RENCANA DAN

PERSIAPAN AUDIT

Pertemuan 8
24 November 2016

Powerpoint Templates Page 1

 Selama proses audit ada
beberapa aktivitas yg harus
dilakukan yaitu :
dilakukan,

Perencanaan Audit
Persiapan Audit
Saat melakukan audit
Laporan audit
Follow up audit jika diperlukan
Follow-up

Powerpoint Templates Page 2

 Fase Audit

Dalam audit dikenal dengan

p fase yyang
beberapa g dilakukan
secara sistematis yaitu :
1 Fase Perencanaan
1.
2. Fase Persiapan
3. Fase Pelaksanaan
4 Fase Laporan A
4. Audit
dit

Powerpoint Templates Page 3

 Beberapap hal yg harus
diperhatikan dalam tahap
perencanaan audit adalah :
Kriteria/standar
K i i / d apa yg akan
k diaudit,
di di
Sumber daya auditor,
Informasi perusahaan,
Ruang lingkup/scope audit
audit,
Persiapan tim dengan pengetahuan yg
relevan,
relevan
Lamanya audit
Who/When/Where
Powerpoint Templates Page 4
Scope dan Kriteria Audit

Spesifikasi, contoh ISO 14001

Spesifikasi
Kebijakan
Prosedur
Peraturan
Perundangan
Sistem manajemen yang tersedia

Powerpoint Templates Page 5

Audit dikatakan layak bila

Informasi dan sumber yang cukup

dalam perencanaan audit
j , j
Tujuan,kebijakan dari p
perusahaan yg
akan diaudit jelas
Adanya kerjasama yg baik dari auditee
Tersedianya waktu dan sumber daya
baik bagi auditor maupun auditee

Powerpoint Templates Page 6

 Hal-hal yang harus diperhatikan
dalam pembentukan tim audit

Scope,kriteria,lokasi, lamanya audit

Kompetensi2 yang diperlukan pada saat
audit
Karakteristik sosial, budaya dan bahasa dari
auditee
Kebebasan tim audit dalam menentukan
keputusan
Kemampuan dari anggota tim untuk
berinteraksi dengan auditee dan bekerja
sama

Powerpoint Templates Page 7

 T
Tugas K t Tim
Ketua Ti
Membuat keputusan akhir,
Mempersiapkan rencana audit,
Memberikan tugas kepada anggota tim yg lain
Mereview semua dokumen kerja,
Mewakili tim pada saat opening dan closing
meeting
Melaporkan ketidaksesuaiannon conformities
kepada auditee secepatnya
Melaporkan hambatan yag terjadi selama proses
audit,
Menyerahkan laporan audit.

Powerpoint Templates Page 8

Tangg ng Jawab
Tanggung Ja ab Anggota Tim

Melaporkan semua informasi yang relevan,

Mempersiapkan
p p dokumen kerja,
j , termasuk
checklists dokumen apabila diperlukan,
Memenuhi p persyaratan
y audit,
Melakukan audit secara efektif dan efisien,
Melaporkan
p adanya
y temuan kepada
p ketua
tim,
Bekerjasama dengan anggota tim yang lain
dan ketua tim.

Powerpoint Templates Page 9

 Selama audit, tidak keluar dalam scope
audit,
Mengkomunikasikan
M k ik ik persyaratan t audit
dit
yang diperlukan kepada auditee,
Mengumpulkan bukti audit,
audit
Memberitahukan temuan kepada auditee,
Mendokumentasikan
M d k t ik ketidaksesuaian,
k tid k i
Memverifikasi apakah tindakan koreksi
dilakukan setelah kunjungan audit
sebelumnya,
Menjaga dengan baik semua dokumen
audit

Powerpoint Templates Page 10

 Beberapa hal yang
ang harus
har s
diperhatikan
p pada saat p
p persiapan
p
audit adalah :
Melakukan perencanaan dengan baik
Mempersiapkan komunikasi dengan
client
Mempersiapkan checklist audit
Mereview dokumen yang ada
(kebijakan, peraturan, aspek
lingkungan signifikan )

Powerpoint Templates Page 11

Document Review/Desk Study

Document Review ini dapat berupa :

Relevan
R l d
dengan d k
dokumen d data
dan d t SML,
SML
Laporan audit sebelumnya
Tujuan dari document review adalah :
Memudahkan auditor dalam proses audit,
Memudahkan rencana audit,
Mengembangkan checklist yang diperlukan,

Powerpoint Templates Page 12

 Proses Tinjauan
j /Review
Ini Membantu

Melakukan proses pemetaan,

Membuat flowchart,
Menggunakan checklist standar
berdasarkan ISO 14001,
Mengembangkan personal checklist
dari prosedur atau dokumentasi lain.

Powerpoint Templates Page 13

Perencanaan Dan Persiapan Ini
Berfungsi Untuk :

M
Memberikan
b ik informasi
i f i kepada
k d tim
i
audit dan auditee
Memudahkan pada saat koordinasi
di lapangan nanti

Powerpoint Templates Page 14

Tujuan Checklist Audit :

Untuk memastikan kesesuaian

antara scope dan tujuan,
t j an
Untuk memastikan dalam setiap
p
tahap audit terlaksana,
Sebagai petunjuk/guidelines
untuk auditor.

Powerpoint Templates Page 15

 Keuntungan
g dan Kerugian
g
Checklist:

Membantu persiapan audit,

Membantu penentuan durasi audit,
p
Dapat menghambat
g inisiatif dan
kreativitas auditor dalam mengaudit,
Dikarenakan checklist berdasarkan
pada dokumen perusahaan yang
dibuat perusahaan mungkin saja ada
beberapa data/area sengaja
disembunyikan
Powerpoint Templates Page 16
 C t h Checklist
Contoh Ch kli t

Apakah pelatihan tentang penanganan oli

bekas dan limbah cairan emulsi diberikan
kepada pegawai?
Apakah kebijakan perusahaan/organisasi
disosialisasikan kepada seluruh pegawai?
Apakah simulasi kesiagaan tanggap
darurat kebakaran dilakukan secara
berkala di perusahaan?

Powerpoint Templates Page 17

 LATIHAN

Buatlah contoh checklist audit

ketika anda melakukan suatu
k j
kunjungan audit
dit ke
k lokasi
l k i
kegiatan yg sudah dipilih .
(berdasarkan dengan klausul
dalam SML )

Powerpoint Templates Page 18