JUDUL SPO

No. Dokumen No Revisi Halaman

No / Kode unit / Bln/ 00 1/1
Thn

Tanggal Terbit Ditetapkan :

Direktuir RS Royal Surabaya
------------------------
SPO

Pengertian
Suatu proses peminjaman Rekam Medis pasien baik dari pihak internal ataupun eks
prosedur yang berlaku

Tujuan
Menjaga kerahasiaan informasi / data pasien yang terkandung di dalam Rekam Med
2. Mengontrol peminjaman status rekam medik sehingga memudahkan pelacakan jik
3. Tidak mengganggu kinerja petugas rekam Medik dalam pelayanan
paien

Kebijakan
Peminjaman Dokumen Rekam medis hanya diperuntukan sebagai:
1. Penelitian tentang suatu kesehatan pasien (oleh dokter DPJP pasien dan Komite M
2. Pendidikan (mendapat izin tertulis dari direktur)
3. Hukum (membawa bukti dari pengadilan dan mendapat izin tertulis dari direktur)
(Sesuai dengan surat keputusan Direktur RS. Baptis Batu No. 19/01/VIII/SK_Dir_
Instalasi Rekam Medis.)

Prosedur
INTERNAL
1. Permintaan peminjaman Wajib datang di bagian Rekam Medis (lantai 2)
2. Peminjam Wajib mengisi buku register yang tersedia yang berisikan:
- Nama peminjam
- Asal bagian/instalasi peminjam
- Keperluan peminjaman
- No. Rekam Medis
 - Tanggal peminjaman
- Waktu / Jam peminjaman
- Tanda tangan peminjam
3. Catat nomor rekam medis, nama pasien, tanggal peminjaman, nama peminjam yan
digunakan sebagai tracer sesuai dengan yang tercatat di buku peminjaman rekam me
4. Cari rekam medis pasien sesuai dengan tracer yang sudah disiapkan di rak pen
Filling
5. Ganti dokumen rekam medis dengan tracer sebagai tanda kalau dokumen rekam m
6. Serahkan rekam medis yang telah diambil kepada peminjam

Jika pasien datang berobat saat berkas rekam Mediknya

dipinjam, maka petugas rekam Medik berhak meminta kembali
berkas rekam Medik yang dipinjam saat itu juga via telepon
kepada peminjam dan peminjam wajib mengembalikan saat itu
juga tanpa ada alasan apapun.
8. Waktu peminjaman 1 x 24 jam, tidak boleh di fotocopy,
kecuali untuk studi kasus atau penelitian yang diminta oleh
dokter, tetapi harus tetap surat persetujuan dari direktur.
9. Ketentuan pengembalian dokumen rekam medis:

Pengembalian dokumen rekam medis tidak boleh di wakilkan

pada bagian/ instalasi lain selain perwakilan dari bagian/instalasi
peminjam.
- Petugas Filling memastikan kebenaran dokumen rekam medis
dengan mencocokan data yang ada pada buku register
- Peminjam/perwakilan mengisi kelanjutan buku register setelah
usai peminjaman yang berisikan nama, tanggal, waktu
pengembalian dan tanda tangan peminjam/perwakilan yang
menyatakan dokumen sudah di kembalikan.

EKSTERNAL
I. Petugas pengadilan dan pihak yang berwajib yang boleh
melakukan pinjaman eksternal dengan prosedur sebagai
berikut :
1. Peminjam/Instansi terkait menyerahkan permohonan
peminjaman rekam Medik secara tertulis yang ditujukan kepada
Direktur RS. Baptis Batu pada Kepala Bagian rekam medis
dengan melampirkan surat persetujuan pasien (hidup) atau
keluarga (pasien mati) guna pelepasan informasi.
2. Kepala bagian rekam medis meneruskan permohonan
peminjaman dokumen rekam medis kepada Direktur RS. Baptis
Batu.
3. Setelah mendapatkan surat persetujuan dari direktur
peminjam/instansi terkait Wajib mengisi buku register
peminjaman yang berisikan:
- Nama Peminjam
- Asal Instansi/lembaga
- Tanggal peminjaman
- Waktu/jam peminjaman
- No. Rekam Medis
- Keperluan Peminjaman
- Tanda tangan peminjam

Catat nomor rekam medis, nama pasien, tanggal peminjaman, nama dan instansi pem
meminjam rekam medis di lembar yang digunakan sebagai tracer sesuai dengan ya
di buku peminjaman rekam medis.
5. Cari rekam medis pasien sesuai dengan tracer yang sudah disiapkan di rak penyimp
di lakukan oleh Petugas Filling
6. Ganti dokumen rekam medis dengan tracer sebagai tanda kalau dokumen rekam m
dari rak penyimpanan.
7. Masukan dokumen rekam medis yang telah tersedia ke dalam map plastik guna ter
kerusakan sebelum dokumen rekam medis keluar dari RS. Baptis Batu.
8. Petugas Rekam Medik senior wajib ikut guna menjaga keutuhan rekam M
digunakan selama proses pengadilan / proses yang dibutuhkan di pihak berwajib.
 9. Petugas Rekam Medik harus membawa kembali status rekam Medik pasien ke
Batu saat selesai diperlukan kegunaannya di pengadilan / pihak berwajib.
10. Kepala Bagian rekam medis wajib menyimpan dokumen rekam medis yang tel
ke dalam laci khusus dan menetapkan sebagai dokumen rekam medis dengan status
masalah.
11. Petugas filling mengganti tracer lama pada rak penyimpanan dengan tracer ba
keterangan tanggal keluar, DRM bermasalah dan nama kepala bagian begitu dokume
simpan oleh kepala bagian.

II. Rekam Medik yang dipinjam untuk keperluan lain, yaitu Penelitian M
Kedokteran atau Mahasiswa Kesehatan lain, dengan ketentuan sebagai beriku
1. Mengajukan permohonan penelitian rekam Medik secara tertulis yang ditujuk
Direktur RS. Baptis Batu disertai Surat Keterangan dari pihak Universitas pada kep
rekam medis.
2. Kepala bagian meneruskan permohonan penelitian kepada SDM untuk di ter
mendapat persetujuan dari direktur.
3. Peneliti menunjukan surat keterangan persetujuan dari direktur RS.

Unit terkait