172

TOPIK V
MANAJEMEN SUMBER DAYA

Kompetensi Utama
Setelah mempelajari modul Pengembangan Pendekatan Terhadap Mutu ini
mahasiswa akan dapat memiliki kompetensi mengevaluasi dan menyeleksi sumber
daya

Tujuan Khusus Pembelajaran

Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu
 Mendapatkan pandang an tentang apa sumber daya itu (secara luas)
 Menjelaskan kelebihan-kelebihan personel
 Menyusun uraian kerja
 Menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan oleh tim untuk melaksanakan
berbagai tugas
 Merefleksikan pekerjaan dan lingkungan belajar saudara sendiri

5.1 Pendahuluan
Dalam penerapan Sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9000, pihak manajemen
diberikan tanggung jawab untuk menyediakan sumber daya yang cukup untuk mengatur
dan menjalankannya. Bagi banyak orang, pemikiran tentang manajemen sumber daya hanya
melibatkan manusia, misalnya, menentukan stakeholders dan perwakilan manajemen.
Namun dalam SMM ISO 9001, manajemen sumber daya memiliki makna yang lebih dari
sekedar hal ini saja. Memang, manajemen sumber daya berarti menyediakan sumber daya
manusia, namun manajemen sumber daya juga berarti memberikan kelengkapan dan
lingkungan yang tepat yang dibutuhkan oleh orang-orang itu untuk melaksanakan
pekerjaannya.
Yang disyaratkan adalah penentuan Manajemen Sumberdaya yang sesuai dan
cukup baik sumber daya manusia maupun fasilitas yang berterima untuk tenaga kerja
tersebut, dengan cara yang teratur dan dalam lingkungan yang tepat. Perusahaan
memiliki proses untuk menentukan kompetensi pegawai berdasarkan kemampuan,
pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang dimiliki. Kegiatan pelatihan dilakukan
untuk memenuhi kebutuhan. Dampak pelatihan dievaluasi dan dilakukan pencatatan.
Catatan pendidikan, kemampuan dan pengalaman yang tepat akan disimpan. Para
pegawai perlu memahami relevansi dan kepentingan apa yang mereka kerjakan dan
bagaimana pekerjaan tersebut berkontribusi untuk memenuhi tujuan mutu .
 173

Lingkungan kerja yang tepat dibuat dan dipertahankan sehingga kesesuaian

dengan persyaratan produk bisa tercapai. Tujuannya adalah agar manajemen
menciptakan lingkungan dimana orang-orang bisa termotivasi, bukan menciptakan
sistem birokrasi dokumentasi yang menghambat inisiatif dan kreatifitas.

5.2 Manajemen sumber daya

Dalam SMM ISO 9001, diharuskan adanya sumber daya untuk bisa menjalankan
dan mengatur Sistem Manajemen Mutu. Sumber daya ini mencakup sumber daya
manusia, yaitu orang-orang yang berkualifikasi untuk melaksanakan tugasnya,
perlengkapan dan infrastuktur yang tepat untuk melaksanakan tugas tersebut; dan
lingkungan kerja yang diatur dengan tepat.

Gambar 5.1 SMM ISO 9001:2000

Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya – sumber daya yang
dibutuhkan:
 untuk mengimplementasikan dan mempertahankan sistem manajemen mutu
dan terus meningkatkan efektifitasnya, dan
 untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan
pelanggan .
Tujuan persyaratan ini adalah untuk memastikan penyediaan yang tepat waktu dan
ketersediaan sumber daya yang penting bagi implementasi dan perbaikan proses
sistem manajemen mutu dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Persyaratan ini juga
disebut manajemen sumber daya, yang juga merencanakan kebutuhan sumber daya
 174

di masa depan. Dalam SMM ISO 9001 yang baru, digunakan tiga pembagian sumber
daya yaitu sumber daya manusia, infrastruktur dan lingkungan kerja.

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS1/7

“MANAJEMEN SUMBER DAYA” yang bisa saudara temukan di bagian Tugas di
akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang
terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
5.2.1 Sumber Daya Manusia
Orang-orang yang melaksanakan kerja yang bisa mempengaruhi mutu produk
haruslah berkompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman
yang tepat. Manusia adalah inti organisasi dan yang juga berarti inti dari sistem
manajemen mutu. Berdasarkan tanggung jawab dan kewenangan atas mutu produk
yang diberikan pada mereka, bisa ditentukan apakah para pegawai tersebut
membutuhkan pendidikan, pelatihan, kemampuan dan pengalaman lebih atau tidak.
Keempat komponen ini bersama-sama menjadi dasar kompetensi. Kapanpun pegawai
memiliki pengaruh atas mutu produk, organisasi akan menjadi lebih baik dan
kepuasan pelanggan juga meningkat.

Uraian kerja
Uraian kerja adalah pernyataan tertulis yang menjabarkan:
 kewajiban (tugas),
 tanggung jawab,
 kontribusi dan hasil yang paling penting yang dibutuhkan dari sebuah posisi
kerja,
 kualifikasi kandidat yang dibutuhkan, dan
 laporan hubungan dan rekan kerja dalam pekerjaan tertentu.
Uraian kerja didasarkan pada informasi objektif yang didapat melalui analisis kerja,
pemahaman akan kompetensi dan kemampuan yang dibutuhkan untuk
 175

menyelesaikan pekerjaan yang dibutuhkan, dan kebutuhan organisasi untuk

menghasilkan pekerjaan.
Uraian kerja dengan jelas menentukan dan menjabarkan tanggung jawab untuk posisi
kerja tertentu. Uraian kerja juga mencakup informasi tentang kondisi kerja,
kelengkapan, perlengkapan yang digunakan, pengetahuan dan kemampuan yang
dibutuhkan, dan hubungan dengan posisi kerja lain. Uraian kerja yang baik tidak
membatasi pegawai, tetapi memungkinkan, membuat mereka memperluas
pengalaman, menumbuhkan kemampuan, dan meningkatkan kemampuan untuk
berkontribusi dalam organisasi. Uraian kerja yang baik merupakan dokumen yang
hidup dan bernyawa yang diperbaharui setiap kali tanggung jawab berubah.

Analisis kerja
Analisis kerja adalah proses yang digunakan untuk mengumpulkan informasi
tentang tugas, tanggung jawab, kemampuan yang dibutuhkan, hasil, dan lingkungan
kerja dari posisi kerja tertentu.
Analisis kerja mencakup kegiatan-kegiatan berikut:
 pengkajian tanggung jawab kerja pegawai,
 penelitian lewat Internet dan melihat contoh uraian kerja online atau offline
untuk bidang kerja lain yang serupa,
 analisis kewajiban, tugas, dan tanggung jawab kerja yang perlu dicapai oleh
pegawai yang ada di posisi kerja tersebut,
 penelitian dan berbagi informasi dengan perusahaan lain yang memiliki
bidang kerja serupa, dan
 menjabarkan hasil atau kontribusi yang paling penting yang dibutuhkan dari
posisi kerja tersebut.

Contoh Uraian kerja

Uraian kerja yang baik harus:
 menyajikan definisi jelas untuk analisis kerja – apa yang dilakukan oleh
pekerja dan bagaimana pekerja tersebut diharapkan melakukan pekerjaannya
 memberikan kajian menyeluruh atas tugas dan kewajiban yang berhubungan
dengan pekerjaan tersebut
 menyajikan pernyataan rangkuman
 176

 menyatakan dengan jelas tingkat penyeliaan (supervisi)

Uraian kerja yang buruk tidak:

 menggunakan kalimat yang jelas dan sederhana, dan dengan demikian
menghilangkan kejelasan dan objektifitas
 memberikan definisi akurat untuk analisis kerja
 merinci dengan jelas semua tugas dan kewajiban yang diharapkan dari orang
yang menduduki posisi kerja tersebut
 membahas secara rinci kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan dari
pelamar
Contoh uraian kerja:
Berikut ini adalah sejumlah tanggung jawab uraian kerja yang biasa dari
posisi kerja lain. Perhatikan bahwa daftar tanggung jawab ini tidak terdiri dari uraian
kerja lengkap, saudara harus menambahkan/memperbaiki tanggung jawab-tanggung
jawab tersebut agar sesuai dengan situasi organisasi saudara, dan kemudian
tambahkan elemen-elemen uraian kerja lain yang dirinci diatas, yaitu laporan pada’,
‘berdasarkan pada’, ‘tujuan kerja’ dan indikator skala. Susun uraian kerja saudara
sendiri karena adanya kebutuhan untuk memasukkan suatu hal yang memang sesuai
dengan persyaratan saudara sendiri. Judul kerja sangat tidak jelas – khususnya peran-
peran yang terkait dengan layanan organisasi fungsi dan uraian yang bisa bermakna
berbeda di organisasi yang pelanggan, dan peran lain yang menghadapi bidang lain
di dalam maupun diluar berbeda, dan memang sangat mudah terjadi kesalahan
asumsi jika menggunakan standar orang lain. Mulailah dengan memikirkan apa yang
sebenarnya saudara ingin lakukan oleh peran (posisi kerja) tersebut untuk
organisasi saudara, bukan apa yang mungkin dilakukan oleh peran tersebut untuk
perusahaan lain.

Contoh uraian kerja

Uraian kerja Manajer/eksekutif/direktur pengembangan bisnis
 177

Judul kerja ‘pengembangan bisnis’ bisa berarti berbagai hal. Di sejumlah perusahaan,
‘pengembangan bisnis’ berarti posisi kerja manajemen akuntan dan penjualan, dalam
kasus ini,contoh merujuk pada uraian kerja manajer akuntan.
Uraian kerja pengembangan bisnis – dan khususnya cakupan tanggung jawab
strategis dan kewenangan – tergantung pada siapa yang menjadi atasan posisi kerja
tersebut, dan skala serta kompleksitas ‘bisnis’ (pasar, barang/jasa, wilayah, dsb) yang
akan dikembangkan. Berikut ini adalah contoh tanggung jawab tipikal dari posisi
kerja pengembang bisnis, atau seorang direktur bidang pengembangan bisnis:
 Penelitian pasar dan teknologi
 Perumusan strategi
 Analisis dan pengembangan saluran distribusi
 Perencanaan dan manajemen pengembangan produk baru
 Pengembangan dan penilaian transfer teknologi, perizinan, kemitraan
 Perencanaan pemasaran dan periklanan serta promosi
 Perencanaan dan pengembangan organisasi penjualan
 Pengembangan impor/ekspor
 Perencanaan bisnis
 Peluncuran dan implementasi
Uraian kerja: Asisten administratif
Uraian kerja asisten administratif berbeda-beda, tergantung pada peran dan
organisasinya. Gunakan panduan berikut sebagai dasar untuk membuat uraian kerja
yang sesuai dengan situasi organisasi saudara.
 Ketik dan proses berbagai dokumen dan informasi elektronik menggunakan
komputer.
 Susun kelengkapan statistik dan finansial dan laporkan menggunakan lembar
tabel (spreadsheet).
 Atur, susun, dan perbaharui data-data yang relevan menggunakan aplikasi
database di komputer.
 Komunikasikan dan berikan informasi, untuk kalangan internal maupun
eksternal, menggunakan metode yang relevan untuk membantu dan
memungkinkan kerja organisasi dan layanan efektif bagi kelompok-kelompok
yang berhubungan.
 178

 Analisis dan tafsirkan statistik finansial dan data lain untuk membuat laporan
yang relevan.
 Tafsirkan instruksi dan masalah yang muncul, dan kemudian lakukan
tindakan yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur administratif.
 Teliti dan amati informasi untuk memungkinkan pengambilan keputusan
strategis oleh orang lain.
 Atur dan berpartisipasilah dalam rapat, konferensi dan kegiatan-kegiatan tim
proyek.
 Beri persetujuan pada keputusan, permohonan, pengeluaran dan rekomendasi
atas nama para manajer senior saat mereka tidak ada, sesuai dengan panduan
dan kebijakan yang disepakati.
 Selalu sesuaikan kegiatan dengan kebijakan dan prosedur yang telah dibuat
terkait dengan kesehatan dan keamanan kerja, serta manajemen mutu .
 Selalu sesuaikan kegiatan dengan prosedur-prosedur yang terkait dengan
penggunaan yang benar dan perawatan peralatan dan bahan yang menjadi
tanggung jawab peran tersebut.
Uraian kerja Operator penerima telepon/resepsionis
Garis besar tujuan kerja (contoh): tujuan utama Operator Penerima Telepon
adalah menjawab panggilan telepon dengan cepat dan langsung menyambungkan
panggilan tersebut ke tujuan mereka tanpa penundaan. Menyapa pelanggan,
menjawab pertanyaan, mengumumkan panggilan telepon tersebut, atau
menyambungkan panggilan tersebut adalah tujuan sekunder. Kunci sebuah peran
adalah selalu melaksanakan tujuan primer (utama) sambil melaksanakan tujuan
sekunder kapanpun jika dimungkinkan, namun selalu dengan cara yang secara positif
mempengaruhi persepsi pelanggan atau pengalaman mereka menelepon/berkunjung.
Garis besar kewajiban:
 Menjawab sangat banyak panggilan telepon dan mempertahankan tingkat
tanggapan yang cepat sesuai dengan standar yang disepakati.
 Mencatat informasi panggilan yang diterima, kapanpun dibutuhkan dan
mempertahankan catatan yang akurat dan detil.
 Mempertahankan dan memperbaharui secara terus menerus, menggunakan
pengetahuan lokal dan sarana lokal, catatan ketersediaan staf yang mungkin
mendapat panggilan telepon.
 179

 Mengumpulkan data dan melakukan tugas-tugas rutin lain yang diberikan dan
juga tugas umum untuk departemen lain sesuai yang dibutuhkan.
 Memesan dan mempertahankan pasokan kantor yang relevan untuk efektifitas
tugas personal.
 Mengoperasikan berbagai mesin kantor standar, termasuk komputer dan
berbagai programnya, telepon, faks, kalkulator, mesin penghancur kertas dan
mesin fotokopi.
 Berkomunikasi dan menjadi penghubung secara lisan dan tertulis
antarapelanggan /penyedia/pengunjung/penanya dengan staf yang relevan,
dan menafsirkan dan member tanggapan dengan jelas dan efektif pada
permintaan lisan yang disampaikan langsung atau lewat telepon, dan juga
pada instruksi lisan atau tertulis.
 Membangun dan mempertahankan hubungan kerja yang efektif dengan rekan
kerja, penyelia dan masyarakat umum.
 Melaksanakan tugas resepsionis dengan efisien, professional dan ramah.
 Mempertahankan tingkat kehadiran, ketepatan waktu, penampilan, dan
kesesuaian dengan prosedur kesehatan dan keselamatan yang relevan secara
konsisten dan professional.
 Mengejar pengembangan kemampuan dan pengetahuan yang dibutuhkan
untuk pelaksanaan kerja dengan efektif.

Uraian kerja Manajer mutu /direktur

 Susun dan laksanakan strategi dan rencana manajemen, mencakup sumber
daya, sistem, skala waktu, finansial, untuk mendukung, berkontribusi pada,
dan terintegrasi di dalam rencana bisnis tahunan dan strategi jangka panjang
organisasi.
 Susun dan pertahankan sistem untuk membangun standar yang terkait dengan
kegiatan dan produk.
 Susun dan pertahankan sistem untuk mengukur kinerja dibandingkan dengan
standar yang telah dibuat.
 Memonitor kinerja (di bidang yang relevan) sesuai dengan standar yang
disepakati dan mengambil tindakan yang dibutuhkan untuk
 180

berkomunikasi/memberi saran/memberi bantuan sesuai dengan tingkat

kinerja.
 Memonitor dan menginformasikan/mengkomunikasikan/menerapkan standar
yang telah diciptakan/dipertahankan oleh badan-badan eksternal, dan
menyatukannya dengan sistem manajemen mutu internal.
 Susun dan terapkan strategi komunikasi yang dibutuhkan untuk semua
perbaikan dan kesadaran akan masalah-masalah mutu di semua bagian
perusahaan.
 Merencanakan dan mengatur kegiatan-kegiatan departemen (bagian) sesuai
dengan dana dan waktu yang disepakati.
 Memberikan laporan, sebagaimana mestinya, tentang perubahan standar (baik
di dalam maupun diluar) dan tentang kinerja dibandingkan dengan standar
tersebut.
 Berhubungan dan bekerjasama dengan badan-badan standar dan manajemen
mutu (misalnya BSI, Badan Pemerintah, HSE, dsb) Mengatur staf sesuai
dengan standar perusahaan (kedisiplinan, pelatihan, perkembangan, dan
sebagainya).
 Mengatur kinerja bagian disesuaikan dengan target dan dana yang tersedia
(disepakati), dan tidak bertentangan dengan kebijakan dan standar
perusahaan.
 Berhubungan dengan pelanggan dan penyedia jika dibutuhkan
(jika mempengaruhi/dipengaruhi oleh isu-isu mutu )
Uraian kerja Manajer/eksekutif bidang pembelian
Bidang-bidang tanggung jawab berikut kemungkinan tercakup dalam fungsi
pembelian. Bagaimana saudara membentuk bidang-bidang berikut menjadi uraian
kerja pembelian tergantung pada cakupan tanggung jawab bagian pembelian di
perusahaan saudara ; hubungan langsung bagian pembelian dengan bagian lain di
perusahaan; bagaimana fungsi pembelian saudara akan dilaksanakan, dan tingkat
otonomi, kewenangan dan laporan bidang kerja tersebut:
 Perencanaan dan kebijakan pembelian
 Perekrutan, pengembangan, pelatihan dan manajemen staf departemen
 Prioritas dan manajemen proyek pembelian
 181

 Pengaturan sistem dan informasi pembelian dan layanan teknologi informasi

pembelian
 Pengaturan penyedia, hubungan, SLA (kesepakatan tingkat layanan) staf
pembelian
 Penentuan (jika tidak ada fungsi QA), pengawasan dan pengaturan mutu dan
sistem QA
 Hubungan proaktif yang efektif dengan bagian lain sebagaimana yang
dibutuhkan untuk meramalkan, merencanakan pemenuhan, dan pemberian
tuntutan akan mutu yang relevan.
 Hubungan proaktif yang efektif dengan bagian lain yang mengoperasikan,
mencari sumber daya, dan melayani sebagaimana yang dibutuhkan, misalnya
IT
 Negosiasi dan penyusunan kontrak pembelian
 Keputusan dan analisis kebijakan pembuatan atau pembelian
 Keputusan/rekomendasi dan evaluasi kebijakan penyewaan atau pembelian
 Penyusunan anggaran dan target penghematan
 Penyusunan dan perencanan cara mencapai akreditasi penyedia dan
manajemen tingkat layanan
 Pelaksanaan dan laporan yang dibutuhkan
 Evaluasi akuntansi dan justifikasi finansial misalnya modal v pendapatan
 Strategi/pengembangan/manajemen outsourcing
 Negosiasi persyaratan pembayaran, optimalisasi dan manajemen
 Manajemen simpanan dan bahan
 Manajemen penyimpanan, distribusi, pengiriman (jika ada, atau hubungan
efektif dengan bagian/bidang kerja ini)
 Kesadaran, kesesuaian, dan komunikasi informasi peraturan pengepakan dan
pengiriman
 Kesesuaian kesehatan dan keselamatan kerja
 Manajemen dan kesadaran hukum/impor/masalah perdagangan internasional
 Melaksanakan tanggung jawab direktur perusahaan berdasarkan standar
hukum dan etika, seperti yang disebutkan (apapun standar dan kebijakan
direktur yang saudara gunakan).
 182

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS3/7

“MANAJEMEN SUMBER DAYA” yang bisa saudara temukan di bagian Tugas di
akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang
terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

Kualifikasi versus Kesesuaian

Tabel 5.1 Kualifikasi versus kesesuaian
Kriteria Entri Kualifikasi Kriteria Kinerja Kesesuaian

• Kualifikasi • Sikap
• Pengalaman yang relevan • Kemampuan beradaptasi
• Rujukan • Penilaian
• Keberterimaan saat wawancara • Perannya cocok dengan peran
kerja di sekitarnya

Ekspektasi hasil
Tabel 5.2 Ekspektasi hasil
COCOK/SESUAI TIDAK COCOK /
SESUAI

BERKUALIFIKASI Sesuai ideal Tidak terlalu sesuai

TIDAK Sesuai mengejutkan Sama sekali tidak sesuai

BERKUALIFIKASI

Hasil yang diamati

Tabel 5.3 Hasil yang diamati
COCOK/SESUAI TIDAK COCOK /
SESUAI

BERKUALIFIKASI Kekecewaan Masalah utama

Calon ideal pergi ke Orang-orang ini enggan
 183

ladang pindah dan jadi

yang lebih hijau menyulitkan

TIDAK sesuai mengejutkan Tidak masalah

BERKUALIFIKASI bekerja dengan sangat Orang-orang ini akan
baik pergi sendiri
Masuk ke pekerjaan
tersebut
secara tidak sengaja,
lalu puas dan bertahan

Kompetensi, kesadaran dan pelatihan

Organisasi harus secara alami menunjuk orang-orang bermutu untuk Sistem
Manajemen Mutu, tapi organisasi juga harus mendukung orang-orang itu. Organisasi
perlu memastikan bahwa tim yang bertanggung jawab atas efektifitas Sistem
Manajemen Mutu adalah orang-orang kompeten, sadar akan persyaratan sistem
tersebut, dan terlatih untuk menggunakannya. Hal ini bisa dilakukan dengan tiga
cara:
1. Menilai kemampuan anggota tim. Penilaian kemampuan dirancang untuk
dijadikan dasar peningkatan tim, atau perbaikan.
2. Dari penilaian ini muncullah cara kedua: mengisi tiap celah/kesenjangan
kemampuan dengan memberikan pelatihan. Pelatihan ini bisa berupa
pelatihan Sistem Manajemen Mutu , pelatihan proses umum, pelatihan teknik,
atau gabungan ketiganya.
3. Cara ketiga untuk mempertahankan komptensi tim adalah dengan
mengevaluasi secara berkala kinerja anggotanya.
Untuk mencapai tujuan mutu , dibutuhkan personel yang kompeten, terutama yang
sadar-mutu. Standar tahun 1994 utamanya memperhatikan inventaris dan
memberikan kebutuhan pelatihan. Persyaratan ini terkait dengan peningkatan terus
menerus kesadaran akan mutu dan pandang an tentang bagaimana kesadaran ini bisa
berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.
 184

Gambar 5.2 Meningkatkan mutu dengan pelatihan

Istilah dan definisi

Untuk tujuan Standar Internasional, diberikan istilah dan definisi dalam ISO 8402,
sebagai berikut:
Kompetensi: penerapan pengetahuan, keahlian, dan perilaku dalam bekerja
Pelatihan: proses untuk memberikan dan meningkatkan pengetahuan, keahlian
dan perilaku untuk memenuhi persyaratan
Pelatihan: proses empat tahap
Proses pelatihan sistematis dan terencana bisa memberikan kontribusi penting dalam
membantu organisasi meningkatkan kapabilitasnya dan memenuhi tujuan mutu nya.
Untuk meningkatkan kejelasan Standar Internasional ini saudara harus menggunakan
model proses berikut.
 185

Gambar 5.3 Siklus pelatihan

Untuk memilih dan mengimplementasikan penghilangan kesenjangan antara
kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang ada, manajemen harus
mengawasi tahap-tahap berikut:
• Menentukan kebutuhan pelatihan
• Merancang dan merencanakan pelatihan
• Memberikan pelatihan
• Mengevaluasi hasil pelatihan
Seperti yang digambarkan, output dari satu tahap akan menjadi input untuk tahap
berikutnya:

Pembelian barang dan jasa yang berhubungan dengan pelatihan

Manajemen bertanggung jawab untuk menentukan apa dan kapan pembelian
dan penyediaan (secara internal dan eksternal) sumber daya (barang dan jasa) yang
terkait dengan keempat tahap proses pelatihan, dan pengawasannya, harus dilakukan.
Misalnya, sejumlah organisasi mungkin mendapatkan manfaat dari menggunakan
ahli eksternal untuk melaksanakan analisis kebutuhan pelatihannya.

Keterlibatan personel
Keterlibatan personel yang kompetensinya akan ditingkatkan, sebagai bagian
dari proses pelatihan, bisa membuat personel tersebut lebih merasakan memiliki atas
proses itu, yang akan membuat mereka lebih bertanggung jawab dalam memastikan
keberhasilannya.
Menentukan kebutuhan pelatihan
Proses pelatihan harus dilaksanakan setelah analisis kebutuhan organisasi
dilaksanakan dan masalah-masalah yang terkait dengan kompetensi telah dicatat.
Organisasi harus menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap tugas yang
 186

mempengaruhi mutu produk, menilai kompetensi personel untuk melaksanakan tugas

tersebut, dan menyusun rencana untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi yang
mungkin ada.
Penentuan tersebut harus bertujuan untuk:
 Menentukan kesenjangan antara kompetensi yang dibutuhkan dengan
kompetensi yang ada
 Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai yang kompetensinya
tidak sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan
tugasnya, dan
 Mendokumentasikan (mencatat) kebutuhan pelatihan yang telah ditentukan
Analisis kesenjangan antara kompetensi yang ada dengan kompetensi yang
dibutuhkan harus disimpulkan untuk menentukan apakah kesenjangan tersebut bisa
dihilangkan dengan pelatihan atau membutuhkan tindakan lain.

Menentukan kebutuhan organisasi

Mutu organisasi dan kebijakan pelatihan, persyaratan manajemen mutu,
manajemen sumber daya dan rancangan proses harus dipertimbangkan saat
melaksanakan pelatihan sebagai input untuk memastikan bahwa pelatihan yang
dibutuhkan akan diarahkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Menentukan dan menganalisis persyaratan kompetensi

Persyaratan kompetensi harus didokumentasikan. Dokumentasi dikaji secara
berkala atau kapanpun diperlukan saat membuat penilaian kerja dan menilai kinerja.
Penentuan kebutuhan masa depan organisasi bersifat relatif pada tujuan strategis dan
tujuan mutunya, mencakup kompetensi yang dibutuhkan dari personel, yang bisa
didapat dari berbagai sumber internal dan eksternal, seperti:
 Perubahan teknologi atau perubahan organisasional yang
mempengaruhiproses kerja atau berdampak pada sifat produk yang
dikeluarkan oleh organisasi;
 187

 Data yang dicatat dari proses pelatihan yang sedang ataupun yang pernah
dilakukan;
 Persetujuan organisasi atas kompetensi personel untuk melaksanakan tugas
tertentu;
 Catatan perubahan atau fluktuasi musiman yang melibatkan personel
sementara;
 Sertifikasi internal atau eksternal yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas
tertentu
 Permohonan dari pelanggan yang melihat peluang untuk pengembangan
kemampuan pribadi yang bisa berkontribusi pada pencapaian tujuan
organisasi;
 Hasil kajian proses dan tindakan perbaikan yang berasal dari keluhan
pelanggan atau laporan ketidaksesuaian;
 Keputusan, aturan, standar, dan arahan yang mempengaruhi organisasi,
kegiatannya, dan sumber daya;
 Penelitian pasar yang mengidentifikasi atau mengantisipasi persyaratan baru
dari pelanggan;

Mengkaji kompetensi
Harus dilakukan kajian berkala atas dokumen-dokumen yang
mengindikasikan kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap proses dan catatan yang
mendata kompetensi tiap pegawai.

Metode kajian kompetensi meliputi:

 Wawancara/kuesioner dengan pegawai, penyelia, manajer
 Observasi
 Diskusi kelompok
 Masukan dari ahli di bidang tersebut
Menentukan kesenjangan kompetensi
 188

Perbandingan kompetensi yang ada dengan kompetensi yang mereka

perlukan harus dibuat untuk menentukan dan mencatat kesenjangan-kesenjangan
kompetensi.
Menentukan solusi untuk menutup kesenjangan kompetensi
Solusinya bisa diperoleh melalui pelatihan atau tindakan lain organisasi,
seperti merancang ulang proses, rekrutmen personel yang sudah terlatih, outsourcing,
peningkatan sumber daya lain, rotasi kerja atau modifikasi prosedur kerja.
Menentukan spesifikasi kebutuhan pelatihan
Jika solusi pelatihan dipilih untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi,
kebutuhan pelatihan harus dispesifikasi dan didokumentasikan. Spesifikasi
kebutuhan pelatihan harus mencatat tujuan dan ekspektasi hasil pelatihan. Input
untuk spesifikasi kebutuhan pelatihan harus disediakan oleh daftar persyaratan
kompetensi, hasil pelatihan sebelumnya, dan kesenjangan kompetensi saat ini serta
permohonan tindakan perbaikan.
Dokumen (catatan) ini harus menjadi bagian dari spesifikasi rencana pelatihan dan
harus mencakup catatan tujuan organisasi yang akan dijadikan input untuk
perancangan dan perencanaan, dan untuk pengawasan proses pelatihan.
Merancang dan merencanakan pelatihan
Tahap perancangan dan perencanaan menjadi dasar untuk spesifikasi rencana
pelatihan. Tahap ini mencakup:
 Perancangan dan perencanaan tindakan harus dilakukan untuk mengatasi
kesenjangan kompetensi
 Penentuan kriteria untuk mengevaluasi hasil pelatihan dan mengawasi proses
pelatihan

Menentukan batasan
Item-item relevan yang membatasi proses pelatihan harus ditentukan dan
didata. Item-item ini mencakup:
 persyaratan hukum yang ditentukan oleh hukum yang berlaku
 persyaratan kebijakan, mencakup kebijakan yang menyangkut sumber daya
manusia, yang diterapkan oleh organisasi
 189

 pertimbangan finansial
 persyaratan waktu dan penjadwalan
 ketersediaan, motivasi dan kemampuan individu yang akan diberikan
pelatihan
 faktor-faktor seperti ketersediaan sumber dari dalam perusahaan untuk
melaksanakan pelatihan, atau ketersediaan pelaksana pelatihan yang
memiliki reputasi bagus, dan
 batasan atas sumber daya lain yang tersedia
Daftar batasan harus digunakan dalam memilih metode pelatihan dan pelaksana
pelatihan dan juga harus digunakan untuk pengembangan spesifikasi rencana
pelatihan.

Metode pelatihan dan kriteria pemilihan

Kemungkinan metode pelatihan mencakup:
 Kursus dan workshop di dalam maupun di luar kota
 Kerja magang
 Pelatihan dan konseling dalam pekerjaan
 Pelatihan sendiri
 Pembelajaran jarak jauh
Kriteria untuk pemilihan metode, atau gabungan metode, yang tepat, harus
ditentukan dan didokumentasikan. Kriteria ini mencakup:
 Tanggal dan tempat
 Fasilitas
 Biaya
 Tujuan pelatihan
 Kelompok sasaran peserta pelatihan
 Durasi pelatihan dan rangkaian implementasi
 Bentuk penilaian, evaluasi dan sertifikasi

Spesifikasi rencana pelatihan

Spesifikasi rencana pelatihan harus dibuat untuk bernegosiasi dengan calon
penyedia proses pelatihan khusus, misalnya penyampaian isi pelatihan yang spesifik.
 190

Spesifikasi rencana pelatihan sesuai untuk menciptakan pemahaman yang jelas

tentang kebutuhan organisasi, persyaratan pelatihan, dan tujuan pelatihan yang
menentukan apa yang bisa dicapai oleh peserta pelatihan sebagai hasil pelatihan
tersebut.
Kriteria dan metode yang dibuat untuk evaluasi hasil pelatihan digunakan
untuk menilai hal-hal berikut:
 Kepuasan peserta pelatihan
 Penguasaan pengetahuan, kemampuan dan perilaku oleh peserta pelatihan
 Kinerja peserta saat bekerja
 Kepuasan manajemen peserta pelatihan
 Dampak terhadap organisasi peserta pelatihan
 Prosedur untuk mengawasi proses pelatihan

Penyediaan pelatihan
Peran organisasi dalam mendukung dan memfasilitasi pelatihan mencakup:
 Dukungan bagi pelatih dan peserta pelatihan
 Pengawasan mutu pelatihan yang diberikan
CATATAN: Pelatih adalah orang yang melaksanakan metode pelatihan (yang
melatih) Organisasi bisa mendukung penyedia pelatihan dalam mengawasi
pelaksanaan pelatihan. Keberhasilan kegiatan-kegiatan ini dipengaruhi oleh
efektifitas interaksi antara organisasi, penyedia pelatihan dan peserta pelatihan.

Memberikan dukungan
Dukungan pelatihan mencakup:
 Kelengkapan, perlengkapan, dokumentasi, piranti lunak, akomodasi
pelatih/peserta pelatihan yang relevan
 191

 Kesempatan yang tepat dan relevan bagi peserta pelatihan untuk menerapkan
kompetensi yang dikembangkan
 Memberikan umpan balik (masukan) tentang pengerjaan tugas

Dukungan setelah pelatihan

Dukungan setelah pelatihan mencakup:
 Informasi umpan balik dari peserta pelatihan
 Informasi umpan balik dari pelatih
 Informasi umpan balik untuk manajer dan orang-orang yang terlibat dalam
proses pelatihan

Mengevaluasi hasil pelatihan

Tujuan evaluasi adalah untuk mengkonfirmasi bahwa tujuan pelatihan dan
tujuan organisasi telah terpenuhi, dengan kata lain, pelatihan tersebut efektif. Input
untuk evaluasi hasil pelatihan adalah spesifikasi kebutuhan pelatihan dan spesifikasi
rencana pelatihan, dan catatan dari pelaksanaan pelatihan. Hasil pelatihan tidak bisa
dianalisis sepenuhnya sampai peserta pelatihan bisa diamati dan diuji dalam
pekerjaan nyata.
Dalam periode waktu tertentu setelah peserta menyelesaikan pelatihan,
manajemen organisasi harus memastikan bahwa evaluasi telah dilaksanakan untuk
memverifikasi tingkat kompetensi yang dicapai.
Evaluasi harus dilaksanakan dalam jangka pendek dan jangka panjang:
 Dalam jangka pendek, harus didapatkan informasi umpan balik (masukan)
dari peserta pelatihan tentang metode pelatihan, sumber daya yang
digunakan, dan pengetahuan dan keahlian yang didapat sebagai hasil
pelatihan tersebut
 Dalam jangka panjang, kinerja kerja dan produktifitas peserta pelatihan
harus dinilai

Mengumpulkan data dan mempersiapkan laporan evaluasi yang mencakup::

 Spesifikasi kebutuhan pelatihan
 Kriteria evaluasi dan uraian sumber, metode dan jadwal evaluasi
 192

 Analisis data yang dikumpulkan dan interpretasi hasil analisis tersebut

 Kajian biaya pelatihan
 Kesimpulan dan rekomendasi untuk perbaikan
 Kemunculan ketidaksesuaian mungkin mengharuskan prosedur tindakan
perbaikan

Memonitor dan meningkatkan proses pelatihan

Tujuan utama pengawasan (monitor) adalah untuk memastikan bahwa proses
pelatihan, sebagai bagian dari sistem mutu organisasi, diatur dan diimplementasikan
sesuai yang dibutuhkan untuk memberikan bukti objektif bahwa proses tersebut
efektif dalam memenuhi persyaratan pelatihan organisasi. Pengawasan mencakup
pengkajian keseluruhan proses pelatihan di keempat tahapnya. Pengawasan harus
dilaksanakan oleh personel kompeten yang mungkin independent dari fungsi dimana
mereka terlibat secara langsung. Metode untuk monitor (pengawasan) mencakup:
 Konsultasi
 Observasi
 Pengumpulan data
Metode yang akan dipakai harus ditentukan dalam tahap spesifikasi rencana
pelatihan.

Validasi proses pelatihan

Input untuk pengawasan mencakup catatan-catatan dari semua tahap proses
pelatihan. Berdasarkan catatan-catatan ini, bisa dilakukan pengkajian dari berbagai
tahapan tersebut untuk mencari masalah ketidak sesuaian yang bisa diberikan
tindakan perbaikan dan pencegahan. Input ini bisa dikumpulkan terus menerus untuk
dijadikan dasar validasi proses pelatihan, dan untuk memberikan usulan perbaikan.
Secara keseluruhan, kajian proses pelatihan harus mengidentifikasi peluang lebih
jauh untuk meningkatkan efektifitas tiap tahap proses pelatihan. Perlu dilakukan
pencatatan berbagai kegiatan evaluasi dan pengawasan yang dilakukan, hasil yang
didapat, dan tindakan yang direncanakan.
Menentukan Kebutuhan Pilihan
Menentukan kebutuhan organisasi
 193

Input

Kebijakan mutu, Kebijakan pelatihan, Persyaratan manajemen mutu, Desain proses

Proses
Mempertimbangkan semua input saat melaksanakan pelatihan
Output
Keputusan untuk melaksanakan proses pelatihan
Catatan
Keputusan untuk melaksanakan proses pelatihan

Menentukan dan menganalisis persyaratan kompetensi

Input
Perubahan teknologi atau perubahan organisasional yang mempengaruhi proses kerja
atau berdampak pada sifat produk yang diberikan oleh organisasi Data yang tercatat
dari proses pelatihan yang sedang atau pernah dilakukan Persetujuan organisasi atas
kompetensi personel untuk melaksanakan tugas tertentu Catatan perubahan atau
fluktuasi musiman yang melibatkan personel sementara Sertifikasi internal atau
eksterna yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas tertentu Permohonan dari
pegawai yang mengidentifikasi peluang perkembangan personal yang berkontribusi
pada tujuan organisasi Hasil kajian proses dan tindakan perbaikan yang dibuat karena
adanya keluhan pelanggan atau laporan ketidaksesuaian Keputusan, aturan, standar,
dan arahan yang mempengaruhi organisasi, kegiatan dan sumber dayanya Penelitian
pasar untuk mengidentifikasi atau mengantisipasi persyaratan baru dari pelanggan
Proses
Mendokumentasi persyaratan kompetensi
Output
Persyaratan kompetensi
Catatan
Daftar persyaratan kompetensi

Mengkaji kompetensi
Input
 194

Catatan kompetensi Data tentang persyaratan tugas dan pelaksanaan tugas

dari:
- wawancara/kuesioner dengan pegawai, penyelia, manajer
- observasi
- diskusi kelompok
- input dari ahli bidang tersebut
Proses
Mengkaji kompetensi yang ada
Output
Mengetahui kompetensi yang ada
Catatan
Daftar kompetensi yang ada

Menentukan kesenjangan kompetensi

Input
Daftar kompetensi yang dibutuhkan dan daftar kompetensi yang ada
Proses
Menentukan kesenjangan kompetensi
Output
Mengetahui kesenjangan kompetensi
Catatan
Daftar kesenjangan kompetensi

Mengidentifikasi solusi untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi

Input
Daftar kesenjangan kompetensi
Proses
Mengidentifikasi dan memilih pelatihan sebagai solusi
Output
Pelatihan yang dipilih sebagai solusi

Catatan
Pelatihan yang dipilih sebagai solusi
 195

Menentukan spesifikasi kebutuhan pelatihan

Input
Daftar persyaratan kompetensi, Daftar kesenjangan kompetensi, Hasil pelatihan
sebelumnya, Permohonan tindakan perbaikan.
Proses
Dokumen tujuan pelatihan dan hasil pelatihan yang diharapkan.
Output
Spesifikasi kebutuhan pelatihan
Catatan
Dokumen spesifikasi kebutuhan pelatihan

Merancang dan merencanakan pelatihan

Menentukan batasan
Input
Persyaratan peraturan, Persyaratan kebijakan, Pertimbangan financial Persyaratan
waktu dan penjadwalan; sumber daya pelatihan dan ketersediaan pelatih yang bagus,
Ketersediaan, motivasi dan kemampuan individu yang akan dilatih, Faktor-faktor
logistik lain.
Proses
Menentukan batasan
Output
Mengetahui batasan pelatihan.
Catatan
Daftar batasan

Metode pelatihan dan kriteria pemilihan

Input
Spesifikasi kebutuhan pelatihan, Daftar sumber daya,batasan dan tujuan, Daftar
pilihan metode pelatihan, Kriteria pemilihan metode, pelatihan.
Proses
Menentukan metode pelatihan
 196

Output
Mengetahui metode pelatihan
Catatan
Daftar metode pelatihan

Spesifikasi rencana pelatihan

Input
Tujuan dan persyaratan organisasiSpesifikasi kebutuhan pelatihan, tujuan pelatihan,
kelompok target sasaran pelatihan atau target personel Garis besar metode dan isi
Pelatihan Persyaratan jadwal Persyaratan sumber daya dan financial Kriteria untuk
mengevaluasi hasil pelatihan Memonitor prosedur
Proses
Menentukan spesifikasi rencana pelatihan
Output
Spesifikasi rencana pelatihan
Catatan
Dokumen spesifikasi rencana pelatihan

Memilih pelaksana pelatihan

Input
Informasi tertulis tentang calon pelaksana pelatihan Laporan evaluasi Spesifikasi
rencana pelatihan Identifikasi batasan
Proses
Memilih pelaksana pelatihan
Output
Menentukan pelaksana pelatihan
Catatan
Kesepakatan atau kontrak resmi yang menentukan kepemilikan, peran dan
penanggung jawab atas proses pelatihan

Memberikan pelatihan
 197

Memberikan dukungan
Pendukung pra-pelatihan
Input
Spesifikasi kebutuhan pelatihan Daftar kesenjangan kompetensi Spesifikasi rencana
pelatihan
Proses
Briefing pelatih dan peserta latihan
Output
Laporan briefing
Catatan
Laporan briefing pra-pelatihan

Pendukung pelatihan
Input
Kelengkapan sarana, perlengkapan, dokumentasi, piranti lunak atau akomodasi
Kesempatan untuk menerapkan kompetensi Kesempatan untuk umpan balik tentang
kinerja tugas
Proses
Memberikan pendukung pelatihan pada pelatih dan peserta pelatihan
Output
Laporan pendukung pelatihan
Catatan
Laporan pendukung pelatihan

Dukungan setelah pelatihan

Input
Laporan briefing prapelatihan Laporan pendukung pelatihan
Proses
Mendapatkan informasi umpan balik dari pelatih an peserta pelatihan Memberikan
informasi umpan balik kepada manajer dan pegawai lain
yang terlibat dalam proses pelatihan
Output
Laporan informasi umpan balik
 198

Catatan
Laporan informasi umpan balik di akhir pelatihan

Mengevaluasi hasil pelatihan

Mengumpulkan data dan mempersiapkan laporan evaluasi
Input
Spesifikasi untuk kebutuhan pelatihan
- Spesifikasi rencana pelatihan
- Catatan dari pelaksanaan pelatihan
Proses
Mengumpulkan data dan mengevaluasinya berdasarkan kriteria yang telah ditentukan
Menganalisis data dan menafsirkan hasil analisis, kajian pendanaan, verifikasi
pencapaian kompetensi tertentu Merekomendasikan tindakan perbaikan
Output
Laporan evaluasi
Catatan
Laporan evaluasi Catatan pelatihan

Pengawasan dan peningkatan proses pelatihan

Validasi proses pelatihan
Input
Keputusan untuk melaksanakan pelatihan Daftar kompetensi yang dibutuhkan dan
yang tersedia Daftar kesenjangan kompetensi Spesifikasi kebutuhan pelatihan
Spesifikasi rencana pelatihan Kesepakatan atau kontrak resmi Kontrak resmi yang
menentukan kepemilikan dan tanggung jawab atas
proses pelatihan Catatan dari pelaksanaan pelatihan Laporan evaluasi

Proses
 199

Memberikan bukti objektif bahwa proses pelatihan memang efektif dalam Memenuhi
persyaratan pelatihan organisasi tersebut melalui konsultasi, observasi, dan
pengumpulan data Menentukan masalahmasalah kesesuaian agar bisa diambil
tindakan perbaikan dan pencegahan.
Output
Laporan pengawasan
Catatan
Laporan pengawasan Permohonan untuk tindakan perbaikan dan pencegahan

5.2.3 Infrastruktur
Organisasi harus menentukan, menyediakan dan mempertahankan
infrasturktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan
produk.
Infrastruktur mencakup:
 bangunan, ruang kerja dan bangunan-bangunan pendukung yang terkait,
 perlengkapan proses (baik perangkat keras maupun piranti lunak), dan
 layanan-layanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi).
Infrastruktur memfasilitasi proses sistem manajemen mutu dan memiliki dampak
pada mutu produk. Dengan menspesifikasi infrastruktur yang benar tepat waktu,
serta penyediaan dan perawatannya, kita bisa menjamin kesesuaian produk dan
pemenuhan persyaratan. Contoh infrastruktur adalah:
 Pabrik, bidang, mesin dan kelengkapan kerja;
 Komputer dan programnya, misalnya untuk manajemen logistik;
 Teknologi informasi dan komunikasi, per fasilitas.
ini membutuhkan investasi dari organisasi. Tapi diperlukan untuk memastikan bahwa
Sistem Manajemen Mutu memang didukung dengan kerangka Infrastruktur kerja
yang dibutuhkan untuk mendukung misinya hal ini memang. diperlukan untuk
memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu memang didukung
dengan kerangka kerja yang dibutuhkan untuk mendukung misinya.
 200

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS5/7

“MANAJEMEN SUMBER DAYA” yang bisa saudara temukan di bagian
Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan
panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti

5.2.4 Lingkungan Kerja

Organisasi harus menentukan dan mengatur lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk
mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Mutu produk adalah salah satu hal
yang bergantung pada lingkungan kerja dimana produk tersebut dibuat (misalnya
inspeksi visual tanpa pencahayaan yang cukup). Menciptakan dan mengatur
lingkungan kerja yang sesuai akan berkontribusi pada realisasi proses, dan dengan
demikian bisa memenuhi persyaratan. Bagian ini hanya berfokus pada persyaratan
penting lingkungan kerja yang bertujuan untuk memenuhi persyaratan produk.

Jabarkan lingkungan kerja di Politeknik saudara

Apa yang terlintas di pikiran saudara saat kami menyebutkan:
• Lingkungan yang ramah?
• Lingkungan meditatif?
• Lingkungan pesta?
Mungkin saudara membayangkan berbagai jenis tempat, berbagai sudut pandang,
dengan jenis perabot tertentu, perlengkapan tertentu, dengan karakteristik
pencahayaan yang tenang. Atau saudara mungkin membayangkan orang-orang yang
saudara temui dalam lingkungan-lingkungan ini: ramah dan penuh pengertian, di
lingkungan yang ramah; pendiam dan penyendiri di lingkungan meditative;
bersemangat dan komunikatif di lingkungan pesta. Ini berarti bahwa sebuah
lingkungan terkait dengan kesiapan menerima jumlah orang tertentu, dengan
karakteristik tertentu, dengan tujuan tertentu. Dalam mempersiapkan ini, sejumlah
aspek perlu diingat: mulai dari ruangan yang dibutuhkan untuk menerima semua
orang itu dengan aman dan nyaman, sampai cara penataan yang tepat agar orang-
orang itu bisa mengobrol berkelompok, bisa berpasangan atau menyendiri; agar
orang-orang merasa terdorong untuk berdansa atau mengintrospeksi diri. Sama
dengan hal ini, saat memikirkan tentang lingkungan kerja/belajar, kita harus
memperhatikan hal yang sama: memastikan pencapaian tujuan ini berdasarkan pada
 201

strategi yang telah ditentukan, dalam iklim yang mendorong dan kolaboratif, yang
memfasilitasi komunikasi.
Saat merancang lingkungan kerja, perlu diingat adanya kebutuhan untuk
memperhatikan ketersediaan sumber daya finansial dan fisik yang dibutuhkan dan
kapabilitas personel untuk menggunakannya.

Ruangan fisik
Ruangan fisik untuk belajar/mengajar harus ditentukan berdasarkan metode
dan media yang dipilih serta jumlah peserta didik. Dimensinya harus memungkinkan
sejumlah orang yang diperkirakan tersebut terakomodasi dengan nyaman, bekerja
secara kolektif, sendiri-sendiri atau berkelompok (sesuai kebutuhan). Dalam banyak
situasi, dibutuhkan pemisahan tempat untuk menyampaikan teori dan kegiatan
praktek saat pelaksanaan keduanya di lingkungan yang sama tidak memungkinkan.
Ruangan ini harus memiliki pencahayaan dan sistem ventilasi yang bagus. Lebih
disukai jika ruangan tersebut berada di daerah yang mudah dijangkau, dekat dengan
restoran atau tempat makan lain (jika tidak ada kantin di tempat itu sendiri) dan, jika
mungkin, dekat dengan layanan-layanan lain yang mungkin dibutuhkan oleh
partisipan (hotel, agen perjalanan, halte bis, pangkalan taksi, stasiun kereta, dsb).
Tempat yang dipilih tersebut tidak boleh memiliki hambatan/penghalang apapun
yang membuat tempat tersebut sulit dicapai oleh orang yang memiliki cacat fisik.

Perabot dan perlengkapan

Perabot yang tersedia harus cukup untuk menampung jumlah partisipan dan
sesuai dengan strategi belajar/mengajar yang diproyeksikan. Jika ada rencana untuk
memberikan tugas kelompok kecil, dibutuhkan perabot yang bisa dipindahpindahkan
dengan mudah. Semua perlengkapan yang dibutuhkan harus dispesifikasi: proyektor
video, OHP, komputer lengkap dengan program yang dibutuhkan, dsb. Saudara harus
memastikan bahwa tempat dimana pelatihan akan diberikan tersebut memiliki soket
listrik serta komponen-komponen lain yang dibutuhkan untuk membuat
perlengkapan tersebut berfungsi. Perabot harus disesuaikan agar orang-orang yang
memiliki cacat fisik bisa berpartisipasi.
 202

Keselamatan kerja
Faktor-faktor berikut bisa jadi bahaya utama bagi kesehatan dan keselamatan
di lingkungan belajar:
 listrik (tersetrum);
 bahaya api (kebakaran);
 jatuh karena lantai tidak rata atau masalah lain; bangunan atau bagian
ruangan yang menghalangi gerakan orang
 pengaturan sarana kesehatan yang tidak memadai
Untuk berjaga-jaga, harus selalu dipikirkan tindakan dan sarana pencegahan:
pemasangan saudara dan aturan keamanan.

Kenyamanan fisik
Tempat dimana orang-orang harus menghabiskan banyak waktu
berkonsentrasi
harus memiliki kondisi yang memastikan kenyamanan fisik orang-orang tersebut:
 mudah dijangkau,
 memudahkan pergerakan (yang berhubungan dengan ukuran tempat dan
penempatan perabot);
 kenyamanan posisi (ditentukan oleh jenis perabot dan penempatannya untuk
semua kelompok dihubungkan dengan titik pusat dimana presentasi akan
dilakukan);
 kenyamanan suara;
 kenyamanan suhu.

Kenyamanan kognitif (pikiran)

Sejak awal kita membahas topik ini, lingkungan belajar, serta lingkungan
lainnya, tidak terbatas pada tempat dan perabot saja. Segala hal yang menyangkut
lingkungan tersebut, termasuk aspek-aspek non fisik, harus diatur sedemikian rupa
hingga bisa membantu pembelajaran. Untuk alasan inilah kami membicarakan
tentang pentingnya memastikan ‘kenyamanan kognitif’.
Kenyamanan kognitif (pikiran) terkait dengan:
 203

 jumlah waktu yang dihabiskan orang untuk berada dalam lingkungan

belajar/mengajar;
 tuntutan akan perhatian yang dibutuhkan;
 jeda atau interupsi;
 keseimbangan antara berbagai jenis kegiatan pembelajaran (aplikasi, terarah,
kreatif, produksi individual, produksi kelompok, kontekstualisasi);
 cara mencapai iklim komunikasi dan kerjasama antar partisipan dan antara
partisipan dengan pelatih;
 cara mencapai tingkat aktifitas dan motivasi yang dibutuhkan oleh strategi
yang dipakai.
Semua aspek ini harus dinilai dengan cermat agar tidak memiliki hambatan yang
menghambat pencapaian tujuan pembelajaran.
 204

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS6/7

“LINGKUNGAN KERJA” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir
Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait
dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS7/7
“LINGKUNGAN BELAJAR” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas di akhir
Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti catatan panduan yang terkait
dengan Jurnal Pembelajaran dan Portofolio Bukti
Baca Artikel 1, “DEWA-DEWA MANAJEMEN” yang bisa saudara
temukan di Bagian Bacaan di akhir unit pembelajaran ini.

5.3 Rangkuman

 Dalam penerapan Sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9000, pihak

manajemen diberikan tanggung jawab untuk menyediakan sumber daya yang
cukup untuk mengatur dan menjalankannya. SMM ISO 9001, manajemen
sumber daya berarti menyediakan sumber daya manusia, namun manajemen
sumber daya juga berarti memberikan kelengkapan dan lingkungan yang
tepat yang dibutuhkan.

 Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya – sumber daya

yang dibutuhkan, untuk mengimplementasikan dan mempertahankan sistem
manajemen mutu dan terus meningkatkan efektifitasnya, dan meningkatkan
kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan .
 Orang-orang yang melaksanakan kerja yang bisa mempengaruhi mutu produk
haruslah berkompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan
pengalaman yang tepat karena adalah inti organisasi dan yang juga berarti inti
dari sistem manajemen mutu. Berdasarkan tanggung jawab dan kewenangan
atas mutu produk yang diberikan pada mereka, bisa ditentukan apakah para
 205

pegawai tersebut membutuhkan pendidikan, pelatihan, kemampuan dan

pengalaman lebih atau tidak.

 Analisis kerja adalah proses yang digunakan untuk mengumpulkan informasi

tentang tugas, tanggung jawab, kemampuan yang dibutuhkan, hasil, dan
lingkungan kerja dari posisi kerja tertentu.
 Organisasi harus secara alami menunjuk orang-orang bermutu untuk Sistem
Manajemen Mutu, tapi organisasi juga harus mendukung orang-orang itu.
Organisasi perlu memastikan bahwa tim yang bertanggung jawab atas
efektifitas Sistem Manajemen Mutu adalah orang-orang kompeten, sadar
akan persyaratan sistem tersebut, dan terlatih untuk menggunakannya.
 Mutu organisasi dan kebijakan pelatihan, persyaratan manajemen mutu,
manajemen sumber daya dan rancangan proses harus dipertimbangkan saat
melaksanakan pelatihan sebagai input untuk memastikan bahwa pelatihan
yang dibutuhkan akan diarahkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

 Evaluasi pelatihan perlu dilakukan untuk mengkonfirmasi bahwa tujuan

pelatihan dan tujuan organisasi telah terpenuhi, dengan kata lain, pelatihan
tersebut efektif. Input untuk evaluasi hasil pelatihan adalah spesifikasi
kebutuhan pelatihan dan spesifikasi rencana pelatihan, dan catatan dari
pelaksanaan pelatihan. Hasil pelatihan tidak bisa dianalisis sepenuhnya
sampai peserta pelatihan bisa diamati dan diuji dalam pekerjaan nyata.
 Organisasi harus menentukan, menyediakan dan mempertahankan
infrasturktur yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan
produk.
 Infrastruktur mencakup: bangunan, ruang kerja dan bangunan-bangunan
pendukung yang terkait, perlengkapan proses (baik perangkat keras maupun
piranti lunak), dan layanan-layanan pendukung (seperti transportasi dan
komunikasi).
 Evaluasi pelatihan perlu dilakukan untuk mengkonfirmasi bahwa tujuan
pelatihan dan tujuan organisasi telah terpenuhi, dengan kata lain, pelatihan
tersebut efektif. Input untuk evaluasi hasil pelatihan adalah spesifikasi
kebutuhan pelatihan dan spesifikasi rencana pelatihan, dan catatan dari
 206

pelaksanaan pelatihan. Hasil pelatihan tidak bisa dianalisis sepenuhnya

sampai peserta pelatihan bisa diamati dan diuji dalam pekerjaan nyata.

 Manajemen bertanggung jawab untuk menentukan apa dan kapan pembelian

dan penyediaan (secara internal dan eksternal) sumber daya (barang dan jasa)
yang terkait dengan keempat tahap proses pelatihan, dan pengawasannya,
harus dilakukan.
 Keterlibatan personel yang kompetensinya akan ditingkatkan, sebagai bagian
dari proses pelatihan, bisa membuat personel tersebut lebih merasakan
memiliki atas proses itu, yang akan membuat mereka lebih bertanggung
jawab dalam memastikan keberhasilannya.
 Proses pelatihan harus dilaksanakan setelah analisis kebutuhan organisasi
dilaksanakan dan masalah-masalah yang terkait dengan kompetensi telah
dicatat.
 Organisasi harus menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap tugas
yang mempengaruhi mutu produk, menilai kompetensi personel untuk
melaksanakan tugas tersebut, dan menyusun rencana untuk menghilangkan
kesenjangan kompetensi yang mungkin ada.
 Organisasi harus menentukan dan mengatur lingkungan kerja yang
dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk. Mutu
produk adalah salah satu hal yang bergantung pada lingkungan kerja dimana
produk tersebut dibuat (misalnya inspeksi visual tanpa pencahayaan yang
cukup).
 Menciptakan dan mengatur lingkungan kerja yang sesuai akan berkontribusi
pada realisasi proses, dan dengan demikian bisa memenuhi persyaratan.
Bagian ini hanya berfokus pada persyaratan penting lingkungan kerja yang
bertujuan untuk memenuhi persyaratan produk.
 207

3 Daftar Tugas
Ref. N. Judul Tugas Perkiraan
Waktu
Pembelajaran

QU 3.5-AS1/7 LATIHAN 20’

PEMBELAJARAN
“MANAJEMEN
SUMBER DAYA”

QU3.5-AS2/7 LATIHAN 30’

PEMBELAJARAN
“MENYUSUN
URAIAN KERJA ”

QU 3.5-AS3/7 LATIHAN 10’

PEMBELAJARAN
“SESUAI
DENGAN
PEKERJAAN”

QU 3.5-AS4/7 LATIHAN 20’

PEMBELAJARAN
“PERSONEL
KOMPETEN”
 208

QU3.5-AS5/7 LATIHAN 30’

PEMBELAJARAN
“INFRASTRUKTUR”

QU3.5-AS6/7 LATIHAN 30’

PEMBELAJARAN
“LINGKUNGAN
KERJA”

QU3.5-AS7/7 LATIHAN 30’

PEMBELAJARAN
“LINGKUNGAN
BELAJAR”
 209

TUGAS INDIVIDU QU 3.5-AS 1/7 “MANAJEMEN SUMBER DAYA”

Tujuan pembelajaran: mengidentifikasi berbagai jenis sumber daya dan
fungsinya dalam organisasi.

Latihan pembelajaran
Berikan beberapa contoh sumber daya dalam organisasi.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk pekerjaan:
• Guru;
• Montir motor
• Supir Truk
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
 210

TUGAS INDIVIDU QU 3.5-AS 2/7 “MENYUSUN URAIAN KERJA ”

Tujuan pembelajaran: menyusun uraian kerja sesuai dengan kriteria yang
ada dalam analisis kerja.
Saudara bekerja di bagian SDM di sebuah perusahaan swasta, tugas saudara
adalah menyusun uraian kerja untuk rekrutmen pegawai yang paling memenuhi
persyaratan internal perusahaan.
Bayangkan uraian kerja sebagai ‘snapshot’ kerja. Uraian kerja harus
mengkomunikasikan dengan jelas dan tepat tanggung jawab dan tugas apa yang
ada dalam pekerjaan tersebut dan juga harus mengindikasikan kualifikasi utama
untuk pekerjaan tersebut – persyaratan dasar (kemampuan khusus) – dan, jika
mungkin, atribut yang mendasari kinerja yang bagus.
Ikuti kategori-kategori berikut untuk menyusun uraian kerja yang bagus:
• Judul posisi kerja
• Bagian
• Melaporkan kepada (kepada siapa orang tersebut melaporkan
pekerjaannya/siapa atasan langsungnya)
• Tanggung Jawab Keseluruhan
• Bidang utama tanggung jawab
• Berkonsultasi dengan (orang-orang yang bekerja bersama pegawai tersebut
secara berkala)
• Persyaratan pemberian kerja
• Kualifikasi (kemampuan dan pengalaman penting yang dibutuhkan)
 211

TUGAS INDIVIDU QU 3.5. AS3/7 “SESUAI DENGAN PEKERJAAN” Tujuan

pembelajaran: Bahas aturan rekrutmen dan terapkan pada evolusi profesional
staf
Latihan pembelajaran
‘Menyesuaikan dengan pekerjaan’ adalah yang tercantum dalam persyaratan ini.
Nyatakan dalam kata-kata saudara sendiri kenapa kita perlu memiliki personel
yang berkualifikasi untuk mengisi sebuah posisi kerja?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
 212

TUGAS KELOMPOK QU 3.5-AS4/7 “PERSONEL KOMPETEN”

Tujuan pembelajaran: mengevaluasi personel berdasarkan kriteria
pemilihan berbasis kompetensi.
Latihan pembelajaran
Diskusi kelompok: Apa yang perlu saudara lakukan untuk memastikan bahwa
saudara memiliki orang yang tepat untuk suatu pekerjaan? Gunakan buku
interpretasi standar !
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Kapan seseorang dikatakan kompeten untuk suatu pekerjaan?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Komentar: dengan memiliki personel yang berkualifikasi dan kompeten, kita bisa
mengetahui bahwa pekerjaan tersebut akan dilakukan dengan benar. Membuat
sebuah kursi akan dilakukan dengan lebih benar oleh seorang tukang kayu, bukan
oleh koki.
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................

TUGAS INDIVIDU QU3.5-AS5/7 “INFRASTRUKTUR”

Tujuan pembelajaran: menilai kesesuaian infrastruktur dalam organisasi.

Latihan pembelajaran
Menurut saudara apakah fasilitas-fasilitas sekolah sudah memadai? Dari sudut
pandang peserta didik, dari sudut pandang guru.
 213

...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
TUGAS INDIVIDU QU 3.5-AS 6/7 “LINGKUNGAN KERJA”
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 30’
Tujuan pembelajaran: membuat perbandingan antara lingkungan kerja
efektif dan kondusif, dengan kebalikannya.
Latihan pembelajaran
Berikan contoh lingkungan kerja yang buruk dan lingkungan kerja yang bagus.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Di industri manakah lingkungan kerja sangat penting bagi kinerja pekerjaan? Beri 5
contoh dengan penjelasan.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
 214

TUGAS KELOMPOK QU 3.5-AS7/7 “LINGKUNGAN BELAJAR”

Tujuan pembelajaran: membuat perbandingan antara lingkungan belajar
efektif dan kondusif, dengan kebalikannya.
Cobalah mengingat lingkungan belajar yang saat itu saudara anggap tidak sesuai
(tidak cukup). Identifikasi karakter-karakter lingkungan belajar tersebut yang
harusnya bisa ditingkatkan untuk membuatnya menjadi lingkungan belajar yang
lebih sesuai untuk pencapaian tujuan pembelajaran. Kami tidak mengetahui apa
saja pengalaman saudara, tapi kami berani menyatakan bahwa saudara pernah
mengalami masalah terkait dengan ruangan secara fisik, perabot, perlengkapan dan
keamanannya; bahwa saudara tidak terlalu memperhatikan kenyamanan fisik
maupun kenyamanan pikiran. Atau saudara mengalami jenis masalah lain yang
belum kami sebutkan namun menunjukkan betapa pentingnya analisis semua detail
yang mungkin, untuk memastikan terciptanya lingkungan belajar yang benar-benar
disukai.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
215