Halaman: 1/6

KAWALAN OPERASI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 No. Isu: 01
PROSEDUR PENJIMATAN
Tarikh: 14/03/2014
PENGGUNAAN KERTAS

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan tatacara, bidang tugas dan tanggungjawab proses

penjimatan penggunaan kertas di Pusat Tanggungjawab (PTJ).

2.0 SKOP

Skop prosedur ini merangkumi semua tatacara penggunaan kertas bagi tujuan
penjimatan untuk memenuhi keperluan Sistem Pengurusan Alam Sekitar (EMS) MS
ISO 14001.

3.0 TANGGUNGJAWAB

Ketua Pusat Tanggungjawab, pegawai dan staf yang terlibat dengan penggunaan
kertas di PTJ perlu mematuhi dan bertanggungjawab menentukan prosedur ini
dipatuhi.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

4.1 AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)

4.2 Rujuk laman sesawang
http://www.treasury.gov.my
4.3 Rujuk laman sesawang
http://www.treasury.gov.my
4.4 Rujuk laman sesawang
http://www.treasury.gov.my
4.5 Rujuk laman sesawang
http://www.treasury.gov.my
4.6 - Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM
4.7 Bil. 3 Tahun 2009
4.8 UPM/SOK/KEW-BUY/P004
Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang
berkuatkuasa
Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang
berkuatkuasa
Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang
berkuatkuasa
Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan yang
berkuatkuasa
Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara
Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan
Kerja
Prosedur Pembelian Terus

4.9 UPM/SOK/KEW-BUY/P005 Prosedur Sebut Harga Universiti

4.10 UPM/SOK/KEW-BUY/P006 Prosedur Tender

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

 Halaman: 2/6
KAWALAN OPERASI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 No. Isu: 01
PROSEDUR PENJIMATAN
Tarikh: 14/03/2014
PENGGUNAAN KERTAS

4.11 SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
4.12 UPM/SOK/KEW-BUY/P013 Prosedur Perolehan Pembelian Terus Secara
Elektronik (ePerolehan)
4.13 OPR/BEN/GP023 /BUY Garis Panduan Perolehan Pembelian Terus Secara
Elektronik (ePerolehan)

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

EMR / (WPAS) : Wakil Pengurusan Alam Sekitar
DEMR / (TWPAS) : Timbalan Wakil Pengurusan Alam Sekitar
KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab
PT : Pegawai Tadbir yang bergred dari N41 dan ke atas di
bawah Skim Perkhidmatan SSM
PTPTJ : Pembantu Tadbir Pusat Tanggungjawab
PAPTJ : Pegawai Aset PTJ
PO : Purchase Order (Pesanan Belian)
PTJ : Pusat Tanggungjawab
RO : Requisition Order (Permohonan Pembelian)
Kertas : Untuk digunakan bagi tujuan menulis atau mencetak (tidak
termasuk kepala surat /sampul surat)

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

 Halaman: 3/6
KAWALAN OPERASI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 No. Isu: 01
PROSEDUR PENJIMATAN
Tarikh: 14/03/2014
PENGGUNAAN KERTAS

6.0 PROSES TERPERINCI

Rekod/ Dokumen
Tanggung jawab Carta alir Perincian
Rujukan

6.1 Mula
KPTJ/ Pegawai yang 6.1 Mula
diberi kuasa 6.2 Rancang Keperluan Penggunaan Kertas

6.2.1 Sediakan perancangan dan tentukan

keperluan mengikut spesifikasi, kuantiti
dan tujuan penggunaan dengan merujuk
Garis Panduan Penjimatan Penggunaan
Kertas (UPM/ISO-EMS/BURSAR/GP01)
6.2 Rancang
Keperluan 6.2.2 Lengkapkan Daftar Format Perancangan
Penggunaan Kertas

6.2.3 Dalam menentukan perancangan dan

keperluan, PTJ disyorkan untuk
mengambil kira elemen dan tindakan
penjimatan dengan merujuk Garis
Panduan Penjimatan Penggunaan
Kertas.

PTPTJ 6.3 Sediakan 6.3 Sediakan Permohonan Belian

Permohonan 6.3.1 Isi dan lengkapkan maklumat
Pembelian permohonan perolehan menggunakan
Borang Permohonan Pembelian (RO)
(SOK/KEW/BR002/BUY).

PTPTJ 6.4 Tentukan Kaedah Perolehan

6.4.1 (a) Perolehan bernilai kurang

6.4 Tentukan daripada RM50,000 melalui
Kaedah Perolehan kaedah:
i. Kaedah e-Perolehan. Rujuk
Garis Panduan EP
OPR/BEN/GP023 /BUY

ii. Kaedah Pembelian Terus.

Rujuk Prosedur Pembelian
A Terus (UPM/SOK/KEW-
BUY/P004)

(b) Perolehan bernilai lebih daripada

RM50,000 sehingga RM500,000
(Sebutharga) rujuk Prosedur
Sebut Harga Universiti
(UPM/SOK/KEW-BUY/P005)

(c) Perolehan bernilai melebihi

RM500,000 (Tender) rujuk
Prosedur Tender (UPM/SOK/KEW-
BUY/P006)

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

 Halaman: 4/6
KAWALAN OPERASI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 No. Isu: 01
PROSEDUR PENJIMATAN
Tarikh: 14/03/2014
PENGGUNAAN KERTAS

Rekod/ Dokumen
Tanggung jawab Carta alir Perincian
Rujukan

PTPTJ 6.5 Laksana Proses Perolehan

6.5 Laksana Proses
6.5.1 Rujuk proses 6.4.1 dan Garis Panduan
Perolehan
Terimaan dan Pengesahan Bekalan/
Perkhidmatan/ Kerja
(SOK/KEW/GP009/BUY)

PTPTJ 6.6 Terimaan Barang

6.6 Terimaan Barang
6.6.1 Rujuk Garis Panduan Terimaan dan
Pengesahan Bekalan/ Perkhidmatan/
Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY)

PAPTJ 6.7 Kemaskini Rekod Pembelian dan Penggunaan

6.7 Kemaskini Rekod Kertas

6.7.1 Lengkapkan maklumat di kad petak. Pekeliling

Rujuk Pekeliling Tatacara Pengurusan Perbendaharaan
Stor Kerajaan Bil. 5 Tahun 2009

6.8 Pelupusan Kertas 6.8 Cadangan Pelupusan Kertas

PTJ 6.8.1 Kumpul kertas terpakai yang tidak

digunakan di PTJ di dalam tong/bekas
yang telah disediakan

PTJ 6.8.2 Asing dan rincih kertas yang

mengandungi maklumat sulit sebelum
dikumpulkan

PTJ 6.8.3 Hubungi syarikat khidmat pelupusan

kertas yang telah dilantik
PTJ 6.8.4 Lengkapkan Daftar Format Pelupusan
Kertas
PTJ 6.8.4 Lupus kertas terpakai dengan
menggunakan syarikat yang telah di
lantik mengikut jadual yang telah di
tetapkan
6.9 Pantau dan Ukur
6.9 Pantau dan Ukur

PAPTJ/PT 6.9.1 Lengkapkan Laporan Pemantauan Laporan

B
Penggunaan Kertas Pemantauan

6.9.2 Bentang laporan setiap suku tahun di

PTJ

PAPTJ 6.9.3 Hantar Laporan Pemantauan Laporan

Penggunaan Kertas ke Pejabat Bursar Pemantauan
pada setiap suku tahun.

Pejabat Bursar 6.9.4 Bentang laporan pemantauan secara

berkala di dalam mesyuarat JKISO.
‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
 Halaman: 5/6
KAWALAN OPERASI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 No. Isu: 01
PROSEDUR PENJIMATAN
Tarikh: 14/03/2014
PENGGUNAAN KERTAS

Rekod/ Dokumen
Tanggung jawab Carta alir Perincian
Rujukan

6.10 Buat Penambahbaikan

6.10 Buat
Penambahbaikan 6.10.1 Buat penambahbaikan sekiranya tidak Prosedur Kawalan
berlaku penjimatan. Rujuk Prosedur Ketakakuran,
Kawalan Ketakakuran, Tindakan Tindakan
Pembetulan dan Tindakan Pencegahan Pembetulan dan
Tindakan
Pencegahan

6.11 Tamat 6.11 Tamat

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

 Halaman: 6/6
KAWALAN OPERASI
No. Semakan: 02
Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P014 No. Isu: 01
PROSEDUR PENJIMATAN
Tarikh: 14/03/2014
PENGGUNAAN KERTAS

7.0 REKOD KUALITI

Tanggungjawab Tempat dan

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Tanggungjawab Kuasa
Bil Mengumpul dan Tempoh
Rekod Menyelenggara Melupus
Memfail Simpanan
1. (UPM/PTJ/Penjimatan Penggunaan PAPTJ PTJ 5 Tahun Ketua PTJ
Kertas)

i. Daftar Format Perancangan

Penggunaan Kertas
ii. Laporan Pemantauan
Penggunaan Kertas di PTJ
iii. Daftar Format Pelupusan Kertas

2. (UPM/BURSAR/Penjimatan Seksyen Seksyen 5 Tahun Ketua PTJ

Penggunaan Kertas UPM) Perolehan Perolehan

i. Laporan Keseluruhan
Pemantauan Penggunaan
Kertas di PTJ

8.0 SEJARAH SEMAKAN

Dilulus/
No. No. Disedia dan Tarikh
No. CPD Kelulusan Mesyuarat diluluskan
Isu Semakan Disemak Kuatkuasa
semula

01 00 - Keluaran Pertama Bursar WP 15/7/2013

EMS- Mesyuarat JKISO UPM kali

01 01 Bursar WP 19/11/2013
02/2013 ke-15

EMS- Mesyuarat Pengurusan Pejabat

01 02 Bursar WP 14/03/2014
08/2014 Bursar 1/2014

‘Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’