NOTULENSI FPT: BAZAR WELCOMING MABA (BWB) 2018

Hari/ tanggal : Sabtu, 24 Maret 2018

Tempat : RUBEM UI

Pukul : 13.00-18.40

PO dan WaPO

Sesi Tanya jawab, sharing :

1. Dika (PO BWB Tahun Lalu) :

- Parameter keberhasilan .
- Contingency plan; timeline acara di hari H.
- Penulisan Nama jangan sampe salah lagi. Supply barang itu biasanya malem sebelum hari-H.
- Hubungan dengan PJ kalo bisa lebih professional, walaupun temen sendiri, tujuannya biar
nggak di gampangin dan ada wibawanya.
2. Anna (PI SP BEM UII) : Penyalahgunaan dalam anggaaran operasional : cara taunya :lihat dari
nota & kwitansi asli; no HP. (reimburse : ada alamat, dll) sesuai SOP Pengeluaran tiap Proker
- Anggaran : Interim SPI (LPJ, dsb) penempatan SUC bukan di Penerimaan.
- Bagian Keterangan : di tulis pengeluaran maksimal untuk kontrol anggaran pengeluaran BPH.
Nanti ada pelatihan buat nyusun laporan keuangan dari spi, pada ikuut ya hehe.
3. Dika : Fiksasi Vendor : Yanto late respond > Yudi agak bct. Saran : yudi aja.
- Cara mengatasi pedagang liar yang dateng tiba-tiba di hari H.
4. Zaadit (Ketua BEM UI) : perbedaan pendapat, seberapa dinamis / bermasalah ? Sejaun ini PI nya
lebih banyak kesamaan pendapat, jadi belum, atau sampe saat ini nggak terlalu bermasalah.
5. Cara koordinasi :
- Rektorat; tadi ke skip.
- Fakultas : kumpulin humas2 fakultas.
- Pedagang : sama kayak tahun lalu, share di OA, share di sosial media.(taun ini sudah tidak
boleh tempel poster-poster di halte bikun).
- Mahasiswa/Wirausaha : Tergantung dari MoU nya.
- Lihat tahun lalunya
6. Keterangan Stand : Ada stand mahasiswa UI yang punya Usaha (Pedagang Mahasiswa) , stand
untuk Umum.
Total stand/tenda: 30 pedagang. (20 umum, 10 mahasiswa).
- Evaluasi sebelumnya dar stand fakultas coba di lihat lagi.
7. Ka Ida (Treasurer) : Kalo dari BWM cuma koordinasi di Hari H (tenda, air, listrik), dan kasih
fasilitasyang disediain.
- Selain itu, tanggung jawab OKK termasuk gimana buat mobilisasi maba ke TPK.
- Kalo missal : ada masalah hujan dan faktor insidental lainnya nanti di koordinasiin lagi. BWM
kali ini mau ngerundingiin sama OKK dulu untuk Hari H. Kalobisa lebih cepet yaa koordinasinya,
sekaligun tukar wawasan.
 - Cara menyampaikan Ke Pihak OKK terkait request tempat strategis buat tambah tenda / Stand
: Mau koordinasi dulu sama pihak okk mungkin caci lokasi yang nggak mengganggu kegiatan
mobilisasi maba, disesuaikan lagi nanti sama pihak OKK
- Koordinasi dan cara Komando BMM dengan Pihak OKK : dalam susuann kepanitiaan.
(Koordinasi & Komando)
8. Dika : Coba liat struktur kepanitiaanyya, (Koordinasi = garis lurus) (Komando = garis putus-
putus).
- sponsorship sama Bendahara itu seharusnya Koordinasi bukan komando soalnya terkait
kebutuhan keuangan dan pemasukannya.
- Kenapa sekretaris ada di bawah ketua pelaksana ?
- ketua pelaksanaan harusnya lebih focus ke pedagang, fakultas dan sponsor.
- Wakil ketua pelaksana sebaiknya focus ngurus perizinan melalui sekretaris.
9. Ano (Wakil Kepala Bidang SPI) : Pemaknaan acara : memberikan kesan baik ke mahasisawa
baru , maksud nya gimaana ?
Ada kemungkinan ngga kalo missal BWM digantikan sama pihak okk ? Misalnya kalo jadi PO OKK
dan BWM dihilangkan ? Solusinya? Gimana?
- Jawab : Tahun lalu sebenernya udah kejadian, okk udah nuntut mau bikin stand acara sendiri.
BWM sendiri ngelihat ini dari segi profit karena ada peluang, dilihat lagi dari dari Tujuan OKK kan
bukan untuk profit jadi lebih sesuai kalo prokernya dikerjakan sama BWM yang mana mencari
profit : untuk BEM UI.
10. Ida (Treasurer) : Siapa yang punya tugas menjaga hubungan Internal? Po/ Wa Po ?
- Jawab : Keduanya
- Tanya : terus gimana caranya?
- Jawab: Kembali lagi ke kedekatan masing2 yaitu melalui tim building, supaya saling menghargai
tujuan bersama & disiplin. Kita samsa2 menjaga gimana cara supaya selama kepanitiaan
berlangsung dengan baik, gimana cara jaga koordinasi dan supaya tim bisa pada disiplin. Kita
juga sama2 usahain biar para anggota tau tugasnya masing2, selalu update di grup.
- Ida : Sarannya buat jaga hubungan internal antar staff dan pj : lebih baik bagi ke salah satu
pihak aja supaya lebih corcern dan focus. Meskipun hal-hal kecil juga harus tetep dijaga dan
diperhatikan. Tujuannya agar komunikasi lancar, masing2 tugas dikerijain dengan baik dan
nggak ada yang ialng-ilangan.
11. Dika :kalo ada pihak external yg nanya tujuan kalian ngadain BWN itu apa ? Kalian mau jawab
apa?
- Jawab : Kalo untuk Rektorat : tujuan memberi kesan baik ke mahasiswa baru, kasih
kesempatan kemahasiswa Ui yang punya usaha dan para pedagang lainnya. (rektorat ngga
terlalu suka kalo ada kegiatan yang mencari Profit).

TIM Bidang-1

Sesi Tanya Jawab :

 1. Dika : Timeline Acara, udah ada calon list vendor ? Harga2 biasanya naik dari tahun ketahun.
Saran : survey dari list yang udah dikasih. Format laporan , barang hilang kalo malem hari itu
bukan tanggung jawab panitia.
Cara kongkrit mencegak pedagang liar : ada garis/ dikasih line, mau survey tiap satu jam mau di
serahin ke PLK, tapi biasanya PLK ngga ngegubris kurang membantu. Akan bikin staff keamanan
sendiri.
2. Contingency Plan : Barang hilang / mengaku hilang (awasin bener2)biasanya meja & bangku
hilang. Di list/ di tandain aja. Jangan samepe di begoin vendor. Di seluruh kepanitiaan yang
kejasama sama PLK biasanya nggak terlalu berfungsi.
3. Zaadit : bagian Ujan : Lihat ramalam cuaca (di aplikasi) kalo hujan. Jadi bisa nyesuaikan jumlah
tenda. Biasanya tenda tambahan itu agak sulit dan susah (lokasi jauh, dll.)

TIM Bidang-2

Sesi Tanya jawab :

Dika : Formatnya sama, proposal. PFTini tujuannya buat evaluasi kematangan kalian. Segala saran dan
permasalahanada baiknya di terima. Anggaran jangan terlalu mengacu sam atahun sebelumnya. Ex : knp
materai perlu 160. Kalobisa cari Pj-Pj yang dah banyak pengalaman di bazar. Publikasi untuk pedagang
jangan hanyalewat sosmed, (byk pedagang yg ngga punya sosmed dan udah gaboleh temple poster di
halte bikun). Cara nya pos-Poster Oprect Tennant. Tanya2 sama PJ acara sebelumnya.

Pedagang tidak variatif, monoton dalam barang dagangan ? Akan di coba segmentasi, dibatasi jumlah
pedagang yang sejenis. Bikin catatan juga buat pedagang yang tidak taat aturan. Ada di MOU tahun
sebelumnya. Coba dilihat lagi.

Kenapa mesti ada technical meeting? Soalnya itu batas akhir pelunasan. H-7. Pemberitahuan lokasi
masing2 pedagang. Bikin layout tenda. Oprec Tennant dipercepat. Pembagian denah pedagang. Staff
jangan terlalu banyak, nanti malah

TIM Bidang -3 Skip.

Closing.

Ano : jangan sampai gerak karena Cuma perintah dari Po (harus ada inisiati sendiri-nyusun sendiri) tetep
bisa ngejalanin tugas masing2 sebaik mungkin. Coba dibikin paham ke semua Tim, esensi dari adanya
BWM. Keep setiap staff.

Zaadit : Tetep dijaga semangatnya, ini akan menambah skill kalian kedepannya, jadi diusahakan sebaik
mungkin.

Dika : Teamwoek taun lalu kurang bagus, dulu PO kayak kerja sendiri one man stand, jadi banyak banget
bagian yang gue kerjain sendiri termasuk bikin proposal dll. Karen ague dulu ambil 9 sks. Team Work
taun ini jujur kelihatannya lebih bagus. Wajar aja FPT belum sempurna, tapi tetep lebih diperbaikin lagi
dari saran-saran yang tadi usah di kasih.