PENDAHULUAN
Rumah sakit merupakan salah satu fasilitas kesehatan yang berperan penting dalam
sistem kesehatan nasional di Indonesia. Berdasarkan Undang Undang No. 44 Tahun 2009
tentang rumah sakit, rumah sakit adalah institusi kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna dengan menyediakan pelayanan rawat inap,
rawat jalan, serta gawat darurat. Sebuah rumah sakit tidak hanya didukung oleh pelayanan
medis saja, akan tetapi terdapat pula pelayanan penunjang medis yang tidak kalah penting
perannya dalam mendukung proses perawatan pasien.
Salah satu penunjang medis yang penting ada dalam sebuah rumah sakit adalah rekam
medis. Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen mengenai identitas
pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan kesehatan lainnya yang telah
diberikan kepada pasien (Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008). Rekam medis
berfungsi sebagai sumber informasi medis pasien yang dapat digunakan oleh dokter dan
paramedis dalam proses perawatan pasien. Selain itu, rekam medis ini dapat digunakan
sebagai bukti hukum apabila terjadi kasus hukum yang memerlukan informasi yang ada
dalam sebuah rekam medis ataupun kasus hukum terhadap rumah sakit. Serta sebagai syarat
pengajuan klaim rumah sakit kepada asuransi kesehatan. Fungsi rekam medis yang penting
memerlukan sebuah sistem pengelolaan yang baik.
Penyelenggaraan rekam medis adalah sebuah proses yang dimulai dari saat
diterimanya pasien di rumah sakit, yang dilanjutkan dengan pencatatan data medis pasien
selama mendapatkan pelayanan kesehatan oleh tenaga kesehatan, dan dilanjutkan dengan
penanganan rekam medis yang meliputi penyimpanan berkas untuk melayani permintaan dari
pasien atau keperluan lainnya. Proses pengelolaan rekam medis terdiri dari beberapa tahapan
yang meliputi assembling, koding, indeksing dan filling(Depkes RI, 2006)
Penyimpanan dokumen rekam medis merupakan proses terakhir dan sangat penting
dalam pengelolaan sebuah dokumen rekam medis. Instalasi rekam medis berkewajiban untuk
menyimpan dan menjaga dokumen rekam medis yang telah selesai dipakai tersebut.
Meskipun penyimpanan dokumen rekam medis merupakan sebuah hal yang sangat penting,
akan tetapi pada kenyataannya masih saja terdapat kasus dokumen rekam medis pasien yang
1
tidak ditemukan atau bahkan hilang. Hal ini tentunya akan berdampak terhadap proses
perawatan pasien di sebuah rumah sakit. Permasalahan ini tentunya akan berdampak kepada
mutu layanan rumah sakit karena informasi yang ada di sebuah dokumen rekam medis dapat
mengambarkan proses pelayanan kesehatan yang ada disebuah rumah sakit. Mutu layanan ini
penting agar rumah sakit mampu bertahan ditengah persaingan yang terjadi saat ini (Lubis,
2008).
Salah satu rumah sakit yang tenggah mengalami permasalahan pada penyimpanan
rekam medisnya adalah Rumah Sakit Umum Bintang. RSU Bintang Klungkung merupakan
salah satu rumah sakit swasta tipe C di wilayah Kabupaten Klungkung Bali. RSU Bintang
melayani pemeriksaan spesialistik dasar dan spesialistik lain (Saraf, Orthopedi, THT, Kulit
Kelamin, Gigi), pelayanan gawat darurat, pelayanan rawat inap, laboratorium, rotgen, gizi,
farmasi, rekam medis, ICU, NICU, PICU, dan VK (Profil RSU Bintang, 2016). Berdasarkan
hasil observasi diketahui bahwa Instalasi Rekam Medis RSU Bintang saat ini sedang dalam
proses perbaikan sistem penyimpanan rekam medisnya. Sebelumnya penyimpanan dokumen
rekam medis di RSU Bintang menggunakan sistem harian dimana dokumen rekam medis
yang telah digunakan perharinya akan disimpan berdasarkan hari rekam medis itu terakhir
digunakan. Hal ini tentunya merupakan suatu kesalahan yang cukup fatal karena akan
meningkatkan potensi tidak ditemukannya sebuah dokumen rekma medis serta pada kasus
yang lebih parah rekam medis tersebut bisa saja hilang sehingga proses perawatan pasien
akan terganggu. Meskipun tengah dalam proses perbaikan, akan tetapi masih banyak masalah
yang ditemui pada saat proses penyimpanan rekam medis. Oleh karena itu, perlu
direncanakannya sebuah sistem penyimpanan yang paling efektif dan efisien untuk Instalasi
Rekam Medis RSU Bintang.
Rencana strategi Rumah Sakit Umum Bintang disusun dengan tujuan menjadi
instrument navigasi bagi pimpinan dan manajemen rumah sakit khusunya rekam medis dalam
menentukan kebijakan, program dan rencana kerja operasional. Secara umum tujuan
pembuatan renstra ini adalah meningkatkan kualitas pengelolaan dokumen rekam medis RSU
Bintang Klungkung.Sedangkan tujuan khusus pembuatan renstra ini meliputi :
2
Meningkatkan kinerja petugas rekam medis RSU Bintang utamanya dibidang
penyimpanan dokumen rekam medis.
1.3.Landasan Hukum
Dasar hukum penyusunan rencana strategi rumah sakit umum bintang adalah
1. Undang undang no. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
2. Peraturan Presiden No. 77 Tahun 2014 tentang pedoman pengorganisasian rumah
sakit.
3. Permenkes No. 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis.
3
BAB II
GAMBARAN REKAM MEDIS RSU BINTANG
Instalasi Rekam Medis dan SIM RS adalah salah satu instalasi yang berada langsung
dibawah Kepala Bagian Penunjang Medis. Instalasi ini berperan dalah mengelola data yang
ada dirumah sakit. Kegiatan yang dilakukan di instalasi ini adalah mengiput, mengolah,
mempresentasikan, dan menyimpan data penting rumah sakit terkait dengan pasien, aspek
manajerial rumah sakit. Instalasi Rekam Medis dan SIM RS terbagi atas dua bagian yakni
Bagian Rekam Medis dan SIM RS. Instalasi Rekam Medis berperan dalam melakukan
menginput data, assembling, koding, indeksing, dan filling data rekam medis. Rekam medis
yang saat ini digunakan di RSU Bintang adalah paper based dimana inform consent, resume
tindakan, dan lain lain masih ditulis didalam kertas belum menggunakan aplikasi dalam
prosesnya. Sedangkan SIM RS berfungsi dalam menginput data informasi perawatan pasien
yang nantinya akan digunakan untuk keperluan administrasi rumah sakit.
Berdasarkan studi pendahuluan yang telah dilakukan diketahui bahwa saat ini
penyimpanan dokumen rekam medis di RSU Bintang sangat jauh dari teori penyimpanan
berkas rekam medis. Saat ini penyimpanan rekam medis masih menggunakan sistem
penyimpanan berdasarkan hari. Setiap rekam medis yang telah selesai digunakan akan
disimpan berdasarkan hari terakhir dia digunakan. Akibat dari ssitem penyimpan ini
menyebabkan banyak permasalahan mulai dari penggunaan nomor rekam medis ganda serta
dokumen rekam medis tidak ditemukan pada saat dibutuhkan. Dampak dari permasalahan ini
adalah terganggunya proses pelayanan kesehatan yang ada di RSU Bintang baik layanan
gawat darurat, rawat jalan, maupun rawat inap.
4
BAB III
Manajemen RSU Bintang akan melakukan tender kepada vendor sistem aplikasi rekam
medis yang terpercaya dan harga yang ditawarkan sesuai dengan spesifikasi aplikasi tersebut.
Setelah itu akan dilakukan pemilihan vendor yang sesuai dengan kriteria manajemen RSU
Bintang. Apabila telah sesuai maka akan dilakukan proses pengeorderan sistem aplikasi
rekam medis. Sambil menunggu aplikasi tersebut terpasang di RSU Bintang. Manajemen
RSU Bintang juga akan melakukan pengorderan tracer dan rak penyimpanan rekam medis.
Setelah aplikasi tersebut siap maka petugas rekam medis akan dilatih untuk menggunakan
sistem aplikasi tersebut. Proses pengadaan sistem aplikasi dan sarana pendukung akan
dilaksanakan pada pertengahan bulan Desember tahun 2017 sehingga pada awal tahun 2018
sistem penyimpanan rekam medis sudah tertata dengan baik menggunakan sistem nomor
tengah.
Dengan tahap awal dalam penyusunan rencana strategi ini dilakukan analisis peran
stakeholder terkait rekam medis di rumah sakit. Stakeholder ini merupakan berbagai pihak
utama yang berkepentingan atas pencapaian pengelolaan rekam medis di RSU Bintang.
Analisis ini didahului dengan mengkompilasi mengenai harapan dan kekhawatiran berbagai
stakeholder rumah sakit. Berikut ini merupakan gambaran peran stakeholder dalam
tercapainya renstra rekam medis RSU Bintang:
5
Stakeholder Peran Kapasitas Dalam Hubungan Dengan
Mempengaruhi Stakeholder lain
Permasalahan
Direktur Menganalisis tingkat - Menilai tingkat pencapaian Berkerjasama dan
urgensi dan hasil kegiatan. berkoordinasi
memutuskan rencana - Memberikan dukungan dengan stakeholder
solusi yang paling sumber daya dalam lain terkait
efektif dan efisien. pelaksanaan program. pelaksanaan dan
evaluasi kegiatan.
Kepala Bidang Melakukan proses - Melakukan koordinasi Berkoordinasi
Penunjang perencanaan dan dengan instalasi rekam dengan instalasi
Medis penganggaran dana medis terkait pengadaan rekam medis dan
rumah sakit . sistem aplikasi dan sarana melaporkan
pendukung layanan rekam permasalahan yang
medis. mengahambat proses
- Mengajukan hasil pengadaan sistem
perencanaan dan aplikasi dan sarana
penganggaran belanja pendukung di
bidang rekam medis instalasi rekam
kepada direktur. medis.
6
dihadapi paramedis dalam menulis dokumen
menulis rekam medis. reka medis yang
lengkap.
Kepala Bidang Melakukan koordinasi - Melakukan koordinasi Berkoordinasi
Pelayanan dan merancang rencana dengan komite medis dan dengan komite
Medis tindak lanjut terkait keperawatan terkait medis, komite
permasalahan ketidak kendala yang dihadapinya. keperawatan, bidang
lengkapan penulisan - Mengajukan solusi penunjang medis,
rekam medis. permasalahan kelengkapan dan direktur terkait
rekam medis kepada kendala dan solusi
direktur. pemecahan masalah.
3.3.Tantangan Strategi
Setelah dilakukan analisa peran stakeholder ini, rumah sakit menentukan tantangan
strategi yang tengah dan akan terjadi, dalam realisasi renncana strategis ini. Dari berbagai
tantangan strategi yang ada maka dapat disimpulkan menjadi beberapa tema yaitu :
Kompetensi personal.
7
Sarana, prasarana dan sumber daya organisasi.
Budaya kinerja dan tata kelola.
Leadership dan vision.
Regulasi yang cepat berubah.
8
2 Pengembangan sistem informasi yang cukup mahal.
Beberapa faktor kekuatan (strength) dan kelemahan (weaknees) dilingkungan internal
Rumah Sakit yang dapat diidentifikasi adalah.
a. Faktor kekuatan (O)
1 Tersedianya pelayanan rekam medis 24 jam.
2 Penggunaan kartu identitas pasien dan buku kontrol.
3 Tenaga rekam medis yang handal dan profesional dibidangnya.
4 Pendapatan rumah sakit yang bertambah.
b. Faktor kelemahan.
1 Alur pelngelolaan rekam medis yang belum tertata dengan baik.
2 Unit fungsional belum menampilkan kinerja yang optimal.
3 Jumlah sumber daya manusia rekam medis yang belum sesuai dengan beban kerja.
4 Sistem aplikasi komputer untuk pendaftaran pasien tidak tersedia.
9
BAB IV
KEY PERFORMANCE INDIKATOR DAN PROGRAM STRATEGIS
Setelah dilakukan penentuan sasaran strategis, maka pada bab ini akan dijelaskan
indikator (ukuran) kinerja kunci/utama dan target indikator kinerja yang hendak dicapai
,untuk mengetahui kemajuan pencapaian program perbaikan rekam medis RSU Bintang
dalam kurun waktu 5 tahun (20172021). Key Performance Indikator (KPI) dicapai melalui
program kerja strategis yang merupakan upaya kongkrit yang akan dilakukan untuk
mewujudkan sasaran strategis.
KPI merupakan suatu alat yang digunakan untuk melihat apakah kinerja rumah sakit
sudah sesuai atau belum dengan tujuan yang ditargetkan. KPI dapat menunjukan kemajuan
perwujudan sasaran strategis. Sebuah sasaran strategis bisa memiliki lebih dari satu KPI.
KPI dan targetnya akan digunakan untuk mengukur status kemajuan pencapaian sasaran
strategis , baik dari segi masukan (input), proses, maupun keluaran (output).
10
Tabel 4.1. KPI Rekam Medis
11
TABEL 4.2. PROGRAM KERJA STRATEGIS
Target KPI
No Strategic Direction Strategic Initiative KPI Program Kegiatan
2018 2019 2020 2021 2022
1 Meningkatkan kualitas Penyimpanan 100% rekam medis Pengadaan Aplikasi 1 Melakukan pengadaan 30% 50% 70% 90% 100%
dokumen rekam yang masuk telah dan Pendukung
pengelolaan dokumen sistem aplikasi rekam
medis yang ada telah tertata dengan Penyimpanan
rekam medis RSU sesuai dengan standar sistem nomor Rekam Medis medis.
pelayana minimal tengah.
Bintang Klungkung. 2 Melakukan pengadaan
rumah sakit.
tracer dan rak
penyimpanan rekam
medis.
12
BAB V
PENUTUP
Rencana strategis (RENSTRA) Rumah Sakit Umum Bintang tahun 2017-2021 ini
disusun dengan pendekatan kombinasi Top down dan Bottom Up yang melibatkan
seluruh stakeholder terkait pengelolaan rekam medis serta dilengkapi dengan analisa dari
sudut pandang koorporat. Selain itu RENSTRA ini merupakan hasil pemikiran dari seluruh
staf rekam medis dan jajaran manajemen di Rumah Sakit Umum Bintang, sehingga
diharapkan dapat diimplementasikan dengan baik.
RENSTRA ini seharusnya dapat dijadikan pedoman bagi organisasi dan unit kerja
dilingkungan RSU Bintang dalam menjalankan dan mengembangkan usaha maupun dalam
menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan. Selain itu, RENSTRA juga akan membantu
Rumah Sakit untuk berkomunikasi dengan bekerjasama dengan para stakeholders seperti :
pemerintah, masyarakat, investor maupun lembaga keuangan.
Agar RENSTRA ini selalu relevan dengan perkembangan kondisi lingkungan bisnis
dan internal Rumah Sakit Umum Bintang, imlementasinya selayaknya diikuti dengan
pengendalian strategis. Pengendalian ini bertujuan untuk memonitor dan mengetahui asumsi
dan hasil analisa SWOT yang menjadi dasar penetapan sasaran dan strategi. Jika ada
penambahan diluar perkiraan semula, tidak tertutup kemungkianan dilakukan evaluasi
terhadap strategi sasaran, target kinerja dan program dalam hal ini sistem manajemen kinerja
direkomendasikan untuk diterapkan dalam memantau dan mengendalikan pelaksanaan
RENSTRA. Sistem Manajemen Kinerja (SMK) merupakan mekanisme yang membuat
berbagai tingkatan oeganisasi untuk merencanakan, memantau dan mengendalikan
pencapaian actual kinerja berbagai unit kerja. Sehingga bergerak searah menuju target-target
kinerja yang ditetapkan dalam RENSTRA. Manajemen puncak rumah sakit dapat
memutuskan dan bertindak dalam kontek dan ukuran yang sesuai dengan tuntutan situasi dan
kondisi. Kemauan melakukan perubahan, komitmen, konsistensi dan dukungan sumber daya
organisasi dalam menjalankan RENSTRA merupakan kata-kata kunci agar RENSTRA ini
dapat memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi rumah sakit beserta unit-unit kerja.
Akhir kata, semua gambaran kondisi Rumah Sakit Umum Bintang dalam 5 tahun
mendatang yang dinyatakan dalam RENSTRA merupakan suatu kondisi yang diproyeksikan
akan terjadi berdasarkan asumsi-asumsi operasional dan finansial. Perubahan asumsi yang
cukup signifikan dapat mengakibatkan gambaran kondisi Rumah Sakit dan pencapaian
kinerja yang berbeda dari pemikiran semula.
Semoga upaya Manajem rekam medis untuk meningkatkan kualitas rekam medis
Rumah Sakit Umum Bintang tahun 2017 sampai dengan tahun 2021 dapat lebih terarah dan
terukur. Dalam kaitan dengan pengukuran kinerja dan sebagai masukan dalam membuat
perencanaan selanjutnya. RENSTRA Rumah Sakit Umum Bintang 2017-2021 akan
dievaluasi pada pertengahan (2019) dan akhir periode 5 tahun (2021) sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
13
DAFTAR PUSTAKA
Depkes RI, 2006. Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi I. Jakarta
Lubis, E., 2008. Pengaruh Karakteristik Individu dan Motivasi Intrinsik Terhadap Kinerja
Dokter dalam Kelengkapan Pengisian Rekam Medis Pasien Rawat Inap di Rumah Sakit
PT. Perkebunan Nusantara IV (PERSERO) Tahun 2008, Medan: USU.
RSU Bintang, 2016. Laporan Kegiatan Tim PMKP RSU Bintang Tahun 2016. Semarapura
14