Nah sebelum mempelajari bagaimana penanganan atau pengeolaan dokumen kepegawaiannya,

kita terlebih dahulu harus mengerti apa itu arsip? Apa itu arsip kepegawaian? Apa itu dokumen
kepegawian? Apa itu tata naskah kepegawaian? Apa itu jadwal retensi arsip kepegawaian?
ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dgn perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat surat keputusan dibidang kepegawaian yang
dikeluarkan oleh pejabat berwenang, disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib sehingga dapat
ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.
DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan dibidang Kepegawaian yang dikeluarkan oleh
Pejabat yang berwenang.
TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat surat
keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat berwenang yang disusun secara teratur, tertib dan
terus menerus dalam media yang ditetapkan.
JADWAL RETENSI ARSIP adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip
beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip
JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA, merupakan satu kesatuan
yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip
Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah Pusat dan Daerah.

Sebenarnya untuk apa dokumen kepegawaian atau arsip kepegawaian ini perlu dikelola dengan
baik? Latar belakangnya apa? Tujuannya apa?
Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, maka bermanfaat untuk:
1. Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen
2. Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya
3. Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA BKN No 18 Tahun 2011
Pengelolaan tata naskah dokumen kepegegawaian ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan
pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi
manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
Nah untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian secara efisien dan efektif. Untuk
mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS diperlukan adanya :
Prosedur kegiatan / SOP (Standar Operasional Prosedur).
Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.
Pengelola Tata Naskah / SDM yg mengelola naskah/arsip kepegawaian
Sarana & Prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian.
Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik tersebut bertujuan agar:
Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna mewujudkan sistem informasi kepegawaian
yang terintegrasi secara nasional.
Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien dan efektif.
Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:
1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna
tugas
2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai
3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

Nah bagaimana sistem pengelolaannya? Kita mengenal pengelolaan tata naskah dokumen fisik
dan tata naskah dokumen digital. Mari kita uraikan! Apa saja kelebihan dan kekurangan masing-
masing sistem/cara penyimpanan takah kepegawaian
a. Data Fisik
 Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas,
surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu
menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data
computer atau hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan
Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan
kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record
Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata
naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi
ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing)
terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan memberikan manfaat terutama
bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi
yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal
bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses
penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian
permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih
data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan
penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian
proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat
disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data
konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai
kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat
dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat
penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan
data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses
dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan
distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital
tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital
yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian
oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak
cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message
(steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk
menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data
digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti
identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti:
gambar, audio , video, text atau file biner.

Nah bagaimana Prosedur/Tahapan dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian? Di atas tadi
katanya harus ada pedoman dalam pengelolaan tata naskah kepegawaian, salah satunya
yang perlu diperhatikan yaitu SOP (Standart Operating Procedure) dalam mengelola dokumen
administrasi kepegawaian meliputi
a. Jenis dokumen yang disimpan
a. Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.
b. Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP).
c. Nota Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN
d. SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN yg
diterbitkan oleh instansi.
 Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.
e. dll
b. Prosedur pencatatan dokumen
Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik meliputi
verifikasi dan validasi.
c. Prosedur penyimpanan dokumen
1. Memberikan Label pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP
2. Menyusun tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
3. Menyimpan tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP
4. Membuat laporan
d. Prosedur pemeliharaan dokumen
1. Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal retensi takah dan membuat
laporan
2. Jika terjadi mutasi di lingk, BKD Kab/Kota/Prov tata naskah pegawai ybs
dipindahkan sesuai unit kerja yg baru.
3. Mengendalikan jumlah dan isi takah secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman &
pengembalian tata naskah
4. Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup, dan
membersihkan lemari takah
e. Prosedur pelayanan informasi dokumen
1. Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman tata naskah.
2. Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.
3. Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.

Apa sajakah jenis-jenis arsip kepegawaian? Bagaimana menyusun tata naskah kepegawaian yang
baik? Apa saja kelengkapan dokumen tata naskah kepegawaian perseorangan? Apa titu Buku
Penjagaan Administrasi Kepegawaian?

JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN:

1) Formasi Pegawai
2) Penerimaan Pegawai.
3) Pengangkatan Pegawai.
4) Pembinaan Karir Pegawai
5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.
6) Mutasi Pegawai.
7) Administrasi Pegawai.
8) Kesejahteraan Pegawai.
9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.
12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.
13) Data Kepegawaian.
14) Dokumentasi Kepegawaian.
15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.

MENYUSUN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK:

Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1. Menjaga kerapihan penyimpanan;
2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali;
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan
dokumen arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik

KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN

1) Lamaran
2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3) Pengangkatan CPNS
4) Hasil Pengujian Kesehatan;
5) Pengangkatan PNS
6) Daftar Riwayat Hidup;
7) Kartu Pegawai (KARPEG);
8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9) Kartu Peserta Taspen;
10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11) Tanda Peserta Asuransi
12) DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13) KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)
15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK
Penarikan kembali dari perbantuan.
20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti
diluar Tanggungan Negara;
25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri
26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27) Data / Mutasi keluarga PNS;
28) Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik
29) Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31) Penetapan Angka Kredit/fungsional;
32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;
36) SK Meninggal Dunia/Hilang;
37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;

BUKU PENJAGAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA TIAP SKPD/UNIT KERJA

1) Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN
2) Daftar Nama Pejabat Struktural
3) Daftar Nama Pejabat Fungsional
4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)
6) Buku Penjagaan KGB PNS
7) Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU
8) Daftar Kepemilikan KARPEG
9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah
11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin
13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya
16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)