www.bumn.go.

id || sub Portal BUMN

Pengadaan Barang & Jasa

Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA
PT PERKEBUNAN NUSANTARA I (PERSERO)

1. Tanggung Jawab Pelaksanaan Pengadaan

2. Kantor Pusat
1.1 Pengadaan barang sampai dengan nilai Rp100.000.000 (seratus juta rupiah) dilakukan oleh Bagian Pengadaan.

1.2 Pengadaan Jasa sampai dengan nilai Rp100.000.000 (seratus juta rupiah) dilakukan oleh Bagian terkait.

1.3 Pengadaan barang dan jasa dengan nilai diatas Rp100.000.000 (seratus juta rupiah) dilakukan melalui panitia pengadaan
barang dan jasa.

1.4 Bagian Pengadaan membuat laporan bulanan, triwulan “ Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Korporat”.

2. Unit Kerja (Kebun,Pabrik dan Unit Bisnis lainnya).

2.1 Kebun, pabrik dan unit bisnis lainnyadiberikan kewenangan pengadaan sebagaimana diatur dalam poin II.2.
2.2 Kebun, pabrik dan unit bisnis lainnyaharus membuat laporan bulanan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa, paling
lambat tanggal 5(lima) bulan berikutnya harus sudah disampaikan ke Bagian Pengadaan di Kantor Pusat.

3. Swakelola
3.1 Swakelola adalah pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri oleh pelaksana swakelola
dengan menggunakan tenaga/alat sendiri dan atau tenaga ahli dan lembaga independen sepanjang diperlukan.

3.2 Swakelola dapat dilaksanakan oleh pengguna barang dan jasa dengan nilai tidak terbatas.

3.3 Pekerjaan swakelola yang dapat dilakukan di Kantor Pusat dengan nilai tidak terbatas adalah sebagai berikut:

3.3.1 Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya mampu dilaksanakan sendiri oleh pengguna
barang dan jasa.

3.3.2 Penyusunan Standard Operation Procedure (SOP) perusahaan dan penyelenggaraan asesmen Sumber Daya Manusia
(SDM).
3.3.3 Pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, pengujian dilaboratorium dan pengembangan sistem tertentu.

3.3.4 Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, seminar dan lokakarya.

3.3.5 Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project)yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi.
3.3.6 Perbaikan bangunan perusahaan.

3.3.7 Perbaikan kenderaan bermotor dan alat-alat berat.

3.3.8 Perbaikan mesin dan instalasi listrik.

3.4 Pekerjaan swakelola yang dapat dilakukan di kebun, pabrik dan unit bisnis lainnya diatur sebagai berikut:
 3.4.1 Perbaikan bangunan perusahaan.

3.4.2 Perbaikan saluran air,jalan dan jembatan.

3.4.3 Perbaikan alat – alat berat.

3.4.4 Pemeliharaan mesin dan instalasi pabrik.

3.5 Pengadaan barang dalam rangka kegiatan swakelola, dilaksanakan melalui Bagian Pengadaan Kantor Pusat.

1. Kewenangan
2. Kewenangan di Kantor Pusat
Kewenangan penetapan HPS, Penetapan dan Penunjukan Penyedia Barang dan Jasa, Penandatanganan Kontrak dan Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK), diatur sebagai berikut:

Penetapan/ Penanda-

Batasan Penetapan Penunjukan Tanganan

Nilai HPS PBJ Kontrak dan SPMK

1s.d Rp 50 juta Panitia Penyusun HPS Kepala Bagian Kepala Bagian

2>Rp 50 juta s.d

Rp 1Milyar Direktur SDM & UmumDirektur SDM & UmumDirektur SDM & Umum

3>Rp 1 Milyar s.d

Rp 50 miliar Direktur SDM & UmumDirektur Utama Direktur Utama

4>Rp 50 miliar Direktur Utama Direktur Utama Direktur Utama

2. Kewenangan di Kebun,Pabrik dan Unit Bisnis Lainnya.

2.1 Untuk pengadaan barang dan jasa dalam kewenangan kebun,pabrik dan unit bisnis lainnya harus melalui persetujuan
masing-masing manajer.

2.2 Batasan kewenangan setiap pengadaan, diatur sebagai berikut :

2.2.1 Kebun, pabrik dan unit bisnis lainnya.

2. 2.1.1 Pengadaan barang maksimal sesuai plafon yang ditetapkan Direksi.

3. 2.1.2 Pengadaan jasa, nilai sampai dengan Rp100.000.000 (seratus juta rupiah).
4. 2.1.3 Kewenangan penetapan HPS, penetapan dan penunjukan penyedia jasa serta surat perintah kerja yang bernilai sampai
dengan Rp50.000.000 (lima puluh juta rupiah) ditandatangani oleh Manajer.
2.2.1.4 Pengadaan jasa diatas Rp50.000.000(lima puluh juta rupiah) sampai dengan Rp100.000.000(seratus juta rupiah)HPS
disusun oleh Panitia Penyusun Harga Perkiraan Sendiri dan disetujui oleh Direksi. Penetapan dan penunjukan penyedia jasa serta
surat perintah kerja atau surat perjanjian ditandatangani oleh Direksi.

2.2.2 Untuk hal-hal khusus dan pertimbangan tertentu seperti penyeragaman atau keefektifan proses pengadaan, atau karena
Direksi menganggap perlu, kewenangan tersebut dapat diambil alih Kantor Pusat setelah ada ketetapan Direksi.
3. Penetapan penyedia barang dan jasa sebagai rekanan terseleksi di PT Perkebunan Nusantara I (Persero) ditetapkan
oleh Direksi.

1. Perencanaan
2. Penyusunan Program Pengadaan Barang dan Jasa
1.1 Berdasarkan RKAP yang telah mendapat persetujuan RUPS.

1.2 Perubahan/penyesuaian “Pengadaan Barang dan Jasa” dapat diusulkan apabila:

1.2.1 Terjadinya perubahan RKAP yang mempengaruhi anggaran pengadaan barang dan jasa.

1.2.2 Terjadinya perubahan kondisi ekonomi yang menyebabkan perubahan harga pasar, sehingga program yang sudah
disusun menjadi tidak realistis.

1.2.3 Adanya perubahan kebijakan dan ditetapkan oleh Direksi.

2. Permintaan Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa di Kantor Pusat

2.1 Pengadaan Barang :

Bagian Pengadaan di kantor pusat melaksanakan proses pengadaan barang.

2.2 Pengadaan Jasa

Bagian terkait (user) membuatmemo permintaan pelaksanaan pengadaan jasa kepada Panitia Pengadaan barang dan jasa dengan
melampirkan dokumen teknis dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang telah disusun oleh Panitia Penyusun Harga Perkiraan
Sendiri.
2.3 Apabila dipandang perlu, bagian terkait dan Panitia Penyusun Harga Perkiraan Sendiri dalam melaksanakan tugas
menyusun dokumen teknis dan HPS dapat mengusulkan kepada perusahaan untuk meminta bantuan dari jasa konsultan untuk
menyusunkannya.

2.4 Dokumen teknis :

2.4.1 Dokumen teknis untuk pengadaan barang, sekurang-kurangnya memuat:

2.4.1.1 Jenis barang

2.4.1.2 Volume barang

2.4.1.3 Spesifikasi barang

2.4.1.4 Tempat penyerahan barang

2.4.2 Dokumen teknis untuk pengadaan jasa non konsultan, sekurang-kurangnya memuat:

2.4.2.1 Jenis pekerjaan kontruksi

2.4.2.2 Rincian jenis item pekerjaan

2.4.2.3 Jangka waktu pelaksana pekerjaan

2.4.2.4 Gambar rencana

 2.4.2.5 Spesifikasi teknis

2.4.2.6 Metode/teknis pengerjaan untuk pekerjaan tertentu.

2.4.3 Dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK)/Term Of Reference (TOR) untuk jasa konsultan, sekurang-kurangnya
memuat:
2.4.3.1 Gambaran umum kegiatan

2.4.3.2 Tujuan dan ruang lingkup kegiatan

2.4.3.3 Rincian jenis kegiatan

2.4.3.4 Jangka waktu pelaksanaan kegiatan

2.4.3.5 Gambaran output yang dikehendaki

2.4.3.6 Metodologi pelaksanaan kegiatan

2.4.3.7 Fasilitas yang dapat disediakan dan yang harus disediakan konsultan

2.4.3.8 Sistem pelaporan.

3 .Untuk pengadaan darurat/mendesak aturan poin 1 dan 2 di atas dapat dikecualikan.

1. Pelaksanaan Pengadaan Melalui Pihak Ketiga

2. Persiapan Pengadaan.
1.1 Penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).

1.1.1. Penyusunan HPS barang dan jasa dapat dilakukan apabila memenuhi minimal salah satu sumber informasi sebagai
berikut:

1.1.1.1 Daftar harga yang dikeluarkan oleh pabrikan, agen tunggal atau distributor.

1.1.1.2 Informasi harga resmi oleh asosiasi terkait atau instansi Pemerintah.

1.1.1.3 Hasil konfirmasi tertulis berupa facsimile atau e-mail kepada penyedia barang dan jasa.
1.1.1.4 Informasi harga yang didapatkan pada saat dilakukan cek harga langsung oleh Panitia Penyusun Harga Perkiraan
Sendiri.

1.1.1.5 Harga pengadaan sebelumnya atau yang sedang berjalan.

1.1.1.6 Daftar harga yang disusun oleh Panitia Penyusun Harga Perkiraan Sendiri.

1.1.2 Dalam penyusunan HPS barang dan jasa telah memperhitungkan antara lain:

1.1.2.1 Biaya umum dan keuntungan bagi penyedia barang dan jasa.

1.1.2.2 Pajak Pertambahan Nilai.

1.1.3 Perhitungan HPS pekerjaan jasa konsultan tidak memasukkan unsur keuntungan.

1.1.4 HPStidak memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain serta pajak penghasilan penyedia barang dan jasa.
1.1.5 Nilai total HPSpada dasarnya tidak bersifat rahasia sedangkanrincian HPS bersifat rahasia sampai dengan saat
pembukaan penawaran harga.

1.1.6 HPS bukan sebagai dasar untuk menghitung besaran kerugian perusahaan.

1.2 Penetapan Metode Pengadaan

1.2.1 Panitia Pengadaan atau Pejabat Pengadaan terlebih dahulu menetapkan metode pengadaan.

1.2.2 Metode pemilihan penyedia barang dan jasa, dapat dilakukan melalui penunjukan langsung, pemilihan langsung,
lelang terbatas atau lelang umum sesuai kriteria dan syarat-syarat yang tepat.

1.2.3 Salah satu pertimbangan dalam penetapan pemilihan metode adalah:

1.2.3.1 Tingkat risiko barang dan jasa.

1.2.3.2 Besaran nilai pengadaan

1.2.3.3 Kekhususan barang dan jasa.

1.2.3.4 Ketersediaan penyedia barang dan jasa.

1.3 Penyusunan Jadwal Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa

Rentang waktu pengadaan setelah masa persiapan sampai dengan penandatanganan kontrak/Surat Pesanan diatur sebagai berikut:

1.3.1 Rentang waktu kegiatan pengadaan barang dan jasa dengan metode Lelang Umum, paling lama 55 (lima puluh lima)
hari.

1.3.2 Rentang waktu kegiatan pengadaan barang dan jasa dengan metode Lelang Terbatas, paling lama 28 (dua puluh
delapan) hari.

1.3.3 Rentang waktu kegiatan pengadaan barang dan jasa dengan metode Pemilihan Langsung, paling lama 12 (dua belas)
hari.

1.3.4 Rentang waktu kegiatan pengadaan barang dan jasa dengan metode Penunjukan Langsung, paling lama 8 (delapan)
hari.

1.3.5 Rentang waktu untuk masing-masing kegiatan dalam proses pengadaan diatur dalam PEDOMAN KETIGA.

1.4 Negosiasi harga

1.4.1 Negosiasi harga dilakukan kepada penawar terendah apabila negosiasi terhadap penawar terendah mengalami kegagalan
maka dilanjutkan kepada penawar terendah berikutnya demikian seterusnya.

1.4.2 Hasil negosiasi harga dituangkan dalam suatu berita acara.

 1.5 Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa Non Konsultan

1.5.1 Dokumen pengadaan dengan metode Lelang.

1.5.1.1 Jadwal waktu setiap tahap kegiatan.

1.5.1.2 Dokumen teknis,

1.5.1.3 Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS), yang memuat antara lain;

1. Syarat umum
2. Syarat administrasi
3. Syarat teknis
1.5.1.4 Dokumen pengadaan mulai dari daftar HPS sampai dengan surat perjanjian.

1.5.2 Dokumen pengadaan dengan metode Pemilihan Langsung.

1.5.2.1 Jadwal waktu setiap tahap kegiatan pengadaan.

1.5.2.2 Dokumen teknis.

1.5.2.3 Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) yang memuat antara lain;

1. Syarat umum
2. Syarat administrasi
3. Syarat teknis
1.5.2.4 Dokumen pengadaan mulai dari daftar HPS sampai dengan surat pesanan/surat perjanjian.

1.5.3 Dokumen Penunjukan Langsung

1.5.3.1 Jadwal waktu setiap tahap kegiatan pengadaan.

1.5.3.2 Dokumen teknis.

1.5.3.3 Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) yang memuat antara lain;

1. Syarat umum
2. Syarat administrasi
3. Syarat teknis
1.5.3.4 Dokumen pengadaan mulai dari daftar HPS sampai dengan surat pesanan/surat perjanjian

1.6 Penyusunan Dokumen Pengadaan Jasa Konsultan

1.6.1 Surat undangan kepada penyedia jasa konsultansi untuk memasukkan penawaran administrasi, teknis dan harga;

1.6.2 Kerangka Acuan Kerja (KAK):

1.6.2.1 KAK sekurang-kurangnya memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar mengenai proyek/kegiatan yang akan dilaksanakan.
2. Data penunjang antara lain data dasar, standar teknisdan peraturan serta ketentuan yang berlaku;
3. Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang memberikan gambaran mengenai tujuan yang ingin dicapai.
4. Jenis dan jumlah laporan yang disyaratkan.
5. Hal-hal lain seperti fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa untuk membantu kelancaran tugas konsultan
1.6.3 Harga PerkiraanSendiri/owner estimate (HPS/OE) digunakan sebagai acuan dalam evaluasi penawaran, klarifikasi,
dan/atau negosiasi dengan calon konsultan terpilih.
Dalam dokumen pengadaan harus telah ditentukan tata cara pengadaan dan sistem evaluasi penawaran berdasarkan jenis serta
lingkup layanan dengan memperhatikan prinsip-prinsip efisiensi, efektifitas dan persaingan yang sehat.

2 . Metode Pemilihan Penyedia Barang dan Jasa

2.1 Batasan Pengadaan

NoMetode Nilai Peserta Batasan Khusus

- DRT dan Non DRT - Diutamakan bersinergi dengan BUMN/ Anak

Perusahaan/Perusahaan Terafiliasi BUMN.
Lelang > Rp 50 - Diikuti ≥ 3 PBJ yang memenuhi syarat
miliar
Umum

- DRT - Diutamakan bersinergi dengan BUMN/Anak

Perusahaan/Perusahaan Terafiliasi BUMN.
Lelang > Rp 2,5 - Diikuti ≥ 3 PBJ yang memenuhi syarat
miliar s/d .
Terbatas
Rp 50
miliar

Pemilihan >Rp.100 juta - DRT

Langsung s/d
- Mengundang ≥ 3 PBJ
Rp 2,5
miliar
- Diikuti ≥ 2 PBJ yang memenuhi syarat

s/d Rp.100 Menunjuk 1 PBJ dari DRT Tidak berisiko tinggi

juta

Menunjuk 1 PBJ dari DRT, apabila tidak ada

BUMN atau Anak Perusahaan yang mampu
dan bersedia.
Tanpa 1. Tidak dapat ditunda ;atau
2. Penyedia hanya ada
 Penunjukan batasan nilai satu/spesifik;atau

Langsung 3. Keahlian khusus; atau

4. Pemegang merek/ Pabrikan;atau
5. Darurat keamanan;atau
6. Repeat order;atau
7. Bencana alam; atau
8. BUMN/Anak Perusa-haan;atau
9. Jumlah dan nilaiditetapkan Direksi;atau
10. Pekerjaanlanjutan yang gagal.
- DRT dan Non DRT 1. Barang sekali pakai
2. Tanpa SPK/Kontrak
3.
s/d Rp.6 juta - Berdasarkan Plafon yang ditetapkan oleh
Direksi.

Pembelian Tanpa 1. Pembelian bahan baku pabrik.

Langsung batasan nilai 2. Penjualan dari penyedia barang dan jasa
dengan sistem lelang

DRT dan Non DRT,

2.2 Tata cara pelaksanaan pemilihan penyedia barang dan jasa untuk Kantor Pusat, Kebun dan Pabrikdiatur dalam
PEDOMAN KETIGA.

3. Pengikatan Perikatan/Perjanjian
3.3 Bentuk Perikatan/Perjanjian

3.3.1 Perjanjian Kerja

Berdasarkan bentuk perjanjian kerja terdiri dari:

3.3.1.1 Kontrak

Adalah suatu bentuk perjanjian yang bernilai di atas Rp.100.000.000 (seratus juta rupiah).

3.3.1.2 SPK (Surat Perintah Kerja)

Adalah suatu perjanjian dalam bentuk perintah kerja dengan batasan nilai sampai dengan Rp.100.000.000 (seratus juta rupiah).

Berdasarkan jenis perjanjian kerja terdiri dari:

3.3.1.3 Kontrak lumpsum

Kontrak lumpsum adalah perjanjian penyelesaian seluruh pekerjaan tertentu dalam waktu tertentu dengan jumlah harga pasti.
3.3.1.4 Kontrak harga satuan

Kontrak harga satuan adalah perjanjian penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang
pasti untuk setiap satuan/unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu. Volume pekerjaan masih bersifat perkiraan
sementara.

3.3.1.5 Kontrak prosentase

 adalah perjanjian/ kontrak pelaksanaan jasa konsultansi dibidang konstruksi atau pekerjaan pemborongan tertentu dimana
konsultan yang bersangkutan menerima imbalan jasa berdasarkan prosentase tertentu dari pekerjaan fisik
kontruksi/pemborongan.

3.3.1.6 Kontrak terima jadi (turnkey contract)

adalah perjanjian pemborongan atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga pasti dan
tetap sampai seluruh hasil pekerjaan utama maupun penunjangnya dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria kinerja
(output performance) yang telah ditetapkan.
3.3.2 Perjanjian Jual Beli

adalah suatu persetujuan hal mana pihak kedua mengikatkan dirinya untuk menyerahkan suatu barang, dan pihak pertama
membayar harga yang dijanjikan.

3.3.2.1 Kontrak pengadaan barang.

1. Adalah suatu bentuk perjanjian yang bernilai di atas Rp.500.000.000 (lima ratus juta rupiah).

1. Dengan nilai kurang dari Rp.500.000.000 (lima ratus juta rupiah) dapat dalam bentuk kontrak yaitu untuk pengadaan barang
yang mempunyai spesifikasi khusus antara lain tidak terbatas pada pupuk, mobil.
3.3.2.2 Surat pesanan pembelian (order pembelian).

Adalah suatu bentuk perjanjian yang bernilai kurang dari Rp.500.000.000 (lima ratus juta rupiah).

3.3.2.3 Kontrak call off order

adalah kontrak pengadaan barang dan jasa untuk jangka waktu tertentu (enam bulan atau lebih), dan hanya membayar sejumlah
barang dan jasa yang diterima/dipergunakan.

3.3.2.4 Kontrak harga (price agreement)

adalah perjanjian dengan 1(satu) atau lebih Penyedia barang dengan harga yang sudah pasti, pembayaran berdasarkan realisasi
barang yang diterima.

3.3.3 Kontrak sewa-menyewa

adalah suatu persetujuan, hal mana pihak kedua mengikatkan diri untuk memberikan suatu barang dan jasa kepada PT
Perkebunan Nusantara I (Persero) sebagai pihak pertama selama waktu tertentu, dengan pembayaran suatu harga yang
disepakati.

3.3.4 Kontrak leasing

Adalah suatu persetujuan, hal mana PT Perkebunan Nusantara I (Persero) sebagai pihak kedua (lease) mengikatkan diri untuk
memanfaatkan suatu barang dari pihak pertama (leasor) dengan sistem pembayaran cicilan sampai dengan batas waktu yang
diperjanjikan barang tersebut menjadi milik pihak kedua.
3.3.5 Kontrak kemitraan atau kerjasama (Partnership/Strategic Alliances Contract) adalah kontrak pengadan barang dan
jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan tertentu dalam rangka mencapai sasaran perusahaan dalam batas waktu tertentu, dimana
masing-masing pihak memberikan kontribusi sumber dana, daya atau fasilitas yang dimiliki/dikuasai.
Kontrak kemitraan menganut prinsip pembagian keuntungandan pembebanan risiko bersama,berdasarkan kesepakatan yang
ditetapkan dalam kontrak.

3.4 Isi Kontrak

 Kontrak memuat secara jelas hal-hal berikut:

3.4.1 Para pihak;

3.4.2 Identitas yang jelas dari kedua belah pihak yang mengikat/membuat kontrak;

3.4.3 Hak, kewajiban dan tanggungjawab kedua belah pihak sesuai konsep kontrak dan kesepakatan sebagai hasil proses
pengadaan;

3.4.3.1. Kewajiban Pemasok:

1. Menyerahkan fotokopi Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) yang diterbitkan oleh Sekretariat Perusahaan.
2. Mengambil dokumen penawaran di Panitia Pengadaan Barang dan Jasa dan membayar biaya penggantian pengadaan dokumen
penawaran.
3. Mengembalikan dokumen penawaran ke Panitia Pengadaan Barang dan Jasa.
4. Menyerahkan jaminan penawaran.
5. Menyerahkan Pakta Integritas.
6. Menandatangani kontrak.
7. Menyelesaikan pekerjaan/menyerahkan barang/bahan yang diminta Perusahaan sesuai spesifikasi dalam SP/OPL.
8. Menyerahkan dokumen tagihan.

3.4.3.2. Hak Pemasok

1. Menerima SP/OPL sesuai mekanisme yang dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan Barang dan Jasa.
2. Menerima kembali jaminan penawaran.
3. Menerima kembali jaminan pelaksanaan setelah pekerjaan selesai.
4. Menerima pembayaran atas hasil Pengadaan Barang dan Jasa.

3.4.3.3. Kewajiban Perusahaan

1. Menerbitkan dokumen penawaran kepada pemasok.

2. Menyerahkan SP/OPL yang telah ditandatangani kedua belah pihak.
3. Memeriksa/menerima pengadaan barang dan jasa sesuai spesifikasi.
4. Membayar hasil kerja dan pengadaan barang sesuai SP/OPL.

3.4.3.4. Hak Perusahaan

1. Meminta salinan/copy DRT.

2. Meminta jaminan penawaran, Pakta Integritas dan jaminan pelaksanaan.
3. Menerima pekerjaan dan barang yang dipesan berdasarkan SP/OPL sesuai spesifikasi Perusahaan.

3.4.4 Lingkup pekerjaan termasuk persyaratan dan spesifikasi teknis sesuai konsep kontrak dan kesepakatan sebagai hasil
proses pengadaan;

3.4.5 Harga dan nilai:

3.4.5.1 Harga dan nilai yang pasti sesuai hasil proses pengadaan;
3.4.5.2 Ketentuan mengenai penyesuaian nilai pekerjaan akibat fluktuasi harga atau perubahan kebijakan Pemerintah di
bidang moneter. Apabila tidak ditetapkan, maka harga kontrak tersebut berlaku untuk seluruh masa kontrak tanpa suatu
perubahan;

3.4.6 Tanggal saat dimulainya pekerjaan dan jangka waktu kontrak atau waktu penyerahan;
3.4.7 Jaminan pelaksanaan sesuai dengan ketentuan dalam dokumen pengadaan Barang dan Jasa.

3.4.8 Denda

3.2.8.1 Dalam hal Penyedia Barang dan Jasa terlambat menyerahkan barang/menyelesaikan pekerjaan yang disebabkan kelalaian
dikenakan denda satu permil per hari dan maksimal lima persen dari nilai kontrak, kecuali untuk penyerahan barang/penyelesaian
pekerjaan dapat dilakukan secara bertahap maka denda keterlambatan tersebut dihitung berdasarkan nilai barang/paket pekerjaan
yang terlambatdiserahkan/diselesaikan.Jangka waktu keterlambatan penyerahan barang/menyelesaikan pekerjaan yang dikenakan
denda diberikan selambatlambatnya 50% dari jangka waktu pelaksanaan penyerahan barang/pekerjaan yang tercantum dalam
kontrak.

3.4.9 Ketentuan tentang asuransi, pajak dan bea masuk serta pungutan lain dalam rangka impor.

3.4.10 Ketentuan penundaan transaksi bisnis yang terindikasi penyimpangan dan/atau kecurangan.

3.4.11 Ketentuan tentang pemutusan kontrak dan terminasi dini.

3.4.12 Ketentuan penyelesaian perselisihan.

3.4.13 Amandemen kontrak:

3.4.13.1 Syarat-syarat amandemen kontrak harus dilakukan secara tertulis dan ditandatangani oleh para pihak yang
menandatangani kontrak;

3.4.13.2 Amandemen harus disertai jastifikasi yang kuat dan disetujui oleh Pejabat Yang Berwenang.

3.4.14 Ketentuan pengalihan pekerjaan.

3.4.14.1 Penyedia barang dan jasa yang memperoleh pekerjaan pengadaan barang dan jasa dilarang mengalihkan
(mensubkontrakkan) seluruh pekerjaan atau pekerjaan utama kepada penyedia barang dan jasa lain. Penyedia barang dan jasa
yang mengalihkan pekerjaan (mensubkontrakkan) maupun yang menerima pengalihan pekerjaan dikenakan sanksi sesuai
ketentuan yang berlaku.

3.4.14.2 Pekerjaan tersebut harus dilaksanakan sendiri oleh penyedia barang dan jasa yang ditunjuk dan dilarang diserahkan
kepada pihak lain;

3.4.14.3 Apabila ketentuan sebagaimana dimaksud poin diatas dilanggar, maka kontrak pengadaan barang dan jasa tersebut
dibatalkan dan yang bersangkutan dikenakan sanksi sesuai ketentuan yang berlaku.

3.4.14.4 Ketentuan diatas dikecualikan untuk hasil merger atau akuisisi yang dilakukan oleh perusahaan lain setelah kontrak
berjalan yang dibuktikan dengan dokumen-dokumen merger atau akuisisi yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pengalihan harus meliputi seluruh tanggung jawab hukum dan penyelesaian pekerjaan.

3.5 Penandatanganan Kontrak

3.5.1 Prosedur penandatanganan kontrak diatur sebagai berikut;

3.5.1.1 Setelah penunjukan pemenang, bagian terkait (user) menyiapkan dan memaraf draft kontrak untuk selanjutnya
diserahkan kepada Fungsi Hukum.
 3.5.1.2 Paling lama 2(dua) hari kerja setelah menerima draft kontrak, Fungsi Hukum harus sudah memaraf draft kontrak.

3.5.2 Setelah Pihak Kedua telah sepakat terhadap seluruh isi perjanjian yang telah dituangkan dalam kontrak, maka Pihak
Pertama (Pejabat yang Berwenang) dan Pihak Kedua (Penyedia Barang dan Jasa) menandatangani Kontrak.

3.5.3 Pihak penyedia barang dan jasa yang berhak menandatangani kontrak adalah Direktur Utama/Direktur/ Wakil Direktur
dan tidak boleh dikuasakan kepada pihak lain di luar struktur organisasi perusahaan.

3.5.4 Pejabat yang berwenang menandatangani kontrak sesuai pengaturan kewenangan sebagaimana diatur pada poin II
dalam Pedoman Kedua ini.

3.6 Addendum Kontrak

3.6.1 Addendum kontrak hanya dibolehkan untuk perubahan volume, gambar, waktu, dan eskalasi harga.
3.6.2 Addendum kontrak tidak boleh menambah nilai kontrak, kecuali untuk pekerjaan yang sifatnya unit price dan eskalasi
harga.
3.6.3 Addendum kontrak tidak boleh mengurangi mutu.
3.6.4 Addendum kontrak dilakukan dengan persetujuan kedua belah pihak.
3.7 Distribusi Kontrak

3.7.1 Pihak Penyedia Barang dan Jasa, dokumen asli bermeterai

3.7.2 Fungsi Pengadaan, dokumen asli bermeterai

3.7.3 Fungsi keuangan, asli tanpa meterai

3.7.4 User, (fotokopi kontrak)

3.7.5 Sekretariat Perusahaan (fotokopi kontrak)

4 . Surat Perintah Mulai Kerja

4.1 Setelah penerbitan surat penunjukan pemenang, maka Panitia Pengadaan Barang dan Jasa menerbitkan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) kepada penyedia jasa yang ditandatangani oleh Direksi.

4.2 Selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari setelah SPMK diterbitkan, pihak penyedia jasa harus sudah mulai
melaksanakan pekerjaan. Apabila sampai dengan 15 (lima belas) hari pihak penyedia jasa tidak memulai pelaksanaan pekerjaan,
maka pejabat yang berwenang mengeluarkan Surat Peringatan I, kemudian selang 5 (lima) hari surat peringatan dikeluarkan,
pihak penyedia jasa belum juga memulai pekerjaan maka dikeluarkan Surat Peringatan II, Surat Peringatan III, terakhir adalah
Surat Pemutusan Hubungan Kerja Sepihak atas kontrak kerja yang telah ditanda tangani serta jaminan pelaksanaan dicairkan
sebagai milik PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

5 . Serah Terima Hasil

5.1 Barang dan atau hasil pekerjaan yang diserahkan oleh penyedia barang dan jasa, setelah dilakukan pengujian fisik dan
mutu yang dituangkan dalam Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan, dibuatkan Berita Acara Serah Terima Barang/Hasil Pekerjaan
kemudian ditandatangani oleh kedua pihak sebagai mana diatur dalam kontrak.

5.2 Prosedur penerimaan barang dan jasa serta pengujian/pemeriksaan barang dan jasa, dilakukan sesuai prosedur yang diatur
dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1. Swakelola
2. Syarat-syarat Swakelola
1.1. Memiliki tenaga dan kemampuan yang cukup;
 1.2 Pelaksanaan swakelola tidak mengganggu tugas pokok karyawan yang akan terlibat dalam kegiatan swakelola;

1.3 Adanya persetujuan Direksi.

2. Insentif Pelaksana Swakelola

Kepada karyawan yang ditugaskan melaksanakan kegiatan swakelola diberikan insentif yang pantas, dan sesuai ketentuan yang
berlaku di PT Perkebunan Nusantara I (Persero)

3. Perencanaan
3.1 Penyusunan Organisasi

Organisasi kegiatan swakelola sekurang-kurangnya terdiri dari:

3.1.1 Penanggungjawab swakelola

3.1.2 Staf administrasi dan keuangan

3.1.3 Pengawas Teknis dan Operasi

3.1.4 Pelaksana Lapangan

3.2 Penyusunan Term Of Reference (TOR) Kegiatan

3.2.1 Menetapkan sasaran, rencana kegiatan dan jadwal pelaksanaan.

3.2.2 Perencanaan teknis dan kebutuhan bahan, tenaga serta peralatan yang sesuai.

3.2.3 Penyusunan rencana biaya

4. Pelaksanaan Kegiatan Swakelola

4.1 Pelaksanaan swakelola dapat dilakukan dengan cara:

4.1.1 Dilakukan sendiri oleh PT Perkebunan Nusantara I (Persero); atau

4.1.2 Bekerjasama dengan pihak luar Non Dunia Usaha, yang memiliki kemampuan dibidangnya, antara lain:

4.1.2.1 Instansi/Lembaga Pemerintah,TNI/POLRI.

4.1.2.2 Masyarakat,

4.1.2.3 Lembaga-lembaga swadaya yang bergerak non profit oriented.

4.2 Prosedur kerjasama dengan pihak luar, dilakukan sebagai berikut:

4.2.1 Setelah memperoleh persetujuan prinsip dari Direksi, User menetapkan pihak luar yang dianggap mampu melaksanakan
kegiatan yang akan di-swakelolakan.

4.2.2 Untuk efektivitas kegiatan, PT Perkebunan Nusantara I (Persero) membentuk suatu tim counter part yang ketuanya
dijabat oleh pimpinan unit organisasi yang berkepentingan dengan kegiatan.
4.2.3 Tim Counter part melakukan komunikasi penjajakan dengan pihak-pihak yang direncanakan sebagai pelaksana
swakelola, yang dibahas sekurang-kurangnya mengenai:
4.2.3.1 Jenis dan lingkup kegiatan
 4.2.3.2 Sistem kerjasama

4.2.3.3 Metode pelaksanaan

4.2.3.4 Sistem pembiayaan

4.2.4 Tim Counter part, mengajukan proposal/TOR berkaitan dengan rencana kerjasama tersebut kepada Direksi.
4.2.5 Dibuat perjanjian kerjasama antara PT Perkebunan Nusantara I (Persero) sebagai pihak pertama dengan pihak
pelaksana swakelola sebagai pihak kedua.

4.3 Pengadaan bahan, peralatan dan jasa, harus mengikuti tata cara pengadaan barang dan jasa melalui pihak ketiga.

5. Prosedur Keuangan
Prosedur keuangan/pembayaran kegiatan swakelola, mengikuti ketentuan yang berlaku pada Direktorat Keuangan PT
Perkebunan Nusantara I (Persero).

6. Pertanggung jawaban

6.1 Setiap kegiatan swakelola harus dipertanggungjawabkan kepada Direksi.

6.2 Sebelum menerima atau menolak pertanggungjawaban pelaksanaan swakelola, Direksi terlebih dahulu melakukan
pemeriksaan dalam pelaksanaannya dilakukan oleh Bagian Satuan Pengawasan Internal (SPI).

6.3 Hasil pemeriksaan SPI merupakan dasar Direksi untuk menerima atau menolak sampai temuan SPI ditindaklanjuti.

6.4 Dalam hal Direksi telah memiliki keyakinan yang kuat atas kewajaran pelaksanaan swakelola, tanpa melakukan
pemeriksaan melalui SPI, Direksi dapat menerima pertanggungjawaban kegiatan swakelola.

---ooo0ooo---