengurus HMS ITB 2016
memiliki sistem yang berbeda dengan sistem yang diterapkan pada badan pengurus

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

sebelumnya. Masih dengan struktur yang sama yaitu setelah Ketua Departement dan Wakil
Ketua Departement adalah seorang Sekertaris Bendahara dan tiga orang kabiro yang masing-
masing bertanggung jawab pada Intrakampus, Ekstrakampus, dan Alsi (Alumni Sipl dan
Instansi ITB).

Sistem staff di hubungan luar ini adalah staff hubungan luar memiliki peran di di semua aspek
hubungan luar yang tidak lagi dikotak-kotakan oleh biro. Sehingga pada pembagian kerjanya
masing-masing staff memiliki tanggung jawab terhadap beberapa lembaga intrakampus,
lembaga ekstrakampus, dan sebagian dosen sebagai bagian dari Alsi. Lalu, untuk kegiatan
yang mengundang HMS ITB dilakukan pembagian shift per kelompok agar semuanya
mendapatkan pekerjaan yang seimbang. Lalu, untuk kegiatan yang memerlukan banyak
anggota dilakukan oprec untuk menjadi PJ pada tiap bagian yang dibutuhkan.

Kontrol yang mesti dilakukan oleh kadept wakadep adalah pengontrolan keberjalanan kabiro
serta sekben, pengingat untuk berkegiatan kepada staff serta menjadi penghubung dari
departemen lain kedalam departemen itu sendiri.

Evaluasi pada struktur ini adalah sebagai berikut:

Kadep dan wakadep kurang dapat meningkatkan kinerja dari seluruh sumber daya yang ada
di dalam departemen hubungan luar. Untuk koordinasi antar kabiro dan sekben sudah baik.
Namun masih kurang terhadap kontrol keberjalanan program kerja. Sehingga terdapat
beberapa ketidaktepatan waktu pada program kerja yang bersangkutan.

Saran untuk badan pengurus selanjutnya struktur ini sudah baik dengan visi yang ada
sekarang, namun apabila HMS ITB selanjutnya memiliki visi untuk condong ke eksternal lebih
baik intrakampus, ekstrakampus, dan alsi menjadi hal yang berbeda dan memiliki fokus
masing-masing.

Evaluasi pada sistem yang diterapkan adalah sebagai berikut:

Sistem yang diterapkan sudah bagus untuk memberi pengalaman kepada staff di segala aspek
di hubungan luar namun ini juga menjadi salah satu kelemahannya juga. Kelemahannya
adalah kurang fokusnya staff untuk mengerjakan sesuatu sehingga perlu komunikasi lebih
lagi dari kadep dan wakadep serta sekben dan kabiro kepada staff yang ada. Sehingga perlu di
pertimbangkan lebih lagi untuk meneruskan sistem yang ada namun konsekuensinya perlu

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

komunikasi yang lebih intense kepada staff secara personal atau memfokuskan staff pada
biro-biro yang ada.

Ranah kerja dari hubungan luar memang sudah dicantumkan, namun ranah lain (contohnya
advokasi kampus, unit, dan undangan dari instansi luar kampus) tidak ada departemen yang
meng-handle menyebabkan pekerjaan hubungan luar yang bertambah banyak. Lalu, adanya
SOP khusus apabila perlu bantuan dari hubungan luar beberapa waktu sebelumnya sehingga
dapat dijadikan pedoman dalam keberjalanannya.

Sistem staff memang sudah di desain dengan baik, namun timpangnya kegiatan pada
beberapa biro menyebabkan perlu adanya sistem sirkulasi untuk melakukan tiap program
kerja.

Informasi yang sangat banyak didapatkan oleh departemen hubungan luar sangat sulit untuk
disebarkan ke massa HMS. Hal ini dikarenakan tidak adanya sistem yang praktis pada
pengelolaan informasi pada tiap pelaksanaan proker. Sehingga ditinjau bahwa informasi
tersebut tidak aktual.

B. EVALUASI KEBERAKTIVITASAN STAFF

Evaluasi keberaktivitasan staff semakin menurun akibat beban akademik yang ada pada
semester ganjil. Hal ini bukan serta merta menjadi penyebabnya namun disebabkan karena
sistem yang terlaksana juga. Sistem yang diterapkan kali ini menjadikan tidak hanya kadep
dan wakadep yang perlu berkomunikasi pada semua staff tetapi tiap kabiro pun harus
melakukan hal yang serupa. Sehingga dengan keterbatasan yang ada menjadikan koordinasi
dengan staff kurang optimal. Setelah itu akibat pemberian tanggung jawab yang ada pada
tiap staff memberikan kecenderungan untuk staff lain yang tidak memiliki tanggung jawab
tersebut sungkan untuk membackup keberaktivitaan pada staff lain.

Saran agar keberaktivitasan staff agar optimal adalah dengan cara komunikasi yang lebih
intense kepada tiap-tiap staff. Selain itu, seharusnya Departemen Hubungan Luar memiliki
komitmen lebih dalam melaksanakan tiap-tiap kegiatan. Lalu Kadep dan Wakadep memiliki
sikap terhadap staff yang dirasa lalai dalam mengemban tanggung jawabnya.

C. EVALUASI PROGRAM KERJA

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

1. Meet Up

a. Penanggung Jawab

b. Waktu Pelaksanaan
Tentatif disesuaikan jadwal

c. Tempat Pelaksanaan
Tentatif disesuaikan jadwal

d. Laporan Keuangan

e. Parameter Keberhasilan
-Proker ini tidak dapat dilakukan 2 kali sesuai jadwal (kalo ga salah sih 2 kali), untuk
prodi diganti metodenya jadi ketemu ssama pak abduh aja (terlaksana
beberapa kali namun tidak ada foto, untuk fakultas kita anggap bahwa kalo
melakukan yang diminta fakultas sudah cukup mengganti metode meet up itu,
Alsi kita udah datang ke reunian di Jakarta, namun LK kita samsek engga karena
dianggap wadah yang biasa dilakukan sudah dilaksanakan oleh Badan Pengurus
di tahun sebelumnya (karena kita telat). Hapus aja kalo udah diisi
-(parameternya apa)
Ketercapaian : (bagaimana ketercapaiannya)
-(parameter selanjutnya)

f. Evaluasi dan Saran

Evaluasi
-Sulitnya memberikan konten pada meet-up karena apabila hanya untuk
bersilaturahmi saja instansi yang ada sulit untuk datang atau didatangi.
-Tidak ada wadah untuk memberikan meet-up kepada LK

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

-Meet-up yang dilakukan kepada prodi tidak sesuai keinginan awal yaitu penjelasan
program kerja yang dilaksanakan kepada Kaprodi dan dosen, menjadi satu
pintu kepada kaprodi saja karena sistem yang diterapkan pada prodi yang
berbeda dari sebelumnya.
Saran
-Mengganti metode sebagai wadah membina hubungan baik dengan ALSI dan
Instansi di ITB (misalnya mengundang pada DIES NATALIS) atau apabila tetap
diadakan perlu dibuat jadwal tepat dan mengundang secara formal instansi
yang ada
-Perlu membuat konten yang tepat atau berkolaborasi dengan departemen lain
untuk konten pada meet-up

2. A Gift for Love

a. Penanggung Jawab
Kabiro Intrakampus dan ALSI

b. Waktu Pelaksanaan
Tentatif sesuai kegiatan

c. Tempat Pelaksanaan
Tentatif sesuai kegiatan

d. Laporan Keuangan

e. Parameter Keberhasilan
Parameter Alat Ukur Ketercapaian

100% himpunan yang Dokumentasi, Berita 37/38 himpunan yang

ulangtahun selama massa Acara berulang tahun diberi
kepengurusan BP 2016 hadiah selama massa
dihadiahi. kepengurusan BP 2016.
100% dosen dan staff TU

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

yang ulangtahun selama (Tercapai: 95%)

massa kepengurusan BP
100% dosen dan staff TU
2016 dihadiahi.
yang ulangtahun selama
massa kepengurusan BP
2016 telah diberi hadiah.

f. Evaluasi dan Saran

Evaluasi
-Perlu dipersiapkan dari awal agar pada awal keberjalanan bisa langsung diberikan.
-Sulitnya memberikan pada waktu yang tepat, bisa karena kesibukan akademik.
yang dimiliki staff sebagai penanggungjawabnya ataupun hari yang tidak sesuai
-Penyimpanan barang yang baik agar tidak terjadi hal yang tidak diinginkan.
-Adanya pihak yang berulang tahun saat libur perkuliahan, sehingga baru diberi
kado saat perkuliahan.
-Adanya dosen yang sulit ditemui untuk diberikan kado.
-Ada himpunan yang belum diberi kado karena himpunan baru (belum memiliki
logo himpunan) sehingga kado belom dicetak.
Saran
-Persiapan yang matang terhadap kado yang perlu diberikan
-Perlu komunikasi dan pengingat yang baik dari kadep dan Kabiro Alsi yang baik
kepada staff yang bertanggung jawab agar tepat waktu dalam pemberian
hadiah.
-Metode lain perlu diberikan agar tujuan membina hubungan baik dengan dosen
(salah satu pihak ALSI) bisa terakomodasi.
-Apabila tetap dilakukan metode yang tetap pada dosen dan ingin tepat waktu bisa
dengan menitipkannya pada TU dari sub-jurusan masing-masing dengan surat
didalamnya. Namun, esensi tatap muka untuk silaturahminya tidak terpenuhi.

3. Tik-Tak (Tiada Kesan Tanpa Kehadiranku)

a. Penanggung Jawab
Kabiro ALSI, Ekstrakampus, dan Intrakampus

b. Waktu Pelaksanaan
Tentatif sesuai kegiatan

c. Tempat Pelaksanaan

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

Tentatif sesuai kegiatan

d. Laporan Keuangan

(*laporan keuangan sementara)

e. Parameter Keberhasilan
Parameter Alat Ukur Ketercapaian

100% undangan yang Dokumentasi, Berita Acara 52/53 undangan yang

memenuhi SOP pada masa memenuhi SOP pada
kepengurusan BP 2016 dihadiri masa kepengerusan BP
2016 dihadiri. (Tercapai:
98%)

f. Evaluasi dan Saran

Evaluasi
-Proker Tik-Tak cukup menguras banyak tenaga hal ini karena ranah yang perlu
didatangi diawal tidak didefinisikan dengan baik serta tidak ada yang meng-
handle (contohnya undangan dari unit, lembaga luar kampus, atau diluar ranah
hubungan luar)
-Terjadi kebingungan dalam kehadiran Tik-Tak, dimana kasus bisa melibatkan massa
untuk datang, staff atau hanya Badan Pengurus yang bersangkutan saja.
-Informasi yang didapat terlalu banyak namun tidak ada sistem praktis dalam
pengelolaannya.
-Untuk kegiatan yang pasti terlaksana tiap tahunnya, seperti FKMTSI, kurang
dekatnya anggota HMS ITB dengan anggota FKMTSI lain.
-Kurangnya persiapan yang dilakukan khususnya pada TW-NAS FKMTSI.

Saran

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

-Pada proker Tik-Tak pada kegiatan Intrakampus perlu ditegaskan kembali mana
yang dilakukan oleh Hubungan Luar, Ketua Himpunan, Senator, atau
Departemen Lain. Agar tidak memberatkan salah satunya.
-Perlu pendefinisian diawal dan SOP pada saat perencanaan proker untuk
mempertimbangkan kegiatan yang bisa mengikutertakan Staff, Massa HMS,
atau hanya bisa Badan Pengurus saja
-Perlu direncanakan bagaimana penyebaran informasi untuk yang efektif apabila
mengikutsertakan massa HMS pada pelaksanaannya.
-Pada pelaksanannya perlu adanya catatan kegiatan tersebut sebagai notulensi yang
bisa disebarkan langsung ke massa HMS secara aktual.
-Pada kegiatan Ekstrakampus seharusnya sudah bisa langsung mengajak staff atau
dibawahnya lagi untuk regenerasi dan mengenalkan pada orang baru di
kampus yang berbeda.
-Untuk kegiatan FKMTSI, seharusnya bisa lebih mengakrabkan diri dan menjadi
anggota FKMTSI yang lebih aktif lagi di tiap kegiatannya sehingga membina
hubungan baik (dengan luar kampus) bisa terlaksana
-Pada kegiatan FKMTSI terutama yang Nasional seharusnya bisa dipersiapkan dari
awal, berapa orang yang bisa ikut dan apabila memungkinkan meminta
proposal untuk hal ini. Hal ini karena biaya yang tidak sedikit, karena pada
tahun setelah kepengurusan ini kegiatan FKMTSI dilaksanakan di Universitas
Cendrawasih.

4. Welcome to HMS!

a. Penanggung Jawab
Kabiro Intrakampus dan Ekstrakampus

b. Waktu Pelaksanaan
Tentatif sesuai kegiatan

c. Tempat Pelaksanaan
Tentatif sesuai kegiatan

d. Laporan Keuangan
Tidak ada pengeluaran dan pemasukan.

e. Parameter Keberhasilan
Parameter Alat Ukur Ketercapaian

100% kunjungan yang Dokumentasi, Berita 41/41 kunjungan yang

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

memenuhi SOP pada masa Acara memenuhi SOP pada masa

kepengurusan BP 2016 dilayani kepengurusan BP 2016
dilayani. (Tercapai: 100%)

f. Evaluasi dan Saran

Evaluasi
-Jadwal proker terlalu tentative dan tidak sesuai jadwal rencana sehingga anggota
terkadang tidak bisa berkontribusi secara penuh.
-Sulitnya mengambil keputusan apabila ada kunjungan dari luar kampus karena
pemberitahuan dari prodi sering mendadak.
-Materi pada saat pengenalan HMS ITB kurang matang.
-Informasi yang diperoleh banyak namun tidak terinformasikan ke massa HMS ITB
dengan baik.
-Kebutuhan kunjungan dari pihak eksternal perlu diperjelas agar pihak HMS ITB
dapat mempersiapkan dengan matang.
Saran
-Untuk mempersiapkan proker welcome to HMS yang baik perlu dibuat slot kosong
jadwal tetap di tiap minggunya apabila ada yang mau berkunjung
-Perlu pertimbangan dari awal apabila HMS bukan menjadi fokus kunjungan tetapi
hanya untuk membantu Fakultas atau Prodi dan dibuat SOP dengan Prodi
ataupun Fakultas.
-Persiapkan dari awal materi yang dibuat untuk tiap kali adanya kunjungan untuk
bagian Himpunan, apabila berkenaan dengan prodi perlu dipersiapkan pula
materinya dengan koordinasi dengan prodi juga sebelumnya (materi : bisa
berupa presentasi, atau leaflet untuk peserta kunjungan)
-Hasil dari welcome to HMS seharusnya dapat diketahui oleh seluruh massa HMS.
Entah dalam bentuk notulensi atau poin-poin yang didiskusikan pada kegiatan
tersebut.
-Didefinisikan lagi bagaimana keterlibatan massa HMS pada kegiatan ini.

5. Tak Kenal Maka Tak Sayang

a. Penanggung Jawab
Kabiro Intrakampus

b. Waktu Pelaksanaan
Tentatif sesuai kegiatan

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

c. Tempat Pelaksanaan
Tentatif sesuai kegiatan

d. Laporan Keuangan

(Catatan: Laporan keuangan sementara)

e. Parameter Keberhasilan
Parameter Alat Ukur Ketercapaian

39 HMJ ITB dikunjungi Dokumentasi dan Absensi, 38/39* HMJ ITB telah
Berita Acara dikunjungi. (Tercapai: 98%)
(*Catatan: ketercapaian
sementara)

f. Evaluasi dan Saran

Evaluasi
-Sulitnya menghubungi bidang eksternal dari himpunan lain di intrakampus.
-Jadwal yang sangat tentatif pada pelaksanaan dan tidak sesuai rencana.
-Feedback yang didapat dari proker ini sangat baik namun tidak digunakan dengan
baik (contoh seperti benchmarking dengan himpunan yang didatangi).

Saran
-Di awal sudah harus mengetahui kontak aktif dari tiap himpunan dalam kampus
sehingga mudah untuk berkomunikasi
-Lalu seharusnya dilakukan pada waktu yang tepat dengan cara memberikan surat
secara formal (untuk memudahkan) sehingga pada minggu yang diinginkan
dapat melakukan program kerja.
-Pada pelaksanannya seharusnya lebih memberikan kesempatan kepada staff untuk
menjawab dan menjelaskan pertanyaan yang diajukan oleh pihak HMJ

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

sedangkan angkatan badan pengurus yang ikut hanya membenarkan apabila

ada kesalahan agar staff lebih banyak mendapatkan pembelajaran.
-Seharusnya ada template pertanyaan seputar budaya, kegiatan tahun
kepengurusan, kaderisasi, kekeluargaan, keprofesian ataupun kemasyarakatan
kepada himpunan yang dikunjungi sebagai feedback, sehingga hal ini bisa
menjadi manfaat dan setiap hasilnya bisa langsung disebarkan kepada massa
HMS.

6. E-News!

a. Penanggung Jawab
Sekretaris Departemen, Kabiro Intrakampus, dan Kabiro Ekstrakampus

b. Waktu Pelaksanaan
Setiap Bulan

c. Tempat Pelaksanaan
Media Sosial dan Mading HMS ITB

d. Laporan Keuangan
Tidak ada pengeluaran dan pemasukan.

e. Parameter Keberhasilan

Parameter Alat Ukur Ketercapaian

Terbit minimal sebulan Infografis berupa Poster Fisik 5/9 E-News terlaksana sebulan
sekali dan Poster Non Fisik sekali. (Tercapai: 56%)

f. Evaluasi dan Saran

Evaluasi
-Sistem penyebaran informasi kurang aktual sehingga minat membaca kurang tinggi
dari massa HMS
-Jadwal penyebaran E-News! tidak sesuai perencanaan awal.
-Penanggung jawab notulensi setiap kegiatan diperjelas dan dipertegas agar lebih
mudah rekapitulasinya.
-Pengemasan E-News harus lebih menarik agar meningkatkan minat pembaca.

Saran

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

-Membuat sistem otomatis yang langsung isi tiap selesai melakukan kegiatan,
sehingga tidak perlu dibuat tiap bulannya yakni dengan langsung memberikan
foto, notulensi, dan hal-hal lainnya.
-Metode E-News Bulanan atau mingguan bisa tidak perlu dilaksanakan, apabila
pemberian informasi langsung (aktual) tiap selesai berkegiatan. Kecuali, apabila
ada arahan perlu dikaji terlebih dahulu sehingga tidak bisa di-share secara
mentah ke massa HMS.
-Perlu dipertimbangkan lagi apakah media cetak dan media sosial mana yang lebih
dilihat oleh massa HMS untuk pemberian informasi.

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

BAB III
PENUTUP

Sebagai organisasi yang tidak dapat bergerak sendiri, HMS ITB memerlukan suatu badan yang dapat
menjalin hubungan baik dengan pihak eksternal HMS ITB, yaitu Departemen Hubungan Luar. Dengan
adanya badan ini diharapkan dapat terus menjalin hubungan yang komunikatif, kooperatif, dan
informatif dengan pihak eksternal dan internal HMS ITB.

Berdasarkan penjelasan pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa Departemen Hubungan
Luar sudah membina hubungan baik dengan pihak eksternal HMS ITB. Namun, untuk penyebaran
informasi masih banyak yang perlu diperbaiki. Hal ini disebabkan sistem dan pelaksanaan yang tidak
sesuai dengan perencanaan.

Kami selaku kepala dan wakil kepala departemen Hubungan Luar HMS ITB mengucapkan terima kasih
sebesar-besarnya kepada Medina selaku sekretaris dan bendahara departemen serta Beta, Evi, dan
Hadi selaku kepala biro intrakampus, ekstrakampus, serta ALSI dan instansi ITB yang telah bersama -
sama menjalankan dan mendukung visi dan misi yang dibawa oleh Departemen Hubungan Luar. Tidak
lupa juga kami ucapkan terima kasih kepada seluruh staff: Amel, Andre, Eko, Faza, Fikri, Hamjal,
Komeng, Razni, Tomo, Naufal, Navid, Ninis, Poeti, Qisthi, Ang, Riska, dan Saras yang telah
memberikan waktu, canda, tawa, pikiran, tenaga, serta kenangan manis untuk bersama-sama
menjalankan seluruh kegiatan yang dilakukan di departemen ini. Selain itu, terima kasih juga kepada
staff magang yang walaupun sangat singkat namun sudah mau membantu pada beberapa kegiatan
departemen. Terakhir, terima kasih kami ucapkan kepada Badan Pengurus dan seluruh massa HMS
yang telah memercayakan amanah Departemen Hubungan Luar kepada kami.

Akhir kata, laporan pertanggungjawaban ini kami buat agar dapat dijadikan pelajaran dan dapat
dipergunakan sebaik-baiknya untuk adik-adik penerus kami. Semoga kesalahan dan kekurangan yang
kami buat dapat diperbaiki dan menjadi pembelajaran untuk kepengurusan selanjutnya.

Membina hubungan baik tidak selalu mendapatkan manfaat, kadang kita yang harus bermanfaat
kepada orang lain, bukannya sebaliknya.

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

LAMPIRAN

1. Rekapan Undangan

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

BADAN PENGURUS HMS ITB 2016

2. Rincian Kunjungan
3. Rekapan Roadshow

4. Rekapan Kado