Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah

Penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai cabang di
berberapa tempat sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan nama wilayah dari
kantor-kantor cabang yang ada. Perusahaan ekspor dan impor juga menggunakan sistem ini
karena hubungan kerja meliputi beberapa negara. Arsip yang ada di kelurahan bisa dibuat
berdasarkan pengelompokan nama RW yang berada di lingkungan kelurahan tersebut.

Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode
yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah
dari asal surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar,
maka nama wilayah tujuan surat tersebut yang digunakan.

Daftar Klasifikasi Wilayah

Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistem wilayah juga menggunakan daftar
klasifikasi, yaitu daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah,
pengetahuan tentang nama wilayah, di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara, sangat
diperlukan.

Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah utama, sub
wilayah, dan sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan
abjad.

Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.
a) Menurut Nama Negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah berdasarkan nama negara.
Berikut contohnya.

Asia (wilayah utama)

Asia Tenggara (sub wilayah)
Brunei (sub-sub wilayah)
Indonesia
Malaysia

b) Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara, yakni daftar klasifikasi berdasarkan

pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh daftar klasifikasi
menurut pembagian wilayah administrasi negara.

Jawa Barat (provinsi)

Bandung (kota/kab.)
Depok Jaya (kecamatan)
Pancoran Mas
Sukma Jaya

c) Menurut Wilayah Administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi
tertentu. Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu
kepentingan suatu badan/instansi tertentu.
Wilayah 1
 Sumatera
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa-Bali
Bandung
Denpasar
Semarang
Surabaya

Wilayah 2
Jabodetabek
Bekasi
Bogor
Depok
Jakarta
Tangerang

Jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal

1. Filing Cabinet
Jumlah filing cabinet yang digunakan untuk penyimpanan sistem wilayah dapat disesuaikan
dengan daftar klasifikasi wilayah.

2. Guide
Jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah yang ada daftar klasifikasi
wilayah. Jika ada 50 sub wilayah berarti dibutuhkan 50 guide.

3. Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan juga disesuaikan dengan jumlah sub-sub wilayah
yang ada pada daftar klasifikasi wilayah. Jika ada 250 sub-sub wilayah berarti dibutuhkan
sebanyak 250 hanging folder.

4. Cardex
Satu laci kardex biasanya untuk menyimpan kartu indeks yang berkode sama sesuai dengan
jumlah huruf latin, yaitu A-Z. Berarti diperlukan 26 laci. Jika cardex terdiri dari 8 laci, maka
dibutuhkan 4 cardex.

5. kartu Indeks
Setiap arsip/surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksnya, jadi jumlah kartu indeks
sebanyak jumlah arsip yang disimpan.

6. Rak Sortir
Disesuaikan dengan kebutuhan.

Untuk prosedur penyimpanan sistem wilayah dapat ditempuh dengan cara-cara sebagai
berikut ini.
a) Memeriksa berkas/surat
b) Mengindeks
c) Mengkode
d) menyortir
e) Menempatkan

Kemudian untuk langkah-langkah penemuan kembali surat sistem wilayah dapat dilakukan
dengan cara berikut ini.
a) Tentukan judul surat yang ingin dicari
b) Cocokkan dengan daftar klasifikasi masalah
c) Cari asrip pada laci yang berkode wilayah dan cocokan dengan daftar klasifikasinya.
d) Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
e) Berikan pada peminjam arsip, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
f) Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file