BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari proses administrasi dalam
suatu instansi pemerintahan. Surat juga memiliki peranan penting dalam penyampaian
informasi yang tidak langsung, agar komunikasi melalui surat dinilai efektif maka isi atau
maksud surat harus terang dan jelas supaya penerima atau pembaca tidak menimbulkan
salah arti. Mengingat pentingnya surat dalam suatu pemerintahan maka surat dikelola
dengan baik dan benar sesuai dengan fungsi serta tujuan surat tersebut.
Surat merupakan alat penyampaian yang sangat murah dan daya jangkau lebih luas,
surat juga sering dijadikan bukti hitam diatas putih dalam suatu organisasi baik swasta
maupun Negri. Untuk mencapai tujuan itu salah satu yangterpenting didalam mengelola
surat yaitu dapat memudahkan temu balik surat dalam pembuatan. Pembuatan surat pada
dasarnya merupakan suatu teknis atau cara pengaturan dan penyampaian informasi secara
logis dan sistematis.
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila bahasa yang digunakan
haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku. Sesuai dengan bahasa Indonesia, baik
mengenai kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya, selain itu bahasa surat haruslah
efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata,
sopan dan menarik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang sudah ada
dalam bahasa Indonesia
B. Tujuan
1. Untuk memahami apa itu pengertian surat
2. Untuk mengetahui langkah langkah pembuatan surat dinas
3. Untuk mengetahui ciri – ciri surat dinas yang baik
4. Untuk mengetahui fungsi surat dinas

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian
Surat dinas atau surat resmi adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat
komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam administrasi untuk penyampaian berita
secara tertulis, yang beris pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan perorangan,
dan lai-lain antar instansi, dari instansi kepada perorangan, atau dari perseorangan kepada
instansi

B. Jenis-jenis surat dinas

1. Surat biasa
Surat dinas biasa adalah surat yang biasa digunakan dalam kedinasan sebagai
sarana komunikasi untuk penyampaian berita secara tertulis yang berisikan hal-
hal yang menyangkut kedinasan dalam administrasi pemerintahan.
2. Nota dinas
Nota dinas adalah surat-surat yang isinya merupakan catatan singkat tentang
pokok-pokok persoalan. Biasanya, nota dinas dipergunakan oleh atasan kepada
bawahan atau dari bawah kepada atasan.
3. Memo atau memorandum
Memo atau memorandum adalah surat yang isinya merupakan catatan singkat
tentang pokok-pokok persoalan. Biasanya, memo atau memorandum dipakai
oleh atasan kepada pejabat yang setingkat atau kepada bawahan.
4. Surat pengantar
Mengandung dua pengertian yaitu:
a. Sebagai surat biasa kepada seorang pejabat atau beberapa orang pejabat
yang berisi secara singkat tentang surat, dokumen, ataupun bahan-bahan
lainnya yang dikirim dengan surat pengantar itu.
b. Sebagai surat yang berbentuk daftar yang tersusun atas beberapa kolom dan
dipergunakan untuk mengantar pengiriman surat atau barang.
5. Surat Edaran
Surat edaran adalah pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada
pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat suatu kebijaksanaan pokok, melainkan
hanya memberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan
suatu peraturan atau perintah yang telah ada.

2
6. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang meminta yang bersangkutan
untuk dating pada waktu, tempat, dan acara yang telah ditentukan.
7. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari atasan yang harus dilakukan
oleh bawahan atau mahasiswa
8. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal
yang dilanjutkan kepada para karyawan atau masyarakat umum atau kepada
pihak-pihak yang terlibat (mahasiswa) dalam isi atau perihal yang tercangkup
dalam pengumuman itu.
9. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat dinas yang mengatur suatu kebijaksanaan dari
peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi tingkatnya.
10. Laporan
Laporan adalah suatu pemberitahuan yang berupa pertanggungjawaban kepada
atasan atau pejabat yang berwenang untuk mendapatkan pemberitahuan itu
secara resmi atas segala tugas pekerjaan yang diberikan kepadanya.

Penulisan Surat dinas yang baik dan benar :

1. Bentuk dari surat dinas menarik

2. Tidak terlalu panjang

3. Bahasa yang digunakan jelas, padat dan sopan

4. Sesuai dengan kaidah yang ada

5. Surat dinas dapat berbentuk;

a. Pernyataan

b. Pemberitahuan

c. Permintaan, dll

3
C. Ciri - Ciri Surat Dinas

Berikut adalah ciri-ciri surat dinas yaitu :

1. Terdapat nomor surat serta lampiran.

2. Terdapat kop surat dan juga nama instasi atau suatu lembaga.

3. Terdapat salam pembuka dan penutup.

4. Terdapat stempel di dalam surat.

5. Menggunakan gaya bahasa yang resmi.

D. Fungsi surat dinas

Surat dinas memiliki fungsi yang diantaranya adalah:

1. Sebagai pengingat karena dapat menjadi arsip instansi.

2. Sebagai pedoman dalam berkerja, pemberian izin, serta dalam pengambilan

keputusan.

3. Sebagai bukti berkembangnya suatu instansi.

4. Sebagai bukti seperti pada surat perjanjian dan masih banyak yang lainnya.

E. Bagian-Bagian Surat
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau
keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat
tersebut. Terdiri atas:
a. Nama kantor badan, organisasi atau instansi;
b. Alamat lengkap
c. Nomor telepon
d. Nomor kotak pos
e. E-mail, situs
f. Logo

4
2. Tanggal Surat
Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu
didahului oleh nama tempat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara
lengkap.
Contoh: 28 Februari 2006
3. Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya
dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas
berfungsi untuk:
a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan)
penyimpanan surat
e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
4. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam
bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikuti jumlah yang dilampirkan.
Misalnya, lampiran : 2 (dua) eksemplar atau 1 (satu) berkas.

5. Hal atau Perihal

Pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta, selalu
dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Surat dinas pemerintah, penulisan
kata “Hal” atau “Perihal” yang menunjukkan inti surat.
6. Alamat Surat
Dalam menulis alamat surat, alamat luar (di amplop surat) harus sama
dengan alamat dalam (alamat yang dituju) Ada dua cara penulisan nama orang
yang dituju;
a. Dengan mencantumkan kata “Saudara, Bapak, Ibu”
b. Namun apabila pengirim surat hendak menyebut secara resmi dengan jabatan,
pangkat, atau gelar akademis yang ada pada penerima surat, di depan nama si
tertuju tidak perlu didahului sebutan Bapak, Ibu, Saudara.

5
 Contoh menulis alamat:
a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan
Contoh: Yth. Sdr. Dewi Sukmasari, S.E.
Jln. Jend. Suprapto No. 96
Bandar Lampung 35157
b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya
Contoh: Yth. Direktur PT Mandiri Sejahtera
Jln. Anggrek Raya No. 307
Jakarta 13465
7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai
pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi
salam pembuka.
8. Paragraf Isi Surat (tubuh surat)
Isi atau tubuh surat ialah bagian isi surat. Bagian isi surat terdiri dari:
a. Alinea pembuka
Alinea pembuka merupakan pengantar isi surat untuk menarik pembaca
kepada pokok surat. Contoh kalimat pada awal pembuka pada surat yang
bersifat pemberitahuan, pemintaan, pertanyaan, dan sebagainya.
b. Alinea isi (isi pokok surat)
Isi pokok surat memuat sesuatu yang diberikan, dikemukakan,
dinyatakan, diminta dan disampaikan kepada penerima surat. Isi surat
harus singkat, jelas dan sopan. Hal ini bukan berarti bahwa surat harus
pendek, melainkan disusun dengan ungkapan yang singkat tetapi jelas
untuk itu kalimat-kalimat hendaknya disusun menurut aturan tata bahasa
yang mudah ditangkap dan dipahami oleh penerima surat. Dalam hal ini
perlu dihindarkan penggunaan kata dan istilah yang belum lazim atau sulit
untuk dipahami.
c. Alinea penutup
Alinea penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi
surat atau penegasan isi surat. Selain itu alinea penutup dapat
mengandung harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima
surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi
surat.

6
9. Salam Penutup
Untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima
surat, lazimnya dicantumkan salam penutup yang terletak sesudah kata penutup dan
sebelum tanda tangan.
10. Tanda Tangan Penanggung Jawab Surat
Surat yang ditandatangani oleh pejabat yang berhak atau oleh orang lain atas
nama pejabat yang berwenang adalah sah. Sebaliknya surat yangg ditandatangani
oleh orang yang tidak berwenang dianggap tidak sah dan tidak berlaku.
Di bawah nama terang, untuk surat resmi/dinas pemerintah selalu dicantumkan NIP.
Gunanya untuk mengetahui identitas unit organisasi tiap-tiap departemen.

11. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat
tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui isi surat itu.
Jadi, tembusan itu dicantumkan hanya jika memang ada instansi lain/pihak lain yang
harus mengetahui maksud surat.

7
 (Kepala Surat/Kop Surat)

Nomor : (Tanggal Pembuatan )

Lampiran :

Hal:

Yth.

Alamat

, Salam Pembuka

Isi

Surat

Penutup

Tanda Tangan

Nama Terang

Tembusan

9
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau
lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas dan juga dikeluarkan oleh lembaga
atau instansi tertentu. Surat dinas juga memiliki ciri ciri yang membedakan surat ini
dengan yang lainnya yaitu adanya kop surat ( kepala surat ), nomor surat dan
lampiran, salam pembuka dan penutup, stempel, dan menggunakan gaya bahasa
yang resmi.

B. Saran

Teknik pembuatan surat dinas memang sangatlah penting bagi seseorang dalam
lingkup kedinasan, teknik pembuatan surat dinas sangat berpengaruh dalam acuan
penawaran, undangan maupun lamaran dalam suatu pekerjaan. Maka dari itu
diharapkan teknik pembuatan surat ini dapat dijadikan acuan mahasiswa dalam
penulisan surat dinas

9
Daftar pustaka
1. http://www.mas-azzam.tk/2014/03/makalah-bahasa-indonesia-teknik-
membuat_9779.html

2. http://www.spengetahuan.com/2016/10/pengertian-surat-dinas-beserta-fungsi-dan-
ciri-cirinya.html