revisi pesan-pesan bisnis

BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan,
terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan
tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan
akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.
Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi
komunikator
Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Setelah menganalisa respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah
menemukan suatu pendekatan yang terbaik, mka tahap selanjutnya adalah
menentukan jenis pesan yang akan di buat atau disampaikan. Jenis atau tipe pesan
bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung pada hal yang dituju.
Pesan ini dapat berbentuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung (direct
request) ini dapat terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim,
permintaan kredit rutin.

BAB II PEMBAHASAN
1. REVISI PESAN PESAN BISNIS
Setelah tahap perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan
(penulisan) pesan-pesan bisnis langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi,
penyempurnaan atau perbaikan (revisi) terhadap pesan pesan bisnis.
REVISI PESAN BISNIS
a. ketrampilan merevisi
b. pemilihan kata yang tepat
c. membuat kalimat efektif

A. Ketrampilan Merevisi
Menulis pesan pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah
menulis pesan pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti penulisan surat
kepada orang tua, saudara, atau teman akrab.
Maka dari itu dalam menulis surat surat bisnis yang baik diperlukan
proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila
 penyampaian pesan pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal asalan
atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan.
Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan pesan bisnis
mencakup pesan pesan bisnis tertulis dan pesan pesan bisnis yang
disampaikan secara lisan.
I. Pesan pesan Bisnis Tertulis.
a. mengedit isi dan cara pengorganisasiannya
pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada
pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunai pengruh
besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah
relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan
yang lebih panjang, beberapa paragraph pertama mencakup subjek, maksud,
dan organisasi bahan.
b. mengedit mekanik atau teknis penulisan
Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya
penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sudut
mekanik atau teknis penulisan suatu pesan pesan bisnis yang mencakup antara
lain:
Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah
kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik.
Penggunaan kapitalisasi secara tepat (perhatikan kata-kata yang harus ditulis
dengan huruf kapital).
Penulisan tanda baca secara benar (perhatikan penggunaan tanda baca koma,
titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru).
Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat
dipahami dengan mudah.
Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat
menghilangkan makna suatu pesan pesan bisnis yng telah disampaikan.
c. mengedit format dan layout
langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalahmengedit
format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan
terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan kesalahan tulis, dan tanda baca, format
penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya
menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan
berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya.

2. Pesan pesan bisnis lisan

sebagaimana pesan pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis,
pesan pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan
pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga
 suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan
kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain:
a. Substansi pesan
mengedit substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens
b. Pengorganisasian pesan
mencakup 3 poin penting, yaitu:
Pembuka (misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)
Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengntar pesan dilanjutkan dengan
substansi pesan.
Penutup (misalnya: kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).
c. Gaya bahasa
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan pesan bisnis secara
lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara
penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton.

B. Pemilihan kata yang tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan pesan bisnis kepada audiens
sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah
pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar
belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap
audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan
pesan bisnis.
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens.
Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan
benar.

3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang
bermacam macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari
pesan-pesan bisnis.

C. Membuat kalimat yang efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan
pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat
paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan
menjawab siapa atau apa yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan
 topic suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa
kata benda.
1. Tiga jenis kalimat
Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun
tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik
langsung maupun tidak langsung.
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai
klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri
sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen
adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa
yang utuh.
Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara mengembangkan paragraph
Ada dua pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan suatu
paragraph. Yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai
dengan mengemukakan berbagai alas an terlebih dahulu, kemudian baru
keimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian
baru alasan-alasannya. Suatu paragraph dapat dikembangkan dengan
memberikan:
a. Ilustrasi
ilustrasi dapat memberikan gambaran terhadap idea tau gagasan umum.
Pemberian contoh terhadap suatu topic bahasan yang relevan dapat
memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh audiens.
b. Perbandingan (persamaan dan perbedaan)
anda dapat mengmbangkan suatu paragraph dengan cara
membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran
dengan pemikiran yang lain.
c. Pembahasan sebab-akibat
pola pengembangan paragraph dengan sebab-akibat akan membantu
memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d. Klasifikasi
paragraph dapat dikembangkan dengan cara elakukan klasifikasi atau
pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola
pengmbangan dengan pengelompokan ini akan mempermudah pemahaman
bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.
e. Pembahasan pemecahan masalah
cara lain dalam pengembangan paragraph adalah dengan cara menyajikan
masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara
 pengembangan paragraph ini akan mampu memberikan latihan analitis yang
sangat perlu bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting
bagi suatu organisasi.

2. PENGERTIAN DIRECT REQUEST

Direct request adalah satu cara untuk mendapatkan respon dari para pembaca
berupa jawaban pertanyaan, pengiriman barang atau jasa, atau suatu tindakan
yang lain.
Surat direct request digunakan :
Melakukan pesanan barang atau jasa
Meminta informasi penting tentang suatu produk baru
Mengajukan klaim (aduan) dan adjustment
Permohonan kredit
Isi dari Direct Request :
1. Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga
barang tersebut
2. Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan
3. Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak
4. Perbaikan gratis
5. Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak
6. Pembatalan atas suatu pesanan produk
7. Pembetulan atas kesalahan penagihan produk
8. Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran
9. Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur

1) Pengorganisasian Direct Request

Pengorganisasian direct request : menyajikan permintaan atau ide ide pokok
yangdiikuti dengan fakta fakta secara rinci yang selanjutnya diikuti dengan
pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan.
Pengorganisasian Direct Request mencangkup :
PEMBUKAAN => Berisi permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan
pembaca lebih mudah memahami maksudnya.
PENJELASAN RINCI => dituliskan pada bagian tengah permintaan, penjelasan
berkaitan dengan suatu pokok masalah, mengapa demikian kemudian
dilengkapi dengan penjelasan yang membenarkan suatu permintaan atau
pertanyaan. Apabila menyangkut beberapa pokok pikiran, sebaiknya dibuat
rincian (detail) pokok pikiran.
PENUTUP => DR pada prinsipnya berisi tiga hal : 1). Permintaan akan suatu
tanggapan atau tindakan tertentu. Apabila memungkinkan lengkapi dengan
batas waktu, tanggapan atau tindakan itu harus dilakukan. 2). menunjukkan
 suatu penghargaan atau niat baik (goodwill). 3).memberikan info nomer
telepon, handpone atau alamat yang menunjukkan dimana atau bagaimana
penerima pesan menghub.kita

2) Permintaan Informasi Rutin

Surat permintaan izin rutin mempunyai potensi yang membentuk suatu
kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan , oleh karena
itu dalam menulis surat permintaan izin rutin anda harus menjaga maksud dan
tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda.
Dalam membuat surat permintaan izin rutin ini, ada 3 pertanyaan yang harus
diperhatikan, yaitu :
1. Apa yang ingin diketahui ?
2. Mengapa hal tersebut harus diketahui ?
3. Mengapa hal ini dapat membantu ?

Permintaan di dalam organisasi

Berbagai pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk Memo.
Memo dalam bentuk tertulis dapat menghemat waktu

Permintaan ke luar organisasi

Untuk memperoleh berbagai berbagai informasi penting seperti info produk
baru, catalog buku buku terbaru

3) Penulisan Direct Request Untuk Aduan

Surat aduan muncul karena ketidak puasan konsumen terhadap produk
atau jasa yang diberikan oleh suatu perusahaan.
Dalam menulis surat pengaduan perlu memperhatikan beberapa hal berikut :
Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci
Lampirkan infirmasi pendukung, seperti faktur pembelian
Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional
Permintaan tindakan khusus

4) Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

Surat undangan
Dalam pembuatan surat undangan biasanya melakukan pendekatan secara
langsung. Dalam hal ini pendekatan langsung mencangkup tiga komponen:
Ide pokok
Penjelasan rinci
Penutup

Surat Pesanan Dan Reservasi

 Surat pesanan ini dibuat apabila perusahaan ingin memesan (order) suatu
produk kepada perusahaan lain dan menggunakan pendekatan secara langsung.
Ada 3 komponen yang wajib ada pada surat pesanan :
Apa yang akan dipesan
Metode pengirimannya seperti apa
Cara pembayarannya

5) Permintaan Kredit
Dalam mengambil kredit tidak sembarangan orang yang bias karena dalam
membuka kredi ada criteria criteria tersendiri yang telah ditentukan oleh
perusahaan yang memberikan kredit.
Yang perlu diperhatikan dalam membuka kredit ada 2 yaitu :
Mengisi formulir yang disediakan oleh lembaga pengkreditan
Mengirimkan dan melampirkan baerbagai dokumen pendukung.

Bab III kesimpulan & saran

1. kesimpulan
Dalam pembahasan revisi pesan- pesan bisnis kita dapat mengetahui apa poin
poin apa yang harus di revisi dan tujuan direvisinya suatu pesan bisnis. Kita juga
dapat mngetahui jenis jenis pesan bisnis yang biasa atau sering digunakan
dalam dunia bisnis. Selain itu, kita juga dapat mempelajari keterampilan
merevisi suatu pesan bisnis dengan tidak mnyimpang dari aturan yang berlaku.
Merevisi suatu pesan bisnis harus berdasarkan sistematik.
Kita dapat mengetahui dan memahami apa yang dimaksud dengan direct
request, jenis jenis direct request, dan cara melakukan atau menulis direct
request. Serta hal-hal apa saja yang harus diperhatikan ketika melakukan
permintaan langsung (direct request).
2. saran
Sebaiknya dalam melakukan revisi pesan bisnis dan tata cara penulisan direct
request, harus lebih memperhatikan poin-poin pentingnya sehingga ketika
pesan bisnis telah di revisi dan penulisan direct request dapat mudah dipahami
oleh pihak-pihak yang terlibat atau yang berkepentingan dalam bisnis.

http://mrizki12.blogspot.co.id/2012/09/revisi-pesan-pesan-bisnis.html