DOKUMEN TERKENDALI

PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL DAN
PELAKSANAAN
PENGENDALIAN
No Dokumen :
No Revisi :
Tanggal Terbit:
Halaman :
Kepala UPTD
SOP Puskesmas Watubaing
UPTD
PUSKESMAS =ADRIANUS , S.Kep=
WATUBAING Penata Tk.I
NIP.19780503 200112
1 005

1. Pengertian a. Pengendalian dokumen eksternal adalah: sistem pengelolaan

dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran
maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen
perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
b. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat
keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di
dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas.
c. Yang melakukan pengendalian dokumen eksternal adalah
Kepala Puskesmas.
2. Tujuan Mengatur sistem pengendalian dokumen seperti penomoran,
pengesahan, pendistribusian, revisi dan penyampaian dokumen
terkendali agar dokumen dapat dikendalikan dan dipelihara
keabsahannya.
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Watubaing Nomor:

4. Referensi Peraturan Menteri Negara Pedayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi No. 38 th 2013 tentang Pedoman Penilaian
Kinerja Unit Pelayanan Publik.
5. Prosedur 1. Alat :
-

2. Bahan :
a. dokumen
b. Buku penomoran dokumen

PUSKESMAS WATUBAING |
Jln. Trans Maumere – Larantua. KM 40
 DOKUMEN TERKENDALI

PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL DAN
PELAKSANAAN
PENGENDALIAN
No Dokumen :
No Revisi :
Tanggal Terbit:
Halaman :
Kepala UPTD
SOP Puskesmas Watubaing
UPTD
PUSKESMAS =ADRIANUS , S.Kep=
WATUBAING Penata Tk.I
NIP.19780503 200112
1 005

6. Langkah- 1. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada kepala Tata Usaha

Langkah untuk mengagendakan semua dokumen yang masuk ke
puskesmas.
2. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada Kepala Tata Usaha
untuk mengajukan dokumen yang masuk agas di disposisi
terlebih dahulu oleh Kepala Puskesmas sebelum disampaikan
kepada program yang bersangkutan.
3. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada Kepala Tata Usaha
untuk menyampaikan hasil disposisi kepada pemegang
program yang bersangkutan.
4. Kepala puskesmas memerintahkan kepada Kepala Tata Usaha
untuk melakukan penomoran terhadap semua dokumen yang
masuk ke puskesmas.
5. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada Kepala Tata Usaha
untuk mengarsipkan semua dokumen eksternal yang masuk
ke puskesmas.
6. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada Kepala Tata Usaha
untuk menyimpan semua dokumen eksternal yang masuk ke
puskesmas.
7. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada bagian
Administrasi melalui Kepala Tata Usaha untuk
mengelompokan dokumen eksternal yang masuk ke
puskesmas berdasarkan jenisnya.
8. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada bagian
Administrasi melalui Kepala Tata Usaha untuk memilah
dokumen yang masih digunakan maupun yang tidak
9. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada bagian

PUSKESMAS WATUBAING |
Jln. Trans Maumere – Larantua. KM 40
 DOKUMEN TERKENDALI

PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL DAN
PELAKSANAAN
PENGENDALIAN
No Dokumen :
No Revisi :
Tanggal Terbit:
Halaman :
Kepala UPTD
SOP Puskesmas Watubaing
UPTD
PUSKESMAS =ADRIANUS , S.Kep=
WATUBAING Penata Tk.I
NIP.19780503 200112
1 005

]Administrasi melalui Kepala Tata Usaha untuk

memusnahkan dokumen yang sudah tidak dipakai minimal
selama 5 tahun.
10. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada bagian
Administrasi melalui Kepala Tata Usaha untuk pemeliharaan
dokumen secara berkala ( 3 bulan).
7. Bagan Alur
KAPUS

TATA
USAHA

Mengagendaka Mengajukan Menyampa Melaku

n dokumen dokumen ikan Hasil kan
Penomo
ran

Mengarsipkan Menyimpa Mengelo Memilah

semua n semua mpokkan dokumen
dokumen dokumen dokumen yang
eksternal masih
digunakan
maupun
tidak
PUSKESMAS WATUBAING |
Jln. Trans Maumere – Larantua. KM 40
 DOKUMEN TERKENDALI

PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL DAN
PELAKSANAAN
PENGENDALIAN
No Dokumen :
No Revisi :
Tanggal Terbit:
Halaman :
Kepala UPTD
SOP Puskesmas Watubaing
UPTD
PUSKESMAS =ADRIANUS , S.Kep=
WATUBAING Penata Tk.I
NIP.19780503 200112
1 005

Memusnahkan Memelihara dokumen

dokumen yang sudah secara berkala ( 3 bulan ).
tidak dipakai minimal
selama 5 tahun.

8. Hal-hal yang
perlu -
diperhatikan
9. Unit terkait - Tata Usaha
-Pokja Admin

10 .Dokumen - Buku Penomeran dokumen.

terkait
-Buku Agenda Surat Keluar dan surat masuk.

11 Rekaman Tanggal mulai

historis No. Yang diubah Isi Perubahan
diberlakukan
perubahan

PUSKESMAS WATUBAING |
Jln. Trans Maumere – Larantua. KM 40