TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengadaan bahan makanan

2.1.1 Definisi
Pengadaan bahan makanan pada suatu institusi penyelenggaraan makanan
merupakan kegiatan proses penyediaan bahan makanan sampai pada pembelian bahan
makanan tersebut (Bakri dkk, 2013).
2.1.2 Metode Pembelian Bahan Makanan
Pembelian bahan maknan pada institusi tergantung pada peraturan institusi,
kondisi institusi, (ada tidaknya tempat penyimpanan), besar institusi dan kemampuan
sumberdaya yang ada pada institusi tersebut. Selain itu factor banyak atau sedikitnya
bahan makanan yang akan dibeli juga mempengaruhi terhadap penetapan system
pembelian bahan makanan. Metode pembelian bahan makanan antara lain:
1. Pembelian langsung kepasar (the open market of buying)
Pada institusi kecil di Indonesia, cara pembeli langsung kepasar banyak
dilakukan, tetapi kurang/belum memenuhi ketentuan administrasi keuangan yang tepat.
Bon pesanan, penerimaan, dan pencatatan sering tidak ada. walupun pada saat
pemesanan pembeli melakukan transaksi penawaran harga namun sukar diawasi. Akan
tetapi, dengan adanya “harga pasar” maka kesepakatan harga pembelian bisa ditolelir.
Selanjutnya seluruh kegiatan dicatat secara resmi, tertulis dan sesuai dengan
perencanaan pembelian yang ditetapkan (macam, jumlah, spesifikasi, satuan harga, cara
pengiriman).
Pada cara ini seyogyanya prinsip dan prosedur pembelian bahan makanan
mengikuti peraturan yang berlaku untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, makan
harus esuai dengan syarat sebagi berikut:
1) Dapat dipercaya,
2) Bonafide,
3) Memiliki perusahaan dengan standar bahan makanan kualitas baik dan terpercaya,
4) Harga pantas,
5) Bahan maknan dapat diambil langsung/dikirim dengan baik dan tepat,
6) Prosedur pembayaran kontan sesuai dengan prosedur dan aturan
perjanjian/kesepakatan.
Dalam melakukan kegiatan pembelian, transakasi pembelian seperti pesanan
bahan makanan, penerimaan, penagihan, pengiriman, dan prosedur administrasi lain
mengikuti ketentuan yang berlaku seperti: memiliki informasi yang luas tentang
rekanan, termasuk kemampuannya dalam memenuhi macam dan jumlah bahan makanan
yang dibutuhkan institusi serta informasi harga terbaru.
2. Pelelangan (the formal competitive of bid)
Pembelian bahan makanan degan pelelangan adalah cara pembelian yang resmi
dan mengikuti prosedur pembelian yang telah dijabarkan dalam keputusan presiden,
serta peraturan yang ditetapkan pemerintah daerah ataupun penaggungjawab tertentu.
Sisitem ini umumnya diterapkan pada institusi besar, dimanan pembelinya mencapai
batas yang ditetapkan berdasarkan Kekpres No. 23 tahun 2003 tentang pengadaan
barang dan jasa, yaitu untuk pengadaan barang minimal Rp. 50.000.000,-
diharuskanmenggunakan lelang.
Karakteristik pembelian dengan pelelangan ini adalah:
a. Cara pembelian ini memberikan kesempatan kepada rekaan untuk memenuhi
persyaratan yang ditentukan, mengikuti persaingan/competitive dengan sesame
penjual lain baik dalam hal standar bahan makanan. Harga pelayanan rekanan, serta
kelengkapan bahan usaha (pajak, jaminan bank, telepon, serta kemudahan lain bagi
pembeli dan sebagainya) untuk menjadi rekanan pemenang.
b. Pemberitahuan tau undangan pelelangan tentang acara pelelangan resmi lengkap
dengan jadwal, waktu, tempat penyelenggraan, disebarkan melelui media masa,
radio, poster, surat kabar, diinstitusi dan lain-lain.
c. Dalam pelelangan dilakukan acara tatap muka/wawancara dengan rekanan tentang
manjemen dan ata cara pembelian yang harus dipenuhi mereka.
1) Penjelasan umum,
2) Spesifikasi pembelian bahan makanan,
3) Pengiriman,
4) Cara dan prosedur pemesanan,
5) Cara dan prosedur pengiriman,
 6) Cara dan prosedur penawaran harga,
7) Cara dan prosedur pembayaran,
8) Cara dan prosedur potongan harga,
9) Cara dan prosedur penghapusan dan sanksi bila terjadi pelanggran.
d. Cara pelelangan dapat dilakukan dalam empat cara, tergantung besar kecilnya dana
transaksi yang ditanda tangani. Makin besar dana, makan prosedurya menjadi tegas
dan jelas, mengikuti ketetapan yang ada. Diantaranya pelelangan terbuka/umum,
pelangan terbatas, penunjukan langsung, dan pengadaan langsung.
3. Pembelian musyawarah (the negotiated of buying)
Cara pembelian ini termasuk pembelian setengah resmi atau setengah formal.
Pembelian dengan cara ini hanya dilakukan untuk bahan makanan yang hanya tersedia
pada waktu tertentu, jumlahnya terbatas, dan merupakan bahan makanan yang
dibutuhkan klien. Misalnya golongan buah trtentu yang hanya tersedia dimusim
tertentu. Pembeli dan penjual mengadakan kesepakatan sebelumnya untuk menyediakan
bahan makanan tertentu. Pembeli menghubungi penjual secara langsung, dan
memberikan SPPH kepada rekanan, selanjutnya rekanan menyampaikan SPPHnya dan
langsung mengikuti prosedur administrasi yang berlaku.
4. Pembelian yang akan datang (future contract)
Pembelian ini dirancang untuk bahan makanan yang telah terjamin pasti,
terpercaya mutu, keadaan dan harga. Karena produk bahan maknan yang dibatasi,
makan pembeli berjanji membeli bahan makanan tersebut, dengan kesepakatan harga
saat ini, tetapi makanan dipesan sesuai waktu dan kebutuhan pembeli/instansi.
5. Pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contracts action), yang terbagi atas:
a. Firm the opening of price (FAOP)
Pembeli memesan bahan makanan kepada rekanan saaat dibutuhkan dan harga
disesuaikan dengan harga pembelian saat transaksi itu berlangsung.
b. Subject approval of price (SAOP)
Pembeli dapat memesan bahan makanan saat dibutuhkan dengan harga yang
sudah ditetapkan terlebih dahulu. Cara pembelian ini ditunjukkan untuk bahan makanan
yang sudah terjamin mutu dan penggunaan diinstitusi tidak terlalu sering (Bakri dkk,
2013).
Daftar Pustaka:
Bakri, B,. Hakimah, N,. Kristiano, Y,. 2013. Manajemen Sistem Penyelenggraan
Makanan (Food Service Managemen) Aplikasi Di Rumah Sakit, Institusi
Komersial Dan Non Koremsial. Malang: Politeknik Kesehatab Kemenkes
Malang.