Standar Operasional Prosedur (SOP)

Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)

Pergeseran pola hubungan antara pemerintah dan masyarakat berakibat pada

perubahan manajemen pemerintahan dimana pemerintahannya menjadi lebih terstandarisasi,
artinya ada sejumlah kriteria standar yang harus dipatuhi instansi pemerintah dalam
melaksanakan aktivitas-aktivitasnya. Standar kinerja yang bersifat prosedural tersebut dikenal
sebagai Standard Operating Procedure, atau Standar Operasional Prosedur dalam bahasa
Indonesia (SOP), merupakan bentuk dari tata kelola teknologi informasi berupa peraturan
tertulis yang membantu dalam mengontrol perilaku organisasi. prosedur dapat didefinisikan
sebagai langkah - langkah atau merupakan kumpulan instruksi logis.
Standar Operasional Prosedur adalah proses standar langkah - langkah sejumlah
instruksi logis yang harus dilakukan berupa aktivitas, alirandata, dan aliran kerja.
Sedangkan menurut Adrinal Tanjung dan Bambang Subagjo (2012: 18),terdapat juga
beberapa pengertian umum tentang SOP, yaitu:
1. Instruksi tertulis sederhana, untuk menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang paling
efektif dalam rangka memenuhi persyaratan operasional;
2. Serangkaian instruksi tertulis yang didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang
yang dilakukan oleh suatu organisasi; dan
3. Penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa.
Peran penting yang dimiliki SOP adalah dapat menjelaskan rincian aktivitas dari
proses yang dijalankan, adanya standarisasi aktivitas, dapat membantu dalam pengambilan
keputusan, memudahkan dalam transparansi dan akuntabilitas sebuah organisasi serta dapat
memberikan arahan kerja berupa konsep yang jelas.
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa SOP adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

Manfaat dan Fungsi Standar Operasional Prosedur (SOP)

Menurut peraturan Gubernur Nomor 16 tahun 2010 Pemerintah Provinsi Jawa Barat
menjelaskan bahwa manfaat Standar Operasional Prosedur dalam penyelenggaraan
administrasi pemerintahan adalah :
1. sebagai ukuran standar kinerja bagi pegawai dalam menyelesaikan, memperbaiki serta
mengevaluasi pekerjaan yang menjadi tugasnya;
 2. mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan seorang
pegawai dalam melaksanakan tugas;
3. meningkatkan akuntabilitas, efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan
tanggungjawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan; dan
4. menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat dari aspek mutu, waktu dan
prosedur.
Dengan adanya SOP maka penyelenggaraan administrasi di lingkungan pemerintahan
diharapkan dapat berjalan dengan baik. Adanya instruksi yang logis dalam pelaksanaan
kegiatan kerja dapat menjadi pengontrol perilaku para pegawai dalam suatu instansi
pemerintahan. Adapula fungsi dari SOP (Ragiltya.2017) antara lain :
Membentuk sistem kerja dan aliran kerjayang teratur, sistematis, dan dapat
dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai
dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan
kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian
pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses
kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja.

Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem,mekanisme

dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai
tujuan instansi pemerintah. SOP sebagai suatu dokumen atau instrumen memuat tentang
proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarka suatu
standar yang sudah baku.

Prinsip penyusunan dan pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 dijelaskan bahwa prinsip-prinsip dalam
pembuatan SOP terdapat 2 macam yaitu prinsip penyusunan dan prinsip pelaksanaan. Prinsip
penyusunan yang harus diperhatikan dalam Standar Operasional Prosedur antara lain sebagai
berikut ini

1. kemudahan dan kejelasan, yaitu prosedur yang distandarkan harus mudah. dimengerti
dan diterapkan oleh semua pegawai;
2. efisiensi dan efektivitas, yaitu prosedur yang distandarkan harus efisien dan efektif
dalam proses pelaksanaan tugas;
3. keselarasan, yaitu prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur
standar lain yang terkait;
 4. keterukuran, yaitu keluaran prosedur yang distandarkan mengandung standar
kualitas/mutu tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
5. dinamis, yaitu prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan
dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang;
6. berorientasi pada pengguna, yaitu prosedur yang distandarkan harus
mempertimbangkan kebutuhan pengguna, sehingga dapat memberikan kepuasan
kepada pengguna;
7. kepatuhan hukum, yaitu prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan
peraturan perundang-undangan; dan
8. kepastian hukum, yaitu prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan
sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen
untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

Sedangkan prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan SOP guna

penyelenggaraan kegiatan pada lingkungan admnistrasi pemerintahan antara lain :

1. konsisten, yaitu harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh
siapapun, dan dalam kondisi apapun, oleh seluruh jajaran organisasi pemerintah;
2. komitmen, yaitu harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran
organisasi, dari jenjang yang paling rendah sampai dengan yang tertinggi;
3. perbaikan berkelanjutan, yaitu pelaksanaan harus terbuka terhadap penyempurnaan
untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
4. mengikat, yaitu harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai
dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
5. seluruh unsur memiliki peran penting, yaitu seluruh pegawai mempunyai peran
tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan; dan
6. terdokumentasi dengan baik, yaitu seluruh prosedur yang telah distandarkan harus
didokumentasikan dengan baik.

Dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur, guna meningkatkan efektivitas dan

efisiensi dari kegiatan-kegiatan di lingkungan pemerintahan diperlukan pula evaluasi,
monitoring atau pengawasan internal secara berkala oleh kepala unit organisasi pemerintahan
DAFTAR PUSTAKA:
1. Tanjung, Adrian dan Bambang Subagjo, Panduan Praktis Menyusun Standard
Operasional Prosedur (SOP) Instansi Pemerintah, (Yogyakarta: Total Media, 2012).
2. Ragiltya, Andy Novian. 2017. Pembuatan Standard Operating Procedure (Sop)
Perawatan Sistem Informasi Manajemen (SIM) berdasarkan Metode Gap Analysis
Yang Memenuhi Standar ISO/IEC 14764:2006 dan Kontrol Kerangka Kerja ITILV3
Framework Control. (tesis)
3. Keputusan Gubernur Jawa Barat No.67 Tahun 2004, tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur.
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan