Gregorius Kevin Adinugroho (1201140108/TI-38-08)

Business Process Management

5. Keampuan Proses BPM

Didalam BPM terdapat 4 kemampuan yang sangat berpengaruh dalam sebuah proses bisnis.
tanpa keempat kemampuan ini tidak dapat membuat manajemen proses kerja, dan harus
melakukan upaya mendesak untuk melakukan peruabahan secara tepat. Keempat kemampuan
yang dimaksud yaitu:

1. Kepemimpinan (Leadership)
Penerapan dari manajemen proses yang efektif bergantung pada keoemimpinan yang kuat
dan terlibat dalam setiap prosesnya. Sebuah proses transisi dapat menyebabkan gangguan
pada organisasi kecuali pada senior eksekutif yang menjadikan hal tersebut pada misi
probadinya. Kepemimpinan senior eksekutif yang kuat harus memiliki pengetahuan yang
luas dan memiliki semangat yang tinggi.
2. Budaya (Culture)
Proses secara tidak langsung menuntut orang-orang disekitar organisasi untuk
mengutamakan pelanggan, nyaman untuk bekerja dalam tim, bertanggung jawab atas
hasil yang telah dikerjakan, dan menerima setiap perubahan. Kecuali budaya organisasi
menghargai semua prinsip ini, proses hanya akan menjadi hal yang dilewatkan.
3. Penguasaan (Governance)
Penguasaan ini bertujuan untuk memproses manajemen namun melembagkannya sesuai
dengan tanggung jawab yang berlaku sehingga semua proses terintergrasi satu dengan
yang lainnya. Lembaga ini terdiri dari pemilik proses, eksekutif, dan manajer senior
sebagai badan pengawas strategis, menetapkan arah dan prioritas, menyelesaikan masalah
lintas proses, dan merubah suatu masalah menjadi proses.
4. Keahlian (Expertise)
Keahlian sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah proses dan bukan ditujukan untuk
yang amatir karena memiliki tingkat kesulitan yang tinggi dan kompleks. Oleh karena itu
perusahaan membutuhkan kader dengan keahlian dalam perancangan dan implementasi
proses, metric, manajemen perubahan, pengelolaan program, peningkatan proses, dan
semua hal yang berhubungan dengan teknik terkait.
Kepemimpian merupakan tantangan yang paling menantang karena memerlukan penyeleksian
dari berbagai aspek sehingga dapat meyakinkan bahwa proses akan berjalan lancer nantinya
dengan kepemimpinan yang kuat. Membentuk kembali budaya membutuhkan waktu dan energi.
Dua lainnya kurang sulit, tapi sering diabaikan.

6. Prinsip-Prinsip Manajemen Proses

Semua pekerjaan adalah proses kerja. Proses berarti memposisikan aktivitas kerja individual
baik rutin atau kreatif untuk memberikan sebuah nilai kepuasan bagi pelanggan eksternal yang
penting untuk bisnis.

Setiap proses lebih baik daripada tidak ada proses. Proses yang terdefinisi dengan baik
setidaknya akan memberikan hasil yang dapat diprediksi dan berulang, dan dapat berfungsi
sebagai landasan pementasan untuk perbaikan.

Proses yang baik lebih baik daripada proses yang buruk. Maksudnya adalah proses yang
baik membutuhkan perancangan yang matang dan kritis. Jika sebuah perusahaan dibebani
dengan desain proses yang buruk, maka perlu diganti dengan yang lebih baik.

Satu versi proses lebih baik dari banyak versi. Dengan adanya standarisasi proses, perusahaan
akan menghasilkan ekonomi yang baik dalam layanan pendukung seperti pelatihan dan system
TI.

Bahkan proses yang baik pun harus dilakukan secara efektif. Desain proses yang baik
merupakan suatu hal yang diperlukan namun tidak memadai untuk proses kerja yang tinggi
sehingga perlu dikombinasikan dengan eksekusi yang dikelola dengan hati-hati, sehingga
kemampuan desain diwujudkan dalam praktiknya.

Proses yang baik pun bisa dilakukan dengan lebih baik. Pemilik proses perlu terus waspada,
mencari peluang untuk melakukan modifikasi pada desain proses agar dapat lebih meningkatkan
kinerjanya.

Setiap proses yang baik akhirnya menjadi proses yang buruk. Tidak ada proses yang selalu
constant dalam menghadapi perubahan. Hal tersebut dipengaruhi oleh Kebutuhan pelanggan
yang selalu berubah, perubahan teknologi, perubahan persaingan, dan transisi proses.
7. EPM Sebagai Alat Manajemen Dan BPMS

Dasar dari sebuah manajemen proses adalah Enterprise Process Model (EPM) yang merupakan
representasi grafik proses perusahaan untuk menunjukan hubungan input dan outputnya. EPM
yang efektif harus sederhana dan jelas, pas pada satu halaman, dan biasanya mencakup tidak
lebih dari 5-10 proses inti. Fungsinya adalah untuk memberikan detail tambahan, memecahkan
setiap proses tingkat teratas menjadi sejumlah subproses, yang selanjutnya diuraikan menjadi
aktivitas.

Berikut ini adalah serangkaian masalah yang harus ditangani oleh perusahaan baru-baru ini:
Area yang beresiko tinggi dicari dan diidentifikasi kelompok manajemen risiko terhadap
perusahaan. Proses yang mempengaruhi risiko ini perlu diidentifikasi dan didesain ulang
dengan cara membantu menguranginya.
Benchmarking sebuah proses perlu dilakukan antara perusahaan yang mengakuisisi dan
perusahaan yang diakuisisi, untuk membantu mengintegrasikan kedua perusahaan
tersebut dengan beralih dari proses lama ke yang baru.
Strategi atau inisiatif perusahaan baru memerlukan perubahan definisi beberapa indikator
kinerja utama perusahaan (KPI).
Penyampaian informasi dari suatu perubahan yang dibuat pada beberapa modul perlu
diberi tahu kepada manajer tentang dampak perubahan pada mereka.
Aktivitas yang digunakan dalam beberapa proses dimodifikasi dalam salah satu dari ini,
dan perubahan ini perlu dicerminkan dalam semua kejadian aktivitas lainnya.
Ketika sebuah perubahan dibuat untuk sebuah kebijakan bisnis, maka perlu untuk
membuat perubahan yang sesuai sesuai dengan semua proses di mana ia tertanam.

EPM perlu digunakan sebagai alat manajemen aktif untuk situasi seperti ini dan alat semacam itu
bisa disebut sebagai Business Process Management Systems (BPMS). BPMS kontemporer pada
prinsipnya digunakan untuk dua jenis tujuan: untuk membuat deskripsi proses (dalam hal
aktivitas penyusunnya), yang dapat digunakan untuk mendukung analisis proses, simulasi, dan
upaya perancangan; Dan untuk menghasilkan kode executable yang mendukung kinerja sebuah
proses, dengan mengotomatisasi langkah-langkah proses tertentu, mengintegrasikan sistem dan
database yang digunakan oleh proses, dan mengelola alur kerja dokumen dan bentuk lain yang
melewati proses.

Hubungan dari aspek-aspek didalam perusahaan adalah:

Definisi proses dan aktivitas, dan desain

Interkoneksi dan keterkaitan antar proses
Metrik
Proyek dan kegiatan yang terkait dengan implementasi dan peningkatan proses
Organisasi bisnis yang terlibat dalam pelaksanaan dan pelaksanaan proses
Versi proses dan variasi
Sistem informasi yang mendukung proses
Elemen data dibuat oleh, digunakan oleh, dan dimiliki oleh proses
Program dan inisiatif perusahaan dan hubungannya dengan proses
Titik kontrol dan faktor risiko
Peran dalam organisasi yang terlibat dalam melakukan proses
Personel manajemen yang terkait dengan proses (seperti pemilik proses)
Strategi dan program perusahaan yang dipengaruhi oleh proses.

Sistem ini dapat bertindak sebagai model cerdas perusahaan dan prosesnya. Dengan demikian,
ini bisa menjadi alat yang ampuh untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen dan
tindakan di lingkungan yang kompleks dan cepat berubah.

8. Batasan dari BPM

Berikut merupakan isu-isu pada BPM terhadap orang, organisasi, dan ekonomi.

Struktur manajemen dan tanggung jawab. Terdapat perubahan yang cukup besar pada
manajemen dan tanggunng jawabnya secara radikal. Beberapa perusahaan bereksperimen dengan
memindahkan banyak proses standar dari beberapa unit bisnis ke dalam jumlah yang sesuai
dengan organisasi layanan bersama. Yang lainnya melakukan outsourcing keseluruhan proses.

Dukungan IT. Setiap arsitektur berorientasi layanan masih memiliki beberapa kendala begitu
juga untuk system ERP yang dikenal sebagai software proses yang memungkinkan untuk
menangani pekerjaan secara end-to-end.
Proses Interenterprise. Sebagian besar organisasi berfokus pada proses yang berjalan di dalam
perusahaan mereka; Namun tujuan sebenarnya dari proses ini berada di perusahaan yang
berbeda.

Proses dan Strategi. Proses merupakan sarana yang digunakan oleh perusahaan, disisi lain,
proses juga berarti penentu strategi perusahaan. Perusahaan yang memiliki proses kelas dunia
dapat menyebarkan produk di pasar yang baru dan untuk mendukung produk dan layanannya.

Struktur industry. Struktur industry merupakan salah satu batasan dari BPM karena seiring
perusahaan menyadari bahwa proses tertentu mewakili kemampuan inti mereka, sementara yang
lainnya bersifat perifer.