Pemanfaatan dan Pengembangan Sistem Informasi

pada Organisasi Perusahaan

Nama : Miftah Safira Alvi

Dosen : Bapak Yananto Mihadi P., S.E., M.Si., CMA.

Matkul : Sistem Informasi Management (Pertemuan Ke 4)

Kelas : Jumat A403

Tahun : 2018
Pengguna dan Pengembang Sistem

Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana

masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap
awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan
pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan
penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka
panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun.

A. Organisasi Bisnis

Dukungan Sistem Informasi Bagi Perusahaan

Menurut McLeod, sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan

organisasi, eksekutif, dan area bisnis. Sistem iformasi dikembangkan untuk memenuhi
kebutuhan informasi umum para manajer perusahaan, dimana sistem infromasi eksekutif
dirancang untuk digunakan oleh manajer tingkat strategis perusahaan danlima sistem
informasi seperti; sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, sistem informasi
keungan, sistem informasi sumber daya manusia dan sistem informasi sumber daya
informasi, dirancang untuk tingkat lebih rendah. Sistem-sistem ini dirancang khusus untuk
organisasi fisik, yaitu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin dan
uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan - anak perusahaan global, divisi,
wilayah, distrik, cabang dan seterusnya. Struktur organisasi ini disebut sebagai organisasi
maya (virtual organization).

Organisasi Layanan Infromasi

Sumber Daya Informasi

Mengidentifikasikan sumber daya informasi yang teridiri atas perangkat keras, perangkat
lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi. Pada umunya
sebagian besar sumber daya berlokasi di layanan inforasi dan merupakan tanggungjawab
dari CIO (chief information officer).
Spesialis Informasi

Spesialis informasi menggambarkan karyawan yang bertanggung jawab utamanya adalah

untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan.
Spesialis informasi awalnya meliputi analis sistem, programmer, dan operator, kemudian
terakhir ditambah lagi dengan administrator basis data, spesialis jaringan dan Webmaster.

 Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam
mendokumentasikan cara komputerdalam membantu menyelesaikan masalah-
masalah tersebut.
 Administrator basis data bertangung jawab atas basis data, yang terbagi dalam empat
area utama yaitu perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.
 Webmaster bertangungjawab atas isi dan penyajian situs web perusahaan. Webmaster
bekerjasama dengan pesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komuniksi
antara perusahaan dan pelanggan serta partner bisnisnya selalu terbuka. Tugas
pentingnya adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman web perusahaan.
 Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat
jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi ya ng menyebar.
 Programer mengunakan dokumentasi yang dibuat analis sistem untuk membuat kode
program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuuhkan oleh
pengguna.
 Operator menjalankan peralatan komputer berskala besar seperti komputer mainframe
dan server, yang berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator memonitor
konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan penyimpanan data dan lain-
lain.

B. Organisasi layanan informasi

Selain dalam tingkatan organisasi, manajer dapat ditemukan diberbagai area bisnis. Tiga
area bisnis traditional adalah pemasaran, produks, dan keuangan. Belakangan ini dua
area tambahan telah dianggap memiliki arti yang cukup penting yaitu sember daya
manusia dan layanan informasi
 Kita telah menggunakan istilah layanan informasi untuk menguraikan unit perusahaan
yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama lainnya
adalah divisi SIM atau departemen SIM, tetapi khususnya istilah teknogi informasi (TI)
lebih populer digunakan.

Sumberdaya informasi seperti perangkat keras komputer, perangkat lunak, ahli

informasi, pengguna, fasilitas, data base, dan informasi, sebagian besar sumber daya
tersebut berada di lokasi pelayanan informasi dan menjadi tanggung jawab Chief
Information Officer (CIO). Sumber daya informasi yang berada di lokasi pengguna
menjadi tanggung jawab manajer di area pengguna yang bersangkutan.

Ahli informasi (information specialist) untuk menggambarkan pegawai yang

bertanggung jawab penuh dan berkontribusi dalam menyediakan sumber daya informasi
yang diperlukan perusahaan. Ahli informasi berawal dari profesi-profesi analisis sistem,
programer, dan operator. Ditambah lagi dengan administrator data base, ahli jaringan,
dan webmaster.
 Analisis Sistem
Bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan memperbaiki
sistem yang sudah ada. Analisis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefenisikan
masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan
membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.
 Administrator Basis Data
 Bagian ini bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai administrator basis data
(database administrator-DBA). Tugas DBA terbagi dalam empat area utama yaitu :
perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.
 Webmaster
Webmaster bertanggungjawab atas isi dan penyajian atas situs Web perusahaan.
Webmaster harus beekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan selalu
terbuka. Tugas penting dari webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi
halaman web perusahaan.
 Spesialis Jaringan
Bekerja dengan analisis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data
yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar.
 Programer
Menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analissi untuk membuat kode program
komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

 Operator
Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer maniframe
dan server yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan.

C. Struktur Organisasi Layanan Informasi

Ahli informasi dalam pelayanan informasi dapat dikelompokkan dalam berbagai cara. Pertama
kali unit organisasi dipusatkan di perusahaan, dalam pelaksanaannya semua sumber daya
informasi berada dalam unit tehnologi informasi. Strutr oranisasi bersifat operasional
tersentralisasi. Struktur organisasi ini digabungkan dalam siklus hidup sistem. Perusahaan
menugaskan sekelompok programer dan analisi sistem tertentu untuk membangun sistem baru
dan menugaskan analisis sistem dan programer untuk memelihara sistem yang telah ada. Unit unit
operasional, database, administrasi dan network memberikan kontribusi dalam mengembangkan
serta memelira sistem. Yang mana masing-masing kelompok ini dipimpin oleh seorang manajer.

Struktur organisasi perusahaan yaitu sentralisasi dan desentralisasi mempunyai kelebihan seperti
perusahaan-perusahaan besar menginginkan struktur organisasi atau struktur sentral yang
tedesentralisasi yaitu dapat dicapai dengan memberikan kewenangan terhadap unit SI perusahaan
untuk membuat keputusan yang bersangkutan dengan infrastruktur TI dan memberikan
kewenangan kepada area bisnis untuk membuat keputusan mengenai strategi penggunaan TI di
arealnya masing-masing. Struktur sentralisasi ini memiliki dua kesulitan yaitu : pertama, TI saat
ini memegang peranan lebih penting dalam perusahaan di banding beberapa tahun sebelumnya.
Kedua, cepatnya perubahan teknologi mengharuskan strutur organisasi memberikan perhatian
khusus untuk mengembangkan penetahuan informasi dan keterampilan di bidang informasi baik
di pihak pengguna maupun di pihak pengembang sistem. Selain itu, baik vendor maupun konsultan
harus mampu menyediakan berbagai tipe sumber daya informasi yang diperlukan.

Dalam merespon kebutuhan ini ada tiga struktur inovatif, yaitu model partner, model platform dan
model berskala. Masing-masing model inovatif bergabung dengan tiga jaringan komunikasi.
Visioning network memungkinkan CIO bekerja bersama dengan managemen puncak untuk
membuat perencanaan strategis sumber daya informasi. Jaringan inovasi digunakan oleh CIO
untuk berhubungan dengan area bisnis sehingga aplikasi inovatif dapat dikembangkan untuk area
tersebut.
Sourcing network dimanfaatkan sebagai interface dengan vendor dengan tujuan untuk
mendapatkan sumber daya informasi.
1. Model partner adalah ide yang mengemukakan bahwa TI bekerja dengan area bisnis dalam
penggunaan TI untuk mencapai inovasi-inovasi bisnis. Struktur tersebut menggambarkan unit
TI bertanggung jawab dalam inovasi nilai, perencanaan strategis, mengelola infrastruktur,
mengelola keuangan, mengelola sumber daya manusia, dan ketersediaan pelayanan. Visioning
network yang dilibatkan CIO, CEO, dan managemen tingkat puncak membentuk tim dalam
perencanaan strategis mengenai bagaimana sumber daya informasi kapan digunakan.
Inovation network digunakan CIO yang bekerjasama dengan masing-masing area bisnis dan
DIO (divitional information officer) masing-masing dalam mencapai nilai inovasi dan
menyampaikan hasil solusi. Sourcing network digunakan sebagai interface dengan vendor
untuk mendapatkan sumber daya informasi
2. Model platform mengasumsikan bahwa TI tidak akan berinisiatif secara aktif untuk memulai
inovasi bisnis, tetapi akan menyediakan jaringan sehingga informasi dapat dilakukan oleh area
bisnis. visioning network melibatkan CIO dalam perencanaan informasi strategis, tetapi
 network inovatif digunakan oleh menejer keuangan untuk mencapai inovasi nilai dalam area-
area bisnis. Meneger dari enam area inovasi lainnya, khususnya menejemen infrastuktur,
penyampaian solusi dan penyediaan pelayanan mengembangkan kemampuan TI pada area
masing-masing sehingga mereka dapat menerapkan pengetahuan dan keterampilan dalam area
bisnisnya.
3. Model terskala. Beberapa perusahaan, khususnya beroperasi secara berulang-ulang, terus
secara cepat menyesuaikan tingkat sumber daya informasi mereka untuk merespon kondisi
pasar. Sumber daya harus cepat di dapatkan ketika mendapatkan kesempatan merebut pasar
dan harus cepat disimpan ketika kondisi pasar tidak memungkinkan untuk mempertahankan
biaya tetap minimum.
D. Komputasi Pengguna Akhir (end-user-computing)
End User Computing (EUC) adalah pengguna yang menggunakan prioduk akhir dari satu
sistem berbasis komputer. Komputasi Pengguna Akhir (EUC) berarti pengembangan seluruh
atau sebagian sistem informasi oleh pengguna.
Sistem informasi yang pertama dikembangkan dengan para spesialis informasi melakukan
seluruh pekerjaan bagi para pengguna. Pengguna dipisahkan dari komputer oleh para spesialis
informasi.
Namun, sekarang pengguna akhir tidak perlu bertanggung jawab penuh atas pengembangan
sistem, namun mereka harus menanggung sebagian dari tanggung jawab tersebut. Dalam
banyak kasus, pengguna akan bekerja sama dengan spesialis informasi dalam
mengembangkan sistem. Oleh karena itu, konsep EUC tidak berarti hilangnya kebutuhan akan
spesialis informasi. Konsep ini lebih diartikan bahwa spesialis informasi lebih banyak
berperan sebagai konsultan daripada yang sebelumnya mereka lakukan.

Dampak pendidikan komputer.

Sejak awal tahun 1980-andampak dari program-program pendidikan komputer ditngkat
pendidikan universitas dan pra-universitas sangat terasa. Berbagai tingkatan manajemen,
terutama ditingkat yang bawah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian
komputer yang baik.
Antrian layanan informasi.
Para spesialis informasi selalu memiliki pekerjaan yang labih banyak daripada yang dapat
mereka tangani. Ketika pemakai muai meminta jasa-jasa informasi untuk dukungan sistem
tambahan, unit layanan tidak dapat menanggapi dengan cepat, dan terjasi timbunan pekerjaan
yang menunggu untuk diolah komputer.
Murahnya peranti keras.
Pasar selalu oleh komputer yang murah. Para pemakai dapat mendapatkan perangkat keras
mereka dengan mudah. Bahkan mereka bisa memesannya melalui telepon kemudian pesanan
akan diantar.
Peranti lunak siap pakai.
Ada berbagai perangkat lunak yang disediakan oleh perusahaan piranti keras maupun piranti
lunak. Perangkat lunak tersenut mengerjaka tugas-tugas akuntansi dan sekaligus memberi
informasi bagi pengambilan keputusan.

E. Pengguna sebagai suatu sumber daya informasi

Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat
memberikan suatu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan
kompetitif. Hal ini terutama berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisifasi
dalam pengembangan sistem dan mempraktikan komputasi pengguna akhir.

Keuntungan komputasi pengguna akhir antara lain adalah untuk menyalakan kemampuan dan
tantangan dan mempersimpit jarak komunikasi. Pergeseran beban kerja ke area-area
pengguan akan memberikan kelonggaran sedikit kepada spesialis informasi untuk lebih
konsentrasi pada organisasi secara luas, dan memungkinkan mereka melakukan pekerjaan
yang lebih baik lagi di area-area tersebut. Spesialis juga akan memiliki banyak waktu untuk
memelihara sistem yang sudah ada. Kombinasi antara pendidikankomputer, teknologi yang
murah, dan piranti lunak yang siap pakai, teleh memungkinkan pengguna menciptakan
beberapa sistem. Ketika pengguna mengembangkan aplikasi mereka sendiri, mereka bahkan
tidak perlu komunikasi lagi, jadi jarak komunikasi akan menyempit.

Namun, pengembangan sistem yang dilakukan sendiri akan menghadapkan perusahaan

kepada sejumlah risiko, yaitu:
 Sasaran sistem yang buruk
 Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk, karena sepintar-pintarnya para
pengguna tetap tidak akan bisa mengalahkan profesionalisme speeialis informasi.
 Pengguanaan sumber daya informasi yang tidak efisien, misalnya karena ketidakcocokan
hardware dengan software sehingga harus mengulang sistem yang telah dibuat.
 Hilangnya integritas data, misalnya pengguna akhir salah dalam memasukan informasi
sehingga berdampak kepada pengambilan keputusan.
 Hilangnya keamanan karena kecerobohan pengguna akhir dalam menjaga data
 Hilangnya kendali
Karena potensi yang dimilikinya, perusahaan harus mengembangkan suatu rencana strategis
sumber daya informasi yang memungkinkan EUC berkembang dan tumbuh subur. Sedangkan
untuk risikonya, jenis-jenis pengendalian yang bekerja begitu baik di layanan informasi juga
harus diterapkan pada area-area pengguna.
F. Kriteria Pendidikan, Pengetahuan, dan Keahlian yang Dibutuhjan Untuk Karir Di
Bidang Layanan Informasi
Pengetahuan dan keahlian sangat dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi. Para
spesialis informasi menggunakan pengetahuan dan keahliannya secara continiu. Sedangkan
para pengguna menggunakannya saat mereka membutuhkannya saja atau saat mereka
terlibat dalam komputasi pengguna akhir.

Pengetahuan pengembangan sistem

Pengetahuan dalah sesuatu yang dapat dipelajari, melalui pendidikan formal maupun
pendidikan sendiri seperti membaca dan mengamati. Ada beberapa pengetahuan yang
dibutuhkan dalam mengembangkan sistem
1. Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan
sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan.
2. Pengetahuan informacy (informasi literacy) meliputi pemahaman bagaimana
menggunakan informasi dalam setiap langkah memcahkan masalah dimana informasi
itu akan diperoleh dan bagaimana membagi informasi denan orang lain.
3. Dasar-dasar bisnis (business fundamentals) yaitu pemahaman tentang bisnis yang baik.
 4. Teori sistem (system theory) menjelaskan bagaimana mengembangkan suatu fenomena
dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif.
5. Pengembangan sistem (system development process) terdiri atas langkah-langkah yang
diambil untuk mengembangkan sistem informasi.
6. Pembuatan model sistem (systems modeling) terdiri atas berbagai cara untuk
mendokumentasikan suatu sistem.

Keahlian Pengembang Sistem

Meskipun keahlian merupakan suatu hal yang dapat dipelajari, namun setiap individu memiliki
keahlian yang berbeda yang berasal dari bakat alamiah, dan proses belajar merupakan
penyempurnaannya. Keahlian pengembang sistem meliputi keahlian komunikasi, kemampuan
analisis, kreatifitas, dan kepemimpinan.

Comunication skills (keahlian komunikasi) merupakan kemampuan menyampaikan informasi

kepada orang lain dengan baik secara lisan, tulisan, maupun dengan gambar. Analytical
ability (kemampuan analisa) melibatkan studi atau pemahaman akhir atas suatu situasi dengan
tujuan untuk merumuskan respon atau solusi. Creativity (kreativitas) yaitu menciptakan ide atau
solusi baru sepenuhnya atau sebagian. Leadership (kepemimpinan) merupakan kemampuan
mengarahkan orang liain untuk melaksanakan tugasnya.

G. Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor (Office Automation – OA) adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi
komputer pada pekerjaan kantor. OA meliputi sistem elektronik formal maupun informal yang
terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di
luar perusahaan.

Suatu keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sehubungan dengan
komunikasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk salaing berkomunikasi satu
sama lain.
Aplikasi OA sebelumnya dimaksudkan unutk mendukung kerja sekretariatan dan
administratif.Seiring dengan bertambahnya pengetahuan komputer di kalangan manajer dan
profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapan menggunakan berbagai aplikasi untuk
memecahkan madalah. Mereka mulai denhan menggunakan e-maial untuk komunikasi dengan
pemecah masalah lainnya.menggunakan penanggalan elekttronik untuk menjadualkan rapat
dengan pemecah masalah yang lain., melakukan konfrensi video untuk menghubungka mereka di
wilayah geografis yang luas.

H. Kantor Maya

Suatu pekerjaan tidak hanya di lakukan di dalam kantor saja, pekerjaan dapat dilakukan dimana
saja di suatu kantor maya. Konsep kantor maya (virtual office) pekerjaan dapat dilakukan dimana
saja selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh
suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu
disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

Telecommuting
Istilah telecommuting diperkenalkan karena merupakan seuatu cara yang tepat untuk
menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik pergi ke tempat kerja.
Keuntungan terbesar bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadualkan
tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga dapat diakomodasi. Keuntungan lainnya adalah
perusahaan biasanya memberikan perhatian yang lebih besar kepada kebutuhan komunikasi.

Namun terdapat juga kerugiaanya seperti karyawan yang melakukan telekomuting merasa
dianggap tidak begitu penting karena sifatnya yang terisolasi. Kerugian yang lainnya adalah
kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir. Karena pekerjaan dilakukan
terpisah dari operasi perusahaan, karyawan bisa berpikiran semua karyawan yang bekerja dengan
menggunakan komputer dan modem akan dapat melakukan pekerjaan mereka dan mereka dapat
menjadi korban “pemecatan elektronik”. Meskipun mereka tidak dipecat, mereka merasa bahwa
mereka akan sulit mendapatkan peluang karir. Kerugian yang ketiga adalah meningkatnya
ketegangan keluarga. Batasan keluarga dengan urusan pekerjaan akan menjadi kabur, situasi
keluarga bisa mempengaruhi kerja karyawan tersebut.
Hoteling
Konsep hoteling adalah semua karyawan hanya datang ke kantor jika mereka perlu, dan ide di
baliknya adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama
karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor.

Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya ruangan yang kebih efektif dan fokus pada
yang lebih baik tentang apa yang dibutuhkan. Risiko lainnya adalah anggapan akan hilangnya
bonus oleh para karyawan yang tidak memilki kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam
satu komunitas.
Beberapa keuntungan kantor maya adalah sebagai berikut:
1. Karena berkurangnya karyawan yang berada di kantor maka biaya fasilitas dapat dikurangi.
2. Hanya dengan memberikan komputer dan modem perusahaan dapat mempekerjakan
karyawannya di rumah, maka biaya peralatan pun akan berkurang.
3. Dengan kantor maya ini karyawan dapat melakukan pekerjaan setiap hari, jadi tidak ada alasan
tidak bekerja karena hujan, badai, dan sebagainya.
4. Kantor maya turut dalam kontribusi sosial, seseorang yang cacat fisiknya sekalipun dapat
dipekerjakan asal memiliki keahlian dan pengetahuan yang cukkup.

Di balik kelebihat tersebut ada kekurangan yang harus dipertimmbangkan, seperti rendahnya
moral karyawan karena tidak adanya umpan balik karena tidak bertatap muka oleh atasan dan
rekan karyawan. Selain itu keamanan informasi sangat penting untuk dipertimbangkan, dengan
adanya kantor maya perusahaan akan sulit mengontrol lingkungan kantor maya.

I. Studi Kasus

Cyber U

Bagaimana jika konsep-konsep kantor maya diterapkan pada penggunaan lab komputer di
Kampus. Seperti yang telah kita ketahui pada umumnya perguruan tinggi memiliki lab komputer
yang di gunakan oleh para mahasiswa. Lab-lab ini akan mendukung tugas mata kuliah, berlokasi
dikampus, memiliki jam-jam operasi yang berbeda-beda memberikan akses untuk printer,
menawarkan akses atas bantuan dalam menggunakan komputer dan peranti lunak, dan
memberikan unsur-unsur pendidikan lainnya. Akan tetapi dengan perkembangan teknologi
sekarang dan harga yang cukup kompetitif produk komputer, mayoritas mahasiswa dengan ini
memiliki akses ke komputer dan jaringan di luar kampus, seperti dirumah, diasrama, atau di Mall.

Pertanyaan kasus

Keunggulan ekonomis apakah yang dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan
konsep kantor maya untuk kebutuhan komputasi mahasiswa?

Anda mungkin ingan membuat satu spreadsheet untuk melakukan perbandingan biaya sehingga
anda dapat mendokumentasikan estimasi yang anda buat dan juga melakukan perubahan-
perubahan untuk mengukur pengaruh ekonomi dari perubahan pada estimasi anda.
Pastikan anda memasukkan paling sedikit unsur-umsur berikut ini :
1. Biaya pembelian sebuah komputer dan printer bagi seorang mahasiswa
2. Biaya mahasiswa dapat akses ke internet
3. Biaya lab komputer (dikalikan dengan jumlah lab yang didanai oleh Perguruan tinggi)
a) Biaya peranti keras komputer
b) Biaya peranti lunak komputer
c) Biaya asisten lab
d) Biaya printer, kertas dan catridge tinta
e) Biaya pendanaan perguruan tinggi

Buatlah satu daftar untuk biaya-biaya situasi komputasi saat ini di kampus anda dan daftar
kedua untuk biaya-biaya yang didasarkan atas kampus yang berpindah ke komputasi maya
bagi para mahasiswanya.

Jawab:
Misalkan kondisi yang terjadi:
Jumlah mahasiswa = 100 orang
Jumlah Komputer yang disediakan = 100 unit
Jumlah Netbook yang diberikan = 100 unit
Pemasukan diambil dari biaya SPP mahasiswa dan sistem anggaran dihitung dalan kurun
waktu pertama, untuk tahun pertama .
Misalkan pemasukan biaya untuk biaya perkuliahan pada semester pertama tiap Mahasiswa =
Rp10.000.000,-
Jadi pendapatan perguruan tinggi untuk semester satu adalah:
100 x Rp10.000.000,- = Rp1.000.000.000 ,-
Konsep Kantor Maya disini adalah:
 Bagaimana penggunaan jumlah lab komputer dan komputer di dalam lab-lab akan
berkurang.
 Bagaimana mahasiswa dapat menggunakan fasilitas yang diberikan oleh Perguran Tinggi
seperti mengakses piranti lunak dan file yang dibutuhkan untuk dapat menunjang kegiatan
belajar.
 Bagaimana mahasiswa dapat memanfaatkan akses internet yang disediakan oleh Perguruan
Tinggi, tanpa harus menunggu jadwal kuliah di lab.
 Bagaimana Perguruan Tinggi dapat mengurangi biaya-biaya iuran, khusunya iuran
teknologi.

Tabel Estimasi Anggaran Komputasi

Pra Kantor Maya
Deskripsi Jumlah Harga Satuan Total Harga
Kebutuhan
Seperangkat hardware dan software komputer 50 buah Rp. 4.000.000 Rp. 200.000.000
Biaya Perawatan Hardware dan Software
Penggantian komponen hardware Rp. 2.000.000
Perbaikan sistem software dan instal ulang Rp. 1.000.000
Biaya Perawatan fasilitas non Komputer
Service LCD dan AC lab komputer Rp. 1.500.000
Biaya Bulanan Listrik lab/bulan Rp. 2.000.000 Rp. 2.000.000
Langganan Jaringan Speedy lab/bulan Rp. 500.000 Rp. 1.000.000
Gaji Teknisi dan Assisten Lab Komputer
Teknisi Lab 2 org/bln Rp. 1.500.000 Rp. 3.000.000
Asisten Lab 3 org/bln Rp. 500.000 Rp. 1.500.000
Pegawai Penjaga Lab 3 org /bln Rp. 800.000 Rp. 2.400.000
Printer 20 buah Rp. 500.000 Rp. 10.000.000
Biaya Operasional Printer
- Kertas lab/10 rim Rp. 28.000 Rp. 280.000
- Tinta lab/ Rp. 200.000 Rp. 200.000
- catridge lab/bulan Rp. 500.000 Rp. 500.000
Biaya Alat Tulis Kantor dan alat2 listrik lab/bln Rp 100.000 Rp. 100.000
Loker Mahasiswa 3 buah Rp. 2.000.000 Rp. 6.000.000
Lemari Arsip 3 buah Rp. 3.000.000 Rp. 9.000.000
LCD proyektor 3 buah Rp. 1.500.000 Rp. 4.500.000
AC Ruangan 2 buah Rp. 2.000.000 Rp. 4.000.000
1 set meja kursi 50 buah Rp. 300.000 Rp. 15.000.000

Biaya Tak Terduga Rp. 5.000.000

TOTAL Rp.263.980.000

Tabel Estimasi Anggaran Komputasi

Kantor Maya
Deskripsi Jumlah Harga Satuan Total Harga
Kebutuhan
Pemberian netbook 100 unit Rp. 2.300.000 Rp. 230.000.000

Lemari- Rak Server 1 unit Rp. 3.000.000 Rp. 3.000.000

Printer 4 Rp. 500.000 Rp. 2.000.000

Biaya Alat Tulis Kantor dan Listrik 1 lab/bln Rp 100.000 Rp. 100.000
Gaji Staff Ahli IT
Analis sistem,webmaster 1 org/bln Rp. 2.000.000 Rp. 2.000.000
Biaya Bulanan Listrik 1 lab /bulan Rp. 200.000 Rp. 200.000
Hotspot 5 unit Rp. 500.000 Rp. 2.500.000
 Langganan Jaringan Speedy 1 lab/bln Rp. 500.000 Rp. 500.000
Seperangkat komputer untuk staff ahli 1 unit Rp. 2.500.000 RP. 2.500.000
Biaya Perawatan 1 lab/bln Rp. 500.000 Rp. 500.000
Biaya tak terduga Rp. 5.000.000
TOTAL Rp. 248.300.000

Kesimpulan:

Keuntungan ekonomis yang didapat setelah menerapkan Konsep Kantor Maya, yaitu:
Biaya-biaya fasilitas dan peralatan serta biaya-biaya lain yang memepengaruhinya pasca
penerapan konsep kantor maya lebih rendah dibandingkan sebelum menerapkan konsep kantor
maya.
Beberapa keuntungan yang didapat apabila Perguruan tinggi menggunakan konsep Kantor Maya:
1. Berkurangnya biaya fasilitas lab. Karena mahasiswa tidak perlu datang ke lab universitas
untuk mengakses data yg diinginkan. Karena bisa menggunakan lab maya yang di akses
dari netbook masing-masing mahasiswa .
2. Pengurangan biaya peralatan dan perawatan peralatan yang harus disediakan oleh
universitas. Karena biaya dapat ditekan dengan adanya kantor lab maya yang tidak
mengharuskan lab universitas untuk menyediakan peralatan-peralatan tersebut.
3. Efisiensi waktu. Mahasiswa tidak harus datang ke lab, karena mereka sudah bisa
mengakses data dimanapun dan kapan pun mereka inginkan. Sementara apabila
menggunakan lab, hanya dapat di akses di jam akademik operasional.
4. Jaringan komunikasi formal. Penghematan biaya VPN, khususnya ketika dibutuhkan
perpindahan data yg aman ke beberapa tujuan.
5. Kontribusi sosial. Memungkinkan memperkejakan orang-orang yang sebelumnya
berkemampuan namun tidak memiliki peluang kerja. Seperti orang yg cacat fisik, tidak
harus dating ke kantor, manula, dll.
Keunggulan ekonomis yang dapat direalisasikan jika kampus perguruan tinggi menerapkan konsep
kantor maya untuk kebutuhan komputasi para mahasiswa :
 Fleksibilitas
Dengan kuliah jarak jauh akan memudahkan dalam proses belajar mengajar baik itu untuk
mahasiswa maupun untuk dosen itu sendiri. Mahasiswa dan dosen tidak harus hadir dalam
suatu ruangan seperti proses kuliah umumnya. Mereka dapat melakukannya di rumah masing-
masing dengan menggunakan konferensi video. Bahkan dalam mengumpulkan tugas,
mahasiswa bisa dengan mudah mengirimnya melalui email, ini akan mempermudah dan
mempercepat proses pengumpulan tugas.
 Meningkatkan Produktivitas
Pada era globalisasi ini mahasiswa tidak hanya dituntut untuk pintar dalam akademik juga
harus pintar dalam teknologi terutama dalam mendapatkan informasi, karena persaingan usaha
tidak akan lepas dari teknologi yang semakin berkembang. Dengan sistem perkuliah jarak jauh
yang mengharuskan pengetahuan tentang teknologi baik itu mahasiswa maupun dosen, ini
akan meningkatkan produktivitas terutama bagi mahasiswa dalam masa pembelajaran mereka,
mahasiswa juga bisa mendapatkan banyak referensi bahan materi melalui akses internet.
 Pemanfaatan Sumber Daya dan Ruangan yang Lebih Efektif
Pemanfaatan sumber daya dan ruangan akan lebih efektif dimana kampus tidak harus
menyediakan banyak ruangan lab. Komputer yang membutuhkan biaya cukup besar. Bahkan
seorang dosen dapat mengajar banyak mahasiswa sekaligus dengan menggunakan konferensi
video dalam waktu bersamaan. Tetapi sistem pembelajaran ini mengharuskan tiap mahasiswa
memiliki komputer dan akses internet
 Menghemat Waktu
Tidak akan terjadi keterlambatan proses belajar mengajar karena mahasiswa dan dosen tidak
harus datang ke kampus yang bisanya mengakibatkan keterlambatan.
 Menghemat Biaya
Secara keseluruhan proses pengajaran jarak jauh akan menghemat biaya (transportasi dan
ruangan) dari pada kampus menyediakan lab komputer. Disini diasumsikan semua biaya
ditanggung kampus baik menggunakan proses pelajar jarak jauh atau kampus memilih
menyediakan lab komputer.
 Daftar Pustaka

Mcleod, Raymond; Schell, George. 2011. Sistem Informasi Manajemen. Penerbit: Salemba
Empat. Jakarta.

Putra, Yananto Mihadi. 2018. Pengguna dan Pengembang Sistem Informasi. Modul Kuliah
Sistem Informasi Manajemen. FEB - Universitas Mercu Buana: Jakarta.

Dzikr, Adeep. 2015. INTEGRASI DENGAN KANTOR MAYA

https://www.scribd.com/doc/141614235/SIM-CYBER-U diakses pada tanggal 03 Oktober 2018.