Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 1

PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN

ARSIP KABUPATEN KULON PROGO
Penulis 1: Galuh Rusita
Penulis 2: Djihad Hisyam
Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Email : galuhr.sita@gmail.com

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kabupaten Kulon Progo, terutama yang berkaitan dengan prosedur pengelolaan, sistem penyimpanan,
fasilitas kearsipan, pegawai kearsipan, lingkungan kerja kearsipan dan hambatan-hambatan yang dihadapi
dalam pengelolaan arsip statis. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan
pendekatan kualitatif. Informan penelitian yakni Arsiparis dan pegawai pengolah arsip di unit lain yang
secara langsung melaksanakan kegiatan kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo
sejumlah lima orang. Teknik pengumpulan data yang digunakan yakni observasi, wawancara, dan
dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik interaktif yang terdiri dari: reduksi data,
penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Sedangkan teknik keabsahan data yang digunakan yaitu
triangulasi, baik sumber maupun metode. Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa: 1)
Pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo secara keseluruhan telah
mengikuti prosedur/peraturan yang berlaku, akan tetapi masih belum optimal pada aspek sarana dan
prasarana kearsipan, perawatan dan penyelamatan arsip. 2) Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo, yaitu: a) faktor sarana dan prasarana, yakni
peralatan kearsipan masih sederhana dan kurang memadai, ruang penyimpanan arsip statis masih bercampur
dengan yang lainnya belum menjadi satu ruangan terpisah, belum ada alat pengatur suhu ruangan (AC)
sehingga pada musim tertentu udara menjadi sangat lembab, b) faktor sumber daya manusia (SDM) yakni
jumlah petugas kearsipan yang masih kurang, serta latar belakang pendidikan yang kurang sesuai, kesadaran
masyarakat, pihak-pihak, serta instansi di wilayah Kabupaten Kulon Progo tentang pentingnya arsip masih
sangat rendah. 3) Upaya yang dilakukan oleh Kantor Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo untuk
mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip statis, yaitu: a) memaksimalkan fungsi peralatan kearsipan
yang ada, b) peningkatan kinerja Sumber Daya Manusia (SDM), dengan cara mengikuti diklat-diklat, dan
penataran terkait dengan bimbingan teknik kearsipan.

Kata kunci : Pengelolaan Arsip statis

THE MANAGEMENT OF THE STATIC ARCHIVE IN THE LIBRARY AND

ARCHIVE OFFICE OF THE KULON PROGO DISTRICT

ABSTRACT

This research aims to understand the management of the static archive in the Library and Archive Office of
the Kulon Progo District, especially in regard to management procedures, storage system, chancery
facilities, employees chancery, chancery work environment and the obstacles facing the management of the
static archive. This research is descriptive in nature adopting qualitative information. The subjects of this
study, namely Archivist and another employee of archive unit in Library and Archive Office of the Kulon
Progo District who manage the archives directly, numbers five persons. The data collection techniques that
were used were observation, interview, and documentation. The interactive data analysis techniques used
consist of the reduction of the data, the presentation of data and the withdrawal of a conclusion.
Triangulation was used in order to validate the data. The results of the research show: 1) that management
of the static archive in the Library and Archive of the Kulon Progo District office have overall followed the
procedures and regulations, but yet have not achieved optimal chancery on the facilities and infrastructure,
 Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 2

care and archive rescue. 2) that barriers were faced in the management of the static archive, namely: a)
facilities and infrastructure factors, simple and equipment chancery is still inadequate, archive storage
space mingled with other static still have not become a separate room and do not yet have a thermostat in
the room (AC) so that in certain seasons of the air becomes very moist, b) human resources: chancery officer
is still lacking, education and background is not consistent and public awareness in the Kulon ProgoDistrict
about the importance of the archives is still very low. 3) the efforts made by the Library and Archive Office
of the Kulon Progo District for overcoming resistance in the management of static archive namely: a) the
maximization of the function of pre-existing chancery equipment b) the increase in performance of human
resources by means following of training and upgrading courses related to guidance chancery technique.

Keyword: The management of the static archive

PENDAHULUAN tidak terlalu penting dan harus dimusnahkan.

Setiap organisasi atau instansi Tetapi banyak pula yang menyadari akan
menghasilkan dokumen dan naskah-naskah pentingnya fungsi arsip, sehingga arsip perlu
dalam menjalankan aktifitasnya. Dokumen dikelola, disimpan dan dirawat dengan baik.
dan naskah yang dihasilkan kemudian Arsip seharusnya dikelola dengan baik,
disimpan dengan menggunakan sistem apabila arsip tidak dikelola dengan baik hal
tertentu agar menjadi teratur dan mudah tersebut dapat menyebabkan berbagai
dicari. Dokumen penting yang telah disimpan permasalahan bagi suatu organisasi atau
secara teratur tersebut disebut arsip. Arsip instansi. Keberadaan arsip pada suatu instansi
memiliki peran sebagai bahan perencanaan, menjadi salah satu faktor yang sangat penting,
bahan pertimbangan dan pengambilan hal ini dikarenakan arsip merupakan penentu
keputusan, bahan penyelamatan aset, dalam proses pelaksanaan tugas instansi
perlindungan hak atas kekayaan intelektual, khususnya dalam instansi pemerintahan yang
penyelesaian sengketa, perlindungan wilayah, berorientasi pada pemberian layanan secara
menanamkan nilai, dan pencitraan institusi. langsung kepada masyarakat luas (publik).
Arsip memiliki peranan sangat penting bagi Selain itu, arsip juga merupakan sarana
kelancaran aktifitas organisasi atau instansi evaluasi dalam proses penyelenggaraan
karena arsip digunakan sebagai sumber pemerintah dan pembangunan serta sebagai
informasi, sebagai pusat ingatan dan juga bahan pertanggungjawaban nasional kepada
sebagai bukti. generasi yang akan datang. Arsip harus
Setiap organisasi/instansi memandang dikelola dengan baik dan benar menggunakan
arsip secara berbeda, sebagian besar suatu sistem yang baik dan benar pula agar
memandang arsip sebagai sebuah hasil informasi yang tersimpan dalam arsip tetap
samping dari suatu kegiatan administrasi. Hal terjaga keotentikannya. Pengelolaan arsip
tersebut kemudian menjadikan arsip yang baik juga dapat mempermudah dalam
cenderung dipandang sebagai sesuatu yang
 Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 3

penemuan kembali arsip, ketika arsip tersebut arsip yang belum baik (masih berantakan)
sewaktu-waktu diperlukan. sehingga terkadang ada surat yang hilang atau
Kantor pemerintah sebagai salah satu susah untuk ditemukan kembali, tempat
instansi pada umumnya berfungsi melayani penyimpanan arsip yang belum memadai
kepentingan publik, di mana kegiatan karena masih bercampur dengan ruang
administrasinya dilakukan secara rutin. pengolahan dan ruang pegawai, tidak
Dengan terus berlangsungnya kegiatan tersedianya AC yang berfungsi sebagai
administrasi, maka volume arsip pada kantor pengatur suhu ruangan pada ruang
pemerintah semakin hari semakin bertambah. penyimpanan arsip, suhu ruang penyimpanan
Apabila bertambahnya arsip tidak dikelola arsip seharusnya antara 22 C- 25 C, ruang
dengan baik maka arsip pada kantor penyimpanan arsip yang masih bercampur
pemerintah akan terus menumpuk dan terus dengan ruang pegawai dan ruang tamu,
bertambah sehingga akan terjadi tidak adanya gedung yang sudah tua dan sempit serta ada
nilai guna arsip, sehingga hanya akan menjadi sebagian atap gedung yang rusak, ruang
tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya penyimpanan arsip yang berdebu karena
serta tidak dapat memberikan informasi terkena dampak hujan abu letusan Gunung
dengan cepat saat diperlukan sewaktu-waktu. Kelud tahun 2014, perawatan arsip statis yang
Di setiap instansi diperlukan pengelolaan masih minim dan sederhana, sejauh ini arsip
arsip yang efektif dan efisien. masih dibersihkan dengan menggunakan
Kantor Perpustakaan dan Arsip kemoceng dan sesekali di vacuum cleaner,
Kabupaten Kulon Progo merupakan salah satu belum dilakukan fumigasi secara berkala,
instansi pemerintah yang bertugas menangani serta fasilitas kearsipan yang belum memadai
dan mengelola arsip daerah, serta memberikan hal ini terlihat dari kardus arsip yang masih
pelayanan kepada masyarakat maupun pihak- diletakkan di lantai karena rak sudah penuh.
pihak yang berkepentingan dengan arsip Fasilitas yang memadai dan perawatan
daerah Kulon Progo. Pada saat dilakukan yang baik sangat dibutuhkan untuk
observasi pada Maret 2014, ditemukan ada menunjang kelancaran kegiatan kearsipan
beberapa masalah dalam proses pengelolaan pada suatu instansi. Fasilitas yang masih
arsip. Permasalahan tersebut diantaranya, minim dapat mengganggu jalannya kegiatan
yaitu: waktu penemuan kembali arsip yang kearsipan yang terus berlangsung. Perawatan
masih membutuhkan waktu cukup lama yakni arsip yang tidak sesuai prosedur dapat
sekitar 5-15 menit, penemuan kembali arsip menyebabkan arsip menjadi cepat rusak.
yang diletakkan di lain ruangan bisa Misalnya saja, fumigasi yang tidak dilakukan
membutuhkan waktu lebih lama, penataan

secara berkala akan menyebabkan pelapukan
fisik arsip lebih cepat terjadi.
Berdasarkan permasalahan yang telah
disebutkan di atas, maka peneliti tertarik
untuk meneliti lebih lanjut
Pengelolaan Arsip Statis di
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
Progo.
METODE PENELITIAN
Desain Penelitian
Desain penelitian ini merupakan
penelitian deskriptif dengan menggunakan
pendekatan kualitatif. Penelitian ini dipilih
karena peneliti hanya berupaya
menyajikan data secara sistematis, faktual,
dan akurat mengenai fakta-fakta yang ada di
lapangan. Peneliti bermaksud untuk menggali
fakta mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kabupaten Kulon Progo
menggunakan desain penelitian deskriptif
dengan pendekatan kualitatif.
Tempat dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
Progo yang beralamat di Jalan Sanun No. 4
Wates, Kulon Progo, dan di Bagian Depo
Arsip yang beralamat di Jalan Bhayangkara,
Wates, Kulon Progo. Adapun pelaksanaan
penelitian dilaksanakan pada tanggal 01- 29
September 2014.
Informan Penelitian
Pihak-pihak yang menjadi informan
penelitian adalah orang-orang yang terlibat
Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 4
dan dapat memberikan informasi selengkap-
lengkapnya mengenai latar belakang dan
keadaan yang sebenarnya dari objek yang
diteliti sehingga dapat diperoleh data yang
mengenai akurat. Penelitian ini menggunakan informan
Kantor kunci dan informan pendukung. Adapun
informan kunci (key informan) yang dipilih
adalah Arsiparis dan informan pendukung
yaitu pegawai pengolah arsip di unit lain yang
secara langsung melaksanakan kegiatan
kearsipan.
Teknik Pengumpulan data
Penelitian ini menggunakan beberapa
untuk teknik pengumpulan data. Adapun teknik
yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Observasi
Observasi dilakukan untuk memperoleh
data yang sebenarnya tentang pengelolaan
arsip statis pada Kantor Perpustakaan dan
dengan Arsip Kabupaten Kulon Progo. Teknik ini
dilakukan dengan mengamati secara
langsung mengenai objek penelitian yang
berhubungan dengan pengelolaan arsip,
mulai dari sistem penyimpanan arsip,
fasilitas, pemeliharaan, penataan ruangan,
sarana dan prasarana, serta lingkungan
kerja yang berkenaan dengan kondisi ruang
kerja, petugas kearsipan yang berkenaan
dengan keterampilan dan kinerja petugas.
2. Wawancara
Wawancara digunakan untuk memperoleh
data secara mendalam yang berkaitan
dengan pengelolaan arsip statis di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
 Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 5

Progo. Pelaksanaan wawancara dilakukan dianalisis secara deskriptif untuk memperoleh

langsung oleh peneliti kepada informan gambaran tentang fakta yang ada di lapangan.
penelitian guna memperoleh informasi Proses pelaksanaan analisis data
yang akurat dan dapat melengkapi dilaksanakan melalui beberapa tahap. Tahap
informasi. Teknik wawancara digunakan analisis data yang digunakan dalam penelitian
sebagai pengontrol agar tidak terjadi ini, yaitu:
penyimpangan terhadap masalah yang 1. Reduksi Data
diteliti yaitu mengenai Pengelolaan Arsip Reduksi data dalam hal ini sebagai proses
di Kantor Perpustakaan dan Arsip pemilihan, penyederhanaan, dan
Kabupaten Kulon Progo. transformasi data kasar yang didapat di
3. Dokumentasi lapangan dengan tujuan untuk
Dokumentasi diperlukan untuk melengkapi menggolongkan, mengarahkan, membuang
data yang telah diperoleh melalui observasi yang tidak perlu, mengorganisasikan data
dan wawancara, dengan cara meminta data sehingga dapat ditarik kesimpulan akhir.
kepada pihak-pihak yang terkait baik yang 2. Penyajian Data
berupa arsip, dokumen ataupun foto-foto Penyajian data dilakukan dengan
yang terkait dengan pengelolaan arsip penyusunan informasi-informasi agar lebih
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip mudah dipahami sehingga memungkinkan
Kabupaten Kulon Progo. Teknik adanya penarikan kesimpulan dan
dokumentasi digunakan untuk memperoleh pengambilan tindakan.
informasi tentang sejarah, visi dan misi, 3. Menarik Kesimpulan
tujuan, fungsi, tugas, struktur organisasi, Teknik ini digunakan untuk mencari data
sarana dan prasarana, data pegawai, latar selengkap-lengkapnya kemudian mengolah
belakang pendidikan, serta foto-foto yang data. Data tersebut kemudian disajikan
berkaitan dengan pengelolaan arsip statis dengan tulisan dan tabel agar mudah untuk
pada Seksi Deposit dan Pelestarian Bahan dipahami, dan selanjutnya data
Pustaka serta penyimpanan arsip statis di dibandingkan dengan teori yang sesuai
Kantor Arsip dan Dokumentasi (Depo untuk mengambil keputusan.
Arsip). Peneliti menarik hasil dari data yang telah
Teknik Analisis Data terkumpul dan kemudian memberikan
Teknik analisis data yang digunakan makna, tafsiran, argument,
dalam penelitian ini adalah analisis interaktif. membandingkan data, dan mencari
Data yang telah diperoleh disajikan dan hubungan antara satu komponen dengan
 Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 6

komponen yang lain sehingga dapat ditarik dan Arsip Kabupaten Kulon Progo dapat
kesimpulan. dilihat pada tabel berikut ini:
Teknik Pengujian Keabsahan Data
Jumlah Almari Arsip:
Teknik keabsahan data yang digunakan
1. Almari Kayu, 1 buah
dalam penelitian ini adalah triangulasi sumber
2. Roll Opack, 2 buah (Roll Opack I
dan metode. Teknik triangulasi sumber
berisi 6 buah, dan Roll Opack II berisi
dilakukan dengan cara membandingkan hasil 2 buah)
wawancara antara informan penelitian yang 3. Almari Besi, 1 buah

satu dengan informan penelitian yang lain. 4. Filling Cabinet, 2 buah

Sedangkan teknik triangulasi metode Total: 6 buah

dilakukan dengan cara membandingkan serta

mengecek informasi yang diperoleh dari Fasilitas Kearsipan yang tersedia yaitu
sebagai berikut:
penggunaan metode yang berbeda, yaitu
antara hasil observasi, wawancara dan 1. Jendela, tersedia sebanyak 28 buah
2. Ventilasi, tersedia sebanyak 28 buah
dokumentasi. Hal ini bertujuan agar data yang 3. Alat ukur suhu, tidak tersedia
diperoleh bersifat valid, dan diakui 4. Air Conditioner (AC), tidak tersedia
5. Fire Detektor, tidak tersedia
kebenarannya. 6. Tabung pemadam api, tidak tersedia
HASIL PENELITIAN DAN 7. Kipas angin, tersedia sebanyak 2 buah
8. Rak arsip kayu, tersedia sebanyak 6
PEMBAHASAN buah
Kantor Perpustakaan dan Arsip 9. Rak arsip baja, tersedia sebanyak 6
buah
Kabupaten Kulon Progo merupakan instansi
pemerintahan yang salah satu tugasnya adalah Arsiparis di Kantor Perpustakaan dan
mengelola, menyimpan, memelihara, serta Arsip Kabupaten Kulon Progo berjumlah tiga
memberikan pelayanan kepada masyarakat
orang. Latar belakang pendidikan arsiparis
maupun instansi lain yang membutuhkan
informasi dari arsip yang tersimpan. ada yang lulusan SMA, D3 Kearsipan, dan S1
Prosedur dalam pengelolaan arsip statis Administrasi Negara. Berikut ini adalah tabel
dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu:
yang menunjukkan daftar petugas kearsipan
tahap pengumpulan, tahap penyimpanan,
tahap perawatan, tahap penyelamatan, tahap yang ada di Kantor Depo Arsip.
penggunaan, kemudian tahap pembinaan atas
Daftar Pegawai di Kantor Depo Arsip:
pelaksanaan serah arsip statis.
1. Widarjo, S. Sos (S1 Sospol Th. 2000)
Fasilitas kearsipan (sarana dan 2. Ir. Suroto (S1 Teknik Arsitek)
prasarana) yang ada di Kantor Perpustakaan 3. Sri Wursari, SE (S1 Managemen 2005)
 Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 7

4. Yuni Purwito (SMA Th. 2000) Pengelolaan arsip statis di Kantor

5. Subarjo, A.Md (D3 Kearsipan) Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
6. Yuliah, A.Md (D3 Kearsipan)
7. Sri Rahayu Yustina, S.IP (S1 Progo sudah mengikuti prosedur yang
Administrasi Negara) berlaku, akan tetapi belum maksimal
8. Warsih (SMA)
9. Retno Wahyuningsih, A.Md (D3 khususnya aspek fasilitas kearsipan (sarana
Kearsipan) dan prasarana), perawatan dan penyelamatan

Arsip merupakan salah satu faktor arsip.

penting yang menunjang kelancaran Faktor penghambat dalam pengelolaan

penyelenggaraan aktifitas suatu arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip

organisasi/instansi. Kantor Perpustakaan dan Kabupaten Kulon Progo adalah sebagai

Arsip Kabupaten Kulon Progo merupakan berikut:

instansi pemerintahan yang salah satu 1) Faktor Sarana dan Prasarana

tugasnya adalah mengurusi tentang arsip Yaitu kurangnya sarana dan prasarana yang

daerah. Kantor Perpustakaan dan Arsip memadai, seperti belum adanya ruang

Kabupaten Kulon Progo sebagai instansi yang penyimpanan arsip dan peralatan kearsipan.

menyimpan arsip-arsip yang berada di 2) Faktor Sumber Daya Manusia (SDM)

wilayah Kabupaten Kulon Progo hendaknya Belum adanya kesadaran tertip arsip, dan

mengelola serta menyimpan arsip dengan baik kekurangan arsiparis yang menangani

dan sesuai prosedur. Pengelolaan arsip yang pengarsipan dokumen sehingga menyebabkan

baik akan mempermudah pelaksanaan tugas waktu penyelesaian pengolahan arsip statis

serta sesuai dengan pencitraan instansi, karena menjadi lebih lama dari waktu yang

instansi ini merupakan instansi yang ditentukan sebelumnya/target.

mengurusi tentang arsip. Kantor Perpustakaan Faktor sarana dan prasarana yang belum

dan Arsip Kabupaten Kulon Progo dituntut memadai dan faktor jumlah SDM yang masih

memberikan pelayanan terbaik kepada kurang, serta latar belakang pendidikan yang

pengguna arsip maupun pihak-pihak yang tidak sesuai, perlu ditindaklanjuti untuk

berkepentingan dengan arsip statis yang meminimalisir faktor penghambatnya misal

disimpan. Oleh karena itu, diperlukan dengan penataan ruangan yang lebih efektif

pengelolaan arsip statis yang tepat agar proses dan efisien, perluasan dan perbaikan gedung,

penemuan kembali arsip dapat dilakukan pengecatan tembok sehingga warnanya lebih

secara cepat, serta pengguna arsip sesegera terang, penambahan peralatan kearsipan

mungkin mendapatkan informasi yang sesuai kebutuhan, pemisahan ruang

dibutuhkan. penyimpanan arsip statis, serta pemasangan

Air Conditioner (AC) sebagai pengatur suhu
 Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 8

supaya suhu di ruang penyimpanan arsip arsip statis ditambahkan dengan adanya
statis tidak lembab. pelaksanaan sosialisasi tentang pentingnya
Upaya yang dilakukan untuk mengatasi arsip ke instansi-instansi di wilayah
faktor penghambat dalam pengelolaan arsip Kabupaten Kulon Progo, serta upaya yang
statis, yaitu: mengikuti setiap diklat atau berasal dari dalam, yaitu peningkatan kinerja
Bimbingan Teknik Kearsipan yang ada, serta Sumber Daya Manusia (SDM ).
memaksimalkan fasilitas dan peralatan Upaya pemenuhan sarana dan prasarana
kearsipan yang ada. Upaya tersebut telah yang lebih memadai dapat membantu pegawai
dilaksanakan, akan tetapi belum dapat dalam menyelesaikan pekerjaan kearsipan
mengatasi hambatan yang ada secara efektif. dengan baik. Selain faktor tersebut, upaya
Pengelolaan Arsip Statis di Kantor peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon (SDM) juga penting dilakukan. Hal ini
Progo masih belum optimal. Terdapat sebagaimana yang dikemukakan oleh Widjaya
beberapa faktor penghambat pelaksanaan (1986: 130) bahwa ada 5 persyaratan yang
pengelolaan arsip, faktor penghambat tersebut harus dipenuhi untuk menjadi seorang petugas
berasal dari sarana dan prasarana kearsipan kearsipan, yaitu: a) memiliki pengetahuan
yang kurang memadai serta dari segi Sumber umum, terutama yang menyangkut masalah
Daya Manusia (SDM) yang menangani arsip surat-menyurat dan arsip, b) memiliki
statis yang jumlahnya masih kurang, serta pengetahuan tentang seluk beluk instansinya
pihak-pihak dan instansi terkait yang berada yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan
di wilayah Kabupaten Kulon Progo yang pejabat-pejabatnya, c) memiliki pengetahuan
kesadaran akan pentingnya arsip masih sangat khusus tentang kearsipan, d) memiliki
rendah. Hambatan yang muncul harus segera ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata
diatasi agar tidak berdampak besar dalam kearsipan yang sedang dijalankan, e)
pengelolaan arsip statis. Berdasarkan hasil kepribadian, yakni memiliki ketekunan,
penelitian menunjukkan bahwa upaya yang kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan,
dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat
Kabupaten Kulon Progo untuk mengatasi menyimpan rahasia organisasi.
faktor penghambat dalam pengelolaan arsip Demikian upaya yang telah dilakukan
statis, yaitu: a) memaksimalkan fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten
peralatan kearsipan yang ada, b) mengikuti Kulon Progo untuk mengatasi faktor
diklat-diklat, dan penataran terkait dengan penghambat dalam pengelolaan arsip statis
bimbingan teknik kearsipan. Ada baiknya jika perlu dilaksanakan secara berkelanjutan serta
upaya dalam mengatasi hambatan pengelolaan perlu diadakannya sosialisasi yang merata
 Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 9

agar pengelolaan arsip statis dapat berjalan boks apabila rusak, serta pemberian
secara optimal, efektif, serta efisien sehingga kapur barus/kamper. Perawatan arsip
tujuan kearsipan dapat tercapai. statis dan fumigasi belum dilaksanakan
KESIMPULAN DAN SARAN secara berkala.
Kesimpulan d. Penyelamatan arsip statis dilaksanakan
Berdasarkan hasil penelitian dan terhadap kelengkapan dan keutuhan
pembahasan, dapat ditarik kesimpulan sebagai kondisi fisik arsip serta informasi yang
berikut: dikandung dalam arsip statis. Arsip
1. Pengelolaan arsip statis di Kantor statis disimpan di dalam boks arsip dan
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon diletakkan di rak arsip, penyelamatan
Progo secara keseluruhan telah mengikuti arsip statis dilakukan dengan cara
prosedur/peraturan yang berlaku, akan mengamankan serta menghindarkan
tetapi masih belum optimal pada aspek arsip statis dari segala hal yang dapat
sarana dan prasarana kearsipan, perawatan merusak arsip.
dan penyelamatan arsip. Pengelolaan arsip e. Penggunaan arsip statis yang tersimpan
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip di Kantor Depo Arsip frekuensi
Kabupaten Kulon Progo, meliputi: peminjaman maupun penggunaannya
a. Pengumpulan arsip statis dilaksanakan masih sangat sedikit. Peminjaman arsip
melalui kegiatan penilaian, penataan, statis pada tahun 2014 dalam sebulan
dan pembuatan daftar arsip statis. hanya ada sekitar 1-2 peminjam saja.
Penilaian dilakukan terhadap f. Pembinaan atas Pelaksanaan Serah
kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik Arsip Statis meliputi bidang:
arsip serta nilai informasi dari arsip 1) Arsip, baik dalam bentuk
statis. naskahnya maupun dalam bentuk
b. Penyimpanan arsip statis di Kantor lainnya.
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten 2) Sumber daya kearsipan.
Kulon Progo menggunakan asas 3) Sarana dan prasarana kearsipan.
sentralisasi, dengan sistem 2. Hambatan yang dihadapi dalam
penyimpanan menggunakan sistem pengelolaan arsip statis di Kantor
subjek/pokok masalah. Penggunaan Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
sistem tersebut memudahkan dalam Progo, yaitu: a) faktor sarana dan
penyimpanan arsip statis. prasarana, yakni peralatan kearsipan masih
c. Perawatan arsip statis dilakukan dengan sederhana dan kurang memadai, ruang
cara membersihkan arsip, mengganti penyimpanan arsip statis masih bercampur
 Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 10

dengan yang lainnya belum menjadi satu terjadi lebih cepat, pemisahan ruang
ruangan terpisah, belum ada alat pengatur penyimpanan arsip statis karena arsip statis
suhu ruangan (AC) sehingga pada musim perlu disimpan pada satu ruangan khusus
tertentu udara menjadi sangat lembab, b) agar terhindar dari berbagai hal yang dapat
faktor sumber daya manusia (SDM) yakni merusak arsip, serta pengecatan tembok
jumlah SDM yang masih kurang, serta ruangan agar tidak kusam dan terlihat
latar belakang pendidikan yang kurang terang sehingga menimbulkan semangat
sesuai, kesadaran masyarakat, pihak-pihak, untuk bekerja.
serta instansi di wilayah Kabupaten Kulon b. Pemeliharaan dan pengamanan arsip
Progo tentang pentingnya arsip masih sebaiknya dilaksanakan secara rutin dan
sangat rendah. berkala, fumigasi hendaknya dilaksanakan
3. Upaya yang dilakukan oleh Kantor setiap 6 bulan sekali supaya arsip tetap
Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon terjaga, tidak cepat rusak serta terhindar
Progo untuk mengatasi faktor penghambat dari jamur dan serangga perusak kertas.
pengelolaan arsip statis, yaitu: a) c. Hendaknya faktor penghambat yang ada,
memaksimalkan fungsi peralatan kearsipan dapat diatasi dengan baik sehingga
yang ada, b) peningkatan kinerja Sumber pengelolaan arsip statis di Kantor
Daya Manusia (SDM), dengan cara Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
mengikuti diklat-diklat, dan penataran Progo dapat berjalan lancar.
terkait dengan bimbingan teknik kearsipan. d. Sebaiknya diadakan sosialisasi tentang
Saran kearsipan secara menyeluruh, dan
Adapun saran yang menjadi masukan bimbingan teknik/diklat kearsipan di setiap
dari penulis untuk pihak pengelola arsip statis instansi yang ada di Kabupaten Kulon
di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Progo sebagai upaya untuk meningkatkan
Kulon Progo, yaitu hendaknya pengelolaan kesadaran masyarakat akan pentingnya
arsip statis dapat terus ditingkatkan demi arsip sehingga pengelolaan arsip statis
kualitas pelayanan publik dengan cara sebagai menjadi optimal.
berikut: DAFTAR PUSTAKA
a. Sebaiknya sarana dan prasarana kearsipan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005).
Manajemen Kearsipan Modern dari
dilengkapi, seperti pemasangan Air
Konvensional ke Basis Komputer.
Conditioner (AC) untuk mengatur suhu Yogyakarta: Gava Media.
ruangan sebab suhu udara yang tidak
(2005).
sesuai prosedur atau terlalu lembab dapat Manajemen Kearsipan Modern.
Yogyakarta: Gava Media.
menyebabkan kerusakan pada arsip statis
 Pengelolaan Arsip Statis di (Galuh Rusita) 11

Arifudin David Dhanianto. (2014). Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971

Pengelolaan Arsip Statis di SMK tentang Ketentuan Pokok-Pokok
Muhammadiyah 1 Tempel Kabupaten Kearsipan. Jakarta.
Sleman. Yogyakarta: Skripsi.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Badri Munir Sukoco. (2007). Manajemen tentang Ketentuan Pokok-Pokok
Administrasi Perkantoran Modern. Kearsipan. Jakarta.
Jakarta: Erlangga. Widjaja, A.W. (1993). Administrasi
Basir Barthos. (1997). Manajemen Kearsipan. Kearsipan Suatu Pengantar. Edisi
Jakarta: Bumi Aksara. Revisi. Jakarta: PT Raja Grafindo.

(2007). Manajemen Kearsipan Wursanto. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta:

Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Kanisius.
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Zulkifli Amsyah. (1998). Manajemen
Aksara.
Kearsipan. Jakarta: Gramedia.
Burhanudin dan Dwi Rokhmatun. (2013).
Profesi Kearsipan. Yogyakarta.
Hesti Ambarwati. (2008). Pelaksanaan
Penyimpanan Arsip Statis Pada
Subbagian Arsip dan Ekspedisi Kantor
Regional I Badan Kepegawaian Negara
Yogyakarta. Yogyakarta: Skripsi.
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis.
Lexi J. Moleong. (2006). Metodologi
Penelitian Kualitatif. Bandung: PT
Remaja Rosdakarya.
Maulana, M.N. (1982). Administrasi
Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya
Aksara.
Sardiman, dkk. (2011). Pedoman Tugas Akhir
Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi
UNY. Yogyakarta: FISE.
Sularso Mulyono, dkk. (1985). Dasar-Dasar
Kearsipan. Jakarta: Liberty.
Sutarto. (1987). Sekretaris dan Tatawarkat.
Yogyakarta: Gadjah Mada University
Press.
The Liang Gie. (2000). Administrasi
Perkantoran Modern. Yogyakarta:
Liberty.