1.

1 PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada manajemen informasi
selama beberapa tahun terakhir ini karena dua alasan utama. Pertama, kegiatan bisnis telah
menjadi semakin rumit. Kedua, computer telah mencapai kemampuan yang semakin baik

Kerumitan kegiatan bisnis

Bisnis memang selalu rumit, tetapi sekarang ini lebih rumit dibandingkan sebelumnya. Semua
perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional,
teknologi bisnis menjadi semakin rumit, batas waktu untuk bertindak semakin singkat dan
terdapat pula kendala-kendala social

a) Pengaruh ekonomi internasional

Perusahaan-perusahan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat
bersumber dari bagian dunia mana pun. Pengaruh tersebut dpat terlihat pada nilai relative mata
uang tiap Negara. Pembeli melakukan pembelian di Negara-negara yang mata uangnya memiliki
nilai paling besar. Sebagai contoh, saat meksiko mendevaluasikan peso pada akhir 1980-an,
banyak turis Amerika Serikat yang memutuskan untuk berlibur di Meksiko daripada di tempat
lain, seperti Hawaii

b) Persaingan Dunia

Perusahaan tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri. Sebaliknya persaingan
terjadi pada skala dunia. Dampak dari persaingan ini dapat terlihat pada impor dari luar negeri.
Keputusan General Motors pada awal tahun 1990-1n untuk menutup banyak pabriknya
menunjukkan bahwa industry raksasa pun tidak terhindar dari dampak persaingan, yang dapat
berasal dari bagian dunia mana pun

c) Kerumitan Teknologi yang Meningkat

Setiap hari kita melihat berbagai contoh teknologi dalam bisnis- bar code scanners di pasar
swalayan, system pemesanan penerbangan yang berbasis computer, automated teller machine,
dan closed circuit television di gedung-gedung parker. Juga terdapat banyak teknologi di
belakang layar, yang tidak kita lihat, misalnya robot-robot pabrik dan peralatan otomatis
penanganan dan penyimpanan barang dagangan. Perusahaan-perusahaan melakukan investasi
pada teknologi ini supaya mereka dapat melaksanakan operasi yang diperlukan.

d) Batas Waktu yang Semakin Singkat

Semua tahap operasi bisnis sekarang ini dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya.
Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon untuk menghubungi pelanggan mereka
dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu computer ke yang
lain, dan pabrik membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat pada waktunya

e) Kendala-kendala Sosial

1
Anehnya tidak semua tekanan mendukung produksi, sebagian malah mendorong non produksi.
Hal ini nyata pada produk dan jasa yang tidak diinginkan masayarakat. Keputusan-keputusan
bisnis harus didasarkan pada factor-faktor ekonomis, tetapi keuntungan dan biaya social juga
harus dipertimbangkan. Perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru, dan tindakan-
tindakan serupa semuanya harus dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan. Setiap
pengaruh ini memberikan kontribusi kerumitan bisnis

Kemampuan Komputer yang Semakin Baik

Dalam hal ukuran dan kecepatannya, computer-komputer tahun 1950-an dan 1960-an
tampak seperti dinosaurus dari Jurassic Park. Komputer-komputer ini ditempatkan dalam
“ruangan besar” dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis computer perusahaan. Para
pemakai tidak pernah berhubungan langsung dengan perangkat keras, tetapi pengaturan seperti
ini dirasa cocok oleh para pemakai. Umumnya, pemakai tidak tahu cara menggunakan computer
dan takut untuk belajar.

Para pemakai sekarang, sebaliknya sangat mungkin memiliki terminal keyboard atau
computer mikro diruangan mereka. Banyak computer mikro yang dihubungkan dengan
computer-komputer lain dalam suatu jaringan. Bukan hanya computer yang tesedia, para
pemakai pun tahu cara menggunakannya

Para pemakai sekarang tidak memandang computer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi
sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan seperti halnya meja, telepon, atau mesin
fotocopy

1.2 PARA PEMAKAI INFORMASI

Awalnya pemakai output computer adalah pegawai administrasi dibagian akuntansi, yang
komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan
penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai produk
sampingan dari aplikasi akuntansi

Gagasan untuk menggunakan computer sebagai suatu system informasi manajemen

(SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan
informasi untuk pemecahan masalah. Saat perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM,
mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi secara khusus diarahkan untuk mendukung
manajemen

Tetapi bukan hanya manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Non-manajer dan staf
ahli juga menggunakan outputnya. Para pemakai juga berada diluar perusahaan. Para pelanggan
menerima faktur dan laporan, para pemegang saham menerima cek dividend dan pemerintah
menerima laporan pajak. Jadi istilah SIM sebenarnya tidak memberikan gambaran yang
menyeluruh. SIM bukanlah suatu system untuk memproduksi informasi manajemen, melainkan
informasi pemecahan masalah

Kita mengetahui bahwa para pemakai computer meliputi:

2
  Manajer

 Non Manajer

 Orang-orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan

Dimana terdapat para manajer?

Manajer dapat ditemukan dimana-mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada di
berbagai tingkat dan dalam berbagai area bisnis didalam perusahaan

Tingkat-tingkat manajemen

 Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)

Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas
keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun
mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.

 Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)

Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk
merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
 Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level)
Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan
rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih
tinggi.
Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian
informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari
lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok
besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.
Secara diagram hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan bentuk
penyajian informasi masing-masing tampak pada Gambar 1.1

Gambar 1.1. Pengaruh Tingkat Manajemen Pada Sumber Informasi

Apa yang dilakukan Para manajer?

3
 Walau tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkatan manajemen dan area
bisnis, semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi yang sama dan memainkan peranan yang
sama.

Fungsi – fungsi manajemen

Tugas Manajer secara umum (Henry Fayol, 1914) :

1. Perencanaan (Planning
)
2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)
3. Penyusunan Staf (Staffing)
4. Pengarahan (Directing)
5. Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka
pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk
mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan
kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka
mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya,
menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan fungsi-fungsi
atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan.

1.3 MANAJER DAN SISTEM

Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa jika seorang manajer memandang

organisasinya sebagai suatu sitem, hal itu akan menjadikan pemecahan masalah lebih mudah dan
lebih efektif

Pengertian system

Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu
tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang
bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen.
Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak
semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa
digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses transformasi, dan sumberdaya
output (keluaran).
Elemen elemen system

Tidak semua system memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi suatu susunan
dasar diperlihatkan dalam gambar 1.3. Sumber daya input diubah menjadi sumber daya output.
Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, ke elemen output. Suatu
mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa system
tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya

4
dengan memakai suatu lingkaran umpan-balik (feedback loop) yang mendapat informasi dari
output system dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme
pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal
pada elemen input jika system operasi memang perlu diubah.

Jika pengaturan elemen-elemen ini digunakan untuk menjelaskan suatu system pemanas
misalnya, input merupakan bahan bakar, seperti gas atau batu bara. Proses pemanasan mengubah
bahan bakar menjadi panas-output. Mekanisme pengendaliannya adalah pengatur suhu, lingkaran
umpan baliknya adalah kawat yang menghubungkan pengatur suhu dengan pemanas, dan
tujuannya adalah temperature yang tertera pada pengatur suhu

Jika elemen-elemen system menggambarkan suatu perusahaan manufaktur, sumber daya

input adalah bahan mentah, yang diubah menjadi barang jadi atau jasa melalui proses
manufaktur. Mekanisme pengendaliannya adalah manajemen perusahaan, tujuannya adalah
sasarn-sasaran yang ingin dicapai perusahaan, dan lingkaran umpan baliknya adalah arus
informasi kepada manajemen maupun dari manajemen

Gambar 1.3

Sistem Lingkaran Terbuka dan Lingkaran Tertutup

Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

 Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus
sumberdaya.
 Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri. Suatu sistem tanpa elemen
mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka
(open loop system). Gambar 1.4 menggambarkan suatu sistem lingkaran terbuka. Contoh sistem
5
seperti ini adalah pemanas ruangan listrik yang kecil, yang ditancapkan, menyala, dan terus
menghasilkan panas hingga alat itu dimatikan. Tidak terdapat cara untuk mengendalikan
outputnya.

Suatu sistem dengan tiga elemen pengendalian (tujuan, mekanisme pengendalian, dan
lingkaran umpan balik) disebut sistem lingkaran tertutup (closed loop system). Gambar 1.5
menggambarkan suatu sistem lingkaran tertutup.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut
sistem terbuka (open system). Sebuah sistem pemanas, contohnya, mendapatkan inputnya dari
perusahaan listrik, dan menyediakan panasnya bagi gedung atau ruangan yang dipanasinya.

Dengan menggambarkan logika yang sama, suatu sistem yang tidak dihubungkan dengan
lingkungannya adalah sistem tertutup (closed system). Sistem tertutup hanya terdapat dalam
situasi laboratorium yang dikontrol ketat, dan bukan merupakan perhatian kita disini. Kita hanya
berminat pada sistem terbuka; karena jenis itulah yang paling tepat menggambarkan perusahaan
dan operasinya.

Gambar 1.4 Sistem Lingkaran Terbuka

Gambar 1.5 Sistem Lingkaran Tertutup

6
 Gambar 1.6 Sistem dan subsitem

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

 Subsistem; sistem di dalam suatu sistem;
 Supersistem atau suprasistem;

Pengertian Subsistem

Subsistem adalah komponen atau bagian dari suatu system, subsistem ini bisa phisik
ataupun abstrak. Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu sistem, ini berarti bahwa
sistem berada pada lebih dari satu tingkat. Subsistem sebenarnya hanyalah sistem di dalam suatu
sistem. Ini berarti bahwa sistem berada pada lebih dari satu tingkat.

Mobil adalah suatu sistem yang terdiri dari sistem-sistem bawahan seperti sistem mesin,
sistem badan mobil, dan sistem rangka. Masing-masing sistem ini terdiri dari sistem tingkat yang
lebih rendah lagi. Misalnya, sistem mesin adalah kombinasi dari sistem korburator , sistem
generator, sistem bahan bakar, dan seterusnya. Sistem-sistem ini dapat dibagi lagi menjadi sistem
tingkat yang lebih rendah atau bagian-bagian elemen. Bagian dari suatu sistem karenanya dapat
berupa sistem tingkat yang lebih rendah atau bagian-bagian elemen

Pengertian Supersistem

Walapupun istilah supersistem jarang digunakan, sistem seperti ini ada. Jika suatu sistem
adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itu adalah supersistem.
Contohnya, pemerintah kota adalah suatu sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem
yang lebih besar—pemerintah provinsi. Pemerintah provinsi adalah supersistem dari
pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.

Sistem Fisik dan Sistem Konseptual

7
 Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik. Ia terdiri dari sejumlah sumber daya fisik.
Suatu sistem konseptual, sebaliknya, adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual
—informasi dan data—untuk mewakili suatu sistem fisik. Suatu sistem konseptual ada,
misalnya, sebagai citra mental dan pikiran manajer, sebagai angka-angka atau tulisan pada
selembar kertas, atau dalam bentuk elektronik di media penyimpanan komputer.

Komputer adalah suatu sistem fisik, tetapi data dan informasi yang tersimpan di
dalamnya dapat dipandang sebagai suatu sistem konseptual. Data dan informasi mewakili satu
atau lebih sistem fisik. Bagaimana data dan informasi itu disimpan tidak penting. Yang penting
adalah apa yang diwakili oleh data dan informasi itu. Sistem fisik penting karena keberadaannya;
sistem konseptual penting karena penggambarannya atas sistem fisik. Sebagai contoh, jika
penyimpanan komputer menunjukan bahwa ada 70 perkakas di dalam gudang, inspeksi gudang
harus mengungkapkan 70 perkakas tersebut.

Suatu contoh yang bagus mengenai pentingnya sistem konseptual dinyatakan oleh Lee
Iacocca, saat menggambarkan situasi di Chrysler ketika ia menjadi pemimpin eksekutif di tahun
1978.

“Beberapa bulan setelah saya tiba, sesuatu menghantam saya seperti satu ton batu bata. Kita
kekurangan kas! Lambat laun, saya menemukan bahwa Chrysler tidak memiliki sistem
pengendalian keuangan yang menyeluruh—tak seorangpun diseluruh tempat ini yang
tampaknya mengerti sepenuhnya bagaimana proyeksi dan perencanaan finansial itu. Saya tidak
dapat menemukan apapun. Ini mungkin guncangan terbesar yang pernah saya dapatkan dalam
karir bisnis saya. Saya telah tahu tentang mobil-mobil yang jelek, semangat kerja yang buruk
dan pabrik-pabrik yang merosot. Tetapi saya tidak sampai menduga bahwa saya bahkan tidak
dapat berpegang pada angka-angka yang benar supaya kita dapat membereskan beberapa
persoalan mendasar”

Iacocca dapat menangani sistem fisik Chrysler yang buruk, tetapi ia tidak siap
menghadapi keadaan sistem konseptual yang buruk. Sistem konseptual yang buruk sangat
mungkin berkontribusi pada sistem fisik yang buruk.

Pentingnya Suatu Pandangan Sistem

Suatu pandangan sistem (system view) melihat operasi bisnis sebagai sistem-sistem yang
melekat pada suatu lingkungan yang lebih luas. Ini adalah suatu cara pandang yang abstrak,
tetapi bernilai potensial bagi manajer. Pandangan sistem ini :

1. Mencegah manajer tersesat dalam kerumitan struktur organisasi dan rincian pekerjaan,
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik,
3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi,
4. Mengakui keterkaitan organisasi dalam lingkungannya,
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dpaat dicapai
dengan cara sistem lignkaran tertutup.

Jika anda bertanya kepada manajer apakah mereka memiliki suatu pandangan sistem, Anda
mungkin mendapatkan jawaban negatif; Namun mereka sangat mungkin mengenal lima pokok di
atas.
8
1.4 DATA VERSUS INFORMASI

Data dan informasi merupakan suatu sumberdaya utama secara konseptual, yang
keduanya pada umumnya merupakan hal saling berbeda. Data terdiri dari fakta dan angka dari
berbagai sumber dalam dunia nyata menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dll yang bisa
bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. (data = the plural of
datum) yang relatif tidak mempunyai arti bagi pemakai. Sedangkan yang dimaksud dengan
informasi adalah data yang telah diolah sehingga mempunyai arti bagi pemakai. Pengolah
informasi (information processor) mengubah data mejadi informasi dan merupakan salah satu
elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen
komputer, elemen-elemen non komputer, atau kombinasinya.
Data dan Informasi dapat diperlakukan sebagai asset.
Kita telah menggabungkan dua data dan informasi dalam pengelompokan jenis-jenis
sumber daya, namun keduanya tidaklah sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang
relatif tidak berarti bagi pemakai. Sebagai contoh, data dapat berupa jumlah jam kerja tiap
pegawai dalam perusahaan. Saat data ini diproses, ia dapat diubah menjadi informasi. Jika jam
kerja tiap pekerja dikalikan dengan upah per jam, hasilnya adalah pendapatan kotor. Jika angka-
angka pendapatan kotor tiap pekerja dijumlahkan, penjumlahan tersebut adalah total biaya gaji
bagi seluruh perusahaan. Jumlah biaya gaji dapat menjadi informasi bagi pemilik perusahaan.
Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.

Pedagang barang antik atau barang bekas suka mengatakan, “Rongsokan seseorang
adalah harta karun seseorang yang lain.” Dengan menerapkan logika yang sama dengan data dan
informasi, kita dapat mengatakan, “Data seseorang adalah informasi seseorang yang lain.”
Angka-angka pendapatan kotor pegawai suatu perusahaan adalah contohnya. Angka-angka yang
terpisah itu merupakan informasi bagi tiap pegawai, tiap angka menyatakan berapa uang yang
mereka dapatkan tiap bulan. Tetapi bagi pemilik perusahaan, angka-angka tersebut adalah data.
Pemilik ingin mengetahui total biaya gaji perusahaan, dan angka-angka individual (data) harus
diproses untuk menghasilkan jumlah biaya gaji. Perubahan data menjadi informasi dilakukan
oleh pengolah informasi (information processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen
kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer,
elemen-elemen non komputer, atau kombinasi keduanya.

1.5 EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Usaha awal untuk menerapkan komputer dalam area bisnis terfokus pada data. Kemudian
muncul penekanan pada infomasi dan pendukung keputusan. Sekarang, komunikasi dan
konsultasi mendapat perhatian yang paling besar.

Fokus Awal pada Data

Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched card dan keydriven bookkeeping
machines berada pada masa jayanya, perusahaan-perusahaan pada umumnya mengabaikan
kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan dengan komputer generasi pertama
yang terbatas untuk aplikasi akuntansi.

9
 Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer awal ini adalah
pengolahan data elektronik (electronic data prosessing), atau EDP. Istilah EDP tidak lagi populer
dan telah disingkat menjadi data prosessing (DP). Kita menggunakan istilah Sistem Informasi
Akuntansi-SIA (Accounting Information System) untuk menggambarkan sistem yang memproses
aplikasi pengolahan data perusahaan. SIA menghasilkan beberapa informasi sebagai produk
sampingan dari proses akuntansi.

Fokus Baru pada Informasi

Pada tahun 1964, diperkenalkan satu alat generasi baru alat penghitung yang
mempengaruhi cara penggunaan komputer. Komputer baru ini menggunakan sirkuit kepingan
silikon yang memungkinkan daya pemrosesan yang lebih banyak tiap rupiahnya. Konsep
penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen , atau SI, dipromosikan oleh
pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tersebut. Konsep SIM menyadari bahwa
aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Konsep ini segera diterima oleh banyak perusahaan besar.

Jalan yang ditempuh oleh para perintis ini tidaklah mulus. Hasil aktual jarang sesuai
dengan yang dibayangkan semula. Ada beberapa penyebab kekurangan ini: kurangnya
pengetahuan tentang komputer di antara pemakai, kurangnya pengertian bisnis dan keawaman
spesialis informasi mengenai peran manajemen, peralatan komputer yang mahal dan terbatas
dibanding standar sekarang, dan sebagainya. Tapi satu kesalahan khusus menjadi ciri sistem yang
mula-mula. Sistem tersebut terlalu ambisius. Perusahaan-perusahaan mengira mereka dapat
membangun sistem informasi raksasa untuk mendukung semua manajer. Rancangan-rancangan
sistem menjadi membengkak, dan tugas tersebut menjadi tidak terkelola. Sebagian perusahaan
menyingkirkannya, menginvestasikan lebih banyak sumber daya, dan akhirnya mengembangkan
sistem yang dapat bekerja—walaupun lebih sederhana dalam ukuran dibandingkan dengan yang
semula diproyeksikan. Perusahaan yang lain memutuskan untuk membuang seluruh ide SIM dan
kembali ke DP.

Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Sementara banyak orang hanya mengamati dari pinggir perusahaan-perusahaan berjuang

dengan SIM raksasa mereka, sejumlah ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of
Technology (MIT) memformulasikan pendekatan yang berbeda. Ilmuwan ini adalah Michael S.
Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen, dan konsep mereka disebut sistem
pendukung keputusan (decision support system), atau DSS. DSS adalah sistem penghasil
informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan
keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada di bagian mana pun dalam
organisasi—pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun.

Pada tahun-tahun awal era DSS, terdapat banyak argumen mengenai DSS dan SIM.
Apakah DSS menawarkan pendekatan baru pada penggunaan komputer dan jika memang
demikian, bagaimana? Argumen ini tidak pernah benar-benar terselesaikan, tetapi masalah ini
tampaknya tidak begitu kritis lagi sekarang, dibandingkan pada masa lalu.

10
 Menurut buku Manajement Information System karangan Raymond McLeod, Jr dan
George P.Schell, berpegang pada pandangan bahwa SIM adalah suatu sumber daya
organisasional. SIM dimaksudkan untuk menyediakan informasi pemecahan masalah bagi
sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang
manajer secara khusus. Kita memandang Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai suatu
sistem penghasil informasi yang mendukung sekelompok manajer yang mewakili suatu unit
organisasi seperti suatu tingkat manajemen atau suatu area bisnis.

Fokus Sekarang pada Komunikasi

Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain
—otomatisasi kantor (office automation), atau OA. OA memudahkan komunikasi dan
meningkatkan produktivitas antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat
elektronik.

OA dimulai tahun 1964 saat IBM mengumumkan produknya, Magnetic Tapel Selectric
Typewrite (MT/ST), yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah terekam dalam
pita magnetik. Operasi pengetikan otomatis ini mengarah pada aplikasi OA yang disebut
pengolahan kata (word processing).

Otomatisasi kantor telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak
jauh (teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), elektronic calendaring,
facsimile transmission, dan desktop publishing. Kita menggunakan istilah kantor maya (virtual
office) untuk menggambarkan semua aplikasi otomatisasi kantor. Semua aplikasi ini
dimaksudkan untuk mempermudah komunikasi.

Fokus Potensial pada Konsultasi

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama
sepert manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence), atau
AI. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system) atau ES, mendapatkan paling
banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis
dalam suatu area. Misalnya, sistem pakar dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian
bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen. Satu keterbatasan
sistem pakar adalah kecerdasannya tidak berkembang seiring waktu. Satu cara untuk mengatasi
keterbatasan ini adalah menggunakan jaringan saraf (neural network) yang merupakan analog
matematik dan elektronik dari otak manusia. Kita menggunakan istilah sistem berbasis
pengetahuan (knowledge based system) untuk menggambarkan segala macam sistem yang
menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah.

Selama tahun 1990-an sejumlah perusahaan entah melakukan investasi besar dalam
sistem berbasis pengetahuan , dan melaporkan hasil yang dramatis. Namun, laporan baru-baru ini
mengungkapkan bahwa pencapaian tersebut mungkin tidak sedramatis seperti yang diperkirakan
semula. Masa depan sistem berbasis pengetahuan di bidang bisnis tetap belum jelas.

SUATU MODEL SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

11
 Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan
dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu
pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari area aplikasi berbasis
komputer—SIA, SIM, DSS, kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan. Kita menggunakan
istilah sistem informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS,
untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.

1.6 ORGANISASI JASA INFORMASI

Perusahaan-perusahaan yang pertama menggunakan komputer menyadari perlunya

mementuk unit-unit organisasi tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab
menerapkan sistem. Departemen pengolahan data mula-mula merupakan bagiandari fungsi
keuangan dan di bawah pengarahan salah satu pejabat keuangan perusahaan, seperti controller.
Praktek yang ada sekarang adalah menempatkan bagian komputer sebagai kesatuan organisasi
utama tersendiri, yang dipimpin oleh seorang wakil direktur.

 Para Spesialisasi Informasi

Kita menggunakan istilah spesialisasi informasi (Information Specialist) untuk
menggambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab
mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama
spesialis informasi: analisis sistem (system analist), pengelola database (database
administrator), spesialis jaringan (network specialist), programer dan operator. Gambar
1.12 menunjukkan bagaimana para spesialis ini secara tradisional bekerja sama dengan
pemakai mengembangkan sistem berbasis komputer. Panah-panah menggabarkan arus
komunikasi, termasuk arus informasi terakhir dari komputer ke pemakai. Gambar ini
12
 memperlihatkan rantai komunikasi tradisional yang menghubungkan pemakai, para
spesialis informasi dan komputer. Pemakai dapat berupa seorang manajer, non-manajer,
atau suatu individu atau organisasi di dalam lingkungan perusahaan.
Analis sistem bekerjasama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan
memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam
mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer
membantu pemecahan masalah.
Pengelola database bekerjasama pemakai dan analis sistem menciptakan
database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan
menurut suatu cara yang memudahkan pegambilan kembali. Setelah database
diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang penting ini.
Spesialis jaringan bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk
jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang
tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan
telekomunikasi. Generasi baru dari spesialis jaringan yang disebut webmaster, memiliki
keahlian khusus dalam menggunakan World Wide Web.
Programer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk
membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi
informasi yang diperlukan pemakai.
Operator menangani peralatan komputer berskala besar seperti komputer
mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-
ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan
tugas-tugas serupa lainnya.

Gambar 1.12

Analis sistem bekerjasama dngan pemakai guna mengembangkan sistem baru dan
memperbaiki sistem yang sekarang. Mereka merupakan pakar dalam mendefinisikan masalah
dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
Pengelola basis data bekerjasama dengan pemakai dan sistem analis dalam membuat
basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Basis

13
data adalah suatu kumpulan data yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang
memudahkan pengambilan kembali serta pengelolaannya.
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan
komunikasi data yang menyatukan berbagai sumberdaya komputer yang tersebut. Spesialis
jaringan menggambungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.
Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk
membuat kode instruksi sehingga komputer dapat mengubah data menjadi informasi yang
diperlukan pemakai.
Operator mengoperasikan peralatan komputer berskala besar (missal mainframe ataupun
mini). Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas di printer, mengelola
perpustakaan dan tugas-tugas serupa lainnya.

1.7 KECENDERUNGAN MENUJU END-USER COMPUTING

Adalah salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh
pemakai sendiri (user).

Para spesialis internal tidak selalu berperan serta dalam pengembangan sistem
berbasis komputer seperti yang digambarkan dalam Gambar 1.12. Itu adalah pengembangan
tradisional cara semua sistem dikembangan selama tahun 1950-an, 1960-an, dan awal 1970-
an.

Namun, pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar
pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam
mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini
adalah end-user computing. End user sinonim dengan pemakai; ia menggunakan produk
akhir suatu sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah
pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

End-user computing berkembang cepat karena empat pengaruh utama, yakni.

1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer. Selama awal 1980-an, dampak

dari program-program pendidikan komputer di tingkat universitas dan pra-
universitas sangat terasa. Berbagai tingkatan manajemen, terutama di tingkat
bawah, diisi oleh orang-orang yang mengerti komputer.
2. Antrian jasa informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki lebih banyak
pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani. Situasi ini menjadi krisis selama
awal 1980-an saat para pemakai mulai meminta jasa-jasa informasi untuk
dukungan sistem tambahan. Unit jasa informasi tidak dapat menanggapi cukup
cepat, dan menjadi timbunan pekerjaan yang menunggu diolah komputer.
Sebagian pemakai bahkan harus menunggu dua atau tiga tahun agar
pekerjaannya dapat melewati timbunan permintaan yang belum dikerjakan.
3. Perangkat keras yang murah. Pada periode yang sama pasar dibanjiri oleh
komputer mikro yang murah. Para pemakai dapat memperoleh perangkat keras

14
 mereka sendiri dengan memesan pada toko komputer lokal melalui telepon dan
membayarnya dengan dana kas kecil.
4. Perangkat lunak jadi. Baik perusahaan perangkat keras (hardware) maupun
perangkat lunak (software) memproduksi perangkat lunak yang mampu
melaksanakan tugas-tugas akuntansi dasar maupun menyediakan informasi
untuk pengambilan keputusan. Perangkat lunak ini menawarkan dukungan yang
lebih baik dan kemudahan penggunaan, dan memampukan perusahaan dan
pemakai individu dengan sedikit atau tanpa keahlian komputer untuk
menerapkan sistem berbasis komputer.

 Peran Spesialis Informasi dalam End-user Computing

Peran pemakai tidak perlu bertanggungjawab penuh dalam pengembangan sistem,
tetapi mereka harus melakukan sebagian pengembangan sistem. Dalam banyak kasus,
pemakai akan bekerja dengan para spesialis informasi bersama-sama mengembangkan
sistem. Karena itu, konsep EUC tidak berarti bahwa spesialis informasi tidak dibutuhkan
lagi. Sebaliknya, ini berarti bahwa para spesialis akan lebih banyak melaksanakan peran
konsultasi daripada sebelumnya.
Gambar 1.13 menggambarkan suatu skenario end-user computing dimana
pemakai mengandalkan dukungan para spesialis informasi hingga ke tingkat tertentu.
Kita menyebutnya rantai komunikasi end-user computing.

Gambar 1.13

1.8 MENCAPAI DAN MENGELOLA SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

( CBIS)

Menimbang Nilai CBIS

Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang mengembangkan

aplikasi, CBIS harus dimulai dengan cara yang sama seperti investasi besar lain dalam
perusahaan. Selama era EDP, perusahaan-perusahaan mencoba menimbang nilai komputer
mereka bedasarkan biaya tenaga administrasi (clerical cost) yang digantikan. Saat ini berjalan,
hanya sedikit pegawai administrasi yang kehilangan pekerjaan mereka. Dihadapkan pada tugas
memecat para pekerja yang telah digantikan oleh komputer, manajemen biasanya memilih untuk
menugaskan mereka pada pekerjaan lain. Sebagian besar pekerjaan itu tidak pernah dilaksanakan
sebelumnya, karena kurangnya pegawai yang tersedia.

15
 Walau komputer tidak memotong biaya administrasi seperti yang direncanakan,
keberhasilan yang lebih berarti tercapai dalam pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik-mencapai
peningkatan efisiensi atau pengurangan investasi. Waktu yang dicurahkan untuk merancang
berbagai sistem komputer membuat sistem-sistem itu lebih efisien dari pendahulunya, sistem
manual. Salah satu aplikasi komputer pertama adalah pengendalian persediaan, dan perusahaan
pada umunya dapat mengurangu investasi persediaan mereka dengan mengkomputerisasi catatan
persediaan. Jika EDP dapat membuat persediaan senilai 10 miliar rupiah berkurang sebesar 3%,
maka tersedia 300 juta rupiah untuk diinvestasikan di tempat lain.

Justifikasi komputer menjadi salah semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang
berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga, tetapi seberapa
berhargakah laporan itu? Pertanyaan yang sama dapat diajukan untuk pesan surat elektronik atau
konsultasi yang disediakan sistem pakar.

Nilai sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatan adalah perusahaan
menerapkan laporan yang baru kemudian membandingkan laba pada periode selama laporan
tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Namun, agar perbandingan ini sah, laporan
tersebut haruslah satu-satunya perubahan dalam operasi perusahaan. Hal ini hampir tidak
mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya ada banyak faktor yang
memberi kontribusi pada laba, dan memisahkab salah satu adalah nyaris mustahil.

Karena sukarmya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat berhati-hati

dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu. Banyak waktu manajer dan staf
dihabiskan untuk mengevaluasi dampak sistem itu pada organisasi. Menimbang-nilai CBIS
dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subjektif, adalah langkah kunci
dalam mencapai sumber daya yang berharga ini.

Mencapai CBIS

Dalam beberapa hal, tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup-lahir,
bertumbuh menjadi matang, berfungsu dan akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup
sistem (system life cycle – SLC), dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut:

1. Perencanaan
2. Analisis
3. Rancangan
4. Penerapan
5. Penggunaan

Siklus hidup suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung beberapa bulan
atau mungkin berlangsung beberapa tahun. SIM yang memproyeksikan jumlah agen dan
perekrutan untuk perusahaan asuransi telah digunakan sejak pertengahan 1980-an. Cepat atau
lambat, sifat dinamis bisnis akan melampaui kemampuan sistem informasi, dan sistem itu harus
diperbarui.

16
 Gambar 1.14 menggambarkan bagaimana tahap-tahap siklus hidup membentuk suatu pola
lingkaran saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya dan harus diganti, suatu siklus hidup
baru dimulai, diawali dengan tahap perencanaan.

Gambar 1.14

Merekayasa Ulang CBIS

Banyak sistem suatu perusahaan dibuat sebelum tekonologi komputer secanggih

sekarang. Sistem-sistem ini mencakup baik sistem yang memproses data perusahaan maupun
sistem yang melaksanakan fungsi dasar seperti mengebor minyak atau merakit suatu komponen.
Manajemen sering berkesimpulan bahwa perlu dilakukan pendekatan baru atas sistem-sistem ini,
dengan sepenuhnya memanfaatkan teknologi komputer modern. Proses mengerjakan ukang
sistem itu dinamakan rekayasa ulang (reengineering). Istilah rancang ulang proses bisnis
(bussiness process redesign), atau BPR, juga digunakan. Ketika suatu sistem direkayasa ulang,
itu tidak selalu merupakan pendekatan yang sama sekali baru. Unsur-unsur yang baik dari sistem
itu dapat dipertahankan dan kemudian teknologi komputer diterapkan. Dengan semakin
banyaknya sistem yang semakin tua, BPR akan menjadi metodologi pengembangan yang dipilih,
dibandingkan SLC.

Mengelola CBIS

Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk

pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggungjawab atas siklus hidup
sistem. Sesuai dengan penekanan kita pada manajer sebagai pemakai, tanggungjawab untuk
mengelola CBIS ditugaskan pada manajer. Manajer ini adalah manajer dari unit organisasi
tempat diaplikasikannya komputer dan dapat ditempatkan dimana saja di dalam perusahaan.

Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para
spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk
17
memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.
Tanggungjawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh para
spesialis informasi digambarkan dalam Gambar 1.15.

Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua
pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendifinisikan masalah, mengidentifikasi dan
mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat
lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemutakhiran sistem. Saat manajer
memilih untuk mengikuti bentuk paling murni dan end-user computing, manajer melaksanakan
semua tugas-tugas tersebut.

Gambar 1.15

Menempatkan CBIS Dalam Konteks

Selama tahun-tahun awal komputer, perusahaan-perusahaan memiliki pilihan untuk

menggunakan alat elektronik tersebut atau tidak. Para manajer di sejumlah perusahaan yang
mula-mula menggunakan komputer adalah orang-orang yang berpandangan jauh ke depan, yang
menyadari bahwa komputer memberi mereka sejumlah keunggulan atas pesaing mereka. Seiring
menurunnya biaya perangkat keras dan perangkat lunak, berbagai aplikasi yang dirintis sejumlah
perusahaan perintis tersebut menjadi tersedia bagi hampir semua perusahaan-bahkan yang
terkecil.

Manajer sekarang benar-benar tidak memiliki banyak pilihan mengenai penggunaan

komputer. Pertanyaannya bukan lagi soal menggunakannya atau tidak, tetapi seberapa ekstensif
menggunakannya. Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem
pengolahan data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu hari pun tanpanya.
Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan
masalah, mempercepat arus komunikasi, dan menyediakan keahlian yang sangat beragam.

18
 DAFTAR PUSTAKA

McLeon, Jr, Raymond dan George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen Edisi

Kedelapan. Jakarta : PT INDEKS

McLeon, Jr, Raymond dan George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen Edisi

Kedelapan. Jakarta : PT INDEKS

19