STANDARD OPERATING

PROCEDURE
SITE POSSESION

P/CE/001 REV.01

LEMBAR PERSETUJUAN SOP

Setelah dilakukan pembahasan, maka SOP dengan keterangan sebagai berikut:

Judul : SITE POSSESION

NO SOP : P/CE/001

Pemelihara : CONTRACT ENGINEER

Tanggal Efektif :

Riwayat Dokumen :

Revisi Tanggal Deskripsi

Diketahui Oleh Disetujui Oleh : Dibuat Oleh :

...................... ............................ ........................... ........................

DIC MR GM Dept Jabatan
Catatan :

Ketika revisi terbaru dikeluarkan, edisi lama dinyatakan tidak berlaku.

Pengajuan Revisi oleh masing-masing direktorat/divisi harus berdasarkan persetujuan

Management Representative (MR) untuk selanjutnya disosialisasikan keseluruh personil
perusahaan.

DOCUMENT SOP Page 1 of 7

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE
SITE POSSESION

P/CE/001 REV.01

1. TUJUAN DAN RUANG LINGKUP

Prosedur ini menjelaskan mengenai prosedur site possesion mulai dari proses penerimaan LOA
dari owner sampai penandatanganan dokumen kontrak / di PT. Acset Indonusa Tbk. (Acset).
2. PENANGGUNG JAWAB

2.1. BOD bertanggung jawab menerima LOA dari owner dan menandatangani kontrak.

2.2. Document Control Head Office akan mendata LOA dan memberikan datanya pada contract
engineer dan document control site untuk ditindaklanjuti oleh project manager & tim di site.

2.3. Contract engineer dan project manager bertanggung jawab melakukan pekerjaan persiapan,
mobilisasi, demobilisai serta memeriksa semua kelengkapan draft dokumen kontrak dari
konsultan QS.

2.4. Document control site akan mendata semua kelengkapan site possesion dokumen dari owner
seperti Minutes Site Possesion baik dengan owner atau kontraktor lain, permits copy,
delapidation reports dll.

2.5. Contract engineer HO dan document control HO bertanggung jawab menyiapkan advance
payment bond, performance bond dan copy of legal admin docs. Seperti copy NPWP ,
SIUJK dan lain lain.

2.6. Contract engineer HO dan document control HO bertanggung jawab mengumpulkan semua
dokumen persiapan kontrak seperti : Letter of Tender / Form of Tender, Letter Of
Acceptance, Condition Of Contract, Specification, Bill Of Quantity (BOQ), Final Sumarry
Drawing dan List Of Coresspondence dari Other of Contract Document.

3. PENGERTIAN ISTILAH

3.1. Form of Tender merupakan formulir untuk mengikuti suatu proses tender yang melibatkan
beberapa perusahaan untuk mendapatkan suatu proyek.

3.2. Conditions of Contract merupakan dokumen yang berisi semua ketentuan yang telah
disepakati oleh kedua belah pihak yang membuat perjanjian.

3.3. Specifications adalah standar/ tolak ukur atau perincian baik itu rincian bahan, alat, dan
yang lainnya.

DOCUMENT SOP Page 2 of 7

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE
SITE POSSESION

P/CE/001 REV.01

3.4. Bill of Quantities (BOQ) adalah kontrak yang biasanya disiapkan oleh QS/ Quantity
Surveyor yang berisikan daftar uraian pekerjaan yang terdiri dari perhitungan volume dan
perincian biaya

3.5. LOA (Letter of Acceptance), merupakan surat penunjukan dari owner.

3.6. Minutes Site Possesion

Berita Acara Serah Terima Lahan setelah joint survey bersama dengan owner dan atau
bersama dengan kontraktor lain (jika ada). Termasuk didalamnya status existing utilities ,
setting out dan settlement record.

4. REFERENSI

4.1. ISO 9001:2008 tentang Quality Management System

4.2. Manual Acset Management System

5. KETENTUAN

N/A

6. PROSES

6.1. Board of Director (BOD) menerima LOA dari owner.

6.2. DC HO membuat register, membuat monitoring LOA dan memberikan datanya pada DC
site.

6.3. DC Site, CE Site, PM & Team on Site melakukan persiapan pekerjaan.

6.4. DC HO & CA HO melengkapi data legal yang harus disiapkan dari head office.

6.5. CE Site dan CE Head Office mengecek dan menyerahkan seluruh persyaratan yang ada di
dalam untuk diberikan ke konsultan QS.

6.6. CE Head Office dan CE Site memeriksa kembali draft contract document dari konsultan QS.

6.7. BOD menyetujui dan menandatangani kontrak.

6.8. DC HO mengirimkan kontrak yang telah ditandangani ke owner.

DOCUMENT SOP Page 3 of 7

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE
SITE POSSESION

P/CE/001 REV.01

6.9. Owner akan mengembalikan kontrak yang sudah ditangani oleh kedua belah pihak kepada
BOD atau Head Of Contract Engineer.

6.10. Kontrak yang sudah ditandatangani dan sudah dikembalikan ke BOD/ Head Of Contract
akan didata kembali oleh DC HO.

6.11. DC HO akan mendata , mensirkulasi ,mengcopi dan menyimpan contracts dokument dan
menyimpannya dalam bentuk hard copy atau soft copy sebagai data legal. Serta copy dari
dokumen kontrak ke proyek / project manager melalui dc site untuk melaksanakan pekerjaan
dilapangan.

DOCUMENT SOP Page 4 of 7

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE
SITE POSSESION

P/CE/001 REV.01

7. FLOWCHART

Aktivitas Catatan Mutu Keterangan

Mulai 6.1 Pengeluaran LOA dari owner

kepada kontraktor.

BOD 6.2 DC HO mendata LOA dan

mengirim ke DC Site
Menerima LOA dari owner

6.3 DC Site / PM/ Ce Site

melakukan pekerjaan persiapan
DC HO
Owner menyerahkan site
Log, Register , kirim ke DC Site possession DC Site.

6.3 DC Site / PM/ Ce Site

DC Site/ PM/ CE Site
melakukan pekerjaan persiapan
Melakukan pekerjaan persiapan Owner menyerahkan site
possession kepada kontraktor

DC HO / CA HO 6.4 DC HO& CE HO menyiapkan

Menyiapkan dokumen legal HO Advance Payment Bond,

trak Performance Bond, dan Insurance

Bond &Legal Documents HO
CA HO & CA Site
Memeriksa dokumen kontrak dan 6.5 /6.6 .CE HO dan CE Site

Menyerahkan seluruh dokumen ke memeriksa dokumen kontrakuntuk

Consultant QS /dari Consultant QS Doc. tersebut

antara lain :
- Form of Tender
CA HO & CA Site - Articles of Agreement
- Conditions of Contract
Memeriksa kembali Draft dari
- Method of Measurement
konsultan QS
- Specification
- Bill of Quantities (BOQ)
Tidak - Final Summary
- List of Correspondence & related
BOD Setuju
documents
?

SETU 6.7 Jika BOD setuju ditanda

tangani dan dikirim ke Owner
Ya kirim ke Owner
melalui DC HO
Jika tidak setuju kembali ke CE

DOCUMENT SOP Page 5 of 7

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE
SITE POSSESION

P/CE/001 REV.01

Aktivitas Catatan Mutu Keterangan

6.8DC HO mengirim Contrract ke

Owner untuk ditandatangani

DC HO 6.9 DC HO mendata , circulasi ,

copy dan distirbusi ke DC Site
Mengirim Contract ke owner

6.10 DC Site melakukan proses

penerimaan melakukan pekerjaan
Owner
persiapan Owner menyerahkan site
Kembalikan Contract possession DC Site.

6.11 DC Site / PM akan menerima

DC HO
Document Contract untuk
Melakukan mendata Contract Doc. pelaksanaan pekerjaan di lapangan
/ proyek

DC Site/ PM
Proses Untuk Kebutuhan Project

Selesai

DOCUMENT SOP Page 6 of 7

 STANDARD OPERATING
PROCEDURE
SITE POSSESION

P/CE/001 REV.01

8. DOKUMEN PENDUKUNG

8.1. Advance Payment Bond, Performance Bond, dan Insurance Bond & Policies

8.2. Form of Tender

8.3. Articles of Agreement

8.4. Conditions of Contract

8.5. Method of Measurement

8.6. Specification

8.7. Bill of Quantities (BOQ)

8.8. Final Summary

8.9. List of Tender Drawings

8.10. Project Directory

8.11. List of Correspondence & related documents

DOCUMENT SOP Page 7 of 7