Pengendalian Dokumen

Eksternal
No. Dokumen :
SOP No. Revisi : 00
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/3

Puskesmas dr.Maya Sary

Simpang Parit
NIP.197305022008032001

1. Pengertian 1. Pengendalian dokumen eksternal adalah sistem pengelolaan

dokumen yang meliputi peraturan-peraturan yang menjadi
acuan dalam pelaksanaan program dikendalikan sebagai
dokumen eksternal yang diberlakukan
2. Dokumen eksternal meliputi: buku, peraturan, standar, surat
keputusan yang merupakan acuan/referensi di dalam
penyusunan dokumen kegiatan di Puskesmas
2. Tujuan Untuk mengendalikan seluruh dokumen eksternal agar bias
menjadi acuan dan mudah ditelusuri
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Simpang Parit
No: Tahun 2018 tentang Pengendalian dokumen dan
rekaman
4. Referensi 1. Pedoman Manual Mutu
2. Permenkes Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas

5. Alat dan bahan - ATK, Komputer/ Leptop

- Lemari arsip
6. Langkah- 1. Pelaksana upaya melakukan verifikasi terhadap seluruh
langkah/
dokumen yang dibutuhkan untuk mengetahui apakah dokumen
prosedur
tersebut masih bisa diterapan/digunakan atau tidak
2. Dokumen Eksternal yang sudah diverifikasi kemudian diberi
kode/tanda dengan tulisan dan warna tertentu
a. Cap dengan tulisan “INDUK” berwarna merah untuk
dokumen eksternal terbitan baru
b. Cap dengan tulisan “TERKENDALI” berwarna merah untuk
dokumen eksternal copy/ salinan resmi yang dikendalikan
lalu diberi “NOMOR” pada nomor salinan yang sesuai
dengan daftar distribusi
c. Cap dengan tulisan “TIDAK TERKENDALI” berwarna merah
untuk dokumen eksternal yang tidak sah dikendalikan
d. Cap “KADALUWARSA” dengan tulisan berwarna merah
untuk dokumen eksternal asli yang sudah tidak berlaku lagi
(kadaluwarsa)
 3. Setiap pemegang dokumen eksternal bertanggung jawab untuk
menjamin bahwa hanya dokumen eksternal yang berlaku saja
yang digunakan
4. Dokumen eksternal yang tidak berlaku lagi harus segera
disingkirkan
5. Dokumen eksternal yang digunakan dicatat dalam Daftar Induk
Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Management
Representatif
6. Dokumen eksternal yang terkait dengan setiap kegiatan yang
ada di dalam Puskesmas Simpang Parit harus berada di
tempat yang telah ditentukan serta terjamin keabsahannya
7. Bagan Alir

Pelaksana upaya
melakukan verifikasi Dokumen
terhdp seluruh eksternal diberi
dokumen tanda/ kode

Penanggung jawab
eksternal bertanggung
Dokumen tidak berlaku
jawab menjamin
disingkirkan
dokumen eksternal
yang berlaku yang
digunakan

Dokumen eksternal dicatat di

daftar induk dan ditanda tangani
Management Representatif

Dokumen eksternal terkait kegiatan

PKM di simpan di tempat yg
ditentukan serta terjamin
keabsahannya.

8. Hal-hal yang Setiap dokumen eksternal yang ada harus disimpan dan
perlu
dikendalikan dengan benar – benar agar mudah dalam pencairan
diperhatikan
sewaktu –waktu dibutuhkan
9. Unit terkait 1. Penanggung jawab UKM
2. Pelaksana UKM
10. Dokumen terkait Daftar induk Dokumen Eksternal
11. Rekaman
Historis No Yang Isi Perubahan Tanggal mulai
perubahan diubah diberlakukan