FILLING-RM

No. Dokumen No. Revisi : Halaman :

Ditetapkan Oleh
Direktur RSU Imanuel Sumba

PROSEDUR Tanggal Terbit Dr. Danny Christian

TETAP

Spesifikasi Lulusan minimal D3 Rekam Medis

Definisi Penyimpanan (filling) di Unit Rekam Medis.penyimpanan
dilakukan dengan system terminal digit filing.
Tujuan Meningkatkan kinerja tenaga petugas filling guna menunjang
mutu atau penyimpanan Dok.RM yang lebih baik
Deskripsi Pekerjaan 1. Menerima Dok.RM dari fungsi koding dan indeksing.
2. Menyimpan Dok.RM yang telah lengkap dengan
sistem terminal digit filing
3. Menerima tracer dari unit pengguna atau peminjam.
4. Mencarikan Dok.RM berdsarkan nomor RM yang
sudah terkelompok dalam kelompok 2 angka akhir.
5. Menyisipkan tracer di depan Dok.RM yang akan
diambil, selanjutnya Dok.RM dapat diambil.
6. Menyerahkan Dok.RM dengan menggunakan buku
ekspedisi
7. Setiap bulan melakukan retensi dan penyortiran
Dok.RM menjadi aktif dan non aktif.
8. Menyimpan kembali Dok.RM yang aktif dan
menyimpan dokumen yang non aktif ditempat yang
berbeda.
 9. Bila dijumpai dokumen yang diperlikan tidak
ditemukan di rak penyimpanan. Melacaknya dengan
menggunakan kartu kendali yang berada di asembling.
Unit Terkait Bagian koding&indeksing, TPPRJ,UGD,URJ,URI

Dokumen Terkait 1. Tracer

2. Buku catatan penggunaan dokumen RM.
3. Buku catatan dokumen RM non aktif.
4. Buku catatan dokumen RM yang dilestarikan.
 ASEMBLING-RM

No. Dokumen No. Revisi : Halaman :

Ditetapkan Oleh
PROSEDUR Tanggal Terbit Direktur RSU Imanuel Sumba

TETAP
Dr. Danny Christian

Spesifikasi Lulusan minimal D3 Rekam Medis

Definisi Tempat meneliti kelengkapan isi dan perakitan Dok.RM

sebelum disimpan
Tujuan Meningkatkan kinerja tenaga assembling guna
menunjang mutu atau kelengkapan Dok.RM di bagian
assembling yang lebih baik
Deskripsi Pekerjaan 1. Menerima Dok.RM dan sensus harian dari unit-
unit pelayanan
2. Menyediakan Dok.RM baru dan kelengkapan
Formulirnya kepada unit pengguna
3. Mencatat setiap penggunaan formulir RM ke
dalam buku pengendalian penggunaan formulir
RM
4. Menerima pengembalian Dok.RM dan sensus
5. harian rawat inap, rawat jalan dan UGD dengan
menandatangani buku ekspedisi.
6. Mencocokkan jumlah Dok.RM dengan jumlah
pasien yang tertulis pada sensus harian, jumlah
Dok.RM yang diterima harus sesuai dengan
jumlah yang tercatat di dalam sesus harian.
7. Meneliti kelengkapan isi Dok.RM dan mencatat
identitas pasien ke dalam kartu kendali, sambil
meneliti kelengkapan isi sekaligus formulir –
 formulir RM diatur kembali sehingga sejarah
dan riwayat penyakit pasien mudah ditelusuri.
8. Bila Diok.RM belum lengkap, tulis ketidak
lengkapannya pada secarik keertas yang
ditempelkan pada sampul dengan Dok.RM
kemudian dikembalikan ke unit pelayanan yang
bersangkutan, untuk dilengkapi oleh petugas
yang bertanggungjawab dengan menggunakan
buku ekspedisi, kemudian kartu kendali
disimpan menurt tanggal pengembalian.
9. Bila sudah lengkap Dok.RM bersama-sama
kartu kendali diserahkan ke fungsi pengkode dan
pengindeks.
10. Sensus harian diserahkan ke fungsi analisis dan
pelaporan untuk diolah lebih lanjut.
11. Membuat laporan ketidak lengkapan isi
Dok.RM.
12. Membuat laporan penggunaan formulir RM.
Unit Terkait Pendaftaran, Bagian assembling, bagian koding &
indeksing, URJ,URI, UGD
Dokumen Terkait 1. Dokumen RM
2. Kartu kendali
3. Buku pengendalian penggunaan formulir RM.
4. Buku catatan penggunaan nomor RM.
5. Buku ekspedisi dokumen RM.
6. Buku catatan tingkat kehilangan dokumen RM.
 KODING & INDEKSING - RM

No. Dokumen No. Revisi : Halaman :

Ditetapkan Oleh
PROSEDUR Direktur RSU Imanuel Sumba

TETAP
Tanggal Terbit Dr. Danny Christian

Spesifikasi Lulusan minimal D3 Rekam Medis

Definisi Meneliti dan mengkoreksi penulisan kode penyakit dan
tindakan atau operasi
Tujuan Meningkatkan kinerja tenaga petugas bagian indeksing &
koding guna menunjang ketepatan kode dengan diagnosisnya
sesuai ICD dan ICOPIM yang lebih baik
Deskripsi Pekerjaan 1. Menerima Dok.RM dan KK dari fu7ngsi asembling.
2. Meneliti dan mengkoreksi penulisan kode ICD-X dan
ICOPIM yang tertulis di dokumen RM.
3. Dokumen RM yang telah dikoreksi diserahkan ke
fungsi penyimpanan.
4. Mencatat kelengkapan isi kartu kendali
5. Membuat indeks penyakit dengan cara
mengelompokkan kartu kendalli indeks penyakit.
6. Membuat indeks tindakan dan kematian dengan cara
yang sama seperti membuat indeks penyakit.
7. Membuat indeks dokter yang berisi nama dokter,
nomor kode dokter, nama pasien, nomor RM,
komplikasi, tindakan dan hasil pelayanan.
8. Menyimpan indeks masing-masing secara alfabetik.
9. Menyediakan indeks bagi yang memerlukan dengan
menggunakan catatan penggunaan indeks.
 10. Kartu kendali yang sudah tidak digunakan, diserahkan
ke fungsi penyimpanan untuk digunakan tracer pada
lembar sebaliknya.
Unit Terkait Bagian koding&indeksing, Asembling, filing

Dokumen Terkait 1. Dokumen RM.

2. Kartu kendali.
3. Kartu indeks.
4. Buku catatan penggunaan indeks.
5. ICD revisi X.
6. ICOPIM
7. Formularium
8. Kamus kedokteran