PROYEK PERUBAHAN

PENERAPAN SURAT MENYURAT MELALUI E-MAIL APLIKASI

ZIMBRA DI KABUPATEN ACEH TAMIANG

Disusun oleh:

Nama : TAMRINDU LUBIS,S.Pd

NDH : 19
Instansi : Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian

PROGRAM DIKLAT PIM TINGKAT III ANGKATAN II KELAS B

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
REPUBLIK INDONESIA 2017
1. Identifikasi Proyek

1.1. Proyek Perubahan

Penerapan Surat Menyurat Melalui E-Mail Aplikasi Zimbra

di Kabupaten Aceh Tamiang

1.2. Deskripsi

Aplikasi zimbra merupakan salah satu mail server yang

sedang naik daun sekarang ini adalah Zimbra Mail Server.

Bukan semata-mata karena Excellent menjadi partner Zimbra

sehingga kami menuliskan kumpulan link tutorial ini,

melainkan juga karena Zimbra memiliki kualitas yang mampu

untuk dijadikan mail server, yang dapat melengkapi list surat

menyurat secara bertahap dan membahas mengenai tata cara

konfigurasi mail server secara global dan pengiriman email

secara lokal termasuk tata cara pengecekan masalah yang

terjadi hingga membahas mengenai tata cara pengiriman

email ke internet, termasuk proses trouble shootingnya.

Penyediaan informasi bagi Satuan Perangkat Kerja

Daerah dan/atau pihak-pihak yang membutuhkan informasi,
merupakan suatu hal yang tidak bisa dihindari pada masa
sekarang ini.

1.3. Sponsor/Mentor
Nama : Alfuadi, Bsc.F,SP
NIP. : 19580310 198703 1 001
Jabatan : Kepala Dinas
Instansi : Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian
 Kabupaten Aceh Tamiang
No. Hp : 081269589665
E-mail :-
Peran dan Tugas :
a. Sebagai mentor untuk memberikan kesepakatan dan
persetujuan atas proyek perubahan yang diajukan oleh
peserta.
b. Bertindak sebagai pembimbing peserta dengan sikap
professional.
c. Memberi dukungan penuh kepada peserta diklat dalam
mempersiapkan rancangan proyek perubahan yang akan
di implementasikan.
d. Memberikan dukungan dan arahan kepada peserta dalam
merumuskan atau mengidentifikasi.

1.4. Project Leader :

Nama : Tamrindu Lubis
NIP. : 19730503 2005041 001
Jabatan : Sekretaris
Instansi : Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian
Kabupaten Aceh Tamiang
No. Hp : 082370672256
E-mail : erindutam@gmail.com
Peran dan Tugas :
a. Sebagai Proyek Leader

b. Memimpin pelaksanaan proyek leader

c. Mengkoordinasi anggota tim untuk mencapai tujuan proyek

perubahan.

d. Berkoordibasi dengan stakeholder terkait.

1.5. Coach

Nama : Dr. Drs. Bujang Syaifar, M.Pd

Jabatan : Widya Iswara
Instansi : Lembaga Administarsi Negara (LAN)
Wilayah
No. Hp : 081268950101
E-mail : bujangsyaifar@rocketmail.com
Peran dan Tugas :
1. Memotivasi dan memberikan tantangan tentang subtansi

perubahan.

2. Memonitor kegiatan peserta selama tahap taking ownership dan

laboratorium kepemimpinan

3. Berkoordinasi dengan mentor

4. Member input usulan proyek perubahan selama taking owner

ship dan laboratorium kepemimpinan.

5. Memberi feedback terhadap progress selama laboratorium

kepemimpinan setiap minggu.

6. Memonitor dan merekam perkembangan proyek perubahan .

7. Mengkomunikasikan proses kemajuan dan hasil coaching

kepada lembaga.

8. Melakukan counseling.
 RANCANGAN GAGASAN PERUBAHAN
DINAS KOMUNIKASI INFORMATIKA DAN PERSANDIAN
KABUPATEN ACEH TAMIANG

1. LATAR BELAKANG

Aktivitas pelayanan dalam organisasi baik dalam bentuk struktur

maupun mekanisme kerjanya akan sangat berperan dalam rangka

pencapaian mutu dan kelancaran kegiatan pelayanan. Dalam upaya

memberikan pelayanan, setiap Satuan Kerja Perangkat Kabupaten

(SKPK) dituntut untuk dapat bertindak cepat dan akurat. Satuan Kerja

Perangkat Kabupaten (SKPK) Aceh Tamiang harus dapat mengelola

secara cermat, tepat dan menghasilkan informasi yang dapat digunakan

dalam pengelolaan administrasi organisasi.

 Dalam pelaksanaan kegiatan administrasi, Satuan Kerja

Perangkat Kabupaten (SKPK) Aceh Tamiang diarahkan kepada

pencapaian efisiensi dan efektivitas kerja. Salah satu pendukung

keberhasilan pencapaian tujuan organisasi atau lembaga secara efektif

dan efisien adalah kelancaran dan ketertiban dalam bidang administrasi.

Untuk mendukung ketertiban dan kelancaran dalam bidang

administrasi harus tersedia lingkungan kerja yang tepat yaitu

lingkungan kerja yang memungkinkan untuk melaksanakan pekerjaan

dengan nyaman. Alokasi terhadap waktu, biaya dan tenaga dalam

mekanisme kerja kantor harus diperhitungkan.

Sejauh ini sistem pengiriman surat yang sedang berjalan di

lingkup sekretariat daerah Kabupaten Aceh Tamiang masih dilakukan

dengan mengirimkan surat yang akan diberikan kepada Sekretaris

Daerah (SekDa) Kabupaten Aceh Tamiang dan Kepala Dinas Lingkup

Sekretariat dilakukan secara manual dengan memberikan surat secara

langsung kepada sekretaris atau staf administrasi bagian surat-

menyurat dengan bentuk fisik berupa print out dari surat yang akan di

antar.

Kelemahan yang dimiliki dalam sistem pengiriman surat tersebut

adalah adanya biaya pembelian kertas dan Amplop Surat karena surat

akan diberikan secara langsung dalam bentuk fisik print out, memakan

waktu dalam proses pengiriman surat yang mengakibatkan

keterlambatan pengiriman surat, surat tidak dapat langsung diterima

oleh penerima surat jika yang bersangkutan sedang tidak ada ditempat,

memerlukan tambahan waktu jika penerima surat menginginkan adanya

desposisi surat kepada bawahan yang ditunjuk, memperbanyak arsip

surat yang akan menumpuk dan sulit jika akan mencari arsip surat

lama yang dibutuhkan, dan perlunya penggandaan surat jika akan

dikirim kepada lebih dari satu penerima.

Seperti yang telah diketahui bersama bahwa pengelolaan surat

yang tidak efektif dalam kegiatan administrasi dapat menimbulkan

kelambanan dan bahkan menyebabkan kegagalan dalam pencapaian

tujuan organisasi di Pemerintahan Kabupaten Aceh Tamiang.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan

surat menyurat mempengaruhi kelancaran kegiatan organisasi dan

kinerja pegawai. Oleh karena itu penulis tertarik untuk mengadakan

Rancangan Gagasan Perubahan tentang Penerapan Surat Menyurat

Melalui E-mail Aplikasi Zimbra di Kabupaten Aceh Tamiang .

2. NAMA GAGASAN PERUBAHAN

Penerapan Surat Menyurat Melalui E-mail Aplikasi Zimbra

di Kabupaten Aceh Tamiang .

3. TUJUAN PERUBAHAN

1. Tujuan Jangka Pendek (terlaksana Tahun 2017)

Berdasarkan latar belakang di atas, maka tiap-tiap Satuan

Kerja Perangkat Kabupaten (SKPK) Aceh Tamiang mengirim satu

orang nama staf yang bertugas sebagai operator Admin

berdasarkan Surat Keputusan (SK) yang fungsinya sebagai pengirim

dan penerima surat Melalui E-mail Aplikasi Zimbra yang telah

dibuat oleh Staff Admin pada Bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian Kabupaten Aceh

Tamiang sebagai Pengawas Center E-mail seluruh SKPK Aceh

Tamiang, selain itu Operator Admin SKPK diberikan User Name

Email SKPK serta membuat Password (Kunci sandi) sendiri yang

mudah diingat oleh operator admin SKPK itu sendiri.

1. Tujuan jangka pendek ini difokuskan pada pemanfaatan dan

Efisiensi bekerja dalam Administrasi Surat Menyurat dengan

mudah dan cepat antara lain sebagai berikut :

a. Tersedianya akses Email Melalui Aplikasi Zimbra terutama

mengirim dan menerima surat masuk dari SKPK Aceh

Tamiang.

b. Mengetahui hambatan-hambatan yang timbul dalam

pengelolaan Penerapan Surat Menyurat Melalui Email

Aplikasi Zimbra di Kabupaten Aceh Tamiang.

c. Menghasilkan sistem Komunikasi dan informasi melalui

pengiriman dan penerimaan surat yang cepat.

d. Membangun Pola Kerja Aparatur yang terlibat dalam

administrasi umum di SKPK Aceh Tamiang.

e. Tersusunnya Konsep atau Mou Pilot project kerjasama antara

Dinas Komunikasi Informatika dengan seluruh SKPK Aceh

Tamiang.

2. Tujuan Jangka Menengah

 a. Terbentuknya Kelompok Operator Admin E-mail Aplikasi

Zimbra di SKPK Aceh Tamiang.

b. Meningkatnya SDM terutama Operator Admin Email

Aplikasi Zimbra di SKPK Aceh Tamiang dengan adanya

pelatihan Aplikasi Program Email dengan berbasis

Teknologi Informatika Komputer .

c. Mengetahui hambatan-hambatan yang timbul dalam

pengelolaan surat di SKPK Aceh Tamiang.

d. Untuk mengetahui kendala apa yang dihadapi selama

menggunakan sistem konfensional yang sedang berjalan.

3. Tujuan Jangka Panjang

a. Terpenuhinya Program Penerapan Surat Menyurat

Melalui Aplikasi Zimbra di Pemerintahan Kabupaten Aceh

Tamiang khususnya pada SKPK Aceh Tamiang.

b. Terwujudnya Pencapaian Kinerja dari Dinas Komunikasi

dan Informatika Kabupaten Aceh Tamiang selaku

pengawas dan pengelola Surat Menyurat SKPK melalui

Aplikasi Zimbra di Kabupaten Aceh Tamiang.

4. MANFAAT PERUBAHAN
 Adapun manfaat dari gagasan perubahan Penerapan Surat

Menyurat Melalui Email Aplikasi Zimbra di Kabupaten Aceh

Tamiang adalah :

1. Dapat menghemat biaya pembelian kertas untuk pengiriman surat

secara print out.

2. Surat dapat diterima secara cepat oleh penerima selama terhubung

dengan jaringan internet.

3. Tidak perlu membutuhkan waktu lama jika penerima surat

menginginkan adanya desposisi kepada bawahan untuk

menindaklanjuti surat.

4. Tidak menimbulkan penumpukan arsip surat.

5. Lebih efektif karena inbox hanya terisi oleh data-data dengan

kepentingan dinas sehingga penerima baik staf penerimaan atau

kepala instansi penerima lebih fokus dalam memperhatikan surat

yang masuk.

5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN

Berdasarkan Tujuan Proyek Perubahan, dirumuskan ruang

lingkup perubahan sebagai berikut :

a Terbentuknya tata kelola Organisasi pada Dinas Komunikasi dan

Informatika dan Persandian Kabupaten Aceh Tamiang.

b Terciptanya Kelompok Operator Admin Pengelolaan Surat Menyurat

Melalui Aplikasi Zimbra di SKPK Aceh Tamiang.

c Adanya Sosialisasi dan Pelatihan Operator Admin Melalui Aplikasi

Zimbra di Seluruh SKPK Kabupaten Aceh Tamiang.

 d Keterlibatan Stakeholder dengan Dinas Komunikasi Informatika

dan Persandian Kabupaten Aceh Tamiang.

e Terciptanya system Administrasi Pengiriman dan Penerimaan

Surat menyurat Melalui Aplikasi Zimbra SKPK di Kabupaten Aceh

Tamiang.

Konsultasi dan Persetujuan Mentor tentang Rancangan Program Perubahan yang akan
melahirkan Inovasi di Ruang Kerja Mentor Rabu 30 Agustus 2017
 Konsultasi dan Persetujuan Sekretaris Daerah Kabupaten Aceh Tamiang terkait dengan
Rancangan Program Perubahan yang akan melahirkan Inovasi pada Dinas Komunikasi
Informatika dan Persandian Kabupaten Aceh Tamiang, Kamis 31 Agustus 2017

Pembentukan Tim Efektif Dinas Komunikasi Informatika dan Persandian Kabupaten Aceh
Tamiang terkait dengan Rancangan Program Perubahan yang akan melahirkan Inovasi,
Rabu 30 Agustus 2017
Pembentukan Tim Efektif Pembuatan Aplikasi E-SUMEN Melalui Aplikasi Zimbra
di Kabupaten Aceh Tamiang,, Kamis 31 Agustus 2017